Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Постановление Главы города Советска Калининградской области от 30 апреля 2003 г. N 359 "О регламенте администрации города Советска"
- Приложение N 1. Регламент администрации города Советска
Приложение N 1. Регламент администрации города Советска
Приложение N 1
администрации г. Советска
от 30 апреля 2003 г. N 359
Регламент
администрации города Советска
1. Общие положения
1.1. В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом города,# администрация города Советска является исполнительным органом городского самоуправления и действует под непосредственным руководством главы города.
1.2. Регламент является основополагающим нормативным документом, регулирующим деятельность администрации, определяющим порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности администрации.
1.3. Глава города руководит деятельностью администрации на принципах единоначалия.
Исполнительные функции глава города осуществляет путем издания распорядительных документов. Порядок подготовки распорядительных документов и их исполнение определяются настоящим Регламентом.
Гербовые печати и факсимильная подпись главы города хранятся в сейфе секретаря главы города.
Порядок применения печатей и факсимильной подписи главы города на распорядительных документах определяется распоряжением главы города.
1.4. В случае отсутствия главы города его полномочия осуществляет первый заместитель главы города либо по распоряжению главы города одно из должностных лиц администрации.
1.5. Первый заместитель и заместители главы города, секретарь главы города, руководители структурных подразделений администрации осуществляют руководство в соответствии с распределением обязанностей, установленных главой города# и утвержденной городским Советом депутатов структурой администрации.
1.6. Штатное расписание утверждается главой города.
1.7. Положения о комитетах, комиссиях, отделах администрации и их организационная структура утверждаются главой города.
Должностные инструкции и функциональные обязанности муниципальных служащих и технических работников разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются главой города, как правило, одновременно с положениями о структурных подразделениях.
Копии утвержденных должностных инструкций и функциональных обязанностей муниципальных служащих и технических работников направляются секретарю 2-й категории - инспектору по кадрам для хранения.
Комитет по управлению муниципальным имуществом с правом юридического лица может иметь свою печать и угловой штамп. Эскизы печатей и штампов согласовываются в отделе правового обеспечения администрации. Отделы администрации без права юридического лица могут иметь штампы для внутреннего пользования, эскизы которых должны быть согласованы в отделе правового обеспечения администрации. Отдел правового обеспечения администрации ведет учет утвержденных эскизов печатей и штампов.
Ответственность за сохранность и порядок применения печатей и штампов несут руководители соответствующих структурных подразделений.
1.8. Руководители структурных подразделений издают приказы по внутриорганизационным вопросам.
Председатель комитета по управлению муниципальным имуществом по вопросам, связанным с управлением муниципальным имуществом, издает распоряжения.
1.9. Глава города вправе отменять приказы руководителей структурных подразделений администрации# если они не соответствуют действующему законодательству и настоящему Регламенту, правовым актам главы города.
1.10. Размер расходов на содержание администрации утверждается городским Советом по представлению главы города.
1.11. Информация о работе администрации, организационно-распорядительные документы, а также правовые акты главы города, затрагивающие интересы граждан, при необходимости доводятся до сведения населения через печать, радио и телевидение помощником главы города по связям с общественностью по согласованию с главой города.
2. Общие основы делопроизводства
2.1. Ответственность за организацию делопроизводства в аппарате и структурных подразделениях администрации возлагается на секретаря главы города.
2.2. В администрации установлена смешанная система делопроизводства, при которой централизованно:
2.2.1. В секретариате администрации осуществляются:
- регистрация и выпуск распорядительных документов главы города и договоров, подписанных главой города;
- прием, регистрация поступающей и отправка исходящей корреспонденции, регистрация документов, адресованных главе города, контроль и анализ хода их исполнения, формирование дел и их хранение, а также методическая и координационная работа по вопросам организации документационного обеспечения в аппарате администрации;
- регистрация писем граждан, адресованных главе города;
- регистрация и контроль исполнения поручений главы города, секретаря главы города по письмам граждан;
- регистрация граждан на прием к главе города по личным вопросам;#
Секретарь главы города осуществляет:
- подготовку проектов поручений по исполнению документов, поступивших в адрес главы города;
- координацию и контроль за организацией документооборота в администрации;
- подведение итогов работы по исполнению документов в отделах и других структурных подразделениях администрации каждую пятницу в 10.00 часов с участием представителей вышеперечисленных структур.
2.2.2. Инспектор по кадрам администрации осуществляет:
- регистрацию и выпуск распорядительных документов по личному составу администрации;
- регистрацию и выпуск распорядительных документов по директорам муниципальных предприятий и учреждений;
- оформление и регистрацию распорядительных документов и удостоверений на командировки работников администрации в пределах Российской Федерации.
2.2.3. В контрольно-ревизионном отделе администрации осуществляется:
- учет и постановка на контроль поручений главы города по постановлениям и распоряжениям администрации области, решениям областной Думы и городского Совета в части, касающейся администрации города;
- учет постановлений и распоряжений главы города, подлежащих контролю;
- учет поручений главы города, высказанных на аппаратных совещаниях.
2.2.4. В отделе правового обеспечения осуществляется:
- анализ проектов нормативных и ненормативных актов органа местного самоуправления, распорядительных документов главы города на предмет соответствия их действующему законодательству;
- учет и ведение реестра утвержденных эскизов печатей и штампов и уничтожение в установленном порядке пришедших в негодность печатей и штампов;
- систематизация поступивших новых законодательных актов РФ, области.
2.2.5. В отделе городского хозяйства администрации осуществляется:
- учет и контроль договоров по муниципальным заказам на проведение дорожных и строительных работ, работ, связанных с содержанием, обеспечением и ремонтом жилого фонда, на поставку топлива;
- подготовка докладов главе города об итогах проведенных конкурсов и выполнения заключенных договоров по муниципальным заказам.
2.2.6. В архивном отделе осуществляется:
- комплектование и учет архивных документов структурных подразделений администрации и# города.
2.3. Децентрализовано#:
в структурных подразделениях осуществляется регистрация, рассмотрение, контроль исполнения и справочная работа по документам и письмам организаций и граждан, адресованным в эти структуры непосредственно, и прием граждан по личным вопросам.
2.4. Требования данного Регламента распространяются на все служебные документы администрации несекретного характера и обязательны для всех сотрудников.
Секретное делопроизводство возлагается на главного специалиста по мобилизационной подготовке администрации и осуществляется в соответствии с действующими нормативными актами.
2.5. Нарушение требований данного Регламента влечет дисциплинарную ответственность сотрудников администрации.
3. Планирование работы администрации города
3.1. Администрация осуществляет свою работу в соответствии с утвержденными главой города основными направлениями деятельности по социально-экономическому развитию города на год и координационным планом мероприятий на месяц.
3.2. Структурные подразделения администрации по согласованию с соответствующими заместителями главы города и должностными лицами представляют предложения в координационный план мероприятий на месяц в секретариат главы города ежемесячно до 25 числа.
Секретариат главы города обобщает предложения и представляет их для рассмотрения и доклада главе города.
