Глава 3. Организация документационного обеспечения в Правительстве (п.п. 85-126)

Глава 3. Организация документационного обеспечения в Правительстве

85. Организация документационного обеспечения в Правительстве осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству.

Правила и порядок работы с документами, установленные настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству являются обязательными для членов Правительства, государственных гражданских служащих аппарата Правительства, органов исполнительной власти и для лиц, занимающих должности, не отнесенные к государственным должностям, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов исполнительной власти (далее - лица, занимающие технические должности).

86. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Пункт 87 изменен с 30 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 22 июня 2020 г. N 418

См. предыдущую редакцию

87. Документы, зарегистрированные в Контрольно-административном управлении, направляются:

1) поступившие в адрес Губернатора и Правительства - Губернатору или уполномоченному им лицу;

2) утратил силу с 30 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 22 июня 2020 г. N 418

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

3) проекты федеральных конституционных законов, проекты федеральных законов (далее - проекты федеральных законов) - в аппарат Полномочного представителя Губернатора в Калининградской областной Думе;

4) утратил силу с 30 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 22 июня 2020 г. N 418

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

5) поступившие от лица, обеспечившего разработку предложения о реализации проекта государственно-частного партнерства, которое в соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 года N 224-ФЗ "О государственно-частном партнерстве, муниципально-частном партнерстве в Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" может быть частным партнером, - в орган исполнительной власти, уполномоченный в рамках своей компетенции на рассмотрение предложения о реализации проекта государственно-частного партнерства.

88. Проекты резолюций Губернатора или уполномоченного им лица составляются:

1) к поручениям и указаниям Президента Российской Федерации, а также к поручениям полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, поручениям Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, данным в целях исполнения поручений Президента Российской Федерации, - секретариатом Губернатора;

Информация об изменениях:

Подпункт 2 изменен с 30 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 22 июня 2020 г. N 418

См. предыдущую редакцию

2) к указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, поручениям полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, поручениям Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителям (за исключением документов, указанных в подпункте 1 настоящего пункта), постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, обращениям граждан, юридических лиц и иным документам - Контрольно-административным управлением;

3) к документам, поступившим из Калининградской областной Думы, к поступившим на согласование проектам федеральных законов - аппаратом Полномочного представителя Губернатора в Калининградской областной Думе;

4) к поручениям по итогам рабочих выездов Губернатора в муниципальные образования - Министерством регионального контроля (надзора) Калининградской области.

89. Проект резолюции Губернатора или уполномоченного им лица оформляется с отметкой об исполнителе проекта.

90. Лицами, уполномоченными Губернатором для принятия решения по входящим документам, докладам по исполнению резолюций (поручений), являются:

Информация об изменениях:

Подпункт 1 изменен с 30 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 22 июня 2020 г. N 418

См. предыдущую редакцию

1) первый заместитель Председателя Правительства - Руководитель аппарата Правительства, заместители Председателя Правительства, руководитель Секретариата Губернатора, первый заместитель Руководителя аппарата Правительства, заместители Руководителя аппарата Правительства (по решению первого заместителя Председателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства) - применительно к членам Правительства, руководителям органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства;

2) Полномочный представитель Губернатора в Калининградской областной Думе - применительно к членам Правительства, руководителям органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства по документам, поступившим из Калининградской областной Думы, по поступившим на согласование проектам федеральных законов;

Информация об изменениях:

Подпункт 3 изменен с 30 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 22 июня 2020 г. N 418

См. предыдущую редакцию

3) первый заместитель Руководителя аппарата Правительства, заместители Руководителя аппарата Правительства, начальник Контрольно-административного управления - применительно к членам Правительства, руководителям органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства по документам, поступающим для сведения (учета в работе), справочного (информационного) характера, обращениям граждан.

91. После рассмотрения Губернатором или уполномоченным им лицом документы возвращаются в структурное подразделение аппарата Правительства, подготовившее резолюцию, для внесения текста резолюции в электронно-регистрационную карточку (далее - ЭРК) документа и последующей передачи исполнителям.

92. Документы на иностранном языке направляются в соответствии с резолюцией Губернатора или уполномоченного им лица в Агентство по международным и межрегиональным связям Калининградской области для принятия решения об осуществлении их перевода.

93. При указании в резолюции нескольких исполнителей подготовка доклада об исполнении поручения (резолюции) осуществляется исполнителем, указанным в резолюции первым или обозначенным словами "отв.", "свод" или "сбор" (далее - ответственный исполнитель), если иное не предусмотрено в тексте резолюции.

Информация об изменениях:

Пункт 94 изменен с 30 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 22 июня 2020 г. N 418

См. предыдущую редакцию

94. В соответствии с содержанием резолюции Губернатора или уполномоченного им лица ответственному исполнителю направляется подлинник документа, соисполнителям - его электронный образ посредством СЭД.

