Приложение. Регламент администрации городского округа "Город Калининград"

Информация об изменениях:

Постановлением Главы администрации городского округа "Город Калининград" от 27 апреля 2010 г. N 757 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

к постановлению

главы администрации

городского округа "Город Калининград"

от 15 октября 2008 г. N 1650

Регламент
администрации городского округа "Город Калининград"

С изменениями и дополнениями от:

26 декабря 2008 г., 31 марта, 8 мая 2009 г., 12 марта, 27 апреля 2010 г.

1. Общие положения

1.1. В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом городского округа "Город Калининград" (далее - Устав города) администрация городского округа "Город Калининград" является исполнительно-распорядительным органом городского самоуправления и действует под непосредственным руководством главы администрации городского округа "Город Калининград" (далее - глава администрации городского округа).

1.2. Регламент администрации городского округа "Город Калининград" (далее - Регламент) является правовым актом, регулирующим деятельность администрации городского округа, определяющим порядок ее организационного, документационного и информационного обеспечения.

1.3. Администрация городского округа "Город Калининград" (далее - администрация городского округа) осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Калининградской области, Уставом города, решениями окружного Совета депутатов города Калининграда, постановлениями главы городского округа "Город Калининград", постановлениями и распоряжениями администрации городского округа, настоящим Регламентом.

Администрация городского округа является юридическим лицом и в соответствии с Федеральным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" имеет печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которая хранится у управляющего делами.

1.4. Администрация городского округа в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" решает вопросы непосредственного обеспечения жизнедеятельности населения города.

1.5. Администрация городского округа вправе осуществлять международные и внешнеэкономические связи.

Координация международной деятельности обеспечивается отделом внешнеэкономических связей управления экономического развития комитета экономики, финансов и контроля администрации городского округа в соответствии с Регламентом по реализации международных связей, утверждаемым постановлением администрации городского округа.

1.6. Глава администрации городского округа руководит деятельностью администрации городского округа на принципах единоначалия.

Исполнительные функции глава администрации городского округа осуществляет путем издания распорядительных документов. Порядок подготовки распорядительных документов и их исполнения определяются настоящим Регламентом.

1.7. В случае отсутствия главы администрации городского округа его полномочия осуществляет первый заместитель главы администрации городского округа либо по распоряжению администрации городского округа одно из должностных лиц администрации городского округа.

1.8. Положения о комитетах, управлениях, отделах администрации городского округа, за исключением положений о структурных подразделениях - юридических лицах, утверждаются распоряжением администрации городского округа.

Должностные инструкции муниципальных служащих разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются главой администрации городского округа.

Должностные инструкции работников по техническому обеспечению разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются приказами управляющего делами администрации городского округа.

Копии утвержденных должностных инструкций муниципальных служащих и технических работников направляются в отдел финансов и муниципальной службы администрации городского округа.

1.9. Структурные подразделения администрации городского округа с правом юридического лица имеют печати с изображением герба Калининграда, соответствующие бланки и штампы. Комитеты, управления, отделы администрации городского округа без права юридического лица могут иметь собственные печати, бланки и штампы для внутреннего пользования.

Порядок использования бланков определяется Инструкцией по делопроизводству, утвержденной распоряжением администрации городского округа (далее - Инструкцией по делопроизводству).

Эскизы печатей и штампов согласовываются в правовом управлении администрации городского округа, которое ведет их учет.

Порядок согласования эскизов печатей и штампов, их изъятия, а также применения печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовой) устанавливаются распоряжением администрации городского округа в соответствии с действующим законодательством.

Ответственность за сохранность и порядок применения бланков, печатей и штампов несут руководители соответствующих структурных подразделений.

1.10. В администрации городского округа издаются распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, поручения), ведется работа по рассмотрению обращений юридических и физических лиц, заключению договоров, в том числе в целях обеспечения муниципальных нужд, в порядке, установленном действующим законодательством, настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству, другими правовыми актами.

1.11. Размер расходов на содержание администрации городского округа утверждается решением окружного Совета депутатов города Калининграда по представлению главы администрации городского округа в бюджете городского округа на соответствующий год.

1.12. Информация о работе администрации городского округа доводится до сведения населения информационно-аналитическим управлением администрации городского округа в средствах массовой информации и на официальном сайте администрации городского округа в сети Интернет.

1.13. В целях осуществления единой информационной политики информация о проводимых мероприятиях, имеющих общегородское значение, заблаговременно направляется структурным подразделением, организующим данное мероприятие, в информационно-аналитический отдел с предоставлением при необходимости информационных материалов.

1.14. Требования данного Регламента распространяются на все служебные документы администрации городского округа несекретного характера и обязательны для всех сотрудников администрации городского округа.

1.15. Нарушение требований настоящего Регламента влечет для работников администрации городского округа ответственность в соответствии с действующим законодательством.

2. Структура и штатные расписания администрации городского округа

2.1. Структура администрации городского округа представляется на утверждение окружного Совета депутатов города Калининграда главой администрации городского округа в пределах бюджетных средств на ее содержание, утвержденных решением окружного Совета депутатов города Калининграда.

2.2. Глава администрации городского округа утверждает штатные расписания администрации городского округа, определяет функции и полномочия руководителей структурных подразделений.

3. Планирование работы, организация проведения оперативных совещаний, порядок подготовки и исполнения поручений

Планирование работы

3.1. Администрация городского округа осуществляет свою работу в соответствии с утвержденным главой администрации городского округа планом основных мероприятий администрации городского округа на месяц (далее - План).

3.2. План состоит из следующих разделов:

- мероприятия, проводимые под руководством главы администрации городского округа;

- мероприятия, проводимые под руководством заместителей главы администрации городского округа, председателей комитетов;

- основные мероприятия, проводимые в комитетах, управлениях и отделах администрации городского округа;

- участие в работе комиссий окружного Совета депутатов города Калининграда;

- основные мероприятия, проводимые в администрациях районов;

- культурно-массовые и спортивные мероприятия.

3.3. План включает в себя следующие графы:

Дата время	Мероприятия	Ответственный	Примечание
1	2	3	4

3.4. Разработку проекта Плана осуществляет организационно-аналитический отдел административного управления администрации городского округа (далее организационно-аналитический отдел) на основе предложений комитетов, управлений, отделов администрации городского округа, администраций районов.

3.5. Структурные подразделения администрации городского округа, администрации районов представляют свои планы мероприятий на очередной месяц и предложения в План, согласованные с курирующими заместителями главы администрации городского округа, в организационно-аналитический отдел до 20 числа месяца, предшествующего планируемому, на бумажном и электронном носителях.

3.6. Организационно-аналитический отдел за три рабочих дня до истечения месяца, предшествующего планируемому, представляет проект Плана управляющему делами администрации городского округа.

3.7. Подписанный управляющим делами администрации городского округа проект Плана, представляется на утверждение главе администрации городского округа. План утверждается не позднее последнего рабочего дня месяца, предшествующего планируемому.

Утвержденный главой администрации городского округа План рассылается организационно-аналитическим отделом в структурные подразделения администрации городского округа.

3.8. С учетом мероприятий Плана организационно-аналитический отдел еженедельно в четверг до 17.00 часов готовит план основных мероприятий администрации городского округа на неделю и рассылает его исполнителям.

3.9. Контроль за выполнением Плана и недельного плана осуществляет организационно-аналитический отдел.

Организация проведения оперативных совещаний под руководством главы администрации городского округа

3.10. Оперативное совещание, проводимое под руководством главы администрации городского округа (далее - оперативное совещание), является формой коллегиального рассмотрения вопросов деятельности администрации городского округа.

3.11. Основной задачей оперативного совещания является обеспечение контроля за ходом выполнения указов, распоряжений и поручений Губернатора Калининградской области, постановлений Правительства Калининградской области, постановлений, распоряжений и поручений администрации городского округа, решений окружного Совета депутатов города Калининграда, а также оперативного решения вопросов, возникающих в процессе деятельности администрации городского округа.

3.12. Организационное и справочно-информационное обеспечение оперативного совещания осуществляет организационно-аналитический отдел.

3.13. Оперативные совещания проводятся еженедельно по вторникам. По мере необходимости по решению главы администрации городского округа могут проводиться внеплановые или выездные оперативные совещания.

3.14. Оперативные совещания проводятся в соответствии с планом на месяц, который формируется организационно-аналитическим отделом на основе поручений главы администрации городского округа, а также предложений руководителей структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений и утверждается главой администрации городского округа.

План оперативных совещаний на месяц включает в себя перечень основных вопросов, подлежащих рассмотрению на совещании, с указанием по каждому вопросу даты его рассмотрения и должностных лиц, ответственных за подготовку вопросов (докладчиков).

3.15. Руководители структурных подразделений администрации городского округа, муниципальных предприятий и учреждений к 20 числу месяца, предшествующего планируемому, представляют в организационно-аналитический отдел:

1) перечень вопросов с кратким обоснованием необходимости их рассмотрения на оперативном совещании;

2) Ф.И.О. лица, ответственного за подготовку вопроса и предполагаемую дату его рассмотрения.

3.16. Вопросы, требующие оперативного рассмотрения, вносятся в повестку очередного оперативного совещания по решению главы администрации городского округа либо по инициативе заместителей главы администрации по согласованию с главой администрации городского округа.

3.17. План очередного оперативного совещания формируется из вопросов месячного плана, а также вопросов, внесенных главой администрации городского округа.

Подготовленный проект плана очередного оперативного совещания рассылается в структурные подразделения администрации городского округа не менее чем за четыре рабочих дня до совещания для организации подготовки вопросов.

3.18. Руководители-исполнители, на которых возложена подготовка соответствующих вопросов для рассмотрения на оперативном совещании, не позднее 10.00 часов пятницы (или двух дней, предшествующих дню проведения совещания) представляют в организационно-аналитический отдел тезисы докладов и справочно-информационные материалы с приложением всех документов, отражающих "историю" вопроса, включенного в план оперативного совещания. Материалы представляются в обязательном порядке на бумажном и электронном носителях.

Приложения к докладам в виде слайдов, таблиц, фотографий, графиков, диаграмм и т.п. представляются на электронных носителях информации в муниципальное учреждение "Центр информационно-коммуникационных технологий" для организации показа (демонстрации) во время проведения оперативного совещания.

Должностные лица, которым поручена подготовка материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.

3.19. План проведения совещания, подлинники тезисов докладов и справочно-информационных материалов по включенным в него вопросам, а также список участников и приглашенных представляются организационно-аналитическим отделом главе администрации городского округа в пятницу (или за один рабочий день до проведения совещания).

Копии материалов по обсуждаемым вопросам представляются организационно-аналитическим отделом управляющему делами администрации городского округа и рассылаются по электронной почте участникам оперативного совещания за один рабочий день до проведения совещания.

3.20. Персональный состав участников оперативного совещания определяет управляющий делами.

