Приложение. Регламент администрации городского округа "Город Калининград"

Приложение
к постановлению администрации
городского округа "Город Калининград"
от 24 августа 2015 г. N 1414

Регламент

администрации городского округа "Город Калининград"

С изменениями и дополнениями от:

12 января, 10 марта, 22 апреля, 17 ноября 2016 г., 15 ноября 2017 г.

1. Общие положения

1.1. В соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Калининградской области "О правовом регулировании вопросов организации местного самоуправления на территории Калининградской области" и Уставом городского округа "Город Калининград" (далее - Устав города) администрация городского округа "Город Калининград" является исполнительно-распорядительным органом муниципального образования "Городской округ "Город Калининград" и действует под непосредственным руководством главы городского округа "Город Калининград" (далее - глава городского округа).

1.2. Регламент администрации городского округа "Город Калининград" (далее - Регламент) является правовым актом, регулирующим деятельность администрации городского округа "Город Калининград" и главы городского округа при исполнении им полномочий главы администрации городского округа, подписании и обнародовании в порядке, установленном Уставом города, нормативных правовых актов, принятых городским Советом депутатов Калининграда (далее - городской Совет депутатов), определяющим порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности администрации городского округа "Город Калининград".

1.3. Администрация городского округа "Город Калининград" (далее - администрация городского округа) осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Калининградской области, Уставом города, решениями городского Совета депутатов, постановлениями и распоряжениями главы городского округа, постановлениями и распоряжениями администрации городского округа, настоящим Регламентом.

Администрацию городского округа возглавляет на принципах единоначалия глава городского округа.

Администрация городского округа и глава городского округа в соответствии с Федеральным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" имеют печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

1.4. Глава городского округа и администрация городского округа в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Калининградской области решают вопросы местного значения городского округа и выполняют отдельные государственные полномочия, переданные федеральными законами и законами Калининградской области.

1.5. Глава городского округа (в его отсутствие - первый заместитель главы городского округа) осуществляет в соответствии с федеральными законами и Уставом города международные и внешнеэкономические связи.

Реализация международных связей осуществляется в соответствии с подпунктами 1, 7 пункта 2 статьи 44 Устава города и решением окружного Совета депутатов г. Калининграда от 09.12.2009 N 294 "О порядке осуществления городским округом "Город Калининград" международных и межмуниципальных связей, участия городского округа в организациях межмуниципального сотрудничества".

Координация международной деятельности, организация работы по осуществлению международных и межмуниципальных связей осуществляется отделом международных связей.

Организация работы по осуществлению внешнеэкономических связей осуществляется отделом социально-экономического развития и внешнеэкономических связей управления экономического развития комитета экономики, финансов и контроля.

1.6. Исполнительные функции глава городского округа осуществляет путем издания распорядительных документов. Порядок подготовки распорядительных документов и их исполнения определяется Регламентом.

1.7. В случае временного отсутствия главы городского округа (командировка, отпуск и иные случаи невозможности исполнения должностных обязанностей) его полномочия, определенные пунктом 8 статьи 44 Устава города, возлагаются на первого заместителя главы администрации городского округа либо, по решению главы городского округа, на одного из заместителей главы администрации городского округа на основании соответствующего распоряжения.

1.8. Структурные подразделения администрации городского округа, наделенные правами юридического лица, а также управление ЗАГС и его структурные подразделения имеют печати, бланки и штампы.

Структурные подразделения администрации городского округа без права юридического лица могут иметь собственные печати, бланки и штампы.

Порядок использования бланков определяется Инструкцией по делопроизводству, утверждаемой распоряжением администрации городского округа.

Порядок изготовления, применения, хранения, уничтожения печатей и штампов определяется Положением о порядке применения печатей и штампов в администрации городского округа, утверждаемым распоряжением администрации городского округа.

Ответственность за использование и хранение бланков, печатей и штампов несут руководители соответствующих структурных подразделений.

1.9. В администрации городского округа издаются распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы), оформляются поручения, ведется работа по рассмотрению обращений юридических и физических лиц, заключению договоров, в том числе в целях обеспечения муниципальных нужд, проводятся совещания, предоставляются муниципальные услуги, осуществляется межведомственное взаимодействие в порядке, установленном действующим законодательством, настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству, другими правовыми актами.

1.10. Информация о работе главы городского округа и администрации городского округа доводится до сведения населения управлением по связям с общественностью и средствами массовой информации администрации городского округа (далее - управление СМИ) через средства массовой информации и официальный сайт администрации городского округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

1.11. Взаимодействие структурных подразделений администрации городского округа со средствами массовой информации, журналистами осуществляется через управление СМИ.

1.12. Информация о проводимых мероприятиях, имеющих общегородское значение, направляется структурным подразделением, ответственным за организацию и проведение данного мероприятия, в управление СМИ не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения запланированного мероприятия.

1.13. Требования Регламента распространяются на все служебные документы главы городского округа и администрации городского округа несекретного характера и обязательны для исполнения всеми сотрудниками администрации городского округа.

1.14. Нарушение требований Регламента влечет привлечение сотрудников администрации городского округа к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

2. Структура и штатное расписание администрации городского округа

2.1. Структура администрации городского округа формируется и представляется на утверждение городского Совета депутатов главой городского округа.

2.2. На основании утвержденной структуры утверждаются штатное расписание администрации городского округа, должностные инструкции руководителей структурных подразделений, муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации.

2.3. Положения о структурных подразделениях, наделенных правами юридического лица, утверждаются городским Советом депутатов.

Положения о комитетах, управлениях, отделах администрации городского округа утверждаются распоряжениями администрации городского округа.

Должностные инструкции муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются распоряжениями администрации городского округа.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации городского округа "Город Калининград" от 17 ноября 2016 г. N 1692 наименование раздела 3 настоящего приложения изложено в новой редакции

См. текст наименования в предыдущей редакции

3. Планирование работы, организация оперативных, аппаратных и рабочих совещаний, порядок подготовки и исполнения поручений

Планирование работы

3.1. Администрация городского округа осуществляет свою работу в соответствии с утвержденным главой городского округа планом основных мероприятий администрации городского округа на месяц (далее - План).

3.2. План состоит из следующих разделов:

- мероприятия под руководством (с участием) главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа;

- мероприятия под руководством заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы администрации, управляющего делами администрации городского округа (далее - управляющий делами);

- основные мероприятия в структурных подразделениях администрации городского округа;

- участие в работе комиссий городского Совета депутатов;

- культурно-массовые и спортивные мероприятия.

3.3. План включает в себя следующие графы:

- дата, время проведения мероприятия;

- наименование;

- наименование структурного подразделения, ответственного за организацию и проведение мероприятия;

- примечание, место проведения мероприятия.

3.4. Разработку проекта Плана осуществляет организационно-инспекторский отдел административного управления администрации городского округа (далее - организационно-инспекторский отдел) по предложениям структурных подразделений администрации городского округа.

3.5. Структурные подразделения администрации городского округа представляют в организационно-инспекторский отдел планы мероприятий на очередной месяц и предложения для включения в План, согласованные с курирующими заместителями главы администрации, председателями комитетов, заместителем главы администрации, до 20 числа месяца, предшествующего планируемому, на бумажном носителе и в электронном виде.

3.6. Организационно-инспекторский отдел за 3 рабочих дня до истечения месяца, предшествующего планируемому, представляет проект Плана управляющему делами.

3.7. Подписанный управляющим делами проект Плана представляется на утверждение главе городского округа. План утверждается не позднее последнего рабочего дня месяца, предшествующего планируемому.

Утвержденный главой городского округа План рассылается организационно-инспекторским отделом в структурные подразделения администрации городского округа, подведомственным организациям, в Общественный совет при главе городского округа через систему электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД "Дело"), посредством электронной почты либо факсимильной связью.

3.8. С учетом мероприятий Плана и текущих изменений и дополнений организационно-инспекторский отдел еженедельно в среду до 17 часов формирует план основных мероприятий администрации городского округа на следующую неделю и рассылает его в структурные подразделения через СЭД "Дело", посредством электронной почты либо факсимильной связи.

Об изменении даты проведения мероприятия либо его отмене структурное подразделение администрации оперативно информирует организационно-инспекторский отдел.

3.9. Контроль выполнения Плана и недельного плана осуществляет организационно-инспекторский отдел.

Организация оперативных совещаний

3.10. Оперативное совещание является формой коллегиального рассмотрения вопросов деятельности администрации городского округа.

3.11. Основная задача оперативного совещания - рассмотрение наиболее важных и актуальных вопросов, возникающих в процессе деятельности главы городского округа и администрации городского округа, оперативное принятие решений по ним, обеспечение контроля хода исполнения документов и поручений.

3.12. Организационное и справочно-информационное обеспечение оперативного совещания осуществляет организационно-инспекторский отдел.

3.13. Оперативные совещания проводятся ежемесячно. По решению главы городского округа могут проводиться внеплановые или выездные оперативные совещания.

3.14. Оперативные совещания проводятся в соответствии с планом оперативных совещаний на месяц, который формируется организационно-инспекторским отделом на основе поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, предложений руководителей структурных подразделений, управляющего делами и утверждается главой городского округа.

Ежемесячный план оперативных совещаний включает в себя перечень основных вопросов, подлежащих рассмотрению, с указанием даты их рассмотрения и должностных лиц, ответственных за подготовку материалов (докладчиков и содокладчиков).

3.15. Руководители структурных подразделений администрации городского округа к 20 числу месяца, предшествующего планируемому, представляют в организационно-инспекторский отдел перечень вопросов, предлагаемых для рассмотрения на оперативных совещаниях, с указанием предполагаемой даты их рассмотрения, докладчиков (содокладчиков).

Вопросы, требующие оперативного рассмотрения, вносятся в повестку очередного оперативного совещания по решению главы городского округа либо по инициативе первого заместителя главы администрации городского округа, заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы администрации, управляющего делами по согласованию с главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа.

3.16. Решение о снятии или об изменении срока рассмотрения вопроса, предусмотренного планом, либо о включении дополнительных, не включенных в план вопросов для рассмотрения на оперативном совещании принимает глава городского округа, первый заместитель главы администрации городского округа на основании мотивированного предложения (в письменной форме), представленного должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса, не позднее чем за 3 рабочих дня до дня проведения оперативного совещания.

3.17. План очередного оперативного совещания формируется из вопросов месячного плана, а также вопросов, требующих оперативного рассмотрения и внесенных главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа.

3.18. Подписанный управляющим делами план очередного оперативного совещания за 5 рабочих дней до совещания регистрируется организационно-инспекторским отделом в СЭД "Дело" в группе документов "Оперативное совещание" под соответствующим порядковым номером. Электронный вариант прикрепляется к регистрационной карточке, которая рассылается участникам оперативного совещания для ознакомления и организации подготовки материалов по вопросам, предусмотренным планом.

3.18.1. Руководитель структурного подразделения, являющийся докладчиком (или содокладчиком) по вопросам, предложенным к рассмотрению на совещании, вносит в регистрационную карточку подчиненную резолюцию для исполнителей, назначенных им для подготовки материалов.

Руководитель структурного подразделения вправе уполномочить подчиненного ему муниципального служащего на осуществление этих действий, управляющего делами.

3.18.2. Руководители структурных подразделений, которые готовят соответствующие вопросы для рассмотрения на оперативном совещании, за 3 рабочих дня, предшествующих дню проведения совещания, прикрепляют тексты докладов и другие тематические справочно-информационные материалы к регистрационной карточке в СЭД "Дело". Документ считается подписанным руководителем структурного подразделения администрации, если он прикреплен к регистрационной карточке в СЭД "Дело" с использованием учетной записи руководителя или помощника заместителя главы администрации, председателя комитета, заместителя главы администрации, управляющего делами.