Еженедельно в пятницу до 13.00 часов секретариатом главы города уточняется координационный план мероприятий на неделю и в тот же день до 16.00 часов направляется главе города, его заместителям, структурным подразделениям и должностным лицам администрации.
3.3. Основные направления деятельности, план мероприятий после утверждения главой города в течение 3-х дней рассылаются заместителям главы города, должностным лицам, всем структурным подразделениям для исполнения и использования в работе.
Контроль за выполнением основных направлений деятельности администрации осуществляется первым заместителем главы города.
3.4. Отчеты о выполнении месячных планов представляются в секретариат главы города в 3-дневный срок после отчетного месяца.
3.5. Секретариат главы города осуществляет подготовку отчетов о реализации основных направлений деятельности администрации и координационного плана за прошедший месяц на основании информации, представляемой структурными подразделениями, и 5-го числа следующего месяца направляет отчеты главе города.
4. Порядок подготовки и оформление
распорядительных документов
4.1. Виды распорядительных документов:
4.1.1. Распорядительными документами администрации являются постановления, распоряжения, приказы и поручения.
Постановление - правовой акт, принимаемый главой города для решения наиболее важных оперативных и стратегических вопросов социально-экономического развития и обеспечения жизнедеятельности города в соответствии с его компетенцией, определенной Уставом города, требующий координации деятельности различных структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и других организаций.
(Образец оформления прилагается).
Распоряжение - правовой акт, принимаемый главой города по вопросам организационной деятельности структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и других организаций и направленных на решение вопросов оперативного характера в пределах компетенции, определенной Уставом города.
(Образец оформления прилагается).
Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителями структурных подразделений администрации в пределах их компетенции по вопросам организации работы аппарата и т.д.
(Образец оформления прилагается).
Поручение - распорядительный документ главы города, его заместителей по решению срочных вопросов руководства хозяйственной деятельностью на территории города, его социально-экономического развития, а также организационного, материально-технического обеспечения деятельности администрации.
(Образец оформления прилагается).
4.1.2. Постановления и распоряжения главы города вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим актом или действующим законодательством. Регистрация постановлений и распоряжений осуществляется секретариатом администрации в день их подписания.
В момент регистрации секретариат делает на оборотной стороне первого листа документа отметку о времени регистрации.
4.1.3. Постановления главы города, затрагивающие права населения города, вступают в силу с момента их опубликования, если иное не определено самим постановлением.
4.1.4. Постановления главы города, принятые в пределах его компетенции, обязательны для исполнения всеми юридическими и физическими лицами, расположенными на территории города, независимо от форм собственности.
4.2. Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений главы города:
4.2.1. Право внесения проектов постановлений и распоряжений главы города предоставляется должностным лицам, структурным подразделениям администрации, юридическим лицам, депутатам городского Совета депутатов Советска, гражданам, проживающим в г. Советске. При этом ведущим подразделением администрации, организующим подготовку и первоочередное согласование проекта, является структурное подразделение, наиболее близкое по своим функциональным обязанностям к существу рассматриваемого в проекте вопроса.
4.2.2. При необходимости проект должен быть сопровожден справкой, в которой автором проекта обосновывается необходимость принятия постановления или распоряжения, проводятся расчеты и ссылки на нормативные документы.
На лицевой стороне проекта (внизу) указывается автор документа, наименование структурного подразделения, подготовившего документ, и контактный телефон.
4.3. Порядок согласования:
4.3.1. Проекты распорядительных документов должны быть согласованы лицом, вносящим проект распорядительного документа:
- с первым заместителем и заместителями главы города, курирующими данное направление;
- с начальниками структурных подразделений администрации, в компетенции которых находится данный вопрос;
- с отделом правового обеспечения администрации;
- с контрольно-ревизионным отделом проекты распорядительных документов, подлежащих контролю;
- с помощником главы города;
- с секретарем главы города;
- с организациями, учреждениями, предприятиями, указанными в проекте в качестве исполнителей.
Проекты распорядительных документов по отводу земельных участков под строительство объектов должны быть согласованы с первым заместителем главы города.
Согласование проектов постановлений и распоряжений с секретарем главы города осуществляется в последнюю очередь непосредственно перед передачей проекта главе города для последующего подписания.
4.3.2. Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование, не должен превышать одного рабочего дня. Для проектов распорядительных документов нормативно-правового характера и регламентирующих земельные отношения - до 3-х дней.
4.3.3. Распорядительный документ после согласования визируется (личной подписью) на обратной стороне последнего листа предлагаемого проекта постановления или распоряжения, где указываются должность, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект# и дата согласования.
4.3.4. Замечания структурных подразделений и заинтересованных организаций, не учтенные исполнителем, излагаются на обратной стороне постановления или распоряжения.
По замечаниям, имеющим принципиальное значение, структурное подразделение делает подробное обоснование своего заключения и прилагает к проекту распорядительного документа.
4.3.5. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений не влечет за собой повторного визирования.
При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать проект.
4.3.6. Обеспечение качества составления и оформления проектов распорядительных документов, ответственность за точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений и дополнений в проект по замечаниям согласующих организаций и структурных подразделений возлагается на руководителей структурных подразделений администрации, подведомственных организаций, представивших проект.
4.3.7. Проект постановления об утверждении актов государственных приемочных комиссий при приемке домов-новостроек и зданий всех ведомств готовится:
- отделом архитектуры администрации - если строение является нежилым;
- отделом городского хозяйства администрации - если строение является жилым или объектом коммунального назначения.
4.3.8. Проекты постановлений о результатах ревизий финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий, организаций и учреждений, а также предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности, проведенных специалистами контрольно-ревизионного отдела, готовит контрольно-ревизионный отдел администрации, визирует их в соответствии с пунктом 4.3.1.
4.3.9. Согласованные в установленном порядке проекты постановлений и распоряжений передаются главе города на подпись.
4.3.10. Каждый из указанных проектов должен иметь краткий заголовок, отражающий основное содержание документа.
4.3.11. Проекты постановлений должны иметь лаконичную констатирующую часть, содержащую краткое описание ситуации и причин, вызвавших ее, ссылки на нормативные документы, которая должна завершиться словом "постановляю".
4.3.12. Проекты распоряжений, как правило, могут и не иметь констатирующей части, а состоять из последовательно пронумерованных пунктов, начинающихся с глаголов в повелительном наклонении, например: "разрешить", "утвердить", "установить" и т.п.
4.3.13. Проекты постановлений и распоряжений могут иметь приложения, которые должны быть завизированы автором проекта или руководителем структурного подразделения - исполнителя этого проекта на оборотной стороне последнего листа.
4.3.14. Пункты проектов, имеющих целью установить поручения тем или иным исполнителям, должны содержать точное и полное наименование структурного подразделения, сроки исполнения поручений.
4.3.15. В завершающем пункте проекта постановления обязательно определяется подразделение администрации или должностное лицо, на которое возлагается организация контроля за исполнением постановления.