На оперативное совещание могут приглашаться руководители или представители организаций и предприятий, имеющих непосредственное отношение к рассматриваемому вопросу. Ответственными за оповещение и приглашение руководителей или представителей этих организаций являются руководители-исполнители, на которых возложена подготовка соответствующих вопросов.

Список лиц, приглашенных на оперативное совещание, согласовывается с управляющим делами администрации городского округа и представляется в организационно-аналитический отдел.

3.21. Должностные лица, которые участвуют в оперативном совещании, предварительно (накануне дня заседания) уведомляют организационно-аналитический отдел о своем присутствии на совещании или, в случае невозможности личного присутствия, сообщают о причине отсутствия, а также должность, фамилию, имя, отчество лица, замещающего его на оперативном совещании.

3.22. Лица, участвующие в оперативном совещании, регистрируются организационно-аналитическим отделом не позднее чем за 10 минут до начала оперативного совещания.

3.23. Время для докладов на оперативном совещании устанавливается в пределах 15 минут, для содокладов - 5 минут, для выступлений в прениях и информации - 3 минуты.

3.24. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок на оперативном совещании допускается по предложению начальника информационно-аналитического отдела администрации городского округа.

По окончании оперативного совещания информационно-аналитический отдел организует брифинги для представителей средств массовой информации по рассмотренным на совещании вопросам, обеспечивает информирование граждан через средства массовой информации о вопросах, рассмотренных на совещании, и о принятых по этим вопросам решениях.

3.25. Муниципальное учреждение "Центр информационно-коммуникационных технологий" организует техническое обеспечение оперативных совещаний (аудиозапись совещаний, демонстрацию видео- и фотоматериалов докладчиков, работу звукоусиливающей аппаратуры и т.п.).

Муниципальное учреждение "Эксплуатация здания администрации городского округа "Город Калининград" отвечает за подготовку зала заседаний (оборудование мебелью, освещение, кондиционирование, надлежащий порядок и чистота).

3.26. Участникам оперативного совещания и приглашенным лицам в ходе совещания запрещается пользоваться средствами мобильной связи.

3.27. Ответственными за подготовку и организацию проведения выездных оперативных совещаний главы администрации городского округа являются главы администраций районов, руководители муниципальных предприятий и учреждений, председатели профильных комитетов и начальники управлений, на объектах которых планируется проведение выездного совещания.

Ответственными за подготовку и организацию проведения совещаний под руководством главы администрации городского округа в комитетах администрации являются председатели комитетов.

3.28. По результатам выездных совещаний и совещаний под руководством главы администрации городского округа в комитетах главы администраций районов, руководители муниципальных предприятий и учреждений, председатели комитетов и начальники управлений в течении двух рабочих дней представляют в организационно-аналитический отдел отчет (протокол) о совещании и проект данных главой администрации городского округа поручений.

Порядок подготовки и исполнения поручений

3.29. Решения, принятые на оперативном совещании, оформляются в форме поручений главы администрации городского округа по итогам оперативного совещания.

3.30. Проект поручений главы администрации городского округа по итогам оперативного совещания (далее поручения) оформляется и рассылается организационно-аналитическим отделом на следующий после проведения совещания рабочий день по электронной почте основным исполнителям для согласования текста поручения.

Если в течение четырех часов с момента рассылки проектов поручений от исполнителей не поступало его уточненной формулировки, проекты поручений считаются согласованными.

3.31. Согласованный проект поручений на следующий после проведения совещания день представляется организационно-аналитическим отделом управляющему делами администрации городского округа.

3.32. Поручения подписываются управляющим делами администрации городского округа и направляются на утверждение главе администрации городского округа.

3.33. Утвержденные главой администрации городского округа поручения регистрируются организационно-аналитическим отделом и незамедлительно рассылаются исполнителям электронной почтой или факсимильной связью по реестру.

3.34. После рассылки поручений исполнителям организационно-аналитический отдел вносит их в систему электронного документооборота в целях контроля за их исполнением.

3.35. Подлинник поручения и все материалы по его исполнению приобщаются в дело "Поручения главы администрации". Материалы оперативного совещания (список присутствующих, план проведения совещания, доклады, информационно-аналитические справки и др.) приобщаются в дело "Материалы оперативного совещания". Дела ведутся в организационно-аналитическим отделом.

3.36. В поручении устанавливается срок (календарная дата) его исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его исчисления считается дата утверждения поручения.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в течение одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты утверждения поручения.

В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель поручения представляет главе администрации городского округа предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Такие предложения представляются не позднее чем за 3 дня до даты исполнения документа. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений продлеваются главой администрации городского округа.

3.37. Основным исполнителем поручения является должностное лицо, указанное в поручении как исполнитель (или первый в списке, если назначено несколько исполнителей). Исполнитель несет ответственность за организацию работы по исполнению поручения в полном объеме.

Соисполнители представляют основному исполнителю предложения и необходимые для полного исполнения поручения материалы, подписанные руководителем соответствующего структурного подразделения (его заместителем), не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения, если он не превышает 10 дней, и не позднее, чем за 1/3 до истечения срока исполнения, если он превышает 10 дней.

3.38. Основной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки отчета об исполнении поручения. В случае исполнения поручения в сжатые сроки основной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего в случае необходимости в тексте итогового отчета об исполнении поручения указывает, с кем он согласован, а с кем не согласован, и прикладывает протокол разногласий. Соисполнитель доводит свое мнение исключительно в адрес основного исполнителя.

3.39. В случае если поручение главы администрации городского округа не исполнено в установленный срок, основной исполнитель (исполнитель) поручения в течение одного рабочего дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет управляющему делами администрации городского округа объяснение о состоянии исполнения поручения и причинах его неисполнения в установленный срок.

3.40. Основной исполнитель (исполнитель) поручения не позднее одного рабочего дня до истечения срока исполнения поручения представляет в организационно-аналитический отдел отчет об исполнении поручения.

3.41. Отчет об исполнении поручения составляется только по одному конкретному пункту поручения и состоит из следующих разделов:

- "содержание поручения" - в разделе приводится полный текст утвержденного поручения без каких-либо изменений;

- "ответственный исполнитель" - указывается структурное подразделение администрации городского округа и должностное лицо, персонально ответственное за исполнение поручения;

- "срок исполнения" - указывается дата исполнения поручения;

- "информация по выполнению поручения" - кратко излагаются основные мероприятия по выполнению поручения и их результаты с указанием реквизитов подготовленных документов, информация заканчивается одним из следующих предложений:

а) "Прошу снять с контроля данное поручение";

б) "Прошу продлить срок исполнения до _______ (указывается конкретная дата)";

в) "Прошу назначить исполнителем данного поручения __________ (указывается структурное подразделение администрации городского округа)";

г) "Информация докладывается в порядке промежуточного контроля".

Отчет об исполнении поручения подписывает основной исполнитель (исполнитель) поручения.

3.42. Организационно-аналитический отдел проверяет отчет об исполнении поручения, вносит сведения об исполнении в систему электронного документооборота органов местного самоуправления, заполняет контрольную карточку и предоставляет материалы управляющему делами для доклада главе администрации городского округа.

4. Организация контроля исполнения документов

Общие положения

4.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, ход исполнения документа, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководства администрации городского округа о ходе исполнения в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

4.2. В целях обеспечения исполнения в установленный срок документов, взятых на контроль, отдел организации документооборота еженедельно в пятницу рассылает в структурные подразделения напоминания о документах, срок исполнения которых истекает на предстоящей неделе.

4.3. Контроль исполнения распорядительных документов администрации городского округа возлагается, как правило, на структурное подразделение или должностное лицо, которому это поручено в самом документе.

Если в документе не указано должностное лицо, которому поручен контроль исполнения, то его осуществляет структурное подразделение администрации городского округа в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

4.4. Сроки исполнения распорядительных документов администрации городского округа указываются в тексте самих документов.

В случаях, если в распорядительных документах не указан срок исполнения, то контрольный срок исполнения определяется в один месяц и информация по нему представляется до истечения месяца.

При указании исполнения поручения в днях отсчет ведется со следующего дня после даты подписания, исключая выходные и праздничные дни.

4.5. Срок исполнения запросов юридических и физических лиц не должен превышать 30 дней со дня регистрации документа, если иное не предусмотрено действующим законодательством или поручением главы администрации городского округа.

4.6. В 2-недельный срок должна быть подготовлена информация по депутатским запросам, а также ответ на обращение депутата по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью.

В случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов, исполнитель обязан сообщить об этом депутату в 3-дневный срок со дня получения его обращения. В этом случае ответ на запрос депутата должен быть направлен в течение 30 дней.

4.7. Сведения, запрашиваемые средствами массовой информации о деятельности администрации городского округа и ее должностных как в устной, так и в письменной форме, представляются не позднее чем в семидневный срок.

Отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен, только если она содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую, служебную или иную охраняемую законом тайну. Уведомление об отказе вручается представителю средств массовой информации в 3-дневный срок со дня получения письменного запроса.

В уведомлении обязательно должны быть указаны причины, по которым запрашиваемая информация не может быть отделена от сведений, составляющих специально охраняемую законом тайну.

Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об этом вручается представителю редакции в 3-дневный срок со дня получения запроса с указанием причин, по которым запрашиваемая информация не может быть представлена в установленный срок и дата, к которой будет представлена информация.

4.8. Уведомления о проведении публичных мероприятий, поданные их организаторами, рассматриваются в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 09.06.2004 N 54-ФЗ "О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях" и Законом Калининградской области от 26.02.2008 N 224 "О порядке подачи уведомления о проведении публичного мероприятия на территории Калининградской области".

Структурные подразделения, осуществляющие контроль за сроками исполнения

4.9. Организационно-аналитический отдел осуществляет контроль за сроками исполнения:

- решений окружного Совета депутатов города Калининграда в части выполнения поручений администрации городского округа;

- поручений главы администрации городского округа по постановлениям Правительства Калининградской области, указам и распоряжениям Губернатора Калининградской области, законам Калининградской области, постановлениям Калининградской областной Думы;

- постановлений и распоряжений администрации городского округа;

- поручений главы администрации городского округа.

4.10. Отдел организации документооборота осуществляет контроль за сроками исполнения:

- входящих документов от Губернатора Калининградской области, Правительства Калининградской области, федеральных государственных структур, правоохранительных органов;

- поручений, данных главой администрации городского округа в резолюции к входящим письмам юридических лиц;

- поручений главы администрации городского округа по обращениям физических лиц;

- поручений главы администрации городского округа по итогам личного приема граждан.

4.11. Контроль за соблюдением сроков исполнения входящих документов, не поставленных на контроль в отделе организации документооборота, осуществляют структурные подразделения администрации городского округа.

4.12. Информационно-аналитический отдел осуществляет контроль за своевременным поступлением ответов от должностных лиц на критические выступления, высказанные в адрес администрации городского округа в СМИ.

4.13. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. В случае если в тексте поручения имеется указание "срочно", "незамедлительно" поручение подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

4.14. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение документов возлагается на муниципальных служащих - исполнителей документа.

