Глава 2. Порядок формирования дел и их хранение в текущем делопроизводстве

Глава 2. Порядок формирования дел и их хранение в текущем делопроизводстве

522. Формирование дела - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел Правительства и их систематизация внутри дела.

523. Дела формируются в структурных подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

524. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

525. После исполнения документы на бумажном носителе в срок, не превышающий 15 календарных дней, помещаются (подшиваются) в дела с проставлением отметки о списании документа в СЭДО.

Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел Правительства.

526. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные правила:

1) в дело помещаются только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел структурного подразделения;

2) в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел;

3) документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

4) факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

5) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

6) в дело помещаются документы, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

7) в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

8) по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см);

при превышении данного объема заводится второй и последующие тома;

при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома ("т.1", "т.2" и так далее);

9) документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

527. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы-основания к правовым актам и распорядительным документам включаются в отдельное дело.

528. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

529. Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

530. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение личных дел государственных гражданских служащих Российской Федерации осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственных гражданских служащих Российской Федерации и ведении его личного дела".

531. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы по исполнению решений протоколов включаются в отдельные дела и внутри дела систематизируются по хронологии и порядку номеров протоколов.

Допускается группировка документов по исполнению решений протоколов вместе с протоколами, в случае если решения исполнены в текущем году и объем формируемого в таком порядке дела не превышает 250 листов (при толщине не более 4 см).

532. Поручения Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства и заместителей Председателя Правительства группируются в дела в том же порядке, что и протоколы.

533. Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом по дате ответа, инициативные письма - по дате регистрации.

Письменные обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и другие) группируются в дела вместе с документами по их рассмотрению и систематизируются в хронологической последовательности и по номерам.

Обращения граждан, рассматриваемые в рамках личного приема руководителя, группируются в дела вместе с документами, поручениями по их рассмотрению и систематизируются в хронологической последовательности и по номерам.

Невостребованные подлинники личных документов (дипломы, свидетельства о рождении, свидетельства о регистрации брака, иные документы), являющиеся приложениями к письменному обращению гражданина, вкладываются в конверт, который помещается в дело вместе с обращением гражданина и актом о поступлении подлинных документов заявителя.

Фотографии, присланные заявителем, также вкладываются в конверт и помещаются в дело вместе с обращением гражданина.

534. Резолюции руководителей, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся.

535. Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

536. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭДО Правительства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

537. Формирование и хранение дел до передачи их на хранение в архив Правительства или на уничтожение осуществляется структурным подразделением, электронных дел - в СЭДО Правительства.

538. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив Правительства не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив Правительства не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения подлежат выделению к уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях по решению первого заместителя Председателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив Правительства по описям дел.

539. В каждом структурном подразделении назначаются сотрудники, ответственные за формирование документов в дела и обеспечение их оперативного хранения (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Данная обязанность закрепляется в должностном регламенте (инструкции).

540. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях размещаются в шкафах, на стеллажах, в сейфах.

Дела должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с выпиской из сводной номенклатуры дел Правительства для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индекс дела, год формирования документов в деле, заголовок дела (при необходимости).

541. Выдача дел (документов) сотрудникам других структурных подразделений осуществляется по согласованию между руководителями структурных подразделений на основании мотивированной служебной записки.

Дела (документы) выдаются под расписку на срок не более 1 месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

На выданное дело заводится карта-заместитель дела по форме согласно приложению N 22 к настоящей Инструкции.

542. Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения первого заместителя Председателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства с составлением акта о выдаче дел (документов) во временное пользование.

543. Изъятие (выемка) документов (дел), находящихся на оперативном хранении, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения первого заместителя Председателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства.

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и (или) хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела, после рассмотрения и решения вопроса возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

544. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на оперативном хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель документа по форме согласно приложению N 22.1 к настоящей Инструкции, с указанием информации, когда, кому и на какой срок выдан документ.

545. В целях установления фактического наличия документов и дел в структурных подразделениях делопроизводителями (лицами, ответственными за формирование документов в дела и обеспечение их хранения) подразделений и Контрольно-административным управлением должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

перед передачей документов в архив Правительства, при перемещении дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения.

По итогам проверки составляется акт проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел в структурном подразделении (далее - акт проверки) согласно приложению N 18.2 к настоящей Инструкции, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. С актом проверки ознакамливается руководитель структурного подразделения, после чего акт проверки предоставляется заместителю руководителя аппарата Правительства, курирующему проверяемое структурное подразделение, для информирования о состоянии дел.

546. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел структурного подразделения, руководителем структурного подразделения принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, назначается служебная проверка в целях установления причин их отсутствия, по итогам которой составляется соответствующее заключение.

Факт утраты дела фиксируется в акте об утрате документов (далее - акт об утрате) согласно приложению N 18.3 к настоящей Инструкции, составляемом и подписываемом руководителем структурного подразделения и начальником Контрольно-административного управления в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). Один экземпляр акта об утрате хранится в Контрольно-административном управлении, второй - в структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта об утрате представляется в архив Правительства при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение. При утрате документов постоянного срока хранения акт об утрате подлежит согласованию с ЭК.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного дела (документа) копиями документов.

547. Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

548. Лица, виновные в утрате, порче или самовольном уничтожении служебных документов, несут ответственность в установленном порядке.

549. Контроль за соблюдением правил формирования и хранения дел в структурных подразделениях осуществляет Контрольно-административное управление.