Приложение N 1. Регламент работы Администрации г. Шахты Ростовской области

Приложение N1
к постановлению
Мэра города Шахты-
главы Администрации
от 12 декабря 2008 г. N201

Регламент работы Администрации г. Шахты Ростовской области

I. Общие положения

1. Настоящий Регламент устанавливает общие правила организации деятельности работы аппарата Администрации г. Шахты Ростовской области (далее -Администрация города).

2. Администрация города является исполнительно-распорядительным органом муниципального образования "Город Шахты", наделенным Уставом муниципального образования "Город Шахты" полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными и областными законами.

3. Администрация города разрабатывает и осуществляет меры по обеспечению комплексного социально-экономического развития города Шахты Ростовской области (далее г.Шахты), участвует в проведении единой государственной политики в области финансов, науки, образования, здравоохранения, социального обеспечения и экологии.

4. Мэр города Шахты - глава Администрации (далее Мэр города) является главой муниципального образования "Город Шахты" - высшим должностным лицом, главой Администрации города, наделен Уставом муниципального образования "Город Шахты" собственными полномочиями по решению вопросов местного значения. На принципах единоначалия руководит Администрацией города, определяет структуру, штаты, несет персональную ответственность за результаты ее деятельности.

Структурные подразделения Администрации города, не являющиеся юридическими лицами, подчиняются непосредственно Мэру города или его заместителям в соответствии со структурой Администрации города.

Мэр города формирует Администрацию города в соответствии со структурой и штатным расписанием.

5.Заместители главы Администрации города, в том числе первый заместитель, выполняют свои функции в соответствии с должностными инструкциями и распределением обязанностей между Мэром города и его заместителями.

Проект постановления Мэра города "О делегировании исполнительно-распорядительных полномочий Мэром города Шахты - главой Администрации и распределением обязанностей между заместителями главы Администрации" готовится отделом организационно-контрольной работы на основании предложений заместителей главы Администрации города в 2-месячный срок после вступления в должность Мэра города.

6. Во всех случаях, когда Мэр города не может исполнять свои обязанности, их временно исполняет первый заместитель главы Администрации или один из заместителей главы Администрации города.

7. Структурные подразделения Администрации города действуют на основе положений, разрабатываемых их руководителями, и утверждаемых Мэром города. В соответствие с положениями о подразделениях разрабатываются должностные инструкции для служащих.

8. Порядок управления утвержденными положениями о подразделениях, должностными инструкциями (учет, распространение, хранение, актуализация, изъятие и уничтожение) приведен в Стандарте Администрации города "Управление организационной документацией".

9. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации города, возлагается на их руководителей.

10. Работники Администрации города несут ответственность за выполнение требований настоящего Регламента, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной и иной конфиденциальной информации, отнесенной к таковой законами РФ.

11. Методическое руководство организацией делопроизводства в Администрации города осуществляется отделом организационно-контрольной работы. Инструктивные материалы отдела организационно-контрольной работы по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранение выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями Администрации города.

12. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящим Регламентом, обязательны для всех работников Администрации города.

II. Формирование структуры и штатов Администрации города

1. В случае необходимости изменения структуры и штатной численности структурных подразделений Администрации города руководители структурных подразделений вносят соответствующие предложения на имя Мэра города.

2. Предложения руководителей структурных подразделений Администрации города подписываются заместителем главы Администрации города, курирующим деятельность соответствующего структурного подразделения.

3. Предложения должны содержать описание полномочий структурных подразделений Администрации города, функций работников, необходимых для исполнения указанных полномочий, оценку трудозатрат на выполнение соответствующих функций.

4. Начальник управления муниципальной службы направляет поступившие предложения Мэру города для согласования.

5. Управление муниципальной службы по поручению Мэра города в течение 10 календарных дней проводит экспертизу предложений и готовит экспертное заключение.

6. При положительном экспертном заключении предложения визируются заместителем главы Администрации, курирующим данное направление, и направляются Мэру города.

В случае если позиция, изложенная в экспертном заключении, подписанном заместителем главы Администрации, курирующим данное направление, не соответствует предложениям структурных подразделений Администрации города, указанное заключение и предложения направляются Мэру города.

7. Проекты правовых актов об утверждении и внесении изменений в структуру и штатное расписание Администрации города готовит управление муниципальной службы.

8. Структура Администрации города утверждается городской Думой по представлению Мэра города.

III. Кадровая работа

1. Кадровая работа в Администрации города ведется в соответствии с федеральными и областными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области, Уставом муниципального образования "Город Шахты", решением N425 городской Думы от 28.02.2008 г. "Об утверждении положения о муниципальной службе в городе Шахты".

2. Поступление гражданина на муниципальную службу или замещение служащим другой муниципальной должности в Администрации города осуществляется в порядке, установленном федеральным, областным законодательством, в соответствии с Уставом муниципального образования "Город Шахты".

Включение гражданина в кадровый резерв Администрации города (далее - кадровый резерв) осуществляется по результатам конкурса. Кадровый резерв формируется управлением муниципальной службы.

С работниками, замещающими должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющими техническое обеспечение деятельности Администрации города, трудовые договоры заключаются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

3. Проведение конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы в Администрации города (далее - конкурс) осуществляет конкурсная комиссия.

Порядок проведения конкурса на замещение вакантной должности регламентируется областным законом и Положением о муниципальной службе в городе Шахты.

4. Управление муниципальной службы проводит проверку достоверности представляемых кандидатами на замещение вакантной должности персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу.

5. Кандидаты на замещение вакантной должности заместителя главы Администрации проходят собеседования с:

- первым заместителем главы Администрации;

- Мэром города.

6. Кандидаты на замещение вакантной должности руководителя структурного подразделения Администрации города проходят собеседования с :

- начальником управления муниципальной службы;

- заместителем главы Администрации, курирующим соответствующее структурное подразделение Администрации;

- первым заместителем главы Администрации;

- Мэром города.

7. Кандидаты на замещение иной вакантной должности в Администрации города проходят собеседования с:

- начальником управления муниципальной службы;

- руководителем соответствующего структурного подразделения Администрации города;

- заместителем главы Администрации, курирующим соответствующее структурное подразделение Администрации города.

8. Документы кандидатов, успешно прошедших собеседование, передаются в управление муниципальной службы, которое на основании заявления, согласованного Мэром города, готовит проект правового акта о назначении кандидата на вакантную должность и проект трудового договора.

9. На всех принятых работников Администрации города управлением муниципальной службы оформляется личное дело. Ежегодно, не позднее 1 июня, проводится сверка личных дел.

10. Сведения о полученных муниципальным служащим Администрации доходах, принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, и обязательствах имущественного характера предоставляются в управление муниципальной службы ежегодно, не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным.

11. В целях определения соответствия служащих замещаемым должностям управлением муниципальной службы проводится аттестация.

Решение о проведении аттестации принимается Мэром города на основании ст.59 Устава Муниципального образования "Город Шахты" и оформляется распоряжением Мэра города Шахты - главы Администрации.

12. Проведение аттестации муниципальных служащих Администрации города организует управление муниципальной службы.

13. В целях систематического повышения профессионального уровня муниципальных служащих управление муниципальной службы организует обучение муниципальных служащих, согласно программе повышения квалификации муниципальных служащих.

14. За совершение дисциплинарного проступка к работнику Администрации города могут быть применены дисциплинарные взыскания. Перечень и порядок применения дисциплинарных взысканий устанавливается федеральным законодательством. Применение дисциплинарных взысканий оформляется распоряжением Мэра города Шахты - главе Администрации по представлению начальника структурного подразделения, согласованного с заместителем главы Администрации, курирующего соответствующее структурное подразделение, и начальника управления муниципальной службы.

15. По итогам выполнения ответственных поручений, к юбилейным и праздничным датам отличившимся работникам Администрации города по ходатайству заместителя главы Администрации, курирующего соответствующее структурное подразделение Администрации города, руководителя аппарата Администрации на основании распоряжения Мэра города может быть выплачено единовременное денежное поощрение.

IV. Служебные удостоверения Администрации города

1. Служебное удостоверение Администрации города (далее - служебное удостоверение) является документом, удостоверяющим личность и должностное положение работников Администрации города.

2. Оформление служебных удостоверений осуществляет управление муниципальной службы.

3. Служебное удостоверение оформляется заместителям главы Администрации, в том числе первому, руководителю аппарата Администрации, руководителям структурных подразделений Администрации, работникам Администрации города - за подписью Мэра города Шахты - главы Администрации на основании распоряжения Мэра города Шахты - главе Администрации о назначении на должность.

4. Служебное удостоверение оформляется на период замещения муниципальным служащим должности муниципальной службы, остальным работникам на период работы.

5. Служебные удостоверения Администрации города содержат следующие реквизиты и сведения об их владельцах:

Герб города Шахты;

надписи: Российская Федерация, Ростовская область, Администрация г.Шахты;

цветную фотографию владельца удостоверения размером 3x4 сантиметра, заверенную гербовой печатью Администрации для удостоверений;

дату выдачи удостоверения;

срок действия удостоверения;

регистрационный номер удостоверения;

фамилию, имя, отчество владельца удостоверения;

полное наименование должности и места работы владельца удостоверения;

подпись Мэра города и расшифровку подписи, заверенные гербовой печатью Администрации для удостоверений.

6. Бланки служебных удостоверений являются документами строгого учета.

7. Служебное удостоверение возвращается в управление муниципальной службы в случае увольнения его владельца или замены служебного удостоверения.

8. Учет и регистрация выдачи служебных удостоверений осуществляется управлением муниципальной службы в специальном журнале.

