Приложение 1. Регламент администрации Советского городского округа

Приложение 1

к Постановлению администрации

Советского городского округа

от 10 января 2012  г. N 1

Регламент
администрации Советского городского округа

1. Общие положения

1.1. В соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ" и Уставом муниципального образования "Советский городской округ" (далее - Устав округа) администрация Советского городского округа (далее - администрация округа) является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления и действует под непосредственным руководством главы администрации Советского городского округа (далее - глава администрации округа).

1.2. Регламент администрации округа (далее - Регламент) является основополагающим нормативно-правовым документом, регулирующим деятельность администрации округа и определяющим порядок организационного, документационного и информационного обеспечения ее работы.

1.3. Регламент утверждается постановлением администрации округа.

1.4. Администрация округа осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией РФ, законодательными и иными нормативно-правовыми актами РФ, Калининградской области, Уставом округа, иными правовыми актами органов местного самоуправления.

1.5. Администрация округа в интересах населения решает вопросы местного значения - вопросы непосредственного обеспечения жизнедеятельности населения, решение которых в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" осуществляется населением и (или) органами местного самоуправления самостоятельно.

1.6. Администрация округа в интересах населения в установленном законом порядке вправе осуществлять международную, в том числе внешнеэкономическую, деятельность.

1.7. Глава администрации округа руководит деятельностью администрации округа на принципах единоначалия.

Исполнительные функции администрация округа осуществляет путем издания распорядительных документов. Порядок подготовки распорядительных документов и их исполнения определяется настоящим Регламентом.

Администрация округа имеет гербовую печать. Печать администрации хранится в сейфе начальника управления делами, факсимильная подпись главы администрации округа хранится в сейфе главы администрации округа, при отсутствии начальника управления делами печать хранится у заведующего секретариатом, при отсутствии главы администрации округа факсимильная подпись хранится у управляющего делами.

1.8. В случае отсутствия главы администрации округа его полномочия осуществляет должностное лицо, назначаемое по распоряжению главы городского округа.

1.9. Заместители главы администрации округа, начальники управлений и отделов администрации округа осуществляют руководство структурными подразделениями в соответствии с положениями о соответствующих структурных подразделениях, трудовыми договорами и должностными инструкциями.

1.10. Структура администрации округа утверждается окружным Советом депутатов.

Штатное расписание администрации округа утверждается главой администрации округа в форме распоряжения администрации округа.

1.11. Положения об управлениях и отделах утверждаются распоряжением администрации округа.

Должностные инструкции муниципальных служащих разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются главой администрации округа одновременно с положениями о структурных подразделениях.

Должностные инструкции технического персонала разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются главой администрации округа одновременно с положениями о структурных подразделениях.

Копии утвержденных должностных инструкций муниципальных служащих и технического персонала направляются ведущему специалисту - заведующему секретариатом, инспектору по кадрам.

1.12. Управления, отделы администрации округа могут иметь печати и штампы для внутреннего пользования, эскизы которых должны быть согласованы с начальником управления делами.

Ответственность за сохранность и порядок применения печатей и штампов несут руководители соответствующих структурных подразделений.

1.13. В администрации округа издаются распорядительные документы, ведется работа по рассмотрению обращений юридических и физических лиц, заключению договоров, в том числе в целях обеспечения муниципальных нужд, в порядке, установленном действующим законодательством, настоящим Регламентом, другими правовыми актами.

1.14. Размер расходов на содержание администрации округа утверждается решением окружного Совета депутатов по представлению главы администрации округа в бюджете округа на соответствующий год.

1.15. Информация о работе администрации округа, организационно-распорядительные документы, а также правовые акты администрации округа, затрагивающие интересы и права граждан, доводятся до сведения населения

1.16. Требования настоящего Регламента распространяются на все служебные документы администрации округа несекретного характера и обязательны для всех сотрудников администрации округа.

Секретное делопроизводство возлагается на ведущего специалиста по мобилизационной подготовке администрации округа и осуществляется в соответствии с действующими нормативными актами.

1.17. Нарушение требований настоящего Регламента влечет дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством.

2. Штатное расписание администрации округа

2.1. Штатное расписание администрации округа определяется главой администрации округа в пределах бюджетных средств и в рамках структуры администрации округа, утвержденных решениями окружного Совета депутатов.

3. Общие основы делопроизводства

3.1. Основы делопроизводства в администрации округа устанавливаются настоящим Регламентом.

3.2. Ответственность за организацию делопроизводства в аппарате и структурных подразделениях администрации округа возлагается на начальника управления делами.

3.3. В администрации округа установлена смешанная система делопроизводства, при которой централизованно:

3.3.1. Начальник управления делами осуществляет:

- учет и постановку на контроль поручений главы администрации округа по правовым актам Губернатора области, Правительства области, областной Думы и окружного Совета в части, касающейся администрации округа;

- подготовку проектов поручений по исполнению документов, поступивших в адрес главы администрации округа;

- регистрацию и учет поручений главы администрации округа по итогам аппаратных совещаний;

- координацию и контроль за организацией документооборота в администрации округа;

- заверение копий документов, находящихся на хранении в администрации округа.

3.3.2. В секретариате управления делами осуществляются:

- регистрация и выпуск распорядительных документов и договоров, подписанных главой администрации округа;

- прием и регистрация поступающей корреспонденции, регистрация документов, адресованных в администрацию округа и главе администрации округа, контроль и анализ хода их исполнения, формирование дел и их хранение, а также методическая и координационная работа по вопросам организации документационного обеспечения в аппарате администрации округа;

- регистрация писем граждан, адресованных в администрацию округа и главе администрации округа;

- регистрация граждан на прием к главе администрации округа по личным вопросам.

3.3.3. Ведущий специалист - инспектор по кадрам управления делами:

- подготовку проектов распорядительных документов по личному составу администрации округа, их регистрацию и выпуск;

- подготовку проектов распорядительных документов по директорам (начальникам, заведующим) муниципальных предприятий и учреждений, их регистрацию и выпуск;

- оформление и регистрацию распорядительных документов и удостоверений на командировки работников администрации округа в пределах Российской Федерации.

3.3.4. В правовом управлении осуществляется:

- правовая, лингвистическая и антикоррупционная экспертиза проектов нормативных и ненормативных актов органов местного самоуправления, распорядительных документов главы администрации округа, договоров, заключаемых органами местного самоуправления;

- систематизация законодательных актов.

3.3.5. В архивном отделе управления делами осуществляется комплектование и учет архивных документов.

3.3.6. В управлении по бюджету и финансам ведется реестр муниципальных услуг (функций), предоставляемых (исполняемых) муниципальными учреждениями Советского городского округа за счет средств получателя услуги.

