Приложение 1. Регламент работы аппарата Администрации г. Ростова-на-Дону

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Ростова-на-Дону от 31 мая 2000 г. N 1430 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 1
к постановлению Мэра города
от 20 мая 1999 г. N 1111

Регламент
работы аппарата Администрации г. Ростова-на-Дону

С изменениями и дополнениями от:

23 ноября 1999 г., 31 мая 2000 г.

1. Общие положения

1.1. В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ" и Уставом г.Ростова-на-Дону, Администрация города является органом местного самоуправления, который осуществляет исполнительно-распорядительные полномочия.

1.2. Администрация города в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральными законами РФ;

- Указами, распоряжениями Президента РФ;

- Постановлениями, распоряжениями Правительства РФ;

- решениями Законодательного Собрания области;

- постановлениями, распоряжениями Главы Администрации (Губернатора) области;

- решениями городской Думы;

- Уставом города;

- постановлениями, распоряжениями Мэра города;

- настоящим Регламентом.

1.3. Администрация города реализует свои полномочия под руководством и контролем Мэра как главы Администрации города.

Структура Администрации и штаты аппарата утверждаются Мэром города в пределах бюджетных средств, выделенных на их содержание, согласно штатного расписания.

1.4 Мэр города руководит деятельностью Администрации на принципах единоначалия и несет ответственность за осуществление ее полномочий, согласно Уставу города.

1.5. Заместители главы Администрации выполняют функции в соответствии с распределением обязанностей, установленных Мэром города.

Проект распоряжения Мэра города о распределении обязанностей между его заместителями готовится первым заместителем главы Администрации на основании предложений заместителей главы Администрации в 2-х месячный срок после их назначения.

В соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы Администрации города ими разрабатываются должностные Инструкции, утверждаемые Мэром города.

1.6. В случае временного отсутствия Мэра города его обязанности, как Главы Администрации города, выполняет первый заместитель главы Администрации, а в случае отсутствия первого заместителя - один из заместителей главы Администрации города.

1.7. Структурные подразделения аппарата Администрации города действуют на основе положений, разрабатываемых их руководителями и утверждаемых Мэром города в месячный срок со дня их образования.

На время отсутствия одного из заместителей главы Администрации города его обязанности, как правило, возлагаются на другого заместителя главы Администрации. Не допускается возложение обязанностей заместителя главы Администрации города на руководителей муниципальных учреждений(предприятий).

1.8. Руководители структурных подразделений в месячный срок с момента образования разрабатывают и утверждают должностные обязанности (Инструкции) каждого сотрудника аппарата.

1.9. Работу по совершенствованию деятельности аппарата, соблюдению трудовой дисциплины, созданию необходимых условий для работы координирует заместитель главы администрации - управляющий делами Администрации.

1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы с документами в подразделениях Администрации города возлагается на их руководителей.

1.11. Работники Администрации города несут ответственность за выполнение требований настоящего Регламента, сохранность документов.

1.12. В аппарате администрации города используются автоматизированные системы "Учет документооборота", "Контроль исполнения постановлений и распоряжений Мэра города", "Обращения граждан", "Учет и начисление заработной платы", "Квартирный учет", "Расчет бюджета прожиточного минимума", нормативно-справочные системы "Консультант-Плюс" (Российский и Ростовский выпуски), электронные почты ГАС "Выборы", RELCOM.INTERNET, контрольная база данных "АИСС-Постановление". В необходимых случаях могут разрабатываться и внедряться и другие системы.

1.13 В Аппарате Администрации города используется электронный документооборот между Администрацией города и

- Администрацией области;

- Законодательным Собранием области;

- Министерством финансов области;

- Администрациями районов города;

- Областным Управлением статистики;

- Управлением ГО и ЧС;

- Администрациями городов России;

- Ассоциацией Российских городов;

- Ассоциацией городов Юга России (АГЮР);

- Ассоциацией Сибирских и Дальневосточных городов.

Отдел автоматизированной обработки информации обеспечивает полномасштабный доступ к Интернет структурных подразделений Администрации города, имеет собственный WWW-сервер, который является официальным представителем Администрации г. Ростова-на-Дону в информационном пространстве Интернет.

Адрес Администрации в Интернет - www.саdm.rnd.runnet.ru

Адрес электронной почты - merial@mmedia0.rnd.runnet.ru

Сопровождение программного и информационного обеспечения автоматизированных систем в процессе их эксплуатации, ведение технологической базы данных этих систем, а также организация их разработки осуществляются отделом автоматизированной обработки информации Администрации города.

2. Планирование работы

2.1. Планирование работы является одним из основных средств организационного обеспечения деятельности Администрации города по руководству социально-экономическим развитием города, управлению имущественным комплексом, поддержанию и совершенствованию связей с районными Администрациями.

2.2. Мэр города проводит планерные совещания:

- первый Понедельник месяца - в 8.00 - расширенное с руководителями подразделений Администрации города и руководителями основных городских служб, заместителями Главы Администрации, главами районных Администраций;

- каждый Вторник - в 8.00 - с заместителями главы Администрации.

- каждый Понедельник (кроме первого) - в 8.00 - с главами районных Администраций.

2.3. Планы мероприятий разрабатываются заместителями главы Администрации, руководителями структурных подразделений аппарата с целью организационного обеспечения своевременного и полного исполнения наиболее важных программ социально-экономического развития, а также по директивным документам вышестоящих органов.

Контроль за исполнением плановых мероприятий осуществляется заместителями главы Администрации города и контрольно-организационным отделом.

2.4. Планы работы составляются:

- в Администрации города - на неделю, на полугодие(квартал);

- в подразделениях Администрации города - на неделю, на квартал;

- в районных Администрациях - на неделю, на полугодие.

При необходимости планы работы могут составляться ежемесячно.

2.5. Полугодовой (квартальный) план включает в себя: мероприятия, конкретные сроки их исполнения, лиц, ответственных за исполнение, формы текущего контроля (постановление, справка, докладная записка, совещание и т.д.), подведение итогов исполнения плана в целом.

2.6. Полугодовой (квартальный) план составляется контрольно-организационным отделом на основе материалов, предоставляемых приемными заместителей главы Администрации в печатном и электронном виде до 10 числа последнего месяца и передается на утверждение Мэру не позднее 27 числа данного месяца.

2.7. Недельный план мероприятий, проводимых с участием Мэра города, заместителей главы Администрации, а также управлениями, отделами и другими подразделениями Администрации, составляется контрольно-организационным отделом.

2.8. Материалы к плану мероприятий на очередную неделю предоставляются помощниками заместителей главы Администрации каждую пятницу не позднее 11.00 в контрольно-организационный отдел Администрации города в электронном виде в папку "Plan" каталога "Kontr" на сервере Администрации города.

В материалах указываются проводимые мероприятия (собрания, конференции, совещания и т.д.) и рассматриваемые на них вопросы, даты, место и время проведения. В мероприятиях отражаются выезды заместителей главы Администрации по территории города.

2.9. Предложения в недельный план согласовываются с заместителями главы Администрации и подписываются его помощником.

2.10. Подготовленный план мероприятий каждую пятницу до 16.00 передается Мэру, заместителям главы Администрации, заместителю главы администрации - управляющему делами, начальнику контрольного отдела, пресс-службе Администрации города.

3. Подготовка, издание и рассылка постановлений
и распоряжений Мэра города

3.1. Мэр города по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления и распоряжения (ст. 49 Устава города).

3.2. Проекты постановлений и распоряжений Мэра города относятся к официальным документам и оформляются на бланках установленного образца.

3.3. Подготовка постановлений и распоряжений осуществляется в соответствии с поручением Мэра города или во исполнение указаний государственных органов власти и управления, а также инициативным путем заместителями главы Администрации, комитетами, отделами, управлениями, департаментами.

Подготовка проектов постановлений, предусматривающих дополнительное выделение бюджетных ассигнований, изменения структуры и штатов органов управления, создание новых и реорганизацию действующих муниципальных предприятий и учреждений, предусматривающих увеличение штатной численности, затрат по фонду заработной платы или смете расходов на их содержание, осуществляется исключительно по письменному поручению Мэра города или по Решению Городской Думы.

Папки проектов постановлений выдаются исполнителям на основании письма, подписанного соответствующим заместителем главы или заместителем главы администрации - управляющим делами Администрации города, или главой районной Администрации и разрешающее подготовку данного проекта. Готовый проект (завизированный всеми ответственными лицами, кроме Мэра города) подлежит возврату в протокольный сектор вместе с папкой в течение 1 календарного месяца. В случае нарушения указанного срока проект принимается протокольным сектором исключительно в сопровождении объяснительной записки на имя Мэра города, в которой указываются причины задержки подготовки документов и меры, принятые к виновным в срыве сроков визирования. Папки не реализованных (по тем или иным причинам снятых с визирования) проектов постановлений подлежат немедленному возврату в протокольный сектор в сопровождении письма об аннулировании проекта за подписью ответственного работника, выдавшего разрешение на подготовку проекта.

Для подготовки проектов постановлений могут образовываться специальные группы ответственных работников.

Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение Законов, Указов, постановлений и распоряжений центральных и областных органов власти и управления, а также городской Думы, должны содержать ссылку на их дату, номер и полное наименование, с приложением текста соответствующих документов.

Заместители главы Администрации, руководители подразделений, которым поручена подготовка проектов, определяют и организуют согласование и подготовку документов к представлению на подпись.

Ответственность за качество подготовки проектов распорядительных документов по вопросам и компетенции возлагается на соответствующих заместителей главы Администрации.

3.4. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать действующему законодательству, должны быть тщательно отредактированы, иметь ясное изложение существа вопроса, четко сформулированные и обоснованные цели и задачи;

содержать конкретные мероприятия, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска дополнительных документов.

