Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10 сентября 2007 г. N 1273
"Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"

 

В соответствии с пунктом 1.6. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19* (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20), приказываю:

1. Утвердить формы учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук согласно приложениям N 1 - 46.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

 

Министр

А.С. Соколов

 

Зарегистрировано в Минюсте РФ 9 октября 2007 г.

Регистрационный N 10291

 

_____________________________

* Зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный номер 9059

 

Приложения
(образцы форм)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

____________________________
     (название архива)

 

            АКТ                           УТВЕРЖДАЮ

 

____________ N _____________              Директор _____________________
  (дата)                                             (название архива)

 

возврата архивных документов              Подпись   Расшифровка подписи
собственнику

 

                                          Дата

 

На основании решения ЭПК (ЭПМК, ЭФЗК, ЭК) (протокол от _______ N ______)

 

по итогам описания архивных документов фонда N _________________________
                                                   (название фонда)
________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

были  выделены   для   возврата  собственнику  указанные  ниже  архивные
документы:

 

________________________________________________________________________
   (излагается краткая характеристика документов и причин их возврата

 

________________________________________________________________________
                             собственнику)

 

________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Всего: _________________ ед. хр. ___________________ документов (листов)

 

Наименование должности работника       Подпись       Расшифровка подписи
Наименование должности работника       Подпись       Расшифровка подписи

 

Документы получены
                          Подпись собственника       Расшифровка подписи
Дата

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Наименование должности работника       Подпись       Расшифровка подписи

 

Дата
          Форма акта возврата архивных документов собственнику

 

                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 2
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

____________________________
     (название архива)

 

____________________________
  (почтовый индекс, адрес)

 

            АКТ

 

____________ N _____________
  (дата)

 

о выдаче архивных документов
во   временное   пользование

 

____________________________
 (наименование организации)

 

____________________________
 (почтовый индекс, адрес)

 

Основание ______________________________________________________________

 

________________________________________________________________________
Для какой цели выдаются документы ______________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Выдаются следующие ед. хр. из фонда ____________________________________
                                              (название, номер)

 

Опись N __

Ед. хр. N __

Заголовок ед. хр.

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

Всего выдается _____(______, ______, _______) ед. хр. (общим количеством
листов, временем звучания, метражом) на срок ___________________________

 

Документы выданы в упорядоченном состоянии.

 

Получатель обязуется не предоставлять документы, полученные во временное
пользование,  для  просмотра,  прослушивания  или  использования  другим
организациям  и  посторонним  лицам, не выдавать по ним копий, выписок и
справок,   не   производить   изъятия   каких-либо  частей  из  выданных
документов, не публиковать документы без разрешения архива.

 

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или
повреждения выданных документов.

 

                Форма акта о выдаче архивных документов
                        во временное пользование

 

                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

Документы сдал

 

Наименование
должности работника архива       Подпись             Расшифровка подписи

 

Дата

 

Руководитель                     Подпись             Расшифровка подписи
архива                           Печать архива

 

Дата

 

Документы принял

 

Наименование
должности работника
организации-получателя           Подпись             Расшифровка подписи

 

Дата

 

Руководитель
организации-получателя           Подпись             Расшифровка подписи
                                 Печать
                                 организации-получателя
Дата
------------------------------------------------------------------------
Документы сдал

 

Наименование
должности работника организации  подпись             Расшифровка подписи

 

Дата

 

Руководитель
организации                      Подпись             Расшифровка подписи
                                 Печать
                                 организации-получателя

 

Дата
Документы принял
Наименование
должности работника архива       Подпись             Расшифровка подписи
Дата
Руководитель
архива                           Подпись             Расшифровка подписи
                                 Печать
                                 архива
Дата

 

                Форма акта о выдаче архивных документов
                        во временное пользование
                             (продолжение)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 3
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

_______________________________
       (название архива)

 

             АКТ                          УТВЕРЖДАЮ

 

_____________ N _______________           Директор _____________________
   (дата)                                            (название архива)

 

о разделении,  объединении дел,           Подпись   Расшифровка подписи
включении в дело новых архивных
документов                                Дата
    (нужное подчеркнуть)
                                          Фонд N _______________________

 

Название фонда _________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

В ходе _________________________________________________________________
                         (указать вид работы)

 

________________________________________________________________________

 

произведено разделение, объединение дел, включение в дело новых архивных
документов _____________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

N

пп

Номер описи

Номер дела

Заголовок дела

Количество листов

Новые шифры дела

Новое

количество

листов

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В результате количество дел фонда увеличилось (уменьшилось) на _________

 

________________________________________________________________________
                            (цифрами и прописью)
Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

Изменения в учетные документы внесены
Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

               Форма акта о разделении, объединении дел,
               включении в дело новых архивных документов
                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 4
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

