Приложение N 8. Правила ведения документов, являющихся неотъемлемой частью реестра государственного имущества Ростовской области

Приложение N 8
к Положению об учете
государственного имущества
Ростовской области

Правила
ведения документов,
являющихся неотъемлемой частью
реестра государственного имущества Ростовской области

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок ведения специалистами минимущества области (далее - должностное лицо) документов, являющихся неотъемлемой частью реестра государственного имущества Ростовской области (далее - реестр):

журнала учета документов, поступивших для учета государственного имущества Ростовской области в реестре (далее - журнал учета документов);

дел, в которые помещаются документы, поступившие для учета государственного имущества Ростовской области в реестре, распоряжения, письма, выписки из реестра, другие документы, подготовленные в процессе ведения реестра (далее - дело документов).

2. Ведение журнала учета документов и дел документов осуществляется путем соответственно:

внесения в журналы записей о документах, поступивших для учета государственного имущества Ростовской области в реестре;

помещения в дело документов, поступивших для учета государственного имущества Ростовской области в реестре распоряжений, писем, выписок из реестра, других документов, подготовленных в процессе ведения реестра, записи о которых вносятся в опись документов, содержащуюся в деле документов (далее - опись документов).

3. Внесение записей, указанных в пункте 2 настоящих Правил, в журнал учета документов и опись документов, а также соответствующих записей в титульные листы журналов и дела документов осуществляется по формам NN 1, 2 к настоящим Правилам.

Листы журнала и описи документов нумеруются порядковыми номерами по строке "Лист ___".

4. Ведение журнала учета документов и описи документов осуществляется на электронном носителе в формате Microsoft Excel.

После внесения первых записей в опись документов должностное лицо распечатывает опись документов и помещает ее в дело документов. После внесения в опись документов новых записей ее листы, содержащие новые записи, распечатываются должностным лицом в дни внесения в нее указанных записей и помещаются в дело документов, дополняя распечатанную опись документов.

С целью предотвращения утраты данных журнала учета документов и описи документов на электронных носителях структурное подразделение минимущества области, осуществляющее функции администратора сети, формирует их резервные электронные копии, которые должны храниться в местах, исключающих их утрату одновременно с оригиналами, и обновляться ежедневно.

5. На 1 января каждого года структурным подразделением минимущества области, осуществляющим функции администратора сети, формируется резервная копия журнала учета документов на электронном носителе, которая подлежит постоянному хранению.

С наступлением нового календарного года открывается журнал учета документов на указанный год. При этом порядковые номера записей в журнале начинаются с единицы.

II. Ведение журнала учета документов

6. В журнал учета документов вносятся записи о документах, поступивших для учета государственного имущества Ростовской области в реестре:

от правообладателей - на принадлежащее им на соответствующем вещном праве государственное имущество Ростовской области и (или) предоставленные им в пользование на основании соответствующих договоров земельные участки;

от органов исполнительной власти, иных органов и (или) организаций - на имущество, составляющее государственную казну Ростовской области

(далее - имущество казны), в том числе в результате запросов минимущества области.

Записи вносятся в журнал учета документов последовательно в порядке поступления документов в минимущество области. Одна запись в журнале учета документов соответствует одному входящему номеру сопроводительного письма к документам для учета государственного имущества Ростовской области в реестре, указанным в настоящем пункте.

7. При внесении записей в журнал учета документов:

в графе 1 указывается порядковый номер записи о поступившем сопроводительном письме к документам для учета государственного имущества Ростовской области в реестре, указанным в пункте 6;

в графах 2 и 3 указываются соответственно дата и входящий номер сопроводительного письма к документам для учета государственного имущества Ростовской области в реестре, указанным в пункте 6, присвоенные в порядке общего делопроизводства;

