Глава 3. Организация документационного обеспечения в Правительстве (п.п. 93-141)

Глава 3. Организация документационного обеспечения в Правительстве

93. Организация документационного обеспечения в Правительстве осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству в Правительстве (далее - Инструкция по делопроизводству) и Административным регламентом предоставления Правительством государственной услуги по рассмотрению обращений граждан.

Правила и порядок работы с документами, установленные настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству и Административным регламентом предоставления Правительством государственной услуги по рассмотрению обращений граждан, являются обязательными для членов Правительства, государственных гражданских служащих аппарата Правительства, органов исполнительной власти и для лиц, занимающих должности, не отнесенные к государственным должностям, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов исполнительной власти (далее - лица, занимающие технические должности).

94. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

95. Прием, первичная обработка и регистрация в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело") документов, а также обращений граждан, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, направленных в адрес Губернатора и Правительства, осуществляются в Административном управлении.

96. Регистрация в системе "Дело" осуществляется путем открытия электронной регистрационной карточки (далее - ЭРК) и внесения в нее данных о поступившем документе по элементам окна ЭРК.

97. Документы, предварительно зарегистрированные в Административном управлении, поступившие:

1) в адрес Губернатора и Правительства, направляются Губернатору или уполномоченному им лицу;

2) из органов судебной власти (в том числе судебные повестки, судебные постановления (акты), исковые заявления и иные процессуальные документы), направляются в Правовое управление Правительства;

3) на согласование проекты федеральных конституционных законов, проекты федеральных законов (далее - проекты федеральных законов), направляются в аппарат Полномочного представителя Губернатора в Калининградской областной Думе.

98. Документы, адресованные членам Правительства, руководителям органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства, направляются без предварительной регистрации в Административном управлении непосредственно адресатам.

99. Поступившие в Правительство документы из Калининградской областной Думы, в том числе адресованные Губернатору, проходят первичную обработку и регистрацию с использованием системы "Дело" в аппарате Полномочного представителя Губернатора в Калининградской областной Думе.

Поступившие в Правительство федеральные конституционные законы, федеральные законы, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - федеральные документы) проходят первичную обработку и регистрацию с использованием системы "Дело" в Правовом управлении Правительства.

100. Проекты резолюций Губернатора или уполномоченного им лица составляются:

1) к поручениям и указаниям Президента Российской Федерации, поручениям полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, поручениям Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, обращениям граждан, юридических лиц и иным документам - Административным управлением;

2) к поступившим в Правительство федеральным документам - Правовым управлением Правительства;

3) к документам, поступившим из Калининградской областной Думы, к поступившим на согласование проектам федеральных законов - аппаратом Полномочного представителя Губернатора в Калининградской областной Думе.

101. Проект резолюции Губернатора или уполномоченного им лица оформляется с отметкой о должностном лице, его подготовившем.

102. Лицами, уполномоченными Губернатором для принятия решения по входящим документам, докладам по исполнению резолюций (поручений), являются:

1) заместители Председателя Правительства, Руководитель аппарата Правительства, руководитель Секретариата Губернатора, заместитель Руководителя аппарата Правительства (по решению Руководителя аппарата Правительства) - применительно к членам Правительства, руководителям органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства;

2) Полномочный представитель Губернатора в Калининградской областной Думе - применительно к членам Правительства, руководителям органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства по документам, поступившим из Калининградской областной Думы, по поступившим на согласование проектам федеральных законов;

3) заместители Руководителя аппарата Правительства, начальник Административного управления - применительно к членам Правительства области, руководителям органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства по документам, поступившим для сведения (учета в работе), по документам справочного (информационного) характера, обращениям граждан.

103. После рассмотрения Губернатором или уполномоченным им лицом документы возвращаются в структурное подразделение аппарата Правительства, подготовившее резолюцию, для внесения текста резолюции в ЭРК документа и последующей передачи исполнителям.

104. Документы на иностранном языке направляются в соответствии с резолюцией Губернатора или уполномоченного им лица в Агентство по международным и межрегиональным связям Калининградской области для принятия решения об осуществлении их перевода.

105. При указании в резолюции нескольких исполнителей подготовка доклада (проекта ответа) осуществляется исполнителем, указанным в резолюции первым или обозначенным словами "отв.", "свод" или "сбор" (далее - ответственный исполнитель), если иное не предусмотрено в тексте резолюции.

106. В соответствии с содержанием резолюции Губернатора или уполномоченного им лица ответственному исполнителю направляется подлинник документа, соисполнителям - его электронный образ посредством системы "Дело".