- содержать полное наименование субъекта - организации или физического лица, в отношении которого принимается данное постановление, позволяющее идентифицировать субъект;

- содержать указание конкретным исполнителям, объем работ и реальные сроки исполнения, а также пункт о возложении контроля за их исполнением соответствующему заместителю главы Администрации, руководителям отделов и управлений, главам Администраций районов;

- иметь краткое и четкое изложение, исключающее возможность двоякого его толкования;

- учитывать ранее принятые постановления или распоряжения по данному вопросу во избежание повторений или противоречий;

- соответствовать правилам визирования служебных документов (личная подпись визирующего, расшифровка фамилии, должности, дата подписания).

Если принимаемое постановление или распоряжение отменяет действие ранее принятых нормативных актов по этому вопросу, оно должно содержать указание о признании их утратившим силу.

При подготовке постановлений и распоряжений о ходе выполнения ранее принятых постановлений или распоряжений следует указать конкретных лиц, виновных в невыполнении или срыве сроков выполнения мероприятий.

Если проект постановления предусматривает обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма.

Если в тексте документа имеются приложения, то делается ссылка "согласно приложению" или "Прилагается" (при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами).

3.5. Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги через 1 интервал, используется WORD-6,7 , шрифт - Times New Roman Cyr - 14.

3.6. Ниже подписи Мэра города указывается, каким структурным подразделением вносится проект и подпись его руководителя.

3.7. На документе обязательны визы: заместителя главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей по направлениям работы, руководителей организаций, которым в документе предусматриваются задания или поручения, юридического отдела, заместителя главы администрации - управляющего делами.

Проекты без визы юридического отдела и заместителя главы администрации - управляющего делами на подпись главе Администрации не представляются.

3.8. Проекты постановлений и распоряжений по структуре и штатам Администрации города и ее органов управления, созданию новых и реорганизации действующих муниципальных предприятий, учреждений и других структурных подразделений, а также назначению или увольнению их руководителей без визы начальника Управления по вопросам муниципальной службы и кадров на подпись заместителю главы администрации - управляющему делами и Мэру города не представляются.

3.9. Организационные вопросы по визированию документа проводятся только ответственными работниками подразделений Администрации.

Контроль за прохождением согласования служебных документов, а также правильностью подготовки, визирования, соблюдения сроков оформления служебных документов возлагается на помощника заместителя главы Администрации (вносящего проект), руководителя структурного подразделения Администрации города.

3.10. Прохождение проекта документа в процессе визирования по подразделениям Администрации, заинтересованным службам и организациям оформляется отдельным листом прохождения. В нем делается отметка о наименовании подразделения (организации), дате получения проекта и указание Ф.И.O. и роспись лица, принявшего документ.

Форма листа согласования устанавливается заместителем главы администрации - управляющим делами.

3.11. Проект постановления или распоряжения, переданный должностному лицу для визирования, подлежит рассмотрению в течение суток, а в случаях, требующих дополнительного согласования, не более 3-х суток.

3.12. При наличии разногласий по проекту документа они должны быть рассмотрены у соответствующего заместителя Главы или заместителя главы администрации - управляющего делами Администрации; в этом случае принимается решение об отклонении или принятии замечания.

Замечание (особое мнение) должностного лица излагается отдельной запиской к проекту документа.

3.13. Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

3.14. После визирования документа он передается для согласования заместителю главы администрации - управляющему делами, а затем на подпись Мэру города.

3.15. После визирования исполнитель передает проект постановления с набором всех необходимых документов и дискетой в протокольный сектор для проверки, обработки, исполнения на соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа. Текст постановления, все приложения к нему должны быть набраны в одном файле.

Ответственность за соответствие текста документа на дискете завизированному проекту возлагается на исполнителя.

Оформленный на бланке документ передается на подпись Мэру города.

3.16. Проекты документов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:

- низкого качества содержания проекта документа;

- низкого качества машинописного исполнения проекта;

- отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля за исполнением;

- отрицательных выводов экспертизы;

- не устраненных принципиальных разногласий по проекту документа;

несоответствия дискеты с электронной версией проекта установленной форме набора документов, наличие вирусов на дискете;

- отсутствия в листе согласования проекта виз лиц, которым в тексте проекта даются поручения.

3.17. В отсутствие Мэра города (отпуск, командировка долее двух дней) или по его поручению постановления и распоряжения подписываются первым заместителем главы Администрации города.

Первый экземпляр приложений к постановлению или распоряжению подписывает заместитель главы администрации - управляющий делами Администрации города.

3.18. Подписанные постановления и распоряжения вместе с листом рассылки документа и необходимыми первичными материалами и аналогичной электронной версией на дискете передаются в протокольный сектор для дальнейшего производства.

Справочные и иные документы, прилагаемые к проектам постановлений и распоряжений Мэра города, из протокольного сектора возврату не подлежат.

3.19. Лист рассылки постановления (распоряжения) составляется и подписывается заведующим протокольным сектором.

3.20. Постановления и распоряжения выпускаются на бланках установленного образца с соблюдением последовательности нумерации для каждого вида документа, присваемой протокольным сектором.

3.21. Протокольный сектор Администрации города обеспечивает выпуск, тиражирование постановлений (распоряжений) и передает вместе с листом рассылки в канцелярию для рассылки заинтересованным сторонам и исполнителям согласно списку рассылки не позднее, чем в 5-ти дневный срок после подписания, а срочные - в 2-х дневный.

Каждый экземпляр рассылаемого постановления или распоряжения заверяется круглой печатью протокольного сектора.

Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, обязательно направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы, для чего исполнителем передается в протокольный сектор лист рассылки.

3.22. Подлинники постановлений и распоряжений Мэра города в течение пяти лет хранятся в протокольном секторе, а затем передаются в областной архив.

3.23. Постановления и распоряжения, передаваемые в Администрации районов с использованием электронных средств связи, пересылаются администратору электронной почты ГАС ВЫБОРЫ.

Взаимодействие с ГАС ВЫБОРЫ и информацию о получении документов на местах обеспечивает отдел автоматизированной обработки информации (ИВЦ) Администрации города.

4. Порядок работы и подготовки документов на
заседание коллегии Администрации города

4.1. Коллегия Администрации города - совещательный орган при Мэре города, призванный вырабатывать согласованные решения по решению важнейших вопросов развития муниципального образования.

4.2. Коллегия Администрации города руководствуется в своей работе Положением о коллегии Администрации города.

4.3. Заседания коллегии Администрации города проводятся 1 раз в месяц (2-й Четверг каждого месяца в 10.00). В случае необходимости Мэр города может созвать внеочередное заседание коллегии и перенести сроки ее проведения.

4.4. Заседание коллегии проходит под председательством Мэра города, а в его отсутствие проводится первым заместителем главы Администрации.

4.5. На заседаниях коллегии Администрации вправе присутствовать должностные лица органов государственной власти, а также прокуратуры области и города.

4.6. Главы администраций районов города, руководители структурных подразделений Администрации города, предприятий, учреждений и организаций города, специалисты, эксперты участвуют на заседаниях коллегии по приглашению при рассмотрении соответствующих вопросов.

Вопросы присутствия представителей средств массовой информации и представителей общественных организаций на заседаниях коллегии решаются пресс-секретарем Мэра города совместно с заместителями главы Администрации города.

4.7. Вопросы на заседаниях коллегии рассматриваются в соответствии с планом работы коллегии.

План работы составляется на полугодие контрольно-организационным отделом по предложениям, вносимым заместителями главы Администрации.

Проект плана рассматривается на заседании коллегии Администрации и утверждается ею.

4.8. Материалы для рассмотрения вопросов на заседаниях коллегии (проекты решений, справки, аналитические материалы) готовят соответствующие подразделения Администрации города.

Проекты решений коллегии визируются заместителями главы Администрации в соответствии с распределением должностных обязанностей. Другие материалы визируют начальники подразделений, готовившие их.

4.9. Оформление проектов решений коллегии производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к проектам постановлений и распоряжений Мэра города.

4.10. Материалы на заседание коллегии, согласованные с юридическим отделом и списки приглашенных (фамилия, имя, отчество, должность, организация), порядок рассмотрения вопроса передаются в контрольный отдел Администрации не позднее, чем за 7 дней до проведения заседания.

Материалы на заседание Коллегии предоставляются на магнитных носителях и должны быть продублированы печатным текстом.

В случае несвоевременного предоставления документов на заседание коллегии, контрольный отдел не включает его в повестку дня.

4.11. Повестка дня и материалы к рассматриваемым вопросам раздаются членам коллегии за 3 дня до заседания коллегии.

4.12. Вопросы, требующие срочного рассмотрения на заседании коллегии, но не включенные в повестку дня заседания, выносятся на заседание коллегии только по разрешению Мэра города.

4.13. Оповещение приглашенных на заседание коллегии и их регистрацию обеспечивает приемная заместителя главы Администрации, ответственного за подготовку вопроса.

4.14. Проекты решений коллегии дорабатываются лицами, готовившими проект на заседание, в течение 3-х дней (или в срок, установленный коллегией) и предоставляются в контрольный отдел с визой соответствующего заместителя главы Администрации.

Доработанные проекты решений и протокол заседания коллегии, подписанный заместителем главы администрации - управляющим делами, передаются контрольным отделом на подпись Мэру города, а затем рассылаются районным Администрациям и подразделениям Администрации согласно расчета рассылки.

5. Порядок подготовки документов для
рассмотрения городской Думой

5.1. Организация работы городской Думы определяется Уставом города Ростова-на-Дону и Регламентом Ростовской-на-Дону городской Думы.

5.2. Правотворческая инициатива в Ростовской-на-Дону городской Думе принадлежит:

- Мэру города;

- депутатам Думы и ее депутатским комиссиям;

- депутатам Законодательного Собрания Ростовской области, избранным от города Ростова-на-Дону

- Главам районных Администраций города;

- органам территориального общественного самоуправления.