9. В случае утраты служебного удостоверения лицо, утратившее его, принимает меры по розыску (обращается в органы внутренних дел, бюро находок и т.п.) и безотлагательно сообщает об этом в управление муниципальной службы.

10. Если утраченное служебное удостоверение не будет обнаружено в течение одного месяца, лицо, утратившее его, за счет собственных средств размещает в средствах массовой информации объявление о том, что удостоверение считается недействительным.

11. В отношении лица, утратившего служебное удостоверение, управление муниципальной службы совместно с отделом по взаимодействию с федеральными структурами проводят служебное расследование. По результатам служебного расследования выдается новое служебное удостоверение.

V. Планирование работы

1. Деятельность Администрации города осуществляется в соответствии с утвержденными планами работы Администрации города на год, квартал и планом мероприятий Администрации города на месяц, обеспечивающими выполнение годового плана.

2. Формирование плана работы Администрации города на год (далее - план на год).

2.1. Предложения в план на год вносят руководители структурных подразделений Администрации города не позднее 15 ноября заместителям, в том числе первому заместителю главы Администрации города.

К представленным предложениям при необходимости прилагаются обоснования причин включения мероприятия в план на год.

2.2. Представленные предложения рассматриваются заместителями главы Администрации по курируемым направлениям в течение 5 дней и направляются (в печатном виде и электронном носителе) в управление стратегического развития для обобщения предложений и составления проекта плана на год. В нем указываются основные задачи и мероприятия по их реализации, сроки исполнения (месяц, квартал, полугодие), наименование структурного подразделения Администрации города, ответственного за исполнение, заместитель главы Администрации, осуществляющий контроль за исполнением, форма отчета об исполнении.

2.3. Подготовленный план на год направляется управлением стратегического развития на согласование первому заместителю главы Администрации.

3. Формирование плана работ Администрации города на квартал (далее - план работы на квартал).

3.1. Предложения в план работы на следующий квартал, включающие в себя определение основных задач на квартал и мероприятия по их реализации, направляются заместителями главы Администрации в управление стратегического развития не позднее 20-го числа второго месяца текущего квартала.

3.2. Подготовленный план работы на следующий квартал направляется управлением стратегического развития Администрации города на согласование первому заместителю главы Администрации.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с оригиналом

3.4. В случаях, если запланированное мероприятие с участием Мэра города Шахты - главы Администрации по каким-либо причинам не может быть проведено в срок предлагается исключить его из плана работы на квартал. Советник Мэра, осуществляющий подготовку и контроль, не позднее чем за 1 неделю до намеченного срока проведения мероприятия, информирует об этом в письменном виде первого заместителя главы Администрации.

3.5. По завершении квартала до 10-го числа следующего месяца помощники заместителей главы Администрации города или должностные лица, ответственные за эту работу, представляют в управление стратегического развития информацию о неисполненных пунктах квартального плана (с указанием причин неисполнения).

3.6. Сводная информация о выполнении квартального плана с анализом выполненных и неисполненных пунктов (с указанием причин неисполнения) представляется управлением стратегического развития города первому заместителю главы Администрации до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

4. Формирование плана мероприятий Администрации города на месяц (далее - план мероприятий на месяц).

4.1. До 20-го числа текущего месяца руководители структурных подразделений Администрации города составляют ежемесячные планы мероприятий для использования в текущей работе и передают их в отдел организационно-контрольной работы для составления плана мероприятий Администрации на месяц. План мероприятий Администрации утверждается первым заместителем главы Администрации и рассылается во все структурные подразделения.

4.2. По завершении месяца до 10-го числа следующего месяца помощники заместителей главы Администрации города или должностные лица, ответственные за эту работу, представляют в отдел организационно-контрольной работы информацию о неисполненных пунктах плана мероприятий (с указанием причин неисполнения).

4.3. Сводная информация о выполнении месячного плана мероприятий с анализом выполненных и неисполненных пунктов (с указанием причин неисполнения) представляется отделом организационно-контрольной работы первому заместителю главы Администрации до 15-го числа следующего месяца.

5. Формирование плана работ Администрации города на неделю (далее - план на неделю).

5.1. План работ на очередную неделю формируется отделом организационно-контрольной работы на основании материалов, представляемых на бумажных и электронных носителях помощниками заместителей главы Администрации города, руководителем аппарата Администрации города, директорами департаментов, начальниками территориальных отделов по работе с населением каждую среду до 18 часов.

5.2. В материалах указываются мероприятия (собрания, конференции, совещания, семинары, визиты и т.д.), дата, место и время проведения, по необходимости - количество участников. Также отражаются командировки заместителей главы Администрации за пределы города, приемы граждан, заседания городской Думы.

5.3. Сформированный план работы каждый четверг до 15 часов передается Мэру города, его заместителям, другим должностным лицам, согласно листу рассылки, утверждаемому руководителем аппарата Администрации, и по факсу куратору г.Шахты в Администрацию Ростовской области.

VI. Порядок подготовки, оформления и издания
муниципальных правовых актов Мэра города

1. Мэр города в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, областными законами, Уставом Ростовской области, главой 6 Устава муниципального образования "Город Шахты", Стандартом Администрации "Управление документацией общего делопроизводства" издает муниципальные правовые акты, которые подлежат обязательному документационному оформлению.

Отнесение документов к тому или иному виду муниципальных правовых актов определяется юридическим отделом при их правовом анализе в соответствии с Уставом муниципального образования "Город Шахты".

Постановления и распоряжения Мэра города Шахты - главы Администрации (далее постановления и распоряжения) подписываются Мэром города. Мэр города вправе делегировать исполнительно-распорядительные полномочия, определенные статьями 39, 39.1 Устава муниципального образования "Город Шахты", заместителям главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей с правом подписи правовых актов, касающихся полномочий Администрации города Шахты. В соответствии с законодательством Российской Федерации иные полномочия Мэр города вправе делегировать на основании доверенности либо правовым актом.

1.1. Постановления Мэра города Шахты - главы Администрации издаются по вопросам, отнесенным к его компетенции, в пределах представительных полномочий Мэра города в соответствии со ст. 35 Устава муниципального образования "Город Шахты".

Постановления Мэра города Шахты - главы Администрации - муниципальные правовые акты нормативного характера, издаваемые для выполнения исполнительно-распорядительных функций Администрации города, которые устанавливают правовые нормы (правила поведения), рассчитанные на длительное применение и распространяются на неопределенный круг лиц.

1.2. Распоряжения Мэра города Шахты - главы Администрации - муниципальные правовые акты ненормативного характера, принимаемые Мэром города по вопросам деятельности Администрации города, исполнительно-распорядительным функциям органа местного самоуправления, носящим индивидуальный характер, и распространяющиеся на определенный круг лиц.

1.3. Проекты постановлений и распоряжений согласовываются с заинтересованными лицами, заместителем главы Администрации, курирующим данное направление, и подлежат обязательному согласованию в юридическом отделе.

При обнаружении несоответствия проекта правового акта действующему законодательству, несоблюдения юридической техники при его оформлении либо наличия ошибок, а также отсутствия документов, подтверждающих необходимость издания представленного для согласования правового акта, и иных правоустанавливающих документов, а равно отсутствия правовых актов, на которые указана ссылка в проекте издаваемого правового акта - указанный проект подлежит возврату исполнителю для устранения замечаний.

Все копии документов, приложенные к проектам постановлений и распоряжений, должны быть заверены исполнителями, представляющими на рассмотрение указанные проекты.

Проекты постановлений и распоряжений, приводящие к расходованию бюджетных средств, обязательно согласовываются с заместителем главы Администрации - директором департамента финансов.

Подготовка проектов постановлений и распоряжений, организация работы с ними возлагается на исполнителей.

1.4. Порядок подготовки муниципальных правовых актов по кадровым вопросам:

Распоряжения Мэра города Шахты - главы Администрации о назначении и освобождении от должности готовятся управлением муниципальной службы на основании личного заявления на имя Мэра города с визами руководителя структурного подразделения и курирующего заместителя главы Администрации и их положительными резолюциями.

Лица, которым по характеру замещаемой должности необходим допуск к сведениям, содержащим государственную тайну, могут быть назначены на эти должности только после оформления допуска по соответствующей форме.

При наличии на заявлении виз всех должностных лиц, с которыми кандидат обязан пройти собеседование, проект правового акта согласовывается в юридическом отделе и направляется в управление муниципальной службы для дальнейшей работы и оформления.

1.5. Порядок оформления муниципальных правовых актов определяется Инструкцией по делопроизводству Администрации города (далее - Инструкция по делопроизводству).

Изменения и дополнения в муниципальные правовые акты вносятся в основной правовой акт аналогичными по виду правовыми актами.

Ответственность за актуальность правовых актов и своевременное внесение изменений и дополнений в действующие правовые акты, а также их отмену в случае противоречия действующему законодательству возлагается на заместителей главы Администрации города по принадлежности курируемых вопросов.

2. Правом вносить проекты муниципальных правовых актов и изменения к ним обладают:

- заместители главы Администрации города, руководитель аппарата Администрации;

- структурные подразделения Администрации города.

Проекты муниципальных правовых актов по назначению и освобождению от должности работников, отпускам, применению дисциплинарных взысканий, премированию по случаю юбилейных дат, оплате замещения отсутствующих работников, проведению аттестации муниципальных служащих, конкурсов на замещение вакантных должностей и включению в кадровый резерв, оказанию материальной помощи, награждению Почетной грамотой Мэра города Шахты -главы Администрации, объявлению Благодарности Мэра города Шахты - главы Администрации, Благодарственным письмом Мэра города Шахты - главы Администрации, Приветственным адресом Мэра города Шахты - главы Администрации и другим видам поощрений Мэра готовятся управлением муниципальной службы по согласованию с юридическим отделом.

3. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать федеральному и областному законодательству, нормативно-правовым актам муниципального образования "Город Шахты", Стандарту Администрации г.Шахты "Управление документацией общего делопроизводства";

- быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

- содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

- содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект должен содержать пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей главы Администрации города, руководителя аппарата Администрации, руководителей структурных подразделений, комитетов, департаментов, управлений. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.

4. Порядок подготовки муниципальных правовых актов.

4.1. Подготовка постановлений и распоряжений осуществляется на основании:

- письменных или устных поручений Мэра. Письменное поручение оформляется резолюцией Мэра на письме с просьбой о подготовке соответствующего правового акта или резолюцией на других документах. Устное поручение - запиской первого заместителя главы Администрации о том, что имеется соответствующее поручение;

- поручений, определенных ранее принятыми правовыми актами;

- поручений в соответствии с протоколами совещаний Мэра;

- решений коллегии Администрации города.

4.2. В соответствии с поручением (разрешением) на подготовку правового акта заместитель главы Администрации города определяет исполнителей, список должностных лиц, согласовывающих и визирующих проект.

В отдельных случаях создаются рабочие группы из специалистов различных структурных подразделений Администрации города и организаций по согласованию с ними.

4.3. Срок подготовки проектов от поручения (разрешения) до передачи на подпись устанавливается до 21 календарных дней, а срочных - до 3 рабочих дней. В необходимых случаях Мэр города может установить и другой конкретный срок. При необходимости Мэр города может продлить срок подготовки правового акта на основании письма заместителя главы Администрации, ответственного за подготовку данного документа.

При необходимости назначение исполнителей, установление сроков исполнения и списка визирующих указываются на проекте или оформляются на специальном бланке, который приобщается к материалам по подготовке правовых актов.

Ответственность за качество, своевременность подготовки, согласование и визирование проектов документов заинтересованными должностными лицами несут заместители главы Администрации города, инициирующие внесение проекта правового акта.

Если в процессе согласования в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он должен быть направлен на повторное согласование. Ответственность возлагается на исполнителей. Не требуется повторного согласования, если в проект внесены редакционные правки, не изменившие сути документа.

При подготовке проектов правовых актов об утверждении составов рабочих групп (комиссий) допускается согласование с членами этих групп (комиссий) в устной или письменной форме с соответствующей записью на листе согласования.

При подготовке правовых актов на основании решения коллегии Администрации города полученные визы учитываются и переносятся на лист согласования к вышеуказанным документам, за исключением виз:

- первого заместителя главы Администрации;

- начальника юридического отдела.

Если решение коллегии принципиально отличается по содержанию от вносимого проекта правового документа, то необходимость его визирования заместителями главы Администрации города - членами коллегии определяется первым заместителем главы Администрации города.

5. На основании поручения (разрешения) подготовленный проект со всеми необходимыми документами представляется на бумажном и электронном носителях или по локальной вычислительной сети в папку "Распоряжения" в сектор обработки правовых актов отдела организационно-контрольной работы, где проверяется наличие поручения (разрешения), список лиц, визирующих документ.

6. Согласование и визирование проекта организует исполнитель.

Тексты проектов постановлений, распоряжений на последней странице визируют:

- исполнитель, готовивший проект документа;

- руководитель структурного подразделения Администрации города;

- заместитель главы Администрации - куратор подразделения или вопроса в системе электронного документооборота Docs /Vision.

- начальник юридического отдела.

Приложения с цифровыми данными визируются постранично.

7. На листе согласования визы проставляются в следующем порядке:

- руководитель структурного подразделения Администрации города, осуществляющего подготовку документа;

- руководители структурных подразделений Администрации города, которым в документе предусматриваются задания, поручения.

- заместитель главы Администрации - куратор структурного подразделения, который вносит проект;

- заместитель (заместители) главы Администрации, которому определяются поручения (задания);

- руководитель аппарата Администрации (кроме проектов правовых актов по выделению средств из городского бюджета, включая резервный фонд Администрации города на финансирование непредвиденных расходов городского бюджета);

- первый заместитель главы Администрации;

- начальник юридического отдела.

Проекты правовых актов без визы юридического отдела на подпись Мэру города Шахты - главе Администрации и первому заместителю главы Администрации не представляются.

8. Передача проектов правовых актов на согласование (визирование) осуществляется в системе электронного документооборота Docs Vision с указанием даты получения и возврата проектов.

За нарушение сроков согласования проекта правового акта несет ответственность руководитель структурного подразделения, в котором осуществляется согласование проекта.

Если по истечении времени, отведенного для визирования, документы не завизированы, то они изымаются и в них делается отметка о времени нахождения в подразделении.

При отсутствии заместителя главы Администрации, ведущего данное направление, документы визирует должностное лицо, исполняющее его обязанности в соответствии с порядком замещения заместителей главы Администрации города, утвержденным постановлением Мэра города Шахты - главы Администрации города от 01.04.2008 г. N 70 "О делегировании исполнительно-распорядительных полномочий Мэром города Шахты - главой Администрации и распределении обязанностей между заместителями главы Администрации".

9. Проект правового акта, переданный заместителям главы Администрации на визу в системе электронного документооборота Docs Vision, рассматривается им 2 раза в день до 10-00 час. и после 16-00 час.

Виза на проекте и листе согласования правового акта (в карточке электронного согласования) состоит из подписи визирующего с указанием его фамилии, инициалов, занимаемой должности, даты и времени визирования.

При наличии разногласий между визирующими инстанциями проект документа рассматривается у первого заместителя главы Администрации.

10. В юридический отдел проекты правовых актов представляются в окончательном варианте на бумажном носителе с внесенными в текст поправками, изменениями и дополнениями, предложенными лицами, визировавшими текст проекта. На листе согласования должны быть визы всех должностных лиц, определенных для данного проекта, в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

В случае, если визирующим лицом вносились замечания или возражения, их текст прилагается к проекту, а на листе согласований лицом, визирующим документ, делается отметка о том, что замечания учтены, устранены, либо сняты.

Отсутствие необходимых виз, наличие неснятых, неустраненных или неучтенных замечаний, наличие в тексте рукописных правок, зачеркиваний, вставок являются основанием к возврату проекта исполнителю для их доработки.

Правовая экспертиза проектов правовых актов проводится юридическим отделом как правило в течение 1 рабочего дня с момента поступления проекта. Время, на которое проект был возвращен исполнителю с заключением либо для внесения поправок, в этот срок не входит.

В случае поступления проектов правовых актов большого объема, содержащих коллизионные нормы либо относящихся к правоотношениям, недостаточно четко урегулированным федеральным и областным законодательством, требующим дополнительного изучения нормативно-правовых актов для правового анализа, срок правовой экспертизы может быть продлен начальником юридического отдела до 3 рабочих дней.

Продление срока правовой экспертизы свыше 3 дней может быть произведено первым заместителем главы Администрации по мотивированному обращению начальника юридического отдела.

Правовая экспертиза проводится юридическим отделом на предмет соответствия проекта правового акта:

действующему федеральному и областному законодательству, подзаконным нормативно-правовым актам, регламентирующим данный вопрос;

правовым актам Администрации города, принятым ранее по данному и смежным вопросам.

Обязательной правовой экспертизе в юридическом отделе подлежат проекты правовых актов, указанные в настоящем Регламенте, проекты решений городской Думы, договоры, заключаемые Администрацией города в пределах своей компетенции, подписываемые Мэром либо первым заместителем главы Администрации.

По завершении правовой экспертизы начальник юридического отдела визирует проект либо возвращает его исполнителю с заключением о несоответствии действующему законодательству отдельных положений или проекта в целом для внесения соответствующих изменений, устраняющих выявленные противоречия.

Внесение изменений, дополнений или новых положений в текст проекта, завизированного начальником юридического отдела, не допускается.

11. Проработанные соответствующими подразделениями проекты правовых актов передаются в сектор обработки правовых актов отдела организационно-контрольной работы для оформления на бланках установленного образца и ввода текстов в электронную базу данных.

Проекты документов могут быть признаны сектором обработки правовых актов отдела организационно-контрольной работы не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:

-несоответствия положениям настоящего Регламента работы и Стандарту Администрации г. Шахты "Управление документацией общего делопроизводства";

- отсутствия необходимых согласований должностных лиц;

- неотредактированности, несоответствия нормам, правилам и официально-деловому стилю русского языка;

- низкого качества компьютерного исполнения текста или несоответствия печатного текста электронной версии документа.

Ответственность за соответствие завизированного проекта и его электронной версии возлагается на исполнителей.

12. Оформленный на бланке правовой акт передается на рассмотрение руководителю аппарата Администрации города.

Приложения к правовым актам подписывает руководитель аппарата Администрации города.

13. Организационную работу по подписанию документов проводят начальник отдела организационно-контрольной работы и главный специалист сектора обработки правовых актов отдела организационно-контрольной работы.

Передача на подпись подготовленных проектов без рассмотрения руководителя аппарата Администрации не допускается.

14. Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых проектах правовых актов, является конфиденциальной и не подлежит разглашению (распространению).

VII. Порядок работы с правовыми актами Мэра города Шахты - главы Администрации

1. Подписанные правовые акты вместе со всеми приобщенными к ним в процессе подготовки материалами и списком рассылки передаются в сектор обработки правовых актов отдела организационно-контрольной работы для регистрации и выпуска. Правовые акты вступают в силу с даты их подписания, если иное не определено в подписанном документе.

