Приложение 60. Положение об отделе архива и делопроизводства

Приложение 60

к распоряжению

Главы города Калининграда - мэра города

от 31 августа 2006 г. N 548-р

Положение
об отделе архива и делопроизводства

1. Общие положения

1.1. Отдел архива и делопроизводства входит в состав Комитета архитектуры и градостроительства.

1.2. Документы, образующиеся в процессе деятельности Комитета, входят в состав архивного фонда.

1.3. В своей деятельности отдел архива и делопроизводства руководствуется постановлениями и распоряжениями мэра города, приказами председателя Комитета, настоящим положением, стандартами и нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Росархива.

1.4. Отдел архива и делопроизводства возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности мэром города по представлению председателя Комитета архитектуры и градостроительства.

1.5. Отдел архива и делопроизводства Комитета работает по планам, утверждаемым руководством, и отчитывается перед ним в своей работе. Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкциями.

1.6. Контроль за деятельностью отдела архива и делопроизводства осуществляет председатель Комитета архитектуры и градостроительства (КАиГ).

2. Основные задачи

2.1. Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в отделах Комитета, унификация форм документов.

2.2. Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам Комитета.

2.3. Комплектование архива документами Комитета.

2.4. Обеспечение сохранности и учет архивных документов.

2.5. Отбор, обработка и подготовка дел к передаче на государственное хранение.

3. Функции

3.1. Организация делопроизводства в Комитете в соответствии с Федеральными стандартами и нормативно-методическими документами.

3.2. Организационно-методическое руководство с документами в отделах КАиГ.

3.3. Прием, учет, хранение и рассылка поступающей, отправляемой и внутренней документации, оперативный поиск и выдача информации по документам.

3.4. Прием документов из отделов Комитета для формирования дел и хранения в архиве КАиГ.

3.5. Составление номенклатуры дел Комитета, контроль за правильным формированием и оформлением дел в отделах.

3.6. Участие в постановке задач, разработке и внедрении новых информационных технологий в КАиГ.

3.7. Организация работы экспертной комиссии Комитета.

3.8. Участие в работе экспертной комиссии по подготовке к передаче документов, имеющих постоянные сроки хранения в муниципальное учреждение "Калининградский городской архив"; выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

3.9. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов Комитета (оборудование хранилищ, температурно-влажностный режим хранения, пожарная безопасность, санитарно-гигиенические условия).

3.10. Организация учета документов в соответствии с правилами Росархива.

3.11. Составление научно-справочного аппарата к архивным документам (описей дел, картотек).

3.12. Внесение текущих изменений в документы архива.

3.13. Соблюдение порядка выдачи дел из архива. Периодические проверки наличия и состояния хранящихся дел.

3.14. Исполнение запросов социально-правового характера; выдача копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование.

3.15. Оказание методической помощи отделам Комитета по вопросам формирования документов в дела, контроль за своевременным поступлением документов в архив.

3.16. Проведение мероприятий по повышению квалификации работников Комитета, занятых делопроизводством.

3.17. Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела в Комитете.

3.18. Проверка организации делопроизводства в отделах Комитета, внесение по итогам проверок предложений и рекомендаций их руководителям для принятия соответствующих мер.

3.19. Требование от начальников отделов справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству Комитета, а также информации об исполнении документов, поручений и постановлений.

3.20. Внесение предложений по совершенствованию работы с документами, подлежащими сдаче в архив.

3.21. Привлечение в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в Комитете.

3.22. Принятие решений в пределах своей компетенции.

4. Структура

4.1. Структура и штаты отдела архива и делопроизводства утверждаются распоряжением мэра города Калининграда с учетом специфики работы и объема документооборота.

4.2. Состав отдела:

- начальник отдела архива и делопроизводства;

- ведущий специалист;

- ведущий специалист;

- делопроизводитель;

- делопроизводитель.