При отсутствии возможности направления электронных образов документов посредством системы "Дело" допускается направление соисполнителям копий документов на бумажном носителе.

107. Запрещается направление соисполнителями информации по данным им поручениям в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию, если это прямо не предусмотрено в тексте резолюции.

108. Соисполнители до истечения срока исполнения документа согласно резолюции представляют информацию ответственному исполнителю не позднее чем за:

1) 5 дней - при установленном сроке исполнения документа 30 дней и более;

2) 3 дня - при установленном сроке исполнения документа от 11 до 30 дней;

3) 1 день - при установленном сроке исполнения документа от 4 до 11 дней.

Доклад соисполнителя в адрес ответственного исполнителя направляется с визой курирующего заместителя Председателя Правительства в случаях, когда курирующий заместитель Председателя Правительства также является соисполнителем документа в соответствии с резолюцией Губернатора или уполномоченного им лица.

109. При установленном сроке исполнения документа 3 дня и менее срок представления информации соисполнителем определяется по согласованию с ответственным исполнителем.

110. Если мнения (позиции) соисполнителя и ответственного исполнителя совпадают, то по согласованию с ответственным исполнителем допускается непредставление информации в его адрес.

В данном случае доклад ответственного исполнителя согласовывается соисполнителем. Согласование оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

111. Порядок исполнения поручений, содержащихся в резолюции к документу или в самом документе, поступившем для исполнения, определяется исполнителем самостоятельно, если иное не указано в тексте резолюции или в тексте документа.

112. Все доклады по исполнению резолюций (поручений) Губернатора или уполномоченного им лица готовятся в адрес Губернатора, если иное не предусмотрено в тексте резолюции (поручения).

113. Доклад по исполнению резолюций (поручений) в обязательном порядке должен содержать следующие разделы:

1) вступление - ссылка на документ (резолюцию, поручение), инициировавший подготовку доклада;

2) основная часть - информация о проделанной работе по исполнению резолюции (поручения);

3) резолютивная часть - проект решения для принятия Губернатором или уполномоченным им лицом относительно дальнейших либо окончательных действий по исполнению резолюции (поручения).

114. Проекты исходящих писем, докладов готовятся в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

115. Проекты исходящих писем, подписываемых Губернатором, визируются заместителем Председателя Правительства, курирующим соответствующее направление работы.

116. Ответственный исполнитель сканирует и прикрепляет к ЭРК документа электронный образ подписанного им и (при наличии) завизированного соисполнителями доклада по исполнению резолюций Губернатора или уполномоченного им лица в формате TIF (PDF).

Соисполнитель сканирует и прикрепляет к ЭРК документа электронный образ подписанного им доклада (информации) в адрес ответственного исполнителя в формате TIF (PDF).

Электронный образ доклада размещается в поле "Отчет исполнителя" ЭРК документа одним файлом.

117. Доклады по исполнению резолюций Губернатора или уполномоченного им лица с пакетом документов представляются в структурное подразделение аппарата Правительства, подготовившее резолюцию для анализа исполнения документа, подготовки (при необходимости) проекта резолюции по дальнейшему исполнению документа и для последующей передачи на подпись Губернатору или уполномоченному им лицу.

118. Доклады по исполнению поручений Губернатора или уполномоченного им лица, изложенных в резолюциях к документам, представляются исполнителем в соответствующее структурное подразделение аппарата Правительства, ответственное за подготовку проекта резолюции по данному виду документов,не позднее срока, отведенного на исполнение резолюции.

119. Члены Правительства, руководители органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства несут персональную ответственность за своевременное и полное исполнение документов в соответствии с резолюциями Губернатора или уполномоченного им лица.

120. Исполнитель несет персональную ответственность за соответствие электронных образов докладов, прикрепленных к ЭРК документов, подлинникам докладов по исполнению резолюций Губернатора или уполномоченного им лица.

121. Пакет документов к докладу по исполнению резолюции Губернатора или уполномоченного им лица должен содержать:

1) подлинник документа, по исполнению которого давалась первичная резолюция Губернатора или уполномоченного им лица;

2) подлинники резолюций Губернатора или уполномоченного им лица, а также подлинники докладов по их исполнению;

3) проект исходящего письма за подписью Губернатора или уполномоченного им лица, если его подготовка определена резолюцией;

4) иные документы, разработанные и принятые в ходе исполнения резолюции, в том числе протоколы проведенных совещаний.