4.3.16. В постановлениях и распоряжениях, которые должны быть доведены до сведения населения, должен быть пункт, поручающий помощнику главы города по связям с общественностью довести его до сведения населения через средства массовой информации, а также другим структурным подразделениям администрации для доведения до населения непосредственно.
4.3.17. В целях контроля правильности оформления и предотвращения дублирования с ранее принятыми распорядительными документами в проекты постановлений и распоряжений, по которым были приняты ранее аналогичные решения, если они исполнены, необходимо включать пункты, в которых ранее принятое решение или его часть по вносимому проекту постановления или распоряжения объявляются утратившими силу либо отмененными.
4.3.18. Проекты постановлений и распоряжений о приватизации или сдаче в аренду подвальных помещений и центров досуга населения, задействованных для обеспечения мероприятий гражданской обороны по эвакуации и защите населения, подлежат обязательному визированию у начальника отдела по делам ГО и ЧС города.
4.3.19. Если по проекту распорядительного документа имеются замечания заместителей главы города, отдела правового обеспечения, контрольно-ревизионного отдела, помощника главы города или секретариата администрации, то документ возвращается на доработку исполнителю. В этом случае проводится повторное согласование (визирование).
4.4. Порядок оформления:
4.4.1. Подписанные главой города постановления и распоряжения с необходимыми визами должностных лиц, реестром рассылки и электронной копией документов передаются исполнителем в течение дня в секретариат главы города для регистрации.
4.4.2. Внесение каких-либо исправлений в принятые (подписанные) постановления и распоряжения запрещено.
4.4.3. Присвоение постановлениям и распоряжениям порядкового номера производится в раздельных журналах по единой в течение года нумерации.
4.4.4. Дата вступления в силу указанных видов документов определяется п. 4.1.2 настоящего Регламента.
4.4.5. Подписанные распорядительные документы тиражируются секретариатом администрации в соответствии с реестром рассылки, содержащим список структурных подразделений администрации, которые обеспечивают исполнение документа и контроль, а также организации, которым записаны поручения. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью и подписью секретаря главы города.
В число обязательных адресатов реестра включаются первый заместитель главы города, заместители главы города по направлениям деятельности, секретарь главы города, контрольно-ревизионный отдел, отдел правового обеспечения.
Секретариат главы города тиражирует документы только для руководства и аппарата администрации. Для подразделений и подведомственных служб документы тиражирует исполнитель.
Рассылка производится секретариатом администрации в 3-дневный срок, для первого заместителя главы города, заместителя главы города, секретаря главы города, контрольно-ревизионного отдела - в течение дня со времени поступления документа на регистрацию.
4.4.6. В реестре рассылки исполнитель документа обязан указать почтовый адрес организации, куда рассылается документ, подписывает реестр и указывает дату.
4.4.7. Замена разосланных документов или их отдельных частей в случаях обнаружения орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения секретаря главы города. В этом случае исполнителем ранее разосланные экземпляры отзываются и аннулируются, о чем секретариат делает запись в журнале регистрации.
4.4.8. С целью формирования автоматизированной базы правовых актов органов местного самоуправления,# проекты постановлений и распоряжений готовятся в электронном виде с использованием персональных ЭВМ.
4.4.9. Реквизиты, которыми заполняются при формировании проекты документов в электронном виде, заносятся в поля по стандартной форме.
4.4.10. Ежемесячно до 5 числа оформленные копии изданных постановлений главы города направляются секретариатом в областную администрацию и прокуратуру города Советска;# распоряжения главы города - только в прокуратуру города Советска.
4.4.11. Постановления и распоряжения главы города могут быть опубликованы полностью в печати по согласованию с главой города.
4.4.12. Постановления и распоряжения главы города, принятые для обеспечения жизнедеятельности города, направляются помощнику главы города по связям с общественностью для доведения до населения через средства массовой информации.
4.5. При подготовке документа в своей деятельности необходимо руководствоваться "Временным перечнем сведений конфиденциального характера", введенного# в действие распоряжением Главы администрации N 117-р от 21.04.03.
За правильность определения степени конфиденциальности документа (на основании "Временного перечня сведений конфиденциального характера") несет ответственность непосредственный исполнитель документа.
5. Порядок подготовки решений городского Совета
города Советска по вопросам, выносимым для
рассмотрения администрацией города
5.1. Вопросы для обсуждения на заседании городского Совета с проектами решений вносятся только главой города.
Инициатор внесения вопроса составляет справку по данному вопросу с обоснованием необходимости рассмотрения.
Материалы направляются в городской Совет депутатов с сопроводительным письмом за подписью главы города через секретариат главы города.
5.2. В случае необходимости разработки нормативно-правового акта, утверждаемого решением городского Совета, по инициативе администрации,# заинтересованное структурное подразделение администрации за подписью руководителя представляет на рассмотрение главы города справку с обоснованием необходимости принятия нормативно-правового акта.
Распоряжением главы города подготовка проектов нормативно-правовых актов возлагается на одно или несколько структурных подразделений администрации с учетом их функции и компетенции, а при необходимости привлекаются другие специалисты, эксперты, ученые. В распоряжении указываются срок подготовки проекта, должностное лицо, ответственное за его подготовку. Копия распоряжения представляется председателю городского Совета, который передает ее для контроля в соответствующую постоянную комиссию.
5.3. Подготовка проектов нормативно-правовых актов на основании решения городского Совета о разработке нормативно-правового акта производится структурными подразделениями администрации в соответствии с распоряжением главы города.
5.4. Проекты нормативно-правовых актов, а также решений городского Совета по вопросам, выносимым администрацией, направляются в городской Совет депутатов с сопроводительным письмом за подписью главы города через секретариат главы города.
5.5. Письмо,# с согласованным в соответствии с Регламентом администрации проектом,# вместе с дискетой секретариатом администрации передаются в аппарат городского Совета.
5.6. Структурные подразделения администрации по вопросам, заблаговременно внесенным в план работы городского Совета, принимают участие в работе очередных заседаний постоянных комиссий. В ходе обсуждения могут вноситься поправки, предложения, рекомендации, которые должны быть отражены в решениях комиссии. Выписка из протокола заседания комиссии по этому вопросу прилагается к проекту и справке. Инициатор внесения вопроса своевременно представляет материалы на заседание комиссии.
5.7. Проекты решений по внеплановым, срочным вопросам должны представляться в аппарат городского Совета не менее чем за 2 недели до заседания городского Совета для обсуждения в постоянных комиссиях и комитетах на внеочередных заседаниях с согласия председателей комиссий.
5.8. За неделю до заседания городского Совета подготовленные и согласованные проекты решений, справки к ним и выписки из решений комиссий представляются главе города.
5.9. Вопросы, подготовленные с нарушением установленного порядка, главой города могут не рассматриваться и в проект повестки дня заседания городского Совета не включаться. В течение недели до заседания городского Совета аппарат городского Совета оформляет повестку дня, согласованную главой города, и список приглашенных, тиражирует проекты решений для депутатов городского Совета.