3.3.7. В управлении имущественных и земельных отношений осуществляется:

- приватизация муниципального жилищного фонда с ведением делопроизводства;

- ведение реестра муниципальной собственности, в т.ч. муниципальной казны.

3.3.8. В управлении бухгалтерского учета и отчетности ведется:

- подготовка и реестр данных персонифицированного учета, предоставляемых в Пенсионный фонд РФ;

- учет заключенных договоров, в том числе муниципальных контрактов;

- учет лиц, получающих доплату к трудовой пенсии за муниципальную службу.

3.3.9. Секретарь главы администрации округа осуществляет:

- регистрацию исходящей корреспонденции;

- контроль за отправкой исходящей корреспонденции;

- регистрацию граждан на прием к главе администрации округа и контроль за рассмотрением устных обращений граждан;

- обслуживание и мониторинг электронного почтового ящика входящей и исходящей корреспонденции, а также электронной почты администрации округа.

3.3.10. Параллельно в управлении делами ведется прием, первичная обработка и регистрация в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело") документов, а также писем, заявлений, обращений граждан.

3.3.11. Регистрация в системе "Дело" осуществляется путем открытия электронной регистрационной карточки (далее - ЭРК) и внесения в нее данных о поступившем документе по элементам окна ЭРК.

3.4. В структурных подразделениях администрации округа децентрализованно осуществляется регистрация, рассмотрение, контроль исполнения и справочная работа по документам и письмам организаций и граждан, адресованным в эти структуры непосредственно, а также прием граждан по личным вопросам.

4. Планирование работы администрации округа

4.1. Администрация округа осуществляет свою работу в соответствии с утвержденными главой администрации округа основными направлениями деятельности по социально-экономическому развитию округа на год и координационным планом мероприятий на месяц.

4.2. Структурные подразделения администрации округа по согласованию с соответствующими заместителями главы администрации округа и должностными лицами представляют предложения в координационный план мероприятий на месяц в управление делами ежемесячно до 21-го числа в электронном виде и на бумажном носителе.

Начальник управления делами обобщает предложения и представляет их для рассмотрения главе администрации округа.

4.3. Основные направления деятельности, план мероприятий после утверждения главой администрации округа в течение 3 дней рассылаются заместителям главы администрации округа, должностным лицам, всем структурным подразделениям для исполнения и использования в работе.

4.4. Контроль за выполнением плана мероприятий администрации осуществляется начальником управления делами.

4.5. Ежегодно в декабре месяце управлениями и отделами готовятся письменные отчеты о проделанной работе за истекший год и представляются в управление делами для подготовки итогового отчета главы администрации округа и главы городского округа.

5. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов

5.1. Виды распорядительных документов:

5.1.1. Распорядительными документами являются постановления, распоряжения, поручения и приказы.

Постановление - правовой акт, принимаемый администрацией округа для решения наиболее важных оперативных и стратегических вопросов социально-экономического развития и обеспечения жизнедеятельности округа в соответствии с ее компетенцией, определенной Уставом округа, требующий координации деятельности различных структурных подразделений администрации округа, муниципальных предприятий и других организаций.

(Образец оформления прилагается).

Распоряжение - правовой акт, принимаемый администрацией округа по вопросам организационной деятельности структурных подразделений администрации округа, муниципальных предприятий и учреждений и направленный на решение вопросов оперативного характера в пределах компетенции, определенной Уставом округа.

(Образец оформления прилагается).

Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителями структурных подразделений администрации округа в пределах их компетенции по вопросам организации работы аппарата и т.д. (Образец оформления прилагается).

Поручение - распорядительный документ главы администрации округа, его заместителей по решению срочных вопросов руководства хозяйственной деятельностью на территории округа, его социально-экономического развития, а также организационного, материально-технического обеспечения деятельности администрации округа. (Образец оформления прилагается).

5.1.2. Постановления и распоряжения администрации вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим актом или действующим законодательством. Регистрация постановлений и распоряжений осуществляется секретариатом управления делами администрации в день их подписания.

5.1.3. Постановления администрации округа, затрагивающие права и свободы населения округа, вступают в силу на следующий день после опубликования в газете "Вестник".

5.1.4. Постановления администрации округа, принятые в пределах ее компетенции, обязательны для исполнения всеми юридическими и физическими лицами, расположенными на территории округа, независимо от форм собственности.

5.2. Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений администрации округа:

5.2.1. Право внесения проектов постановлений и распоряжений администрации округа предоставляется должностным лицам, структурным подразделениям администрации округа, юридическим лицам, депутатам окружного Совета депутатов, гражданам, проживающим в Советском городском округе. При этом ведущим подразделением администрации округа, организующим подготовку и первоочередное согласование проекта, является структурное подразделение, наиболее близкое по своим функциональным обязанностям к существу рассматриваемого в проекте вопроса.

5.2.2. При необходимости проект должен быть сопровожден служебной запиской (справкой, заключением), в которой автором проекта обосновывается необходимость принятия постановления или распоряжения, приводятся расчеты и ссылки на нормативные документы.

На оборотной стороне проекта (внизу) указывается автор документа, наименование структурного подразделения администрации либо иной организации, подготовившей документ, контактный телефон, собственноручная виза исполнителя.

5.3. Порядок согласования:

5.3.1. Проекты постановлений и распоряжений должны быть согласованы лицом, вносящим проект распорядительного документа:

- с заместителем главы администрации округа, курирующим данное направление;

- с начальниками структурных подразделений администрации округа, в компетенции которых находятся данные вопросы;

- с организациями, учреждениями, предприятиями, а также начальниками управлений и самостоятельных отделов, указанными в проекте в качестве исполнителей;

- с начальником управления по бюджету и финансам - если проект предусматривает выделение дополнительного финансирования или подлежит финансовому контролю;

- с начальником правового управления;

- с начальником управления делами.

5.3.2. Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование, не должен превышать одного рабочего дня. Для проектов распорядительных документов нормативно-правового характера - до 3 дней.

5.3.3. Распорядительный документ при согласовании визируется (личной подписью) на обратной стороне последнего листа предлагаемого проекта постановления или распоряжения, где указываются должность, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект.

5.3.4. Замечания структурных подразделений и заинтересованных организаций, не учтенные исполнителем, излагаются на обратной стороне постановления или распоряжения.

По замечаниям, имеющим принципиальное значение, визирующее лицо делает их подробное обоснование в форме служебной записки (заключения) и прилагает ее (его) к проекту распорядительного документа.

5.3.5. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений влечет за собой повторное визирование.

При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать проект.