3.18.3. Приложения к докладам в виде слайдов, таблиц, фотографий, графиков, диаграмм и т.п. также прикрепляются в электронном виде к регистрационной карточке за 2 рабочих дня до проведения оперативного совещания для организации МКУ "Центр информационно-коммуникационных технологий" (далее - МКУ "ЦИКТ") их демонстрации во время оперативного совещания.

Демонстрация слайдов во время проведения оперативного совещания сопровождается сотрудником структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов по соответствующему вопросу плана.

3.18.4. Руководители структурных подразделений, которым поручена подготовка материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.

3.19. Материалы оперативного совещания (план проведения совещания, доклады и справочно-информационные материалы по включенным в него вопросам) распечатываются организационно-инспекторским отделом из СЭД "Дело" и со списком участников и приглашенных представляются главе городского округа не позднее 14 часов дня, предшествующего дате проведения совещания.

Остальные участники оперативного совещания используют для работы материалы, прикрепленные к регистрационной карточке в СЭД "Дело".

3.19.1. Подведомственные муниципальные предприятия и учреждения, у которых отсутствует СЭД "Дело", представляют материалы к оперативному совещанию на бумажном носителе и посредством электронной почты.

3.19.2. Для обмена информацией посредством электронной почты используются официальные электронные адреса администрации городского округа, подведомственных муниципальных предприятий и учреждений. В переписке участвуют адреса из доменной зоны klgd.ru и (или) зарегистрированные на подведомственные организации доменные и почтовые адреса.

3.19.3. Электронный адрес для представления сведений по оперативным совещаниям os@klgd.ru.

3.20. Состав участников оперативного совещания формируется из постоянных участников совещания и приглашенных лиц. В постоянный состав участников оперативного совещания входят:

- первый заместитель главы городского округа;

- первый заместитель главы администрации городского округа;

- заместители главы администрации, председатели комитетов, заместитель главы администрации городского округа;

- заместители председателя комитета городского хозяйства;

- заместитель председателя комитета экономики, финансов и контроля, начальник управления экономического развития;

- управляющий делами;

- председатель комитета по образованию;

- председатель юридического комитета;

- начальник управления оперативного обеспечения (помощник главы администрации городского округа);

- начальник управления жилищного и коммунального хозяйства;

- начальник управления культуры;

- начальник управления социальной поддержки населения;

- начальник управления по связям с общественностью и СМИ;

- начальник отдела муниципального жилищного контроля и контроля в сфере благоустройства комитета городского хозяйства;

- руководители муниципальных ресурсоснабжающих организаций, подведомственных комитету городского хозяйства.

Списки лиц, приглашенных на оперативное совещание, за 2 рабочих дня до даты проведения совещания представляются структурными подразделениями - постоянными участниками оперативного совещания в организационно-инспекторский отдел и согласовываются с управляющим делами.

3.21. На оперативное совещание могут приглашаться руководители или представители организаций и предприятий, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемому вопросу. Ответственными за оповещение и приглашение руководителей или представителей этих организаций являются структурные подразделения, на которые возложена подготовка соответствующих вопросов плана оперативного совещания.

3.22. В случае невозможности личного присутствия на оперативном совещании должностные лица уведомляют организационно-инспекторский отдел о причине отсутствия, а также о замещающих их на оперативном совещании лицах с указанием должностей, фамилий, имен, отчеств по электронной почте до 12 часов дня, предшествующего дате проведения оперативного совещания. В экстренных случаях организационно-инспекторский отдел уведомляется незамедлительно.

Отсутствие на оперативном совещании участников постоянного состава без уважительной причины (отпуск, командировка, болезнь) либо без согласования с главой городского округа или с лицом, исполняющим его обязанности, не допускается.

3.23. Лица, участвующие в оперативном совещании, регистрируются организационно-инспекторским отделом за 10 минут до начала оперативного совещания.

3.24. Время для докладов на оперативном совещании устанавливается до 15 минут, для содокладов - до 5 минут, для выступлений в прениях и информации - до 3 минут. В отдельных случаях по предложению докладчика время доклада может быть увеличено. Материалы оперативного совещания (список присутствующих, план проведения совещания, доклады, информационно-аналитические справки и др.) приобщаются в номенклатурное дело и хранятся в организационно-инспекторском отделе.

3.25. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок на оперативном совещании допускается по согласованию с управляющим делами по предложению начальника управления по связям с общественностью и средствами массовой информации.

По окончании оперативного совещания управление СМИ организует брифинг для представителей средств массовой информации по рассмотренным на совещании вопросам, обеспечивает информирование граждан через средства массовой информации о вопросах, рассмотренных на совещании, и о принятых по этим вопросам решениях.

3.26. МКУ "ЦИКТ" организует техническое обеспечение оперативных совещаний (аудио- и при необходимости видеозапись совещаний, демонстрацию видео- и фотоматериалов докладчиков, работу звукоусиливающей аппаратуры, прямую трансляцию и т.п.).

Аудио-, видеозаписи оперативных совещаний администрации городского округа хранятся в МКУ "ЦИКТ" в течение 1 года.

МБУ "Служба административно-технического обеспечения" (далее - МБУ "САТО") отвечает за подготовку зала заседаний (оборудование мебелью, освещение, кондиционирование, надлежащий порядок и чистоту).

3.27. Участникам оперативного совещания и приглашенным лицам во время проведения совещания не разрешается пользоваться средствами мобильной связи.

3.28. Ответственным за организацию выездных оперативных совещаний главы городского округа является управление оперативного обеспечения. Руководители структурных подразделений администрации городского округа, руководители муниципальных предприятий и учреждений готовят и представляют в управление оперативного обеспечения материалы для проведения выездного совещания.

Порядок подготовки и исполнения поручений

3.29. Решения, принятые на оперативных и выездных совещаниях, оформляются в виде поручений главы городского округа (далее - поручение) заместителем управляющего делами и управлением оперативного обеспечения соответственно.

Проект поручения предусматривает сквозную нумерацию поручительских пунктов, полное их содержание, назначение ответственных исполнителей, определение сроков исполнения, указание фамилии, имени, отчества лица, подготовившего проект поручения, номера его рабочего телефона, даты.

3.30. Проект поручения рассылается организационно-инспекторским отделом по электронной почте либо факсимильной связью на следующий после проведения совещания рабочий день основным исполнителям для согласования текста поручения и сроков его исполнения.

Если в течение четырех часов с момента рассылки проекта поручения от исполнителей не поступила его уточненная формулировка, проект поручения считается согласованным.

3.31. Согласованный структурными подразделениями проект поручения подписывается управляющим делами и направляется на утверждение главе городского округа.

3.32. Утвержденные главой городского округа поручения регистрируются организационно-инспекторским отделом и рассылаются исполнителям через СЭД "Дело", в случае отсутствия СЭД "Дело" - по электронной почте либо факсимильной связью.

3.33. Поручения, подготовленные по инициативе структурного подразделения администрации городского округа, согласовываются со структурными подразделениями, причастными к их исполнению, визируются руководителем этого структурного подразделения, управляющим делами и направляются на утверждение главе городского округа.

3.34. Лицо, ответственное за контроль исполнения поручений в структурном подразделении администрации городского округа, в течение рабочего дня доводит поручение до сведения руководителя структурного подразделения и вносит в регистрационную карточку в СЭД "Дело" контрольную резолюцию и фамилию ответственного исполнителя.

3.35. В поручении устанавливается срок (календарная дата) его исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его исчисления считается дата, следующая за днем регистрации поручения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в течение одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца) от даты регистрации поручения.

В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель за 3 рабочих дня до даты исполнения документа, представляет главе городского округа предложения о продлении срока с указанием обоснованных причин продления и планируемой даты исполнения. Поручение считается продленным только при принятии главой городского округа положительного решения.

3.36. Основным (ответственным) исполнителем поручения является должностное лицо, указанное в поручении как исполнитель (или первый в списке, если назначено несколько исполнителей). Исполнитель несет ответственность за организацию работы по исполнению поручения в полном объеме.

Соисполнители представляют основному (ответственному) исполнителю подписанные руководителем структурного подразделения (его заместителем) предложения и необходимые для полного исполнения поручения материалы за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения, если он не превышает 10 рабочих дней, и за 1/3 срока, установленного для исполнения, если он превышает 10 рабочих дней.

3.37. Основной (ответственный) исполнитель определяет порядок согласования и подготовки отчета об исполнении поручения. В случае если определен короткий срок исполнения поручения, основной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего, при необходимости, организует и проводит рабочее совещание с соисполнителями. В тексте итогового (сводного) отчета указывается, с кем он согласован, с кем не согласован, к тексту прилагается протокол разногласий. Соисполнитель направляет свое мнение (позицию) в адрес основного исполнителя.

3.38. Основной (ответственный) исполнитель поручения вносит отчет о ходе исполнения в СЭД "Дело" и прикрепляет файл с проектом отчета об исполнении и пометкой "передано на подпись руководителю".

Подписанный руководителем и зарегистрированный в установленном порядке отчет представляется в организационно-инспекторский отдел управлением оперативного обеспечения администрации городского округа (далее - управление оперативного обеспечения) или общим отделом администрации городского округа (далее - общий отдел) по кругу ведения.

3.39. Отчет об исполнении поручения составляется по каждому конкретному пункту поручения и состоит из следующих разделов:

- "содержание поручения" - в разделе приводится полный текст утвержденного поручения без каких-либо изменений;

- "ответственный исполнитель" - указывается структурное подразделение администрации городского округа и должностное лицо, персонально ответственное за исполнение поручения, соисполнители;

- "срок исполнения" - указывается дата исполнения поручения, а также дата продления срока исполнения поручения, если срок его исполнения был продлен;

- "информация по выполнению поручения" - кратко излагаются основные мероприятия по выполнению поручения и их результаты с указанием реквизитов подготовленных документов; информация заканчивается одним из следующих предложений:

а) "Прошу снять поручение с контроля" - в случае исполнения поручения в полном объеме;

б) "Прошу продлить срок исполнения до __________" - указываются конкретная дата и обоснованные причины необходимости продления;

в) "Прошу назначить основным (ответственным) исполнителем, соисполнителем данного поручения ____________" - указывается структурное подразделение администрации городского округа и обоснованные причины необходимости замены ответственного исполнителя;

г) "Информация докладывается в порядке промежуточного контроля".

Отчет об исполнении поручения составляется на имя главы городского округа, подписывается основным (ответственным) исполнителем и представляется на регистрацию за 1 рабочий день до истечения срока его исполнения.

3.40. Организационно-инспекторский отдел проверяет полноту содержания и правильность оформления отчета об исполнении поручения, вносит сведения об исполнении в СЭД "Дело", заполняет контрольную карточку и представляет материалы заместителю управляющего делами для анализа и последующего доклада главе городского округа, первому заместителю главы администрации городского округа.

В случае необходимости уточнения представленной информации, управляющий делами, заместитель управляющего делами либо организационно-инспекторский отдел возвращает представленную информацию с замечаниями в структурное подразделение на доработку. По истечении 5 рабочих дней при отсутствии уточнений от исполнителя соответствующая информация направляется на доклад главе городского округа, первому заместителю главы администрации городского округа.

3.41. В случае если поручение главы городского округа не исполнено в установленный срок, основной исполнитель (исполнитель) поручения в течение одного рабочего дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет по требованию управляющего делами объяснение о состоянии исполнения поручения и причинах его неисполнения в установленный срок на имя главы городского округа.

3.42. Подлинники поручений и все материалы по их исполнению приобщаются к номенклатурному делу "Поручения главы городского округа" и хранятся в организационно-инспекторском отделе.