5.3. Вопросы, выносимые на рассмотрение Думы, должны входить в ее компетенцию.

5.4. Пакеты документов, включающие в себя проекты решений, справки и другие поясняющие материалы в виде оригиналов передаются заместителю Мэра города по местному самоуправлению за 14 дней до предстоящего заседания городской Думы.

5.5. Документы представляются на магнитном носителе, продублированном печатным текстом.

5.6. Проекты решений, выносимые на рассмотрение городской Думы, должны визироваться заместителями главы Администрации по направлениям, юридической службой администрации.

Приложения к проектам решений визируются руководителями соответствующих управлений, отделов и служб Администрации города.

Проекты решений, предусматривающих финансирование, визируются заместителем главы Администрации по экономике и финансам и начальником муниципального казначейства.

5.7. Консультанты, эксперты, руководители служб Администрации приглашаются на заседание Думы (депутатские слушания) лицами, в чьем ведении находится рассматриваемый вопрос.

Список приглашенных представляется за три дня до заседания Думы (депутатских слушаний) в отдел местного самоуправления.

5.8. Заседания Думы проводятся в третий вторник месяца в 10-00 (не реже одного раза в два месяца). При необходимости могут проводиться внеочередные заседания.

5.9. Изменения, дополнения и любые другие корректировки по решениям и рекомендациям депутатских комиссий (депутатских слушаний) вносятся в проекты решений и приложения к ним теми службами, которые разрабатывали данный проект.

5.10. Рассылку решений и приложений к ним, а также публикацию решений городской Думы в бюллетене "Ростов официальный" производит отдел местного самоуправления через канцелярию Администрации города.

6. Организация работы с кадрами

6.1. Организация работы с кадрами в Администрации города осуществляется Управлением по вопросам муниципальной службы и кадров, которое функционально подчиняется Мэру города.

6.2. Порядок формирования структуры и штатов аппарата Администрации города, ее органов управления определяется Уставом г.Ростова-на-Дону, областными законами по вопросам муниципальной службы в Ростовской области, постановлениями и распоряжениями Мэра города.

6.3. Структура и штаты аппарата, органов управления Администрации города, а также вносимые в них изменения в установленном порядке согласовываются с Управлением по вопросам муниципальной службы и кадров и утверждаются постановлением Мэра города.

6.4. Формирование городской и районных Администраций, органов управления осуществляется на основе индивидуального подбора кадров с приоритетным использованием резерва на выдвижение, а также конкурсов на замещение вакантных должностей согласно Областному закону " О муниципальной службе в Ростовской области" и Положению об их проведении, утвержденному решением городской Думы.

6.5. При приеме на работу с работниками заключается трудовой договор (контракт) в письменной форме. Форма типового договора (контракта) утверждается постановлением Мэра города.

6.6. Назначение, перемещение или освобождение работников, рекомендуемых на должность" или занимающих должность в органах Администрации города, производится согласно Уставу города, а также перечню должностей (установленному распоряжением Мэра города), кадровые изменения по которому утверждаются или согласовываются Администрацией города.

6.7 Работники аппарата Администрации города, главы Администраций районов, руководители органов управления назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением Мэра города.

Распоряжения по назначению, перемещению или освобождению указанных работников Администрации города готовятся Управлением по вопросам муниципальной службы и кадров.

6.8. Назначение (увольнение) руководителей муниципальных предприятий и учреждений и заключение с ними контрактов производится согласно" Порядку назначения (увольнения) руководителей муниципальных предприятий и учреждений и заключения с ними контрактов", утвержденному решением городской Думы и постановлениями Мэра города о делегировании права приема и увольнения данных руководителей органам управления и Администрациям районов.

Кандидатуры на должности руководителей муниципальных предприятий и учреждений согласовываются с Управлением по вопросам муниципальной службы и кадров в порядке, предусмотренном настоящим разделом регламента.

Перезаключение трудовых договоров (контрактов) на новый срок с руководителями муниципальных предприятий и учреждений осуществляется аналогичным образом как при назначении.

6.9. Для получения согласия на назначение работника, рекомендуемого на должность, входящую в перечень должностей, обязательных для утверждения или согласования в Администрации города, заместителями главы или заместителем главы администрации - управляющим делами Администрации города, главами Администраций районов, руководителями органов управления Администрации города на имя Мэра города вносится представление.

В представлении излагается суть предложения, обосновываются причины и целесообразность назначения, а также указывается, кто персонально рекомендует данного работника на эту должность.

В представлении, кроме того, отмечаются результаты его трудовой деятельности, деловые и личностные качества, уровень профессиональной квалификации и творческой активности, производственные (экономические) показатели руководимого им подразделения и другая конкретная информация, характеризующая данного работника.

При назначении на вакантную должность лица, не состоящего в резерве на данную должность, в представлении обосновываются причины отклонения работников, состоящих в резерве на эту должность.

6.10. Поступившие предложения по назначению, перемещению и освобождению работников Администрации города докладываются Мэру города начальником Управления по вопросам муниципальной службы и кадров еженедельно по пятницам.

6.11. Кандидаты для назначения на должности представляют в Администрацию города следующие документы:

- личное заявление на имя Мэра города;

- документ, удостоверяющий личность;

- анкету;

- автобиографию;

- трудовую книжку;

- документы, подтверждающие профессиональное образование (и их копии);

- медицинское заключение о состоянии здоровья;

- справку о соблюдении ограничений, связанных с замещением должностей муниципальной службы, с отметкой о подаче декларации о доходах и имуществе в органы государственной налоговой инспекции (при назначении на муниципальную должность);

- фотографии (цветные) размером 4х5 см - 2 шт., 3х4 см - 2 шт.;

- карточку пенсионного страхования.

6.12. Формирование документов личного дела организуют приемные заместителей главы, заместителя главы администрации - управляющего делами Администрации города, управляющие делами Администраций районов, кадровые службы органов управления Администрации города. Для подтверждения деловых и личностных качеств кандидатов на них предоставляется характеристика.

В целях разносторонней и объективной оценки кандидата также может производиться сбор отзывов. Сбор отзывов производится тем структурным подразделением Администрации города, которое вносит предложение о назначении или перемещении работника.

Отзывы о рекомендуемом берутся у лиц, знающих кандидата не менее одного года и способных дать объективную оценку. Возможен сбор отзывов в устной форме с последующим обобщением и письменным оформлением. Характеристика на кандидата берется, как правило, с предыдущего места его работы.

6.13. В отдельных случаях в соответствии с федеральным и областными законами может быть предусмотрена проверка сведений, представленных гражданином при поступлении на муниципальную службу.

6.14. Документы личного дела гражданина, поступающего на должность в Администрацию города, представление на него и должностная инструкция на вакантную должность передаются в Управление по вопросам муниципальной службы и кадров, которое, руководствуясь существующими положениями, определяет порядок согласования и организовывает проведение собеседований с рекомендуемым в аппарате Администрации города с учетом времени, предусмотренного регламентом работы для рассмотрения кадровых вопросов.

6.15. Собеседования с кадрами, рекомендуемыми на должности в Администрацию города, проводятся Мэром города, заместителями главы и заместителем главы администрации - управляющим делами (по курируемым направлениям) Администрации города еженедельно по понедельникам и вторникам с 15.00 до 17.00 час. В листке учета собеседований после проведения личных бесед высказываются мнения или делаются отметки о согласии или несогласии с предложенной кандидатурой.

6.16. При условии положительного решения вопроса о назначении (по результатам собеседований) и подписания кандидатом трудового договора (контракта) Управление по вопросам муниципальной службы и кадров готовит проект распоряжения Мэра города о назначении данного кандидата на должность.

6.17. Кандидатуры, которым по характеру данной должности необходим допуск к государственной и иной охраняемой законом тайне, могут быть назначены на эти должности только после оформления допуска по соответствующей форме.

6.18. Распоряжения о приеме, перемещениях и увольнении работников Администрации города направляются протокольным сектором в Управление по вопросам муниципальной службы и кадров (в двух экземплярах) и в бухгалтерию.

6.19. Проекты распоряжений Мэра города по отпускам и командировкам работников аппарата Администрации города готовятся и вносятся Управлением по вопросам муниципальной службы и кадров согласно графику отпусков.

Предложения по отпускам и командировкам глав Администраций районов города, руководителей органов управления Администрации города вносятся Управлением по вопросам муниципальной службы и кадров на основании их заявления или служебной записки и оформляются только с разрешения Мэра города.

6.20. На время отсутствия главы Администрации района (его заместителей) его обязанности возлагаются на одного из заместителей главы Администрации района. Не допускается возложение обязанностей заместителя главы Администрации на руководителей муниципальных учреждений (предприятий).

Оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек (форма Т-2) на работников аппарата Администрации города, а также оформление им страховых медицинских полисов, составление списков по персонифицированному пенсионному учету и подготовку документов для назначения пенсий данным работникам производит Управление по вопросам муниципальной службы и кадров.

6.21. Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия занимаемой должности работников аппарата Администрации города, ее органов управления, а также Администраций районов проводится аттестация кадров, порядок и условия проведения которой определяются областным законом "О муниципальной службе в Ростовской области", Положением "Об аттестации муниципальных служащих в Администрации города", утвержденным решением городской Думы, постановлениями и распоряжениями Мэра города.

6.22. Переподготовку и повышение квалификации (за счет бюджетных средств) работников Администрации города, а также лиц, включенных в кадровый резерв, организует и координирует Управление по вопросам муниципальной службы и кадров.

В течение января месяца в Управление по вопросам муниципальной службы и кадров представляется для согласования кадровый резерв всех структурных подразделений аппарата Администрации города, ее органов управления и Администраций районов города.