6. Организация контроля исполнения
документов в администрации
6.1. Виды контролируемых документов
6.1.1. В администрации контролю подлежит исполнение:
- поручений главы города по исполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов уполномоченных органов и должностных лиц (указы, распоряжения и поручения Президента России, Федеральные законы Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства России, постановления и решения областной Думы, постановления и распоряжения главы администрации области, решения городского Совета);
- постановлений и распоряжений главы города;
- поручений главы города, заместителей главы города и секретаря главы города;
- поручений руководителей структурных подразделений администрации по исполнению служебных документов и писем граждан (резолюции);
- поручений по критическим выступлениям в адрес администрации в средствах массовой информации.
6.1.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства.
6.1.3. Персональная ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение распорядительных документов возлагается на должностных лиц администрации, руководителей структурных подразделений в соответствии с распределением обязанностей.
6.2. Контрольные службы
6.2.1. Контроль исполнения распорядительных документов администрации, как правило, возлагается на структурное подразделение или должностное лицо, которому это поручено и зафиксировано в самом документе.
Контрольно-аналитическую деятельность по исполнению вышеназванных распорядительных документов администрации осуществляют соответствующие подразделения администрации: секретарь главы города, контрольно-ревизионный отдел, отдел правового обеспечения.
В том случае, если в документе не указано должностное лицо, которому поручен контроль исполнения, то это означает, что контроль исполнения осуществляют подразделения администрации в соответствии с распределением функциональных обязанностей.
6.2.2. На секретаря главы города возлагается:
- контроль за соблюдением настоящего Регламента должностными лицами, структурными подразделениями администрации;
- контроль за состоянием трудовой и исполнительской дисциплины в аппарате, структурных подразделениях;
- контроль за своевременной подготовкой материалов к совещанию главы города.
6.2.3. На контрольно-ревизионный отдел возлагается:
- методическое руководство по вопросам организации контроля за ходом исполнения распорядительных документов администрации;
- контроль за исполнением распорядительных документов городского Совета в части выполнения поручений, данных органам исполнительной власти;
- контроль за исполнением поручений главы города по распоряжениям и постановлениям главы администрации области;
- контроль за выполнением постановлений и распоряжений главы города;
- контроль за сроками подготовки проектов распоряжений и постановлений, если было дано соответствующее поручение главой города;
- контроль за сроками выполнения распорядительных документов органов государственной власти в части поручений исполнительным органам городского самоуправления;
- обеспечение организации контроля за выполнением протоколов совещаний;
- организация контроля за исполнением поручений главы города по входящим документам и по результатам аппаратных совещаний;
- контроль за выполнением поручений, данных главой города по итогам приема руководителей предприятий, учреждений, организаций города;
- контроль за исполнением поручений главы города и его заместителей по письмам организаций и граждан;
- контроль за исполнением поручений, высказанных главой города на личном приеме граждан.
6.2.4. На отдел правового обеспечения возлагается:
- контроль за соблюдением действующего законодательства при оформлении договоров и распорядительных документов, вносимых на подпись главе города;
- контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, области и за ходом исполнения указов Президента и постановлений и распоряжений Правительства России в части, касающейся органов местного самоуправления.
6.2.5. На помощника главы города по связям с общественностью возлагается:
- контроль за своевременным поступлением ответов от должностных лиц на критические выступления, высказанные в адрес администрации в СМИ.
6.3. Сроки исполнения распорядительных документов
6.3.1. Сроки исполнения распорядительных документов администрации (постановлений, распоряжений, поручений) указываются в тексте самих документов.
При указании времени исполнения поручения в днях отсчет ведется с даты подписания поручения.
В случаях, если в распорядительных документах не указывается срок исполнения, то контрольный срок исполнения определяется в один месяц и информация по нему представляется по истечении месяца.
6.3.2. Увеличение сроков исполнения либо снятие с контроля постановлений и распоряжений главы города осуществляется на основании мотивированной письменной информации, представляемой на имя главы города, секретаря главы города, начальника контрольно-ревизионного отдела.
6.3.3. Сроки исполнения заданий, установленных в приказах и поручениях руководителями структурных подразделений, могут изменяться только этими руководителями самостоятельно, а также курирующими их заместителями главы города.
6.3.4. Поручения главы города на запросы из областной администрации, областной Думы должны исполняться в срок, указанный в поручении, запросе, или в месячный срок со дня его поступления в администрацию.
6.4. Система контроля
6.4.1. Система контроля в аппарате и его отделах обеспечивает постоянный контроль и безусловное исполнение в установленные сроки заданий, содержащихся в нормативных документах. Система контроля предусматривает активное участие в работе по исполнению документов всех структурных подразделений администрации.
В общую систему контроля входит администрация города.
6.4.2. Контрольно-ревизионный отдел администрации города, осуществляющий контроль за ходом исполнения документов в соответствии с п. 6.2.3, обеспечивает руководителей и исполнителей информацией о поручениях:
- срок исполнения которых истекает в предстоящем периоде (ежемесячно);
- исполнение которых возложено на то или иное структурное подразделение (по мере необходимости);
- не исполненных своевременно# или исполненных с нарушением срока - по мере необходимости (ежеквартально).
Контрольно-ревизионный отдел анализирует информацию, поступающую от исполнителей, о результатах исполнения поручений, находящихся на контроле. На основании этих сведений оценивается уровень исполнительской дисциплины в администрации города. Полученные сведения представляются руководству администрации и учитываются при решении вопросов поощрения по итогам работы за квартал, аттестации и оценки деятельности должностных лиц и структурных подразделений администрации.
6.4.3. Глава города, его заместители, руководители структурных подразделений организуют работу по исполнению исполнительно-распорядительных документов в закрепленных за ними организациях и подразделениях администрации, анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по повышению исполнительской дисциплины.
Секретарь главы города информирует аппарат администрации о состоянии трудовой и исполнительской дисциплины на аппаратных совещаниях.
6.4.4. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за исполнение документов и организуют контроль исполнения в подчиненных им организациях, периодически анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по выполнению заданий в установленные сроки.
6.4.5. В структурных подразделениях администрации приказами назначаются работники, ответственные за контроль и исполнение документов и ведение делопроизводства (заведующие приемных или другие ответственные лица по усмотрению руководителя).
6.5. Организация работы по контролю за исполнением распорядительных документов
6.5.1. Постановка на учет:
- по одному экземпляру постановлений и распоряжений главы города вместе с приложениями, подлежащими контролю исполнения, секретариат направляет исполнителям, указанным в рассылке, и в контрольно-ревизионный отдел;
- в контрольно-ревизионном отделе на постановления и распоряжения главы города, требующие контроля, заводятся карточки, один экземпляр который# передается исполнителю, что является основанием для заведения контрольного дела;
- копии постановлений и распоряжений администрации области, подлежащие контролю исполнения, с резолюцией главы города направляются секретариатом исполнителям и в контрольно-ревизионный отдел.