Порядок продления сроков исполнения

4.15. В случае если по объективным причинам исполнение документа в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель представляет лицу, давшему поручение, служебную записку с ходатайством о продлении срока исполнения, с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Служебная записка представляется не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа. В этом случае в адрес автора документа направляется промежуточный ответ с указанием ориентировочного срока представления окончательного ответа. Сроки исполнения документов с пометкой "срочно" и "оперативно" продлеваются по решению главы администрации городского округа.

Для служебных документов срок исполнения может быть увеличен в зависимости от сложности вопроса, а для писем граждан - не более чем на 30 дней (с уведомлением об этом заявителя).

Порядок снятия с контроля исполненных документов

4.16. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу всех поставленных в нем вопросов, документального подтверждения и направления ответов заинтересованным организациям или физическим лицам.

4.17. Исполненный распорядительный документ снимается с контроля главой администрации городского округа, а в его отсутствие исполняющим обязанности главы администрации городского округа на основании информации структурного подразделения администрации городского округа. Датой исполнения распорядительных документов считается дата представления отчета в организационно-аналитический отдел.

4.18. Снятие с контроля документа, в резолюции которого имеется указание о докладе или подготовке предложений, осуществляет глава администрации городского округа, в остальных случаях снятие с контроля и списание в дело исполненных документов осуществляется управляющим делами администрации городского округа.

Датой исполнения поступивших писем от юридических и физических лиц считается дата регистрации ответа или отчета о проделанной работе главе администрации городского округа.

5. Организация делопроизводства

Общие положения

5.1. Основы делопроизводства в администрации городского округа устанавливаются настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству.

5.2. Координация работы по организации документооборота и совершенствованию системы документационного обеспечения управления (ДОУ) в администрации городского округа возлагается на управляющего делами.

5.3. Контроль за ведением делопроизводства, организацией исполнения документов в установленный срок в структурных подразделениях администрации городского округа возлагается на административное управление.

5.4. Делопроизводство в администрации городского округа ведется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД), предназначенной для учета и сопровождения документов.

В целях оперативного обмена документами и сообщениями работникам администрации городского округа создается электронный почтовый ящик.

Работники, имеющие электронный почтовый ящик, обязаны периодически (как минимум три раза с равной периодичностью) в течение дня проверять поступление электронных сообщений.

5.5. В администрации городского округа установлена смешанная система делопроизводства, при которой централизованно:

5.5.1. В отделе организации документооборота администрации городского округа осуществляются:

- регистрация и выпуск распорядительных документов, подписанных главой администрации городского округа либо по его распоряжению иными должностными лицами, их рассылка согласно реестру, оформленному исполнителем, и хранение;

- прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе "для служебного пользования", отправка исходящей корреспонденции, регистрация документов, адресованных главе администрации городского округа, контроль за сроками их исполнения, формирование дел и их хранение, а также методическая и координационная работа по вопросам организации документационного обеспечения администрации городского округа;

- регистрация и выпуск приказов управляющего делами администрации городского округа;

- регистрация, учет и хранение договоров, заключенных главой администрации городского округа, управляющим делами администрации городского округа;

- регистрация обращений граждан, адресованных главе администрации городского округа;

- регистрация и контроль исполнения поручений главы администрации городского округа, управляющего делами по рассмотрению обращений граждан.

5.5.2. В отделе финансов и муниципальной службы администрации городского округа осуществляются:

- подготовка и регистрация распорядительных документов, связанных с поступлением на муниципальную службу и ее прохождением, прием на работу и увольнение лиц, исполняющих обязанности по техническому обеспечению администрации, прием и увольнение директоров муниципальных предприятий и учреждений, непосредственно подчиненных главе администрации городского округа;

- оформление, учет и выдача служебных удостоверений;

- ведение личных дел сотрудников администрации городского округа;

- оформление и регистрация командировочных удостоверений работников администрации городского округа в пределах Российской Федерации.

5.5.3. В муниципальном учреждении "Центр информационно-коммуникационных технологий" осуществляются:

- ведение электронной базы "Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления городского округа";

- информационное обслуживание по запросам должностных лиц администрации городского округа, окружного Совета депутатов города Калининграда в части представления информации, подготовки обзоров по законодательным и иным нормативным актам Российской Федерации, Калининградской области, органов местного самоуправления городского округа, муниципальных образований области, других регионов Российской Федерации;

- прием, учет и передача в отдел организации документооборота администрации городского округа для доклада главе администрации городского округа информации и обращений, поступивших на имя главы администрации городского округа по электронной почте;

- координация работы по внедрению и эксплуатации автоматизированной системы документооборота администрации городского округа;

- оформление и поддержка сайта администрации городского округа.

5.5.4. В организационно-аналитическом отделе администрации городского округа осуществляются:

- учет поручений главы городского округа, главы администрации городского округа по выполнению постановлений Правительства Калининградской области, указов и распоряжений Губернатора Калининградской области, постановлений Калининградской областной Думы, законов Калининградской области и решений окружного Совета депутатов Калининграда в части, касающейся администрации городского округа;

- учет постановлений и распоряжений администрации городского округа, подлежащих контролю за исполнением;

- учет и контроль за исполнением поручений главы городского округа, главы администрации городского округа, данных на оперативных совещаниях.

5.5.5. В правовом управлении осуществляются:

- учет и ведение реестра утвержденных эскизов печатей и штампов, уничтожение в установленном порядке пришедших в негодность и недействительных печатей и штампов;

- систематизация поступивших новых законодательных актов Российской Федерации, Калининградской области;

- анализ проектов распорядительных документов главы администрации городского округа, подготавливаемых в администрации проектов решений окружного Совета депутатов, договоров, заключаемых главой администрации городского округа, управляющим делами администрации городского округа на предмет соответствия их действующему законодательству;

- визирование приказов комитета экономики, финансов и контроля об утверждении порядков и положений в рамках требований бюджетного законодательства.

5.5.6. Управляющий делами администрации городского округа осуществляет:

- координацию и контроль за организацией документооборота в администрации городского округа и администрациях районов городского округа;

- еженедельное по пятницам подведение итогов работы по исполнению документов в структурных подразделениях администрации городского округа и администрациях районов на аппаратном совещании.

5.5.7. В отделе оперативного обеспечения осуществляются:

- обеспечение контроля за своевременным прохождением и качественным исполнением документов структурными подразделениями администрации городского округа;

- координация организационного и протокольного обеспечения приемов главой администрации городского округа руководителей и представителей федеральных органов государственной власти, иностранных делегаций, встреч, совещаний с ними, а также приема граждан по личным вопросам;

- организация сбора информационных материалов (докладов, справок), необходимых для осуществления деятельности главы администрации городского округа;

- организационное обеспечение командировок и служебных выездов главы администрации городского округа.

5.6. Децентрализованно в структурных подразделениях осуществляется регистрация, рассмотрение, контроль исполнения и справочная работа по документам, письмам организаций и граждан, адресованным непосредственно в структурные подразделения, прием граждан по личным вопросам, обратившихся в структурные подразделения, а также отправка исходящей корреспонденции.

5.7. Ведение секретного делопроизводства возлагается на отдел мобилизационной подготовки администрации городского округа и комитет архитектуры и строительства администрации городского округа в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами.

Прием, доставка и отправка корреспонденции

5.8. Прием корреспонденции, адресованной главе администрации городского округа, и отправка корреспонденции, подписанной им, в том числе "для служебного пользования", осуществляются отделом организации документооборота администрации городского округа.

Прием и отправка корреспонденции с грифом "секретно", адресованной главе администрации городского округа и подписанной им, осуществляется отделом мобилизационной подготовки администрации городского округа.

5.9. В структурных подразделениях администрации городского округа осуществляются прием и отправка документационных материалов, адресованных непосредственно этим структурам и их руководителям, и подписанных руководителями структурных подразделений.

5.10. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается на посту дежурного администрации городского округа и оперативно-диспетчерским отделом администрации городского округа с последующей передачей в отдел организации документооборота администрации городского округа.

Информация, поступившая из оперативно-диспетчерской службы Калининградской области, требующая срочного решения вопроса, передается на исполнение в аварийные службы города, либо в районные администрации для принятия мер.

5.11. Организация доставки входящих, исходящих и внутренних документов в аппарате администрации городского округа осуществляется отделом организации документооборота администрации городского округа.

5.12. Документы, требующие срочного решения, правительственные документы и телеграммы доставляются главе администрации городского округа незамедлительно через начальника отдела оперативного обеспечения.

5.13. Входящие и исходящие документы передаются из отдела организации документооборота в структурные подразделения администрации городского округа под роспись в реестрах или разносных книгах.

В целях подготовки документов для передачи в структурные подразделения в отделе организации документооборота установлен закрытый режим работы с 14.00 до 15.00. В указанное время обращения по вопросам, входящим в компетенцию отдела организации документооборота и не терпящим отлагательства, рассматриваются начальником административного управления.

Лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации городского округа, получают корреспонденцию в отделе организации документооборота администрации городского округа ежедневно с 16.00 до 18.00.

Регистрация входящих документов

5.14. Регистрация входящих документов администрации городского округа осуществляется:

- адресованных главе администрации городского округа - в отделе организации документооборота;

- адресованных первому заместителю, заместителям главы администрации городского округа, управляющему делами, начальникам структурных подразделений администрации городского округа - специалистами, отвечающими за делопроизводство в соответствующих структурных подразделениях;

- поступивших по электронной почте - в Муниципальном учреждении "Центр информационно-коммуникационных технологий".

5.15. Прием телефонограмм, телефаксовых сообщений, адресованных администрации городского округа, первому заместителю, заместителям главы администрации городского округа, производится секретарями приемных и дежурными оперативно-диспетчерского отдела администрации городского округа с регистрацией в специальных журналах.

5.16. Зарегистрированные документы, как правило, в тот же день направляются:

- адресованные главе администрации городского округа - через начальника отдела оперативного обеспечения администрации городского округа;

- адресованные согласно резолюции первому заместителю, заместителю главы администрации городского округа, управляющему делами администрации городского округа - через отдел организации документооборота или секретарей приемных;

- поступившие без указания конкретного адресата - по принадлежности в соответствии с функциональными обязанностями структурных подразделений.

Порядок рассмотрения входящей корреспонденции и оформление резолюций

5.17. Документы, зарегистрированные в отделе организации документооборота администрации городского округа, передаются начальнику административного управления для дальнейшей их передачи на рассмотрение главе администрации городского округа, его заместителям по курируемым направлениям или управляющему делами.

5.18. Для доклада главе администрации городского округа передаются поступившие документы от: Губернатора Калининградской области, Правительства Калининградской области, полномочного представителя Президента Российской Федерации в федеральном округе, главы городского округа, федеральных государственных структур, правоохранительных органов, другие документы по линии структурных подразделений, находящихся в непосредственном подчинении главы администрации городского округа.

5.19. Другие документы согласно распределению обязанностей по руководству структурными подразделениями администрации городского округа направляются первому заместителю, заместителям главы, управляющему делами администрации городского округа.