Организация рабочих совещаний под руководством главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа

3.43. Для решения текущих управленческих задач, выработки согласованных решений заместителями главы администрации, председателями комитетов, заместителем главы администрации, управляющим делами могут инициироваться и организовываться рабочие совещания под руководством главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа (далее - совещание).

3.44. Совещания планируются структурными подразделениями и включаются в ежемесячный План. Дата и время их проведения предварительно согласовываются с управлением оперативного обеспечения.

3.45. При необходимости проведения совещания, не предусмотренного ежемесячным Планом и требующего участия главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, инициатор проведения совещания (далее - инициатор) также согласовывает дату и время проведения совещания с управлением оперативного обеспечения.

3.46. Подготовку, проведение и справочно-информационное обеспечение совещания осуществляет инициатор и не позднее чем за 3 рабочих дня до дня его проведения оповещает участников совещания, подготавливает и направляет в их адрес вопросы и повестку совещания для ознакомления и необходимой проработки.

3.47. Участники совещания, ответственные за подготовку вопросов, вносимых на рассмотрение, организуют представление инициатору необходимых материалов по вопросам повестки совещания не позднее чем за 2 рабочих дня до дня проведения совещания.

3.48. Материалы совещания (повестка совещания, список участников, заключения, справочно-аналитические материалы и проекты решений (поручений) по включенным в повестку совещания вопросам) формируются инициатором и представляются главе городского округа, первому заместителю главы администрации городского округа не позднее чем за 1 рабочий день до дня его проведения.

Передача материалов остальным участникам совещания осуществляется в группе документов "Служебная переписка" в СЭД "Дело" или посредством электронной почты.

3.49. При необходимости ведения видео-, аудиозаписи совещания, показа (демонстрации) слайдов инициатор за 2 рабочих дня до проведения совещания уведомляет об этом МКУ "ЦИКТ" в установленном порядке.

3.50. Решения, принятые на рабочих совещаниях, оформляются управлением оперативного обеспечения в виде поручений главы городского округа и исполняются в соответствии с пунктами 3.29-3.42 Регламента.

Организация совещаний под руководством заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы администрации, управляющего делами

3.51. В целях оперативного решения вопросов, возникающих в процессе деятельности, а также для выработки согласованных решений заместители главы администрации, председатели комитетов, заместитель главы администрации, управляющий делами (далее - руководитель) могут организовывать рабочие совещания.

3.52. Подготовку и проведение совещания обеспечивают помощники или подчиненное руководителю структурное подразделение, в круг ведения которого входят вопросы, предусмотренные повесткой совещания (далее - организатор). Организатора совещания определяет руководитель.

3.53. Организатор за 3 рабочих дня до дня проведения совещания оповещает участников о его проведении, подготавливает и направляет в их адрес вопросы и повестку дня совещания для ознакомления и необходимой проработки к моменту проведения совещания.

В случае необходимости принятия оперативных решений и проведения совещаний в срочном порядке время организации и подготовки может быть сокращено по согласованию с руководителем, под председательством которого планируется его проведение.

3.54. Материалы совещания (повестка совещания, список участников, заключения, справочно-аналитические материалы и проекты решений (поручений) по включенным в повестку совещания вопросам) формируются организатором и представляются руководителю, под председательством которого запланировано проведение совещания, не позднее чем за 1 рабочий день до дня его проведения.

Передача материалов остальным участникам совещания осуществляется в группе документов "Служебная переписка" в СЭД "Дело" или посредством электронной почты.

3.55. Организатор обеспечивает ведение и оформление протокола совещания в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в администрации городского округа, в течение 2 рабочих дней, следующих за днем проведения совещания, согласовывает его со всеми участниками совещания и представляет на подпись руководителю, под председательством которого проведено совещание.

3.56. Помощник руководителя, под председательством которого проведено совещание, самостоятельно регистрирует протокол в СЭД "Дело", доводит до сведения исполнителя протокольные решения и осуществляет контроль за их исполнением.

3.57. В случае отсутствия по итогам совещания согласованных решений в течение 3 рабочих дней руководителем представляется доклад с вариантами решений в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа на рассмотрение или инициируется рабочее совещание под руководством главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа.

Организация аппаратных совещаний

3.58. Совещание под руководством управляющего делами (далее - аппаратное совещание) проводится еженедельно по пятницам.

Основной задачей аппаратного совещания является предварительное подведение итогов работы администрации по исполнению контрольных документов за неделю, оценка состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации городского округа за текущий отчетный период, а также оперативное решение вопросов, возникающих в процессе деятельности (в пределах компетенции управляющего делами), информирование помощников заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы администрации городского округа (далее - помощники) об основных мероприятиях на предстоящую рабочую неделю, ближайшее время, доведение до сведения руководителей структурных подразделений и их помощников информации, необходимой для организации работы.

3.59. В аппаратном совещании участвуют:

- заместитель управляющего делами;

- начальник административного управления, заместитель управляющего делами;

- представители управления оперативного обеспечения и управления по связям с общественностью и средствами массовой информации, юридического комитета, отдела мобилизационной подготовки, отдела координации деятельности администрации с правоохранительными органами и силовыми структурами по обеспечению безопасности и правопорядка администрации городского округа;

- руководители контрольно-ревизионного управления, общего и организационно-инспекторского отделов, отдела муниципальной службы, муниципальных организаций, подведомственных управляющему делами;

- помощники заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы администрации городского округа, управляющего делами.

При рассмотрении состояния исполнительской дисциплины могут приглашаться иные руководители структурных подразделений администрации городского округа и непосредственные исполнители документов.

3.60. Организационное обеспечение аппаратного совещания осуществляет организационно-инспекторский отдел. Подготовку демонстрационных материалов осуществляют юридический комитет, общий отдел, контрольно-ревизионное управление, управление оперативного обеспечения, организационно-инспекторский отдел и МКУ городского округа "Город Калининград" "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - МКУ "МФЦ").

Обеспечение аудиозаписи (при необходимости - видеозаписи), демонстрацию слайдов и трансляцию заседаний аппаратного совещания осуществляет МКУ "ЦИКТ".

Аудио-, видеозаписи аппаратных совещаний администрации городского округа хранятся в МКУ "ЦИКТ" в течение 1 года.

МБУ "САТО" обеспечивает подготовку зала заседаний.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации городского округа "Город Калининград" от 17 ноября 2016 г. N 1692 раздел 3 настоящего приложения дополнен подразделом "Организация рабочих совещаний под руководством главы городского Округа по вопросам исполнительской дисциплины"

Организация рабочих совещаний под руководством главы городского округа по вопросам исполнительской дисциплины

3.61. В целях решения текущих управленческих задач, контроля исполнения распорядительных документов главой городского округа проводятся рабочие совещания по исполнительской дисциплине (далее - Совещание), в которых принимают участие первый заместитель главы городского округа, заместители главы администрации, председатели комитетов, заместитель главы администрации, управляющий делами, заместитель управляющего делами, начальник управления оперативного обеспечения (далее - участники Совещания), а также иные должностные лица администрации и руководители подведомственных организаций (по решению главы городского округа).

3.62. Подготовку и справочно-информационное обеспечение Совещаний осуществляет организационно-инспекторский отдел административного управления.

3.63. Дата и время проведения Совещания предварительно согласовываются с управлением оперативного обеспечения.

3.64. Повестка дня Совещания формируется из документов, подлежащих контролю в администрации городского округа. В нее также могут включаться иные вопросы по предложениям участников Совещания. В этом случае инициаторы рассмотрения вопросов направляют соответствующие материалы в организационно-инспекторский отдел не позднее чем за 2 рабочих дня до дня проведения Совещания.

3.65. Не позднее чем за 1 рабочий день до дня проведения Совещания помощник управляющего делами оповещает участников Совещания о времени его проведения, а также направляет по электронной почте в их адрес повестку дня Совещания.

3.66. Участники Совещания могут по согласованию с главой городского округа привлекать иных должностных лиц и руководителей подведомственных организаций к участию в Совещании, если того требуют вопросы, определенные повесткой дня.

3.67. Материалы Совещания представляются главе городского округа не позднее чем за 1 рабочий день до дня его проведения.

3.68. Решения, принятые на Совещании, оформляются управляющим делами в виде поручения главы городского округа или контрольной резолюцией.

4. Организация делопроизводства и контроля исполнения документов

4.1. Основные используемые термины

Прием документа - фактическое получение документа почтовой или факсимильной связью, посредством электронной почты, непосредственно от физического лица (его представителя) и представителя юридического лица, по рассылке через СЭД "Дело".

Регистрация документа - присвоение регистрационного номера документу, создание регистрационной карточки документа в СЭД "Дело", сканирование, установление связок между документами, зарегистрированными в СЭД "Дело", и контрольных сроков, пересылка в структурное подразделение, осуществляющее обработку документа.

Обработка документа - анализ полученной (представленной) информации, определение ответственных исполнителей, подготовка проектов контрольных (в том числе подчиненных) резолюций, техническая обработка, в том числе пересылка ответственным исполнителям, внесение контрольных (в том числе подчиненных) резолюций в СЭД "Дело".

Контроль за исполнением документа - постановка документа на контроль, анализ хода исполнения документа, информирование главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы городского округа, управляющего делами о ходе его исполнения, взаимодействие с ответственными исполнителями, внесение в СЭД "Дело" необходимой информации и ее пересылка исполнителям, а также внесение контрольных (подчиненных) резолюций, созданных в ходе исполнения документа, осуществление упреждающего контроля, принятие решения о снятии с контроля, снятие с контроля, закрытие регистрационной карточки в СЭД "Дело".

Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив или уничтожения.

4.2. Организация делопроизводства

Общие положения

4.2.1. Основы делопроизводства в администрации городского округа устанавливаются настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству.

4.2.2. Делопроизводство в администрации городского округа ведется с использованием СЭД "Дело", обеспечивающей документирование и организацию работы с документами. Документы, созданные и используемые в структурных подразделениях администрации городского округа, подлежат регистрации и хранятся в соответствии с номенклатурой дел администрации городского округа.

4.2.3. В целях оперативного обмена документами и сообщениями структурными подразделениями, сотрудниками администрации городского округа используется электронный почтовый ящик, размещенный в доменной зоне klgd.ru, который должен проверяться не менее трех раз в день (с равной периодичностью).

4.2.4. Сообщения, поступившие на электронный почтовый ящик или отправленные с электронного почтового ящика, размещенного в доменной зоне klgd.ru, являются собственностью администрации городского округа и составляют часть внутреннего документооборота.

4.2.5. Ведение секретного делопроизводства возлагается на отдел мобилизационной подготовки администрации городского округа и спецчасть администрации городского округа.

4.2.6. Самостоятельные структурные подразделения, не являющиеся юридическими лицами и подчиняющиеся непосредственно главе городского округа, ведут самостоятельное делопроизводство.

4.2.7. Межуровневое и межведомственное взаимодействие для получения необходимых сведений из органов государственной власти, органов местного самоуправления и подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления учреждений и организаций в рамках исполнения муниципальной функции (услуги) осуществляется через СЭД "Дело".

4.2.8. Координация работы и контроль организации и совершенствования системы документационного обеспечения деятельности администрации городского округа, а также еженедельное и ежемесячное подведение итогов работы по исполнению контрольных документов в структурных подразделениях администрации городского округа, возлагается на управляющего делами.