6.5.2. Контроль хода исполнения, порядок переноса сроков:
- контроль за сроками исполнения постановлений и распоряжений осуществляется контрольно-ревизионным отделом совместно с работниками структурных подразделений администрации, ответственными за контроль исполнения;
- в случаях, когда исполнение документа или поручения возложено на двух или более исполнителей, ответственность за исполнение несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Он обязан обеспечить исполнение документа или поручения в установленные сроки;
- исполнителю предоставляется право привлекать для исполнения документа других должностных лиц и организации;
- замена исполнителя или передача исполнения документа, поручения другому лицу или организации может быть осуществлена только с разрешения секретаря главы города или по письменному указанию должностного лица, поручившего исполнять документ, с обязательной отметкой в журнале учета документов в секретариате администрации.
6.5.3. Все поручения должны быть исполнены в указанные сроки:
- о нарушении сроков представления документов, докладов и информации контрольно-ревизионный отдел незамедлительно информирует секретаря главы города и докладывает главе города лично;
- предупреждение исполнителю о приближении или наступлении сроков исполнения документов осуществляется специалистами контрольно-ревизионного отдела;
- в случае нарушения срока исполнения поручения к информации прилагается объяснение руководителя соответствующего структурного подразделения на имя главы города и по его резолюции может быть установлен новый срок исполнения;
- если при рассмотрении представляемых материалов не принято решение о переносе срока или снятии задания с контроля, документы возвращаются исполнителю для принятия мер по исполнению.
6.6. Снятие с контроля
6.6.1. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем задачи и вопросы.
Исполненный распорядительный документ снимается с контроля на основании подробной информации о проделанной работе структурным подразделением администрации,# с резолюцией руководителя, подписавшего документ или давшего по нему поручение "Снять с контроля. В дело".
6.6.2. Распорядительные документы снимаются с контроля главой города, а в его отсутствие - исполняющим обязанности главы города.
6.6.3. Отметка об исполнении делается на самом документе, в журнале регистрации документов и в карточке контроля.
6.6.4. Контрольно-ревизионный отдел ежеквартально доводит до должностных лиц структурных подразделений администрации сведения о распорядительных документах, снятых с контроля.
6.7. Организация контроля исполнения документов в структурных подразделениях администрации
6.7.1. Работа по контролю исполнения распорядительных документов и поручений руководства администрации включает:
- рабочие планы по выполнению распорядительных документов соответствующих структурных подразделений администрации;
- непосредственно проверку хода и качества исполнения;
- обобщение результатов контроля и представление руководителям структурных подразделений необходимой информации для принятия мер по обеспечению своевременного и качественного исполнения решений соответствующими организациями;
- представление руководителям администрации сведений о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях для анализа и разработки мероприятий по ее улучшению;
- подготовку материалов для снятия решения с контроля.
6.7.2. На каждый контролируемый документ оформляется дело, куда подшиваются:
- копия документа;
- рабочий план по его выполнению;
- справки, информации, отражающие ход исполнения документов (постановления, распоряжения, решения) и результаты проверок исполнения документа.
Рабочие планы составляются по главным вопросам для организации поэтапного контроля, обеспечивающего систематическую проверку промежуточных сроков и качества исполнения документа.
Рабочие планы утверждаются руководителями структурных подразделений администрации.
6.7.3. Обобщение результатов контроля производится на основании:
- результатов проверок хода выполнения документов на местах;
- докладов исполнителей (устных и письменных).
Обобщенные материалы вместе с предложениями по обеспечению исполнения документов представляются соответствующему руководителю в установленные им сроки, при необходимости принятия экстренных мер - немедленно.
6.7.4. Состояние исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации анализируется ежемесячно# и принимаются меры воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.
По результатам анализа разрабатываются планы мероприятий по повышению исполнительской дисциплины, которые после утверждения руководителем доводятся до соответствующих исполнителей.
6.7.5. При поступлении от исполнителя ходатайства о переносе срока снятия с контроля документа руководитель структурного подразделения обязан:
- изучить причины неисполнения;
- затребовать от исполнителей в случае необходимости дополнительные материалы, подтверждающие необходимость удовлетворения ходатайства о продлении срока исполнения;
- доложить руководителю вышестоящего структурного подразделения предложения по решению данного вопроса;
- направить в контрольно-ревизионный отдел справку с визой заместителей главы города о продлении срока исполнения постановлений, распоряжений и поручений в секретариат по письмам организаций.
6.7.6. Для снятия с контроля исполненного распорядительного документа исполнитель готовит справку, докладывает заместителям главы города, секретарю главы города, после чего заместители главы города, секретарь главы города или начальник контрольно-ревизионного отдела докладывают главе города, который решает вопрос о снятии документа с контроля.
6.7.7. По исполненным решениям контролируемый документ, справка о его исполнении с резолюцией главы города и материалы, характеризующие ход исполнения, направляются в контрольно-ревизионный отдел, где документ снимается с контроля, о чем делаются специальные отметки в учетных документах.
6.8. Организация ревизионной деятельности в администрации
6.8.1. Контрольным органом главы города является контрольно-ревизионный отдел администрации, который по его поручению выполняет функции контроля в пределах полномочий, установленных Положением о контрольно-ревизионном отделе, и проводит ревизии финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий, учреждений и структурных подразделений администрации.
6.8.2. Ревизии финансово-хозяйственной деятельности комитета по управлению муниципальным имуществом, муниципальных предприятий и учреждений города осуществляются на основании "Порядка проведения и оформления ревизий финансово-хозяйственной деятельности муниципальных учреждений и предприятий" и планов, утвержденных главой города. Периодичность проведения ревизий установлена не реже 1 раза в 2 года.
Рекомендации по итогам проведенных проверок и ревизий обязательны для принятия мер по устранению выявленных нарушений в финансово-хозяйственной деятельности.
6.8.3. По итогам проведенной ревизии по требованию главы города руководители проверяемых структур администрации, муниципальных предприятий и учреждений обязаны представить письменное объяснение по фактам, выявленным в ходе проведенных проверок и ревизий, в десятидневный срок.
По материалам проверок и ревизий глава издает постановления и распоряжения, которые находятся на контроле в контрольно-ревизионном отделе.
Руководители структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений обязаны в установленные главой города сроки представлять информацию об устранении нарушений и принятых мерах по материалам проверок и ревизий в контрольно-ревизионный отдел для доклада главе города.
6.8.4. Ответственность за реализацию материалов проверок и ревизий возлагается на руководителей структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий, учреждений города.
Контроль за устранением выявленных нарушений возлагается на контрольно-ревизионный отдел администрации.
7. Порядок работы со служебными документами
7.1. Прием, доставка и отправка корреспонденции
7.1.1. Прием и отправка корреспонденции, адресованной главе города и подписанной главой города, осуществляется секретариатом администрации.
7.1.2. В структурных подразделениях администрации осуществляется прием и отправка документов и корреспонденции, адресованной непосредственно этим структурам и их руководителям.
