Глава 1. Составление номенклатуры дел

Глава 1. Составление номенклатуры дел

502. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Правительстве, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться правовыми актами о Правительстве, штатным расписанием и другими документами, регламентирующими деятельность Правительства и порядок ее документирования, а также номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения. Изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности Правительства, их виды, состав и содержание.

503. В Правительств составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата (приложение N 18 к настоящей Инструкции) и на их основе сводная номенклатура аппарата Правительства Калининградской области.

Информация об изменениях:

Пункт 504 изменен с 10 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 3 июня 2020 г. N 358

См. предыдущую редакцию

504. Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год составляется делопроизводителем по установленной форме, подписывается руководителем подразделения, согласовывается с Контрольно-административным управлением и предоставляется до 1 ноября текущего года в архив, в том числе в электронном виде, для ввода в СЭДО, который оформляет сводную номенклатуру дел, обеспечивает ее согласование с экспертной комиссией (далее - ЭК) и 1 раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией в области архивного дела.

Информация об изменениях:

Пункт 505 изменен с 10 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 3 июня 2020 г. N 358

См. предыдущую редакцию

505. Вновь созданное структурное подразделение аппарата Правительства обязано в месячный срок разработать проект номенклатуры дел и представить его на предварительное рассмотрение в Контрольно-административное управление.

506. Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел и представление на согласование в Архив возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата Правительства, которые обязаны своевременно утвердить номенклатуру дел.

Информация об изменениях:

Пункт 507 изменен с 10 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 3 июня 2020 г. N 358

См. предыдущую редакцию

507. Сводная номенклатура дел структурных подразделений аппарата Правительства составляется Архивом.

Номенклатура дел структурных подразделений аппарата Правительства визируется лицом, ответственным за архив, подписывается начальником Контрольно-административного управления, и после одобрения ЭК направляется на согласование с ЭПК, после чего утверждается Руководителем аппарата Правительства.

Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Контрольно-административного управления, второй используется в Контрольно-административном управлении в качестве рабочего, третий применяется в Архиве, четвертый - передается в областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Калининградской области" (далее - ГАКО).

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата Правительства получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

508. Согласованная с ЭПК сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается Руководителем аппарата Правительства и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

509. В случае изменений функций и структуры сводная номенклатура дел аппарата Правительства подлежит переработке и согласованию с ЭПК.

510. В номенклатуру дел структурных подразделений аппарата Правительства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений, дела и справочные материалы с пометкой "Для служебного пользования", картотеки и журналы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

511. Если в течение года организуются новые документированные участки работы или возникнут новые дела, то они дополнительно включаются в номенклатуру дел, для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

512. Названиями разделов сводной номенклатуры дел аппарата Правительства являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

513. Графы сводной номенклатуры дел, номенклатуры структурных подразделений аппарата Правительства заполняются следующим образом:

1) в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в структурном подразделении аппарата Правительства цифрового обозначения структурного подразделения и отдела, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-07-03, где 01 - обозначение структурного подразделения, 07 - отдела, 03 - порядкового номера заголовка дела по номенклатуре;

2) в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделов); для переходящих дел индекс сохраняется. Например: 07-01-03; 14-01-03; 31-01-03 - постановления Правительства. Копии.;

3) в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;

4) порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью;

5) в начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих нормативно-правовую и организационно-распорядительную документацию. Далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.;

6) не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "справочные материалы", "общая, оперативная переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1) название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);

2) название структурного подразделения аппарата Правительства (автор документа);

3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

4) краткое содержание документов дела;

5) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела; указания на копийность документов дела.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении смотра промышленной безопасности (планы, отчеты, переписка)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с предприятиями по энергосбережению в промышленности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка по участию в деятельности ООН в области энергетики

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Администрацией Советского городского округа о представлении муниципального жилья сотрудникам больницы

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций муниципальных образований по вопросам экспертизы изделий из янтаря

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет резидентов ОЭЗ в Калининградской области о производстве продукции (форма 1-п)

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел или томов (частей); заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей, согласованный с ЭПК.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2012 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие органы власти или ведомство для продолжения делопроизводства и др.

514. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного срока хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел:

- структурного подразделения - в обязательном порядке сообщаются ответственным за делопроизводство в Архив до 1 февраля, с проставлением отметки с указанием должности лица, сделавшего отметку и расшифровки его подписи;

- сводной номенклатуры дел - в обязательном порядке сообщаются в ГАКО, с проставлением отметки с указанием должности лица, сделавшего отметку и расшифровки его подписи.