6.23. Контроль за ежегодной подачей муниципальными служащими деклараций о доходах и имуществе, принадлежащем им на праве собственности, в государственную налоговую инспекцию и проверку соблюдения ими ограничений, связанных с замещением должностей муниципальной службы, осуществляет Управление по вопросам муниципальной службы и кадров.

6.24. При наличии вакантных должностей Управление по вопросам муниципальной службы и кадров рассматривает каждый конкретный случай и вносит соответствующие предложения по их замещению.

7. Организация работы со служебными документами

7.1. Документы в аппарате Администрации готовятся в соответствии с требованиями ГСДОУ и ГОСТов, типовой Инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, нормативно-методических документов государственных органов власти и управления, и настоящего Регламента.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной и компьютерной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации -автора (индекс, адрес, телефон), название вида документа или унифицированной формы документа, заголовок (краткое содержание), число, месяц, год подписания документа, регистрационный номер, текст, подпись (наименование должностного лица подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка).

При отсутствии официального типового бланка на служебном документе проставляется угловой штамп, содержащий полные реквизиты организации - автора или печать организации отправителя.

7.2. Служебные документы, адресованные Администрации города, должны поступать только через канцелярию. Полученная корреспонденция вскрывается, за исключением адресованной лично и проверяется целостность вложений.

Служебные документы, полученные на личном приеме Главы Администрации, заместителей Главы, заместителя главы администрации - управляющего делами, после нанесения резолюции передаются на регистрацию в канцелярию, затем направляются исполнителям.

Почта, адресованная или доставленная ошибочно, возвращается или пересылается в учреждение, которому она предназначена.

Письма депутатов Федерального Собрания, областного Законодательного Собрания и городской Думы учитываются как служебная корреспонденция, за исключением корреспонденции, имеющей отношение к обращениям граждан (наличие обращения).

7.3. Заведующий канцелярией после предварительного ознакомления с поступившей корреспонденцией определяет документы, подлежащие регистрации, и передает их на регистрацию, затем раскладывает всю корреспонденцию по папкам адресатам в соответствии с классификатором структурных подразделений Администрации.

Регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, организаций и предприятий, требующие по своему характеру решения или ответа.

Регистрация документов ведется по группам:

- поступающих от организаций (входящих) - в канцелярии;

- исходящих (инициативных и ответных) - в приемных руководителей;

- постановлений и распоряжений Мэра города - в протокольном секторе;

- связанные с секретным делопроизводством - в секторе по военно-мобилизационной работе;

- личных и коллективных обращений граждан - в секторе-приемной по обращениям граждан.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, издаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одной приемной в другую он повторно не регистрируется и новый номер ему не присваивается.

7.4. Работники канцелярии регистрируют корреспонденцию в день ее поступления на компьютере и контрольной карточке. Письменные обращения граждан (личные и коллективные) не учитываются канцелярией, а сразу передаются сектору обращений граждан.

На всех входящих документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, входящий номер документа и индекс приемной или отдела.

На каждый документ, подлежащий регистрации, работники канцелярии заполняют регистрационную карточку в двух экземплярах.

После регистрации в канцелярии служебные документы с приложенными к ним двумя экземплярами регистрационных карточек в тот же день доставляются в соответствующую приемную и передаются старшими инспекторами или помощниками на рассмотрение руководителю.

Первый экземпляр регистрационной карточки с росписью старшего инспектора приемной или помощника руководителя возвращается в канцелярию и хранится в картотеке.

Второй экземпляр карточки остается у старшего инспектора приемной для контроля за дальнейшим прохождением и сроком исполнения документа. Регистрационные карточки в приемных руководителя систематизируются в картотеке по срокам исполнения. После исполнения документа копия ответа и документ (если не требовался его возврат) подшивается в папки для исполненных документов по классификации отделов или по характеру вопросов.

Передача зарегистрированных в канцелярии документов из одной приемной в другую, производится через канцелярию. Передача документов из одного подразделения в другое производится по договоренности между руководителями подразделения. В этом случае старший инспектор приемной делает запись во втором экземпляре карточки, указывая фамилию, имя, отчество, кому передается документ, дату передачи и резолюцию руководителя.

Срочные документы и телеграммы немедленно регистрируются и сразу доставляются адресатам. Остальная корреспонденция - согласно графику в течение дня: 10.00 - периодическая печать и входящая корреспонденция, 15.00 - служебная документация.

7.5. Руководители Администрации рассматривают документы в тот же день или не позднее следующего дня.

Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях. Резолюция проставляется на документе ниже реквизита адреса на любой свободной от текста площади (кроме полей) первого листа документа. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание или указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату.

Резолюция переносится на регистрационные карточки в компьютере старшим инспектором соответствующих приемных.

Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему дается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.

Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.

7.6. Корреспонденция, полученная из аппарата Президента РФ, Правительства РФ, Федерального Собрания, областного Законодательного Собрания, областной Администрации, Полномочного представителя Президента, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Мэру города, а в его отсутствие - первому заместителю главы Администрации.

Рассмотренные документы с резолюцией возвращаются в канцелярию и направляются исполнителю не позднее чем на следующий день, а срочные-немедленно.

В случае, когда в резолюции не указан срок его исполнения, документ исполняется в течение 10 дней.

Делать какие-либо пометки на документах государственных органов власти и управления не допускается.

Передача документов государственных органов власти и управления из приемной в приемную, минуя канцелярию, не допускается.

Снятие копий с документов государственных органов власти и управления производится по указанию заместителей главы Администрации или заместителя главы администрации - управляющего делами.

7.7. Письма, адресованные в аппарат Президента РФ, Правительства РФ, Федерального Собрания России, Представителю Президента, Главе областной Администрации, председателю Законодательного Собрания отправляются адресатам только в первом экземпляре и подписываются Мэром, а в его отсутствие - первым заместителем главы Администрации.

Письма в другие государственные органы и учреждения, комитеты, ведомства, департаменты, управления, отделы подписывают: Мэр города, заместители главы Администрации, заместитель главы администрации - управляющий делами Администрации в зависимости от характера содержания письма, согласно распределению обязанностей.

Письма, подписываемые Мэром города, исполняются на бланке "Мэр г.Ростова-на-Дону", "Глава Администрации г. Ростова-на-Дону", "Администрация города".

Документы, подготавливаемые и используемые в подразделениях аппарата Администрации, относятся к категории внутренних документов и оформляются на бланках со штампом, воспроизведенным с помощью средств вычислительной техники, или на чистых листах.

Если письмо представляется на подпись Мэру города, то на его копии должна быть виза ведающего соответствующим вопросом заместителя главы Администрации или заместителя главы администрации - управляющего делами. Копию письма, представленного на подпись заместителя главы Администрации, визирует исполнитель.

Подготовка письма, носящего инициативный характер, требующего разъяснения, содержащего просьбу в адрес органа государственной власти, возлагается на заместителей Главы Администрации или заместителя главы администрации - управляющего делами.

Инициативное письмо, как правило, должно содержать один вопрос, краткое содержание которого отражается в левом верхнем углу письма. В письме должны быть указаны полные реквизиты (наименование организации, должность и фамилия, имя, отчество) адресата.

Подготовка письма-ответа в государственные органы и другие организации и учреждения, согласно резолюции руководителя, может быть возложена на исполнителя.

Письмо-ответ должно быть лаконичным, содержать полный ответ на все поставленные вопросы или носить разъяснительный характер, основанный на действующем законодательстве.

В письме-ответе кроме полных реквизитов адресата необходимо указывать номер и дату письма, на который дается ответ. В письме-ответе на телефонные и другие устные запросы в тексте указывается дата запроса.

Письма, телеграммы, представленные на магнитных носителях, могут быть отосланы по электронной почте в любой город России по указанному электронному адресу при наличии подписи Мэра города или заместителя главы администрации - управляющего делами Администрации г. Ростова-на-Дону.

Подписанные исходящие письма регистрируются в приемных исполнителя и передаются в канцелярию для отправки. При оформлении писем и телеграмм исполнителем указывается индекс и полный почтовый или телеграфный адрес. Корреспонденция, поступившая в канцелярию для отправки после 16.00 (кроме телеграмм) отправляется следующим днем. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Копии писем, оформленные в установленном порядке, остаются и хранятся в соответствующей приемной Администрации.

Телеграммы подписываются Мэром города, заместителями главы Администрации или заместителем главы администрации - управляющим делами в зависимости от характера телеграммы.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не исключается ее содержание). Текст печатается заглавным шрифтом в 2-х экземплярах. Второй экземпляр телеграммы с реестром отправки хранится в канцелярии.

7.8. Все важные входящие документы, имеющие конкретные задания, поручения и сроки исполнения, ставятся на контроль в соответствующих приемных руководителей.

Старшие инспектора приемных ведут учет служебных документов (входящих и исходящих) и ежемесячно составляют сводку об их прохождении по приемной и представляют ее своим руководителям.

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

В регистрационных карточках исполнителя проставляются полные сведения об исполнении документа.

Исполненные документы, а также второй экземпляр регистрационной карточки хранятся в приемной в соответствии с определенной номенклатурой и по истечении 3-х лет срока хранения сдаются в междуведомственный архив в установленном порядке.

7.9. Заведующий канцелярией осуществляет контроль за установленным порядком прохождения служебных документов, ежемесячно анализирует состояние работы по документообороту в аппарате, информирует об этом заместителя главы администрации - управляющего делами и начальника общего отдела.

Проводит проверку приемных и отделов Администрации за соблюдением правил ведения делопроизводства. О результатах проведенной проверки информация предоставляется начальнику общего отдела.

Осуществляет контроль за исполнением писем, требующих ответа в государственные организации, следит за соблюдением срока исполнения контрольных писем.

