Глава 3. Порядок подготовки документов к передаче на хранение в архив

Глава 3. Порядок подготовки документов к передаче на хранение в архив

550. Подготовка документов к последующему архивному хранению осуществляется ежегодно работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, и включает проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей дел, составление предложений к акту о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

551. Экспертиза ценности документов - это изучение состава и содержания документов, образующихся в деятельности Правительства, на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

552. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно по завершении делопроизводственного года делопроизводителями структурных подразделений при методической помощи Контрольно-административного управления и архива Правительства.

553. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив Правительства, отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатур дел, правильность определения сроков хранения дел.

554. Отбор документов проводится на основании типовых и ведомственных перечней управленческих документов с указанием сроков хранения и номенклатур дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

Дела постоянного хранения подлежат полистному просмотру, в ходе которого изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии и документы временного срока хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" также подлежат полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного хранения.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, переформируются. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в предложение к акту о выделении к уничтожению документов и дел. При этом отметка "ЭПК" в предложении к акту не указывается.

555. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в Правительстве приказом Руководителя аппарата Правительства создается экспертная комиссия.

Задачи, функции, права, организация работы экспертной комиссии определяются положением о ней, утверждаемым приказом Руководителя аппарата Правительства.

556. Экспертиза ценности электронных документов проводится в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе. При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно учитывается:

1) подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки;

2) возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

3) возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) срока хранения, проведения технологических миграций электронных документов.

557. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, в установленном порядке.

558. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

Полное оформление дела включает в себя комплекс работ по подшивке (переплету) документов дела, нумерации листов дела, составлению листа-заверителя дела, оформлению обложки дела и, в случаях, предусмотренных пунктом 562 настоящей Инструкции, составление внутренней описи документов дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шрифта, количества листов в деле).

559. Сформированные дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний по исполнению документа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. При необходимости в начале дела подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела.

При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых книжек, дипломов и др.) они вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.

560. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и так далее) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и так далее), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

561. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела по форме в соответствии с приложением N 19 к настоящей Инструкции.

Лист-заверитель дела составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния.

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела, в том числе литерные номера листов и пропущенные номера листов (при наличии), через знак "+" (плюс) указывается количество листов внутренней описи.

В графах 1 и 2 листа-заверителя дела оговариваются особенности физического состояния и формирования дела, в том числе:

1) листы с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет с указанием номеров листов;

2) крупноформатные листы с указанием номеров листов;

3) конверты с вложениями и количество вложений с указанием номеров листов.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и так далее) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт в графе 1.

562. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе (листах) по форме согласно приложению N 20 к настоящей Инструкции, в которой указываются порядковый номер записи, регистрационный индекс документа, дата документа, заголовок, номера листов дела и примечание.

К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и так далее) отражаются в графе "Примечание" внутренней описи документов дела со ссылками на соответствующие акты, при необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель дела зачеркивается, но сохраняется в деле.

563. Форма обложки дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу приведена в приложении N 21 к настоящей Инструкции.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Правительство Калининградской области" - указывается полностью в именительном падеже; "наименование структурного подразделения" - указывается наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; "заголовок дела" переносится из сводной номенклатуры дел Правительства (заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле, при необходимости в заголовок могут быть внесены уточнения); "номер тома" - указывается, если дело состоит из нескольких томов; "количество листов в деле" - проставляется на основании листа-заверителя дела; "срок хранения дел" - переносится из сводной номенклатуры дел Правительства после сверки его по типовому перечню документов с указанием сроков их хранения (на делах постоянного хранения пишется "хранить постоянно"), "крайние даты дела" - указываются даты (год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы, дата которых выходит за рамки крайних дат документов дела, под строкой "Крайние даты" делается запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". При составлении описей дел данная запись может указываться в графе "Примечание".

Крайней датой дела, содержащего распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная дата имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в состав дела.

Крайней датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, составляющих дело, или даты утверждения (если протоколы утверждаются).

Крайней датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которого оно заведено.

При обозначении дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом, например: 09 мая 2020 года.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место (сверху и снизу) для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела, и архивного шифра.

564. Описи дел в структурных подразделениях составляются под методическим руководством Контрольно-административного управления и архива Правительства.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются.

565. Описи дел (электронных дел) структурных подразделений составляются по формам в соответствии с приложениями N 21.1 и N 21.2 к настоящей Инструкции отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дела по личному составу, электронные дела.

566. При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

1) заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел структурного подразделения;

2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

3) порядок нумерации дел в описи - валовый;

4) графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

5) при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

6) графа описи дел "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

567. В итоговой записи описи дел указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел в описи.

568. При составлении описи на электронные дела в опись включаются: порядковый номер электронного дела по описи, индекс электронного дела, заголовок дела, крайние даты дела, объем электронного дела в мегабайтах, примечание.

В опись электронных дел включается приложение к описи - реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела, в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

569. Описи дел структурного подразделения составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем структурного подразделения, согласовываются с начальником Контрольно-административного управления. Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела, являющийся приложением к описи электронных дел, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Первый экземпляр описи дел структурного подразделения передается в архив Правительства не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве, второй - остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Также в архив Правительства передаются описи дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для подготовки годовых разделов сводных описей дел.

570. По указанным описям дел структурного подразделения дела (документы) передаются в архив Правительства.

571. На дела, прошедшие экспертизу, не имеющие исторической ценности и практического значения в структурных подразделениях, составляются предложения к акту о выделении к уничтожению архивных документов и дел, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению N 21.3 к настоящей Инструкции, на основании которых архив Правительства составляет акт о выделении к уничтожению архивных документов и дел, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению N 21.4 к настоящей Инструкции.

На электронные документы составляется отдельный акт о выделении к уничтожению документов (контейнеров электронных документов) электронных дел по форме акта о выделении к уничтожению архивных документов и дел, не подлежащих хранению.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению архивных документов и дел, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором данный акт составлен.

572. Акт о выделении к уничтожению архивных документов и дел, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

573. Акт о выделении к уничтожению архивных документов и дел, не подлежащих хранению, утверждается первым заместителем Председателя Правительства - Руководителем аппарата Правительства после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. После утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов и дел, не подлежащих хранению, включенные в него дела могут быть уничтожены.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью лица, ответственного за архив Правительства (при проставлении отметок в сводной номенклатуре дел Правительства), или лица, ответственного в структурном подразделении за делопроизводство (при проставлении отметок в номенклатуре дел структурного подразделения), и датой:

             "Уничтожено. См. акт N_____ от _________.

                     Подпись, инициалы, фамилия".

574. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (контейнеров электронных документов) электронных дел.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

575. Дела передаются в архив Правительства в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным Руководителем аппарата Правительства.

576. В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив Правительства работником архива проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Правительства.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.

577. Прием каждого дела производится работником архива Правительства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи проставляются отметки о наличии дел, включенных в опись. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи лица, ответственного за архив Правительства, и лица, передавшего дела.

578. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел структурных подразделений и сводной номенклатуре дел Правительства.