Глава 4. Подготовка и выпуск правовых актов Мэра города

Глава 4. Подготовка и выпуск правовых актов Мэра города

1. Общие положения

1.1. Ответственным за актуализацию настоящей главы и координацию работ по подготовке и выпуску правовых актов Мэра города является заведующий протокольным сектором Администрации города.

В рамках описанного в настоящей главе процесса протокольным сектором выполняются функция согласно реестру полномочий - предварительная подготовка, регистрация, учет и выпуск правовых актов Мэра города (21.1.11.01).

1.2. Мэр города по вопросам, отнесенным к его компетенции, принимает правовые акты - постановления и распоряжения, которые подлежат обязательному документальному оформлению.

Постановления принимаются в целях решения наиболее важных и принципиальных задач развития города, по правовым, финансовым и другим вопросам, как правило, длительного действия. Распоряжения - по оперативным и организационным вопросам деятельности Администрации города. Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и касаются узкого круга организаций, должностных лиц и граждан. Решение о форме выпуска правовых актов Мэра города определяется заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, а также руководителями, курирующими подразделения, инициирующие проекты.

Ответственность за своевременное внесение изменений и дополнений в действующие постановления и распоряжения Мэра города, а также их отмену возлагается на заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации, непосредственно подчиняющихся Мэру города, глав администраций районов.

1.3. Постановления и распоряжения Мэра города относятся к официальным документам и оформляются на бланках установленного образца согласно Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области, утвержденной Постановлением Администрации Ростовской области от 12.12.2006 N 480 (далее - Инструкция по делопроизводству). Постановления и распоряжения, содержащие информацию, доступ к которой ограничен, выпускаются:

- с информацией о государственной тайне с соответствующим грифом секретности - отделом по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления;

- с конфиденциальной информацией с пометкой "Для служебного пользования" - протокольным сектором.

1.4. Подготовка постановлений и распоряжений осуществляется в соответствии с поручением Мэра города или во исполнение нормативно-правовых актов органов государственной власти и управления, а также инициативно заместителями главы, управляющим делами Администрации города, главами администраций районов, департаментами, комитетами, управлениями, отделами по согласованию с Мэром города.

Для подготовки проектов постановлений (распоряжений) могут образовываться специальные рабочие группы ответственных работников, которые инициируются, формируются и контролируются отраслевым заместителем главы Администрации города.

Постановления и распоряжения, принимаемые во исполнение законов, Указов, постановлений и распоряжений федеральных и областных органов государственной власти и управления, а также решений Ростовской-на-Дону городской Думы, должны содержать ссылку на эти документы (дата принятия, номер и полное наименование).

2. Административные процедуры

2.1. Процесс подготовки правовых актов Мэра города состоит из следующих административных процедур:

- согласование целесообразности выпуска правового акта;

- подготовка проекта правового акта;

- согласование и визирование проекта правового акта;

- подписание и выпуск правового акта;

- рассылка, выдача и хранение правовых актов;

- доведение требований правового акта до сведения работников (ознакомление).

2.2. Порядок согласования выпуска правовых актов Мэра города

2.2.1. Руководители структурных подразделений аппарата Администрации города, ее отраслевых (функциональных) органов обращаются к Мэру города (если они непосредственно подчиняются Мэру города), к соответствующему заместителю главы Администрации города, управляющему делами Администрации города со служебной запиской, мотивирующей необходимость принятия постановления или распоряжения. Руководители служб и подразделений, подчиненных главе администрации района, обращаются к главе администрации района.

2.2.2. Заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, руководители структурных подразделений аппарата Администрации, непосредственно подчиняющихся Мэру города, главы администраций районов, директор департамента имущественно-земельных отношений, начальник МУ "Муниципальное казначейство города Ростова-на-Дону", согласовывают с Мэром города целесообразность подготовки проектов постановлений (распоряжений).