Предоставляет еженедельную информацию о состоянии контрольных писем в приемные: Мэра города, заместителей главы Администрации, заместителя главы администрации - управляющего делами и начальнику общего отдела.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Ростова-на-Дону от 12 сентября 2000 г. N 2455 в пункт 7.10. настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

7.10. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать. В Администрации города имеются следующие печати:

- гербовая печать Администрации города хранится у заместителя главы администрации - управляющего делами;

- гербовая печать Главы Администрации хранится у помощника Мэра города;

печати с обозначениями:

- общий отдел - у начальника общего отдела;

- протокольный сектор - у заведующего протокольным сектором;

- сектор по военно-мобилизационной работе - у главного специалиста по военно-мобилизационной работе;

- канцелярия - у заведующего канцелярией;

- отдел внешних связей (для приглашений) - у начальника отдела внешних связей;

- управление по вопросам муниципальной службы и кадров - у начальника Управления.

Гербовыми печатями заверяются подписи Мэра города, первого заместителя главы администрации и заместителя главы администрации-управляющего делами. Кроме того, Гербовой печатью администрации города заверяется подпись заместителя главы администрации по экономике и финансам на бланке лицензии на право розничной продажи алкогольной продукции.

Печатями с обозначениями:

- протокольного сектора - заверяются копии постановлений и распоряжений Мэра города;

- общего отдела - ставятся на выдаваемые командировочные удостоверения и доверенности на получение материальных ценностей, на бланках удостоверений Администрации города;

сектора по военно-мобилизационной работе - заверяются документы, связанные с секретным делопроизводством;

- канцелярии - заверяются реестры по сдаче телеграмм, квитанции по расчетам за услуги почтовой связи, акты показаний франкировальной машины;

- управления по вопросам муниципальной службы и кадров -заверяются документы по кадровым вопросам, трудовые книжки, копии дипломов, справок, анкет и т.д.

Право подразделений Администрации иметь свою печать и ее образец устанавливает заместитель главы администрации - управляющий делами.

Правила хранения печатей определяют руководители структурных подразделений.

7.11. Весь процесс документирования в Администрации города ведется на бланках и с помощью штампов, разработанных структурными подразделениями совместно с общим отделом и утвержденных заместителем главы администрации - управляющим делами.

Заказы на изготовление бланков и штампов подаются в общий отдел к 1 декабря соответствующего года.

Бланки документов, используемые в аппарате Администрации, хранятся в сейфах или закрытых шкафах.

7.12. Работа с секретными документами регламентируется специальными инструкциями, документами с грифом "Для служебного пользования" и осуществляется в соответствии с постановлением Мэра города N 1 от 04.02.99г.

7.13. По истечению года, лица ответственные в подразделениях аппарата за делопроизводство, обеспечивают отбор и оформление дел на постоянное и временное хранение. Контроль за этой работой обеспечивает начальник общего отдела.

7.14. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате Администрации возлагается на начальника общего отдела.

В каждом структурном подразделении аппарата Администрации города ответственным за организацию и правильное ведение делопроизводства является его руководитель, который в случае утраты работником служебного документа проводит расследование, о результатах которого информирует заместителя главы администрации - управляющего делами Администрации.

7.15. Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии:

- газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания;

- поздравительные письма и телеграммы;

- извещения о совещаниях, конференциях, семинарах, программы и повестки дня;

- пригласительные билеты, приглашения;

- рекламные проспекты;

- документы, поступающие в копиях для сведения;

переписка по административно-хозяйственным вопросам второстепенного характера: оплата счетов, о выделении автомобилей для перевозки грузов, заявки структурных подразделений на подписку периодических изданий, на оборудование, канцтовары, оргтехнику и др.;

- документы, поступившие в адрес профсоюзной организации;

первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности;

- статистические сводки, справочники и др.

7.16. Типовые сроки исполнения документов.

Постановления Мэра города, Решения Коллегии: не позднее, чем за 3 дня до назначенного срока, за исключением случаев, когда этот срок составляет менее 7 дней.

Акты приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправления (передачи) проектной продукции, акт о наличии недостатков, составление не позднее 10 дней до получения продукции.

Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов:

рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.

Заказ на продукцию: подписание и представление - в 10-дневный срок после получения извещения.

Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки -безотлагательно, не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в республиканских органах - до 15 дней со дня поступления, в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.

Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним - в 15-дневный срок со дня получения.

Письма-поручения и письма-запросы государственных органов власти и управления - к указанному в них сроку или в течение 10 дней.

Письма предприятий, учреждений, организаций - 10 дней.

Письма Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания.

Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка - не позднее следующего дня после получения товаров.

Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.

Обращения депутатов - в срок до 20 дней, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, депутатские запросы в 12 дневный срок.

Приказы и указания министров во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному сроку.

Протокол разногласий: составление и направление - в 10-дневный срок, рассмотрение - в 20-дневный срок.

Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с момента получения.

8. Порядок работы с письмами граждан и организация
личного приема граждан

8.1. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в Администрацию города, подлежат рассмотрению в срок до 1 месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки, -безотлагательно, но не позднее 15 дней.

Сроки рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены Мэром города, заместителями главы Администрации, заместителем главы администрации - управляющим делами, но не более чем на один месяц; в случаях, когда для рассмотрения обращений необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер.

Заявитель информируется о продлении срока исполнителем обращения.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей рассматриваются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления. Эти сроки могут быть при необходимости продлены Мэром, заместителями главы Администрации, заместителем главы администрации - управляющим делами, но не более, чем на 15 дней с сообщением заявителю.

Рассмотрение письма не считается законченным, если заявителю (соответственно вышестоящей организации) сообщено лишь о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов или даются промежуточные ответы.

Обращения граждан считаются рассмотренными в тех случаях, когда даны ответы на все поставленные в них вопросы и приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной или устной форме.

8.2. Письменные предложения, заявления и жалобы граждан принимаются сектором-приемной по обращениям граждан Администрации города, где на них проставляется регистрационный штамп и номер.

Обращения, заявления и жалобы граждан, полученные из отделения связи канцелярией, передаются в этот же день на регистрацию в сектор-приемную по обращениям граждан.

Обращения, передаваемые гражданами во время личного приема, принимаются лицом, осуществляющим прием.

С использованием компьютерной техники все письма проверяются на повторность поступления и регистрируются. Если обращение является повторным, материалы по первичному обращению приобщаются к нему для дальнейшей работы.

Согласно распределению обязанностей между заместителями Главы Администрации и в соответствии с содержанием каждого обращения специалисты сектора-приемной по обращениям граждан определяют, кому из руководителей Администрации направить его для рассмотрения и передачи по принадлежности.

Обращения, передаваемые в приемные и службы Администрации города, администрации районов, после исполнения подлежат возврату со всеми материалами.

Передача материалов из одного структурного подразделения в другое, минуя сектор-приемную по обращениям граждан - не допускается.

Ответы заявителям отправляются в установленном порядке, после списания их "в дело" соответствующими должностными лицами, по поручению которых они готовились. Ответы, подготовленные по резолюциям Мэра города, списываются "в дело" Мэром города или, по его указанию, заведующим сектором-приемной по рассмотрению обращений граждан.

8.3. Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к ведению: Мэра города, заместителей главы Администрации, заместителя главы администрации - управляющего делами, передаются не позднее следующего дня на доклад соответствующим руководителям, которые определяют их исполнителей и дают необходимые поручения.

Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к ведению структурных подразделений Администрации города, районных Администраций, городских организаций, передаются им не позднее следующего дня через канцелярию Администрации города. По направляемым обращениям даются поручения относительно порядка их рассмотрения или же принятие необходимых мер. О данных действиях сектор-приемная по обращениям граждан уведомляет авторов обращений.

Непосредственное исполнение обращений граждан поручается работникам структурных подразделений аппарата Администрации, руководителям комитетов, департаментов, отделов управлений, ведомств, администраций районов.

За подготовку ответов заявителям, порученную нескольким исполнителям, персональную ответственность несет должностное лицо, указанное в резолюции первым. Такие ответы считаются подготовленными тогда, когда их вторые экземпляры завизированы всеми исполнителями.

8.4. Поступившие в Администрацию города обращения граждан из государственных органов власти и управления в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются Мэру города, заместителям главы Администрации или заместителю главы администрации - управляющему делами, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ими же подписываются ответы на эти обращения.

При подготовке ответов на обращения граждан, в обязательном порядке, заявители информируются о том, по распоряжению каких должностных лиц они готовились. Например: "На Ваше обращение к...", "По поручению...", "В соответствии с указаниями..." и т.п.

8.5. Исполнение обращений, носящих общественно-значимый характер, а также содержащих информацию о непринятии мер по предыдущим заявлениям и жалобам граждан, берется на контроль.

В необходимых случаях, по инициативе руководителей Администрации, для рассмотрения обращений создаются комиссии в составе ответственных работников Администрации города, представителей департаментов, комитетов, отделов и управлений, иных организаций.

Уведомление граждан о мерах, принятых по их обращениям, осуществляют руководители органов, в которые направлены эти обращения на рассмотрение в установленные сроки. Об исполнении обращений, взятых на контроль, уведомляется Администрация города.

8.6. Контроль за выполнением обращений по существу осуществляется Мэром города, заместителями главы Администрации, заместителем главы администрации - управляющим делами, руководителями других структурных подразделений, давшими поручения по этим обращениям, а также их помощниками, имеющими поручение по контролю.

Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан, исполнение которых находится на контроле в Администрации города, осуществляет сектор-приемная по обращениям граждан, еженедельно дает информацию исполнителям по фактам нарушения ими сроков рассмотрения обращений и ежемесячно информирует заместителя главы администрации - управляющего делами о наиболее важных социально-значимых проблемах, поступающих от жителей города и об исполнительской дисциплине должностных лиц, несущих ответственность за работу по рассмотрению обращений.

