Глава 2. Прием, регистрация и учет письменных обращений граждан (п.п. 6-20)

Глава 2. Прием, регистрация и учет письменных обращений граждан

6. Организация работы по приему, регистрации и учету письменных обращений граждан, обращений, поступивших по электронной почте и по факсимильной связи, осуществляется структурным подразделением Администрации (должностным лицом), ответственным за работу с обращениями граждан.

Поступающие в Администрацию, ее структурные подразделения письменные обращения принимаются соответствующим структурным подразделением Администрации (должностным лицом), должностным лицом структурного подразделения Администрации, ответственным за работу с обращениями граждан (далее - подразделение, ответственное за работу с обращениями граждан).

7. Перед вскрытием конвертов, бандеролей, других почтовых отправлений (далее - конверты) должностными лицами структурного подразделения, ответственного за работу с обращениями граждан, проверяется правильность их адресования. Ошибочно (не по адресу) присланные конверты возвращаются на отделение почтовой связи невскрытыми.

8. Все конверты, поступившие в адрес Администрации, ее структурных подразделений, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "лично", подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру.

9. В случае обнаружения при вскрытии конверта отсутствия в конверте обращения или недостачи упомянутых гражданином или содержащихся в описи документов составляется акт,

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя должностными лицами структурного подразделения, ответственного за работу с обращениями граждан. Гражданину направляется ответ с приложенным экземпляром акта, второй экземпляр акта приобщается к полученным документам.

Конверт хранится вместе с обращением и уничтожается после истечения срока хранения обращения.

10. Все обращения граждан, поступающие в адрес Администрации, ее структурных подразделений, подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления, за исключением жалоб на решения и действия (бездействие) должностных лиц Администрации при предоставлении государственных услуг, которые регистрируются не позднее следующего рабочего дня со дня их поступления.

В случае поступления обращения в выходные или праздничные дни регистрация производится в течение трех рабочих дней, следующих за выходными и праздничными днями.

11. Регистрация обращений граждан осуществляется в Администрации, ее структурных подразделениях отдельно от других направлений документационного обеспечения и начинается ежегодно с номера 1.

На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).

12. Основными сведениями об обращении, подлежащими обязательному учету в РКК, являются:

дата регистрации обращения;

регистрационный номер обращения;

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя (ей);

почтовый адрес заявителя (ей) и (или) адрес электронной почты;

кратность обращения (первичное, повторное);

тип обращения (заявление, жалоба, предложение);

краткое содержание сути обращения;

шифры вопросов, содержащихся в обращении, в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;

фамилия и резолюция руководителя главы Администрации, руководителя структурного подразделения, к которому поступило для рассмотрения обращение, и фамилия лица, ответственного за рассмотрение обращения (исполнителя); сведения о постановке на контроль; сведения о дате и результатах рассмотрения обращения; сведения о месте хранения материалов рассмотренного обращения.

13. Сведения о кратком содержании сути обращения, внесенные в графу "Краткое содержание" РКК, должны быть конкретными и носить информативный характер.

14. Графа "Почтовый адрес" РКК заполняется с соблюдением общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции порядка. Если адрес отсутствует и на конверте, и в тексте обращения, при определении региона проживания гражданина следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

15. Для внесения дополнительных сведений об обращении в РКК предусматривается графа "Примечание".

16. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. При этом в РКК обращения проставляется отметка "повторное" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же заявителя по разным вопросам повторными не являются.

17. Письменное обращение, в котором не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (далее - анонимное обращение), регистрируется с пометкой "Анонимное" в графе "Заявитель"" РКК. Ответ на такое обращение не дается.

18. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. Информация о направлении обращения по компетенции вносится в РКК.

19. Обращения, текст которых не поддается прочтению, регистрируются в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом. При этом в графе "Краткое содержание" делается запись о том, что текст в обращении гражданина не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

20. Обращения граждан в форме электронного документа, направленные гражданами путем заполнения специальной формы на официальном сайте, регистрируются в порядке, предусмотренном главой 2 настоящего Регламента.