В служебной записке на имя Мэра города о целесообразности подготовки проектов документов должна содержаться следующая информация:

а) основание для подготовки:

- компетенция Мэра города (необходимость и целесообразность принятия решения лично Мэром);

- исполнение решений органов государственной власти;

- решение Ростовской-на-Дону городской Думы, коллегии Администрации города, поручение Мэра города;

- инициативное (кто инициирует, в связи с чем);

б) соответствие проекта действующим программам по данному направлению (стратегическому плану социально-экономического развития города, генеральному плану развития города, решениям Ростовской-на-Дону городской Думы и др.);

в) наличие ранее принятых постановлений (распоряжений) по данному вопросу;

г) финансовые и технические возможности реализации данного проекта (при бюджетном финансировании - наличие средств в бюджете, при частном инвестировании - финансовая состоятельность инвестора);

д) сроки реализации постановления (распоряжения);

е) ожидаемый результат;

ж) общественное мнение (обращения, заявления и жалобы граждан, публикации в СМИ и др.).

Должностное лицо, подписавшее служебную записку о подготовке проекта постановления (распоряжения), несет персональную ответственность за предлагаемый вариант управленческого решения.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Ростова-на-Дону от 25 февраля 2009 г. N 100 в подпункт 2.2.3 пункта 2.2 раздела 2 главы 4 настоящего постановления внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.3. Передача Мэру города служебной записки о целесообразности подготовки проектов правовых актов нормативного характера осуществляется после подготовки экспертного заключения правового управления Администрации города.

Служба, инициирующая проект, представляет в правовое управление Администрации города письменное обоснование необходимости принятия правового акта (цель, задачи, и т.д.).

Правовое управление Администрации города в течение 7 календарных дней рассматривает представленное обоснование и готовит письменное заключение (на имя Мэра города) о соответствии разрабатываемого документа федеральному и областному законодательству, нормативно-правовым актам органов местного самоуправления города Ростова-на-Дону и правовых последствиях его принятия.

В случае предоставления льгот, затрагивающих доходную часть бюджета, дополнительного выделения средств из бюджета города, на служебной записке (до направления ее на визу Мэра города), необходимо обязательное согласование начальника МУ "Муниципальное казначейство города Ростова-на-Дону" суммы средств и источника финансирования.

Перед направлением на согласование Мэру города служебные записки о целесообразности подготовки проектов по структуре и штатам аппарата, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города, созданию новых и (или) изменению действующих структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений, по назначению или увольнению их руководителей, а также проектов, которые утверждают документацию системы менеджмента качества Администрации города и ее органов либо изменяют порядок предоставления услуг (исполнения публичных функций) или их качество, представляются в Управление по вопросам муниципальной службы и кадров. Начальник Управления по вопросам муниципальной службы и кадров в течение одного рабочего дня после поступления служебной записки дает заключение о необходимости подготовки (изменения) правового акта путем постановки в правом нижнем углу служебной записки ниже подписи инициатора своей визы "Согласовано Управлением кадров" (в случае подтверждения необходимости издания акта) либо "Не согласовано Управлением кадров" (в случае возражения против издания акта).

С целью оптимизации сроков получения заключений о целесообразности подготовки проектов постановлений (распоряжений) допускается передача соответствующей служебной записки одновременно во все вышеперечисленные подразделения.

Служебная записка вместе с подготовленными заключениями передается в протокольный сектор для передачи на согласование Мэру города.

Проекты нормативных правовых актов Мэра города после визирования правовым управлением Администрации города направляются протокольным сектором в прокуратуру Ростовской области для получения заключения.

Рассмотрение проектов нормативных правовых актов Мэра города осуществляется прокуратурой Ростовской области в течение десяти дней. При наличии в заключении прокуратуры Ростовской области замечаний (предложений) по вопросам, предлагаемым к урегулированию правовым актом Мэра города, проект поступает в правовое управление Администрации города для рассмотрения соответствующих замечаний (предложений) совместно с заинтересованными лицами.

Рассмотрение замечаний (предложений) прокуратуры Ростовской области осуществляется в соответствии с нормами действующего законодательства.

Дальнейшее визирование проекта правового акта осуществляется в установленном порядке.

Экспертное заключение правового управления Администрации города и заключение прокуратуры Ростовской области прикладывается к пакету документов, направляемых для согласования Мэру города.

