Глава 2. Прием и первичная обработка письменных обращений (п.п. 28-37)

Глава 2. Прием и первичная обработка письменных обращений

28. Основанием для начала исполнения Администрацией функции по рассмотрению Обращений является личное либо письменное обращение гражданина в Администрацию, к Должностному лицу или поступление Обращения с сопроводительным письмом из других органов власти, организаций для рассмотрения по поручению.

29. Граждане направляют письменные Обращения в Администрацию или Должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в Обращении вопросов.

30. Письменные Обращения могут быть доставлены лично, почтовым отправлением, по информационным системам общего пользования.

31. Обращения на имя главы администрации муниципального образования, поступившие непосредственно от граждан или присланные по почте, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают на рассмотрение Сотрудникам согласно резолюции.

32. Письменные Обращения непосредственно от граждан принимаются в том случае, если в них указаны фамилия гражданина и почтовый адрес, по которому может быть направлен ответ. По просьбе обратившегося гражданина на копии или втором экземпляре принятого Обращения проставляется штамп установленного образца и сообщается телефон для справок.

33. Для приема интернет-обращений может применяться специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение гражданином реквизитов, необходимых для работы с Обращениями и для направления письменного ответа, а также информирующее гражданина о невозможности принять его Обращение в случае не заполнения указанных реквизитов.

34. Для информирования граждан о порядке заполнения реквизитов об отправителе в электронном Обращении может также применяться информационное уведомление, размещаемое на официальном сайте Администрации.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования "Светловский городской округ" Калининградской области от 16 июня 2015 г. N 551 пункт 35 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

35. Сотрудник Администрации, ответственный за прием документов:

1) проверяет правильность адресования корреспонденции и возвращает невскрытыми в структурное подразделение Администрации по работе с обращениями граждан (далее - структурное подразделение) либо на почту ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

2) вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;

3) прикладывает поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);

4) письменные обращения, текст которых не поддается прочтению не подлежат направлению на рассмотрение должностному лицу в соответствии с его компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение;

5) регистрация обращений граждан осуществляется в Администрации, ее структурных подразделениях отдельно от других направлений документационного обеспечения и начинается ежегодно с номера 1, на каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК);

6) основными сведениями об обращении, подлежащими обязательному учету в РКК, являются:

дата регистрации обращения;

регистрационный номер обращения;

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя (ей);

почтовый адрес заявителя (ей) и (или) адрес электронной почты;

кратность обращения (первичное, повторное);

тип обращения (заявление, жалоба, предложение);

краткое содержание сути обращения;

шифры вопросов, содержащихся в обращении, в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;

фамилия и резолюция руководителя главы Администрации, руководителя структурного подразделения, к которому поступило для рассмотрения обращение, и фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения (исполнителя);

сведения о постановке на контроль;

сведения о дате и результатах рассмотрения обращения;

сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения;

7) сведения о кратком содержании сути обращения, внесенные в графу "Краткое содержание" РКК, должны быть конкретными и носить информативный характер.

8) графа "Почтовый адрес" РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания гражданина следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки;

9) для внесения дополнительных сведений об обращении в РКК предусматривается графа "Примечание";

10) повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, при этом в РКК обращения проставляется отметка "повторное" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом, обращения одного и того же заявителя по разным вопросам повторными не являются;

11) письменное обращение, в котором не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (далее - анонимное обращение), регистрируется с пометкой "Анонимное" в графе "Заявитель"" РКК. Ответ на такое обращение не дается;

12) если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. Информация о направлении обращения по компетенции вносится в РКК.

Обращения, текст которых не поддается прочтению, регистрируются в порядке, предусмотренном настоящим Положением, при этом в графе "Краткое содержание" делается запись о том, что текст в обращении гражданина не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

36. Сотрудник, ответственный за делопроизводство, получив Обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, либо имеющее неровности по бокам, либо заклеенное липкой лентой, либо обладающее странным запахом или цветом, либо в нем прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю и действует в соответствии с его указаниями.

37. Результатом выполнения административных действий (процедур) по приему и первичной обработке Обращения является передача поступившего Обращения на регистрацию Сотруднику, ответственному за регистрацию Обращений граждан.