Приложение. Инструкция по подготовке проектов постановлений и распоряжений Мэра г. Ростова-на-Дону

Приложение
к распоряжению Мэра города
от 19 октября 2001 г. N 260

Инструкция
по подготовке проектов постановлений и распоряжений Мэра города

ГАРАНТ:

О порядке подготовки проектов постановлений и распоряжений Мэра города см. также Регламент работы Администрации г. Ростова-на-Дону

1. Мэр города по вопросам, отнесенным к его компетенции, принимает постановления и распоряжения, которые подлежат обязательному документальному оформлению.

2. Проекты постановлений и распоряжений Мэра города относятся к официальным документам и оформляются на бланках установленного образца. Постановления, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, выпускаются с пометкой "для служебного пользования" и подлежат специальной регистрации, обработке и выпуску в протокольном секторе.

3. Подготовка постановлений и распоряжений осуществляется в соответствии с поручением Мэра города или во исполнение предписаний федеральных и областных нормативных актов, а также инициативным путем заместителями главы администрации, главами районных администраций по согласованию с мэром города.

Для подготовки проектов постановлений могут образовываться специальные группы ответственных работников.

Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение Законов, Указов, постановлений и распоряжений федеральных и областных органов власти, а также городской Думы, должны содержать ссылку на их дату, номер и полное наименование.

4. Руководители департаментов, комитетов, отделов городской администрации обращаются к соответствующему заместителю главы администрации с письменным заявлением, мотивирующим необходимость принятия постановления или распоряжения, соответственно руководители районных служб обращаются к главе администрации района.

Заместители главы городской администрации, главы районных администраций согласовывают с Мэром целесообразность подготовки данного проекта постановления или распоряжения. Письма на согласование с мэром города передаются в протокольный сектор. При получении положительной резолюции мэра города протокольный сектор выдает исполнителю обложку и лист прохождения для проекта постановления (распоряжения).

Без согласования с мэром города протокольным сектором выдается обложка и лист прохождения проектов распоряжений:

- по вопросам лицензирования;

- по организации работы аппарата городской администрации;

- по полному или частичному закрытию движения транспорта для производства работ по прокладке инженерных сетей и коммуникаций.

Проектов постановлений:

- по вопросам правовой перерегистрации земельных участков на новых собственников объектов недвижимости, расположенных на данных земельных участках;

- по перераспределению долей земельных участков;

- в связи с изменением целевого назначения земельных участков, предоставленных в собственность для садоводства, на земельные участки для эксплуатации домовладений;

- акты ввода объектов в эксплуатацию.

5. При необходимости дополнительного выделения средств из бюджета необходимо обязательное согласование с руководителем МУ "Муниципальное казначейство".

В целях сокращения сроков подготовки и прохождения проектов постановлений Мэра города по вводу объектов в эксплуатацию, а также распоряжений Мэра города по полному или частичному закрытию движения транспорта для производства работ по прокладке инженерных сетей и коммуникаций, в виде исключения допускается подготовка указанных проектов без предварительного согласования с курирующим заместителем главы администрации города.

6. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать действующему законодательству, должны быть ТЩАТЕЛЬНО ОТРЕДАКТИРОВАНЫ, иметь ясное изложение существа вопроса, четко сформулированные и обоснованные цели и задачи;

- содержать конкретные Мероприятия, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

- содержать указание конкретным исполнителям, объем работ и реальные сроки исполнения, а также пункт о возложении контроля за их исполнением соответствующему заместителю главы администрации, руководителям отделов и управлений, главам администраций районов;

- иметь краткое и четкое изложение, исключающее возможность двоякого его толкования;

- учитывать ранее принятые постановления или распоряжения по данному вопросу во избежание повторений или противоречий;

- соответствовать правилам визирования служебных документов (личная подпись визирующего, расшифровка фамилии, должности, дата подписания).

Если принимаемые постановления или распоряжения отменяют действия ранее принятых нормативных актов или вносит изменения в вышедшие постановления, распоряжения, они должны содержать указание о признании их утратившими силу и быть приложенными к проекту.