При систематическом нарушении установленных сроков рассмотрения обращений граждан приемными, районными администрациями, департаментами, комитетами, отделами и управлениями Администрации города, информация о фактах нарушений передается начальником общего отдела заместителю главы администрации - управляющему делами делами Администрации города для принятия мер.

8.7. Не подлежат рассмотрению анонимные обращения, а также обращения лиц, имеющих психические заболевания (если имеются на то соответствующие подтверждения), заявления и жалобы, которые носят абстрактный характер, а также не допускается направление жалоб на рассмотрение должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются.

8.8. Личный прием граждан осуществляется Мэром города, заместителями главы Администрации города, заместителем главы администрации - управляющим делами по вопросам, отнесенным к их ведению, в присутствии руководителей комитетов, департаментов, управлений, отделов Администрации при поступлении обращений, рассмотрение которых находится в их компетенции.

Периодичность и время приема устанавливается согласно графику, утвержденному Мэром или первым заместителем главы Администрации. Порядок приема вывешивается в приемной граждан на доступном для обозрения месте.

Предварительная беседа с гражданином, запись на прием, организация и проведение личного приема возлагаются на заведующего сектором-приемной по обращению граждан Администрации города. При обращениях граждан по вопросам, не отнесенным к ведению

Администрации города, заведующий сектором-приемной по обращениям граждан дает необходимые разъяснения.

За день до начала приема материалы по приему граждан передаются помощнику соответствующего руководителя для ознакомления и выработки решения по затрагиваемым вопросам.

Решения по устным обращениям записываются в карточки установленного образца лицом, ведущим прием. Контроль за их исполнением осуществляет сектор-приемная по обращениям граждан.

8.9. Сектор-приемная по обращениям граждан ежеквартально, в срок до 15 числа следующего за кварталом месяца, готовит для информации руководства анализ и обобщение содержания письменных и устных обращений граждан, обратившихся в Администрацию города.

9. Организация контроля в Администрации города

9.1. Основными документами, регламентирующими организацию контроля за исполнением документов, являются:

- перечень документов, подлежащих обязательному контролю;

- информационные материалы по предупредительному контролю;

- информационные материалы по исполнению контролируемых документов;

- статистический отчет по количеству и качеству исполнения.

9.2. Контроль исполнения документов включает:

- ведение предупредительного контроля;

- контроль за срокам исполнения;

- учет, анализ и обобщение информации о ходе и результатах исполнения;

- оперативное воздействие на полноту и качество исполнения решаемых вопросов.

9.3. Ответственность за общее состояние работы по организации контроля за исполнением документов в Администрации города несет Мэр города.

9.4. Методическое руководство работой по организации контроля в Администрации города и проверку его состояния осуществляет заместитель главы администрации - управляющий делами Администрации через контрольно-организационный отдел.

9.5. Право контроля за выполнением постановлений Мэра города за исключением постановлений, контроль за исполнением которых Мэр города оставляет за собой, делегируются Мэром города соответствующему заместителю главы администрации города или главе администрации района (куратору вопроса).

Подобные постановления снимаются с контроля (либо срок их выполнения продлевается) контрольно-организационным отделом по письму непосредственных исполнителей на имя куратора вопроса при наличии его положительной визы.

Исполнение постановлений Мэра города, контроль за выполнением которых Мэр города оставляет за собой, контролируется помощником Мэра города. Подобные постановления снимаются с контроля (либо срок их выполнения продлевается) контрольно-организационным отделом по письму соответствующего заместителя главы администрации города (или главы администрации района) на имя Мэра города при наличии положительной визы Мэра города.

Кураторы несут ответственность за организацию контроля в управлениях, комитетах, отделах администраций города и районов, подведомственных учреждениях и организациях в соответствии с распределением обязанностей; определяют лиц, ответственных за контроль.

Если контроль за выполнением постановления возложен на более чем одного куратора (исполнителя), то обобщение материала по выполнению данного постановления возлагается на куратора (исполнителя), фамилия которого указана первой.

9.6. Ответственными исполнителями контролируемых документов являются председатели комитетов, начальники управлений, отделов и служб, а также другие должностные лица.

9.7. Директивные документы, подлежащие контролю:

9.7.1. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

9.7.2. Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

9.7.3. письма и телеграммы центральных органов Российской Федерации;

9.7.4. решения Законодательного Собрания области;

9.7.5. постановления, распоряжения Главы Администрации (Губернатора) области;

9.7.6. письма и телеграммы Администрации области;

9.7.7. решения городской Думы;

9.7.8. постановления, распоряжения Мэра города;

9.7.9. решения Коллегии Администрации города;

9.7.10. Сроки подготовки проектов постановлений Мэра города

9.7.11. полугодовой план работы Администрации города

9.7.12. критические публикации в СМИ.

9.8. Контролироваться могут и другие документы, целесообразность постановки на контроль которых определяет Мэр города и заместители главы Администрации.

9.9. На контроль ставятся все указанные в п.п. 9.7.1. - 9.7.12. документы, если:

- необходимость их контроля определена резолюциями руководства;

- в документах установлены конкретные задания, сроки исполнения и предоставления информации об исполнении;

- предусмотрено предоставление сообщений в государственные органы власти и управления о ходе выполнения.

9.10. Документ с резолюцией Мэра города, либо подписанное им постановление (распоряжение) через канцелярию доводится до сведения кураторов и исполнителей.

Каждый куратор (заместитель главы Администрации), указанный в резолюции, получает свой экземпляр. Постановления Администрации области и решения Законодательного Собрания Ростовской области из канцелярии перед рассылкой передаются в контрольно-организационный отдел для постановки их на контроль.

9.11. Кураторы определяют ответственных исполнителей, сроки промежуточного контроля, дату и форму предоставления итоговой информации в обязательном порядке передают документы помощнику (лицу, ответственному за контроль) для организации исполнения документа и контроля за его исполнением.

9.12. Помощники (лица, ответственные за контроль) на исполняемый документ оформляют контрольное дело, которое включает в себя:

- план организационных мероприятий по исполнению документа (мероприятия, сроки исполнения или промежуточного контроля, сроки предоставления итоговой информации и т.д.);

- записки, справки, информации о ходе исполнения документа;

- итоговая записка об исполнении документа.

В контрольное дело могут включаться и другие необходимые документы.

9.13. По результатам исполнения документа помощники (лица, ответственные за контроль) готовят итоговую информацию об исполнении документа для куратора. Куратор определяет фактическое исполнение документа и направляет ходатайство о снятии с контроля (продлении сроков исполнения) документа на имя Мэра города.

9.14. Если в резолюции указано более одного исполнителя (куратора) и ответ требует обобщения материала об исполнении, то это обобщение делает исполнитель (куратор), фамилия которого указана первой в резолюции.

9.15. Информация об исполнении документа направляется в государственные органы власти и управления за подписью Мэра города или другого лица по его поручению.

9.16. По документам, в которых отсутствуют конкретные сроки исполнения и которые рассчитаны на длительное действие, сроки промежуточного и итогового контроля определяются контрольно-организационным отделом и куратором вопроса, информация о ходе исполнения в вышестоящий орган предоставляется по запросу этого органа.

9.17. Контрольно-организационный отдел информируется об исполнении документа. Форма информирования зависит от вида исполняемого (контролируемого) документа. Форма информации определяется контрольно-организационным отделом.

9.18. Изменение сроков исполнения документа производит по представлению куратора только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению. О новом сроке исполнения документа контрольно-организационный отдел информируется незамедлительно.

Снятие с контроля постановлений Мэра осуществляет куратор на основании информации исполнителей об выполнении всех пунктов документа.

Данная информация передается в контрольно-организационный отдел для внесения в электронную систему "АИСС-Постановление".

9.19. Документы, снятые с контроля, не прекращают своего действия. После исполнения документа контрольное дело хранится у помощника (лица, ответственного за контроль) и сдается в архив в установленном порядке.

9.20. Особо важные документы по личному указанию Мэра города контролируются его помощником.

9.21. Поручения Мэра города в письменной форме контролируются общим отделом администрации города.

Поручения Мэра города, данные на расширенном планерном совещании с заместителями главы администрации города, главами администраций районов и руководителями структурных подразделений, контролируются в соответствии с оформляемым помощником Мэра города протоколом совещания контрольно-организационным отделом.

9.22. Функциональные обязанности по контролю:

9.22.1. помощники заместителей главы Администрации:

осуществляют организацию контроля за исполняемыми документами. Напоминают исполнителям о приближении контрольных сроков, запрашивают и получают от исполнителей информацию, справки, отчеты в соответствии с установленными заданиями;

- информируют куратора о ходе исполнения документа;

- ведут контрольные дела;

осуществляют связь с контрольно-организационным отделом по вопросам контроля и исполнения документов;

9.22.2. руководители подразделений определяют из числа ответственных работников исполнителя (лицо, ответственное за контроль), который обеспечивает контроль, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов о ходе и результатах исполнения документа, а также снятие его с контроля;

9.22.3. контрольно-организационный отдел:

- на основании резолюции Мэра города ставит на контроль директивные документы;

- следит за своевременным и правильным оформлением документов на контроле;

- контролирует прохождение документов, состояние исполнительской дисциплины по каждому документу и исполнителю, ведет предупредительный контроль;

- готовит информацию о состоянии контроля и исполнения документов;

- запрашивает от приемных, отделов, управлений Администрации города материалы, необходимые для анализа выполнения контролируемых документов;

- осуществляет выборочный контроль за качеством исполнения контролируемых документов;

- проводит проверки организации контроля и исполнения документов в приемных, отделах, управлениях и службах Администрации города, Администрациях районов;

- обобщает результаты работы по контролю и исполнению документов и представляет предложения по осуществлению мер, обеспечивающих безусловное и качественное исполнение руководящих документов;

- осуществляет методическое руководство по организации контроля за исполнением документов в Администрации города, ее отделах и службах.

9.23. Контроль за выполнением постановлений о предоставлении земельных участков для проектирования, строительства, реконструкции объектов.