Прием, регистрация, обработка и отправка корреспонденции, иных документов и информации

Информация об изменениях:

Пункт 4.2.9 изменен с 15 ноября 2017 г. - Постановление администрации городского округа "Город Калининград" от 15 ноября 2017 г. N 1654

См. предыдущую редакцию

4.2.9. Прием и отправка корреспонденции, поступившей в администрацию городского округа и ее структурные подразделения, осуществляется управлением оперативного обеспечения, общим отделом и МКУ "МФЦ" по кругу ведения.

Прием корреспонденции с заявкой на участие в конкурсе или аукционе осуществляется заказчиком либо уполномоченным органом в соответствии с документацией о торгах.

4.2.10. Прием и отправка корреспонденции с грифом "секретно" осуществляется отделом мобилизационной подготовки, спецчастью администрации городского округа.

4.2.11. Прием и отправка корреспонденции, поступившей в самостоятельные структурные подразделения, не являющиеся юридическими лицами, осуществляется в этих подразделениях.

4.2.12. Регистрация и обработка входящих документов администрации городского округа осуществляется через СЭД "Дело".

4.2.13. Документы, требующие срочного решения, и телеграммы доставляются главе городского округа незамедлительно через начальника управления оперативного обеспечения.

Информация об изменениях:

Пункт 4.2.14 изменен с 15 ноября 2017 г. - Постановление администрации городского округа "Город Калининград" от 15 ноября 2017 г. N 1654

См. предыдущую редакцию

4.2.14. В администрации городского округа установлена смешанная (электронно-бумажная) система делопроизводства, при которой осуществляются:

В управлении оперативного обеспечения:

- прием, регистрация и обработка обращений из федеральных, областных, территориальных органов законодательной и исполнительной власти, органов местного самоуправления (далее - органы власти), кроме решений городского Совета депутатов и его постоянных комиссий, в том числе документов, содержащих информацию ограниченного распространения, документов, поступивших в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, регистрация и отправка ответов на них за их подписью;

- прием, регистрация и обработка обращений граждан, поступивших в ходе проведения личных приемов, и поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа по итогам личных приемов, регистрация и отправка ответов на обращения граждан за их подписью;

- прием и регистрация входящей корреспонденции, поступившей из Контрольно-счетной палаты городского округа "Город Калининград" в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа по результатам проведенных проверок;

- прием и регистрация договоров (контрактов, соглашений и т.п.), заключенных главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа от имени главы городского округа и администрации городского округа;

- обработка обращений физических и юридических лиц, поступивших в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа.

В общем отделе:

- прием, регистрация входящих документов, поступивших в структурные подразделения администрации городского округа, наделенные правами юридического лица, от органов власти, и ответов на них;

- прием, регистрация корреспонденции, поступившей в адрес заместителя главы администрации, от органов власти, и отправка ответов на нее;

- прием и регистрация внутренней корреспонденции, переписки между структурными подразделениями администрации и отправка ответов на них;

- регистрация и организация согласования проектов постановлений, распоряжений главы городского округа и администрации, проектов решений городского Совета депутатов;

- регистрация и выпуск постановлений, распоряжений главы городского округа и администрации городского округа;

- регистрация распорядительных документов структурных подразделений администрации городского округа, приказов управляющего делами;

- регистрация инициативных писем структурных подразделений администрации городского округа, наделенных правами юридического лица, в органы власти.

В отделе муниципальной службы администрации городского округа:

- регистрация распорядительных документов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы, приемом на работу и увольнением лиц, исполняющих обязанности по техническому обеспечению администрации городского округа, приемом (увольнением) директоров муниципальных организаций, работодателем которых является глава городского округа, и других документов по личному составу;

- регистрация трудовых договоров с муниципальными служащими, лицами, исполняющими обязанности по техническому обеспечению, директорами предприятий и учреждений;

- регистрация доверенностей главы городского округа и администрации городского округа;

- регистрация и учет служебных удостоверений.

В организационно-инспекторском отделе:

- прием, регистрация и обработка поручений главы городского округа по реализации указов, распоряжений и поручений Губернатора Калининградской области, постановлений, распоряжений Правительства Калининградской области, протоколов совещаний, проведенных под руководством Губернатора Калининградской области и заместителей Председателя Правительства Калининградской области, законов Калининградской области, постановлений Калининградской областной Думы, по итогам оперативных совещаний, том числе выездных, за исключением поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа по итогам личного приема граждан, иных поручений;

- прием и обработка решений городского Совета депутатов, прием, регистрация и обработка решений его комиссий, в том числе протокольных;

- регистрация, обработка и хранение актов служебных проверок, проведенных в администрации городского округа, утвержденных главой городского округа.

В юридическом комитете администрации городского округа:

- прием, регистрация и обработка проектов мировых соглашений (в группе документов "Проекты мировых соглашений");

- регистрация и обработка судебной корреспонденции (решений и определений судов, исковых заявлений, претензий, судебных повесток и прочих документов) администрации городского округа, структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, за исключением обращений о предоставлении сведений или информации, запрашиваемой судебными органами;

- согласование исковых заявлений и жалоб на вынесенные судебные акты, подаваемых структурными подразделениями администрации городского округа, являющимися юридическими лицами, за исключением судебных дел, касающихся платы за социальный наем жилых помещений;

- согласование ответов структурных подразделений на обращения и запросы судебных органов;

- согласование эскизов печатей и штампов администрации городского округа и ее структурных подразделений.

В управлении СМИ:

- прием, регистрация и обработка обращений, поступивших от средств массовой информации в адрес главы городского округа и администрации городского округа, в том числе устных, на "Горячую линию", во время прямых радио- и телеэфиров, онлайн-конференций, на электронную почту press@klgd.ru.

- прием, регистрация, обработка и учет запросов средств массовой информации на критические выступления, высказанные в адрес главы городского округа и администрации городского округа в средствах массовой информации, в адрес должностных лиц администрации городского округа;

- прием, регистрация, обработка уведомлений на проведение культурно-массовых мероприятий, подготовка и отправка ответов на них.

В контрольно-ревизионном управлении администрации городского округа:

- регистрация и обработка представлений (предписаний), выданных по актам проверок (ревизий);

- регистрация и обработка входящих и исходящих документов управления об устранении нарушений по результатам проверок (ревизий).

В отделе координации деятельности администрации с правоохранительными органами и силовыми структурами по обеспечению безопасности и правопорядка администрации городского округа:

- прием, регистрация и обработка уведомлений о проведении публичных мероприятий.

В отделе реализации уникальных проектов администрации городского округа:

- обработка обращений юридических и физических лиц, поступивших в адрес заместителя главы администрации;

- регистрация и обработка протоколов совещаний, проведенных заместителем главы администрации.

В МКУ "МФЦ":

- прием, регистрация и обработка запросов (заявлений) о предоставлении муниципальных услуг, прием, регистрация и выдача результатов их рассмотрения;

- прием и регистрация обращений по исполнению муниципальных функций, прием, регистрация и выдача результатов их рассмотрения;

- прием и регистрация обращений (заявлений) юридических и физических лиц, поступивших в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, заместителя главы администрации, в структурные подразделения администрации городского округа (за исключением обращений, поступивших от органов власти) с последующей передачей их в управление оперативного обеспечения или общий отдел по кругу ведения;

- прием, регистрация и выдача (отправка) ответов по результатам рассмотрения обращений (заявлений);

- прием, регистрация и отправка инициативной корреспонденции, подготовленной структурными подразделениями администрации городского округа, в адрес юридических и физических лиц;

- прием документов, подаваемых юридическими и физическими лицами в рамках судебного производства в адрес администрации городского округа, структурных подразделений, передача их для регистрации в юридический комитет администрации;

- регистрация и отправка всей исходящей корреспонденции администрации городского округа, за исключением отправленной с курьером в органы власти;

- регистрация и выдача электронных пропусков.

В структурных подразделениях администрации городского округа, наделенных правами юридического лица, по кругу ведения:

- обработка распоряжений и приказов структурных подразделений администрации, обращений юридических и физических лиц, поступивших в структурные подразделения администрации городского округа;

- регистрация, обработка и учет договоров, заключенных заместителями главы администрации, председателями комитетов;

- регистрация и обработка протоколов совещаний, проведенных заместителями главы администрации, председателями комитетов;

- регистрация документов, связанных с приемом на работу и увольнением директоров муниципальных предприятий и учреждений, работодателем для которых является руководитель структурного подразделения.

В самостоятельных структурных подразделениях администрации городского округа, не наделенных правами юридического лица, по кругу ведения:

- прием, регистрация и обработка обращений юридических и физических лиц, поступивших непосредственно в структурные подразделения администрации городского округа, подготовка и отправка ответов на них;

- регистрация и обработка протоколов совещаний, проведенных руководителями структурных подразделений администрации.

В МКУ "ЦИКТ":

- ведение электронной базы "Нормативные правовые акты органов местного самоуправления городского округа";

- координация работы по внедрению и эксплуатации СЭД "Дело" в администрации городского округа;

- администрирование (создание, ликвидация, установка, переадресация, архивирование и т.п.) электронных почтовых адресов;

- обеспечение исполнения Регламента администрации городского округа по исполнению муниципальной функции "Информационное наполнение официального сайта администрации городского округа "Город Калининград";

- размещение в электронном виде сведений, копий документов в информационной системе обеспечения градостроительной деятельности.

4.2.15. Помощник управляющего делами осуществляет:

- регистрацию и обработку поручений управляющего делами;

- регистрацию и обработку протоколов совещаний, проведенных управляющим делами;

- прием, регистрацию и обработку обращений юридических и физических лиц, поступивших непосредственно в адрес управляющего делами, и ответов на них;

- регистрацию исходящих и внутренних документов по результатам деятельности за подписью управляющего делами;

- регистрацию и хранение договоров, заключенных управляющим делами от имени администрации городского округа.

4.2.16. Доставка корреспонденции в Правительство Калининградской области осуществляется управлением оперативного обеспечения и общим отделом.

Инициативная, служебная переписка, запросы, информационные письма, не касающиеся исполнения (соисполнения) контрольных документов, осуществляются в порядке, рекомендованном пользователям по регистрации документов в группе "Служебная переписка" в СЭД "Дело".

4.2.17. Прием телефонограмм и телефаксовых сообщений, адресованных заместителям главы администрации, председателям комитетов, заместителю главы администрации, управляющему делами осуществляется в общем отделе и в приемных заместителей главы администрации городского округа с последующей передачей для регистрации в общий отдел или МКУ "МФЦ" по кругу ведения.

4.2.18. Обращения юридических и физических лиц, поступившие в администрацию городского округа:

- по электронной почте cityhall@klgd.ru, принимаются в общем отделе и регистрируются либо передаются на регистрацию в управление оперативного обеспечения, МКУ "МФЦ" и в структурные подразделения администрации по кругу ведения;

- из Единой Дежурно-Диспетчерской службы МКУ "Управление по делам ГО и ЧС г. Калининграда" (далее - ЕДДС), регистрируются оперативным дежурным ЕДДС и направляются на рассмотрение и обработку по вопросам, касающимся сферы городского хозяйства, в комитет городского хозяйства администрации городского округа, по всем другим вопросам - управляющему делами для дальнейшего их направления в структурные подразделения в соответствии с их компетенцией.

Информация об изменениях:

Пункт 4.2.19 изменен с 15 ноября 2017 г. - Постановление администрации городского округа "Город Калининград" от 15 ноября 2017 г. N 1654

См. предыдущую редакцию

4.2.19. Зарегистрированные управлением оперативного обеспечения, общим отделом, МКУ "МФЦ" документы в тот же день передаются на рассмотрение главе городского округа, первому заместителю главы администрации городского округа, заместителям главы администрации, председателям комитетов, заместителю главы администрации городского округа, управляющему делами в соответствии с их компетенцией.

