Приложение N 9. Правила хранения документов реестра государственного имущества Ростовской области

Приложение N 9
к Положению об учете
государственного имущества
Ростовской области

Правила
хранения документов реестра
государственного имущества Ростовской области

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единые требования по хранению специалистами минимущества области (далее - должностное лицо) документов реестра государственного имущества Ростовской области (далее - документ реестра):

карт сведений об объектах учета, карт сведений о лицах, обладающих правами на государственное имущество Ростовской области и сведениями о нем, записей об изменениях сведений об объектах учета или о прекращении права государственной собственности Ростовской области на имущество;

реестра государственного имущества Ростовской области (далее - реестр) на электронном носителе;

резервной копии реестра на электронном носителе;

журнала учета документов, поступивших для учета государственного имущества Ростовской области в реестре (далее - журнал учета документов);

резервных копий журнала учета документов на электронном носителе;

дел, в которые помещаются документы, поступившие для учета государственного имущества Ростовской области в реестре, распоряжения, письма, выписки из реестра, другие документы, подготовленные в процессе ведения реестра (далее - дело документов).

2. В конце каждого рабочего дня структурным подразделением минимущества области, осуществляющим функции администратора сети, формируется резервная копия реестра на электронном носителе, которая хранится в течение одного рабочего дня до изготовления новой резервной копии.

На 1 января каждого года, первое число каждого квартала структурным подразделением минимущества области, осуществляющим функции администратора сети, формируется резервная копия реестра на электронном носителе, которая подлежит постоянному хранению.

II. Обеспечение сохранности документов реестра

3. Хранение документов реестра для обеспечения их сохранности должно осуществляться в отдельных специально оборудованных помещениях.

При небольшом количестве документов реестра допускается их хранение в рабочих помещениях структурных подразделений минимущества области, на которые возложена функция по учету государственного имущества Ростовской области и ведению реестра (далее - структурное подразделение), в специально отведенных для этих целей местах, исключающих свободный доступ к ним.

4. Помещения для хранения документов реестра (далее - хранилище) должно отвечать санитарно-гигиеническим требованиям, быть недоступным для посторонних лиц, сухим, безопасным в пожарном отношении.

5. Хранилище должно быть оборудовано средствами порошкового пожаротушения.

6. В хранилище должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов реестра и нормальные условия для работы с ними.

7. В хранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться влажные уборки.

8. Хранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих деревянных стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться деревянные (металлические) шкафы, сейфы.

9. От замков хранилища должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в приемной минимущества области.

Хранилище в рабочее время, если в нем не работает должностное лицо, должно быть закрыто на ключ. Ключ от хранилища в рабочее время находится у должностного лица или лица, его замещающего.

10. В хранилище запрещается курение, применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

III. Организация хранения документов реестра

11. Документы реестра на бумажных носителях размещаются на металлических стеллажах (в шкафах), реестр на электронном носителе размещается на сервере, а резервные копии реестра, журнала учета документов на внешнем электронном носителе - в коробке (специальном футляре) на металлическом стеллаже (в сейфе) либо в деревянном шкафу.

Металлическое оборудование для хранения резервных копий реестра, журнала учета документов на внешнем электронном носителе может использоваться только при условии размагничивания и замыкания контуров оборудования (соединение металлических частей электропроводом и их эффективное заземление).

12. Документы реестра в хранилище размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение и оперативный поиск.

13. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, затопления) принимаются меры по спасению документов реестра. О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, технического надзора).

Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов реестра и проверки их наличия в установленном порядке проводится служебная проверка.

14. В случае утраты или порчи документов реестра минимущество области обеспечивает их восстановление путем направления запросов для получения необходимых документов вновь.

15. Дела документов после их закрытия, резервные копии реестра, журнала учета документов на внешнем электронном носителе по окончании календарного года в установленном порядке передаются на постоянное хранение в архив минимущества области.

IV. Порядок выдачи документов реестра из хранилища

16. Дела документов из хранилища могут выдаваться для использования в работе сотрудникам минимущества области с разрешения начальника структурного подразделения.

17. Дела документов из хранилища могут выдаваться в иных случаях, предусмотренных законодательством, с разрешения руководителя или заместителя руководителя минимущества области. В этом случае выдача дел документов оформляется актом.

18. Карты сведений об объектах учета, карты сведений о лицах, обладающих правами на государственное имущество Ростовской области и сведениями о нем, записи об изменениях сведений об объектах учета, а также записи о прекращении права государственной собственности Ростовской области на имущество, отдельные документы (надлежащим образом заверенные копии документов) из дел документов не выдаются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Резервные копии реестра, журнала учета документов на внешнем электронном носителе не выдаются.

19. Выдача и возврат дела документов оформляются по форме:

Дата выдачи дела	N де- ла	Кем выдано дело (Ф.И.О., долж- ность)	Кому выдано дело (Ф.И.О., долж- ность)	Распис-ка в получе- нии дела	Дата воз- врата дела	Кем принято дело (Ф.И.О., долж- ность)	Распис- ка в возвра- щении дела	При- меча- ние

Форма выдачи и возврата дела подлежит хранению в структурном подразделении минимущества области, выдавшем дело.