7.1.3. Работники секретариата распределяют полученную почту по адресатам:
- почта главы города;
- почта первого заместителя главы города;
- почта заместителей главы города;
- почта секретаря главы города;
- почта структурных подразделений.
7.1.4. Организация доставки входящих, исходящих и внутренних документов в аппарате администрации осуществляется секретариатом администрации.
7.1.5. Документы, требующие срочного решения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы и телеграммы доставляются главе города немедленно, через секретаря главы города.
7.1.6. Входящие и исходящие документы передаются из секретариата в структурные подразделения администрации под роспись в реестрах или разносных книгах.
Ответственные лица за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации ежедневно получают корреспонденцию для структурных подразделений в секретариате администрации с 16.00 до 17.00 под роспись в разносной книге.
7.2. Регистрация документов
7.2.1. Регистрация документов администрации осуществляется:
- адресованных главе города - в секретариате;
- адресованных первому заместителю и заместителям главы города - через секретарей приемных;
- поступивших по электронной почте - в секретариате.
7.2.2. Прием телефонограмм, телефаксов, адресованных главе города, его заместителям, производится секретарями администрации с регистрацией в специальных журналах.
7.2.3. Зарегистрированные документы, как правило, в тот же день направляются адресатам:
- адресованные главе города - через секретаря главы города;
- адресованные заместителям главы города - через секретарей приемных заместителей;
- поступившие без указания конкретного адресата - по принадлежности в соответствии с функциональными обязанностями структурных подразделений.
7.3. Оформление резолюций
7.3.1. На документы, адресованные главе города, помощник главы города готовит проекты его резолюций по их исполнению.
7.3.2. Резолюции оформляются на бланках установленного образца.
7.3.3. В проект резолюции должны входить следующие элементы:
- исполнитель (с указанием Ф.И.О.);
- содержание поручения;
- срок исполнения;
- дата подписания поручения;
- подпись лица, дающего поручение.
7.3.4. Кроме главы города, давшего поручение по исполнению документа, резолюции имеет право подписывать от своего имени должностное лицо, официально его замещающее.
7.3.5. Право подписи на резолюциях от имени и по поручению руководителей имеют:
- от имени главы города - первый заместитель главы города;
- от имени заместителей главы города - должностные лица, которым это право предоставлено.
7.3.6. Право, предоставленное должностным лицам от имени руководителей, давать поручения по исполнению документов должно быть зафиксировано в соответствующих нормативных документах (положениях, должностных инструкциях).
7.4. Исполнение документов
7.4.1. Рассмотрение документа (ознакомление с содержанием документа и подготовка резолюции) должно производиться ежедневно, но не более двух дней с момента регистрации в секретариате администрации.
7.4.2. Все документы с резолюциями главы города регистрируются в секретариате администрации и направляются исполнителям.
7.4.3. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации документа в секретариате администрации.
Исключение составляют документы по следующим вопросам:
- предоставление жилой площади в городе;
- приватизация муниципальной собственности и аренда нежилых помещений;
- отвод земельных участков, выделяемых под коллективное садоводство;
- экономико-правовое регулирование земельных отношений на территории города, в том числе отвод земельных участков под застройку;
- качество архитектурных и градостроительных проектов и их реализация в городе;#
Срок исполнения поручения по этим проблемам составляет не более 2-х месяцев (за исключением документов, поступивших из органов государственной власти, либо по которым срок рассмотрения установлен поручением).
Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то исполнитель по согласованию с руководителем подразделения администрации, давшим поручение об исполнении, или с органом государственной власти, установившим срок исполнения, готовит справку с обоснованием необходимости продления срока и не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения,# представляет ее в секретариат администрации.
Для служебных документов -# срок исполнения может быть увеличен в зависимости от сложности и хода решения вопроса, для писем граждан - не более, чем на один месяц (с уведомлением об этом заявителя).
Информации по депутатским запросам подписываются главой города или лицом, его замещающим. Ответы направляются в 2-недельный срок.
Ответы по запросам и представлениям прокуратуры направляются за подписью главы города или лица, его замещающего, в 10-дневный срок.
7.4.4. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.
7.4.5. Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
7.4.6. Ответы из организаций по исполнению документов, зарегистрированных в секретариате администрации, должны направляться в тот отдел, где осуществляется контроль за ходом исполнения документа.
7.4.7. Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений должны подписываться руководителями структурных подразделений администрации, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности, и представляться в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания.
Оригиналы документов, направленные исполнителю, возвращаются в секретариат администрации вместе со справками о результатах исполнения.
7.4.8. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие в секретариат администрации, могут быть даны как в письменной, так и в устной форме (если такая форма ответа устраивает заявителя). При устном ответе делается запись об этом на письме заявителя.
Ответы на служебные документы даются, как правило, в письменном виде.
7.5. Порядок оформления исходящих документов
7.5.1. Все исходящие и большинство внутренних служебных документов оформляются на бланках установленного образца.
7.5.2. На каждом документе (за исключением письма) должно быть указано наименование вида документа (справка, информация, акт и т.п.).
7.5.3. В любом документе ниже реквизитов указывается адресат (в состав реквизита входит почтовый адрес, заголовок, кратко и четко отражающий основное содержание документа, виза исполнителя и номер его служебного телефона).
7.5.4. Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом# не указывается.
7.5.5. Документы следует адресовать, как правило, в учреждение или его структурное подразделение. Должностному лицу документ может адресоваться в тех случаях, когда точно известно, что он должен быть рассмотрен этим лицом.
7.5.6. Документ, составленный на основании другого документа, должен иметь ссылку на него с указанием вида документа, даты и номера исходящего. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.
7.5.7. На документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, почтовый адрес не проставляется. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым адресатам.
7.5.8. На документах, направляемых частному лицу, вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия, инициалы адресата.
7.6. Служебные документы подписываются:
7.6.1. Направляемые в органы государственной власти - главой города.
Направляемые в другие организации - главой города, заместителями главы города, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.
7.6.2. Докладные записки, справки и другие внутренние документы справочного характера - руководителем структурного подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.
Подписываются первый и второй экземпляры направляемого в адрес и оставляемого в деле документа. При направлении в несколько адресов подписываются все экземпляры.
Каждый отправляемый документ визируется на втором экземпляре исполнителем с указанием даты.
7.6.3. За своевременную подготовку, содержание и правильное оформление документа несет ответственность исполнитель.
Подготовленные проекты документов, согласованные исполнителем с соответствующими должностными лицами и учреждениями, подписываются у главы города или его заместителей.
7.6.4. Подписанные главой города документы передаются исполнителем (ответственным за ведение делопроизводства) в секретариат для регистрации и отправки.
Лицо, ответственное за отправку документов, проверяет правильность их оформления и наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.
7.6.5. Исходящие документы, подписанные руководством подразделений администрации, которым предоставлено право переписки, регистрируются в соответствующем подразделении.