Правовые акты Мэра города, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат официальному опубликованию в средствах массовой информации.

2. Регистрация производится по каждому виду документа отдельно с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года.

Подпись заверяется круглой печатью сектора обработки правовых актов отдела организационно-контрольной работы.

Тиражирование правовых актов и подготовка к рассылке осуществляется сектором обработки правовых актов отдела организационно-контрольной работы нормативных документов, согласно листу (списку) рассылки. Лист рассылки имеет перечень обязательных адресатов с указанием в каком виде (бумажном, электронном) направляются копии документов, и заполняется сотрудником сектора обработки правовых актов отдела организационно-контрольной работы. Дополнительную рассылку определяет исполнитель. Рассылка в электронном виде осуществляется структурным подразделением, входящим в систему электронного документооборота Администрации города.

3. Передача копий правовых актов представителям средств массовой информации осуществляется только отделом информации и связей с общественностью.

Копии правовых актов направляются для размещения в информационно-правовых системах "Консультант плюс" и "Гарант", передаются в электронном виде в подсистему "Право" Администрации Ростовской области.

4. Замена или возврат ранее разосланных документов, в случае необходимости, производится по указанию начальника отдела организационно-контрольной работы.

5. Запрещается выносить подписанные подлинники правовых актов Мэра города за пределы сектора обработки правовых актов отдела организационно-контрольной работы.

6. Снятие копий с документов по заявкам организаций и граждан осуществляется по разрешению начальника отдела организационно-контрольной работы. Количество отснятых копий и получатель указываются в листе рассылки.

7. Подлинники подписанных документов в течение 3-х лет хранятся в секторе обработки правовых актов, а затем сдаются в ГУ "Центр хранения архивных документов в г.Шахты РО" (далее - архив).

Для ознакомления подлинники могут быть представлены сотрудникам Администрации города, депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания Ростовской области, городской Думы г.Шахты по их требованию, другим лицам - с разрешения начальника отдела организационно-контрольной работы.

VIII. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии Администрации
города. Подготовка, оформление, издание
и рассылка решений коллегии Администрации города

1. Заседания Коллегии Администрации города проводятся 1 раз в месяц и предусматриваются в плане мероприятий на квартал, месяц.

2. Подготовка и проведение заседаний Коллегии осуществляется в соответствии с Положением о Коллегии Администрации города, утвержденным распоряжением Мэра города Шахты от 14.06.2005 г. N 278.

3. Ответственность за подготовку заседаний Коллегии возлагается на первого заместителя главы Администрации.

4. Регистрация приглашенных лиц на заседание Коллегии, дежурство во время проведения заседания возлагаются на сектор организационной работы отдела организационно-контрольной работы.

5. Звукозапись заседаний Коллегии проводится сектором организационной работы отдела организационно-контрольной работы с последующим представлением материалов первому заместителю главы Администрации.

6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения заседаний Коллегии возлагается на отдел материальных ресурсов.

7. Подготовка, оформление, регистрация, издание, рассылка и хранение решений Коллегии Администрации города осуществляются в соответствии с Положением о ней.

IХ. Организация работы с протестами и представлениями прокурора

1. Протесты и представления прокурора, касающиеся правильности издания правовых актов Мэра города, регистрируются и передаются канцелярией первому заместителю главы Администрации для рассмотрения.

2. Правовую защиту правовых актов, изданных Мэром города, которые в установленном действующим законодательством порядке оспариваются органами государственной власти, прокуратурой, иными органами или гражданами в судебном порядке, осуществляет юридический отдел в рамках своей компетенции.

Правовой акт по корректировке таких документов готовится в соответствии с данным Регламентом работы.

3. Доверенности на представление интересов Мэра города и Администрации города в судах специалистам Администрации города выдает Мэр города.

X. Порядок подготовки, заключения, организации выполнения,
прекращения действия и хранения договоров и соглашений
с участием Администрации города

1. Порядок подготовки, заключения, организации выполнения, прекращения действия и хранения договоров и соглашений с участием Администрации города определяется настоящим Регламентом.

2. Инициатива заключения договоров и соглашений может исходить от органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, иностранных государств, российских и зарубежных предприятий и организаций, индивидуальных предпринимателей.

3. Основанием для подготовки проектов договоров, соглашений и организации подписания представленных документов второй стороной является резолюция Мэра города на письме - оферте с предложением-обоснованием о заключении договора, соглашения.

Срок подготовки определяется поручением первого заместителя главы Администрации. Если срок не указан, то проект согласовывается в течение 30 дней.

4. Мэр города определяет на основании доверенности должностное лицо, уполномоченное подписать договор, соглашение.

5. Подготовку, согласование (визирование) и организацию подписания проводит заместитель главы Администрации, вносящий предложение о заключении договора (соглашения).

6. Состав визирующих и порядок согласования определяет лицо, выступившее инициатором подписания соглашения, договора.

В числе визирующих в обязательном порядке предусматриваются:

- заместитель главы Администрации - инициатор (куратор);

- заместитель главы Администрации - директор департамента экономики визирует все проекты;

- заместитель главы Администрации - директор департамента финансов, если в проекте есть финансовые вопросы;

- начальник отдела бухгалтерского учета, главный бухгалтер;

- начальник юридического отдела - визирует все проекты.

7. Визы располагаются на последнем листе текста проекта договора (оферты либо акцепты), соглашения. Возможен также сбор виз на листе согласования, который изготавливает исполнитель к каждому конкретному проекту соглашения, договору. Проект договора должен быть прошит и пронумерован.

8. Завизированный проект документа вместе с поручением Мэра города и оформленными экземплярами соглашения передается исполнителем в юридический отдел для проведения юридической экспертизы.

Количество экземпляров соглашений, договоров определяется по числу подписывающих сторон без учета завизированного проекта.

9. Ответственность за организацию процедуры подписания договора, соглашения несет заместитель главы Администрации, которому поручено готовить документ.

10. Договоры и соглашения об осуществлении международных и внешнеэкономических связей с субъектами иностранных государств подлежат предварительному согласованию в Департаменте финансов Администрации города Шахты с заместителем главы Администрации - директором департамента экономики.

11. Структурные подразделения Администрации города, ответственные за подготовку и оформление договоров, соглашений, после подписания всеми сторонами передают под роспись подлинник договора, соглашения, основание для подготовки договора, соглашения и лист согласования к ним в департамент экономики для регистрации и внесения сведений в систему "Рефери", после чего под роспись передается в отдел бухгалтерского учета. Сведения об исполнении (прекращении действия) муниципального контракта направляются отделом бухгалтерского учета в департамент экономики в срок не позднее трех дней с даты исполнения (прекращения действия) контрактов. Договоры подлежат строгому учету, который осуществляется в электронном виде в журнале регистрации договоров. Хранение подлинников договоров осуществляется в отделе бухгалтерского учета.

12. Договоры, соглашения по истечении срока действия передаются отделом бухгалтерского учета для хранения в архив.

XI.Организация работы со служебными документами

1. Ведение делопроизводства в Администрации города осуществляется в соответствии со Стандартом Администрации "Управление документацией общего делопроизводства".

В структурных подразделениях Администрации города делопроизводство ведут лица, назначенные ответственными за эту работу.

С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники структурных подразделений обязаны передавать находящиеся у них на исполнении, контроле документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении или переходе на работу в другое подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним в канцелярии документы.

В случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения.

2. Документы, поступившие в Администрацию города, принимаются, учитываются и регистрируются канцелярией отдела организационно-контрольной работы.

3. Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, на таком пакете ставится штамп канцелярии, проставляется дата поступления и он передается адресатам.

4. В документы, поступившие в Администрацию города и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

5. Канцелярия после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, определяет документы, подлежащие регистрации.

6. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующие по своему характеру решения или ответа.

7. Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов городской Думы, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются канцелярией количественно и передаются для регистрации в управление по работе с обращениями граждан.

8. На входящих документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, входящий номер документа.

Документы, адресованные комитетам, департаментам, управлениям, отделам, не входящим в состав структуры Администрации города, не регистрируются и передаются по назначению.

9. После регистрации документы 2 раза в день, с 11 часов 30 минут до 12 часов и с 15 часов 30 минут до 16 часов, доставляются в приемные заместителей главы Администрации города. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно. Из приемных работник канцелярии получает документы с резолюциями руководителей для передачи исполнителям.

10. Тиражирование документов с резолюцией в 2 и более адресов обеспечивается работниками канцелярии, приемных руководителей, внесших эту резолюцию.

11. Корреспонденция, полученная из Администрации Ростовской области, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Мэру города, первому заместителю главы Администрации, заместителям главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей между ними.

12. Входящие документы с назначенным сроком исполнения ставятся на контроль в канцелярии отдела организационно-контрольной работы. В случае, когда в резолюции не указан срок исполнения, начальник отдела организационно-контрольной работы устанавливает срок контроля (от 10 дней до 1 месяца).

13. Письма, направляемые в адрес Администрации Ростовской области, подписанные Мэром города или его заместителями и документы внутренней переписки печатаются в 1 экземпляре, после подписания и регистрации заверенная копия хранится в структурном подразделении (приемной) в папке исходящей корреспонденции и в канцелярии в электронном виде.

Приложения к документам должны быть завизированы заместителем главы Администрации города (руководителем структурного подразделения Администрации города), подготовившим документ.

Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в канцелярию для отправки или доставляются адресатам самостоятельно. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ - его номер и дата. Корреспонденция в том числе и заказные письма, поступившие в канцелярию для отправки после 14 часов, кроме телеграмм, документов, предназначенных МАУ "МФЦ" г. Шахты и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с оригиналом

15. Канцелярия осуществляет контроль за установленным порядком оформления и прохождения служебных документов, составляет отчет об их прохождении по приемным заместителей главы Администрации города, анализирует состояние работы по документообороту.

16. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 г. N 3-1, ведется отделом по военно-мобилизационной работе в помещении, оборудованном соответствующим образом.

Работа с документами с грифом "Для служебного пользования" определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации области, утвержденным постановлением Администрации Ростовской области от 15.12.2005г. N 282-дсп.

Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.

17. Законченные делопроизводством дела хранятся в течение срока, указанного в номенклатуре дел Администрации города, после чего передаются в Государственное учреждение "Центр хранения архивных документов в г.Шахты Ростовской области", либо уничтожаются в установленном порядке.

XII. Требования к оформлению документов, представляемых
на рассмотрение Мэру города Шахты - главе Администрации

1. Объем письменной информации должен быть изложен на одной странице (в исключительных случаях на двух) печатного текста шрифтом N14.

2. Содержание документа должно быть предельно ясным.

3. На вопросы в поручениях Мэра города должны быть прямые ответы.

4. Документы с ответами на поручения Мэра города должны содержать:

- первичный документ;

- резолюцию Мэра города;

- ответ исполнителя.

Других документов в подборке быть не должно.

5. В случае неясности содержания документа заместитель главы Администрации, курирующий направление, поясняет его самостоятельно.

6. В документе, кроме необходимых виз и подписей, указываются фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя.

7. Просроченные документы рассматриваются только с приложенной объяснительной запиской исполнителя.

8. В случае утери документа с резолюцией Мэра ответственность несет исполнитель, согласно должностной инструкции.

9. Рассматриваются только письма по жизненно важным и особо значимым для города вопросам.

10. Отдельные документы (объемом более 2-х страниц), за исключением справочных материалов, рассматриваются по согласованию с первым заместителем главы Администрации.

11. Проекты инициативных писем направляются в канцелярию отдела организационно-контрольной работы с текстом на информационном носителе или по электронной почте.

12. Материалы по визитам в область, торжественных мероприятий, рабочих поездок и совещаний с участием Мэра города представляются за 1 неделю до мероприятия.

XIII. Порядок рассмотрения письменных обращений
и организация личного приема граждан

1. Администрация города рассматривает по вопросам своей компетенции индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан и организаций (далее - обращения лиц), поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.

В соответствии с действующим законодательством Администрация города не вправе самостоятельно принимать к рассмотрению вопросы, отнесенные к компетенции других органов государственной власти и управления, при этом ответ обязаны предоставлять обратившемуся лицу.

Порядок предоставления гражданам информации по их запросам, в том числе информации справочного характера, устанавливается настоящим Регламентом.

2. Письменные обращения граждан ежедневно регистрируются в Администрации города и в зависимости от содержания направляются по принадлежности.

Обращения граждан, поступившие в Администрацию города, могут направляться для рассмотрения и ответа заявителю в подведомственные им организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, при этом их рассмотрение ставится на контроль.

Запрещается направлять обращения для рассмотрения в органы и должностным лицам, решения и (или) действия (бездействие) которых обжалуются.

Обращения граждан, содержащие обжалование актов Администрации города, направляются соответствующим структурным подразделениям для рассмотрения и подготовки ответа. В этом случае ответ заявителю дается заместителем главы Администрации (в соответствии с распределением обязанностей) с информированием заявителя о принятом решении, а при необходимости - о порядке обжалования актов в соответствии с действующим законодательством.

Поступившие в адрес руководителей Администрации города письма с пометкой "Лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются, а направляются в приемную руководителя, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, они рассматриваются в установленным порядке.

Обращения, поступившие в Администрацию города по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном настоящим Регламентом.

Обращения граждан рассматриваются в Администрации города в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть, в порядке исключения, продлен первым заместителем главы Администрации, заместителями либо уполномоченным на это должностным лицом не более чем на 30 дней с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

3. На доклад Мэру города, как правило, передаются коллективные обращения, носящие общественно значимый характер, вопросы деятельности кадров (назначения, злоупотребления, жалобы на руководящих работников), а также обращения по вопросам, связанным с деятельностью правоохранительных, налоговых, таможенных органов и вооруженных сил.

Письма, передаваемые для доклада Мэру непосредственно, определяются начальником управления по работе с населением совместно с руководителем аппарата Администрации

Контроль за исполнением обращений, а также поручений, данных Мэром города, осуществляется его заместителями, руководителями структурных подразделений Администрации города. Контроль за сроками рассмотрения и полнотой ответов осуществляет управление по работе с населением.

Если ответ заявителю, подписанный заместителем главы Администрации или другим должностным лицом, не содержит полной информации о решении поднятых в письме вопросов, то он может быть возвращен управлением по работе с населением с сопроводительным письмом, подписанным руководителем аппарата Администрации города, для дальнейшего рассмотрения.

4. Поступившие в Администрацию города обращения граждан из федеральных органов государственной власти, областной Администрации в случаях, если они взяты ими на контроль, передаются первому заместителю главы Администрации или заместителям, которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения. Ими же подписываются ответы на эти обращения в вышестоящие инстанции и заявителям.

5. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в правоохранительные органы.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, обращение оставляется без ответа по существу поставленных в нем вопросов, гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению для рассмотрения органам государственной власти, органам местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, первый заместитель главы Администрации или заместители главы Администрации вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

7. Разъяснение законодательства Российской Федерации и Ростовской области, практики его применения, а также толкование норм, терминов и понятий осуществляются структурными подразделениями Администрации города, управлением по работе с населением в случаях, если на них возложена соответствующая обязанность или если это необходимо для обоснования решения, принятого по обращению гражданина.

8. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации в Администрацию города, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Регламентом.

9. В случае, если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию Администрации города, такие обращения в 7-дневный срок направляются по принадлежности и заявители информируются об этом.

10. Администрация города:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

2) запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в организациях, департаментах, управлениях, отделах, должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 5 настоящего раздела;

5) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другую организацию, департамент, управление, отдел, или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

11. Обращения, содержащие вопросы, отнесенные к ведению иных организаций и не требующие контроля, направляются на рассмотрение в эти организации непосредственно управлением по работе с населением, о чем своевременно информируется заявитель. Ответственность за правомерность направления писем исполнителям возлагается на начальника управления по работе с населением.

Ответы гражданам о мерах принятых по их обращениям дают руководители организаций, в которые направлены эти обращения на рассмотрение, в установленные сроки. Об исполнении обращений, взятых на контроль в Администрации города, ведомства письменно уведомляют управление по работе с населением с приложением копий ответов заявителям и оригиналов писем.

Непосредственное исполнение обращений граждан поручается работникам структурных подразделений Администрации города.

В необходимых случаях для рассмотрения обращений создаются комиссии в составе ответственных работников Администрации города, депутатов всех уровней, представителей комитетов, департаментов, управлений, отделов и иных организаций. В этих проверках могут принимать участие сами заявители.

12. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы. При повторном обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений граждан проводится заместителями главы Администрации города или руководителями структурных подразделений, в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения вопроса, вызывающего указанные обращения.

13. Руководитель управления по работе с населением обеспечивают учет и анализ количества и характера рассмотренных обращений граждан, принятых по ним решений, а также вопросов, содержащихся в обращениях граждан.

Руководители структурных подразделений Администрации города организуют учет и анализ этих вопросов и подготавливают предложения, направленные на устранение недостатков, в том числе в области правового регулирования.

14. Личный прием граждан осуществляется Мэром города, его заместителями и уполномоченными на то лицами по вопросам, отнесенным к их ведению. В случае необходимости на прием приглашаются руководители подразделений Администрации города.

Информация о месте, днях и часах приема доводится до сведения граждан.

Предварительная беседа с гражданами, запись на прием, организация проведения личного приема возлагаются на начальника управления по работе с населением. При обращении граждан по вопросам, не отнесенным к ведению Администрации города, начальник указанного управления дает необходимые разъяснения по существу затрагиваемых проблем, оказывает правовую помощь.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Регламентом работы. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Мэра города, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке следует ему обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Контроль за исполнением принятых решений осуществляет руководитель, проводивший прием граждан. Организация рассмотрения обращений граждан в ходе личного приема осуществляется в порядке, определенном настоящим Регламентом.

15. Заместители главы Администрации при выезде с информационными группами, предусматривают время для проведения личного приема граждан в заранее определенных местах.

Учет обращений граждан на встречах и выездных приемах в составе информационных групп, подготовка ответов в соответствии с поручениями руководителей по итогам приемов возлагаются на секретарей информационных групп, которые организуют делопроизводство и контроль исполнения поручений.

Рассмотрение принятых на выездных приемах писем проводится в соответствии с установленным Регламентом порядком.

16. При нарушении порядка и сроков рассмотрения обращений граждан в Администрации города информация о фактах нарушений передается управлением по работе с населением руководителю аппарата Администрации для принятия мер.

17. Управление по работе с населением готовит анализ о количестве и характере письменных и устных обращений граждан, поступивших в Администрацию города и информирует Мэра города.

ХIV. Организация контроля и проверки исполнения документов
в Администрации города

1. Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты, сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесение изменений в нормативные, инструктивные и другие документы.

В Администрации города контролю подлежат:

- областные законы, указы и распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановления и распоряжения Администрации Ростовской области, поручения Главы Администрации (Губернатора) области, решения Коллегии Администрации области;

- постановления и распоряжения Мэра города, решения Коллегии Администрации города;

- запросы депутатов, письма и обращения граждан.