9.23.1. Результатом контроля за исполнением постановления Мэра города о предоставлении земельного участка для проектирования и строительства (реконструкции) объекта, может быть:

- отмена постановления Мэра города в связи с невыполнением условий предоставления земельного участка;

- продление постановления Мэра города на новый срок новым постановлением;

- снятие постановления Мэра города с контроля постановлением по утверждению акта ввода объекта в эксплуатацию

9.23.2. Продление срока контроля по вопросам проектирования без подготовки нового постановления Мэра города возможно в случае объективной причины его невыполнения. При этом продление осуществляется в пределах срока отведенного на проектирование и строительство объекта, но не более шести месяцев со дня завершения установленного срока, и на срок до трех месяцев в случае, если земельный участок отведен только на проектирование. Основанием для продления постановления служит письмо главного архитектора города.

9.23.3. По постановлениям о резервировании (предоставлении) земельных участков для проектирования строительства (реконструкции) объектов и отсутствии согласованного проекта в установленный срок Комитет по архитектуре определяет причины невыполнения данного положения, возможные сроки завершения указанных работ и принимает одно из решений:

- подготовить проект постановления Мэра города об отмене постановления;

- подготовить проект постановления Мэра города о продлении постановления на проектирование;

- направить предложение в контрольно-организационный отдел администрации города о продлении, на срок до 3-х месяцев, срока контроля за данным положением постановления на проектирование,

- направить предложение в контрольно-организационный отдел администрации города о продлении, в пределах срока установленного постановлением для проектирования и строительства (но не более шести месяцев), срока контроля за данным положением постановления Мэра города.

9.23.4. По постановлениям о предоставлении земельных участков для строительства объектов за один месяц до истечения контрольного срока, в порядке предупредительного контроля, контрольно-организационный отдел администрации города направляет в Комитет по архитектуре и градостроительству информацию о постановлении, срок действия которого истекает. Комитет по архитектуре запрашивает информацию о состоянии строительства объекта в инспекции Госархстройнадзора и в зависимости от степени готовности объекта принимает одно из следующих решений:

- подготовить проект постановления Мэра города о продлении постановления на строительство при наличии незавершенного строительством объекта;

- подготовить проект постановления Мэра города об отмене постановления на строительство объекта;

- направить предложение в контрольно-организационный отдел администрации города о продлении срока контроля за постановлением Мэра города на срок до трех месяцев, с целью подготовки застройщиком документации по вводу объекта в эксплуатацию.

9.23.5. В случае несвоевременного исполнения иных требований постановлений, касающихся предоставления (резервирования) участков для проектирования, строительства, реконструкции объектов на территории города (например, межевание земельного участка, заключение договора аренды, получение технических условий и АПЗ, заключение договоров на инвестиционные платежи, отселение граждан с реконструируемой территории и т.д.) служба, к компетенции которой относится контроль за выполнением указанных условий, направляет в Комитет по архитектуре и градостроительству ходатайство об отмене указанных постановлений.

10. Порядок публикации официальных материалов и работа
с опубликованными критическими материалами в
средствах массовой информации

10.1. Правовые акты, затрагивающие права, свободы, обязанности законные интересы членов местного сообщества публикуются в средствах массовой информации. Публикации. остальных постановлений и распоряжений Мэра города и решений Коллегии Администрации проводятся на основании записи в документе о необходимости его опубликования в СМИ или указания Мэра города.

Организационные вопросы по публикациям постановлений, распоряжений Мэра, а также решений Коллегии Администрации города проводит пресс-служба Администрации города.

10.2. Заместители главы Администрации города, руководители отделов и служб, а также муниципальных учреждений и предприятий рассматривают сообщения, опубликованные в городских средствах массовой информации, о нарушениях должностными лицами или работниками подведомственных им служб Законов РФ, Указов Президента РФ, постановлений Главы Администрации (Губернатора) РО, постановлений и распоряжений Мэра города в 3-х дневный срок.

Не позднее 2-х недель с момента опубликования итоги рассмотрения о нарушениях направляют в СМИ.

Ответы на публикации должны носить конкретный характер с обязательным указанием конкретных действий на выступления.

Пресс-служба Администрации города направляет копию критических публикаций с указанием конкретного источника даты публикации в соответствующее подразделение Администрации.

Копия ответа направляется в пресс-службу Администрации города.

11. Порядок подготовки и проведения совещаний
в Администрации города

11.1. Проведение совещаний по различным направлением деятельности определяется Мэром города или заместителями главы Администрации города. Они предусматриваются в плане мероприятий на неделю.

11.2. Ответственность за подготовку совещания возлагается на заместителя главы Администрации или руководителя отдела, комитета, управления, должностным лицом, принявшим решение о его проведении. Им же утверждается план подготовки и порядок проведения совещания.

11.3. Подготовка необходимых материалов (доклад, информация, справки и т.д.), план подготовки, порядок проведения совещания, а также приглашение и регистрация участников совещания возлагается на специалистов и помощников соответствующих заместителей главы Администрации и структурных подразделений аппарата согласно плану подготовки совещания.

11.4. Подписанный, ведущим совещание, протокол поручений передается вместе с листом рассылки в общий отдел для тиражирования и рассылки исполнителям.

11.5. Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяется должностным лицом, подписавшим протокол.

11.6. Материально-техническое обеспечение проведения совещаний и обслуживание участников совещания возлагается на общий отдел Администрации и МУ "Городское хозяйственное управление".

12. Порядок работы с иностранными делегациями

12.1. Все руководители управлений, комитетов, отделов и служб Администрации города, муниципальных предприятий, а также организаций, работа которых связана с деятельностью Администрации города, обязаны своевременно информировать соответствующего заместителя главы Администрации и отдел внешних связей о своих официальных контактах с представителями иностранных деловых, финансовых промышленных кругов, общественных, религиозных, благотворительных, культурных, научных и других организаций и фондов, а также иностранных граждан, пребывающих в город как с официальным визитом, так и частным образом (далее иностранные делегации).

12.2. Заместители главы Администрации совместно с отделом внешних связей определяют программу пребывания делегации и лиц, ответственных за работу с нею.

12.3. Предоставление какой-либо служебной информации представителям иностранных делегаций производится только с разрешения соответствующего заместителя главы Администрации.

Он также определяет возможность проведения анкетирования или другого вида сбора информации в подведомственных структурных подразделениях.

12.4. По результатам работы (встреч) с иностранными делегациями составляется в течение 5-ти дней (не считая выходных), письменный отчет, который в обязательном порядке включает:

- состав иностранной делегации и документальное подтверждение их полномочий;

- список должностных лиц, участвующих в работе, со стороны Администрации и других организаций города;

- перечень вопросов, рассматриваемых на встречах;

- результативность проведенных встреч.

Если заключены письменные соглашения, обязательства и т.п., прилагаются копии этих документов.

Отчеты за подписью соответствующего заместителя главы Администрации направляются начальнику отдела внешних связей.

13. Порядок предоставления к награждению
государственными наградами Российской Федерации

13.1. Государственные награды Российской Федерации являются высшей формой поощрения граждан за выдающиеся заслуги перед государством и народом.

К государственной награде представляются лица только через 3 года после очередного получения награды.

13.2. Ходатайство о награждении государственными наградами инициируется в коллективах предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности городскими, общественными, политическими, профсоюзными, религиозными организациями, а также органами местного самоуправления.

Ходатайство о награждении граждан согласовываются главами Администраций районов и направляются для согласования заместителям главы Администрации города по курируемым направлениям. В нем коротко указываются мотивы представления к награждению государственной наградой и наименование награды.

В ходатайстве должны быть отражены технико-экономические показатели за последние 5 лет, согласие вышестоящего руководства, а также приложены документы, подтверждающие своевременную уплату налогов в федеральный, областной, местный бюджета и выплату заработной платы.

Наградные документы передаются в Управление по вопросам муниципальной службы и кадров Администрации города для согласования с Мэром города.

13.3. Наградные листы с сопроводительным письмом на имя Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, подписанные Мэром города и с визой заместителя Главы областной Администрации, передаются в службу по Государственным наградам Администрации Ростовской области.

В сопроводительном письме указывается с кем согласована кандидатура и вид награды в вышестоящей организации, а также содержится информация, подтверждаемая справками соответствующих ведомств, о финансово-экономическом состоянии предприятия, отсутствии задолженности по уплате налогов в бюджета всех уровней, отсутствии задолженности по выплате заработной платы работникам предприятия (организации, учреждения).

14. Порядок представления к награждению Почетной грамотой Мэра города
Ростова-на-Дону, поощрению Благодарственным письмом администрации
города, присвоению звания "Почетный гражданин г. Ростова-на-Дону"
и направления Приветственного адреса администрации города.
Порядок представления к награждению и поощрению
Администрации Ростовской области

14.1. Подготовка материалов и награждение Почетной грамотой осуществляются в соответствии с Положением "О Почетной грамоте Мэра города Ростова-на-Дону" (утверждено Решением Ростовской-на-Дону городской Думы от 04.02.2000 г. N 250).

ГАРАНТ:

Об утверждении описания и условий денежного сопровождения "Почетной грамоты мэра г. Ростова-на-Дону" см. постановление Мэра г. Ростова-на-Дону от 6 апреля 2000 г. N 860

14.2. Приветственный адрес, Благодарственное письмо являются формой поощрения граждан за многолетний и добросовестный труд.

14.3. Подготовка материалов и поощрение Благодарственными письмами Администрации города осуществляется в соответствии с Положением о Благодарственном письме Администрации г.Ростова-на-Дону (постановление Мэра города от 08.10.97 г. N 1889).

Порядок поощрения Благодарственным письмом Администрации г.Ростова-на-Дону аналогичен порядку награждения Почетной грамотой.