8. Организация работы с обращениями граждан
8.1. Письменные обращения граждан регистрируются в секретариате администрации и представляются через секретаря главы города для рассмотрения главе города. Глава города дает поручения по рассмотрению писем граждан. Рассмотрение вопросов поручается соответствующему структурному подразделению. Сроки рассмотрения не должны превышать законодательно установленных сроков. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается заявителю.
8.2. Обращения граждан не направляются для рассмотрения организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.
8.3. Письма граждан снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.
8.4. Прием граждан осуществляется должностными лицами согласно разработанному графику, а в отдельных случаях - по мере необходимости.
Секретари приемных главы города и заместителей главы города ведут запись на личный прием к главе города и его заместителям.
8.5. Порядок приема граждан в структурных подразделениях администрации определяется их руководителями.
8.6. Анализ работы с обращениями граждан, выдача информации руководству администрации, контроль за сроками рассмотрения возлагается на секретаря главы города.
8.7. Специалисты секретариата администрации имеют право запрашивать от структурных подразделений администрации, подведомственных администрации учреждений, организаций и предприятий материалы, необходимые при рассмотрении обращений граждан.
9. Организация кадровой работы
9.1. Глава города формирует администрацию города.
9.2. Муниципальные служащие, служащие и работники по техническому обеспечению администрации назначаются на должность и освобождаются от нее главой города.
9.3. Наложение дисциплинарных взысканий и поощрение работников администрации является компетенцией главы города.
9.4. Оформление приема на работу муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации осуществляется инспектором по кадрам согласно личному заявлению на имя главы города с резолюцией о согласии главы города и начальника соответствующего подразделения,# с предъявлением паспорта, трудовой книжки, военного билета, диплома об образовании, а для муниципальных служащих# справки из органов налоговой службы о своем имущественном положении, с предыдущей работы о доходах и декларации об имущественном положении.
Лица, принимаемые на работу, знакомятся с должностными инструкциями под роспись.
9.5. Увольнение производится согласно личному заявлению работника администрации с резолюцией главы города и начальника структурного подразделения или на основании действующего законодательства.
В структурных подразделениях с правом юридического лица увольнение производится руководителем соответствующего структурного подразделения.
9.6. Отпуска муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению планируются в структурных подразделениях и представляются инспектору по кадрам администрации до 20 декабря текущего года.
График отпусков муниципальных служащих и других работников администрации составляется инспектором по кадрам и представляется на утверждение главе города до 30 декабря текущего года.
Отпуск муниципальным служащим и другим работникам администрации предоставляется на основании личных заявлений и графика отпусков по согласованию с руководителем структурного подразделения. В структурных подразделениях с правом юридического лица график отпусков составляется самостоятельно, кроме отпусков руководителей.
9.7. Удостоверение работникам администрации оформляется при приеме на работу с предъявлением фотокарточки размером 3 x 4 см с уголком, а при увольнении с работы они сдаются инспектору по кадрам.
В случае утери удостоверения,# работник администрации наказывается в дисциплинарном порядке и ему выписывается новое удостоверение.
9.8. Больничные листы муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации, оформленные в структурном подразделении, подписанные ведущим табель должностным лицом, сдаются инспектору по кадрам администрации, где учитываются и передаются под роспись в бухгалтерию для оплаты не позднее пяти дней перед выдачей аванса и заработной платы, кроме структурных подразделений с правом юридического лица.
9.9. Для оформления пенсии работник администрации за 15 дней до пенсионного возраста обращается к инспектору по кадрам, имея при себе паспорт, где пишет заявление и знакомится со своим стажем.
Инспектор по кадрам оформляет документы на работника администрации и передает в отделы назначения и выплаты государственных пенсий и пособий для назначения пенсии, кроме структурных подразделений с правом юридического лица.
9.10. Учеба муниципальных служащих администрации для повышения квалификации планируется помощником главы города по представлению должностных лиц администрации.
9.11. Контроль подготовки резерва кадров должностных лиц администрации осуществляется помощником главы города по представлению руководителей структурных подразделений.
9.12. Планирование и проведение аттестации муниципальных служащих администрации проводится аттестационной комиссией в соответствии с Положением об аттестации.
10. Командировки работников администрации
10.1. Командировки муниципальным служащим администрации планируются структурными подразделениями администрации.
10.2. Командировочное удостоверение, в бланке которого четко формируется цель выезда, оформляется инспектором по кадрам и подписывается главой города или первым заместителем главы города на основании распоряжения главы города.
10.3. Письменный отчет о результатах командировки, утвержденный руководителем соответствующего структурного подразделения, сдается инспектору по кадрам в 3-дневный срок.
10.4. Зарубежные командировки планируются помощником по связям с общественностью в соответствии с планом международной деятельности администрации. Распоряжения о загранкомандировке готовятся помощником по связям с общественностью и подписываются главой города. Отчет о зарубежной командировке сдается помощнику главы города по связям с общественностью в соответствии с регламентом по реализации международных связей.
12. Организация проведения совещаний аппарата мэрии
12.1. Совещания аппарата администрации проводятся под руководством главы города каждый понедельник месяца с 9.00 часов.
12.2. Совещания под руководством главы города готовятся помощником главы города, оповещение аппарата и других участников совещания возлагается на секретаря приемной главы города.
12.3. В аппаратном совещании участвуют заместители главы города, секретарь главы города, помощники главы города и должностные лица, установленные главой города. Оформление поручений по итогам аппаратного совещания осуществляет секретарь главы города.
12.4. Контроль за выполнением поручений, данных на аппаратных совещаниях, осуществляется контрольно-ревизионным отделом.
12.5. Совещания под руководством заместителей главы города курируемых ими подразделений администрации проводятся еженедельно. Заместители главы города самостоятельно определяют сроки и регламент проведения этих совещаний.
13. Организация работы архива
13.1. Порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел администрации, формирование дел в подразделениях и передача их в архивы структурных подразделений и архивный отдел администрации определяется Положением о структурных подразделениях администрации города.
13.2. Документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве администрации, представляются сотрудникам администрации для работы секретариатом.
13.3. Если документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве администрации, требуются для других организаций, то они выдаются по письменному запросу этой организации для просмотра в секретариате.
Выписка из этих документов заверяется в секретариате.
13.4. В ведомственный архив администрации поступают документы постоянного хранения через 2 года после завершения делопроизводством от секретариата и следующих отделов: контрольно-ревизионного, правового обеспечения, по работе с судебными органами, бухгалтерии.
Хранение документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату сотрудников администрации, осуществляют соответственно инспектор по кадрам и бухгалтерия.
13.5. Дела постоянного хранения и по личному составу аппарата администрации через 2 года после завершения их делопроизводством передаются в ведомственный архив. Передача документов производится в установленном порядке.
13.6. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях. По истечении срока хранения в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел, дела подлежат уничтожению в установленном порядке по акту.
14. Выполнение машинописных работ
14.1. Секретариат выполняет машинописные работы для главы города, сотрудников аппарата администрации.