5.3.6. Обеспечение качества составления и оформления проектов распорядительных документов, ответственность за грамотность и точность их содержания, правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений и дополнений в проект по замечаниям согласующих организаций и структурных подразделений возлагается на руководителей структурных подразделений администрации округа, организаций, представивших проект.

5.3.7. Проект постановления об утверждении актов государственных приемочных комиссий при приемке домов-новостроек и зданий всех ведомств готовится:

- управлением архитектуры и градостроительства администрации округа - если строение является нежилым (кроме объектов коммунального назначения);

- управлением ЖКХ - если строение является жилым или объектом коммунального назначения.

5.3.8. Проекты постановлений (распоряжений) о проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий и учреждений, а также о результатах таких ревизий готовит управление по бюджету и финансам администрации округа.

5.3.9. Согласованные в установленном порядке проекты постановлений и распоряжений передаются главе администрации округа на подпись.

5.3.10. Каждый из указанных проектов должен иметь краткий заголовок, отражающий основное содержание документа.

5.3.11. Проекты постановлений должны иметь лаконичную констатирующую (мотивировочную) часть, содержащую краткое описание ситуации и причин, вызвавших ее, ссылки на нормативные документы, которая должна завершиться словом "постановляю".

5.3.12. Проекты распоряжений, как правило, могут и не иметь констатирующей (мотивировочной) части, а состоять из последовательно пронумерованных пунктов, начинающихся с глаголов в повелительном наклонении, например: "разрешить", "утвердить", "установить" и т.п.

5.3.13. Проекты постановлений и распоряжений могут иметь приложения, которые должны быть завизированы автором проекта или руководителем структурного подразделения - исполнителя этого проекта, а также начальником управления делами на оборотной стороне каждого листа.

5.3.14. Пункты проектов, имеющих целью установить поручения тем или иным исполнителям, должны содержать точное и полное наименование структурного подразделения, сроки исполнения поручений.

5.3.15. В завершающем пункте проекта постановления обязательно определяется подразделение администрации округа или должностное лицо, на которое возлагается организация контроля за исполнением постановления.

5.3.16. В постановлениях и распоряжениях, которые должны быть опубликованы в печати, должен быть пункт о вступлении данного правового акта на следующий день после опубликования в печати.

5.3.17. С целью контроля правильности оформления и предотвращения дублирования с ранее принятыми распорядительными документами в проекты постановлений и распоряжений, по которым были приняты ранее аналогичные решения, если они исполнены, необходимо включать пункты, в которых ранее принятое постановление или распоряжение или его часть по вносимому проекту постановления или распоряжения объявляются отмененными.

5.3.18. Исполнитель самостоятельно тиражирует копии проектов правовых актов для всех лиц, указанных в реестре рассылки.

5.4. Порядок оформления:

5.4.1. Подписанные главой администрации округа постановления и распоряжения с необходимыми визами должностных лиц и реестром рассылки передаются в течение дня в управление делами для регистрации.

5.4.2. Внесение каких-либо исправлений в принятые (подписанные) постановления и распоряжения запрещено, кроме случаев, предусмотренных п. 5.4.7. настоящего Регламента.

5.4.3. Присвоение постановлениям и распоряжениям порядкового номера производится в раздельных журналах по единой в течение года нумерации.

5.4.4. Дата вступления в силу указанных видов документов определяется п.п. 5.1.2., 5.1.3. настоящего Регламента.

5.4.5. Подписанные распорядительные документы рассылаются секретариатом управления делами администрации округа в соответствии с реестром рассылки, содержащим список структурных подразделений администрации округа, которые обеспечивают исполнение документа и контроль, а также организаций, которым записаны поручения. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью и подписью начальника управления делами.

В число обязательных адресатов реестра включаются заместители главы администрации округа по направлениям деятельности и структурное подразделение - исполнитель.

Рассылка производится секретариатом управления делами администрации округа в течение дня со времени поступления документа на регистрацию.

5.4.6. Исполнитель подписывает реестр и указывает дату.

5.4.7. Замена разосланных документов или их отдельных частей в случаях обнаружения орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения начальника управления делами. В этом случае исполнителем ранее разосланные экземпляры отзываются и аннулируются, о чем делается запись в журнале регистрации.

5.4.8. Ежемесячно до 5-го числа оформленные копии изданных постановлений администрации округа направляются управлением делами в Правительство Калининградской области и прокуратуру города Советска, распоряжения администрации округа - в прокуратуру города Советска.

6. Порядок заключения договоров, соглашений, муниципальных контрактов

6.1. Право заключения договоров, соглашений и муниципальных контрактов от имени администрации городского округа предоставлено главе администрации округа.

6.2. Подготовка проекта договора или соглашения, проверка деловой репутации и финансовой надежности договаривающейся стороны, получение необходимых согласований производится структурным подразделением администрации округа, инициирующим заключение данного договора, либо в компетенцию которого входит предмет договора.

6.3. Порядок заключения муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд определяется Федеральным законом "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" и другими правовыми актами.

6.3. Проекты договора и муниципального контракта должны быть завизированы следующими должностными лицами:

- руководителем соответствующего структурного подразделения;

- начальником управления по бюджету и финансам;

- начальником управления бухгалтерского учета и отчетности;

- начальником правового управления.

6.4. Договоры (муниципальные контракты) регистрируются и их подлинники хранятся в структурном подразделении, оформившем данный договор.

6.5. В обязательном порядке копия договора (муниципального контракта), предусматривающего расход бюджетных средств, хранится в управлении бухгалтерского учета и отчетности.

7. Порядок подготовки проектов решений окружного Совета депутатов по вопросам,
выносимым для рассмотрения администрацией округа

7.1. Вопросы для обсуждения на заседании окружного Совета с проектами решений вносятся только главой администрации округа.

7.2. В случае необходимости разработки нормативно-правового акта, утверждаемого решением окружного Совета, заинтересованное структурное подразделение администрации округа за подписью руководителя представляет на рассмотрение главы администрации округа справку с обоснованием необходимости принятия нормативно-правового акта.

7.3. Подготовка проектов нормативно-правовых актов на основании решения окружного Совета о разработке нормативно-правового акта производится структурными подразделениями администрации округа в соответствии с поручением главы администрации округа.

7.4. Проекты нормативно-правовых актов, а также иных решений окружного Совета по вопросам, выносимым администрацией округа, направляются в окружной Совет депутатов с сопроводительным письмом за подписью главы администрации округа, завизированные начальником правового управления.

7.5. Указанные в п. 7.4. настоящего Регламента документы передаются в окружной Совет депутатов на бумажном и электронном носителях.

