Глава 13. Порядок управления записями по СМК (п.п. 59-70)

Глава 13. Порядок управления записями по СМК

59. Записи - специальный вид документов СМК, обеспечивающий информацию о деятельности, выполненной ОИВ, и обычно сохраняемый как доказательство результатов, полученных на каждой стадии функционирования процессов и процедур СМК ОИВ. Это особенно важно для ОИВ, который должен демонстрировать прозрачность своей деятельности и нести за нее ответственность перед потребителями/гражданами. Процесс управления записями по СМК - это комплекс работ по систематическому и постоянному обеспечению ОИВ всеми необходимыми зарегистрированными данными о качестве оказываемых государственных услуг и функций, а также внутренних процессов и процедур СМК.

60. Управление записями по СМК состоит из следующих этапов:

1) идентификация записей;

2) ведение записей;

3) хранение и защита записей от несанкционированного изъятия;

4) восстановление, изъятие и уничтожение записей.

61. Состав и формы ведения записей определяются требованиями документов СМК (руководствами по качеству, картами процессов, регламентами и документированными процедурами). Формы ведения записей (бланки) разрабатываются вместе с документами СМК и размещаются в приложениях к ним. Порядок управления записями указывается в разделе "Управление записями" соответствующего документа СМК с обязательным указанием форм записей, места и срока их хранения, лица, ответственного за ведение и хранение записей в течение установленного срока.

62. Записи на бумажном носителе идентифицируются следующим образом:

1) присвоением уникального наименования и/или идентификационного номера в соответствии с требованиями, определенными в документации СМК;

2) проставлением даты оформления и подписи должностного лица, оформившего запись.

63. Средствами идентификации записей на электронном носителе служат:

1) наименование базы данных, в составе которой оформляется и хранится запись;

2) наименование файла и адрес доступа к нему.

64. Для регистрации записей используются различные формы (планы, журналы, протоколы, акты, сводные отчеты и другие).

65. Сроки хранения записей устанавливаются руководителями подразделений по согласованию с соответствующими ПРК, исходя из законодательных и иных нормативных требований, а также требований документации СМК.

66. Записи в электронном виде хранятся на персональных компьютерах сотрудников и на серверах ОИВ. При этом должны быть обеспечены защита от доступа к записям неуполномоченных на то лиц и средства восстановления записей (дублирование, резервное копирование).

67. Утерянные записи на бумажном носителе, подлежащие хранению в течение установленного срока (подлинники), при необходимости должны быть восстановлены любым приемлемым способом. Для восстановления утерянной записи предпринимаются следующие действия:

1) запись восстанавливается по электронным записям;

2) запись восстанавливается по данным, имеющимся во взаимосвязанных документах;

3) запись восстанавливается по управляемым бумажным копиям, находящимся в распоряжении других должностных лиц.

68. По окончании срока хранения записи передаются на хранение в архив соответствующего ОИВ или уничтожаются в установленном порядке.

69. Записи в электронном виде архивируются, записываются на жесткие носители и направляются на хранение в архив соответствующего ОИВ в установленном порядке.

70. Ответственность за сохранность записей в архиве несет сотрудник, ответственный за архив. По завершении сроков архивного хранения записей в электронном и бумажном виде они уничтожаются в установленном порядке.