2.2.4. Протокольный сектор выдает титульный лист (папку) и лист согласования проекта только при наличии:

- служебной записки заместителя главы Администрации города, руководителя структурного подразделения аппарата Администрации, непосредственно подчиняющегося Мэру города, главы администрации района, директора департамента имущественно-земельных отношений, начальника МУ "Муниципальное казначейство города Ростова-на-Дону", о необходимости подготовки проекта постановления (распоряжения) с положительной резолюцией Мэра города;

- подготовленного текста проекта с приложениями.

Протокольным сектором на обороте каждого листа приложений делается отметка - проставляется печать протокольного сектора.

Без согласования с Мэром города протокольным сектором выдается титульный лист (папка) и лист согласования для подготовки следующих проектов постановлений (распоряжений):

- внесенных в квартальный план работы Администрации города;

- внесенных в планы мероприятий по реализации управленческих решений (с приложением документа, утверждающего план);

- об изменении целевого назначения земельного участка, предоставленного в собственность;

- по купле-продаже земельных участков через аукцион;

- об утверждении актов приемки законченных строительством объектов;

- по распределению жилой площади;

- об утверждении графиков дежурств;

- о разрешении на закрытие движения транспорта (согласование на выпуск распоряжений Администрации города и их подписание делегируется первому заместителю главы Администрации города);

- о лицензировании розничной продажи алкогольной продукции (согласование на выпуск распоряжений подписывает заместитель главы Администрации города (по вопросам экономики).

2.3. Требования, предъявляемые к подготовке проектов правовых актов

2.3.1. Проекты постановлений (распоряжений) должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать действующему законодательству;

- быть тщательно отредактированы, иметь краткое, ясное и четкое изложение, существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

- содержать конкретные мероприятия, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

- содержать указание конкретным исполнителям, объем работ и реальные сроки исполнения, а также пункт о возложении контроля за их исполнением соответствующему заместителю главы, управляющему делами Администрации города, главам администраций районов, руководителям комитетов, департаментов, управлений и отделов, служб;

- учитывать ранее принятые постановления или распоряжения Мэра города по данному вопросу во избежание повторений или противоречий;

- соответствовать правилам визирования служебных документов (личная подпись визирующего, расшифровка подписи, должность, дата подписания).

При подготовке правовых актов, к проектам постановлений (распоряжений) прилагается оформленный, в соответствии с требованиями делопроизводства, пакет документов, в полной мере обосновывающих фактическую необходимость и отражающих правовые основания принятия документа.

В случае подготовки проекта об утверждении и введении в действие документов системы менеджмента качества (стандартов, регламентов), указывается (при необходимости проведения каких-либо мероприятий для внедрения документа) дата введения документа в действие.

Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативно-правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, в целях их упорядочения разрабатывается единый новый правовой акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах нормативные предписания, сохраняющие свою силу.

Одновременно с разработкой проекта правового акта готовятся предложения о признании утратившими силу либо о внесении изменений (дополнений) в ранее изданные акты. Если принимаемые акты отменяют действие ранее принятых (полностью либо в части), резолютивная часть проекта должна содержать указание о признании их утратившими силу. Ранее принятые правовые акты, признаваемые утратившими силу, либо в которые предусматривается внесение изменений (дополнений), прилагаются к проекту.

При подготовке проектов постановлений (распоряжений) о ходе выполнения ранее принятых постановлений (распоряжений) следует указать конкретных лиц, виновных в невыполнении или срыве сроков выполнения мероприятий.

Если проект постановления (распоряжения) предусматривает обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма. Первый лист проекта постановления (распоряжения) не нумеруется.

Если в тексте документа имеются приложения, то делается ссылка "согласно приложению" (при наличии нескольких приложений, они нумеруются арабскими цифрами). Все листы приложений обязательно визируются руководителями подразделений (с обратной стороны приложения в нижней части с левой стороны). На последнем листе каждого приложения приводится реквизит подписи управляющего делами Администрации города.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

В случае, когда текст проекта постановления (распоряжения) необходимо перенести на следующий лист, его печатают на следующем листе либо на оборотной стороне первого листа, ниже текста располагают подписи. Перенос подписей на следующую страницу без текста не допускается.