При отсутствии возможности направления электронных образов документов посредством СЭД допускается направление соисполнителям копий документов на бумажном носителе.

Абзац утратил силу с 27 ноября 2018 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 27 ноября 2018 г. N 717

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

95. Запрещается направление соисполнителями информации по данным им поручениям в адрес Губернатора или должностного лица, подписавшего резолюцию, если это прямо не предусмотрено в тексте резолюции.

96. Соисполнители до истечения срока исполнения документа согласно резолюции представляют информацию ответственному исполнителю не позднее чем за:

1) 5 дней - при установленном сроке исполнения документа 30 дней и более;

2) 3 дня - при установленном сроке исполнения документа от 11 до 30 дней;

3) 1 день - при установленном сроке исполнения документа от 4 до 11 дней.

Абзац утратил силу с 27 ноября 2018 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 27 ноября 2018 г. N 717

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

97. При установленном сроке исполнения документа 3 дня и менее срок представления информации соисполнителем определяется по согласованию с ответственным исполнителем.

98. Если мнения (позиции) соисполнителя и ответственного исполнителя совпадают, то по согласованию с ответственным исполнителем допускается непредставление информации в его адрес.

В данном случае доклад по исполнению поручения (резолюции) ответственного исполнителя согласовывается соисполнителем. Согласование оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Соисполнитель согласовывает доклад по исполнению поручения (резолюции) ответственного исполнителя не позднее одного рабочего дня со дня ее получения.

99. Порядок исполнения указаний, содержащихся в резолюции к документу или в самом документе, поступившем для исполнения, определяется исполнителем самостоятельно, если иное не указано в тексте резолюции или в тексте документа.

100. Все доклады по исполнению резолюций (поручений) Губернатора или уполномоченного им лица готовятся ответственным исполнителем в адрес Губернатора, если иное не предусмотрено в тексте резолюции (поручения).

101. Ответственный исполнитель определяет порядок подготовки и согласования доклада об исполнении поручения.

102. Доклады по исполнению поручений (резолюций) Губернатора или уполномоченного им лица готовятся в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

103. Проекты исходящих писем, подготовленных в рамках исполнения поручения (резолюции) Губернатора или уполномоченного им лица, и проекты инициативных писем, подписываемых Губернатором, визируются курирующим заместителем Председателя Правительства.

104. Ответственный исполнитель сканирует и прикрепляет к ЭРК документа электронный образ подписанной им и (при наличии) завизированной соисполнителями доклада по исполнению резолюций Губернатора или уполномоченного им лица в формате PDF (многостраничный).

Соисполнитель сканирует и прикрепляет к ЭРК документа электронный образ подписанной им служебной (докладной) записки в адрес ответственного исполнителя в формате PDF (многостраничный).

Электронный образ доклада размещается в поле "Отчет исполнителя" ЭРК документа одним файлом.

105. Доклады по исполнению резолюций Губернатора или уполномоченного им лица с пакетом документов представляются в структурное подразделение аппарата Правительства, подготовившее резолюцию для анализа исполнения документа, подготовки (при необходимости) проекта резолюции по дальнейшему исполнению документа и для последующей передачи на подпись Губернатору или уполномоченному им лицу.

106. Доклады по исполнению указаний Губернатора или уполномоченного им лица, изложенных в резолюциях к документам, представляются исполнителем в соответствующее структурное подразделение аппарата Правительства, ответственное за подготовку проекта резолюции по данному виду документов, не позднее срока, отведенного на исполнение резолюции.

107. Члены Правительства, руководители органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства несут персональную ответственность за своевременное и полное исполнение документов в соответствии с резолюциями Губернатора или уполномоченного им лица.

108. Исполнитель несет персональную ответственность за соответствие электронных образов докладов, прикрепленных к ЭРК документов, подлинникам докладов по исполнению резолюций Губернатора или уполномоченного им лица.

109. Пакет документов к докладу по исполнению резолюции Губернатора или уполномоченного им лица должен содержать:

1) подлинник документа, по исполнению которого давалась первичная резолюция Губернатора или уполномоченного им лица;

2) подлинники резолюций Губернатора или уполномоченного им лица, а также подлинники докладов по их исполнению;

3) проект исходящего письма за подписью Губернатора или уполномоченного им лица, если его подготовка определена резолюцией;

4) иные документы, разработанные и принятые в ходе исполнения резолюции, в том числе протоколы проведенных совещаний.

Документы, содержащиеся в пакете, формируются ответственным исполнителем в хронологической последовательности.

110. Если резолюцией Губернатора или уполномоченного им лица определены исключительно подготовка и направление информации за подписью исполнителя резолюции в адрес заявителя, то в структурное подразделение аппарата Правительства, подготовившее резолюцию, представляется копия исходящего письма с пакетом документов, аналогичным пакету документов к докладу по исполнению резолюции Губернатора или уполномоченного им лица.

111. Доклады с пакетом документов, оформленные с нарушением требований настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству, возвращаются исполнителю на доработку.