Письменное обращение, поступившее в структурное подразделение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию структурного подразделения (должностного лица), которому адресовано обращение, направляется с соответствующим сопроводительным письмом в течение рабочего дня, следующего за днем получения обращения, в структурное подразделение (должностному лицу), в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов.

Структурное подразделение (должностное лицо), которому перенаправлено обращение, рассматривает его в срок, указанный в регистрационной карточке, и несет ответственность за соблюдение сроков его рассмотрения.

Входящий регистрационный номер обращения сообщается заявителю при его подаче и указывается в ответе.

Порядок рассмотрения входящей корреспонденции и оформление резолюций

4.2.20. Предварительное рассмотрение документов осуществляется управлением оперативного обеспечения с целью определения документов, требующих обязательного рассмотрения главой городского округа, исходя из их содержания с учетом функций структурных подразделений администрации городского округа.

4.2.21. Документы, адресованные главе городского округа, а также документы без указания конкретного лица или структурного подразделения администрации городского округа предварительно рассматриваются в управлении оперативного обеспечения и по решению начальника управления направляются на рассмотрение главе городского округа, первому заместителю главы администрации городского округа.

Документы, связанные с профильными направлениями деятельности структурных подразделений, направляются на исполнение заместителям главы администрации городского округа, председателям комитетов, заместителю главы администрации, управляющему делами по кругу ведения через общий отдел.

4.2.22. Документы, адресованные структурным подразделениям администрации городского округа, наделенным правами юридического лица, передаются общим отделом помощникам заместителей главы администрации, председателей комитетов для подготовки проекта резолюции по их исполнению через СЭД "Дело".

4.2.23. Подготовка проектов контрольных резолюций по исполнению документов, передаваемых на рассмотрение главе городского округа, первому заместителю главы администрации городского округа, осуществляется управлением оперативного обеспечения через СЭД "Дело".

4.2.24. В состав проекта резолюции входят следующие реквизиты:

- входящий номер и дата регистрации документа;

- ответственный исполнитель;

- соисполнители;

- текст резолюции;

- срок исполнения поручения;

- дата подписания резолюции;

- подпись лица, дающего поручение;

- инициалы и фамилия сотрудника, подготовившего текст резолюции, номер его рабочего телефона, дата подготовки.

Поручение должно быть сформулировано конкретно, в оптимально сжатой форме и ориентировано на конечный результат работы исполнителей.

4.2.25. После рассмотрения главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа документы возвращаются в управление оперативного обеспечения для внесения текста резолюции в электронную регистрационную карточку документа и последующей передачи исполнителям.

4.2.26. Документы, рассмотренные заместителями главы администрации, председателями комитетов, заместителем главы администрации, управляющим делами, возвращаются их помощникам для внесения текста резолюции в электронную регистрационную карточку документа и последующей передачи исполнителям.

Порядок исполнения документов

4.2.27. Подлинники документов с резолюциями главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, должностных лиц администрации городского округа передаются ответственному исполнителю, соисполнителям документы направляются через СЭД "Дело".

Передача документов исполнителям производится в течение дня после рассмотрения их главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа, должностными лицами администрации городского округа.

Ответственность за сохранность подлинников документов возлагается на ответственного исполнителя.

4.2.28. Если ответственный исполнитель документа по каким-либо причинам считает необходимым внесение изменений в резолюцию главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа в части указания лица, ответственного за исполнение документа, либо в содержательную часть поручения, то в течение двух рабочих дней после получения документа им готовится служебная записка на имя главы городского округа либо первого заместителя главы администрации городского округа с указанием причин замены резолюции. Служебная записка передается на доклад через управление оперативного обеспечения.

Если замена исполнителя или содержание новой резолюции будут согласованы, управление оперативного обеспечения вносит соответствующие изменения в регистрационную карточку. Передача документов ответственному исполнителю и соисполнителям осуществляется в порядке, указанном в пункте 4.2.27 настоящего Регламента.

Данный пункт не распространяется на исполнение документов с пометкой "срочно" и "оперативно".

4.2.29. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

4.2.30. Подлинники всех документов, зарегистрированных в управлении оперативного обеспечения, общем отделе и направленных в структурные подразделения для исполнения, возвращаются по кругу ведения в управление оперативного обеспечения или общий отдел вместе с документами о результатах исполнения.

Подлинники документов и материалы по их исполнению, касающиеся исполнения распорядительных документов, предложений комиссий по результатам служебных проверок, предложений управляющего делами, отраженных в докладах по результатам анализа исполнения распорядительных документов (резолюций), утвержденных главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа, предложений по результатам проверок Контрольно-счетной палаты городского округа "Город Калининград", возвращаются в организационно-инспекторский отдел с отчетами о ходе исполнения, продлении сроков исполнения, в качестве промежуточной информации, информации об исполнении в полном объеме.

Порядок оформления и подписания исходящих и внутренних документов

4.2.31. Все исходящие документы (кроме внутренней переписки) оформляются на бланках установленного образца. Каждый документ должен иметь обязательные реквизиты, которые установлены Инструкцией по делопроизводству.

4.2.32. Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово "копия" перед вторым и третьим адресатами не указывают. В этом случае должностным лицом подписываются все экземпляры документа, подлежащие отправке. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, при этом ниже основного адресата добавляются слова "по списку".

4.2.33. Каждому исходящему документу должен быть присвоен регистрационный номер - порядковый номер в пределах регистрируемого массива. В случае если документ является ответом на обращение, ссылка на номер и дату запроса юридического лица, во исполнение которого подготовлено письмо, обязательна.

4.2.34. Служебные документы, доклады об исполнении поручений, направляемые Губернатору Калининградской области, руководителям территориальных органов федеральных органов государственной власти в Калининградской области, правоохранительных и контрольно-надзорных органов Калининградской области, оформляются на бланке главы городского округа и подписываются главой городского округа либо другим должностным лицом по его поручению на бланке администрации городского округа.

4.2.35. Служебные письма, направляемые в другие организации, подписываются первым заместителем главы администрации городского округа, заместителями главы администрации, председателями комитетов, заместителем главы администрации, управляющим делами, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции и оформляются на бланках первого заместителя главы администрации городского округа или соответствующего структурного подразделения.

4.2.36. Служебные письма, направляемые в судебные органы, а также ответы структурных подразделений на обращения и запросы судебных органов согласовываются с юридическим комитетом.

4.2.37. Проекты служебных документов, писем, доклады об исполнении поручений, направляемые в органы власти и другие организации, проходят согласование в порядке, определенном пунктами 4.2.31-4.2.46 Регламента, и представляются исполнителем на рассмотрение и подпись главе городского округа, первому заместителю главы администрации городского округа за 3 рабочих дня до истечения установленного срока, если в резолюции (поручении), проставленной на документе, не указан иной контрольный срок.

4.2.38. Докладные записки, справки и иные внутренние документы справочного характера подписываются руководителем структурного подразделения и исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Информация об изменениях:

Пункт 4.2.39 изменен с 15 ноября 2017 г. - Постановление администрации городского округа "Город Калининград" от 15 ноября 2017 г. N 1654

См. предыдущую редакцию

4.2.39. Каждый документ визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, а также должностными лицами, указанными в резолюции. Согласование оформляется визой и датой на лицевой стороне экземпляра, который остается в администрации городского округа. Каждый лист приложения к документам также должен быть завизирован исполнителем.

Проекты писем, подготовленных за подписью главы городского округа, первого заместителя главы городского округа визируются всеми соисполнителями, указанными в резолюции, в части касающейся, независимо от представленной информации для подготовки сводного ответа.

4.2.40. Вся внутренняя переписка осуществляется через СЭД "Дело".

4.2.41. Подписанные исходящие документы на обращения физических и юридических лиц передаются на регистрацию МКУ "МФЦ" вместе с входящим документом.

Подписанные документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги (исполнения муниципальной функции), передаются на регистрацию в МКУ "МФЦ" вместе с оригиналом запроса о предоставлении муниципальной услуги.

После регистрации документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, оригинал запроса возвращается в структурное подразделение. Материалы, наработанные в ходе обработки запроса (обращения), формируются в дело и хранятся в структурном подразделении под регистрационным номером данного запроса (обращения).

Подписанные ответы на запросы от органов власти, а также инициативные письма заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы администрации в органы власти передаются на регистрацию в общий отдел.

4.2.42. Подписанные ответы на обращения граждан, поступившие в адрес главы городского округа, передаются на регистрацию в МКУ "МФЦ".

4.2.43. Подписанные ответы на обращения, поступившие в структурные подразделения, курируемые главой городского округа, регистрируются в этих структурных подразделениях.

4.2.44. Доверенности, выданные сотрудникам администрации для представления интересов главы городского округа, администрации городского округа, в том числе и нотариально оформленные, в обязательном порядке передаются на регистрацию в отдел муниципальной службы.

4.2.45. Доверенность подлежит возврату для хранения или уничтожения в установленном порядке:

- в отдел муниципальной службы при увольнении или переводе на другую должность сотрудника, которому выдавалась доверенность;

- в юридический комитет при отзыве доверенности должностным лицом, ее выдавшим, и по истечении срока ее действия.

4.2.46. При подготовке проектов мировых соглашений один экземпляр визируется исполнителем, руководителями структурных подразделений и юридического комитета, а также, при наличии условия о выделении денежных средств, комитетом экономики, финансов и контроля. Первый экземпляр подписанного главой городского округа проекта мирового соглашения заверяется гербовой печатью администрации городского округа, регистрируется в юридическом комитете в группе документов "Проекты мировых соглашений", передается сотруднику, представляющему интересы администрации городского округа по соответствующему судебному делу, под подпись на втором экземпляре, который подлежит хранению в юридическом комитете.

После утверждения мирового соглашения судом копия определения о его утверждении должна быть представлена сотрудником, представляющим интересы администрации городского округа по судебному делу, в юридический комитет для внесения информации в регистрационную карточку соответствующего проекта мирового соглашения и последующего хранения.

Контроль за исполнением условий мировых соглашений осуществляется структурным подразделением по кругу ведения.

4.3. Организация контроля исполнения документов

Общие положения

4.3.1. Контроль исполнения распорядительных документов главы городского округа и администрации городского округа возлагается на структурное подразделение или должностное лицо, которому это поручено в самом документе.

4.3.2. Сроки исполнения распорядительных документов главы городского округа и администрации городского округа указываются в тексте самих документов.

В случае если в распорядительных документах не указан срок исполнения, контрольный срок исполнения определяется в один месяц со дня его регистрации и отчет по нему представляется до истечения месяца.

При указании срока исполнения в днях отсчет ведется со следующего дня после даты его подписания, исключая выходные и праздничные дни.

4.3.3. Срок исполнения запросов и обращений юридических и физических лиц не должен превышать 30 дней со дня регистрации документа, если иное не предусмотрено действующим законодательством или поручением главы городского округа.

4.3.4. На запрос Калининградской областной Думы, запрос депутата Калининградской областной Думы, оформленные постановлением областной Думы, должны даваться письменные ответы не позднее чем через 14 дней со дня их получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок.

На обращение депутата Калининградской областной Думы по вопросам депутатской деятельности ответ дается в течение 15 дней со дня получения. Если вопрос, поставленный в обращении, требует дополнительного изучения и проверки, окончательный ответ с предварительным уведомлением об этом депутата должен быть представлен в течение месяца, если иное не установлено действующим законодательством.

На запрос депутата, группы депутатов городского Совета депутатов, утвержденный решением городского Совета депутатов, должен даваться ответ в форме доклада на заседании городского Совета депутатов или в письменной форме в течение 15 дней со дня его получения или в иной более поздний срок, установленный городским Советом депутатов.