Ответственность за качество подготовки проектов постановлений (распоряжений) Мэра города возлагается на соответствующих заместителей главы, управляющего делами Администрации города, руководителей подразделений аппарата Администрации, непосредственно подчиняющихся Мэру города, директора департамента имущественно-земельных отношений, начальника МУ "Муниципальное казначейство города Ростова-на-Дону" и глав администрации районов.

2.3.2. При подготовке проектов постановлений (распоряжений) Мэра города применяется редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с соблюдением следующих параметров документа:

- название файла - N папки (проекта).dос;

- основной шрифт - Тimes New Roman Cyr;

- размер шрифта - N 14;

- межстрочный интервал (в основном тексте) - одинарный;

- параметры страницы: левое поле - 3 см;

правое поле - 1,5 см;

верхнее поле - 2 см;

нижнее поле - 1,5 см.

- размер листа приложения - формат А4.

Не допускается выделение заголовка проекта шрифтом или кавычками.

На одном флеш-драйве должен находиться один файл, состоящий из текста проекта постановления (распоряжения) и приложений.

Передаваемые в протокольный сектор флеш-драйвы должны быть проверены исполнителем на отсутствие компьютерных вирусов.

2.3.3. Ниже подписи Мэра города протокольным сектором указывается, каким структурным подразделением аппарата, отраслевым (функциональным), территориальным органом Администрации города вносится проект. Перенос подписи Мэра города на следующий лист проекта правового акта без текста не допускается.

Сведения о заместителе главы, управляющем делами Администрации города, главе администрации района либо структурном подразделении, внесшем проект постановления (распоряжения), переносятся протокольным сектором отдельной строкой в подлинник постановления (распоряжения) и располагаются ниже подписи Мэра города.

Информация об изменениях:

Постановлением Мэра г. Ростова-на-Дону от 25 февраля 2009 г. N 100 в подпункт 2.3.4 пункта 2.3 раздела 2 главы 4 настоящего постановления внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.3.4. На проекте правового акта Мэра города обязательны визы заместителя главы Администрации города в соответствии с распределением обязанностей по направлениям работы, руководителей организаций, которым в документе предусматриваются задания или поручения, правового управления, управляющего делами Администрации города.

Проекты без виз правового управления и управляющего делами Администрации города на подпись Мэру города не представляются.

Проекты постановлений (распоряжений) Мэра города по структуре и штатам аппарата, отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации города, созданию новых и реорганизации действующих муниципальных предприятий, учреждений и структурных подразделений, а также о назначении или увольнении их руководителей без визы Управления по вопросам муниципальной службы и кадров на подпись Мэру города не представляются.

Проекты правовых актов Мэра города, которые утверждают документацию системы менеджмента качества Администрации города и ее органов (стандарты, регламенты предоставления услуг, исполнения функций), требуют согласования (положительного заключения) отдела проведения административной реформы, внутреннего аудита и мониторинга Управления по вопросам муниципальной службы и кадров (в случае принятия соответствующего решения на этапе согласования целесообразности подготовки проекта - см. пункт 2.2.3 настоящей главы). Подготовленные проекты с прилагаемым заключением подлежат визированию начальником Управления по вопросам муниципальной службы и кадров.

В Администрации города проводится антикоррупционная экспертиза проектов нормативно-правовых актов Мэра города, которая осуществляется в соответствии с "Требованиями к разработке административных регламентов", утвержденных распоряжением Мэра города от 22.05.2008 N142, а также в рамках проведения правовой экспертизы проектов нормативно-правовых актов Мэра Правовым управлением Администрации города. При выявлении коррупционности нормативно-правовых актов подготавливаются письменные предложения (замечания) о необходимости внесения изменений (дополнений).

Проекты правовых актов, снятые с визирования, хранятся в протокольном секторе в течение года, после чего уничтожаются.

2.4. Порядок согласования и визирования проектов правовых актов

2.4.1. Организационные вопросы по визированию проектов постановлений (распоряжений) Мэра города проводятся только сотрудниками структурных подразделений аппарата Администрации города, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов.