При подготовке постановлений и распоряжений о ходе выполнения ранее принятых постановлений или распоряжений следует указать конкретных лиц, виновных в невыполнении или срыве сроков выполнения Мероприятий.

Если проект постановления предусматривает обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма.

Если в тексте документа имеются приложения, то делается ссылка "согласно приложению" или "Прилагается" (при наличии нескольких приложений они нуМеруются арабскими цифрами).

Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений мэра города возлагается на соответствующих заместителей главы администрации и глав администрации районов.

7. Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги в:

     редактор Word-97

     название файла - N папки.Doc

     основной шрифт - Times New Roman Cyr

     разМер шрифта  - 14

     параметры страницы: левое поле   -   3 см

                         правое поле  - 1,5 см

                         верхнее поле -   2 см

                         нижнее поле  - 1,5 см

Заголовок не выделяется жирным шрифтом, без кавычек;

Межстрочный интервал заголовка - 13 пт (пиксел).

В основном тексте межстрочный интервал - одинарный

Приложение к проекту постановления или распоряжения набираются в том же файле, что и проект.

Размер листа приложения - А4 (210 х 297 мм).

На одной дискете должен находиться только один файл с подготовленным проектом постановления или распоряжения (и приложение).

Передаваемая в протокольный сектор дискета обязательно проверяется исполнителем на наличие вирусов.

8. Ниже подписи Мэра города указывается, каким структурным подразделением вносится проект и содержится подпись его руководителя. Перенос подписи мэра на следующий лист проекта без текста не допускается.

Сведения о заместителе главы городской администрации, главе района либо структурном подразделении, внесшем проект постановления, переносятся отдельной строкой в подлинник постановления и располагаются ниже подписи мэра.

9. На документе обязательны визы: заместителя главы администрации в соответствии с распределением обязанностей по направлениям работы, руководителей организаций, которым в документе предусматриваются задания или поручения, юридического отдела, управляющего делами.

ГАРАНТ:

О распределении обязанностей между заместителями Главы Администрации г. Ростова-на-Дону см. постановление Мэра г. Ростова-на-Дону от 3 мая 2001 г. N 1200

Проекты постановлений и распоряжений Мэра города, предусматривающие дополнительное выделение средств бюджета города и изменения в штатных расписаниях муниципальных учреждений и их уставных документах, подлежат обязательному согласованию с руководителем МУ " Муниципальное казначейство".

Проекты без визы юридического отдела и управляющего делами на подпись мэру города не представляются.

Проекты постановлений и распоряжений по структуре и штатам администрации города и ее самостоятельных структурных подразделений, созданию новых и реорганизации действующих муниципальных предприятий, учреждений и других структурных подразделений, а также назначению или замене их руководителей должны согласовываться с управлением по вопросам муниципальной службы и кадров.

Проекты распоряжений Мэра города о проведении ремонтных работ МУП ПО "Водоканал", могущих оказать негативное воздействие на окружающую природную среду, подлежат обязательному согласованию с природоохранными органами.

10. Организационные вопросы по визированию документа проводятся только ответственными работниками подразделений администрации.

Контроль за прохождением согласования служебных документов, а также правильностью подготовки, визирования, соблюдения сроков оформления возлагается на помощников заместителей главы администрации (вносящих проект), руководителей структурных подразделений администрации города, района.

11. Прохождение проекта документа в процессе визирования по подразделениям администрации, заинтересованным службам и организациям оформляется отдельным листом прохождения. В нем содержатся: отметка о наименовании подразделения (организации), дата получения проекта и возвращение с визирования, наличие замечаний, указание Ф.И.О. и роспись лица, принявшего документ. При выдаче листа прохождения документа, протокольный сектор делает отметку о дате начала прохождения проекта.

Форма листа согласования устанавливается управляющим делами.

12. Проект постановления или распоряжения, переданный должностному лицу для визирования, подлежит рассмотрению в течение не более одного рабочего дня, а в случаях, требующих специального согласования, не более 3 рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение 3 часов.

Общий срок прохождения проекта постановления не должен превышать 30 дней.

В исключительных случаях допускается продление срока визирования проектов постановлений мэра города по ходатайству заместителей главы администрации (кураторов вопросов) или глав администрации районов (служебная записка на имя управляющего делами с изложением уважительных причин задержки сроков визирования проектов).