5.20. К документам, передаваемым на рассмотрение главе администрации городского округа, начальник административного управления администрации городского округа готовит проекты резолюций по их исполнению.

5.21. В состав проекта резолюции входят следующие реквизиты:

- входящий номер и дата поступления документа;

- ответственный исполнитель;

- соисполнители

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения;

- дата подписания поручения;

- подпись лица, дающего поручение.

Поручение формулируется конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей.

Порядок исполнения документов

5.22. Подлинники документов с резолюциями главы администрации городского округа направляются ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов.

Секретные документы с резолюцией главы администрации городского округа регистрируются в отделе мобилизационной подготовки администрации городского округа и доводятся исполнителям лично под роспись.

Передача документов исполнителям производится в течение дня после рассмотрения его главой администрации городского округа.

5.23. Если ответственный исполнитель документа по каким-либо причинам считает необходимым внесение изменений в резолюцию главы администрации городского округа в части указания лица, ответственного за исполнение документа, либо в содержательную часть поручения, то не позднее двух дней после получения документа им готовится служебная записка на имя главы администрации городского округа с указанием причин замены резолюции.

Если новая резолюция к документу будет подписана, прежний ответственный исполнитель обязан незамедлительно передать документ с новой резолюцией в отдел организации документооборота. Перенаправление документов другим исполнителям без визы главы администрации городского округа не допускается.

5.24. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

5.25. Соисполнители не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю информацию для обобщения и составления отчета, либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

5.26. Ответы из организаций по исполнению документов, зарегистрированных в отделе организации документооборота администрации городского округа, должны направляться в структурное подразделение, которое осуществляет контроль за ходом исполнения документа.

5.27. Подлинники всех документов, зарегистрированных в отделе организации документооборота и направленных в структурные подразделения для исполнения, возвращаются в отдел организации документооборота администрации городского округа вместе с документами о результатах исполнения.

Подлинники документов по имущественным и земельным вопросам приобщаются к проекту постановления и после его подписания и издания направляются в архив комитета муниципального имущества и земельных ресурсов для оформления архивного дела.

Порядок оформления и подписи исходящих документов

5.28. Все исходящие документы оформляются на бланках установленного образца. Каждый документ должен иметь обязательные реквизиты, которые установлены Инструкцией по делопроизводству.

5.29. Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово "копия" перед вторым и третьим адресатами не указывают. В этом случае должностным лицом подписываются все экземпляры служебного письма, подлежащие отправке. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, при этом ниже адресата добавляются взятые в скобки слова "(по списку)".

5.30. Каждому исходящему документу должен быть присвоен регистрационный номер - порядковый номер в пределах регистрируемого массива. Ссылка на номер и дату запроса юридического лица, во исполнение которого подготовлено письмо, обязательна.

5.31. Служебные документы, направляемые Губернатору Калининградской области, руководителям органов государственной власти субъектов Российской Федерации, правоохранительных и контрольно-надзорных органов Калининградской области подписываются главой администрации городского округа либо другим должностным лицом по его поручению.

Служебные письма, направляемые в другие организации подписываются первым заместителем, заместителями главы администрации городского округа, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.

Докладные записки, справки и иные внутренние документы справочного характера подписываются руководителем структурного подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

5.32. Каждый документ визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, а также должностными лицами, указанными в резолюции. Согласование оформляется визой и датой на лицевой стороне экземпляра, который остается в администрации городского округа. Каждое приложение к документу также должно быть завизировано.

5.33. Подписываются первый и второй экземпляры направляемого в адрес и оставляемого в деле документа. Допускается подпись только первого экземпляра документа, в этом случае второй экземпляр документа заверяется сотрудником, осуществляющим регистрацию документа.

За своевременную подготовку, содержание и правильное оформление документа несет ответственность исполнитель.

5.34. Подписанные главой администрации городского округа документы передаются отделом оперативного обеспечения в отдел организации документооборота для его регистрации и отправки.

5.35. Исходящие документы, подписанные руководителями структурных подразделений администрации городского округа в пределах предоставленных полномочий, регистрируются в соответствующем структурном подразделении.

5.36. При подписании документов именных бланках указываются только инициалы и фамилия подписывающего лица.

Оформление телеграмм, телефаксовых и электронных документов

5.37. Право подписи телеграмм, телефаксовых и электронных документов имеют глава администрации городского округа, первый заместитель администрации городского округа, заместители главы администрации городского округа, управляющий делами администрации городского округа, а также руководители структурных подразделений администрации городского округа.

5.38. Подписанные главой администрации городского округа телеграммы и телефаксовые сообщения передаются исполнителем в отдел организации документооборота администрации городского округа для регистрации, электронные документы - в муниципальное учреждение "Центр информационно-коммуникационных технологий" для отправки.

5.39. Если телеграмма, телефаксовое или электронное сообщение являются ответом на документ, находящийся на контроле исполнения, то исполнитель обязан сдать этот документ в отдел организации документооборота для снятия контроля.

5.40. Порядок работы с электронной и факсимильной почтой в администрации городского округа осуществляется в порядке и сроки, установленные настоящим Регламентом для входящих и исходящих документов.

Организация работы архива

5.41. Порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел, формирование дел в подразделениях и передача их в архивы структурных подразделений и МУ "Калининградский городской архив" определяется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ, законом Калининградской области "Об архивном деле в Калининградской области" от 29.07.2006 N 41, Уставом МУ "Калининградский городской архив", Положениями об архивах структурных подразделений администрации городского округа.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату подписания Закона Калининградской области N 41 следует читать: "12 июля 2006 г."

5.42. Документы, находящиеся на хранении в архивах структурных подразделений администрации городского округа, предоставляются для работы в соответствии с Правилами работы архивов (М. - 2007 год).

5.43. Если документы, находящиеся на хранении в архивах структурных подразделений администрации городского округа, требуются другим организациям или физическим лицам, то они выдаются по письменному запросу на имя управляющего делами. Выписки из этих документов или их копии заверяются в отделе организации документооборота.

5.44. В архивы структурных подразделений администрации городского округа поступают документы постоянного срока хранения через два года после завершения делопроизводством. Хранение документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату работников администрации городского округа, осуществляет в установленном порядке отдел финансов и муниципальной службы.

5.45. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно), хранящиеся в архивах структурных подразделений или в структурных подразделениях по истечении срока хранения согласно номенклатуре дел подлежат уничтожению по акту в установленном порядке.

Порядок выполнения машинописных работ

5.46. Отдел организации документооборота выполняет машинописные работы на компьютере для главы администрации городского округа, работников аппарата управления администрации городского округа, для структурных подразделений - по указанию управляющего делами.

5.47. На документе, сдаваемом в печать, необходимо указывать:

- дату;

- количество экземпляров;

- виза руководителя;

- полностью написанную фамилию исполнителя с указанием служебного телефона;

- форму бланка и отметку "срочно", если есть необходимость.

5.48. Принимаются в печать документы, написанные разборчиво. Не допускается передача документов в печать, исполненных зеленым, красным цветом или карандашом.

5.49. Машинописные работы, сданные в отдел организации документооборота после 17.00, считаются принятыми для печати на следующий день.

5.50. Сверка отпечатанного материала производится исполнителем, подготовившим документ. Исправления в напечатанный материал вносятся делопроизводителем отдела организации документооборота.

5.51. Все документы печатаются только с разрешения начальника отдела организации документооборота, за исключением документов главы администрации городского округа

Очередность машинописных работ определяется начальником отдела организации документооборота.

Порядок копирования документов

5.52. Копирование материалов служебного характера осуществляется в отделе организации документооборота.

5.53. На копирование допускаются первые экземпляры (оригиналы) материалов, отвечающие необходимым техническим требованиям и стандартам.

5.54. Муниципальные предприятия, комитеты, управления и отделы, находящиеся на самостоятельном балансе, имеющие множительную технику, тиражируют постановления и распоряжения самостоятельно и сдают их в отдел организации документооборота для оформления и рассылки.

6. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов

Общие положения

6.1. Распорядительными документами администрации городского округа являются постановления, распоряжения, приказы и поручения.

Постановление - правовой акт, принимаемый главой администрации городского округа в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Калининградской области, Уставом города, нормативно-правовыми актами окружного Совета депутатов города Калининграда, по вопросам местного значения и по вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления в соответствии с федеральными законами и законами Калининградской области.

Распоряжение - правовой акт, принимаемый главой администрации городского округа по вопросам организационной деятельности комитетов, управлений и отделов администрации городского округа, администраций районов, муниципальных предприятий и учреждений, других организаций, направленный на решение вопросов оперативного характера в пределах компетенции администрации городского округа, определенной действующим законодательством, Уставом города. Распоряжения вправе издавать также: заместитель главы администрации городского округа, председатель комитета муниципального имущества и земельных ресурсов по вопросам распоряжения и управления муниципальным имуществом, образования земельных участков из земельных участков, находящихся в государственной или муниципальной собственности, и предоставления гражданам и юридическим лицам земельных участков из земельных участков, находящихся в государственной или муниципальной собственности; заместитель главы администрации городского округа по социальным вопросам по вопросам осуществления переданных субъектом Российской Федерации государственных полномочий по вопросам опеки и попечительства.

Приказ - распорядительный документ, издаваемый управляющим делами и руководителями структурных подразделений администрации городского округа в пределах их полномочий, по вопросам работы структурных подразделений, подведомственных организаций и другим вопросам, входящим в их компетенцию.

Поручение - распорядительный документ главы администрации городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа и управляющего делами администрации городского округа по решению срочных вопросов хозяйственной деятельности на территории города, его социально-экономического развития, а также организационного, материально-технического обеспечения деятельности администрации городского округа.

6.2. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим документом или действующим законодательством.

Регистрация постановлений и распоряжений администрации городского округа осуществляется отделом организации документооборота, как правило, в день их подписания.

Распоряжения заместителя главы администрации, председателя комитета муниципального имущества и земельных ресурсов, заместителя главы администрации по социальным вопросам и приказы руководителей структурных подразделений регистрируются в соответствующем структурном подразделении.

На подпись заместителя главы администрации в распоряжениях ставится гербовая печать.

6.3. Постановления и распоряжения администрации городского округа, затрагивающие права и интересы населения города, вступают в силу с момента их опубликования в СМИ, если иное не определено самим документом, и обязательны для исполнения всеми физическими и юридическими лицами на территории городского округа.

6.4. Глава администрации городского округа вправе отменить распоряжения заместителя главы администрации городского округа, председателя комитета муниципального имущества и земельных ресурсов и заместителя главы администрации городского округа по социальным вопросам, а также постановления и распоряжения глав администраций районов, приказы управляющего делами, руководителей комитетов, управлений и отделов администрации городского округа, если они не соответствуют действующему законодательству, настоящему Регламенту и правовым актам администрации городского округа.

