Глава 2. Прием и первичная обработка письменных Обращений (п.п. 35-47)

Глава 2. Прием и первичная обработка письменных Обращений

35. Основанием для начала исполнения Правительством Калининградской области Государственной функции является личное либо письменное обращение гражданина в Правительство Калининградской области, к Должностному лицу или поступление Обращения с сопроводительным письмом из других органов государственной власти для рассмотрения по поручению. Порядок рассмотрения Обращений граждан наглядно представлен в блок-схеме согласно приложению N 1 к Административному регламенту.

36. Граждане направляют письменные Обращения в Правительство Калининградской области или Должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в Обращении вопросов.

Должностные лица, Сотрудники в случае необходимости разъясняют гражданам компетенцию Правительства Калининградской области или Должностного лица по решению вопросов, поставленных в Обращении.

37. Письменные Обращения могут быть доставлены лично, почтовым отправлением, по информационным системам общего пользования.

38. Обращения на имя Губернатора Калининградской области и вице-премьеров Правительства Калининградской области, поступившие непосредственно от граждан или присланные по почте, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел писем и приема граждан Административного управления Правительства Калининградской области (далее - отдел писем и приема граждан) для первичной обработки и регистрации.

39. Письменные Обращения непосредственно от граждан принимаются только в том случае, если в них указаны фамилия гражданина и почтовый адрес, по которому может быть направлен ответ. По просьбе обратившегося гражданина на копии или втором экземпляре принятого Обращения проставляется штамп установленного образца и сообщается телефон для справок.

40. Обращения на имя Губернатора Калининградской области и вице-премьеров Правительства Калининградской области, поступившие по факсимильной связи на официальный номер Правительства Калининградской области, Отделом спецсвязи Правительства Калининградской области передаются в отдел писем и приема граждан для первичной обработки и регистрации. Обращения, адресованные другим Должностным лицам, передаются указанным Должностным лицам для регистрации и рассмотрения.

41. Обращения, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт Правительства Калининградской области по сети Интернет, принимаются работниками Пресс-службы (отдела) Правительства Калининградской области, распечатываются и учитываются в журнале.

42. Обращения на имя Губернатора Калининградской области и вице-премьеров Правительства Калининградской области передаются в установленном порядке в отдел писем и приема граждан для первичной обработки и регистрации; Обращения, поступившие на имя других членов Правительства Калининградской области, передаются непосредственно Должностным лицам, которым они адресованы.

43. Для приема Интернет - обращений может применяться специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение гражданином реквизитов, необходимых для работы с Обращениями и для направления письменного ответа, а также информирующее гражданина о невозможности принять его Обращение в случае незаполнения указанных реквизитов.

44. Для информирования граждан о порядке заполнения реквизитов об отправителе в электронном Обращении может также применяться информационное уведомление, размещаемое на официальном сайте Правительства Калининградской области. Адрес электронной почты автора и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией.

45. Сотрудник, ответственный за прием документов:

1) проверяет правильность адресования корреспонденции и возвращает невскрытыми# в отдел делопроизводства, контроля документооборота и множительных работ Административного управления Правительства Калининградской области (далее - отдел делопроизводства) либо на почту ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

2) вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

3) прикладывает поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);

4) в случае отсутствия в конверте самого письма, делает пометку следующего содержания: "Письмо в адрес Правительства Калининградской области (конкретного Должностного лица) отсутствует" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

5) составляет акт в двух экземплярах на заказное письмо с уведомлением, в котором при вскрытии не обнаружено письменное вложение, а также в случае, когда в конверте обнаруживается недостача документов, упомянутых автором.

Один экземпляр указанного акта хранится в отделе писем и приема граждан, второй - приобщается к поступившему Обращению.

46. Сотрудник, ответственный за делопроизводство, получив Обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, либо имеющее неровности по бокам, либо заклеенное липкой лентой, либо обладающее странным запахом или цветом, либо в нем прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю и действует в соответствии с его указаниями.

47. Результатом выполнения административных действий (процедур) по приему и первичной обработке Обращения является передача поступившего Обращения на регистрацию Сотруднику, ответственному за регистрацию обращений граждан.