Учет расходов по обслуживанию служебного автомобиля
во время командировки
Расходы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля во время служебной командировки, в том числе приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ), оплата автостоянки, различные сборы и пр., относятся на себестоимость продукции, работ или услуг на основании п.п."и" п.2 Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 5.08.92 г. N 552, как связанные с содержанием служебного автотранспорта.
Основным документом при направлении работника в командировку является командировочное удостоверение: по отметкам в нем определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке. Водителю служебного автомобиля кроме командировочного удостоверения выдается путевой лист. Он выписывается на весь срок командировки (постановление Госкомстата России от 28.11.97 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте").
Для обоснованного отражения в бухгалтерском учете расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием служебного автомобиля, они должны быть документально подтверждены. Таким подтверждением являются:
путевые листы, которые выдаются водителям служебного автотранспорта и являются первичными документами по учету работы автотранспорта;
чеки ККМ на приобретение ГСМ;
чеки ККМ или квитанции установленного образца за стоянку автомобиля и др.
Длительность командировки определяется с учетом нахождения в пути служебного автомобиля. А этот срок в свою очередь определяется требованиями техники безопасности и внутренними документами. Могут также использоваться положения Общих правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Минавтотрансом РСФСР 30 июля 1971 г. (раздел 12, параграф 12).
В соответствии с Положением о составе затрат для целей налогообложения затраты на содержание служебного автотранспорта принимаются в пределах норм, установленных законодательством. Однако такие нормативы в настоящее время отсутствуют. Утвержденные Минтрансом России 29 апреля 1997 г. N Р3112194-0366-97 Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте межведомственным нормативным актом не являются. Они могут служить лишь основанием для внутреннего контроля предприятия за количеством расходуемого топлива.
Налоговые органы предлагают организациям при ведении учета и списании в расход топлива и ГСМ на содержание служебного автотранспорта в отсутствие законодательно установленных норм руководствоваться нормами расхода ГСМ, утвержденными Минтрансом России. У Минфина России иная позиция. В бухгалтерском учете и при налогообложении прибыли затраты на содержание служебных автомобилей, в том числе и по ГСМ, надо учитывать в суммах фактически произведенных расходов (письма от 20.10.99 г., 30.11.99 г. N 04-02-05/1 и др.). Таким образом, организация может самостоятельно установить внутренние нормы расхода ГСМ и, отразив их как элемент учетной политики, руководствоваться ими при списании ГСМ на затраты. Перерасход ГСМ также может включаться в себестоимость, если будет обоснована его причина. Первичным документом для его включения станет оформленный и утвержденный руководителем акт.
Пример. Водителю служебного автомобиля, направленному в командировку в 2001 г. сроком на 4 дня, выдано под отчет 2000 руб. По его возвращении в бухгалтерию представлен авансовый отчет с документами, подтверждающими произведенные расходы:
квитанции за проживание в гостиницах на сумму 756 руб.;
кассовые чеки АЗС о приобретении 100 л бензина на сумму 745,50 руб. (бензин приобретался на АЗС, принадлежащих юридическим лицам);
счета-фактуры на приобретенный на АЗС бензин;
квитанции об оплате стоянки автомобиля во время командировки на сумму 126 руб.
Налог с продаж в регионах, по которым осуществлялся проезд в командировку, установлен в размере 5 %. В организации для автомашины приняты нормы расхода бензина 15 л на 100 км. Общий п
