Приложение N 3. Правила ведения журнала учета документов, поступивших для учета муниципального имущества в реестре, журнала учета выписок и дел документов, являющихся неотъемлемой частью реестра муниципального имущества города Таганрога

Приложение N 3
к постановлению Администрации
города Таганрога
от 02.06.10 N 2568

Правила
ведения журнала учета документов, поступивших для учета муниципального
имущества в реестре, журнала учета выписок и дел документов,
являющихся неотъемлемой частью реестра муниципального
имущества города Таганрога

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок ведения специалистами Комитета по управлению имуществом г. Таганрога (далее - должностное лицо) документов, являющихся неотъемлемой частью Реестра муниципального имущества города Таганрога (далее - Реестр):

журнала учета документов, поступивших для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре (далее - журнал учета документов);

журнала учета выписок из Реестра муниципального имущества города Таганрога, оформленных по форме в соответствии с приложением N 6 к Положению "Об учете муниципального имущества города Таганрога", утвержденному Решением Городской Думы города Таганрога от 06.10.2009 N 76, (далее - журнал учета выписок);

дел, в которые помещаются документы, поступившие для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре, муниципальные правовые акты, письма, выписки из Реестра, другие документы, подготовленные в процессе ведения Реестра (далее - дело документов).

1.2. Ведение журнала учета документов и дел документов осуществляется путем соответственно:

внесения в журнал записей о документах, поступивших для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре;

помещения в дело документов, поступивших для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре, муниципальных правовых актов, писем, выписок из Реестра, других документов, подготовленных в процессе ведения Реестра, записи о которых вносятся в опись документов, содержащуюся в деле документов (далее - опись документов).

1.3. Внесение записей, указанных в пункте 1.2 настоящих Правил, в журнал учета документов и опись документов, а также соответствующих записей в титульные листы журналов и дел документов осуществляется по формам N 1 и N 2, к настоящим Правилам.

Листы журнала и описи документов нумеруются порядковыми номерами по строке "Лист ___".

1.4. Ведение журнала учета документов и описи документов осуществляется на электронном носителе в формате Microsoft Excel.

После внесения первых записей в опись документов должностное лицо распечатывает опись документов и помещает ее в дело документов. После внесения в опись документов новых записей ее листы, содержащие новые записи, распечатываются должностным лицом в дни внесения в нее указанных записей и помещаются в дело документов, дополняя распечатанную опись документов.

С целью предотвращения утраты данных журнала учета документов и описи документов на электронных носителях структурное подразделение Комитета по управлению имуществом г. Таганрога, осуществляющее функции администратора сети, формирует их резервные электронные копии, которые должны храниться в местах, исключающих их утрату одновременно с оригиналами, и обновляться ежедневно.

1.5. На 1 января каждого года структурным подразделением Комитета по управлению имуществом г. Таганрога, осуществляющим функции администратора сети, формируется резервная копия журнала учета документов на электронном носителе, которая подлежит постоянному хранению.

С наступлением нового календарного года открывается журнал учета документов на указанный год. При этом порядковые номера записей в журнале начинаются с единицы.

2. Ведение журнала учета документов

2.1. В журнал учета документов вносятся записи о документах, поступивших для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре:

от правообладателей - на принадлежащее им на соответствующем вещном праве муниципальное имущество города Таганрога и (или) предоставленные им в пользование на основании соответствующих договоров земельные участки;

от структурных подразделений Комитета по управлению имуществом г. Таганрога - на имущество, составляющее муниципальную казну города Таганрога (далее - имущество казны).

Записи вносятся в журнал учета документов последовательно в порядке поступления документов в Комитет по управлению имуществом г. Таганрога. Одна запись в журнале учета документов соответствует одному входящему номеру сопроводительного письма к документам для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре, указанным в настоящем пункте.

2.2. При внесении записей в журнал учета документов:

2.2.1. В графе 1 указывается порядковый номер записи о поступившем сопроводительном письме к документам для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре, указанным в пункте 2.1.;

2.2.2. В графах 2 и 3 указываются соответственно дата и входящий номер сопроводительного письма к документам для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре, указанным в пункте 2.1., присвоенные в порядке общего делопроизводства;

2.2.3. В графах 4 - 8 указывается количество документов, поступивших для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре: карт объектов учета, карт лиц, обладающих правами на объекты учета и сведениями о них; записей об изменениях сведений об объектах учета; записей о прекращении права муниципальной собственности города Таганрога на имущество и документов (копий документов), подтверждающих содержащиеся в картах и записях сведения; документов, содержащих сведения об имуществе казны;

2.2.4. В графе 9 указывается общее количество листов документов, поступивших для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре;