в графах 4 - 8 указывается количество документов, поступивших для учета государственного имущества Ростовской области в реестре: карт объектов учета, карт лиц, обладающих правами на объекты учета и сведениями о них; записей об изменениях сведений об объектах учета; записей о прекращении права государственной собственности Ростовской области на имущество и документов (копий документов), подтверждающих содержащиеся в картах и записях сведения; документов, содержащих сведения об имуществе казны;

в графе 9 указывается общее количество листов документов, поступивших для учета государственного имущества Ростовской области в реестре;

в графе 10 указывается полное наименование правообладателя, если им является юридическое лицо, фамилия, имя и отчество, если правообладателем является физическое лицо, полное наименование организации, не являющейся правообладателем, от которой поступили документы для учета государственного имущества Ростовской области в реестре;

в графе 11 указывается наименование структурного подразделения минимущества области. Допускается внесение сокращенного наименования структурного подразделения минимущества области;

в графе 12 указывается Ф.И.О. должностного лица, внесшего соответствующую запись в журнал учета документов;

в графе 13 указывается дата внесения соответствующей записи в журнал учета документов;

в графе 14 указываются дополнительные сведения, относящиеся к соответствующей записи в журнале учета документов.

III. Ведение дел документов

8. В дело документов помещаются все указанные в пунктах 1, 6 настоящих Правил документы (копии документов), поступившие для учета государственного имущества Ростовской области в реестре, подготовленные в процессе ведения реестра (далее - документ).

9. Дело документов открывается:

на каждый объект учета;

для помещения документов, каждый из которых является общим для нескольких объектов учета (далее - общий документ).

10. Дело документов идентифицируется по строке "Дело N _____" формы его титульного листа:

а) РНГИРО объекта учета и после знака "/" основным государственным регистрационным номером (далее - ОГРН) правообладателя, если правообладателем является физическое лицо, в строку "Дело N _____" вместо ОГРН вносится знак "-", если дело открыто на объект учета, принадлежащий на соответствующем праве правообладателю (далее - объект учета правообладателя);

б) РНГИРО объекта учета, если дело открыто на акции акционерного общества, долю (вклад) в уставном (складочном капитале) хозяйственного общества или товарищества либо объект учета, составляющий государственную казну Ростовской области (далее - объект учета казны);

в) ОГРН правообладателя, если дело открыто на общие документы, необходимые для учета в реестре объектов учета правообладателя (далее - дело общих документов правообладателя);

г) числом "61", если дело открыто на общие документы, необходимые для учета в реестре объектов учета казны (далее - дело общих документов казны).

11. Документы помещаются в дело документов в хронологическом порядке их поступления и нумеруются порядковыми номерами в правом верхнем углу на свободном от записей месте первого листа документа.

Одновременно нумеруются листы документов порядковыми номерами в правом нижнем углу каждого листа на свободном от записей месте. При этом нумерация листов по мере помещения документов в дело документов не прерывается.

При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае в строку "Том N ____" формы титульного листа дела документов вносится порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать документам, находящимся в данном томе дела документов.

12. При внесении записей в опись документов:

в ее наименование вносятся номер дела документов и номер тома дела документов, указанные на титульном листе дела (тома дела) документов;

в графу 1 вносится порядковый номер документа в деле (томе дела) документов;

в графы 2 и 3 вносятся реквизиты (дата и номер) документа, при отсутствии которых указанные графы не заполняются;

в графу 4 вносится наименование документа (если оно имеется);

в графу 5 вносится количество листов в документе;

в графу 6 вносятся номера листов.

Если в опись документов дела документов, открытого на объект учета, вносятся записи об общем документе, необходимом для учета в реестре нескольких объектов учета, то в графу 1 вносится условное обозначение дела общих документов правообладателя "ДОДП" или дела общих документов казны "ДОДК". При этом в графы 5 и 6 вносятся соответственно номер дела общих документов и номер тома дела общих документов, в который помещен общий документ.