7.6. Структурные подразделения администрации округа по вопросам, заблаговременно внесенным в план работы окружного Совета, принимают участие в работе очередных заседаний постоянных комиссий окружного Совета. В ходе обсуждения могут вноситься поправки, предложения, рекомендации. Выписка из протокола заседания комиссии по этому вопросу прилагается к проекту и справке. Инициатор внесения вопроса своевременно представляет материалы на заседание комиссии.

7.7. Проекты решений по внеплановым, срочным вопросам должны представляться в окружной Совет не менее чем за 10 календарных дней до заседания окружного Совета для обсуждения в постоянных комиссиях на внеочередных заседаниях с согласия председателей комиссий.

7.8. За 5 календарных дней до заседания окружного Совета подготовленные и согласованные проекты решений, справки к ним и выписки из протоколов комиссий представляются главе администрации округа для рассмотрения и дальнейшего направления в окружной Совет депутатов.

8. Организация контроля исполнения документов в администрации округа

8.1. Виды контролируемых документов

8.1.1. В администрации округа контролю подлежит исполнение:

- поручений главы администрации округа по исполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов уполномоченных органов и должностных лиц (Президента России, Правительства России, областной Думы, Губернатора области, Правительства области, окружного Совета депутатов);

- постановлений и распоряжений администрации округа;

- поручений главы администрации округа, заместителей главы администрации округа;

- поручений руководителей структурных подразделений администрации округа по исполнению служебных документов и писем граждан (резолюции);

- поручений по критическим выступлениям в адрес администрации округа в средствах массовой информации.

8.1.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота, грамотность и точность ответов) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства.

8.1.3. Персональная ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение распорядительных документов возлагается на должностных лиц администрации округа, руководителей структурных подразделений в соответствии с распределением обязанностей.

8.2. Контрольные службы

8.2.1. Контроль исполнения распорядительных документов администрации округа, как правило, возлагается на структурное подразделение или должностное лицо, которому это поручено и зафиксировано в самом документе.

Контрольно-аналитическую деятельность по исполнению вышеназванных распорядительных документов администрации округа осуществляют начальник управления делами.

8.2.2. На начальника управления делами возлагается:

- контроль за соблюдением настоящего Регламента должностными лицами, структурными подразделениями администрации округа;

- контроль за состоянием трудовой и исполнительской дисциплины в администрации округа, структурных подразделениях;

- контроль за исполнением распорядительных документов окружного Совета в части выполнения поручений, данных органам местного самоуправления;

- контроль за исполнением поручений главы администрации округа по распоряжениям и постановлениям Губернатора области, Правительства области;

- контроль за сроками исполнения распорядительных документов органов государственной власти в части поручений исполнительным органам местного самоуправления;

- организация контроля за исполнением поручений главы администрации округа по входящим документам и по итогам аппаратных совещаний;

- контроль за выполнением поручений, данных главой администрации округа по итогам приема руководителей предприятий, учреждений, организаций;

- контроль за исполнением поручений главы администрации округа и его заместителей по письмам организаций и граждан;

- контроль за своевременной подготовкой материалов к совещанию главы администрации округа;

- контроль электронного документооборота в системе "Дело";

- контроль за своевременным поступлением ответов от должностных лиц на критические выступления, высказанные в адрес администрации округа в СМИ;

- контроль за полнотой и своевременностью размещения материалов на сайте администрации округа в сети Интернет.

8.2.3. На управление по бюджету и финансам возлагается:

- учет постановлений и распоряжений администрации округа, подлежащих финансовому контролю;

- контроль за выполнением постановлений и распоряжений администрации округа в части обеспечения правомерного, целевого, эффективного использования бюджетных средств;

- контроль за сроками подготовки проектов распоряжений и постановлений, если было дано соответствующее поручение главой администрации округа.

8.2.4. На правовое управление возлагается:

- контроль за соответствием действующему законодательству проектов договоров и распорядительных документов, вносимых на подпись главе администрации округа;

- контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, субъекта Российской Федерации и за ходом исполнения указов Президента, постановлений и распоряжений Правительства России и Калининградской области в части, касающейся органов местного самоуправления.

- правовая, лингвистическая и антикоррупционная экспертиза правовых актов, издаваемых администрацией городского округа.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

8.3.1. Сроки исполнения распорядительных документов администрации округа указываются в тексте самих документов.

При указании времени исполнения поручения в днях отсчет ведется со дня, следующего за днем подписания поручения.

В случаях, если в распорядительных документах не указывается срок исполнения, то контрольный срок исполнения определяется в один месяц и информация по нему представляется не позднее последнего дня месячного срока.

8.3.2. Увеличение сроков исполнения либо снятие с контроля постановлений и распоряжений администрации осуществляются на основании мотивированной письменной информации, представляемой на имя главы администрации округа.

8.3.3. Сроки исполнения заданий, установленных в приказах руководителями структурных подразделений, могут изменяться только этими руководителями самостоятельно, а также курирующими их заместителями главы администрации округа.

8.3.4. Поручения главы администрации округа на запросы из Правительства области, областной Думы должны исполняться в срок, указанный в поручении, запросе, или в месячный срок со дня его поступления в администрацию округа.

8.4. Система контроля

8.4.1. Система контроля в администрации округа и ее структурных подразделениях обеспечивает постоянный контроль и безусловное исполнение в установленные сроки заданий, содержащихся в нормативных документах. Система контроля предусматривает активное участие в работе по исполнению документов всех структурных подразделений администрации округа.

8.4.2. Начальник управления делами, осуществляющий контроль за ходом исполнения документов в соответствии с п. 8.2.2. настоящего Регламента, обеспечивает руководителей и исполнителей информацией о поручениях:

- срок исполнения которых истекает в предстоящем периоде (ежемесячно);

- исполнение которых возложено на то или иное структурное подразделение (по мере необходимости);

- не исполненных своевременно или исполненных с нарушением срока - по мере необходимости (еженедельно на оперативном совещании у главы администрации округа).

Начальник управления делами анализирует информацию, поступающую от исполнителей, о результатах исполнения поручений, находящихся на контроле. На основании этих сведений оценивается уровень исполнительской дисциплины в администрации округа. Полученные сведения представляются руководству администрации округа и учитываются при решении вопросов поощрения по итогам работы за месяц, аттестации и оценки деятельности должностных лиц и структурных подразделений администрации округа.

8.4.3. Глава администрации округа, его заместители, руководители структурных подразделений организуют работу по исполнению исполнительно-распорядительных документов в подведомственных организациях и подразделениях администрации округа, анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по повышению исполнительской дисциплины.

Начальник управления делами информирует аппарат администрации округа о состоянии трудовой и исполнительской дисциплины на аппаратных совещаниях.

8.4.4. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за исполнение документов и организуют контроль исполнения в подчиненных им организациях, периодически анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по выполнению заданий в установленные сроки.