Контроль за прохождением согласования проектов правовых актов, сроков их оформления возлагается на помощников заместителей главы, управляющего делами Администрации города, руководителей структурных подразделений Администраций города, районов.

2.4.2 Прохождение проекта документа в процессе визирования по подразделениям Администрации города, заинтересованным службам и организациям оформляется инициатором проекта отдельным листом согласования (форма листа согласования - согласно приложению к настоящей главе), утвержденным управляющим делами Администрации города и выдаваемым протокольным сектором. При выдаче листа согласования протокольный сектор делает отметку на листе согласования и титульной папке о дате начала прохождения проекта.

Специалист протокольного сектора добавляет электронную регистрационную карточку (карточку мониторинга для контроля за сроками визирования правового акта) в контрольный журнал "Подготовка проектов постановлений" системы электронного документооборота "АИСС - Контроль";

Инициатор подготовки проекта получает титульный лист (папку) и лист согласования с регистрационным номером проекта постановления (распоряжения) и заполняет в листе прохождения проекта и в карточке мониторинга системы "АИСС - Контроль", соответствующей номеру проекта, список визирующих организаций. Если в подразделении, вносящем проект, не установлена система "АИСС - Контроль", внесение списка визирующих и дальнейшую корректировку информации о визировании осуществляет помощник куратора подразделения (инспектор приемной). После внесения списка визирующих, инициатор проекта передает проект документа в печатном виде на бумажном носителе (далее - проект документа) и лист согласования на визирование в очередную организацию.

Сотрудник визирующей структуры (помощник, инспектор приемной), в присутствии инициатора, обязан внести в лист прохождения проекта и в карточку соответствующего проекта информацию о получении проекта документа на визирование. При отсутствии в подразделении подключения к системе "АИСС-Контроль", информацию в карточку мониторинга вносит помощник (инспектор приемной) курирующего руководителя визирующего подразделения или инициатор проекта.

После получения визы руководителя визирующей структуры помощник (инспектор приемной) вносит в лист прохождения проекта и в карточку мониторинга проекта информацию о визировании или наличии замечаний по проекту. Если замечания принципиальны, инициатор повторно добавляет в список визирующих наименование визирующего подразделения для согласования. После устранения замечаний и согласования проекта инициатор забирает проект документа, лист согласования и передает их на визирование в следующее структурное подразделение.

Инициатор проекта отвечает за:

- своевременность передачи проекта документа очередной визирующей организации и получения проекта от визирующей организации на основании информации из карточки мониторинга проекта,

- оперативное и корректное внесение в карточку мониторинга базы данных системы электронного документооборота "АИСС - Контроль" сведений о сроке передачи проекта и сроке его получения визирующей организацией.

После согласования управляющим делами Администрации города проект постановления или распоряжения (проект документа и электронная версия со всеми изменениями) передается в протокольный сектор. Специалист протокольного сектора регистрирует факт приема документов в карточке мониторинга проекта и передает проект на подпись Мэру города. В зависимости от решения Мэра специалист протокольного сектора выполняет одно из действий:

- закрывает проект, выпускает постановление (распоряжение) Мэра города с уникальным регистрационным номером, который автоматически записывается в карточку мониторинга проекта;

- возвращает проект инициатору на доработку;

- снимает проект в карточке мониторинга проекта, присвоив статус "отклонен".

Каждое подразделение визирует проект в течение не более 1 рабочего дня, а в случаях, требующих специального согласования, не более 3-х дней. Срочные проекты визируются в течение 3-х часов. Общий срок прохождения проекта не должен превышать 30 дней.

Срок рассмотрения проектов постановлений (распоряжений) Мэра города, требующих получения дополнительных материалов, соответствующего экономического или правового обоснования, может быть продлен управляющим делами Администрации города по обоснованному письменному запросу руководителя подразделения, у которого документ находится на рассмотрении.

Окончательный срок визирования проектов постановлений (распоряжений) Мэра города не может превышать 180 дней.

Через две недели после согласования проекта и принятия постановления (распоряжения) проект автоматически помечается в системе электронного документооборота "АИСС-Контроль" как архивный.