13. При возникновении у правообладателя соответствующего права на объект учета, принадлежавший на соответствующем праве другому правообладателю, или на объект учета казны либо поступлении объекта учета правообладателя в государственную казну Ростовской области должностное лицо вносит изменения в номер дела документов, а именно зачеркивает имеющийся номер дела тонкой линией (синими или черными чернилами) так, чтобы его можно было прочесть, и вписывает новый номер дела.

14. Дело документов закрывается после отчуждения объекта учета из государственной собственности Ростовской области или внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи об исключении из него акционерного общества, хозяйственного общества или товарищества, на акции, долю (вклад) в уставном (складочном) капитале которого было открыто дело документов - в правый верхний угол титульного листа дела (первого тома дела) документов синими или черными чернилами вносятся слово "3акрыто", дата закрытия дела и надпись о причине его закрытия.

15. Закрытое дело в установленном порядке передается на постоянное хранение в архив минимущества области либо государственный архив.

Форма N 1
к Правилам ведения документов,
являющихся неотъемлемой
частью реестра государственного
имущества Ростовской области

Титульный лист

                                    Министерство

                       имущественных и земельных отношений,

                      финансового оздоровления предприятий,

                          организаций Ростовской области

                                       Журнал

                     учета документов, поступивших для учета

                  государственного имущества Ростовской области

              в реестре государственного имущества Ростовской области

                                      (20__год)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

   (полные наименования структурных подразделений минимущества области)

                                                 Срок хранения: постоянно

                                                                Лист ____

Журнал
учета документов, поступивших для учета
государственного имущества Ростовской области
в реестре государственного имущества Ростовской области

N п/п	Документы для учета государственного имущества Ростовской области в реестре									Наиме- нование струк- турного подраз- деления	Ф.И.О должно- стного лица	Дата внесе- ния записи	При- меча- ние
	Входящий		Количество (штук)					общее коли- чество листов	наимено- вание правооб- ладателя, организа- ции, от которой поступили документы
	дата	N	карт		записей об измене- ниях сведений об ОУ	записей о прекраще- нии права собствен- ности Ростовской области на имущество	документов (копий документов), подтвержда- ющих содержащие- ся в картах и записях сведения
			ОУ	лиц
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
1.
2.
Ито- го	-	-	-	-					-	-	-	-	-

Условные обозначения:

ОУ - объекты учета.

Форма N 2
к Правилам ведения документов,
являющихся неотъемлемой
частью реестра государственного
имущества Ростовской области

Титульный лист

                                     Министерство

                         имущественных и земельных отношений,

                        финансового оздоровления предприятий,

                           организаций Ростовской области

                Реестр государственного имущества Ростовской области

                                    Дело документов

                                      Вариант 1:

                      N РНГИРО ___________ / ОГРН __________;

                                      Вариант 2:

                          N РНГИРО ___________ / - ;

                                      Вариант 3:

                              N РНГИРО ___________ ;

                                      Вариант 4:

                                N ОГРН ___________ ;

                                      Вариант 5:

                                         N 61.

                                     Том N _____

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(полные наименования структурных подразделений минимущества области)

Должностное лицо:

с "___" ___________г. по "___" ___________ г. _________________________

                                                      (Ф.И.О.)

с "___" ___________г. по "___" ___________ г. _________________________

                                                      (Ф.И.О.)

                                                 Срок хранения: постоянно

                                                                Лист ____

Опись
документов дела документов N _______, том N _____

N п/п	Реквизиты документа		Наименование документа	Количество листов в документе или номер дела общих документов	Номера листов или номер тома дела общих докумен- тов
	дата	N
1	2	3	4	5	6
1.
2.
Итого	-	-	-		-

Примечание.

Если в опись документов дела документов, открытого на объект учета, вносятся записи об общем документе, необходимом для учета в реестре нескольких объектов учета, то в графу 1 вносится условное обозначение дела общих документов правообладателя "ДОДП" или дела общих документов казны "ДОДК". При этом, в графы 5 и 6 вносятся соответственно номер дела общих документов и номер тома дела общих документов, в который помещен общий документ.