Порядок подготовки и оформления проектов постановлений и распоряжений администрации городского округа

6.5. Право внесения проектов постановлений и распоряжений администрации городского округа предоставляется должностным лицам администрации городского округа, структурным подразделениям администрации городского округа, администрациям районов городского округа, депутатам окружного Совета депутатов города Калининграда, и другим лицам в соответствии с действующим законодательством. При этом подразделением администрации городского округа, организующим подготовку и первоочередное согласование проекта, является отраслевой комитет, управление, отдел, либо подразделение, близкое по своим функциональным обязанностям к существу рассматриваемого в проекте вопроса.

6.6. Проект постановления или распоряжения должен быть сопровожден пояснительной запиской за подписью руководителя структурного подразделения, в которой обосновывается необходимость его принятия со ссылкой на соответствующие нормативно-правовые документы. Пояснительная записка должна содержать финансово-экономическое обоснование и оценку социальных и иных последствий.

6.7. На лицевой стороне последнего листа проекта (внизу) указываются фамилия и инициалы исполнителя документа и контактный телефон.

6.8. Выполнение установленных требований к подготовке проектов распорядительных документов и их согласование возлагается на руководителя структурного подразделения, подготовившего и внесшего проект.

Контроль за соблюдением порядка оформления проектов распорядительных документов возлагается на административное управление.

6.9. Обязательным реквизитом проекта распорядительного документа является заголовок, который должен кратко и четко отражать содержание, формироваться при помощи отглагольных существительных в предложном падеже. Например: "Об организации информационного взаимодействия_". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал шрифтом 14 размера и выравнивается от левой границы текстового поля.

6.10. Текст проекта распорядительного документа печатается на расстоянии 3-х межстрочных интервалов от заголовка, каждый абзац начинается с красной строки.

6.11. Текст проекта постановления должен состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки проекта постановления, ссылки на нормативно-правовые документы с указанием наименования документа, даты, номера и заголовка. Преамбула завершается словом "Постановляю", которое печатается с новой строки прописными буквами по центру.

6.12. Проекты распоряжений могут и не иметь констатирующей части, а состоять из последовательно пронумерованных пунктов, начинающихся с глаголов в повелительном наклонении, например: "разрешить", "утвердить", "установить" и т.п.

6.13. Проекты постановлений и распоряжений могут иметь приложения, каждое из которых должно быть завизировано автором проекта или руководителем структурного подразделения - исполнителем этого проекта на оборотной стороне последнего листа.

6.14. Пункты проектов, устанавливающие поручения тем или иным исполнителям, должны содержать полное наименование структурного подразделения, сроки исполнения поручений.

6.15. В целях предотвращения дублирования с ранее принятыми распорядительными документами в распорядительную часть текста включается пункт, в котором ранее принятое решение или его часть по вносимому проекту постановления или распоряжения объявляются утратившими силу. Текст такого пункта должен начинаться словами "Считать утратившим силу_".

6.16. В завершающем пункте проекта распорядительного документа обязательно определяется структурное подразделение администрации городского округа или должностное лицо, на которое возлагается организация контроля за исполнением постановления или распоряжения.

6.17. В постановлениях и распоряжениях, которые должны быть доведены до сведения населения, должен быть пункт следующего содержания: "Управляющему делами администрации городского округа "Город Калининград" С.В. Воропаеву обеспечить опубликование настоящего постановления (распоряжения) в средствах массовой информации.

Порядок согласования постановлений и распоряжений администрации городского округа

6.18. Проекты постановлений администрации городского округа до представления их на подпись в обязательном порядке визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившим проект, первым заместителем, заместителями главы администрации городского округа, управляющим делами, правовым и административным управлениями администрации городского округа.

Проекты распоряжений до представления на подпись визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившим проект, курирующим заместителем, управляющим делами администрации городского округа, правовым и административным управлениями администрации городского округа.

Проект постановления или распоряжения после его визирования исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившим проект, представляется начальнику административного управления для проверки соблюдения правил оформления проекта распорядительного акта, его регистрации и установления срока окончания согласования.

6.19. Дополнительно, при необходимости, проект постановления и распоряжения согласовывается:

- с заинтересованными структурными подразделениями администрации городского округа;

- с главами администраций районов, в компетенции которых находится данный вопрос, а также указанными в проекте в качестве исполнителей;

- с руководителями организаций, учреждений, предприятий, указанными в проекте в качестве исполнителей.

6.20. Проекты распорядительных документов, влекущие за собой выделение денежных средств из городского бюджета, либо требующие финансовых затрат, согласовываются заместителем главы администрации, председателем комитета экономики, финансов и контроля.

6.21. Проекты распорядительных документов о предоставлении земельных участков для строительства объектов социально-культурного назначения должны быть согласованы заместителем главы администрации по социальным вопросам.

6.22. Согласование проектов постановлений и распоряжений управляющим делами администрации городского округа осуществляется непосредственно перед передачей проекта на подпись главе администрации городского округа. Управляющий делами при необходимости определяет структурные подразделения, с которыми следует согласовать проект распорядительного акта дополнительно.

6.23. Согласование проекта распорядительного документа осуществляется лицом, вносящим его на рассмотрение.

6.24. Согласование распорядительного документа оформляется визой должностного лица на оборотной стороне последнего листа проекта распорядительного документа, которая включает должность, Ф.И.О., личную подпись и дату согласования.

После согласования, должностное лицо обязано в течение дня возвратить проект распорядительного документа в структурное подразделение, от которого проект поступил на согласование.

6.25. Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование, не должен превышать одного рабочего дня. Для проектов распорядительных документов, регламентирующих земельные отношения - до трех рабочих дней.

Согласование проектов распорядительных документов в правовом управлении осуществляется в течение трех дней.

6.26. Замечания по проекту распорядительного документа, мотивы несогласия с ним оформляются в письменном виде на отдельном листе в виде заключения, о чем должностным лицом делается соответствующая отметка "с замечаниями" рядом со своей подписью на листе согласования. В случае краткого замечания допускается его изложение непосредственно на листе согласования.

При наличии разногласий по замечаниям по проекту распорядительного документа руководитель структурного подразделения, вносящий на рассмотрение проект, может созывать согласительное совещание уполномоченных представителей заинтересованных структурных подразделений для выработки согласованного решения.

При не достижении согласованного решения по распорядительным документам:

- подготовленным по поручению главы администрации городского округа, руководитель структурного подразделения представляет на рассмотрение распорядительный акт с письменными предложениями на имя главы администрации городского округа;

- подготовленным в рамках полномочий администрации городского округа, руководитель структурного подразделения представляет на имя главы администрации городского округа письменное предложение о рассмотрении на оперативном совещании проекта распорядительного документа и протокол согласительного совещания с подлинниками замечаний.

6.27. Для упорядочения сроков согласования проектов распорядительных документов исполнитель передает на согласование проект распорядительного документа по реестру, который приобщается к проекту распорядительного документа. После визирования проект распорядительного документа возвращается в структурное подразделение, осуществляющее его подготовку, по тому же реестру.

Реестр после согласования и подписания в обязательном порядке приобщается к распорядительному документу.

Реестр
передачи проекта распорядительного документа на согласование

____________________________________________________________
(наименование документа, структурное подразделение, подготовившее документ)

N п/п

Наименование структурного подразделения, которому передан документ

Дата получения

Роспись в получении документа для согласования

Дата возврата документа после согласования

Роспись в получении документа

Примечание

6.28. Проект распорядительного документа подлежит повторному согласованию со всеми визирующими первоначальный вариант в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа.

Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа, изменений не влечет за собой повторного визирования.

6.29. Ответственность за качество подготовки и оформление проектов распорядительных документов, точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений и дополнений в проект по замечаниям согласующих организаций и структурных подразделений возлагается на руководителей структурных подразделений администрации городского округа, подведомственных организаций, администраций районов, представивших проект.

6.30. Проекты постановлений о предварительном согласовании мест размещения объектов, о предоставлении земельных участков для строительства или для целей, не связанных со строительством, разрешении выполнения проектов готовятся комитетом муниципального имущества и земельных ресурсов.

6.31. Проекты постановлений о результатах проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений администрации городского округа, муниципальных учреждений, предприятий и иных организаций, являющихся получателями средств бюджета городского округа, проведенных контрольно-ревизионным управлением комитета экономики, финансов и контроля, готовит отдел исполнения бюджета управления казначейского исполнения бюджета комитета экономики, финансов и контроля или должностное лицо, указанное в резолюции главы администрации городского округа на акте проверки (ревизии).

6.31.1. Проект решения о ликвидации муниципальной организации оформляется постановлением администрации городского округа "Город Калининград" в течение пяти рабочих дней со дня поручения главы администрации. Проект постановления готовит комитет муниципального имущества и земельных ресурсов администрации на основании обоснованных предложений отраслевых (функциональных) комитетов администрации городского округа.

Постановление администрации городского округа "Город Калининград" о ликвидации муниципальной организации должно содержать:

- основание ликвидации;

- порядок и сроки ликвидации;

- состав ликвидационной комиссии (ликвидатора).

Комитет муниципального имущества и земельных ресурсов или уполномоченное им лицо в установленном законодательством порядке уведомляет регистрирующий орган о решении ликвидировать муниципальную организацию.

Документы, хранящиеся в муниципальной организации, передаются муниципальной организацией в МУ "Калининградский городской архив" в порядке, установленном законодательством.

Муниципальная организация считается ликвидированной с момента внесения соответствующей записи об этом в Единый государственный реестр юридических лиц.

6.32. Проекты постановлений и распоряжений о приватизации или сдаче в аренду подвальных помещений и центров досуга, используемых для обеспечения мероприятий гражданской обороны по эвакуации и защите населения, подлежат обязательному визированию директором МУ "Управление по делам ГО и ЧС города Калининграда".

6.33. Согласованные в установленном порядке проекты постановлений и распоряжений передаются главе администрации городского округа на подпись.

Порядок регистрации и рассылки распорядительных документов

6.34. Подписанные главой администрации городского округа постановления и распоряжения передаются через управляющего делами в отдел организации документооборота для регистрации.

6.35. В течение дня подписания распорядительного документа исполнитель (после уведомления отделом организации документооборота) представляет электронную версию документа и реестр его рассылки.

6.36. Внесение каких-либо исправлений в принятые (подписанные) постановления и распоряжения запрещено.

6.37. Присвоение постановлениям и распоряжениям порядкового номера производится в раздельных журналах по единой в течение года нумерации.

6.38. Дата вступления в силу указанных видов документов определяется согласно п.п. 6.2, 6.3 настоящего Регламента.

6.39. После регистрации распорядительные документы рассылаются отделом организации документооборота в течение трех дней в бумажном виде в структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением распорядительного документа, а также в структурные подразделения и организации, не входящие в систему электронного документооборота. Всем остальным структурным подразделениям распорядительные документы рассылаются в электронном виде с помощью СЭД согласно реестру рассылки.

Отдел организации документооборота еженедельно направляет сообщение во все структурные подразделения администрации городского округа об изданных за истекшую неделю распорядительных документах.