На обращение депутата, группы депутатов городского Совета депутатов ответ дается в течение 15 дней со дня его получения либо в иной срок, согласованный с инициатором обращения.

Ответ на запросы Калининградской областной Думы, депутата Калининградской областной Думы, депутата, группы депутатов городского Совета депутатов, на обращения депутата областной Думы, депутата, группы депутатов городского Совета подписывается тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

4.3.5. Протест прокурора или его заместителя подлежит обязательному рассмотрению в десятидневный срок с момента его поступления, а при исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, в срок, установленный прокурором. О результатах рассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме.

Представление прокурора или его заместителя об устранении нарушений законодательства рассматривается структурным подразделением в течение месяца со дня его внесения, о результатах рассмотрения и принятых мерах сообщается прокурору в письменной форме не позднее указанного срока. В случае требования прокурора рассмотрения представления с участием представителя прокуратуры, организацию совещания и приглашение заинтересованных лиц осуществляет структурное подразделение, ответственное за его рассмотрение.

4.3.6. Сведения, запрашиваемые средствами массовой информации (далее - СМИ), о деятельности главы городского округа, администрации городского округа и ее должностных лиц как в устной, так и в письменной форме предоставляются в семидневный срок.

Отказ в предоставлении запрашиваемой информации возможен только если она содержит сведения, составляющие государственную, служебную или иную охраняемую законом тайну. Уведомление об отказе вручается представителю СМИ в трехдневный срок со дня получения запроса.

В уведомлении обязательно должны быть указаны причины, по которым запрашиваемая информация не может быть отделена от сведений, составляющих специально охраняемую законом тайну.

Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть предоставлены в семидневный срок. Уведомление об этом вручается представителю СМИ в трехдневный срок со дня получения запроса с указанием причин, по которым запрашиваемая информация не может быть предоставлена в установленный срок, и даты, к которой будет предоставлена информация.

4.3.7. Уведомления о проведении публичных мероприятий, поданные их организаторами, рассматриваются в порядке и сроки, установленные законодательством.

Структурные подразделения (должностные лица), осуществляющие контроль сроков исполнения

4.3.8. Управление оперативного обеспечения осуществляет контроль сроков исполнения:

- обращений органов власти, в том числе документов, содержащих информацию ограниченного распространения, поступивших в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа;

- обращений физических и юридических лиц, поступивших в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа;

- поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа по итогам личного приема граждан;

- подготовки информационных материалов (докладов, справок), необходимых для осуществления деятельности главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа.

4.3.9. Общий отдел осуществляет контроль сроков исполнения:

- входящих документов, поступивших в адрес заместителя главы администрации и в структурные подразделения администрации городского округа, наделенные правами юридического лица, от органов власти;

- внутренней корреспонденции, переписки между структурными подразделениями администрации;

- согласования проектов постановлений (распоряжений) главы городского округа и администрации, проектов решений городского Совета депутатов.

4.3.10. Организационно-инспекторский отдел осуществляет контроль сроков исполнения:

- поручений главы городского округа по реализации указов, распоряжений и поручений Губернатора Калининградской области, постановлений, распоряжений Правительства Калининградской области, протоколов совещаний, проведенных под руководством Губернатора Калининградской области и заместителей Председателя Правительства Калининградской области, законов Калининградской области, постановлений Калининградской областной Думы, по итогам оперативных совещаний, в том числе выездных, за исключением поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа по итогам личного приема граждан, иных поручений;

- решений городского Совета депутатов и его комиссий, протокольных решений городского Совета депутатов;

- постановлений и распоряжений главы городского округа и администрации городского округа;

- предложений комиссий по результатам служебных проверок, утвержденных главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа;

- иных поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа;

- предложений управляющего делами, согласованных главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа, отраженных в докладах по результатам анализа исполнения распорядительных документов;

- предложений по результатам проверок Контрольно-счетной палаты городского округа "Город Калининград".

4.3.11. Управление СМИ осуществляет контроль своевременного поступления ответов на запросы средств массовой информации, информации от должностных лиц администрации городского округа на критические выступления в адрес главы городского округа и администрации городского округа в средствах массовой информации, в том числе поступившие на "Горячую линию", во время прямых эфиров на радио и телевидении, онлайн-конференций, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", и на обращения, поступившие на электронную почту press@klgd.ru.

4.3.12. Контрольно-ревизионное управление осуществляет контроль исполнения представлений (предписаний), выданных по актам проверок (ревизий), исходящих документов управления об устранении нарушений по результатам проверок (ревизий).

4.3.13. Юридический комитет осуществляет контроль:

- реализации и исполнения судебной корреспонденции;

- предоставления данных об утверждении мировых соглашений;

- своевременного аннулирования доверенностей на представление интересов главы городского округа и администрации городского округа

при отзыве доверенности должностным лицом, ее выдавшим, по истечении срока ее действия.

4.3.14. Структурные подразделения администрации, наделенные правами юридического лица, по кругу ведения осуществляют контроль:

- своевременности исполнения документов, поступивших в эти подразделения и зарегистрированных у них;

- сроков исполнения распоряжений и приказов руководителей структурных подразделений администрации;

- сроков исполнения протокольных решений по результатам совещаний, проведенных заместителями главы администрации, председателями комитетов;

- реализации условий договоров (контрактов, соглашений и т.п.), заключенных главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа от имени главы городского округа и администрации городского округа, заместителями главы администрации, председателями комитетов, заместителем главы администрации городского округа по кругу ведения;

- выполнение условий мировых соглашений, утвержденных судами в установленном порядке.

4.3.15. Самостоятельные структурные подразделения, не наделенные правами юридического лица, по кругу ведения осуществляют контроль:

- своевременности исполнения документов, поступивших в эти подразделения и зарегистрированных них;

- сроков исполнения обращений юридических и физических лиц, поступивших непосредственно в структурные подразделения администрации городского округа, за исключением обращений, поступивших от органов власти;

- сроков исполнения протокольных решений по результатам совещаний, проведенных руководителями структурных подразделений;

- реализации условий договоров (контрактов, соглашений и т.п.), заключенных главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа от имени главы городского округа и администрации городского округа по кругу ведения.

4.3.16. Комитет городского хозяйства администрации городского округа осуществляет контроль исполнения поручений по обращениям юридических и физических лиц, поступившим в администрацию городского округа из ЕДДС, по кругу ведения.

4.3.17. МКУ "МФЦ" осуществляет контроль сроков:

- приема и выдачи результатов предоставления муниципальных услуг (функций);

- исполнения обращений юридических и физических лиц, поступивших в структурные подразделения администрации городского округа, за исключением обращений, поступивших от органов власти.

4.3.18. Помощник управляющего делами осуществляет контроль сроков исполнения:

- приказов и поручений управляющего делами;

- обращений юридических и физических лиц, поступивших непосредственно в адрес управляющего делами;

- протокольных решений по результатам совещаний, проведенных под руководством управляющего делами;

- предложений управляющего делами (в том числе инициативных), согласованных главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа, отраженных в докладах по результатам деятельности;

- контрольных резолюций управляющего делами на обращения юридических и физических лиц, поступившие в администрацию городского округа из ЕДДС по кругу ведения.

4.3.19. Отдел реализации уникальных проектов осуществляет контроль сроков исполнения обращений юридических и физических лиц, поступивших в адрес заместителя главы администрации.

4.3.20. Отдел муниципальной службы осуществляет контроль:

- сроков исполнения распорядительных документов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы, приемом на работу и увольнением лиц, исполняющих обязанности по техническому обеспечению администрации городского округа, приемом и увольнением директоров муниципальных предприятий и учреждений;

- оформления и регистрации трудовых договоров с муниципальными служащими, лицами, исполняющими обязанности по техническому обеспечению, директорами предприятий и учреждений, своевременного заключения, продления сроков, расторжения;

- оформления, учета, своевременной выдачи служебных удостоверений и изъятия их и электронных пропусков при увольнении;

- своевременного аннулирования доверенностей на представление интересов главы городского округа и администрации городского округа при увольнении (переводе на другую должность) сотрудника, которому доверенность была выдана.

4.3.21. В отделе координации деятельности администрации с правоохранительными органами и силовыми структурами по обеспечению безопасности и правопорядка осуществляется контроль сроков согласования уведомлений о предстоящих собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях, пикетировании и сроков отправки ответов на них.

4.3.22. Сроки исполнения документов исчисляются в рабочих или календарных (в случаях, определенных законодательством) днях. В случае если в тексте поручения имеется указание "срочно", "незамедлительно", поручение подлежит исполнению в трехдневный срок. Указание "оперативно" предусматривает десятидневный срок исполнения поручения. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

4.3.23. Персональная ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение документов возлагается на муниципальных служащих - исполнителей документов.

Соисполнители несут ответственность за ненадлежащее исполнение (неисполнение) документов в случае:

- несвоевременного представления (непредставления) необходимой для ответа информации ответственному исполнителю;

- предоставления некачественной информации (отсутствие или неполнота ответов по существу обращения, поручения).

Исполнитель не несет ответственность за исполнение документов в этой части.

4.3.24. Уровень исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации городского округа определяется на основе анализа своевременного и качественного исполнения (рассмотрения) контрольных документов в соответствии с методикой оценки уровня исполнительской дисциплины в администрации городского округа, утвержденной распоряжением администрации городского округа.

4.4. Порядок продления сроков исполнения

4.4.1. В случае если по объективным причинам исполнение документа в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения документа представляет главе городского округа служебную записку с ходатайством о продлении срока исполнения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Сроки исполнения документов с пометкой "срочно" и "оперативно" не продлеваются и исполняются ответственным исполнителем в установленные резолюцией сроки либо в течение 3-х рабочих дней по резолюции "срочно" и 10-ти рабочих дней по резолюции "оперативно".

4.5. Порядок снятия исполненных документов с контроля

4.5.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу всех поставленных в нем вопросов, документального подтверждения направления ответов заинтересованным организациям или физическим лицам.

Отчет об исполнении документа должен содержать информацию о реквизитах документов, созданных в ходе его исполнения, зарегистрированных в СЭД "Дело", и сканированных образов, прикрепленных к регистрационной карточке документа (на бумажных носителях указанные документы к отчету не прилагаются).

4.5.2. Исполненные распорядительные документы снимаются с контроля главой городского округа, заместителем главы администрации городского округа либо лицами, уполномоченными рассматривать информацию структурных подразделений о ходе выполнения контрольных документов, принимать решения о снятии их с контроля, продлении сроков исполнения либо о необходимости доклада главе городского округа (управляющим делами, заместителем управляющего делами).

Датой исполнения документа считается дата размещения информации (отчета) в СЭД "Дело".

4.5.3. Датой исполнения обращения юридического или физического лица считается дата регистрации ответа или информации (отчета) об исполнении главе городского округа.

4.5.4. Снятие с контроля документа, в резолюции которого имеется указание о докладе или подготовке предложений, осуществляет глава городского округа, первый заместитель главы администрации городского округа, управляющий делами. В остальных случаях документ снимается с контроля должностным лицом, взявшим его на контроль по кругу ведения, после выполнения поручения.

4.5.5. Снятие с контроля акта служебной проверки осуществляет глава городского округа, первый заместитель главы администрации городского округа по предложению председателя комиссии, проводившей проверку.

4.5.6. Снятие с контроля обращения органов власти, поступившего в адрес заместителей главы администрации, председателей комитетов, в структурные подразделения администрации городского округа, осуществляет общий отдел после регистрации ответа на обращение.

4.5.7. Снятие с контроля обращения физического или юридического лица, поступившего в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, осуществляет управление оперативного обеспечения после регистрации ответа на обращение.