В случае аннулирования проекта постановления или распоряжения мэра города в протокольный сектор возвращается обложка и лист прохождения проекта со служебной запиской заместителя главы администрации города (куратора вопроса) или главы администрации района на имя управляющего делами с просьбой о снятии проекта с визирования.

13. При наличии разногласий по проекту документа они должны быть рассмотрены у соответствующего заместителя главы; в этом случае принимается решение об отклонении или принятии замечания.

Замечание (особое мнение) должностного лица излагается отдельной запиской к проекту документа. В случае, если исправления или дополнения вносятся непосредственно в текст проекта документа, каждое из них сопровождается подписью вносящего их должностного лица на полях. Отказ от визирования проекта не допускается.

14. Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

15. После визирования исполнитель передает проект постановления с набором всех необходимых документов и дискетой в протокольный сектор для проверки, обработки, исполнения на соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа. Тексты постановлений, распоряжений, все приложения к ним должны быть набраны в одном файле. Ответственность за соответствие текста документа на дискете завизированному проекту возлагается на исполнителя. Оформленный на бланке документ передается протокольным сектором на подпись Мэру города.

16. Проекты документов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:

- отсутствия необходимых согласовании должностных лиц, организаций;

- отсутствия электронной версии проекта (дискеты) или подготовки ее с нарушением вышеуказанных требований;

- наличие стилистических или орфографических ошибок;

- отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля за исполнением;

- отрицательных выводов экспертизы;

- не устраненных принципиальных разногласий по проекту документа.

17. В отсутствие Мэра города (отпуск, командировка более двух дней) или по его поручению постановления подписываются первым заместителем главы администрации города.

Распоряжения мэра города по вопросам разрытия улиц и закрытия движения транспорта для производства работ по прокладке инженерных сетей и коммуникаций подписываются первым заместителем главы администрации города.

Первый экземпляр приложений к постановлению подписывает управляющий делами.

18. Подписанные постановления и необходимые первичные материалы передаются в протокольный сектор для дальнейшей обработки.

Справочные и иные документы, прилагаемые к проектам постановлений Мэра города, из протокольного сектора возврату не подлежат, за исключением личных дел работников, которые возвращаются в управление по вопросам муниципальной службы и кадров. Не подлежат изъятию записки и поручения мэра приложенные к проектам постановлений (распоряжений).

Внесение изменений, дополнений, исправлений (технических ошибок) в подписанное мэром и выпущенное постановление (распоряжение) оформляется новым правовым актом.

19. Лист рассылки постановлений (распоряжений) составляется и подписывается заведующим протокольным сектором. В случае, когда рассылка проектов постановлений, распоряжений необходима адресатам, не упоминающимся в тексте документов, проект постановления, распоряжения сопровождается проектом листа рассылки за подписью соответствующего руководителя.

20. Постановления и распоряжения издаются на бланках установленного образца с соблюдением последовательности нуМерации для каждого вида документа, присваиваемой протокольным сектором. Каждый экземпляр рассылаемого постановления или распоряжения заверяется круглой печатью протокольного сектора (при необходимости документы заверяются подписью заведующего протокольным сектором и штампом "верно").

Рассылка постановлений, распоряжений осуществляется протокольным сектором через канцелярию городской администрации согласно списку рассылки не позднее, чем в 3-х дневный срок после подписания, а срочные - в течение дня.

Постановления мэра города в городскую прокуратуру, районные администрации, Интернет, приемные, службы, управления и др. отсылаются протокольным сектором, как правило, по электронной почте.

Снятие копий с документов по заявкам организаций, служб, управлений, граждан производится только с разрешения управляющего делами. Заверение постановлений и распоряжений Мэра города печатью протокольного сектора по заявкам служб, управлений, граждан осуществляется в 2-х дневный срок заведующим сектора после проведения экспертизы документов с полистным просмотром.

Постановления и распоряжения мэра города в течение 5 лет хранятся в протокольном секторе городской администрации, а затем передаются на постоянное хранение в архив.

Управляющий делами

С.Д. Синякова