Копии распорядительных документов, направляемые в организации города и физическим лицам, заверяются подписью начальника отдела организации документооборота и гербовой печатью администрации городского округа (мастика красного цвета).

6.40. В обязательном порядке распорядительные документы направляются в организационно-аналитический отдел, отдел организации документооборота, информационно-аналитический отдел, окружной Совет депутатов города Калининграда, МУ "Центр информационно-коммуникационных технологий".

6.41. Подписанные главой администрации городского округа документы с грифом "секретно" тиражируются в соответствии с реестром рассылки отделом мобилизационной подготовки администрации городского округа в соответствии с существующей инструкцией.

6.42. Исполнитель в реестре рассылки распорядительного документа обязан указать почтовый адрес организации, куда рассылается документ, номер своего телефона, дату оформления реестра. Реестр подписывается исполнителем.

6.43. Замена разосланных документов или их отдельных частей в случаях обнаружения орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения управляющего делами администрации городского округа. В этом случае исполнителем ранее разосланные экземпляры отзываются, передаются в отдел организации документооборота, который делает запись в журнале регистрации и аннулирует отозванные экземпляры.

6.44. С целью формирования автоматизированной базы правовых актов органов местного самоуправления проекты постановлений и распоряжений готовятся в электронном виде с использованием персональных ЭВМ.

6.45. Реквизиты, которыми заполняются при формировании проекты документов в электронном виде, заносятся в поля по стандартной форме.

6.46. В отделе организации документооборота электронная копия документа дополняется регистрационным номером и датой, после чего в установленном порядке не позднее трех дней после его регистрации передается в МУ "Центр информационно-коммуникационных технологий" и включается в автоматизированную базу "Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления города Калининграда".

6.47. Ежемесячно не позднее 15 числа следующего месяца оформленные протоколы изданных постановлений и распоряжений администрации городского округа направляются отделом организации документооборота в прокуратуру Калининградской области.

6.48. Постановления и распоряжения администрации городского округа, касающиеся обеспечения жизнедеятельности города, направляются в информационно-аналитический отдел для доведения их до сведения населения через средства массовой информации согласно п. 1.14. настоящего Регламента.

7. Порядок взаимодействия администрации городского округа с окружным Советом депутатов города Калининграда

Общие положения

7.1. Администрация городского округа и окружной Совет депутатов города Калининграда взаимодействуют в установленных Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", иными федеральными законами, законами Калининградской области формах.

Структурные подразделения администрации городского округа, постоянные комиссии и структурные подразделения аппарата окружного Совета депутатов города Калининграда осуществляют взаимодействие, необходимое для работы над правовыми и нормативными актами, рассмотрения вопросов, входящих в их компетенцию, организации контроля за исполнением принятых правовых и нормативных актов.

Указанное взаимодействие может осуществляться посредством проведения совместных заседаний (совещаний), обмена информацией, участия в деятельности рабочих групп, подготовительных и согласительных комиссий и в иных формах.

7.2. Администрация городского округа еженедельно направляет в окружной Совет депутатов города Калининграда план проведения очередного оперативного совещания, проводимого под руководством главы администрации городского округа, на заседание которого приглашается заместитель председателя окружного Совета депутатов города Калининграда.

Рекомендации и предложения окружного Совета депутатов города Калининграда по вопросам, входящим в компетенцию администрации городского округа, могут включаться в установленном порядке в план оперативного совещания, проводимого главой администрации городского округа.

7.3. По согласованию с главой администрации городского округа председатели комитетов, руководители структурных подразделений администрации городского округа вправе присутствовать на заседаниях окружного Совета депутатов города Калининграда, его постоянных комиссий.

По согласованию с главой администрации городского округа депутаты окружного Совета депутатов города Калининграда вправе присутствовать на оперативных совещаниях, проводимых главой администрации городского округа.

7.4. По приглашению окружного Совета депутатов города Калининграда или главы городского округа, председателя окружного Совета депутатов и по согласованию с главой администрации городского округа председатели комитетов или иные должностные лица администрации городского округа могут присутствовать на заседании окружного Совета депутатов и его органов.

7.5. Депутатский запрос, запрос окружного Совета депутатов города Калининграда, поступившие на имя главы администрации городского округа, направляются по его поручению председателям соответствующих комитетов, иным должностным лицам для рассмотрения и подготовки ответа.

В случае если для подготовки проекта ответа требуется участие нескольких структурных подразделений администрации, подготовка и согласование осуществляются в порядке, установленном настоящим Регламентом.

7.6. Ответ на депутатский запрос, запрос окружного Совета депутатов города Калининграда, должен быть дан в письменной форме не позднее чем в двухнедельный срок со дня поступления запроса в администрацию городского округа. В случае если запрос исходит от группы депутатов окружного Совета, ответ готовится в адрес окружного Совета депутатов и каждого депутата, подписавшего депутатский запрос.

Проект ответа на депутатский запрос, запрос окружного Совета депутатов согласовывается с председателями комитетов, руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений или главами администраций районов, подготовившими ответ, принимавшими участие в подготовке ответа, а также начальником правового управления.

Ответ на депутатский запрос, запрос окружного Совета депутатов подписывает глава администрации городского округа либо должностное лицо, временно исполняющее его обязанности.

7.7. Обращения депутатов окружного Совета депутатов города Калининграда, поступившие на имя главы администрации городского округа, направляются по его указанию председателям соответствующих комитетов, иным должностным лицам для рассмотрения и подготовки ответа.

Председатели комитетов, руководители структурных подразделений администрации городского округа, муниципальных предприятий и учреждений или главы администраций районов, в компетенцию которых входит разрешение поставленного депутатом вопроса по существу, обязаны безотлагательно, но не позднее 15 дней, подготовить проект ответа на обращение депутата и (или), если об этом ставится вопрос в депутатском обращении, представить необходимые сведения, копии документов.

Ответ на обращение депутата окружного Совета депутатов подписывает глава администрации городского округа либо должностное лицо, временно исполняющее его обязанности.

7.8. Проекты иных документов в адрес окружного Совета депутатов Калининграда, на имя главы городского округа, председателя окружного Совета депутатов, заместителя председателя окружного Совета депутатов, председателя постоянной комиссии, депутата окружного Совета депутатов согласовываются с председателями комитетов, руководителями структурных подразделений администрации городского округа, муниципальных предприятий и учреждений или главами администраций районов, в компетенцию которых входит подготовка соответствующих документов, начальником правового управления и подписываются главой администрации городского округа.

7.9. Подписанные документы, подлежащие отправке в окружной Совет депутатов города Калининграда, регистрируются в установленном порядке в двух экземплярах.

Первый экземпляр направляется в окружной Совет депутатов, второй остается в комитете, структурном подразделении администрации, муниципальном предприятии и учреждении или администрации района с соответствующей регистрацией.

Порядок подготовки проектов решений окружного Совета депутатов города Калининграда по вопросам, вносимым для рассмотрения администрацией городского округа

7.10. Вопросы для обсуждения на заседании окружного Совета депутатов города Калининграда с проектами решений вносятся только главой администрации городского округа.

7.11. Инициатор внесения вопроса составляет пояснительную записку по данному вопросу с обоснованием необходимости его рассмотрения, готовит проект решения. На оборотной стороне первого листа проекта указывается каким должностным лицом, структурным подразделением подготовлен проект, подпись и дата.

7.12. Проекты решений визируются первым заместителем главы администрации городского округа, заместителями главы администрации городского округа, начальником соответствующего структурного подразделения, правовым управлением, управляющим делами администрации городского округа. Возражения и поправки со стороны указанных должностных лиц записываются на обороте проекта или оформляются отдельной запиской и не могут препятствовать дальнейшему рассмотрению проекта.

Материалы направляются в окружной Совет депутатов города Калининграда с сопроводительным письмом за подписью главы администрации городского округа через отдел организации документооборота администрации городского округа.

7.13. В случае необходимости разработки нормативно-правового акта, утверждаемого решением окружного Совета депутатов города Калининграда, по инициативе администрации городского округа заинтересованное структурное подразделение администрации городского округа за подписью руководителя представляет на рассмотрение главы администрации городского округа пояснительную записку с обоснованием необходимости принятия нормативно-правового акта.

Распоряжением администрации городского округа подготовка проектов нормативно-правовых актов возлагается на одно или несколько структурных подразделений администрации городского округа с учетом их функций и компетенций, а при необходимости привлекаются другие специалисты, эксперты, ученые. В распоряжении указываются срок подготовки проекта и ответственное должностное лицо. Копия распоряжения представляется председателю окружного Совета депутатов города Калининграда, который передает ее для контроля в соответствующую постоянную комиссию.

7.14. Подготовка проекта нормативно-правового акта на основании решения окружного Совета депутатов города Калининграда о его разработке производится структурными подразделениями администрации городского округа в соответствии с распоряжением администрации городского округа.

7.15. Структурные подразделения администрации городского округа по вопросам, заблаговременно внесенным в план работы окружного Совета депутатов города Калининграда, принимают участие в работе очередных заседаний постоянных комиссий. В ходе обсуждения могут вноситься поправки, предложения, рекомендации, которые должны быть отражены в решениях комиссии. Выписка из протокола заседания комиссии по этому вопросу прилагается к проекту нормативно-правового акта и справке-обоснованию. Инициатор внесения вопроса своевременно представляет материалы на заседание комиссии.

7.16. Проекты решений по внеплановым, срочным вопросам должны представляться в аппарат окружного Совета депутатов города Калининграда не менее чем за две недели до заседания окружного Совета депутатов города Калининграда для обсуждения в постоянных комиссиях и комитетах на внеочередных заседаниях с согласия председателей комиссий.

7.17. За неделю до заседания окружного Совета депутатов города Калининграда подготовленные и согласованные проекты решений, справки к ним и выписки из решений комиссий представляются главе администрации городского округа. Все проекты решений, поступившие позднее, включаются в проект повестки дня только с визой главы администрации городского округа.

7.18. Вопросы, подготовленные с нарушением установленного порядка, главой администрации городского округа могут не рассматриваться и в проект повестки дня заседания окружного Совета депутатов города Калининграда не включаться.

В течение недели до заседания окружного Совета депутатов города Калининграда аппарат окружного Совета депутатов города Калининграда формирует повестку дня, согласованную главой администрации городского округа, и список приглашенных, тиражирует проекты решений для депутатов окружного Совета города Калининграда.

8. Организация контрольно-ревизионной деятельности в администрации городского округа

8.1. Контрольным органом администрации городского округа является контрольно-ревизионное управление комитета экономики, финансов и контроля администрации городского округа, которое выполняет функции контроля в пределах полномочий, установленных Положением о контрольно-ревизионном управлении, и проводит проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий, учреждений и структурных подразделений администрации городского округа.

8.2. Проверки (ревизии) финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений администрации городского округа, муниципальных предприятий и учреждений осуществляются на основании "Инструкции о порядке проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности контрольно-ревизионным управлением комитета экономики, финансов и контроля администрации городского округа "Город Калининград", утверждаемой постановлением администрации городского округа, в соответствии с ежеквартальными планами, утверждаемыми заместителем главы администрации, председателем комитета экономики и контроля, и поручениями главы администрации городского округа.