14.4. Порядок присвоения звания "Почетный гражданин г.Ростова-на-Дону" определен постановлением главы Администрации города N 937 от 27.07.95 г. "О звании "Почетный гражданин г.Ростова-на-Дону". Материалы на присвоение звания "Почетный гражданин г.Ростова-на-Дону" направляются не позднее, чем за 3 месяца до празднования "Дня города", в комиссию по рассмотрению материалов по кандидатурам на присвоение звания "Почетный гражданин города", которая рассматривает представленные материалы и рекомендует коллегии Администрации города внести на утверждение городской Думы кандидатуры на присвоение звания "Почетный гражданин г. Ростова-на-Дону".

14.5. По случаю юбилейных и знаменательных дат, иных событий в адрес граждан, органов местного самоуправления, а также коллективов предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности могут направляться Приветственные адреса Администрации города.

Заместители главы Администрации города, чью компетенцию затрагивает поднимаемый вопрос, согласовывают возможность о поощрении с Мэром города и при положительном решении направляют соответствующие документы для оформления Приветственного адреса начальнику общего отдела Администрации города.

Основанием для подготовки этих материалов является поручение Мэра города.

14.6. Порядок предоставления документов к награждению и поощрению Почетной грамотой, Благодарственным письмом, Благодарностью Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области коллективов предприятий, учреждений, организаций, отдельных граждан определен постановлениями Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области от 20.11.96 г. N33, от 03.02.97 г. N 38, от 23.10.98 г. N 438.

ГАРАНТ:

См. Положение о Почетной грамоте Администрации Ростовской области, утвержденное постановлением Главы администрации Ростовской области от 29 ноября 2000 г. N 463

Порядок представления материалов и документов аналогичен порядку, отраженному в подпунктах 14.1; 14.3-14.5 данного пункта.

15. Оформление командировок аппарата Администрации города

15.1. Для оформления командировочного удостоверения работник аппарата Администрации подает соответствующие документы на имя Мэра города.

15.2. Выезд в командировку в пределах РФ производится на основании распоряжения Мэра города, либо лица, его замещающего; выезд за пределы РФ оформляется соответствующим постановлением Мэра города. При выезде в командировку на служебном автомобильном транспорте в распоряжении (постановлении) Мэра города на командировку вносится соответствующий разрешающий пункт.

15.3. На основании подписанного распоряжения или постановления бухгалтерия Администрации оформляет и выдает под роспись командируемому работнику командировочное удостоверение. Командировочное удостоверение передается на подпись заместителю главы администрации - управляющему делами Администрации, или Первому заместителю Главы Администрации.

15.4. Подписанное и удостоверенное печатью командировочное удостоверение является основанием для бухгалтерии на выдачу аванса на командировочные расходы.

15.5. По возвращению из командировки, в течение 3-х дней (не считая выходных) работник Администрации обязан отчитаться в бухгалтерию о командировочных расходах.

15.6. Заместители главы Администрации города, представляют отчеты о проделанной работе в командировках на имя Мэра города.

15.7. Остальные категории работников Администрации в течение 5-ти дней (не считая выходных) передают отчеты с визой заместителя Главы по отраслям о проделанной в командировке работе в контрольно-организационный отдел.

16. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ

16.1. Документы, относящиеся к деятельности приемных и отделов Администрации города, ее структурных подразделений печатаются старшими инспекторами приемных и соответствующих служб.

16.2. Все постановления и распоряжения Мэра города по кадровым вопросам печатаются только в Управлении по вопросам муниципальной службы и кадров.

16.3. Протокольным сектором печатаются:

- постановления и распоряжения Мэра города, решения, протоколы заседаний коллегии Администрации;

- нормативно-методические документы Администрации города.

16.4. Материалы и документы, поступающие в Администрацию города из районных администраций, учреждений и организаций, подведомственных Администрации города, для печати не принимаются.

16.5. Организация копировально-множительных работ.

16.5.1. Ответственность за организацию копировально-множительных работ возлагается на общий отдел Администрации города.

16.5.2. Общий отдел производит копировально-множительные работы документов только служебного характера.

16.5.3. Необходимость размножения служебных документов определяют заместитель главы администрации - управляющий делами и начальник общего отдела Администрации города, которые несут ответственность за содержание размножаемых документов; размножение постановлений и распоряжений Мэра города определяет заведующий протокольным сектором.

16.5.4. Работники множительной техники несут ответственность за сохранность принимаемых документов и сроки выполнения заказа.

16.5.5. Заказы на размножение материалов выполняются при наличии подписи заместителя главы администрации - управляющего делами или начальника общего отдела Администрации города.

16.5.6. При передаче документов на размножение указывается дата сдачи материалов, фамилия исполнителя, телефон, наименование приемной или отдела, количество листов в оригинале, нужное количество экземпляров, расчет рассылки.

16.5.7. Множительные работы выполняются по двум категориям срочности: срочные и обычные. Срочные работы выполняются в течение 3-х часов; обычные - не более 3-х дней (в зависимости от объема размножаемого материала).

16.5.8. Заказы, поступающие для ксерокопирования выполняются в порядке их поступления.

16.5.9. На копирование передаются первые экземпляры (подлинники) материалов.

17. Организация дежурства в Администрации города

17.1. Для оперативного решения вопросов работы электро-, автотранспорта, водоснабжения, электроснабжения, служб жилищно-коммунального хозяйства, торговли и других вопросов, касающихся жизнеобеспечения города ведется дежурство в Администрации города диспетчерами (дежурными) ежедневно: в рабочие дни с 18.00 текущего до 9.00 следующего дня, а в выходные и в праздничные дни - круглосуточно.

Координацию их работы осуществляет помощник Мэра города и начальник МУ "Городское хозяйственное управление".

17.2. В праздничные и выходные дни, по распоряжению Мэра города дополнительно назначаются дежурными заместители Главы Администрации города и заместитель главы администрации - управляющий делами.

17.3. Обеспечение дежурным автотранспортом для оперативного руководства возлагается на МУ "Городское хозяйственное управление".

18. Организация работы в аппарате Администрации города

18.1. Вход в здание работниками Администрации, ее структурных подразделений, а также работников администраций районов и руководителей предприятий и организаций города разрешен с 8.00 до 18.00 по предъявлению служебного удостоверения дежурному милиционеру.

С 9.00 до 17.00 посторонним лицам вход в здание разрешается по разовому пропуску, выписанному в бюро пропусков на основании документа, удостоверяющего личность, а также заявки руководителя службы на данное лицо (Телефон бюро пропусков 39-06-55, дежурного милиционера 39-05-04).

После 18.00 вход в здание посторонним лицам запрещен.

18.2. В выходные дни пропуск в здание разрешается заместителям главы Администрации, заместителю главы администрации - управляющему делами, руководителям управлений, комитетов, департаментов, отделов. Остальным сотрудникам Администрации по спискам, заверенным управляющим делами, в его отсутствие - лицом, его замещающим,- по заявке руководителя службы.

18.3. Вход в здание уборщиц и работников столовой разрешен с 5.30 часов утра.

18.4. Нахождение в здании после 19 часов запрещается всем сотрудникам, кроме заместителей главы Администрации, руководителей структурных подразделений и дежурных лиц.

18.5. Вынос документов, имущества и других ценностей из здания разрешается на основании пропуска, выданного заместителем главы администрации - управляющим делами Администрации города по заявке руководителя службы.

18.6. Вход в здание сотрудников милиции с оружием и частных лиц, имеющих разрешение на ношение оружия, запрещен, кроме работников поста милиции, фельдсвязи.

18.7. Ключи от верхних ворот, подвала и шлагбаума, а также от всех кабинетов находятся на посту милиции.

18.8. Учет выхода на работу сотрудников ведется старшими инспекторами приемной или другими уполномоченными на то работниками. Табель учета выхода на работу подписывается руководителем структурного подразделения и в установленные сроки передается в бухгалтерию.

18.9. За добросовестное отношение к работе с учетом эффективности и качества работы производится премирование работников аппарата.

Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам аппарата Администрации регламентируются Положением, утвержденным Постановлением Мэра города.

18.10. При увольнении работник Администрации обязан сдать служебное удостоверение -начальнику общего отдела, компьютерную технику -начальнику информационно-вычислительного центра, другие материальные ценности - коменданту здания, о чем делаются отметки в обходном листе.

18.10. Материально-техническое обеспечение работы сотрудников аппарата (мебель, обслуживание жизне-необходимых систем) возлагается на МУ "Городское хозяйственное управление".

На проведение хозяйственных и ремонтных работ руководители структурных подразделений подают заявку в МУ "Городское хозяйственное управление".

18.11. Категорически запрещается дополнительное подключение в комнатах и помещениях электроприборов без согласования с МУ "Городское хозяйственное управление".

18.12. После окончания рабочего дня все электроприборы отключаются; окна, форточки и двери рабочих комнат и других помещений закрываются.

18.13. В случае возникновения пожара или других стихийных бедствий необходимо немедленно известить работников поста милиции (39-05-04), дежурного Администрации города (тел. 44-13-23) и принять меры к тушению пожара, спасению имущества.

18.14. Ответственность за организацию работы сотрудников аппарата, соблюдение ими внутреннего трудового распорядка, поддержание порядка в комнатах и помещениях, сохранность имущества и документации возлагается на руководителей служб и структурных подразделений.

19. Порядок внесения изменений и дополнений в
регламент работы Администрации города

19.1. Предложения по изменению и дополнению регламента работы Администрации города вносятся по инициативе комитетов, управлений, отделов и служб Администрации города через соответствующего заместителя главы Администрации города и заместителя главы администрации - управляющего делами Администрации города.

19.2. После согласования предложенных изменений и дополнений заинтересованными сторонами, они вносятся в регламент работы Администрации города посредством принятия постановления Мэра города по этому вопросу.

Управляющий делами

Т.П. Куценко