4.5.8. Снятие с контроля обращения к заместителям главы администрации, председателям комитетов, заместителю главы администрации городского округа, управляющему делами осуществляет МКУ "МФЦ" после регистрации ответа на обращение.

4.5.9. Организационно-инспекторский отдел осуществляет выборочный контроль обоснованности снятия с контроля документов в структурных подразделениях администрации городского округа в ходе служебных проверок качества исполнения обращений и распорядительных документов.

4.5.10. Организация и проведение служебных проверок осуществляется в соответствии с положением об организации проведения служебных проверок в администрации городского округа, муниципальных предприятиях и учреждениях, утвержденным распоряжением администрации городского округа.

4.6. Организация оперативного хранения документов

4.6.1. Порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел, формирование дел МКУ "Калининградский городской архив" определяется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Калининградской области от 12.07.2006 N 41 "Об архивном деле в Калининградской области", Уставом МКУ "Калининградский городской архив", Инструкцией по делопроизводству в администрации городского округа.

4.6.2. Документы, находящиеся на оперативном хранении в управлении оперативного обеспечения и общем отделе администрации городского округа, предоставляются сотрудникам структурных подразделений для работы под подпись.

4.6.3. Если документы, находящиеся на оперативном хранении в управлении оперативного обеспечения, требуются другим организациям или физическим лицам, то они выдаются по письменному запросу на имя начальника управления оперативного обеспечения.

Документы, находящиеся на оперативном хранении в общем отделе, выдаются по письменному запросу на имя управляющего делами администрации городского округа.

Выписки из этих документов или их копии заверяются в управлении оперативного обеспечения или общем отделе по кругу ведения.

4.6.4. Оперативное хранение дел постоянного срока хранения осуществляется управлением оперативного обеспечения и общим отделом в течение 5-ти лет, после чего передаются в МКУ "Калининградский городской архив" в установленном порядке.

Оперативное хранение документов, подтверждающих трудовой стаж работников администрации городского округа, осуществляет отдел муниципальной службы.

Оперативное хранение лицевых счетов работников администрации городского округа осуществляют в установленном порядке соответствующие структурные подразделения (подведомственные организации).

4.6.5. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) по истечении срока хранения согласно сводной номенклатуре дел подлежат уничтожению по акту.

4.6.6. Организация учета и оперативного хранения документов в структурных подразделениях осуществляется самостоятельно.

4.7. Особенности взаимодействия структурных подразделений администрации городского округа по вопросам, связанным с необходимостью получения документов, являющихся результатом предоставления муниципальных услуг.

4.7.1. В случае необходимости получения структурным подразделением администрации документа, являющегося результатом предоставления муниципальной услуги, его оформление и выдача осуществляется на основании запроса.

Запрос за подписью руководителя структурного подразделения подается в общий отдел. К запросу прилагается комплект документов, определенный соответствующим административным регламентом предоставления муниципальной услуги.

Рассмотрение запроса осуществляется в порядке и сроки, установленные административным регламентом предоставления муниципальной услуги.

Срок рассмотрения запроса может быть сокращен по ходатайству структурного подразделения, его направившего, с указанием об этом в тексте запроса.

4.8. Согласование наградных документов структурными подразделениями администрации городского округа

4.8.1. Наградные документы кандидатов на награждение государственными наградами Российской Федерации, наградами Калининградской области, ведомственными наградами и наградами, учрежденными городским Советом депутатов, поступают в отдел муниципальной службы.

4.8.2. Отдел муниципальной службы направляет наградные документы за подписью управляющего делами в профильные структурные подразделения администрации для подготовки заключения о возможном согласовании (отказе) главой городского округа.

4.8.3. Заключение профильного структурного подразделения передается в отдел муниципальной службы для проведения анализа наградных документов на предмет их соответствия требованиям действующего законодательства в сфере наградной политики.

4.8.4. Наградные документы с заключением профильного структурного подразделения отдел муниципальной службы направляет главе городского округа.

4.8.5. Согласованные главой городского округа и скрепленные гербовой печатью администрации городского округа наградные документы отдел муниципальной службы передает заявителю.

4.8.6. В случае отказа в согласовании наградные документы отдел муниципальной службы возвращает заявителю.

4.8.7. Отдел муниципальной службы ведет учет наградных документов, принятых на согласование главой городского округа.

4.8.8. Согласование представлений на награждение Почетной грамотой главы городского округа и администрации городского округа "Город Калининград", объявление Благодарности главы городского округа и администрации городского округа "Город Калининград", награждение медалью "За заслуги перед городом Калининградом" производится в порядке, предусмотренном соответствующими правовыми актами органов местного самоуправления городского округа "Город Калининград".

5. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов

Общие положения

5.1. Распорядительными документами главы городского округа являются постановления, распоряжения и поручения, распорядительными документами администрации городского округа являются постановления, распоряжения и поручения.

Постановления главы городского округа издаются по вопросам, отнесенным к его компетенции пунктом 2 статьи 44 Устава города.

Распоряжения главы городского округа издаются в случае возложения полномочий главы городского округа, определенных пунктом 8 статьи 44 Устава города, в связи с его временным отсутствием (командировка, отпуск и иные случаи невозможности исполнения должностных обязанностей) на первого заместителя главы администрации городского округа либо на одного из заместителей главы администрации городского округа.

Постановление администрации городского округа - правовой акт, изданный главой городского округа при исполнении полномочий главы администрации городского округа в пределах полномочий, установленных федеральными законами, законами Калининградской области, Уставом города, нормативными правовыми актами городского Совета депутатов, по вопросам местного значения, вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных администрации городского округа в соответствии с федеральными законами и законами Калининградской области, и иным вопросам, отнесенным к его компетенции Уставом города.

Распоряжение администрации городского округа - правовой акт, изданный главой городского округа при исполнении полномочий главы администрации городского округа по вопросам организации работы администрации городского округа, муниципальных предприятий и учреждений, направленный на решение вопросов оперативного характера в пределах компетенции администрации городского округа, определенной действующим законодательством, Уставом города.

Поручение - распорядительный документ главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, изданный в целях реализации решений, принятых на совещаниях, а также выполнения поступивших в администрацию городского округа документов.

5.2. На основании соответствующего решения главы городского округа распоряжения вправе издавать:

5.2.1. Руководители структурных подразделений администрации городского округа по вопросам, отнесенным к их компетенции.

5.2.2. Заместитель главы администрации, председатель комитета муниципального имущества и земельных ресурсов по вопросам:

- распоряжения и управления муниципальным имуществом;

- образования и предоставления гражданам и юридическим лицам земельных участков из земель, находящихся в муниципальной собственности, государственная собственность на которые не разграничена;

- принятия на учет, отказа в принятии на учет, снятия с учета граждан в качестве нуждающихся в предоставлении жилых помещений по различным основаниям;

- внесения изменений в договоры социального найма;

- предоставления жилых помещений муниципального маневренного фонда;

- приведения жилых помещений к единому статусу и изменения назначения жилых помещений, установления (изменения) разрешенного использования земельных участков;

- списания ошибочно начисленных обязательств, прекративших свое действие, по администрируемым комитетом доходам;

- принятия решения о соответствии или несоответствии гражданина-заявителя категориям граждан, имеющих право на приобретение жилья экономического класса в рамках программы "Жилье для российской семьи";

- принятия решения о включении гражданина в список и об исключении гражданина из списка граждан, имеющих право на приобретение жилья экономического класса в рамках программы "Жилье для российской семьи".

Информация об изменениях:

Постановлением администрации городского округа "Город Калининград" от 22 апреля 2016 г. N 534 в подпункт 5.2.3 пункта 5.2. настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5.2.3. Заместитель главы администрации, председатель комитета архитектуры и строительства по вопросам:

- принятия решений о переводе жилых помещений в нежилые помещения и нежилых помещений в жилые помещения;

- внесения изменений в разрешение на строительство;

- прекращения действия разрешения на строительство;

- приведения самовольно переустроенного и (или) перепланированного жилого помещения в прежнее состояние;

- организации проведения информирования жителей многоквартирных домов о предстоящем строительстве сетей инженерно-технического обеспечения;

- принятия решений о присвоении адресов объектам адресации, об изменении адресов объектов адресации, аннулировании адресов объектов адресации;

- размещения, изменения, аннулирования содержащихся в государственном адресном реестре сведений об адресах в соответствии с порядком ведения государственного адресного реестра;

- принятия решений об установлении соответствия разрешенного использования земельного участка классификатору видов разрешенного использования земельных участков.

5.2.4. Заместитель главы администрации, председатель комитета по социальной политике по вопросам:

- принятия решений о признании молодых семей участниками программы по обеспечению жильем, об отказе в признании молодых семей участниками программы по обеспечению жильем, об исключении молодых семей из числа участников программы по обеспечению жильем;

- принятия решений о постановке многодетных граждан на учет в целях предоставления земельного участка в собственность бесплатно, отказе в постановке граждан, имеющих 3-х и более детей, на учет в целях предоставления земельного участка в собственность бесплатно, снятии с учета граждан, имеющих 3-х и более детей, в целях предоставления земельного участка в собственность бесплатно.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации городского округа "Город Калининград" от 12 января 2016 г. N 1 пункт 5.2 настоящего приложения дополнен подпунктом 5.2.5

5.2.5. Заместитель главы администрации, председатель комитета городского хозяйства по вопросам принятия решений:

- об утверждении и отмене муниципальных маршрутов, осуществляемых в границах городского округа "Город Калининград";

- об утверждении вида регулярных перевозок, его изменении;

- по установлению требований к осуществлению перевозок по нерегулируемым тарифам;

- о проведении открытого конкурса на право получения свидетельства об осуществлении перевозок по муниципальным маршрутам регулярных перевозок по нерегулируемым тарифам и конкурса на осуществление регулярных перевозок по регулируемым тарифам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения муниципальных нужд;

- об организации пассажирских перевозок на территории городского округа "Город Калининград";

- по включению муниципальных маршрутов регулярных перевозок в реестр муниципальных маршрутов регулярных перевозок, исключению из реестра.

5.3. Распорядительными документами структурных подразделений администрации городского округа, наделенных правами юридического лица, и управляющего делами являются приказы, изданные в пределах своих полномочий, по вопросам работы структурных подразделений, подведомственных организаций и другим вопросам, входящим в их компетенцию.

Руководители других структурных подразделений вправе издавать приказы по вопросам своей внутриорганизационной деятельности.

5.4. Регистрация постановлений и распоряжений главы городского округа, администрации городского округа, распоряжений заместителя главы администрации, председателя комитета муниципального имущества и земельных ресурсов, заместителя главы администрации, председателя комитета архитектуры и строительства, заместителя главы администрации, председателя комитета по социальной политике, приказов руководителей структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, и управляющего делами осуществляется общим отделом администрации городского округа.

5.5. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим документом или действующим законодательством.

Постановления и распоряжения главы городского округа, администрации городского округа, затрагивающие права и интересы населения города, вступают в силу с момента их опубликования в официальном печатном издании органов местного самоуправления городского округа "Город Калининград" газете "Гражданин" и на официальном сайте администрации городского округа, если иное не определено самим документом, и обязательны для исполнения всеми расположенными на территории города юридическими и физическими лицами.

5.6. Глава городского округа вправе распоряжением администрации отменить или приостановить действие приказов и распоряжений структурных подразделений администрации городского округа, принятых их руководителями, в случае, если они противоречат федеральному, региональному законодательству, Уставу города.

5.7. Порядок исполнения распорядительных документов, продления сроков исполнения и снятия их с контроля определяется аналогично порядку исполнения, сроков продления и снятия с контроля поручений в соответствии с пунктами 3.34-3.42, 4.4.1, 4.5.1-4.5.10 Регламента.