Документы, содержащиеся в пакете, формируются ответственным исполнителем в хронологической последовательности.

122. Если резолюцией Губернатора или уполномоченного им лица определены исключительно подготовка и направление информации за подписью исполнителя резолюции в адрес заявителя, то в структурное подразделение аппарата Правительства, подготовившее резолюцию, представляется копия исходящего письма с пакетом документов, аналогичным пакету документов к докладу по исполнению резолюции Губернатора или уполномоченного им лица.

123. Доклады с пакетом документов, оформленные с нарушением требований настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству, возвращаются исполнителю на доработку.

124. Члены Правительства, руководители органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства несут персональную ответственность за своевременное и полное исполнение резолюций Губернатора или уполномоченного им лица на входящие в Правительство документы.

125. Исходящие документы, подписанные Губернатором, заместителями Председателя Правительства, регистрируются и рассылаются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, а их копии вместе со вторым экземпляром письма с оригинальной подписью хранятся в Административном управлении.

В случае если исходящий документ, подписанный Губернатором, заместителем Председателя Правительства, является ответом на поступивший в Правительство (входящий) документ, его копия вместе с подлинниками соответствующего входящего документа и резолюциями к нему в установленном порядке хранятся в Административном управлении.

126. Списанию "в дело" подлежат документы, поручения по которым исполнены в полном объеме.

Документы списываются "в дело" на основании резолюций Губернатора или уполномоченного им лица.

127. Обмен электронными документами (информацией) в Правительстве осуществляется с использованием системы "Дело" и средств электронной почты.

128. Прием, технологическую обработку, хранение и передачу электронных образов документов (электронных сообщений) осуществляют специально назначенные ответственные сотрудники органов исполнительной власти, структурных подразделений аппарата Правительства.

Ответственные сотрудники обязаны отслеживать поступающую в электронном виде информацию каждые 2 часа с начала рабочего дня.

129. Факт отправки электронного сообщения по средствам электронной почты фиксируется ответственным сотрудником путем включения уведомления о доставке при формировании этого сообщения.

130. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в органах исполнительной власти и структурных подразделениях аппарата Правительства возлагается на их руководителей.

Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на государственных гражданских служащих, лиц, занимающих технические должности, обязанности, права и ответственность которых определяются их должностным регламентом (должностной инструкцией).

131. Органы исполнительной власти, структурные подразделения аппарата Правительства осуществляют регистрацию и рассылку подписанных их руководителями исходящих документов самостоятельно.

132. Исходящие документы органов исполнительной власти, структурных подразделений аппарата Правительства оформляются на бланках установленной формы.

При переписке между структурными подразделениями аппарата Правительства бланк не используется.

133. Органы исполнительной власти, структурные подразделения аппарата Правительства осуществляют регистрацию документов в ведомственных картотеках системы "Дело".

Инициативные докладные записки, адресованные Губернатору, представляются в Административное управление на бумажном носителе и в электронном виде путем пересылки соответствующей ЭРК в системе "Дело" в адрес Губернатора.

134. Повторная регистрация документов за подписями членов Правительства, руководителей органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Правительства, адресованных Губернатору, Административным управлением не осуществляется.

Порядок заверения и выдачи копий документов

135. Копии документов, подлинники которых находятся на хранении в структурных подразделениях аппарата Правительства, в архиве Правительства, а также копии доверенностей, выданных Губернатором, заверяются начальником Административного управления либо его заместителем.

136. Копии документов, относящиеся к прохождению государственной гражданской службы и трудовой деятельности лиц, занимающих технические должности, подлинники которых находятся на хранении в Управлении государственной службы и кадровой работы Правительства, заверяются начальником Управления государственной службы и кадровой работы Правительства.

137. Копии документов, подлинники которых находятся на хранении в органах исполнительной власти, заверяются уполномоченным должностным лицом органа исполнительной власти.

138. Оформление копий в Правительстве осуществляется соответствующим структурным подразделением аппарата Правительства по письменным запросам заинтересованных физических, юридических или должностных лиц либо при необходимости предоставления заверенных копий документов органом исполнительной власти (структурным подразделением аппарата Правительства) по месту требования.

139. Верность копии документа свидетельствуется подписью уполномоченного должностного лица и печатью соответствующего структурного подразделения аппарата Правительства.

140. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о месте нахождения подлинного документа.

Обращения граждан

141. Рассмотрение обращений граждан и организация личного приема граждан в Правительстве осуществляются в соответствии с Административным регламентом предоставления Правительством государственной услуги по рассмотрению обращений граждан.