Информация об изменениях:

Пункт 112 изменен с 30 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 22 июня 2020 г. N 418

См. предыдущую редакцию

112. Исходящие документы, подписанные Губернатором, первым заместителем Председателя Правительства - Руководителем аппарата Правительства, заместителями Председателя Правительства, регистрируются и рассылаются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, а их копии вместе с визовым экземпляром письма хранятся в Контрольно-административном управлении.

В случае если исходящий документ, подписанный Губернатором, первым заместителем Председателя Правительства - Руководителем аппарата Правительства, заместителем Председателя Правительства, а также Полномочным представителем Губернатора в Калининградской областной Думе в соответствии с подпунктом 1 пункта 87 Регламента, является ответом на поступивший в Правительство (входящий) документ, его копия вместе с подлинниками соответствующего входящего документа и резолюциями к нему в установленном порядке хранятся в Контрольно-административном управлении.

В случае, если исходящий документ, подписанный Губернатором или уполномоченным им лицом, подготовлен Службой по противодействию коррупции Калининградской области (далее - Служба по противодействию коррупции) и имеет гриф "Для служебного пользования", то данный документ регистрируется в СЭД в картотеке Службы по противодействию коррупции без прикрепления электронного образа. Ответственность за хранение данной группы документов несет сотрудник Службы по противодействию коррупции, ответственный за делопроизводство.

113. Списанию "в дело" подлежат документы, поручения по которым исполнены в полном объеме.

Документы списываются "в дело" на основании резолюций Губернатора или уполномоченного им лица.

Информация об изменениях:

Пункт 114 изменен с 30 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 22 июня 2020 г. N 418

См. предыдущую редакцию

114. Обмен электронными документами (информацией) в Правительстве осуществляется с использованием СЭД и средств электронной почты.

115. Прием, технологическую обработку, хранение и передачу электронных образов документов (электронных сообщений) осуществляют специально назначенные ответственные сотрудники органов исполнительной власти, структурных подразделений аппарата Правительства.

Ответственные сотрудники обязаны отслеживать поступающую в электронном виде информацию каждые 2 часа с начала рабочего дня.

116. Факт отправки электронного сообщения по средствам электронной почты фиксируется ответственным сотрудником путем включения уведомления о доставке при формировании этого сообщения.

117. Исходящие документы органов исполнительной власти, структурных подразделений аппарата Правительства оформляются на бланках установленной формы.

При переписке между структурными подразделениями аппарата Правительства бланк не используется.

Информация об изменениях:

Пункт 118 изменен с 30 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 22 июня 2020 г. N 418

См. предыдущую редакцию

118. Органы исполнительной власти, структурные подразделения аппарата Правительства осуществляют регистрацию документов в ведомственных картотеках СЭД.

Инициативные доклады, адресованные Губернатору, подлежат обязательному согласованию с курирующим заместителем Председателя Правительства, представляются в Контрольно-административное управление на бумажном носителе и в электронном виде путем пересылки в СЭД.

Инициативные доклады, подготовленные Службой по противодействию коррупции и имеющие гриф "Для служебного пользования", регистрируются ответственным сотрудником Службы по противодействию коррупции в СЭД без прикрепления электронного образа.

Информация об изменениях:

Пункт 119 изменен с 30 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 22 июня 2020 г. N 418

См. предыдущую редакцию

119. Регистрация докладов об исполнении поручений (резолюций) Губернатора или уполномоченного им лица, адресованных Губернатору, Контрольно-административным управлением не осуществляется.

Порядок заверения и выдачи копий документов

Информация об изменениях:

Пункт 120 изменен с 30 июня 2020 г. - Постановление Правительства Калининградской области от 22 июня 2020 г. N 418

См. предыдущую редакцию

120. Копии документов, подлинники которых находятся на хранении в структурных подразделениях аппарата Правительства, в архиве Правительства заверяются начальником Контрольно-административного управления либо его заместителем.

121. Копии документов, относящиеся к прохождению государственной гражданской службы и трудовой деятельности лиц, занимающих технические должности, подлинники которых находятся на хранении в Управлении государственной службы и кадровой работы Правительства, заверяются начальником Управления государственной службы и кадровой работы Правительства.

122. Копии документов, подлинники которых находятся на хранении в органах исполнительной власти, заверяются уполномоченным должностным лицом органа исполнительной власти.

123. Оформление копий в Правительстве осуществляется соответствующим структурным подразделением аппарата Правительства по письменным запросам заинтересованных физических, юридических или должностных лиц либо при необходимости предоставления заверенных копий документов органом исполнительной власти (структурным подразделением аппарата Правительства) по месту требования.

124. Верность копии документа свидетельствуется подписью уполномоченного должностного лица и печатью соответствующего структурного подразделения аппарата Правительства.

125. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о месте нахождения подлинного документа.

Обращения граждан

126. Рассмотрение обращений граждан и организация личного приема граждан в Правительстве осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".