8.4.5. В структурных подразделениях администрации округа приказами назначаются работники, ответственные за контроль и исполнение документов и ведение делопроизводства.

8.5. Организация работы по контролю за исполнением распорядительных документов

8.5.1. Постановка на учет:

- по одному экземпляру постановлений и распоряжений администрации округа вместе с приложениями, подлежащих контролю исполнения, секретариат управления делами направляет исполнителям, указанным в реестре рассылки;

- копии постановлений, распоряжений, поручений Губернатора, Правительства области, поручений главы администрации округа, подлежащие контролю исполнения, с резолюцией главы администрации округа направляются секретариатом управления делами исполнителям.

8.5.2. Контроль хода исполнения, порядок переноса сроков:

- контроль за сроками исполнения постановлений и распоряжений осуществляется начальником управления делами совместно с работниками структурных подразделений администрации округа, ответственными за контроль исполнения;

- в случаях, когда исполнение документа или поручения возложено на двух или более исполнителей, первым исполнителем готовится документ об исполнении (заключение, ответ, свод) ответственность за исполнение несут все исполнители, указанные в резолюции.

- первому исполнителю предоставляется право привлекать для исполнения документа других должностных лиц и организации;

- замена исполнителя или передача исполнения документа, поручения другому лицу или организации может быть осуществлена только по письменному указанию должностного лица, поручившего исполнять документ, с обязательной отметкой в журнале учета документов.

8.5.3. Все поручения должны быть исполнены в указанные сроки:

- о нарушении сроков представления документов, докладов и информации начальник управления делами незамедлительно информирует начальников структурных подразделений;

- предупреждение исполнителю о приближении или наступлении сроков исполнения документов осуществляется начальником управления делами или начальником структурного подразделения;

- в случае нарушения срока исполнения поручения к информации прилагается объяснение руководителя соответствующего структурного подразделения на имя главы администрации округа и по его резолюции может быть установлен новый срок исполнения;

- если при рассмотрении представляемых материалов не принято решение о переносе срока или снятии задания с контроля, документы возвращаются исполнителю для принятия мер по исполнению.

8.6. Снятие с контроля

8.6.1. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем задачи и вопросы.

Исполненный распорядительный документ снимается с контроля на основании подробной информации о проделанной работе структурным подразделением администрации округа, с резолюцией руководителя, подписавшего документ или давшего по нему поручение "Снять с контроля. В дело".

8.6.2. Одновременно документ снимается с контроля путем заполнения всех реквизитов ЭРК.

8.6.3. Распорядительные документы снимаются с контроля главой администрации округа, а в его отсутствие - исполняющим обязанности главы администрации округа.

8.6.4. Отметка об исполнении делается на самом документе, в журнале регистрации документов и в ЭРК.

8.7. Организация контроля за исполнением документов в структурных подразделениях администрации округа.

8.7.1. Работа по контролю исполнения распорядительных документов и поручений руководства администрации округа включает:

- рабочие планы по выполнению распорядительных документов соответствующих структурных подразделений администрации округа;

- непосредственно проверку хода и качества исполнения;

- обобщение результатов контроля и представление руководителям структурных подразделений необходимой информации для принятия мер по обеспечению своевременного и качественного исполнения решений соответствующими организациями;

- представление руководителям администрации округа сведений о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях для анализа и разработки мероприятий по ее улучшению;

- подготовку материалов для снятия документа с контроля.

8.7.2. Обобщение результатов контроля производится на основании:

- результатов проверок хода выполнения документов на местах;

- докладов исполнителей (устных и письменных).

Обобщенные материалы вместе с предложениями по обеспечению исполнения документов представляются соответствующему руководителю в установленные им сроки, при необходимости принятия экстренных мер - немедленно.

8.7.3. Состояние исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации округа анализируется ежемесячно. К нарушителям исполнительской дисциплины принимаются меры воздействия.

По результатам анализа разрабатываются планы мероприятий по повышению исполнительской дисциплины, которые после утверждения руководителем доводятся до соответствующих исполнителей.

8.7.4. При поступлении от исполнителя ходатайства о переносе срока снятия с контроля документа руководитель структурного подразделения обязан:

- изучить причины неисполнения;

- затребовать от исполнителей в случае необходимости дополнительные материалы, подтверждающие необходимость удовлетворения ходатайства о продлении срока исполнения;

- доложить руководителю вышестоящего структурного подразделения предложения по решению данного вопроса;

- направить в управление делами справку с визой заместителя главы администрации округа о продлении срока исполнения постановлений, распоряжений и поручений.

8.7.5. Для снятия с контроля исполненного распорядительного документа исполнитель готовит справку, докладывает начальнику управления делами, после чего последний докладывает главе администрации округа, который решает вопрос о снятии документа с контроля.

8.7.6. По исполненным решениям контролируемый документ, справка о его исполнении с резолюцией главы администрации округа и материалы, характеризующие ход исполнения, направляются в управление делами, где документ снимается с контроля, о чем делаются специальные отметки в учетных документах.

8.8. Организация ревизионной деятельности в администрации округа.

8.8.1. Контрольным органом главы администрации округа является управление по бюджету и финансам администрации округа, который по его поручению выполняет функции контроля в пределах полномочий, установленных Положением об управлении по бюджету и финансам администрации округа, и проводит ревизии финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий и учреждений.

8.8.2. Ревизии финансово-хозяйственной деятельности муниципальных предприятий и учреждений округа осуществляются на основании Положения об управлении по бюджету и финансам, а также планов, утвержденных главой администрации округа. Периодичность проведения ревизий установлена не реже 1 раза в 2 года.

Рекомендации по итогам проведенных проверок и ревизий обязательны для принятия мер по устранению выявленных нарушений в финансово-хозяйственной деятельности.

8.8.3. По итогам проведенной ревизии по требованию главы администрации округа руководители проверяемых муниципальных предприятий и учреждений обязаны представить письменное объяснение по фактам, выявленным в ходе проведенных проверок и ревизий, в десятидневный срок.

По материалам проверок и ревизий глава администрации округа подписывает постановления и распоряжения.

Руководители муниципальных предприятий и учреждений обязаны в установленные главой администрации округа сроки представлять информацию об устранении нарушений и принятых мерах по материалам проверок и ревизий в управление по бюджету и финансам для доклада главе администрации округа.

8.8.4. Ответственность за реализацию материалов проверок и ревизий возлагается на руководителей муниципальных предприятий, учреждений.

Контроль за устранением выявленных нарушений возлагается на управление по бюджету и финансам администрации округа.

9. Порядок работы со служебными документами

9.1. Прием, доставка и отправка корреспонденции

9.1.1. Прием и регистрация корреспонденции, адресованной в администрацию округа и главе администрации округа, осуществляется секретариатом управления делами.