2.2.5. В графе 10 указывается полное наименование правообладателя, если им является юридическое лицо, или фамилия, имя и отчество, если правообладателем является физическое лицо, или полное наименование организации, не являющейся правообладателем, от которой поступили документы для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре;

2.2.6. В графе 11 указывается наименование структурного подразделения Комитета по управлению имуществом г. Таганрога. Допускается внесение сокращенного наименования структурного подразделения Комитета по управлению имуществом г. Таганрога;

2.2.7. В графе 12 указывается Ф.И.О. должностного лица, внесшего соответствующую запись в журнал учета документов;

2.2.8. В графе 13 указывается дата внесения соответствующей записи в журнал учета документов;

2.2.9. В графе 14 указываются дополнительные сведения, относящиеся к соответствующей записи в журнале учета документов.

3. Ведение журнала учета выписок

3.1. В журнал учета выписок вносятся записи о выданных выписках из Реестра с указанием РНМИГТ, наименования объекта учета, наименования юридических или физических лиц, запросивших выписку, реквизитах платежных документов, оплаченных сумм в рублях.

Записи вносятся в журнал учета выписок последовательно в соответствии с датой выписки.

Выдача выписки производится под роспись лицу, подавшему запрос или его доверенному лицу при наличии доверенности.

Одна запись в журнале учета выписок соответствует одной выданной выписке.

3.2. Ведение журнала учета выписок осуществляется в соответствии с формой N 3 к настоящим Правилам на бумажном и электронном носителе в формате Microsoft Excel.

4. Ведение дел документов

4.1. В дело документов помещаются все указанные в пунктах 1.1 и 2.1 настоящих Правил документы (копии документов), поступившие для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре, подготовленные в процессе ведения Реестра (далее - документ).

4.2. Дело документов открывается:

на каждый объект учета;

для помещения документов, каждый из которых является общим для нескольких объектов учета (далее - общий документ).

4.3. Дело документов идентифицируется по строке "Дело N _____" формы его титульного листа:

4.3.1. РНМИГТ объекта учета и после знака "/" основным государственным регистрационным номером (далее - ОГРН) правообладателя (вариант 1) или знаком "-", если правообладателем является физическое лицо (вариант 2), если дело открыто на объект учета, принадлежащий на соответствующем праве правообладателю (далее - объект учета правообладателя);

4.3.2. РНМИГТ объекта учета (вариант 3), если дело открыто на акции акционерного общества, долю (вклад) в уставном (складочном капитале) хозяйственного общества или товарищества либо объект учета, составляющий муниципальную казну города Таганрога (далее - объект учета казны);

4.3.3. ОГРН правообладателя (вариант 4), если дело открыто на общие документы, необходимые для учета в Реестре объектов учета правообладателя (далее - дело общих документов правообладателя);

4.3.4. Числом "61-11", если дело открыто на общие документы, необходимые для учета в Реестре объектов учета казны (далее - дело общих документов казны).

4.4. Документы помещаются в дело документов в хронологическом порядке их поступления и нумеруются порядковыми номерами в правом верхнем углу на свободном от записей месте первого листа документа.

Одновременно нумеруются листы документов порядковыми номерами в правом нижнем углу каждого листа на свободном от записей месте. При этом нумерация листов по мере помещения документов в дело документов не прерывается.

При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае в строку "Том N ____" формы титульного листа дела документов вносится порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать документам, находящимся в данном томе дела документов.

4.5. При внесении записей в опись документов:

в ее наименование вносятся номер дела документов и номер тома дела документов, указанные на титульном листе дела (тома дела) документов;

в графу 1 вносится порядковый номер документа в деле (томе дела) документов;

в графы 2 и 3 вносятся реквизиты (дата и номер) документа, при отсутствии которых указанные графы не заполняются;

в графу 4 вносится наименование документа (если оно имеется);

в графу 5 вносится количество листов в документе;

в графу 6 вносятся номера листов.

Если в опись документов дела документов, открытого на объект учета, вносятся записи об общем документе, необходимом для учета в Реестре нескольких объектов учета, то в графу 1 вносится условное обозначение дела общих документов правообладателя "ДОДП" или дела общих документов казны "ДОДК". При этом в графы 5 и 6 вносятся соответственно номер дела общих документов и номер тома дела общих документов, в который помещен общий документ.

4.6. При возникновении у правообладателя соответствующего права на объект учета, принадлежавший на соответствующем праве другому правообладателю, или на объект учета казны либо поступлении объекта учета правообладателя в муниципальную казну города Таганрога должностное лицо вносит изменения в номер дела документов, а именно зачеркивает имеющийся номер дела тонкой линией (синими или черными чернилами) так, чтобы его можно было прочесть, и вписывает новый номер дела.

4.7. Дело документов закрывается после отчуждения объекта учета из муниципальной собственности муниципального образования "Город Таганрог" или внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи об исключении из него акционерного общества, хозяйственного общества или товарищества, на акции, долю (вклад) в уставном (складочном) капитале которого было открыто дело документов - в правый верхний угол титульного листа дела (первого тома дела) документов синими или черными чернилами вносятся слово "ЗAKPЫTO", дата закрытия дела и надпись о причине его закрытия.

4.8. Закрытое дело в установленном порядке передается на постоянное хранение в архив Комитета по управлению имуществом г. Таганрога либо государственный архив.

Форма N 1
к Правилам ведения журнала учета документов,
поступивших для учета муниципального имущества
в Реестре, журнала учета выписок и дел документов,
являющихся неотъемлемой частью Реестра
муниципального имущества города Таганрога

                               Титульный лист

              Комитет по управлению имуществом г. Таганрога

                         Журнал учета документов,

              поступивших для учета муниципального имущества

            города Таганрога в Реестре муниципального имущества

                             города Таганрога

                                (20__ год)

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

        (полное наименование структурного подразделения Комитета

                по управлению имуществом г. Таганрога)

                                                Срок хранения: постоянно

                                                              Лист ____

                                       Журнал                             

                учета документов, поступивших для учета муниципального

                       имущества города Таганрога в Реестре

                     муниципального имущества города Таганрога

N п/п	Документы для учета муниципального имущества города Таганрога в Реестре									Наименование структурного подразделения	Ф.И.О должностного лица	Дата внесения записи	Примечание
	Входящий		Количество (штук)					общее количество листов	Наименование правообладателя, организации, от которой поступили документы
	дата	N	карт		записей об изменениях сведений об ОУ	записей о прекращении права муниципальной собственности города Таганрога на имущество	документов (копий документов), подтверждающих содержащиеся в картах и записях сведения
			ОУ	лиц
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
1.
2.
Итого	-	-	-	-					-	-	-	-	-

Условные обозначения:

ОУ - объекты учета.

Форма N 2
к Правилам ведения журнала учета документов,
поступивших для учета муниципального имущества
в Реестре, журнала учета выписок и дел документов,
являющихся неотъемлемой частью Реестра
муниципального имущества города Таганрога

                             Титульный лист

              Комитет по управлению имуществом г. Таганрога

            Реестр муниципального имущества города Таганрога

                            дело документов

                              Вариант 1:

                N РНМИГТ ___________ / ОГРН __________;

                              Вариант 2:

                     N РНМИГТ ___________ / - ;

                              Вариант 3:

                        N РНМИГТ ___________;

                              Вариант 4:

                         N ОГРН ___________;

                              Вариант 5:

                               N 61-11.

                              Том N _____

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

        (полное наименование структурного подразделения Комитета

                 по управлению имуществом г. Таганрога)

Должностное лицо:

с "___" __________ г. по "___" ___________ г. _________________________

                                                     (Ф.И.О.)

с "___" __________ г. по "___" ___________ г. _________________________

                                                     (Ф.И.О.)

с "___" __________ г. по "___" ___________ г. _________________________

                                                     (Ф.И.О.)

                                                Срок хранения: постоянно

                                                               Лист ____

                           Опись документов 

     Дела документов N _________________________________, Том N _____

N п/п	Реквизиты документа		Наименование документа	Количество листов в документе или номер дела общих документов	Номера листов или номер тома дела общих документов
	дата	N
1	2	3	4	5	6
1.
2.
Итого	-	-	-		-

Примечание.

Если в опись документов дела документов, открытого на объект учета, вносятся записи об общем документе, необходимом для учета в Реестре нескольких объектов учета, то в графу 1 вносится условное обозначение дела общих документов правообладателя "ДОДП" или дела общих документов казны "ДОДК". При этом, в графы 5 и 6 вносятся соответственно номер дела общих документов и номер тома дела общих документов, в который помещен общий документ.

Форма N 3
к Правилам ведения журнала учета документов,
поступивших для учета муниципального имущества
в Реестре, журнала учета выписок и дел документов,
являющихся неотъемлемой частью Реестра
муниципального имущества города Таганрога

                                 Журнал                                 

            учета выписок из Реестра муниципального имущества           

                           города Таганрога 

N п/п	Дата выписки	N выписки	Наименование объекта учета	РНМИГТ	Кому выдана	Основания для оплаты	Дата и N платежного документа	Сумма, руб.	Роспись в получении выписки	Дата получения выписки
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11