Глава 3. Регистрация обращений (п.п. 48-55)

Глава 3. Регистрация обращений

48. Регистрация письменных Обращений в Правительстве Калининградской области осуществляется с использованием электронной системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело").

49. Первичная обработка и регистрация Обращения (проверка правильности адресования корреспонденции, прочтение и определение содержания вопросов Обращения, проверка истории обращений гражданина, формирование электронной базы данных вновь полученных Обращений и присвоение им регистрационных номеров) осуществляется в срок не более 3-х рабочих дней с момента его поступления в Правительство Калининградской области или Должностному лицу.

50. Регистрация Обращений производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему документу. На лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу письменного Обращения проставляется регистрационный штамп. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

51. Обращение, подписанное двумя и более гражданами, считается коллективным. Коллективным является также обращение, поступившее от имени коллектива организации, принятое на собрании (сходе), конференции, митинге путем голосования или путем сбора подписей. Такое обращение, оформленное в письменном виде и подписанное организаторами, подлежит рассмотрению в том же порядке и в те же сроки (до 30 дней), что и индивидуальное Обращение.

52. Приложенные к Обращению подлинные документы по требованию заявителя отделяются от него и возвращаются гражданину (при необходимости с них снимаются копии). Деньги, поступившие вместе с письменным Обращением, возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет гражданина. В случае если гражданин прислал конверт с наклеенными знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, конверт может быть использован для отправления ответа.

53. Сотрудник, составляющий аннотацию Обращения:

1) прочитывает Обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные в нем вопросы;

2) проверяет Обращение на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской;

3) регистрирует Обращение в САДД "Дело".

Повторным считается Обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого Обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом.

Не считаются повторными Обращения, поступившие от одного и того же гражданина, но по разным вопросам, а также многократные (два и более раза) Обращения по одному и тому же вопросу, по которому автору уже даны исчерпывающие ответы.

54. При регистрации в регистрационно-контрольной карточке электронной базы данных САДД "Дело" вносится следующая информация о поступившем Обращении:

1) дата регистрации Обращения и его регистрационный номер;

2) категория Обращения (заявление, предложение, жалоба);

3) данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, место его проживания (адрес);

4) данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется;

5) краткое содержание (тема) Обращения;

6) данные о количестве листов приложения;

7) отметка о коллективном Обращении;

8) шифр темы согласно тематическому классификатору Обращений. Шифр присваивается каждому из поставленных в Обращении вопросов.

55. Результатом выполнения административных действий (процедур) по регистрации Обращения является его регистрация в САДД "Дело".