Представления с требованием устранения выявленных нарушений бюджетного законодательства и предписания об устранении нарушений законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Правительства Калининградской области, городского округа в сфере размещения муниципальных заказов, направляемые комитетом экономики, финансов и контроля администрации городского округа в проверяемые организации по итогам проведенных проверок (ревизий), обязательны для принятия мер к устранению выявленных нарушений в финансово-хозяйственной деятельности и в сфере размещения муниципальных заказов.

8.3. По итогам проведенных проверок (ревизий) по требованию главы администрации городского округа руководители проверяемых структур администрации городского округа и муниципальных предприятий и учреждений обязаны представить письменные объяснения по фактам, выявленным в ходе проведенных проверок (ревизий) в установленные главой администрации городского округа сроки.

По результатам проверок (ревизий) глава администрации городского округа издает постановления, которые находятся на контроле в организационно-аналитическом отделе административного управления администрации городского округа.

Руководители структурных подразделений администрации городского округа, муниципальных предприятий и учреждений обязаны в установленные сроки представлять информацию об устранении нарушений и принятых мерах по материалам проверок (ревизий) в комитет экономики, финансов и контроля администрации городского округа для доклада главе администрации городского округа.

8.4. Ответственность за невыполнение представлений и предписаний комитета экономики, финансов и контроля администрации городского округа, постановлений администрации городского округа по материалам проверок (ревизий) возлагается на руководителей структурных подразделений администрации городского округа и муниципальных предприятий, учреждений города.

Контроль за устранением выявленных нарушений возлагается на комитет экономики, финансов и контроля администрации городского округа.

9. Порядок рассмотрения обращений граждан

9.1. Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа осуществляется в соответствии с федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Администрация городского округа в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение письменных и устных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа заявителю в установленный законом срок.

9.2. Установленный настоящим Регламентом порядок рассмотрения обращений граждан (далее - Порядок) распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в судебном и ином порядке, установленном федеральными законами и законами Калининградской области (исковые заявления, заявления граждан в федеральные суды, конституционные (уставные) суды, мировым судьям и др.). Данный порядок и при рассмотрений# обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или федеральным законодательством.

Обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, также подлежат рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.

9.3. Письменные обращения граждан, поступившие в администрацию городского округа, регистрируются в отделе организации документооборота администрации городского округа в трехдневный срок с момента поступления и представляются заместителям главы администрации городского округа, управляющему делами администрации городского округа в соответствии с курируемыми вопросами.

До сведения главы администрации городского округа доводятся обращения граждан на неправомерные действия или бездействие муниципальных служащих администрации городского округа.

При поступлении письменного обращения конкретному должностному лицу, структурному подразделению администрации городского округа, обращение регистрируется в соответствующем структурном подразделении в вышеуказанный срок и рассматривается согласно настоящему Регламенту.

9.4. В случае необходимости структурное подразделение администрации городского округа, должностное лицо могут обеспечить рассмотрение обращения путем создания комиссии в установленном порядке и (или) с выездом на место.

9.5. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется исполнителем в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам с одновременным уведомлением об этом гражданина.

9.6. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается исполнителем гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

9.7. Ответ на обращение подписывается должностным лицом, рассмотревшим обращение и давшим по нему поручение.

9.8. Письменные обращения граждан рассматриваются в срок до 30 дней с даты регистрации в администрации городского округа.

В тех случаях, когда при рассмотрении обращения необходимо проведение специальной проверки, получение дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть в порядке исключения продлены должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на 30 дней, с сообщением об этом обратившемуся лицу.

9.9. Заместители главы администрации городского округа и управляющий делами, рассматривающие обращения граждан, вправе принять решение о прекращении переписки по ним, если в них содержатся вопросы, на которые заявителям ранее многократно давались письменные разъяснения по существу.

9.10. Письменные обращения граждан снимаются с контроля должностным лицом, давшим поручение, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме.

9.11. Личный прием граждан в администрации городского округа проводится должностными лицами, определенными главой администрации городского округа, согласно графику, который ежемесячно публикуется в печатных СМИ. На официальном сайте администрации городского округа размещается информация о порядке организации и проведении личных приемов граждан.

9.12. Организацию личного приема, запись граждан и контроль за исполнением, принятых главой администрации городского округа принятых решений (поручений) осуществляет отдел оперативного обеспечения.

Организацию приема граждан по личным вопросам заместителями главы администрации городского округа, управляющим делами обеспечивают и контролируют их помощники.

Порядок личного приема граждан в структурных подразделениях администрации городского округа определяется их руководителями.

Информация о проведенных приемах за текущий месяц для обобщения и анализа предоставляется помощниками (секретарями) в отдел оперативного обеспечения не позднее 10 числа последующего месяца.

9.13. Данные о гражданах, записавшихся на прием, и материалы предварительного изучения предлагаемых к рассмотрению вопросов докладываются лицу, проводящему прием, не позднее чем за двое суток до дня приема.

Письменные обращения граждан, полученные в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

9.14. Анализ работы с письменными обращениями граждан, представление информации руководству администрации городского округа, контроль за сроками их рассмотрения возлагается на административное управление администрации городского округа.

9.15. По итогам полугодия административное управление представляет главе администрации городского округа отчет и анализ работы с письменными обращениями граждан, а отдел оперативного обеспечения - по результатам личных приемов граждан.

10. Координационные и совещательные органы

10.1. Координационными органами администрации городского округа являются комиссии (межведомственные комиссии), организационные комитеты, которые образуются для обеспечения согласованных действий структурных подразделений администрации городского округа, органов государственной власти и других структур при решении определенного круга задач.

Совещательными органами являются советы, которые образуются для предварительного рассмотрения различных вопросов деятельности администрации городского округа и подготовки по ним предложений, носящих рекомендательный характер.

Компетенция координационных и совещательных органов, а также порядок принятия решений определяются в положениях о них.

10.2. Координационные и совещательные органы формируются на представительной основе. В их состав, в зависимости от вопросов, для решения которых они образуются, включаются представители соответствующих комитетов и управлений, могут включаться представители окружного Совета депутатов города Калининграда, научных организаций, общественных объединений и религиозных организаций, которые в координационных органах имеют право совещательного голоса.

10.3. Координационные и совещательные органы могут своими решениями образовывать рабочие группы.

10.4. Решения координационных и совещательных органов оформляются протоколами заседаний.

Решения, принимаемые координационными органами в соответствии с их компетенцией, являются обязательными для всех представленных в них комитетов и управлений, если иное не установлено действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями администрации городского округа.

10.5. Организационные комитеты образуются для проведения мероприятий городского значения в установленные сроки. Образование и упразднение организационных комитетов, определение их компетенции, утверждение их персонального состава осуществляются главой администрации городского округа.

10.6. Организационные комитеты возглавляются, как правило, главой администрации городского округа или его заместителями, руководителями или заместителями руководителей структурных подразделений. Руководство организационным комитетом может быть возложено на сопредседателей.

10.7. Межведомственные комиссии и советы образуются для решения определенных задач или рассмотрения вопросов межотраслевого значения. Образование, реорганизация и упразднение межведомственных комиссий и советов, определение их компетенции, утверждение их руководителей и персонального состава осуществляются, как правило, совместно заинтересованными сторонами. Принятые решения оформляются протоколом и представляются главе администрации городского округа на утверждение.

10.8. В случаях, установленных законами Калининградской области, распорядительными актами Губернатора Калининградской области или Правительства Калининградской области, распоряжениями главы городского округа или администрации городского округа, образование координационных и совещательных органов, определение их компетенции, порядка принятия и оформления их решений, утверждение их руководителей и персонального состава осуществляются в соответствии с указанными актами.

10.9. В случае возникновения разногласий по вопросам образования, реорганизации и упразднения межведомственных комиссий и советов, определения их компетенции, утверждения руководителей и персонального состава они рассматриваются главой администрации городского округа.

10.10. Межведомственные комиссии и советы возглавляются, как правило, главой администрации городского округа или его заместителями, руководителями или заместителями руководителей структурных подразделений. Руководство межведомственной комиссией или советом может быть возложено на сопредседателей.

10.11. По вопросам, требующим решения главы администрации городского округа, межведомственные комиссии и советы вносят соответствующие предложения в порядке, установленном настоящим Регламентом.

10.12. Организационно-техническое обеспечение деятельности координационных и совещательных органов возлагается на исполнительный орган, указанный в Положениях о них.

Секретарь координационного и совещательного органов осуществляет свою деятельность в соответствии с утвержденным Положением.

11. Правила внутреннего трудового распорядка

Порядок приема и увольнения муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации городского округа "Город Калининград", их права и обязанности

11.1. Глава администрации городского округа формирует согласно Уставу городского округа "Город Калининград" структуру администрации городского округа и представляет ее на утверждение окружному Совету депутатов города Калининграда, утверждает своим распоряжением штатное расписание администрации городского округа.

11.2. Первый заместитель, заместители главы администрации городского округа, главы администраций районов назначаются на должность главой администрации городского округа с последующим утверждением их окружным Советом депутатов города Калининграда. После утверждения с указанными должностными лицами заключается срочный трудовой договор на период полномочий главы администрации городского округа.

11.3. Другие муниципальные служащие назначаются на должность и освобождаются от нее распоряжением администрации городского округа по согласованию с руководителями соответствующих подразделений.

На муниципальную службу в администрации городского округа принимаются лица, соответствующие квалификационным требованиям, установленным к замещению должностей муниципальной службы.

Работники по техническому обеспечению администрации городского округа назначаются на должность и освобождаются от нее управляющим делами администрации городского округа.

11.4. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 11.4

11.5. Оформление приема на работу муниципальных служащих администрации городского округа осуществляется отделом финансов и муниципальной службы согласно личному заявлению работника на имя главы администрации городского округа, работников по техническому обеспечению - на имя управляющего делами администрации городского округа с резолюцией о согласии руководителя соответствующего структурного подразделения. С лицами, принимаемыми на работу, заключаются трудовые договоры, на основании которых издаются соответствующие распоряжения, приказы о приеме на работу. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, представляет:

- паспорт;

- трудовую книжку;

- заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу (работу);

- документы воинского учета;

- документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

При поступлении на муниципальную службу представляются дополнительно:

- справка из органов налоговой службы о сдаче декларации об имущественном положении;

- справка с предыдущей работы о доходах;

- справка о соблюдении ограничений, связанных с муниципальной службой;

- собственноручно заполненная и подписанная анкета по форме, установленной Правительством РФ;

- заключение медицинского учреждения об отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу;

- иные документы, предусмотренные законодательством.

Сведения, представленные гражданином при поступлении на муниципальную службу, могут подвергаться проверке. В случае установления обстоятельств, препятствующих поступлению гражданина на муниципальную службу, указанный гражданин информируется в письменной форме о причинах отказа в поступлении на службу.