На контроль могут ставиться и другие документы по решению Мэра города или его заместителей.

2. Контроль исполнения правовых актов и других документов осуществляют должностные лица, на которых Мэром города возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа или в резолюциях по исполнению документа.

Если контроль за выполнением возлагается на нескольких должностных лиц или структурных подразделений, то определение порядка работы, созыв и отчетность за реализацию постановлений, распоряжений и других подконтрольных документов возлагается на должностное лицо, записанное первым. Организация и контроль исполнения отдельных пунктов могут поручаться различным должностным лицам.

3. Сроки исполнения контролируемых документов указываются в текстах документов или поручений (резолюций) руководителей.

3.1. Сроки выполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления в Администрацию города.

3.2. Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются, как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в Администрации города. Сроки представления информации о ходе исполнения определяются должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.

3.3. Поручения с пометками "Весьма срочно" исполняются в 3-дневный срок, "Срочно" - в 5-дневный срок, если руководителем не определен другой конкретный срок.

3.4. При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 2 дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

3.5 .Ответы на областные директивные документы, а также ответы на документы министерств и ведомств области подлежат отправке не позднее чем за 5 дней до истечения сроков, указанных в этих документах.

3.6. При особых обстоятельствах, приведших к нарушению срока исполнения, лицом, ответственным за контроль, представляется объяснительная записка, после чего может быть установлен новый срок исполнения.

3.7. Сроки исполнения документов, установленные Мэром города, могут быть изменены только Мэром города. Целесообразность изменения сроков исполнения должна быть обоснована в предложениях заместителей главы Администрации города.

3.8. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

4. Снятие документов (поручений) с контроля производится после их полного исполнения на основании распоряжения или резолюции Мэра города, его заместителей.

Снять документ (поручение) с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению.

ХV. Организация контроля исполнения постановлений
и распоряжений Мэра города Шахты - главы Администрации

1. Контроль исполнения постановлений и распоряжений Мэра города (далее - правовые акты) осуществляют должностные лица, на которых Мэром города возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа.

2. Методическое руководство и проверки организации работы по контролю исполнения правовых актов осуществляет руководитель аппарата Администрации совместно с канцелярией отдела организационно-контрольной работы.

3. Контроль исполнения областных правовых актов осуществляется с использованием автоматизированной системы контроля исполнения документов (БД "АСКИД") канцелярией отдела организационно-контрольной работы.

4. Канцелярией отдела организационно-контрольной работы осуществляется ведение базы данных контрольных правовых актов области с использованием БД "АСКИД". На каждый документ формируются: электронная накопительная папка исполнителя, электронная контрольная карточка, информационный лист (отчет по исполнению), в котором указываются номера и тексты контрольных пунктов, ответственные за исполнение, сроки исполнения, упреждающие (промежуточные) сроки контроля, позволяющие внести необходимые коррективы в процесс выполнения.

Информация о постановке документа на контроль доводится до работников приемных заместителей главы Администрации города, по корпоративной сети с использованием БД "АСКИД".

5. Заместители главы Администрации или другие должностные лица, на которых Мэром города возлагается контроль за исполнением документа, определяют в резолюциях меры по организации его исполнения и ответственных должностных лиц в подчиненных структурных подразделениях Администрации города.

Помощники заместителей главы Администрации или другие должностные лица, ответственные за контроль правовых актов по направлениям:

- вносят в контрольную карточку резолюцию руководителя, Ф.И.О. исполнителей;

- обеспечивают передачу документов с резолюцией руководителя на непосредственное исполнение;

- осуществляют контроль за соблюдением сроков исполнения правовых актов, своевременным внесением (в соответствии со сроками, указанными в документе, или сроками упреждающего контроля) исполнителями и соисполнителями информации о ходе их исполнения в информационный лист и электронную накопительную папку, используя средства БД "АСКИД".

6. Должностным лицом, определенным в резолюции руководителя как осуществляющее контроль и организацию исполнения документа, под личную ответственность ведется электронная накопительная папка и своевременно вносится информация в электронный информационный лист.

По каждому контрольному документу ведется электронная накопительная папка.

В электронной контрольной папке содержатся следующие документы:

- документ, взятый на контроль (при работе вне БД "АСКИД");

- план мероприятий по организации контроля и исполнения документа с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение его мероприятий;

- отчетные документы, отражающие ход исполнения правового акта, переписку;

- справки о результатах проверок.

Обобщенная информация о ходе выполнения или выполнении контролируемого документа, пункта заносится в электронный информационный лист документа и должна быть конкретной и полной по каждому вопросу с указанием принимаемых мер по его реализации. При нарушении хода исполнения документа должны быть указаны причины нарушения и принятые меры по их устранению. Информация должна быть завизирована заместителем главы Администрации города или руководителем структурного подразделения Администрации города на которого возложен контроль за исполнением документа.

7. Канцелярия отдела организационно-контрольной работы осуществляет контроль исполнения областных правовых актов путем анализа информации о ходе исполнения документов с использованием БД "АСКИД", а также проведения инспекторских проверок исполнения документов.

8. При выполнении всех пунктов контрольного документа и представлении предложения о снятии его с контроля, согласованного со всеми заинтересованными должностными лицами, канцелярией отдела организационно-контрольной работы готовится в установленном порядке проект распоряжения Мэра города Шахты-главы Администрации о снятии документов с контроля.

Снятие документа с контроля не прекращает его действия.

9. Если в процессе реализации правового акта выясняется невозможность соблюдения указанного срока или исполнения документа в целом, то лицом, ответственным за реализацию данного документа, готовится на имя Мэра города, за подписью осуществляющего контроль заместителя главы Администрации города, аргументированное представление о продлении срока исполнения документа, его изменении, приостановлении либо отмене в связи с объективной невозможностью его дальнейшего выполнения. О принятом решении информируется канцелярия отдела организационно-контрольной работы.

Продление срока исполнения документа или отдельных его положений должно быть оформлено не менее чем за 5 дней до истечения срока выполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок, о чем информируется Мэр и вносятся предложения по мерам наказания виновных.

10. Канцелярией отдела организационно-контрольной работы в порядке упреждающего контроля осуществляются следующие мероприятия:

- проводятся плановые инспекторские проверки исполнения документов и поручений;

- в случае нарушения хода выполнения контрольных правовых актов проводятся совещания с заслушиванием ответственных должностных лиц, вырабатывается комплекс мер, направленных на исполнение документов.

11. План проведения канцелярией отдела организационно-контрольной работы контрольных мероприятий утверждается руководителем аппарата Администрации.

По оперативным поручениям Мэра города, первого заместителя главы Администрации проводятся внеплановые инспекторские контрольные проверки исполнения структурными подразделениями Администрации города своих полномочий в ходе реализации правовых актов.

Для организации проведения проверок исполнения правовых актов руководителем аппарата Администрации могут создаваться комиссии с привлечением представителей правоохранительных и контролирующих органов, а также специалистов структурных подразделений Администрации города.

По результатам проверок руководителем аппарата Администрации в случае необходимости направляется предписание об устранении выявленных недостатков, осуществляется контроль за его исполнением.

О результатах контрольных мероприятий информируется Мэр города и вносятся предложения по мерам, направленным на выполнение правовых актов, а также, в случае необходимости, о привлечении должностных лиц к дисциплинарной, административной и иной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

ХVI. Контроль исполнения поручений Мэра города Шахты - главы Администрации

1. Отдел организационно-контрольной работы осуществляет контроль исполнения письменных поручений Мэра города Шахты - главы Администрации со штампом "Контроль";

2. Советник Мэра города осуществляет контроль за исполнением:

- устных поручений, данных на еженедельных планерных совещаниях у Мэра города;

- поручений по итогам визитов и рабочих поездок Мэра города.

3. Письменные поручения.

3.1. Копии документов с резолюцией Мэра города и штампом "Контроль" направляются в канцелярию отдела организационно-контрольной работы для организации контроля. Срок исполнения контрольных поручений устанавливается Мэром. Резолюция "Срочно", равно как и штамп "Срочно", устанавливают срок исполнения поручений 5 дней, "Весьма срочно" - 3 дня. Поручения, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение календарного месяца со дня рассмотрения их Мэром города.

3.2. Еженедельно, в понедельник, заместителям главы Администрации города, другим исполнителям передается подготовленная советником Мэра города информация о письменных поручениях, срок исполнения которых истекает на текущей неделе (с понедельника по воскресенье включительно). В течение недели исполнители информируют Мэра города накануне или в день истечения указанного срока об исполнении конкретного поручения.

3.3. Ответственным за исполнение поручений Мэра города представляется письменный ответ. Если поручение было дано нескольким должностным лицам, то ответ должен быть ими завизирован или согласован по телефону, о чем ответственный за исполнение должен сделать соответствующую запись. Исполнитель самостоятельно передает ответ (с подлинником поручения) советнику Мэра города. Основанием для снятия поручения с контроля является получение соответствующей резолюции Мэра на ответе.

3.4. В некоторых случаях снятие с контроля письменных поручений согласовывается соответствующим должностным лицом, ответственным за исполнение поручения, с Мэром по телефону или при личной встрече и при получении согласия на бланке резолюций должностного лица, ответственного за исполнение поручения, ставится виза: "Доложено устно. Снято с контроля по согласованию с Мэром города Шахты - главой Администрации, дата и подпись. Эти материалы являются основанием для снятия поручения с контроля.

3.5. Если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнитель (не позднее чем за 2 дня до истечения срока) представляет Мэру предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. При положительном решении исполнитель информирует советника Мэра города о соответствующей корректировке срока исполнения.