9.1.2. Регистрация и отправка исходящей документации осуществляются секретарем главы администрации округа и курьером.

9.1.3. В структурных подразделениях администрации округа осуществляется прием и отправка документов и корреспонденции, адресованной непосредственно этим структурам и их руководителям.

9.1.4. Работники секретариата управления делами распределяют полученную почту по адресатам:

- почта главы администрации округа;

- почта заместителей главы администрации округа;

- почта структурных подразделений.

9.1.5. Организация доставки входящих, исходящих и внутренних документов в аппарате администрации округа осуществляется секретариатом управления делами.

9.1.6. Документы, требующие срочного решения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы и телеграммы доставляются главе администрации округа немедленно.

9.1.7. Входящие и исходящие документы передаются в структурные подразделения администрации округа под роспись в реестрах или разносных книгах.

Ответственные лица за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации округа ежедневно получают корреспонденцию для структурных подразделений в секретариате управления делами администрации в течение рабочего дня.

9.2. Регистрация документов

9.2.1. Регистрация документов администрации округа осуществляется:

- адресованных в администрацию округа и главе администрации округа - в секретариате управления делами;

- адресованных заместителям главы администрации городского округа - через секретарей приемных;

- поступивших по электронной почте - в секретариате управления делами.

9.2.2. Прием телефонограмм, телефаксов, адресованных главе администрации округа, его заместителям, производится секретарями администрации с регистрацией в специальных журналах.

9.2.3. Полученные справки, извещения, информационные и обзорные письма, не требующие направления заявителям письменного ответа, регистрируются в отдельном журнале.

9.2.4. Зарегистрированные документы, как правило, в тот же день направляются адресатам:

- адресованные главе администрации округа - через секретаря главы администрации округа;

- адресованные заместителям главы администрации округа - через секретарей приемных заместителей;

- поступившие без указания конкретного адресата - по принадлежности в соответствии с функциональными обязанностями структурных подразделений.

9.3. Оформление резолюций

9.3.1. На документы, адресованные в администрацию округа и главе администрации округа, глава администрации округа накладывает резолюцию по их исполнению.

9.3.2. Резолюции оформляются по установленному образцу.

9.3.3. В проект резолюции должны входить следующие элементы:

- исполнитель (с указанием Ф.И.О.);

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- дата подписания поручения;

- подпись лица, дающего поручение.

9.3.4. Кроме главы администрации округа, давшего поручение по исполнению документа, резолюции имеет право подписывать от своего имени должностное лицо, официально его замещающее.

9.3.5. Право подписи на резолюциях от имени и по поручению руководителей имеют:

- от имени главы администрации округа - один из заместителей главы администрации округа;

- от имени заместителей главы администрации округа - должностные лица, которым это право предоставлено.

9.3.6. Право, предоставленное должностным лицам от имени руководителей давать поручения по исполнению документов, должно быть зафиксировано в соответствующих нормативных документах (положениях, должностных инструкциях).

9.4. Исполнение документов

9.4.1. Рассмотрение документа (ознакомление с содержанием документа и подготовка резолюции) должно производиться ежедневно, но не более двух дней с момента регистрации.

9.4.2. Все документы с резолюциями главы администрации округа регистрируются в секретариате управления делами администрации округа и направляются исполнителям.

9.4.3. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации документа.

Исключение составляют документы по следующим вопросам:

- предоставление жилой площади;

- приватизация муниципальной собственности и аренда нежилых помещений;

- отвод земельных участков, выделяемых под коллективное садоводство;

- экономико-правовое регулирование земельных отношений на территории округа, в том числе отвод земельных участков под застройку;

- качество архитектурных и градостроительных проектов и их реализация.

Срок исполнения поручения по этим проблемам составляет не более 2 месяцев (за исключением документов, поступивших из органов государственной власти, либо по которым срок рассмотрения установлен поручением), с обязательным письменным уведомлением заявителя о продлении установленного законом месячного срока.

Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то исполнитель по согласованию с руководителем подразделения администрации округа, давшим поручение об исполнении, готовит справку с обоснованием необходимости продления срока и не позднее, чем за 2 дня до истечения срока исполнения представляет ее в управление делами.

Для служебных документов срок исполнения может быть увеличен в зависимости от сложности и хода решения вопроса, для писем граждан - не более чем на один месяц (с письменным уведомлением об этом заявителя).

Информация по депутатским запросам подписывается главой администрации округа или лицом, его замещающим. Ответы направляются в 2-недельный срок.

Ответы по запросам и представлениям прокуратуры направляются за подписью главы администрации округа или лица, его замещающего, в 30-дневный срок, если иное не предусмотрено самим запросом или представлением.

Ответы на протесты прокуратуры направляются за подписью главы администрации округа или лица, его замещающего, в 10-дневный срок.

9.4.4. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

9.4.5. Соисполнители не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

9.4.6. Ответы из организаций по исполнению документов, зарегистрированных в секретариате управления делами администрации округа, должны направляться в то структурное подразделение администрации округа, где осуществляется контроль за ходом исполнения документа.

9.4.7. Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений должны подписываться руководителями структурных подразделений администрации округа, которым даны поручения, или лицами, исполняющими их обязанности, и представляться в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания.

Оригиналы документов, направленные исполнителю, возвращаются в секретариат управления делами администрации округа вместе со справками о результатах исполнения.

9.4.8. Ответы на устные предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие в администрацию округа, могут быть даны как в письменной, так и в устной форме.

Ответы на служебные документы даются в письменном виде.

9.5. Порядок оформления исходящих документов

9.5.1. Все исходящие и большинство внутренних служебных документов оформляются на бланках установленного образца.

9.5.2. На каждом документе (за исключением письма) должно быть указано наименование вида документа (справка, информация, акт и т.п.).

9.5.3. В любом документе указывается адресат, почтовый адрес, заголовок, кратко и четко отражающий основное содержание документа, инициалы, фамилия и виза исполнителя, номер его служебного телефона.

9.5.4. Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

9.5.5. Документы следует адресовать, как правило, в учреждение или его структурное подразделение. Должностному лицу документ может адресоваться в тех случаях, когда точно известно, что он должен быть рассмотрен этим лицом.

9.5.6. Документ, составленный на основании другого документа, должен иметь ссылку на него с указанием даты и номера исходящего. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

9.5.7. На документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, почтовый адрес не проставляется. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым адресатам.

9.5.8. На документах, направляемых частному лицу, вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы адресата.

9.6. Служебные документы подписываются:

9.6.1. Направляемые в органы государственной власти - главой администрации округа.

Направляемые в другие организации - главой администрации округа, заместителями главы администрации округа, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.