Наличие в карточке мониторинга проекта номера проекта и номера постановления (распоряжения) позволяет получить подробную информацию о процессе визирования проекта и выпуске постановления (распоряжений) в любой момент времени.

2.4.3. При наличии разногласий по проекту документа они должны быть рассмотрены у Мэра города или у соответствующего заместителя главы Администрации города; в этом случае принимается решение об отклонении или принятии замечаний.

Замечание (особое мнение) должностного лица излагается отдельной запиской к проекту документа. В случае внесения исправлений или дополнений непосредственно в текст проекта документа, каждое из них сопровождается росписью вносящего их должностного лица.

Отказ от визирования проекта не допускается.

2.4.4. Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения (кардинально изменяющие его первоначальное значение, содержащие дополнительные поручения и т.д.), то он подлежит повторному визированию должностными лицами. Повторное визирование проводится аналогично первичному визированию проекта правового акта.

2.4.5. Проекты постановлений (распоряжений) Мэра города о проведении работ, могущих оказать негативное воздействие на окружающую среду, в том числе связанных со сносом зеленых насаждений при осуществлении градостроительной деятельности, размещением отходов производства и потребления, отводом земельных участков под строительство подземных сооружений и др., а также содержащие сведения о предполагаемых природоохранных мероприятиях, подлежат обязательному согласованию с комитетом по охране окружающей среды Администрации города.

Проекты постановлений и распоряжений по вопросам, решение которых может повлиять на организацию транспортного обслуживания населения городским транспортом общего пользования (закрытие движения транспорта при организации массовых мероприятий, проведение ремонтных работ на инженерных подземных коммуникациях, разрытия дорожного покрытия), подлежат обязательному согласованию с руководителем МУ "Департамент транспорта".

Проекты постановлений и распоряжений Мэра города (инициированные отделом внешнеэкономических связей) о командировании официальных делегаций и отдельных должностных лиц Администрации города за пределы Российской Федерации визируются Управлением по вопросам муниципальной службы и кадров.

2.4.6. В проекты правовых актов, ниже подписей визирующих, руководителем, инициирующим проект, вносится пометка: подлежит (или нет) публикации в СМИ (если такая ссылка отсутствует в тексте постановления/распоряжения).

2.4.7. Проекты документов могут быть признаны заведующим протокольным сектором не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:

- отсутствия необходимых согласований должностных лиц, организаций;

- отсутствия электронной версии проекта или подготовки ее с нарушением вышеуказанных требований;

- отсутствия необходимых данных для дальнейшего осуществления контроля за исполнением;

- наличия не устраненных принципиальных разногласий по проекту документа;

- наличия стилистических и (или) орфографических ошибок;

- оформление проекта не в соответствии с инструкцией по делопроизводству Администрации города.

2.5. Порядок подписания и выпуска правовых актов

2.5.1. После визирования исполнитель направляет проект постановления (распоряжения) Мэра города в протокольный сектор по электронной почте по адресу: protocol@rostov-gorod.ru или передает проект, оформленный в соответствии с п.2.3, с пакетом необходимых документов, флеш-драйвом, в протокольный сектор для проверки, обработки, исполнения на соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа. Ответственность за соответствие текста документа в электронном виде завизированному проекту возлагается на исполнителя. Оформленный на бланке проект с пакетом документов передается протокольным сектором на подпись Мэру города.

2.5.2. В отсутствие Мэра города (отпуск, командировка) или по его поручению, постановления (распоряжения) подписываются первым заместителем главы Администрации или заместителем, исполняющим обязанности главы Администрации города.

Первый экземпляр приложений к постановлению (распоряжению) подписывает управляющий делами Администрации города.

2.5.3. Подписанные постановления (распоряжения) Мэра города и необходимый пакет документов передаются специалистом приемной Мэра города в протокольный сектор для дальнейшей обработки.

Пакеты документов, прилагаемые к проектам постановлений (распоряжений) Мэра города, возврату из протокольного сектора не подлежат, за исключением личных дел работников, которые возвращаются в Управление по вопросам муниципальной службы и кадров.