Лица, принимаемые на работу, знакомятся в структурных подразделениях под роспись с должностными инструкциями, Правилами внутреннего трудового распорядка, Регламентом администрации городского округа.

11.6. После оформления приема на работу работникам администрации городского округа выдается удостоверение или пропуск (работник представляет фотографию размером 3 x 4 см), которые при увольнении с работы или переводе на другую должность должны быть сданы в отдел финансов и муниципальной службы. Работники администрации городского округа несут ответственность за сохранность выданных удостоверений или пропусков, а в случае их утраты обязаны об этом письменно сообщить в отдел финансов и муниципальной службы.

11.7. Отделом финансов и муниципальной службы в порядке, установленном ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", ведется реестр муниципальных служащих.

11.8. Расторжение трудового договора по инициативе работника производится согласно личному заявлению работника с резолюцией руководителя соответствующего структурного подразделения администрации городского округа. Увольнение работников по другим основаниям осуществляется в порядке и сроки, предусмотренные действующим законодательством и условиями трудового договора. Распоряжения о расторжении трудового договора с муниципальными служащими готовятся в отделе финансов и муниципальной службы и подписываются главой администрации городского округа, приказы об увольнении работников по техническому обеспечению подписываются управляющим делами администрации городского округа.

11.9. Основные права, обязанности и ответственность муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению определены трудовыми договорами, должностными инструкциями, положениями о структурных подразделениях администрации городского округа.

11.10. В администрации городского округа устанавливается следующий режим трудового дня:

- начало рабочего дня в 9.00;

- перерыв с 13.00 до 14.00;

- окончание рабочего дня в 18.00.

Время начала и окончания рабочего дня может изменяться по распоряжению администрации городского округа в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Оформление отпусков, листков нетрудоспособности, документов для назначения пенсий. Повышение квалификации и аттестация

11.11. Ежегодные оплачиваемые отпуска муниципальным служащим и техническим работникам предоставляются в соответствии с Законом Калининградской области от 05 декабря 2008 г. N 301 "О правовом регулировании муниципальной службы в Калининградской области", а также в соответствии с перечнем должностей муниципальных служащих, имеющих право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день, установленным правовым актом администрации городского округа "Город Калининград".

11.12. Отпуска без сохранения заработной платы муниципальным служащим и техническим работникам предоставляются в соответствии с действующим законодательством на основании личного заявления по согласованию с руководителями соответствующих структурных подразделений.

11.13. Листки нетрудоспособности муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации городского округа подлежат первичному заполнению в структурных подразделениях, подписываются лицом, ведущим табель, и сдаются в отдел финансов и муниципальной службы администрации городского округа не позднее пяти дней до выдачи заработной платы.

Отделом финансов и муниципальной службы оформляются все необходимые документы для назначения работникам администрации городского округа пенсии и передаются в отделы по назначению и выплате государственных пенсий и пособий по месту жительства.

11.14. Повышение квалификации муниципальных служащих планируется отделом финансов и муниципальной службы на очередной год в соответствии с действующим законодательством по предложению руководителей структурных подразделений.

11.15. Работа по подготовке резерва кадров осуществляется руководителями структурных подразделений, отделом финансов и муниципальной службы и главой администрации городского округа.

11.16. Аттестации муниципальных служащих на соответствие занимаемой должности проводятся в соответствии с Положением об аттестации, утверждаемым главой администрации городского округа, в соответствии с действующим законодательством.

11.17. При оформлении документов для назначения пенсии работник администрации городского округа не позднее чем за 30 дней до наступления пенсионного возраста обращается в отдел финансов и муниципальной службы с соответствующим заявлением, имея при себе паспорт, где знакомится с документами, подтверждающими его пенсионный стаж.

11.18. Выплата заработной платы производится работникам администрации в безналичном порядке путем перечисления на банковскую заработную карту в установленном порядке.

При выплате заработной платы в сроки, установленные главой администрации городского округа в соответствии с действующим законодательством, каждый работник администрации городского округа получает расчетный лист о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период.

11.19. Применение дисциплинарных взысканий и поощрение работников администрации городского округа осуществляется в соответствии с действующим законодательством, условиями трудового договора и правовыми актами главы администрации городского округа.

12. Порядок заключения договоров, соглашений контрактов и протоколов намерений

Общие правила

12.1. В соответствии со ст. 45 Устава города право заключения договоров, соглашений, контрактов и протоколов намерений (далее - договоры) от имени администрации городского округа с юридическими лицами, в том числе с зарубежными, по вопросам компетенции администрации городского округа предоставляется главе администрации городского округа и передается должностным лицам администрации городского округа путем издания соответствующего распоряжения.

12.2. Структурные подразделения администрации городского округа, обладающие правами юридического лица, заключают договоры от своего имени в пределах полномочий, определенных законодательством и правовыми актами главы администрации городского округа.

12.3. В договоре указываются имя, отчество, фамилия и должность уполномоченного лица, представляющего администрацию городского округа либо структурное подразделение администрации городского округа, а также правовой акт, на основании которого данное лицо заключает договор от имени юридического лица.

12.4. Договор считается заключенным и вступает в силу с момента подписания его сторонами и регистрации в установленном настоящим Регламентом порядке, если в договоре не указано иное.

12.5. Подготовка проекта договора, проверка деловой репутации и финансовой надежности договаривающейся стороны, получение необходимых согласований производится структурным подразделением администрации городского округа, инициирующим заключение данного договора, либо в компетенцию которого входит предмет договора.

12.6. Договор должен быть завизирован следующими должностными лицами:

- руководителем соответствующего структурного подразделения;

- заместителем главы администрации, председателем комитета экономики, финансов и контроля;

- начальником правового управления;

- управляющим делами и главным бухгалтером - при заключении договоров по организационно-техническому и материальному обеспечению деятельности администрации городского округа.

12.7. Договоры, заключенные в администрациях районов города, подписываются главой администрации района. Порядок визирования указанных договоров устанавливается распоряжением главы администрации района.

Договоры, предусматривающие выделение средств из бюджета городского округа, подлежат обязательному визированию председателем комитета экономики, финансов и контроля администрации городского округа.

12.8. Договоры регистрируются и их подлинники хранятся в отделе организации документооборота либо в соответствующем структурном подразделении, наделенном правом юридического лица, заключившим данный договор.

12.9. Порядок заключения муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд определяется Федеральным законом от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" и другими правовыми актами.

Настоящий Регламент администрации городского округа не распространяется на порядок заключения муниципальных контрактов.

Основные требования при заключении договора

12.10. Для рассмотрения проекта договора представляются следующие документы:

- подлинные экземпляры проекта договора (в количестве, равном числу договаривающихся сторон);

- заверенная копия свидетельства о регистрации, копия устава и других учредительных документов юридического лица;

- документ, подтверждающий полномочия представителя другой договаривающейся стороны;

- экономическое обоснование условий договора.

При заключении договора, затрагивающего вопросы жизнедеятельности города либо влияющего на его социально-экономическое развитие, от другой стороны могут быть затребованы и иные документы.

12.11. Структура договора должна соответствовать требованиям, установленным законодательством, и содержать следующие основные положения:

а) вводная часть:

- наименование договора,

- дата подписания договора,

- место подписания договора,

- полное наименование сторон, под которыми они зарегистрированы в Реестре государственной регистрации,

- название стороны по договору,

- полное наименование должности, фамилии, имени, отчества лица, подписывающего договор, а также указывается документ (его номер, дата), из которого следуют его полномочия на подпись договора;

б) предмет договора:

в) обязанности и права сторон по договору,

г) срок, место, способ выполнения своих обязательств сторонами;

д) порядок расчетов;

е) срок действия договора;

ж) ответственность сторон;

з) прочие условия договора.

Порядок внесения изменений и дополнений в заключенные договоры и порядок расторжения заключенных договоров

12.12. Любые изменения и дополнения в заключенный договор оформляются дополнительным соглашением.

12.13. Заключение дополнительного соглашения, учет и контроль за его исполнением осуществляется в порядке, предусмотренном настоящим Положением для заключения договора.

12.14. Договор может быть расторгнут по добровольному взаимному соглашению сторон, оформленному в письменном виде. При отсутствии согласия одной из сторон, договор расторгается в судебном порядке.

Учет и контроль за исполнением договорных обязательств

12.15. После заключения (подписания) и регистрации договора его копия со всеми приложениями направляется в управление экономического развития комитета экономики, финансов и контроля для постановки на учет и контроля.

12.16. Контроль за исполнением договорных обязательств осуществляет структурное подразделение администрации городского округа, выступившее инициатором заключения договора. В случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения другой стороной условий договора, данное структурное подразделение представляет соответствующую информацию в правовое управление администрации городского округа для принятия мер в соответствии с действующим законодательством.

12.17. По итогам каждого квартала в 10-дневный срок структурное подразделение, выступившее инициатором заключения договора, представляет в управление экономического развития комитета экономики, финансов и контроля отчеты о ходе выполнения договорных обязательств.

12.18. Управление экономического развития осуществляет учет и контроль договоров, заключенных в администрации городского округа. Для чего организует:

а) электронный учет всех заключенных в администрации городского округа договоров;

б) анализ выполнения договорных обязательств по комитетам, управлениям, отделам согласно представленным отчетам;

в) ежеквартально докладывает главе администрации городского округа:

- о ходе выполнения заключенных договоров,

- о суммах невыполненных договорных обязательств по каждому договору,

- предложения по предупреждению нарушений.

12.19. Ежеквартально, после получения данных от комитетов, управлений и отделов, глава администрации городского округа проводит совещание с руководителями структурных подразделений по выполнению договорных обязательств. По результатам совещания при необходимости издается распоряжение администрации городского округа.

13. Служебные командировки работников администрации городского округа

13.1. Направление в служебные командировки работников администрации городского округа производится в соответствии с Положением "О порядке оформления служебных командировок и возмещении расходов, связанных с ними", утвержденным решением окружного Совета депутатов города Калининграда. Командировки планируются структурными подразделениями администрации городского округа.

13.2. Командировочное удостоверение, в бланке которого указывается цель выезда, оформляется отделом финансов и муниципальной службы на основании распоряжения администрации городского округа и подписывается управляющим делами администрации городского округа с проставлением печати администрации городского округа.

13.3. Письменные отчеты о результатах командировок утверждаются соответствующими заместителями главы администрации городского округа, управляющим делами.

13.4. Зарубежные командировки планируются отделом внешнеэкономических связей комитета экономики, финансов и контроля в соответствии с годовым планом международной деятельности администрации городского округа. Распоряжения о загранкомандировке готовятся и представляются на подпись главе администрации городского округа отделом внешнеэкономических связей. Отчет о зарубежной командировке сдается в отдел внешнеэкономических связей в соответствии с регламентом по реализации международных связей.

13.5. Руководители муниципальных учреждений и предприятий направляются в служебные командировки с разрешения главы администрации городского округа или руководителя структурного подразделения, который является работодателем.