9.6.2. Докладные записки, справки и другие внутренние документы справочного характера - руководителем структурного подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Подписываются первый и второй экземпляры направляемого в адрес и оставляемого в деле документа. При направлении в несколько адресов количество подписанных экземпляров увеличивается соответственно количеству адресатов, превышающих одного.

Каждый отправляемый документ визируется на втором экземпляре исполнителем с указанием даты.

9.6.3. За своевременную подготовку, содержание и правильное оформление документа несет ответственность исполнитель.

Подготовленные проекты документов, согласованные исполнителем с соответствующими должностными лицами и учреждениями, подписываются главой администрации округа или его заместителем.

9.6.4. Подписанные главой администрации округа документы передаются исполнителем (ответственным за ведение делопроизводства) в секретариат управления делами для регистрации и отправки.

Лицо, ответственное за отправку документов, проверяет правильность их оформления и наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

9.6.5. Исходящие документы, подписанные руководством подразделений администрации округа, которым предоставлено право переписки, регистрируются в соответствующем подразделении.

10. Организация работы с обращениями граждан

10.1. Обращения граждан рассматриваются в порядке, установленным Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ " О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

10.2. Письменные обращения граждан регистрируются в секретариате управления делами администрации округа и секретарем главы администрации округа и представляются для рассмотрения главе администрации округа. Глава администрации округа дает поручения по рассмотрению писем граждан. Рассмотрение вопросов поручается соответствующему структурному подразделению. Сроки рассмотрения не должны превышать законодательно установленных сроков. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем письменно сообщается заявителю.

10.3. Обращения граждан не направляются для рассмотрения организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются.

10.4. Письма граждан снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме.

10.5. Прием граждан осуществляется должностными лицами согласно разработанному графику, а в отдельных случаях - по мере необходимости.

Секретари приемных главы администрации округа и заместителей главы администрации округа ведут запись на личный прием к главе администрации округа и его заместителям.

10.6. График приема граждан структурными подразделениями администрации округа утверждается распоряжением администрации округа.

10.7. Анализ работы с обращениями граждан, выдача информации руководству администрации округа, контроль за сроками рассмотрения возлагаются на начальника управления делами.

10.8. Специалисты администрации округа имеют право запрашивать из других структурных подразделений администрации округа, подведомственных администрации округа учреждений и предприятий материалы, необходимые при рассмотрении обращений граждан.

11. Организация кадровой работы

11.1. Глава администрации округа формирует администрацию округа.

11.2. Муниципальные служащие и технический персонал администрации округа назначаются на должность и освобождаются от нее главой администрации округа.

11.3. Наложение дисциплинарных взысканий и поощрение работников администрации округа является компетенцией главы администрации округа.

11.4. Оформление приема на работу муниципальных служащих и технического персонала администрации округа осуществляется ведущим специалистом - инспектором по кадрам согласно личному заявлению на имя главы администрации округа с резолюцией о согласии главы администрации округа и начальника соответствующего подразделения, с предъявлением паспорта, трудовой книжки, военного билета (для военнообязанных), диплома об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, а для муниципальных служащих еще и справки о состоянии здоровья, из органов налоговой службы о своем имущественном положении, с предыдущей работы о доходах и декларации об имущественном положении.

Лица, принимаемые на работу, знакомятся с должностными инструкциями под роспись.

11.5. Увольнение производится согласно личному заявлению работника администрации округа с резолюцией главы администрации округа на основании действующего законодательства.

11.6. Отпуска муниципальных служащих и технического персонала планируются в структурных подразделениях и представляются начальнику управления делами до 20 ноября текущего года.

График отпусков муниципальных служащих и других работников администрации составляется начальником управления делами и представляется на утверждение главе администрации округа до 30 декабря текущего года.

Отпуск муниципальным служащим и другим работникам администрации округа предоставляется на основании личных заявлений и графика отпусков по согласованию с руководителем структурного подразделения.

11.7. Удостоверение работникам администрации округа оформляется при приеме на работу с предъявлением фотокарточки размером 3 x 4 см с уголком. При увольнении с работы удостоверения сдаются ведущему специалисту - инспектору по кадрам.

В случае утери удостоверения работник администрации округа может быть привлечен к дисциплинарной ответственности и ему выписывается новое удостоверение.

11.8. Больничные листы муниципальных служащих и технического персонала, оформленные в структурном подразделении, подписанные ведущим табель должностным лицом, сдаются ведущему специалисту - инспектору по кадрам администрации округа, где учитываются и передаются под роспись в управление бухгалтерского учета и отчетности для оплаты не позднее пяти дней перед выдачей аванса и заработной платы.

11.9. Для оформления пенсии работник администрации округа за 15 дней до наступления пенсионного возраста обращается к ведущему специалисту - инспектору по кадрам, имея при себе паспорт, где знакомится с документами, подтверждающими трудовой стаж, пишет заявление об их представлении для назначении пенсии.

Ведущий специалист - инспектор по кадрам оформляет документы на работника администрации округа и передает в территориальную службу Пенсионного фонда РФ для назначения государственной пенсии.

11.10. Учеба муниципальных служащих администрации округа для повышения квалификации планируется начальником управления делами по представлению должностных лиц, руководителей структурных подразделений администрации округа.

11.11. Контроль подготовки резерва кадров должностных лиц администрации округа осуществляется начальником управления делами.

11.12. Планирование и проведение аттестации муниципальных служащих администрации округа проводится аттестационной комиссией в соответствии с Положением об аттестации.

12. Командировки работников администрации округа

12.1. Командировки муниципальных служащих и технического персонала администрации округа планируются структурными подразделениями администрации округа.

12.2. Командировочное удостоверение, в бланке которого четко формулируется цель выезда, оформляется ведущим специалистом - инспектором по кадрам и подписывается главой администрации округа или заместителем главы администрации округа на основании распоряжения.

12.3. При поездках по служебным делам сроком на один день командировочное удостоверение не оформляется.

12.4. Командировочное удостоверение со всеми необходимыми отметками сдается ведущему специалисту - инспектору по кадрам в 3-дневный срок после возвращения из командировки.

12.5. Зарубежные командировки планируются в соответствии с планом международной деятельности администрации округа.

14. Организация проведения совещаний аппарата

14.1. Совещания аппарата администрации округа проводятся под руководством главы администрации округа каждый понедельник месяца с 9.00 часов.

14.2. Совещания под руководством главы администрации округа готовятся начальником управления делами, оповещение аппарата и других участников совещания возлагается на секретаря главы администрации округа.

14.3. В аппаратном совещании участвуют заместители главы администрации округа, начальники структурных подразделений, помощники главы администрации округа и должностные лица, установленные главой администрации округа. Оформление поручений по итогам аппаратного совещания осуществляет начальник управления делами.