14.2. На документе, сдаваемом в печать, необходимо указывать:
- дату;
- количество экземпляров;
- полностью написанную фамилию исполнителя,# с утверждением руководителя;
- форму бланка и отметку "срочно", если есть необходимость.
14.3. Принимаются в печать документы, написанные разборчиво, чернилами (за исключением написанных зелеными, красными чернилами).
14.4. Машинописные работы, сданные в секретариат после 17.00, считаются принятыми для печати на следующий день.
14.5. Сверка отпечатанного материала производится: предварительно - оператором ПЭВМ секретариата, окончательно - исполнителем, подготовившим документ. Исправления в напечатанный материал во всех экземплярах вносятся на пишущей машинке или на электронном техническом средстве.
14.6. Все документы печатаются только с разрешения секретаря главы города, за исключением документов главы города.
Очередность машинописных работ определяется секретарем главы города.
14.7. Срочные материалы принимаются к исполнению немедленно и исполняются в первую очередь.
15. Копирование документов
15.1. Копирование материалов служебного характера в секретариате производится по заказам, подписанным главой города, секретарем главы города, руководителями структурных подразделений администрации, за исключением тех отделов, где имеется множительная техника. В верхнем левом углу первой страницы исполнитель указывает количество экземпляров, свою фамилию, номер телефона, дату и время сдачи на копирование.
15.2. На копирование передаются первые экземпляры (оригиналы) материалов, отвечающие необходимым техническим требованиям и стандартам.
15.3. Копирование документов осуществляется с 9.00 до 11.00; с 16.00 до 17.00.
15.4. Хозрасчетные структурные подразделения, имеющие множительную технику, тиражируют постановления и распоряжения самостоятельно и сдают их в секретариат для оформления и рассылки.
16. Оформление телеграмм и телефаксовых сообщений
16.1. Право подписи телеграмм и телефаксовых сообщений имеет глава города, заместители главы города, секретарь главы города, а также руководители подразделений, имеющие право переписки.
16.2. Подписанные главой города телеграммы и телефаксовые сообщения передаются исполнителем в секретариат администрации для регистрации.
16.3. Если телеграмма или телефаксовое сообщение являются ответом на контрольный документ, то исполнитель обязан приложить этот документ для отметки.
16.4. Передача по телефаксу администрации документов от других организаций осуществляется с письменного разрешения главы города или его заместителей.
17. Порядок соблюдения мер информационной безопасности
17.1. Разработку документов производить в строгом соответствии с "Временным перечнем сведений конфиденциального характера в администрации города Советска", введенном# в действие распоряжением главы администрации N 117-р от 21 апреля 2003 года.
17.2. Разработка документов осуществляемая на ПЭВМ, должна соответствовать "Порядку соблюдения мер по технической защите информации в администрации города Советска", введенному в действие распоряжением главы администрации N 117-р от 21 апреля 2003 года.
17.3. За организацию контроля над проведением единой технической политики и координации работ по технической защите информации в ЛВС администрации города отвечает Администратор сети, назначенный из числа работников администрации.
17.4. Общие возможности использования ресурсов персонального компьютера и использования ресурсов ЛВС определяется# стандартным набором программ и устройств, устанавливаемых Администратором сети.
17.5. Самостоятельная установка программ и устройств на любой компьютер в администрации города должна быть согласована с Администратором сети.
17.6. Отсутствие компьютерной грамотности не освобождает работников администрации города от ответственности за нарушение правил технической защиты информации.
17.7. Пользователи должны соблюдать правила работы на ПЭВМ и соблюдать следующие основные обязанности:
- допуск пользователей для работы на ПЭВМ осуществляется в соответствии со списком лиц# допущенных к работе на ПЭВМ;
- пользователь имеет право в отведенное ему время решать поставленные задачи в соответствии с полномочиями доступа к ресурсам компьютера,# в соответствии с решением начальника отдела;
- присвоение пользователю полномочий доступа к ресурсам компьютера и определение возможного времени работы пользователя на ПЭВМ определяется начальником отдела. Пользователь отвечает за правильность включения и выключения ПЭВМ, входа в систему и все действия при работе на ПЭВМ;
- в целях предотвращения несанкционированного доступа посторонних лиц к ресурсам пользователя,# осуществляется периодическая (один раз в месяц) замена пароля постоянного пользователя. Замена личного пароля осуществляется пользователем самостоятельно;
- печать конфиденциальной информации осуществляется пользователем только с разрешения непосредственного руководителя. Хранение производится только на зарегистрированных "Для служебного пользования" дискетах. По окончании работы пользователь обязан сдать дискету начальнику отдела или лицу# его замещающему;
- при работе с дискетой,# пользователь каждый раз,# перед началом работы обязан проверять ее на наличие вирусов с использованием штатных антивирусных программ, установленных на ПЭВМ, в соответствии с "Правилами по проведению антивирусного контроля...". В случае обнаружения вирусов на дискете пользователь обязан немедленно сообщать Администратору сети.
17.8. В процессе работы пользователю запрещается.#
- осуществлять попытки несанкционированного доступа к ресурсам системы других пользователей;
- знакомиться и обрабатывать информацию, доступ к которой пользователю не предоставлен;
- оставлять дискету в ПЭВМ на время самого кратчайшего перерыва в работе;
- передавать дискеты лицам, непосредственно не связанным с информацией на данной дискете;
- неофициально обмениваться программным обеспечением и информационными ресурсами с другими пользователями без соответствующего разрешения начальника отдела;
- хранить конфиденциальную информацию в виде файлов ни временно, ни постоянно на сетевых ресурсах общего пользования;
- допускать работу на компьютере родственников и знакомых;
- работать во внешних сетях, в том числе,# сети "Интернет" с рабочих мест# на которых обрабатывается конфиденциальная информация;
- использовать "чужие" дискеты и другие сменные носители информации без их предварительной проверки на наличие вирусов и регистрации.
Образцы
оформления распорядительных документов
(Образец)
Российская Федерация
Глава города Советска
Калининградской Области#
Постановление
от ___ ___________ 200___ г. N ______
Заголовок
Текст постановления.
Глава города (подпись) (фамилия, инициалы)
(при наличии приложений)
Приложение
к постановлению главы
города Советска
от ____ _________ 200___ г.
N ________
(образец)
Российская Федерация
Глава города Советска
Калининградской области
Распоряжение
от ___ ___________ 200___ г. N ______ -р
Заголовок
Текст распоряжения.
Глава города (подпись) (фамилия, инициалы)
(при наличии приложений)
Приложение
к распоряжению главы
города Советска
от ____ _________ 200___ г.
N ________
(образец)
Российская Федерация
Администрация муниципального образования
"Город Советск"
Калининградской области
_________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Приказ
от ____ ___________ 200___ г. N _____
Наименование приказа.
Преамбула (в соответствии с чем издается приказ)
заканчивается словами
Приказываю:
Приказная часть.
Руководитель структурного
подразделения (подпись) (фамилия, инициалы)
(образец)
Российская Федерация
Глава города Советска
Калининградской области
Поручение
Текст
(Подпись)
___ ____________ 200___ г.