Глава 5. Протокол

Информация об изменениях:

Глава 5 изменена с 9 ноября 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 2 ноября 2020 г. N 791

См. предыдущую редакцию

Глава 5. Протокол

199. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, встречах, собраниях, конференциях, заседаниях координационных и совещательных органов и других мероприятиях (далее - мероприятия), подготовленный в установленном порядке.

Образец оформления полного протокола и образец оформления краткого протокола приведены в приложении N 5 к настоящей Инструкции.

200. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время мероприятия, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

201. Ведение записей в ходе мероприятия, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на подразделение, ответственное за организацию и проведение мероприятия.

202. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о форме протокола принимает председатель (председательствующий).

203. Текст полного протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются:

Председатель (председательствующий) - фамилия и инициалы.

В протоколах мероприятий у конкретного должностного лица председатель не указывается.

В протоколах заседаний и оперативных совещаний Правительства также указывается должность председательствующего.

В зависимости от вида протокола информация о председателе (председательствующем) печатается по центру (протоколы заседаний и оперативных совещаний Правительства) или от левой границы текстового поля (иные протоколы) под реквизитом "Место составления протокола", отделяясь от него 2 интервалами.

Секретарь (при наличии) - фамилия и инициалы.

Присутствовали - список присутствовавших на мероприятии с указанием их должностей, фамилий и инициалов или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек (указывается их общее количество и делается пометка "(список прилагается)").

Список присутствовавших, независимо от их количества, указывается в протоколах заседаний и оперативных совещаний Правительства.

Слово "Присутствовали" печатается от левой границы текстового поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже через 1 межстрочный интервал указываются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - фамилии и инициалы, например:

Присутствовали:
Министр финансов Калининградской области		Фамилия И.О.

Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:
министры Калининградской области		Фамилия И.О. Фамилия И.О.

Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения, с указанием докладчика (докладчиков, содокладчиков) по каждому рассматриваемому вопросу.

Если докладчиков (содокладчиков) по рассматриваемому вопросу несколько, они указываются в порядке выступления с докладом.

Словосочетание "Повестка дня" располагается по центру текстового поля и печатается прописными буквами на расстоянии 2 интервалов от информации о присутствующих, в конце ставится двоеточие.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, печатается с красной строки, начинается с предлога "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, и отделяется от вводной части 2 интервалами.

Текст каждого раздела выстраивается по схеме:

"Слушали" - "Выступили" - "Постановили" ("Решили").

После слова "Слушали" указываются фамилия (фамилии) и инициалы докладчика (докладчиков, содокладчиков) в именительном падеже и излагается тема доклада. Если докладчиков (содокладчиков) несколько, они указываются в порядке выступления с докладом. Если имеется текст доклада, то после фамилии и инициалов докладчика делается отметка "текст доклада прилагается".

В разделе "Выступили" последовательно в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме изложения текста от третьего лица единственного ("считает", "предлагает") или множественного числа ("считают", "предлагают"). При необходимости в данном разделе фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе "Постановили" ("Решили") записывается принятое решение.

204. Текст краткого протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются председатель (председательствующий),

секретарь (при наличии), присутствующие аналогично требованиям к полному протоколу.

Основная часть включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения и отделяется от вводной части 2 интервалами.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, начинается с предлога "О" ("Об"), печатается полужирным шрифтом размером 14 пт и выравнивается по центру текстового поля.

Многострочные наименования вопросов печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия и инициалы докладчика (докладчиков, содокладчиков) указываются под наименованием вопроса и подчеркиваются сплошной чертой на расстоянии не более 1 межстрочного интервала. Если докладчиков (содокладчиков) несколько, они указываются в порядке выступления с докладом.

Под чертой указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, в алфавитном порядке. Если информация об участниках обсуждения занимает несколько строк, то она печатается через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение, которое отделяется от информации об участниках обсуждения 2 интервалами.

205. Принятые решения, независимо от формы протокола, формулируются в неопределенной форме глагола "доработать ...", "одобрить ...", "проинформировать ...".

По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

Если принятое решение содержит поручение, то необходимо указывать ответственного исполнителя и срок исполнения поручения. Срок исполнения указывается цифровым способом.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также, если голосование было тайным, - количество выданных бюллетеней.

Если один из участников мероприятия не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе бумаги формата А4 и прикрепляется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи принятого решения делается соответствующая пометка, например: "Особое мнение Петрова А.П. прилагается".

206. Протокол, независимо от его формы, подписывается председательствующим на мероприятии и секретарем (при наличии).

207. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4 размером шрифта 14 пт и имеют следующие поля: левое 30 мм, правое 10 мм, верхнее 20 мм, нижнее 20 мм.