2.6. Порядок рассылки, выдачи и хранения правовых документов

2.6.1. Лист рассылки постановлений (распоряжений) Мэра города составляется по форме, предусмотренной Инструкцией по делопроизводству, и подписывается заведующим протокольным сектором. В случае, когда рассылка проектов постановлений (распоряжений) необходима адресатам, не упоминающимся в тексте документов, проект постановления (распоряжения) Мэра города сопровождается листом рассылки за подписью руководителя, инициирующего подготовку проекта.

2.6.2. Постановления (распоряжения) Мэра города издаются на бланках установленного образца с соблюдением последовательности нумерации для каждого вида документа, присваиваемой протокольным сектором. Каждый экземпляр рассылаемого постановления (распоряжения) заверяется круглой печатью протокольного сектора (при необходимости документы заверяются подписью заведующего протокольным сектором и штампом "копия верна").

2.6.3. Рассылка постановлений (распоряжений) Мэра города, а также документов ДСП, осуществляется протокольным сектором через канцелярию Администрации города согласно списку рассылки не позднее, чем в 3-дневный срок после подписания, а срочные - в течение дня.

Постановления и распоряжения Мэра города, содержащие государственную тайну, тиражируются и рассылаются отделом по мобилизационной работе и взаимодействию с органами военного управления.

Заинтересованным юридическим и физическим лицам копии постановлений (распоряжений) Мэра города, заверенные протокольным сектором, выдаются службами, инициирующими выпуск документов в обязательном порядке под роспись.

Ознакомление руководителей структурных подразделений аппарата, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации с хранящимися в архиве протокольного сектора проектами (пакетами документов) уже выпущенных постановлений (распоряжений) Мэра города допускается только с письменного разрешения управляющего делами Администрации города.

2.6.4. Протокольным сектором все правовые акты Мэра города направляются в Администрацию Ростовской области, Прокуратуру Ростовской области, Ростовскую-на-Дону городскую Думу. Нормативные правовые акты, подлежащие публикации, направляются в 3-дневный срок со дня подписания в пресс-службу Администрации города, в отдел информационных технологий (в электронном виде) для размещения на официальном Интернет-портале городской Думы и Администрации города Ростова-на-Дону, в редакцию газеты "Ростов-официальный", информационное агентство "Дон-Консультант", ООО "Гарант-Дон", в территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Ростовской области.

2.6.5. Выдача копий документов производится:

- по заявкам руководителей структурных подразделений аппарата Администрации города, отраслевых (функциональных), территориальных органов Администрации, организаций, юридических и физических лиц - с разрешения управляющего делами Администрации города в 3-дневный срок после подачи заявления в протокольный сектор (форма бланка заявления приведена в Инструкции по делопроизводству);

- по заявкам депутатов Ростовской-на-Дону городской Думы, Контрольно-счетной палаты города Ростова-на-Дону - в течение одного рабочего дня.

Выдача копий документов регистрируется сквозной нумерацией заявлений на выдачу правовых актов Мэра города.

2.6.6. Правовые акты Мэра города в течение 6 лет хранятся в архиве в протокольном секторе Администрации города, после чего передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.

2.7. Ознакомление с нормативными правовыми актами

После получения постановления (распоряжения) Мэра города, руководитель подразделения своей резолюцией определяет круг лиц, которые должны быть ознакомлены с документом. Факт ознакомления фиксируется в листе ознакомления с документом, где в табличном виде указываются: Ф.И.О., подпись, дата ознакомления. В листе ознакомления предусматриваются свободные строки для ознакомления вновь принятых работников. Лист ознакомления хранится вместе с копией постановления (распоряжения) в соответствии с номенклатурой дел.

3. Порядок контроля за исполнением функции
по подготовке проектов правовых актов Мэра города

3.1. Текущий контроль за соблюдением процесса осуществляется управляющим делами Администрации города, а также заведующим протокольным сектором.

3.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита.

В случае обнаружения в результате контроля несоответствий выполняются мероприятия, установленные стандартами системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02).

Управляющий делами Администрации города

С.Д.Синякова