Порядок подготовки и оформления проектов постановлений и распоряжений главы городского округа, администрации городского округа

5.8. Право внесения проектов постановлений и распоряжений главы городского округа, администрации городского округа (далее - проекты постановлений и распоряжений) предоставляется должностным лицам администрации городского округа, структурным подразделениям администрации городского округа, другим лицам в соответствии с Уставом города.

5.8.1. Проекты постановлений и распоряжений администрации городского округа, затрагивающие вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, до их внесения на согласование в порядке, определенном пунктами 5.23-5.34 Регламента, подлежат оценке регулирующего воздействия в порядке, утвержденном администрацией городского округа.

5.8.2. Проекты постановлений, утверждающих административные регламенты предоставления муниципальных услуг или исполнения функций муниципального контроля, до их внесения на согласование в порядке, определенном пунктами 5.23-5.34 Регламента, подлежат экспертизе, проводимой в установленном порядке административным управлением администрации городского округа.

5.8.3. Проекты постановлений администрации городского округа нормативного характера, подлежащие антикоррупционной экспертизе до их внесения на согласование либо после заключения юридического комитета о необходимости проведения антикоррупционной экспертизы, подлежат размещению разработчиком на официальном сайте администрации и последующему направлению на проведение антикоррупционной экспертизы в порядке, утвержденном администрацией городского округа.

5.9. Проекты постановлений и распоряжений, за исключением распоряжений по личному составу, сопровождаются:

- пояснительной запиской, в которой обосновываются необходимость его принятия со ссылкой на соответствующие правовые документы и отсутствие негативных социальных и иных последствий, за подписью руководителя структурного подразделения, подготовившего проект (кроме документов, требующих оперативного издания, связанных с предстоящими собраниями, митингами, демонстрациями, шествиями, пикетированием);

- финансово-экономическим обоснованием, если проектом предусмотрено выделение денежных средств;

- реестрами передачи и рассылки документа.

5.10. На лицевой стороне последнего листа проекта (внизу) указываются фамилия и инициалы исполнителя проекта и контактный телефон.

5.11. Обязательным реквизитом проектов постановлений и распоряжений является заголовок, который должен кратко и четко отражать содержание, формироваться при помощи отглагольных существительных в предложном падеже. Например: "Об организации информационного взаимодействия...". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается шрифтом 14 размера и, если он состоит из двух и более строк, выравнивается от левой границы текстового поля.

5.12. Тексты проектов постановлений и распоряжений печатаются на расстоянии 2-3-х межстрочных интервалов от заголовка, каждый абзац начинается с красной строки.

5.13. Тексты проектов постановлений должны состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки проекта постановления, ссылки на нормативные правовые документы с указанием их наименования, даты, номера. Преамбула завершается словом "Постановляю:", которое печатается с новой строки прописными буквами по центру.

5.14. Проекты распоряжений могут не иметь констатирующей части и состоять из последовательно пронумерованных пунктов, начинающихся с глаголов в неопределенной форме, например: "разрешить", "утвердить", "установить" и т.п.

5.15. Проекты постановлений и распоряжений могут иметь приложения, каждый лист которых должен быть завизирован исполнителем проекта или руководителем структурного подразделения - исполнителя проекта на оборотной стороне.

5.16. Пункты проектов постановлений и распоряжений, устанавливающие поручения тем или иным исполнителям, должны содержать полное наименование структурного подразделения, сроки исполнения поручений.

5.17. В целях предотвращения дублирования ранее принятых распорядительных документов в распорядительную часть текста включается пункт, в котором ранее принятое решение или его часть по вносимому проекту постановления или распоряжения объявляются утратившими силу. Текст такого пункта должен начинаться словами "Считать утратившим силу...".

5.18. При подготовке проекта документа о внесении изменений в постановление, распоряжение, состоящих на 80 (и более) процентов в новой редакции, а также если в документ неоднократно вносились существенные изменения (3 и более раза), разрабатывается документ, утверждающий новую редакцию и отменяющий предыдущую.

5.19. В завершающем пункте проекта постановления и распоряжения обязательно определяется структурное подразделение администрации городского округа или должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения постановления или распоряжения.

Информация об изменениях:

Пункт 5.20 изменен с 15 ноября 2017 г. - Постановление администрации городского округа "Город Калининград" от 15 ноября 2017 г. N 1654

См. предыдущую редакцию

5.20. В проектах постановлений и распоряжений, которые должны быть доведены до сведения населения города, должен быть пункт, устанавливающий обязанность общему отделу обеспечить опубликование распорядительного документа в официальном печатном издании органов местного самоуправления городского округа "Город Калининград" газете "Гражданин" и на официальном сайте администрации городского округа либо управлению СМИ обеспечить информирование через средства массовой информации.

В проектах постановлений, имеющих нормативный характер, указывается об их направлении общим отделом в Правительство Калининградской области для внесения в региональный регистр муниципальных нормативных правовых актов.

При разработке проекта постановления, имеющего статус нормативного правового акта (за исключением проектов постановлений, предназначенных для служебного пользования, содержащих государственную тайну), исполнитель передает в общий отдел 2 экземпляра проекта и сопроводительное письмо в прокуратуру Центрального района г. Калининграда, в котором указываются желаемая дата получения заключения (не более 7-10 дней в зависимости от объема) и ссылка на Соглашение о взаимодействии в правотворческой сфере администрации городского округа "Город Калининград" и прокуратуры Центрального района г. Калининграда.

Один экземпляр проекта с сопроводительным письмом направляется общим отделом в прокуратуру Центрального района г. Калининграда для проведения правовой экспертизы, второй согласовывается в установленном Регламентом порядке.

5.21. Установленные требования к подготовке проектов постановлений и распоряжений обязательны для исполнения должностными лицами администрации городского округа, структурными подразделениями администрации городского округа, подведомственными организациями.

Разработчики проектов постановлений и распоряжений несут персональную ответственность за несоблюдение требований к их оформлению, установленных Регламентом и Инструкцией по делопроизводству.

5.22. Контроль соблюдения порядка оформления проектов постановлений и распоряжений администрации городского округа, их регистрация и контроль сроков согласования возлагается на общий отдел.

Порядок согласования проектов постановлений и распоряжений главы городского округа, администрации городского округа

5.23. Проекты постановлений и распоряжений администрации городского округа до представления их на подпись главе городского округа в обязательном порядке визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, и проходят согласование в следующей последовательности:

- с заместителем главы администрации, председателем комитета, курирующим структурное подразделение, - разработчиком проекта документа;

- с руководителями муниципальных организаций, участвующих в исполнении документа;

- с заместителями главы администрации, председателями комитетов, курирующими структурные подразделения, муниципальные организации, участвующие в реализации документа;

- с юридическим комитетом;

- с общим отделом;

- с управляющим делами;

- с первым заместителем главы администрации городского округа.

Проекты постановлений и распоряжений после их визирования исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, курирующим заместителем главы администрации, председателем комитета, заместителем главы администрации городского округа представляются в общий отдел для регистрации и передачи на согласование в соответствии с реестром передачи документа.

После завершения согласования общим отделом осуществляется лингвистическая проверка и проверка соблюдения правил оформления проекта документа.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации городского округа "Город Калининград" от 17 ноября 2016 г. N 1692 в пункт 5.24 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.24. Проекты постановлений и распоряжений администрации городского округа, связанные:

- с выделением денежных средств из городского бюджета либо требующие финансовых затрат, с арендой земельных участков, исполнением структурными подразделениями функций в рамках реализации проектов муниципального частного партнерства, согласовываются в первую очередь с заместителем главы администраций, председателем комитета экономики, финансов и контроля;

- с предоставлением земельных участков для строительства объектов социально-культурного назначения должны быть согласованы с заместителем главы администрации, председателем комитета по социальной политике;

- с организацией и проведением чемпионата мира по футболу 2018 года, согласовываются в первую очередь с заместителем главы администрации городского округа;

- с разработкой и утверждением проектов планировки территорий и проектов планировки территорий с проектами межевания в их составе, согласовываются в первую очередь с заместителем главы администрации, председателем комитета городского хозяйства.

Проекты документов, издаваемые во исполнение пункта 5.2.5 Регламента, проходят обязательное согласование с юридическим комитетом и административным управлением.

5.25. Согласование проектов постановлений (распоряжений) управляющим делами осуществляется перед передачей проекта на подпись главе городского округа.

Управляющий делами при необходимости определяет структурные подразделения, с которыми следует согласовать проекты постановлений и распоряжений дополнительно.

5.26. Согласование проектов постановлений и распоряжений оформляется визой должностного лица, которая включает в себя должность, инициалы, фамилию, личную подпись и дату согласования, на оборотной стороне последнего листа.

5.27. Срок рассмотрения проектов постановлений и распоряжений, представленных на согласование, - не более одного рабочего дня, в случае подготовки заключения - не более двух рабочих дней.

Согласование проектов постановлений и распоряжений в юридическом комитете осуществляется в течение трех рабочих дней, за исключением проектов постановлений и распоряжений по вопросам проведения публичных мероприятий, которые согласовываются в срок не более одного рабочего дня.

Проведение лингвистической экспертизы проектов постановлений и распоряжений осуществляется специалистами общего отдела в течение трех рабочих дней.

Срок согласования проектов постановлений и распоряжений, издаваемых в целях предоставления муниципальных услуг, срок предоставления которых составляет 15 календарных дней и менее, не должен превышать 4 часов, включая согласование проектов постановлений (распоряжений), регламентирующих земельные отношения. При согласовании указанных проектов в правом верхнем углу реестра передачи проекта постановления (распоряжения) разработчиком проекта документа проставляется отметка "Муниципальная услуга".

5.28. Замечания по проекту постановления (распоряжения), мотивы несогласия с ним оформляются письменно в виде заключения, о чем должностным лицом делается соответствующая отметка "с замечаниями" рядом со своей подписью на листе согласования.

Возражения должны быть аргументированными и должны содержать ссылку на конкретные законодательные, нормативные акты и (или) обоснование о возможных негативных социально-экономических последствиях. В случае краткого замечания допускается его изложение непосредственно на листе согласования.

Исполнитель после устранения замечаний структурных подразделений направляет доработанный проект постановления (распоряжения) в общий отдел для внесения в СЭД "Дело".

При наличии разногласий по замечаниям по проекту постановления (распоряжения) руководитель структурного подразделения, вносящий на рассмотрение проект, может созывать согласительное совещание уполномоченных представителей заинтересованных структурных подразделений для выработки согласованного решения.

При отсутствии согласованного решения по проекту постановления (распоряжения) руководитель структурного подразделения представляет распорядительный акт с письменными предложениями на имя главы городского округа, служебную записку с изложением своей позиции и принципиальных возражений участников согласования проекта для принятия решения.

5.29. Общий отдел осуществляет проверку соблюдения порядка оформления проектов постановлений и распоряжений, их регистрацию в СЭД "Дело" и согласование с заинтересованными должностными лицами, указанными в них, по реестру:

Реестр

передачи проекта постановления (распоряжения) на согласование

____________________________________________________________________

                       (наименование документа)

____________________________________________________________________

 (наименование структурного подразделения, подготовившего документ)

N п/п	Наименование структурного подразделения, которому передан документ	Дата получения	Подпись в получении документа для согласования	Дата возврата документа после согласования	Подпись в получении документа	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Реестр после согласования и подписания в обязательном порядке приобщается к постановлению (распоряжению).

При наличии технической возможности согласование распорядительного документа осуществляется в электронном виде с использованием учетной записи в СЭД "Дело". Общий отдел после регистрации проекта распорядительного документа организует его параллельное согласование путем направления электронной версии проекта постановления (распоряжения) через СЭД "Дело