Глава 1. Составление и ведение номенклатуры дел

Глава 1. Составление и ведение номенклатуры дел

502. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Правительства составляется и утверждается номенклатура дел.

503. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Правительства, с указанием сроков их хранения по установленной форме.

504. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Правительства.

505. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

506. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Калининградской области, определяющими деятельность Правительства, в том числе Регламентом, настоящей Инструкцией, а также положениями о структурных подразделениях аппарата Правительства, штатным расписанием и другими документами, регламентирующими деятельность Правительства и порядок ее документирования, а также номенклатурой дел Правительства за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, типовыми и ведомственными перечнями управленческих документов с указанием сроков их хранения. При этом изучаются состав и содержание документов, образующихся в деятельности Правительства, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан.

507. В Правительстве утверждается сводная номенклатура дел Правительства по форме согласно приложению N 18 к настоящей Инструкции, которая составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел структурных подразделений составляется по форме согласно приложению 18.1 к настоящей Инструкции.

508. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 01 ноября в Контрольно-административное управление, в том числе в электронном виде.

Контрольно-административное управление проверяет номенклатуру дел структурного подразделения на соответствие установленным требованиям к ее составлению, после чего передает в архив Правительства для формирования сводной номенклатуры дел Правительства.

509. Вновь созданное или реорганизованное подразделение обязано в месячный срок составить номенклатуру дел в порядке, предусмотренном пунктом 508 настоящей Инструкции.

Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения подлежит согласованию с экспертной комиссией Правительства (далее - ЭК). После согласования она присоединяется к действующей сводной номенклатуре дел Правительства.

510. Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел структурных подразделений и представления в Контрольно-административное управление возлагается на руководителей структурных подразделений.

511. Сводная номенклатура дел Правительства составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год архивом Правительства с участием Контрольно-административного управления.

512. Сводная номенклатура дел Правительства визируется лицом, ее составившим, а также сотрудником, ответственным за архив Правительства, подписывается начальником Контрольно-административного управления, согласовывается с ЭК и экспертно-проверочной комиссией при Министерстве по культуре и туризму Калининградской области (далее - ЭПК). После согласования с ЭК и ЭПК сводная номенклатура дел Правительства утверждается первым заместителем Председателя Правительства - Руководителем аппарата Правительства.

Сводная номенклатура дел Правительства согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет.

Сводная номенклатура дел Правительства в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

В случае изменения функций и структуры Правительства сводная номенклатура дел Правительства подлежит пересоставлению, согласованию с ЭК и ЭПК, после чего утверждается заново.

513. После утверждения сводная номенклатура дел Правительства вносится в СЭДО.

Структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел Правительства для использования в работе.

514. Сводная номенклатура дел Правительства печатается в трех экземплярах. Первый экземпляр утвержденной сводной номенклатуры дел Правительства является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Контрольно-административного управления. Второй экземпляр передается в архив Правительства в качестве учетного документа. Третий экземпляр передается в Областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Калининградской области" (далее - ОГКУ "ГАКО").

В качестве рабочего экземпляра в Контрольно-административном управлении используется копия утвержденной сводной номенклатуры дел Правительства.

515. В номенклатуру дел структурных подразделений включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, коллегий), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов.

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел структурных подразделений по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел структурных подразделений периодические издания, книги, брошюры.

516. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной сводной номенклатурой дел Правительства, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений.

Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в архив Правительства.

517. Архивом Правительства на основании полученных от структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, готовится дополнение к сводной номенклатуре дел Правительства, в котором последовательно в соответствии с разделами сводной номенклатуры дел Правительства указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром сводной номенклатуры дел Правительства.

Дополнение к утвержденной сводной номенклатуре дел Правительства визируется лицом, ее составившим, а также сотрудником, ответственным за архив Правительства, подписывается начальником Контрольно-административного управления и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в Правительстве в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру сводной номенклатуры дел Правительства.

518. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Правительства являются наименования структурных подразделений.

Названиями разделов номенклатуры дел структурных подразделений являются наименования входящих в его состав отделов (секторов).

519. Графы сводной номенклатуры дел Правительства и номенклатуры дел структурных подразделений (далее - номенклатуры дел) заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуры дел. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения по классификатору структурных подразделений, утвержденному в соответствии с пунктом 447 настоящей Инструкции, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 - индекс структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел структурного подразделения.

В графу 2 включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано: номинальный - название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы); авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавшего документ(ы); корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы; предметно-вопросный - краткое содержание документов дела; хронологический - дата (период), к которой(ому) относятся документы дела; географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; указание на копийность документов дела.

Конкретный состав элементов заголовка дела определяется характером и содержанием документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, аналитические записки)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Если переписка ведется с однородными корреспондентами, в заголовке дела они указываются обобщенно, например:

Переписка руководителя с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации по вопросам основной деятельности

Если переписка ведется с разными организациями, последние в заголовке дела не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка управления по вопросам делопроизводства и архивного дела

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка управления с АО "Почта России" по профильным вопросам деятельности

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, полугодие, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Еженедельные отчеты

Контрольно-административного управления Правительства Калининградской области по исполнительской дисциплине.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).

Если в дело помещаются копии документов, в заголовок дела включается отметка о копийности, например:

Заключения по результатам юридической экспертизы проектов правовых актов. Копии

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Изменения (уточнения) заголовка дела отражаются в рабочем экземпляре номенклатуры дел структурного подразделения и на обложке дела.

В разделы заголовки дел как правило включаются в следующей последовательности: организационно-распорядительные документы, нормативные правовые акты вышестоящих организаций, организационно-распорядительные документы организации (локальные нормативные акты, приказы, распоряжения, поручения и др.), плановые, отчетные документы в последовательности от наибольшего периода к наименьшему (годовой план (отчет), полугодовой план (отчет), квартальный план (отчет) и так далее), документы, отражающие основную деятельность структурного подразделения, переписка (сначала переписка с вышестоящей организацией и органами власти, затем с подведомственными организациями, после - переписка с иными организациями и гражданами), регистрационно-учетные формы (регистрационных и учетных журналов, картотек и так далее).

Графа 3 "Количество дел" заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указывается срок хранения дела, номера статей по действующему типовому или ведомственному перечню управленческих документов с указанием сроков их хранения.

При включении в номенклатуру дел структурных подразделений заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен в указанных перечнях, срок их хранения устанавливается ЭК по представлению руководителя структурного подразделения, в деятельности которого образуются указанные дела, и согласовывается с ЭПК.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе.

Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных категорий дел, означает, что документы, включенные в дело или их часть, могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел ("Заведено"), о переходящих делах ("Переходящие с 2019 года"), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие структурные подразделения и другие отметки.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде ("Электронные документы").

520. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел структурного подразделения, в которую вносятся сведения о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении (далее - итоговая запись).

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, ежегодно не позднее 01 февраля структурными подразделениями передаются в архив Правительства.

В итоговой записи отдельно указывается количество заведенных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на бумажном носителе и количество переходящих дел и дел с отметкой "ЭПК". Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

Итоговая запись составляется с учетом данных, внесенных в графу 3 номенклатуры дел структурного подразделения "Количество дел".

521. На основании данных, переданных из структурных подразделений, архивом Правительства составляется итоговая запись к сводной номенклатуре дел Правительства, в которую вносятся сведения о категориях и количестве дел, заведенных в Правительстве, и передается в ОГКУ "ГАКО".