14.4. Контроль за выполнением поручений, данных на аппаратных совещаниях, осуществляется начальником управления делами.

14.5. Совещания под руководством заместителей главы администрации округа с курируемыми ими подразделениями администрации округа проводятся еженедельно. Заместители главы администрации округа самостоятельно определяют сроки и регламент проведения этих совещаний.

15. Организация работы архива

15.1. Порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел администрации округа, формирование дел в подразделениях и передача их в архивы структурных подразделений и архивный отдел администрации округа определяются действующими нормативными актами.

15.2. Документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве администрации округа, представляются сотрудникам администрации округа для работы архивным отделом.

15.3. Если документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве администрации округа, требуются для других организаций, то они выдаются по письменному запросу этой организации для просмотра в архивном отделе.

Выписка из этих документов заверяется начальником управления делами.

15.4. В ведомственный архив администрации округа поступают документы постоянного хранения через 2 года после завершения делопроизводством от структурных подразделений.

Хранение документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату сотрудников администрации округа, осуществляют соответственно инспектор по кадрам и управление по бюджету и финансам.

15.5. Дела постоянного хранения и по личному составу аппарата администрации округа через 2 года после завершения их делопроизводством передаются в ведомственный архив. Передача документов производится в установленном порядке.

15.6. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях. По истечении срока хранения в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел дела подлежат уничтожению в установленном порядке по акту.

16. Копирование документов

16.1. Копирование материалов служебного характера в секретариате производится должностными лицами администрации округа самостоятельно либо по заявкам, подписанным главой администрации округа, руководителями структурных подразделений администрации округа, за исключением тех отделов, где имеется множительная техника. В верхнем левом углу первой страницы исполнитель указывает количество экземпляров, свою фамилию, номер телефона, дату и время сдачи на копирование.

16.2. На копирование передаются первые экземпляры (оригиналы) материалов, отвечающие необходимым техническим требованиям и стандартам.

16.3. Копирование документов осуществляется с 8.00 до 13.00; с 14.00 до 17.00.

17. Оформление телеграмм и телефаксовых сообщений

17.1. Право подписи телеграмм и телефаксовых сообщений имеют глава администрации округа, заместители главы администрации округа, а также руководители подразделений, имеющие право переписки.

17.2. Подписанные главой администрации округа телеграммы и телефаксовые сообщения передаются исполнителем в управление делами администрации округа для регистрации.

17.3. Если телеграмма или телефаксовое сообщение являются ответом на контрольный документ, то исполнитель обязан приложить этот документ для отметки.

17.4. Передача по телефаксу администрации округа документов от других организаций осуществляется с письменного разрешения главы администрации округа или его заместителей.

18. Образцы оформления организационно-распорядительной документации

(Образец)

Российская Федерация
Администрация Советского городского округа
Калининградской области

Постановление

"___" ___________ 200___  г.             N ______

Заголовок к тексту

Текст констатирующей части постановления. Приводятся факты,

послужившие основанием для издания постановления. Обязательны ссылки

на нормативные правовые акты.

Постановляю:

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из

которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки,

по примерной речевой модели: кому-что сделать-срок.

Пункт о контроле за исполнением постановления строится по образцу:

Контроль за исполнением постановления возложить на (наименование

должности и Фамилия И.О. лица, на которое возложен контроль).

Глава администрации

городского округа           (подпись)        И.О. Фамилия

(при наличии приложений)

               Приложение

       к Постановлению администрации

       Советского городского округа

       от "___" _______ 200_  г. N __

(образец)

Российская Федерация
Администрация Советского городского округа
Калининградской области

Распоряжение

"___" ___________ 200___                  N _______-р

Заголовок к тексту

Текст распоряжения.

Глава администрации

городского округа           (подпись)        И.О. Фамилия

(при наличии приложений)

               Приложение

       к Постановлению администрации

       Советского городского округа

       от "___" _______ 200_  г. N __

(образец)

Российская Федерация
Администрация Советского городского округа
Калининградской области

              (наименование структурного подразделения)

Приказ

"____" ___________ 200___  г.           N _____

Заголовок к тексту, выраженный

отглагольным существительным в

предложном падеже, начинается

с предлога "О"

Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие

основанием для издания приказа. Констатирующая часть приказа

начинается с предлогов: "В соответствии...", "На основании...",

"В связи...", "Во исполнение...", "Для...", "С целью...".

Распорядительная часть начинается словом:

Приказываю:

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из

которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

Пункты формулируются по примерной речевой модели:

кому - что сделать - срок.

Специальный пункт о контроле исполнения строится по образцу:

"Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование

должности и И.О. Фамилия лица, на которое возлагается контроль).

Руководитель структурного

подразделения                     (подпись)           И.О. Фамилия

(образец)

Российская Федерация
Администрация Советского городского округа
Калининградской области

Поручение

"___" ___________ 200__  г.            N _________

Заголовок к тексту

Текст поручения.

Глава администрации городского округа И.О. Фамилия

(образец)

            Наименование организации адресата

            наименование должности адресата

                    И.О. Фамилия

                 почтовый адрес

Уважаемый Имя Отчество!

Письма оформляют на бланках для писем. Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации. При направлении письма частному лицу вначале пишут адрес, затем фамилию, инициалы. Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации пишут первым, затем указывают другие. Если письмо направляют в более чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.

Текст письма состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д. В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части. Все логические элементы письма выделяют абзацами. Письмо оформляют в трех экземплярах (факс - в двух). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело, а третий остается для исполнителя. К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста пишут слово Приложение, текст приложения пишут столбиком. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами.

Приложение:

1. Наименование приложения, кол-во листов и экземпляров (на 2 л., в 3 экз.)

2. Наименование приложения, кол-во листов и экземпляров.

Наименование должности лица,

подписавшего документ                    И.О. Фамилия

Фамилия исполнителя

и номер телефона

(образец)

                   ул. Красная, д. 8, кв. 6,

               г. Советск, Калининградская обл.

                                Ивановой Т.И.

Уважаемая Татьяна Ивановна!

Ваше заявление, относительно предоставления жилой площади, рассмотрено на жилищной комиссии администрации Советского городского округа.

Вы состоите в списках очереди на улучшение жилищных условий при администрации Советского городского округа с 11.06.2008 года. Ваша очередь N 1645.

Улучшить Ваши жилищные условия в настоящее время администрация Советского городского округа не имеет возможности из-за отсутствия жилья.

Жилая площадь Вам будет предоставлена в порядке очередности.

Глава администрации

Советского городского округа                И.О. Фамилия