3.6. Еженедельно, в пятницу до 12 часов, советник Мэра города на основании данных, представленных исполнителями, передает Мэру города информацию о неисполненных письменных поручениях. Такая информация передается всем должностным лицам, ответственным за исполнение поручений.

4. Устные поручения.

4.1. Устные поручения данные на еженедельных планерных совещаниях у Мэра города, советник Мэра города, оформляет протоколом, в котором указывается поручения, сроки их исполнения и ответственные за исполнение. Этот протокол передается в тот же день заместителям главы Администрации и другим указанным в нем исполнителям.

4.2. В четверг до 10 часов письменная информация об исполнении поручений на имя Мэра передается исполнителем советнику Мэра города для обобщения.

4.3. При устном информировании Мэра города об исполнении поручений порядок действий определен пунктом 2.4.

Не позднее, чем за одну неделю до истечения срока исполнения поручений исполнители представляют информацию о состоянии решения закрепленных за ними вопросов советнику Мэра города для подготовки обобщающей информации Мэру города.

ХVII.Порядок представления к награждению
государственными наградами Российской Федерации

1. Государственные награды Российской Федерации являются высшей формой поощрения граждан за выдающиеся заслуги перед государством.

Представление к награждению государственными наградами Российской Федерации осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 02.03.1994г. N442 "О государственных наградах Российской Федерации", письмом Комиссии по государственным наградам при Президенте Российской Федерации от 31.07.2006 г. NА 62-7395.

2. При представлении работников к государственной награде в связи с юбилейной датой организации необходимо учитывать, что в соответствии с письмом Комиссии по государственным наградам при Президенте Российской Федерации от 16.05.1997г. N А23-2042 юбилейными датами для коллективов организаций считаются 50 лет, 100 лет и каждые последующие 50 лет со дня основания, для граждан - 50 лет, 60 лет и каждые последующие 10 лет со дня рождения.

3. Для представления к награждению граждан необходимо представить в управление муниципальной службы письмо-ходатайство коллектива на имя Мэра города. В нем указываются: наименование коллектива, который ходатайствует о награждении; вид и наименование награды; полностью фамилия, имя, отчество и должность представляемого к награждению; мотив представления к награждению; наименование вышестоящей организации, которая будет вносить представление к награждению государственной наградой Президенту Российской Федерации; финансовое положение организации, в которой работает представляемый к награждению; информация об уплате налогов в местный, областной, федеральный бюджеты и выплате заработной платы сотрудникам организации.

4. К письму-ходатайству прилагаются: наградной лист; справка о финансово-экономическом состоянии организации в динамике за трехлетний период и истекшие месяцы текущего года, предшествующие дате внесения ходатайства; данные об уплате налогов во все уровни бюджетов и выплате заработной платы работникам; информация о вкладе организации в экономику города.

5. Письмо-ходатайство направляется на согласование заместителю Главы Администрации (Губернатора) области, курирующему соответствующую отрасль, который рассматривает материалы в течение 5 дней.

6. После согласования с заместителем Главы Администрации (Губернатора) области, курирующим соответствующую отрасль, наградные документы передаются в службу по государственным наградам.

7. Повторное награждение государственной наградой за новые заслуги возможно не ранее чем через 3 года после предыдущего награждения государственной наградой, за исключением награждения за совершение геройского подвига, проявленное мужество, смелость и отвагу.

8. Руководитель и начальник отдела кадров организации, выступившие с инициативой о награждении и подписавшие наградной лист, несут ответственность за правильность указанных сведений о награждаемом.

XVIII. Поощрения Мэром города Шахты - главой Администрации

1. Для награждения граждан и трудовых коллективов организаций (независимо от форм собственности) за большой вклад в социально-экономическое развитие города, выдающиеся трудовые достижения, способствующие росту авторитета города и получившие общественное признание, утверждена система поощрений Мэра города:

- Почетная грамота Мэра города Шахты - главы Администрации с денежным вознаграждением;

- Благодарность Мэра города Шахты - главы Администрации без денежного вознаграждения;

- Благодарственное письмо Мэра города Шахты - главы Администрации без денежного вознаграждения;

- Приветственный адрес Мэра города Шахты - главы Администрации без денежного вознаграждения.

Размер денежного вознаграждения к поощрениям устанавливается решением городской Думы 1 раз в год на 1 января.

2. Порядок представления к поощрениям Мэра города осуществляется в соответствии с решением городской Думы города Шахты N411 от 31.01.2008 г. "Об утверждении Положения о наградах Мэра города Шахты - главы Администрации", решения городской Думы N 236 от 28.09.2006 г. "О размере премий, выплачиваемых при награждении Почетными грамотами городской Думы и Мэра города".

3. На заседании коллегии рассматриваются вопросы представления на награждение различных уровней.

Заместители главы Администрации города, выступившие с инициативой о поощрении трудовых коллективов организаций или граждан, организуют подготовку, согласование проекта постановления Мэра города Шахты - главы Администрации и процедуру вручения поощрений.

4. Визирование проектов постановлений Мэра города Шахты - главы Администрации о поощрениях проходит в течение 3-х дней, в отдельных случаях при наличии поручения Мэра города или его заместителей (по согласованию с Мэром города) об оперативной подготовке документов - в течение 3-х часов.

5. Тексты поощрений, согласованные с советником Мэра города, печатаются на специальных бланках.

6. Ответственность за формулировку мотива представления к поощрению, правильность указанных сведений о награждаемом (фамилия, имя, отчество, должность, место работы), проверку текста на отпечатанных бланках, соблюдение сроков подготовки документов возлагается на исполнителя, ответственного за подготовку проекта соответствующего правового акта.

7. Выдачу денежных вознаграждений к поощрениям производит отдел бухгалтерского учета Администрации города на основании подписанного постановления Мэра города Шахты - главы Администрации.

8. Учет и регистрацию награжденных поощрениями Мэра города осуществляют: управление муниципальной службы и сектор организационной работы отдела организационно-контрольной работы. Записи в трудовые книжки о поощрениях производит управление муниципальной службы Администрации города.

9. По случаю юбилейных и знаменательных дат организаций города, заслуженных деятелей науки, культуры, образования, здравоохранения - жителей города Шахты, других известных лиц направляются поздравительные телеграммы Мэра города в соответствии с предложениями заместителей главы Администрации, руководителя аппарата Администрации, советника Мэра города.

Предложения формируются за один месяц до даты и со справочными материалами направляются советнику Мэра города для подготовки текстов телеграмм и представления их на подпись Мэру города.

ХIХ. Порядок официального опубликования муниципальных правовых актов
и работы с опубликованными критическими материалами
в средствах массовой информации

1. Официальное опубликование муниципальных правовых актов осуществляется в соответствии со статьей 46 Устава муниципального образования "Город Шахты", утвержденного решением городской Думы N 106 от 08.11.2005 г., организуется отделом информации и связей с общественностью, кроме случаев особо оговоренных в принимаемых документах.

2. По выступлениям критического характера в средствах массовой информации заместители главы Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации проводят работу в соответствии с действующим законодательством и постановлением Администрации Ростовской области от 30.05.2003 г. N 251 "О совершенствовании работы Администрации области, областных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления по рассмотрению публикаций и сообщений критического и проблемного характера в средствах массовой информации".

Контроль за своевременным реагированием на выступления в СМИ возлагается на отдел информации и связей с общественностью.

3. Организационные вопросы по взаимодействию заместителей главы Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города со средствами массовой информации по вопросам их деятельности и работы Администрации города проводятся отделом информации и связей с общественностью.

ХХ. Порядок подготовки и проведения совещаний в Администрации города

1. Порядок организации и проведения совещаний осуществляется на основании Стандарта Администрации "Организация и проведение мероприятий".

При подготовке совещаний, проводимых Мэром города или его первыми заместителем, не позднее чем за 15 дней до дня его проведения утверждается план подготовки совещания.

Организация подготовки материалов, порядка работы, составление протокола поручений совещания, согласно списку, возлагаются на заместителей главы Администрации, руководителей структурных подразделений Администрации города.

2. Приглашения, регистрация участников совещания и протокольно-организационное обеспечение совещаний, проводимых с участием Мэра, осуществляются сектором организационной работы отдела.

3. Материалы к совещаниям с участием Мэра представляются советнику Мэра не позднее 7 календарных дней до дня проведения совещания. Текст выступления Мэра оформляется шрифтом N 16, обычным начертанием (нежирным) на бумаге формата А5.

В случае отсутствия документов в срок совещание отменяется.

4. Стенограмма совещаний производится сектором организационной работы отдела организационно-контрольной работы для подготовки протокола - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

Расшифрованная звукозапись в 3-дневный срок после совещания передается сектором организационной работы отдела организационно-контрольной работы должностному лицу, ответственному за его подготовку, для составления протокола поручений.

Подписанный ведущим совещания протокол поручений в 5-дневный срок после совещания передается вместе с листом рассылки, завизированным ответственным за подготовку совещания, в канцелярию отдела организационно-контрольной работы, которая производит рассылку протокола исполнителям.

Стенограммы и протоколы совещаний хранятся в секторе организационной работы отдела организационно-контрольной работы.

5. Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, подписавшим протокол.

6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний и обслуживание их участников возлагаются на отдел материальных ресурсов.

7. Подготовка совещаний, проводимых заместителями главы Администрации, осуществляется в порядке, определенном должностным лицом, принявшим решение о проведении совещания.

Повестка дня совещаний, проводимых по предложению руководителей структурных подразделений Администрации города, предварительно обговаривается со всеми заинтересованными сторонами, заместителем главы Администрации, курирующим данное подразделение и руководителем аппарата Администрации.

Регламент проведения совещания не должен превышать более 1,5 часов. Праздничные мероприятия желательно проводить в обеденный перерыв или после работы.

8. Совещания в Администрации города проводятся по мере необходимости.

Организация подготовки совещаний в Администрации города и контроль за исполнением принятых на них решений возлагаются на заместителей главы Администрации, руководителя аппарата Администрации и отдел организационно-контрольной работы.

Подготовку порядка работы совещания, списков президиума и приглашенных на совещание осуществляют заместители главы Администрации. Приглашение участников совещания и его организационное обеспечение осуществляет сектор организационной работы отдела организационно-контрольной работы.

Порядок работы совещания направляется на утверждение руководителю аппарата Администрации не позднее чем за 3 дня до дня проведения совещания.

9. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом по военно-мобилизационной работе.

ХХI.Порядок оформления отпусков работникам Администрации города

1. Управлением муниципальной службы оформляются графики отпусков для следующих категорий: заместителей главы Администрации, работников Администрации города.

2. График отпусков работников Администрации города утверждается Мэром.

3. Заявления на отпуск пишутся на имя Мэра города и с его резолюцией передаются в управление муниципальной службы для оформления распоряжений Администрации города о предоставлении отпуска.

4. Управление муниципальной службы контролирует наличие на заявлениях необходимых виз, осуществляет подготовку проектов соответствующих правовых актов о предоставлении отпусков и ведет учет их использования.

Управление муниципальной службы осуществляет рассылку копий правовых актов заинтересованным должностным лицам в соответствии с листом рассылки.

ХХII.Печати, бланки и штампы

1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

В Администрации города имеются следующие печати:

- Гербовая печать - "Мэр города Шахты". Ставится на документах, подписанных Мэром. Хранится у руководителя аппарата Администрации.

- Гербовая печать "Мэр города Шахты" (размером 2?2). Ставится на служебных удостоверениях. Хранится в управлении муниципальной службы.

- Гербовая печать - "Администрация города Шахты" (N1). Ставится на банковских документах, договорах, соглашениях и других документах, подписанных Мэром города и первым заместителем главы Администрации. Хранится у руководителя аппарата Администрации.

-Гербовая печать - "Администрация города Шахты (N2). Для финансовых документов". Ставится на финансовых и банковских документах, подписанных должностными лицами Администрации города, имеющими право подписи на финансовых документах. Хранится у начальника отдела бухгалтерского учета, главного бухгалтера.

Негербовые печати с обозначениями "Администрация города Шахты Ростовской области" ставятся:

- "Руководитель аппарата Администрации" - на документах, подписанных руководителем аппарата Администрации. Хранится у руководителя аппарата Администрации;

-"Управление муниципальной службы" - на справках и в трудовых книжках. Хранится в управлении муниципальной службы ;

-"Отдел организационно-контрольной работы" - на документах, подписываемых заместителями главы Администрации, начальником отдела организационно-контрольной работы, начальниками структурных подразделений, не имеющих своих печатей. Хранится в отделе организационно-контрольной работы;

-"Отдел по военно-мобилизационной работе" - на документах, регламентирующих работу отдела, хранится в отделе по военно-мобилизационной работе;

-"Сектор обработки правовых актов" - на постановлениях и распоряжениях Мэра города Шахты - главы Администрации, хранится в секторе обработки правовых актов отдела организационно-контрольной работы;

-"Отдел транспорта" - на документах, регламентирующих работу отдела, хранится в отделе транспорта;

-"Отдел по ликвидации техногенных последствий и охране окружающей среды" - на документах, регламентирующих работу отдела, хранится в отделе по охране окружающей среды;

-"Отдел по жилищной политике" - на документах, регламентирующих работу отдела, хранится в отделе по жилищной политике;

-"Департамент экономики и торговли, отдел потребительского рынка и услуг" - на документах, регламентирующих работу отдела, хранится в управлении потребительского рынка и услуг;

-"Отдел по военно-мобилизационной работе" - на документах, регламентирующих работу отдела, хранится в отделе по военно-мобилизационной работе;

-"Для пакетов" - на пакетах, отправляемых с пометкой "Секретно" и ДСП, хранится в отделе по военно-мобилизационной работе;

-"РСО" - на пакетах режимно-секретных органов, хранится в отделе по военно-мобилизационной работе;

-"Майский территориальный отдел по работе с населением" - на документах, регламентирующих работу отдела, хранится в Майском территориальном отделе по работе с населением;

-"Аютинский территориальный отдел по работе с населением" - на документах, регламентирующих работу отдела, хранится в Аютинском территориальном отделе по работе с населением;

-"Таловский территориальный отдел по работе с населением" - на документах, регламентирующих работу отдела, хранится в Таловском территориальном отделе по работе с населением;

-"Сидорово-Кадамовский территориальный отдел по работе с населением" - на документах, регламентирующих работу отдела, хранится в Сидорово-Кадамовском территориальном отделе по работе с населением;

-"Комиссия по делам несовершеннолетних" - на документах, регламентирующих работу комиссии, хранится в секторе оргобеспечения деятельности КДН;

-"Административная комиссия" - на документах, регламентирующих работу комиссии, хранится в секторе оргобеспечения деятельности административной комиссии.

Печати должны храниться в сейфах.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования, хранения печатей в подразделениях Администрации города возлагаются на их руководителей.

2. Бланки документов, применяемые в Администрации города, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Бланки разрабатываются отделом организационно-контрольной работы, согласовываются по принадлежности и утверждаются распоряжением Мэра города - главой Администрации.

Структурные подразделения Администрации города при направлении писем, как правило, пользуются бланками "Администрация города Шахты".

3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

4. Бланки и штампы должны храниться в сейфах или закрытых шкафах.

5. Заказы на изготовление печатей и штампов подаются работниками Администрации города в отдел материальных ресурсов. Образцы печатей и штампов утверждаются руководителем аппарата Администрации.

Изготовленные печати и штампы учитываются в отделе по военно-мобилизационной работе и выдаются под роспись сотрудникам подразделения, отвечающим за их использование и сохранность.

6. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в отдел по военно-мобилизационной работе и уничтожаются по акту.

7. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность отдел по военно-мобилизационной работе.

XXIII. Порядок работы в локальной вычислительной сети
Администрации города

1. В локальную вычислительную сеть Администрации города подключаются компьютеры Администрации города, расположенные в зданиях по ул.Советская,158, ул.Советская,187\189, пр.Карла Маркса, 67.

2. Подключения компьютеров производятся в случае служебной необходимости использования информационных ресурсов локальной вычислительной сети, наличия физической возможности для организации подключения и по согласованию с отделом информационных систем и технологий.

3. К локальной сети подключаются только компьютеры с лицензионной операционной системой, лицензионным прикладным программным обеспечением и лицензионными антивирусными программами, обеспечивающими постоянную защиту информации.

4. Информация на компьютере должна использоваться только в служебных целях.

5. Запрещается подключать к компьютерам средства беспроводной связи и средства связи с внешними информационными сетями.

6. Контроль за соблюдением порядка работы в локальной сети Администрации города и использованием Интернета осуществляется руководителями структурных подразделений.

XXIV. Дежурство в Администрации города

1. Дежурство в Администрации города осуществляется в праздничные дни  с 9-00 до 19-00 в две смены в приемной руководителя аппарата Администрации.

2. В дежурстве принимают участие начальники, заместители начальников, заведующие секторами департаментов, управлений, отделов по графику, утвержденному распоряжением Мэра города Шахты - главой Администрации, который готовится сектором организационной работы отдела организационно-контрольной работы.

ХХV. Служебный распорядок и материально-техническое
обеспечение деятельности Администрации города

1. В Администрации города действует 5-дневная рабочая неделя. Выходными днями являются суббота и воскресенье.

2. Рабочий день в Администрации города начинается в 9 часов и оканчивается в 18 часов. В пятницу рабочий день оканчивается в 16 часов 45 минут. Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час.

Перерыв для отдыха и питания начинается в 13 часов и оканчивается в 13 часов 45 минут.

3. Учет рабочего времени работников Администрации города ведут работники, уполномоченные руководителями. Табель учета рабочего времени работников структурного подразделения Администрации города подписывается руководителем структурного подразделения и в установленные сроки представляется в отдел бухгалтерского учета Администрации города.

4. Соблюдение рабочего распорядка обязательно для всех работников Администрации города.

Контроль за соблюдением работниками Администрации города рабочего распорядка осуществляют руководители структурных подразделений Администрации города, заместители главы Администрации города по направлениям.

Управление муниципальной службы вправе проводить проверки соблюдения рабочего распорядка.

5. Материально-техническое обеспечение деятельности Администрации города осуществляет отдел материальных ресурсов.

Для получения оргтехники, канцтоваров, проведения ремонтных работ руководители структурных подразделений Администрации города подают заявку в отдел материальных ресурсов.

XXVI. Порядок входа в здание Администрации города, выноса и вноса имущества

1. Вход в здания Администрации города регламентируется распоряжением Администрации города от 02.03.2005 г. N 1245 "О мерах по улучшению охраны служебных комнат в административных зданиях мэрии города по ул.Советская,158, Советская,134, пр.Карла Маркса,67 и поддержанию в них порядка".

2. В выходные и праздничные дни в здания могут быть пропущены лица только в случае служебной необходимости. Для этого руководители структурных подразделений Администрации города заранее подают на пост милиции списки таких лиц, согласованные с заместителями главы Администрации, курирующими данное структурное подразделение.

Руководитель аппарата Администрации

Ф.Ф. Хлебников