208. В протоколе указываются: наименование вида документа, наименование мероприятия, дата мероприятия, дата регистрации протокола, регистрационный номер протокола, место составления протокола, подпись, исполнитель.

Наименование вида документа - слово "Протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером 17 пт и выравнивается по центру текстового поля.

Наименование мероприятия - печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текстового поля. При подготовке протоколов по итогам заседаний и оперативных совещаний Правительства наименование мероприятия печатается прописными буквами.

При проведении мероприятия у конкретного должностного лица наименование мероприятия дополняется его должностью, фамилией и инициалами. Фамилия и инициалы печатаются прописными буквами.

При проведении мероприятия по определенному вопросу наименование мероприятия дополняется наименованием вопроса.

Дата мероприятия указывается под наименованием мероприятия, печатается полужирным шрифтом словесно-цифровым способом и выравнивается по центру текстового поля.

Дата мероприятия подчеркивается сплошной чертой на расстоянии не более 1 межстрочного интервала.

Если дата регистрации протокола и дата мероприятия совпадают, то дата мероприятия не указывается. В этом случае наименование мероприятия отделяется сплошной чертой.

Дата регистрации протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1 интервал после даты мероприятия от левой границы текстового поля. В случае подписания протокола в СЭДО допускается оформление даты регистрации протокола цифровым способом.

Регистрационному номеру протокола присваивается порядковый номер арабскими цифрами в пределах календарного года по каждой группе протоколов.

К регистрационному номеру протокола могут добавляться буквенные индексы.

Регистрационный номер протокола печатается справа от даты регистрации протокола.

Протоколы совместных мероприятий с органами государственной. власти Российской Федерации, иными организациями оформляются на чистых листах бумаги формата А4 и имеют составные номера регистрации, включающие порядковые номера протоколов в каждом органе (организации), принимавшем участие в мероприятии, написанные через косую черту. При этом регистрационный номер проставляется в порядке указания органов (организаций) при оформлении наименования мероприятия.

Место составления протокола печатается через 1 интервал после даты и номера регистрации протокола и выравнивается по центру текстового поля.

Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на мероприятии, его подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

При подписании протокола по итогам заседаний координационных и совещательных органов вместо должности указывается наименование "Председатель" ("Руководитель рабочей группы", "Руководитель оперативного штаба").

Подпись секретаря включает наименование "Секретарь", его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Исполнитель указывается на лицевой стороне последнего листа протокола от левой границы текстового поля.

209. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первого листа проставляется пометка "Для служебного пользования", под которой через 1 межстрочный интервал печатается номер экземпляра и центрируется по отношению к ней.

210. Поручения, содержащиеся в протоколах с пометкой "Для служебного пользования", оформляются в виде выписок из протокола, в которых указываются все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос (вопросы) повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

211. Проект протокола подлежит оформлению и согласованию в срок, не превышающий 3 дней со дня проведения мероприятия, если Регламентом не установлен иной срок.

212. Копии протоколов заседаний и оперативных совещаний Правительства и иных мероприятий с участием Губернатора, за исключением протоколов координационных и совещательных органов, могут заверяться печатью Контрольно-административного управления.

213. Подлинники протоколов за подписью Губернатора или лица, исполняющего его обязанности, вместе с листом согласования хранятся в Контрольно-административном управлении.

Подлинники протоколов за подписью первого заместителя Председателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства, первого заместителя Руководителя аппарата Правительства, заместителей Руководителя аппарата Правительства хранятся в секретариате первого заместителя Председателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства.

Подлинники протоколов за подписью заместителей Председателя Правительства хранятся в секретариатах соответствующих заместителей Председателя Правительства.

Подлинники протоколов за подписью руководителей структурных подразделений аппарата Правительства хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

Подлинники протоколов по итогам заседаний координационных и совещательных органов, в том числе председателем которых является Губернатор, хранятся в соответствующих органах исполнительной власти и структурных подразделениях аппарата Правительства, обеспечивающих работу данных органов.

214. Копии протоколов рассылаются должностным лицам, ответственным за исполнение поручений, а также иным заинтересованным сторонам не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подписания протокола председательствовавшим, а содержащие срочные или оперативные поручения - незамедлительно.

В случае проведения межведомственного мероприятия протоколы направляются руководителям соответствующих федеральных органов исполнительной власти и организаций.

Поручения, содержащиеся в протоколах с пометкой "Для служебного пользования", рассылаются исполнителям в виде выписок из протокола.

215. Утратил силу с 10 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 3 июня 2020 г. N 358

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

216. Утратил силу с 10 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 3 июня 2020 г. N 358

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

217. Утратил силу с 10 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 3 июня 2020 г. N 358

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию