Глава 5. Порядок работы и подготовки документов на заседания коллегии Администрации города

Глава 5. Порядок работы и подготовки документов на
заседания коллегии Администрации города

1. Общие положения

1.1. Коллегия Администрации города (далее по тексту - коллегия) является постоянно действующим совещательным органом при Мэре города.

1.2. Коллегия создана для выработки перспективных, стратегических направлений деятельности Администрации города, коллективного обсуждения актуальных проблем социально-экономического развития города и принятия согласованных решений.

1.3. Коллегия руководствуется в своей работе Положением о коллегии Администрации города Ростова-на-Дону, и Регламентом работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону.

1.4. Председателем коллегии является Мэр города, заместителем председателя - первый заместитель главы Администрации города.

1.5. Общая координация деятельности коллегии Администрации города, возлагается на заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам).

1.6. Организационное, документационное и протокольное обеспечение деятельности коллегии осуществляет отдел организационно-аналитической работы Администрации города посредством исполнения следующих функций:

- планирование работы (21.1.10.01)

- организационное обеспечение проведения и протокольное оформление заседаний коллегии, оформление принятых решений (21.1.10.02)

- контроль за исполнением решений и поручений коллегии (21.1.09.01)

- подготовка информации о работе коллегии (21.1.09.02);

1.7. Заседание коллегии проводится регулярно, не реже одного раза в месяц (второй четверг каждого месяца в 10-00).

1.8. По решению Мэра города может быть:

- созвано внеочередное заседание коллегии;

-перенесен срок проведения очередного заседания коллегии.

1.9. Решения коллегии носят рекомендательный характер.

1.10. Персональный состав коллегии утверждается постановлением Мэра города. Предварительно вопросы об изменении состава коллегии вносятся в повестку очередного заседания заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) по мере кадровых изменений и оформляются соответствующим решением.

1.11. В заседаниях коллегии на постоянной основе принимают участие: главы администраций районов, начальник МУ "Муниципальное казначейство г.Ростова-на-Дону", начальник правового управления Администрации города, начальник управления по вопросам муниципальной службы и кадров Администрации города, представитель Федерации профсоюзов Ростовской области.

1.12. На заседаниях коллегии на постоянной основе с правом совещательного голоса присутствуют: председатель Ростовской-на-Дону городской Думы, заместитель председателя Ростовской-на-Дону городской Думы, председатель Контрольно-счетной палаты города Ростова-на-Дону.

1.13. На заседаниях коллегии вправе присутствовать Полномочный представитель Президента РФ по Южному федеральному округу, руководители исполнительной, представительной, законодательной, судебной властей города, области и Российской Федерации, правоохранительных органов и органов военного управления.

1.14. Руководители структурных подразделений аппарата управления Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города, предприятий, учреждений и организаций, специалисты, эксперты участвуют в заседаниях коллегии по приглашению, при рассмотрении соответствующих вопросов.

1.15. На заседаниях коллегии могут присутствовать представители средств массовой информации.

1.16. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее половины членов коллегии.

1.17. По рассмотренным на заседаниях коллегии вопросам принимаются решения.

1.18. Коллегия осуществляет свою деятельность в соответствии с планом работы на полугодие.

2. Административные процедуры

Деятельность коллегии Администрации города предусматривает исполнение следующих административных процедур:

- планирование работы коллегии;

- подготовка к проведению заседаний коллегии;

- проведение заседаний коллегии;

- оформление, рассылка и хранение результатов работы коллегии.

2.1. Планирование работы коллегии.

2.1.1. Планирование работы коллегии осуществляется в соответствии с Административным регламентом исполнения в Администрации города функции по планированию управленческой деятельности и реализации управленческих решений и п.1 Регламента работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону.

2.1.2. Предложения в план работы коллегии на полугодие согласованные (подписанные) ответственным должностным лицом, вносятся на имя заместителя главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) в письменном и электронном виде (электронная версия документа направляется в отдел организационно-аналитической работы) не позднее, чем за 10 дней до последнего в полугодии планового заседания.

2.1.3. Предложения к проекту плана содержат: формулировки вопросов; сроки рассмотрения (месяц); наименования подразделений-исполнителей; краткое письменное пояснение с обоснованием актуальности вопросов, выносимых на обсуждение коллегии.

2.1.4. Предложения в план работы коллегии глав администраций районов предварительно проходят согласование у соответствующих заместителей главы Администрации города.

2.1.5. Проект плана работы разрабатывается и оформляется отделом организационно-аналитической работы в соответствии с порядком определенным п.1 Регламента работы коллегии Администрации города и приложением 1 к нему, рассматривается на последнем в полугодии заседании коллегии и утверждается ее решением.

2.1.6. План работы в 3-дневный срок после подписания председателем коллегии решения о его принятии, размещается на официальном портале Администрации города, в локальной сети Администрации города на ресурсе общего доступа в папке "docs"/коллегия/collegi/ и рассылается заместителям главы Администрации города, главам администраций районов, должностным лицам, участвующим в заседаниях коллегии на постоянной основе, в пресс-службу Администрации города.

2.2. Подготовка к проведению заседаний коллегии.

2.2.1. Подготовка заседаний коллегии осуществляется в соответствии с п.2 и п.3 Регламента работы коллегии Администрации города.

2.2.2. Проект повестки дня очередного заседания, формируется отделом организационно-аналитической работы на основании плана работы, с учетом протокольных поручений, оперативных вопросов, размещается на официальном интернет-портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города и выносится на рассмотрение коллегии последним вопросом повестки дня.

2.2.3. Материалы для рассмотрения на заседании коллегии (порядок слушания вопроса, список приглашенных, проект решения коллегии и приложения к нему, текст доклада), оформленные в соответствии c п.п.2.2.7.-2.2.29 Регламента работы коллегии Администрации города, согласованные соответствующими должностными лицами и руководителем правового управления Администрации города, предоставляются подразделением-исполнителем в отдел организационно-аналитической работы на бумажных носителях и в электронном виде не позднее, чем за 7 календарных дней до проведения заседания коллегии.

2.2.4. Проекты решений коллегии, предусматривающие дополнительное выделение средств бюджета города, подлежат обязательному согласованию с начальником МУ "Муниципальное казначейство г.Ростова-на-Дону".

2.2.5. Оформление проектов решений коллегии производится, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению проектов постановлений и распоряжений Мэра города (согласно главе 4 Регламента работы Администрации города).

2.2.6. Доработка материалов коллегии производится в соответствии п.п.2.2.25-2.2.26 Регламента работы коллегии Администрации города. Окончательный срок представления доработанных материалов определен не позднее 3 дней до планируемой даты заседания.

2.2.7. В случае нарушения сроков предоставления или сроков доработки материалов коллегии, по согласованию с председателем коллегии, вопрос может быть исключен из повестки дня и снят с рассмотрения.

2.2.8. Информация о фактах нарушения сроков представления документов, наличии замечаний к качеству и составу документов, возвращении на доработку включается отделом организационно-аналитической работы в справку об итогах работы коллегии за полугодие.

2.2.9. Материалы коллегии рассылаются членам коллегии и участникам коллегии на постоянной основе отделом организационно-аналитической работы, за три календарных дня до заседания коллегии.

2.2.10. Оповещение, приглашенных на заседания, обеспечение их необходимыми справочно-информационными материалами возлагается на подразделение-исполнителя, ответственного за подготовку вопроса.

2.2.11. Оповещение о дате и времени проведения предстоящего заседания (внеочередного, или перенесенного) членов коллегии, глав администраций районов, лиц, принимающих участие в заседаниях коллегии на регулярной основе, лиц с правом совещательного голоса, представителя федерации профсоюзов Ростовской области осуществляется за 2 дня до назначенной даты отделом организационно-аналитической работы посредством телефонограмм.

2.2.12. Оповещение технических, хозяйственных и других отделов аппарата администрации города, принимающих участие в подготовке и проведении заседаний коллегии, организация их взаимодействия, координация и контроль проводимых ими мероприятий возлагается на отдел организационно-аналитической работы.

2.3. Проведение заседаний коллегии.

2.3.1. Явка и организация пропуска в Администрацию города лиц, приглашенных на заседания, обеспечение их необходимыми справочно-информационными материалами возлагается на подразделение-исполнителя, ответственного за подготовку вопроса.

2.3.2. Регистрация приглашенных на заседание проводится сотрудниками отдела организационно-аналитической работы. В случае большого количества приглашенных, к регистрации могут привлекаться специалисты служб-исполнителей, ответственных за подготовку вопроса.

2.3.3. Заседание коллегии начинается с уточнения повестки дня и порядка его проведения.

2.3.4. Время для докладов устанавливается в пределах 10- 15 минут, для выступлений в прениях - до 7 минут, для сообщений и справок - до 3 минут. В необходимых случаях председатель коллегии может изменить время для выступлений.

2.3.5. На заседании коллегии должны быть рассмотрены поступившие в ходе обсуждения вопросов принципиальные замечания и предложения по проектам документов. Результаты обсуждения отражаются в протоколе заседания.

2.3.6. Кино-, видео- и фотосъемка заседаний коллегии осуществляются по согласованию с председателем или по решению коллегии.

2.3.7. В ходе слушанья вопросов возможна трансляция видео и фотоматериалов, сопровождающих выступление.

2.3.8. В ходе заседания коллегии специалистом отдела организационно-аналитической работы ведется стенограмма и звуковая запись.

2.3.9. Тексты выступлений, не приложенные к документам, по окончании слушанья вопроса сдаются сотруднику отдела организационно-аналитической работы, ответственному за ведение протокола коллегии.

2.4. Оформление рассылка и хранение результатов работы коллегии.

2.4.1. Решения коллегии оформляются отделом организационно-аналитической работы на бланках установленного образца (приложение 3 к Регламенту работы коллегии Администрации города) с соблюдением последовательности нумерации с начала и до конца календарного года и направляются на утверждение председателю (в случае его отсутствия - его заместителю) коллегии.

2.4.2. Проекты решений и приложений к ним, рассмотренных на заседаниях коллегии, дорабатываются, с учетом поступивших замечаний, ответственными должностными лицами в течение 3-х календарных дней (или другой, установленный коллегией срок) после заседания и представляются в отдел организационно-аналитической работы

2.4.3. Отдел организационно-аналитической работы не позднее 3 календарных дней после подписания рассылает копии решений коллегии членам коллегии, лицам с правом совещательного голоса, главам администраций районов, в пресс-службу, другим заинтересованным лицам.

2.4.4. Приложения к решениям рассылаются в том случае, если в ходе слушания вопроса в документы (приложения), разосланные ранее с проектом решения, были внесены изменения.

2.4.5. Электронные версии решений коллегии (с приложениями), сводного реестра решений коллегии, размещаются отделом организационно-аналитической в локальной сети Администрации города на ресурсе общего доступа в папке "docs"/коллегия/ collegi/ не позднее 3 календарных дней после подписания решений коллегии.

2.4.6. Информация о принятых коллегией решениях, касающихся наиболее важных вопросов жизнеобеспечения города, размещается сотрудниками отдела организационно-аналитической работы на официальном интернет-портале Ростовской-на-Дону городской Думы и Администрации города не позднее 3 календарных дней после подписания.

2.4.7. В течение 10 рабочих дней после заседания составляется протокол на бумажном носителе по определенной форме (приложение 4 к Регламенту работы коллегии Администрации города) и направляется на подпись заместителю главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и председателю коллегии (в случае его отсутствия - заместителю председателя коллегии).

2.4.8. Протоколы заседаний коллегии, подлинные экземпляры решений коллегии хранятся в отделе организационно-аналитической работы постоянно.

3. Порядок контроля за исполнением решений и поручений коллегии

3.1. Организация и ведение контроля за исполнением планов работы, решений и поручений коллегии осуществляется в соответствии с требованиями Административного регламента исполнения в Администрации города Ростова-на-Дону функции по осуществлению контроля за исполнением управленческих решений и Регламента работы коллегии Администрации города Ростова-на-Дону.

3.2. Решения коллегии в соответствии с порядком, утвержденным п.7 Регламента работы коллегии Администрации города, размещаются в соответствующем журнале системы электронного документооборота "АИСС-Контроль" и, в случае наличия в них конкретных поручений и сроков исполнения, ставятся на контроль.

3.3. Ответственным исполнителем (куратором) является лицо, стоящее первым в перечне лиц, на которых соответствующим пунктом решения возлагается контроль. Им же назначаются исполнители и определяется порядок выполнения.

3.4. Координация и контроль за ходом исполнения решения, полнотой, качеством и своевременностью предоставления информаций, осуществляется помощниками приемных должностных лиц, или другими, назначенными ответственными исполнителями, специалистами.

3.5. В администрациях районов координация и фактический контроль за ходом исполнения решений коллегии и поручений протоколов возлагается на отделы (секторы) контрольно-организационной работы.

3.6. Организация и фактическое ведение в Администрации города контроля за исполнением решений коллегии и поручений протоколов заседаний по форме и срокам осуществляет отдел организационно-аналитической работы.

3.7. Поручения, зафиксированные в протоколах заседаний коллегии в течение 3 дней после подписания протокола председателем коллегии, доводятся до исполнителей посредством рассылки выписки из протокола и ставятся на контроль в соответствующем контрольном журнале системе электронного документооборота "АИСС-контроль".

3.8. Информация о ходе исполнения решений и поручений коллегии (промежуточная или итоговая) за подписью должностного лица-исполнителя, согласованная лицом ответственным за исполнение решения коллегии в целом (куратором), не позднее одного дня до момента окончания срока исполнения размещается исполнителем в журнале "Решения коллегии администрации" системы "АИСС-контроль".

3.9. Снятие с контроля выполненных решений осуществляет отдел организационно-аналитической работы на основании резолюции куратора.

3.10. Изменение (перенос) сроков выполнения поручений протоколов и решений коллегии либо их отмена допускаются в исключительных случаях с письменного разрешения председателя коллегии.

3.11. Информация о фактах нарушения сроков выполнения поручений протоколов и решений коллегии, включается отделом организационно-аналитической работы в справку об итогах работы коллегии за полугодие и представление в комиссию по премированию.

4. Порядок и формы контроля за исполнением функции (процессом)
по подготовке и проведению заседаний коллегии

4.1. Текущий контроль за исполнением описанного в настоящей главе процесса осуществляется заместителем главы Администрации города (по организационно-правовым и кадровым вопросам) и начальником отдела организационно-аналитической работы.

4.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации города, ответственными за проведение внутреннего аудита.

В случае обнаружения в результате контроля несоответствий в выполнении функции, начальник отдела выполняет мероприятия, установленные стандартом системы менеджмента качества по управлению несоответствиями и разработке корректирующих и предупреждающих действий (СТО-02).