_______________________________
       (название архива)

 

             АКТ                          УТВЕРЖДАЮ

 

_____________ N _______________           Директор _____________________
   (дата)                                            (название архива)

 

о технических ошибках в         Подпись              Расшифровка
учетных документах                                   подписи
                                Дата
                                Фонд N _____

 

Название фонда _________________________________________________________
________________________________________________________________________
В ходе выполнения _______________________________ обнаружены технические
ошибки в записях:

 

Название документа

Существующая запись

Следует записать

1

2

3

 

 

 

 

В результате количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на ____ ед. хр.
                                                    (цифрами и прописью)
Примечания: ____________________________________________________________

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи
Дата

 

         Форма акта о технических ошибках в учетных документах

 

                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 5
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

_______________________________
       (название архива)

 

             АКТ                          УТВЕРЖДАЮ

 

_____________ N _______________           Директор _____________________
   (дата)                                            (название архива)

 

об  изъятии   подлинных  единиц           Подпись   Расшифровка подписи
хранения, архивных документов
                                          Дата
В результате ___________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

на основании ___________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

изъято из фонда N ______________________________________________________
                                     (название фонда)

 

и передано ______________________________________ (расписка прилагается)
                      (Ф.И.О. лица)

 

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок ед. хр.

Номера изъятых лл.

Название изъятого документа

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

Итого изъято ___________ ед.хр., архивных документов на _________ листах
          (цифрами и прописью)                    (цифрами и прописью)

 

Взамен изъятых  единиц  хранения,  архивных  документов  в  фонд, # дело
                       (нужное подчеркнуть)

 

включены (не включены) их копии на _________________________________ лл.
                                          (цифрами и прописью)

 

Заведующий хранилищем           Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

Заведующий отделом              Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

Главный хранитель фондов        Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

            Форма акта об изъятии подлинных единиц хранения,
                          архивных документов
                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 6
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

_______________________________
       (название архива)

 

             АКТ                          УТВЕРЖДАЮ

 

_____________ N _______________           Директор _____________________
   (дата)                                            (название архива)

 

об обнаружении архивных         Подпись              Расшифровка
документов                                           подписи
                                Дата

 

В ходе ____________________________________________________________ было
                                (вид работы)

 

обнаружено _____________________________________________________________
                            (в фонде, хранилище,

 

________________________________________________________________________
                             рабочем помещении)

 

N

пп

Заголовок ед. хр.

Шифр (если есть)

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

К какому фонду относится (новый шифр)

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого обнаружено _______________________________________________ ед. хр.
                             (цифрами и прописью)
Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

             Форма акта об обнаружении архивных документов
                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 7
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

_______________________________
       (название архива)

 

             АКТ                          УТВЕРЖДАЮ

 

_____________ N _______________           Директор _____________________
   (дата)                                            (название архива)

 

описания архивных документов,             Подпись    Расшифровка подписи
переработки описей
(нужное подчеркнуть)                      Дата

 

Фонд N _________________________________________________________________
                               (название фонда)

 

________________________________________________________________________

 

По состоянию на ____________________ в фонде N ______________ по учетным
                (дата начала работы)

 

данным числилось _________ описей, _________ ед. хр., _________ архивных

 

документов, ______________ листов россыпи за _____________________ годы.

 

Для работы получено: по описи N ________________________________ ед. хр.

 

неописанных ________ед. хр., _______ архивных документов, ______ листов.

 

В результате ____________________________ произошли следующие изменения:
                (наименование работы)

 

- выделено не подлежащих хранению ________________ ед. хр. (док-ов, лл.)

 

- возвращено собственнику ________________________ ед. хр. (док-ов, лл.)

 

- передано в научно-справочную библиотеку ________ ед. хр.

 

- передано в другие фонды архива _________________ ед. хр. (док-ов, лл.)

 

- передано в другие архивы _______________________ ед. хр. (док-ов, лл.)

 

- объединено с другими ед. хр. ___________________ ед. хр.

 

- сформировано из россыпи ________________________ ед. хр.

 

- поступило из других фондов _____________________ ед. хр. (док-ов, лл.)

 

- включена пересоставленная опись ________________ ед. хр.

 

- ______________________________________________________________________

 

- ______________________________________________________________________

 

      Форма акта описания архивных документов, переработки описей

 

                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

- _______________________________________________________________________

 

Вновь составлены описи N ________________ на ____________________ ед.хр.

 

________________________________________________________________________

 

По состоянию на _________________________ в фонде N ____________________
                (дата завершения работы)

 

числится ___________ описей, ____________ ед. хр. за _____________ годы.

 

Проведены следующие виды работ: ________________________________________

 

________________________________________________________________________
                 (перечисляются проделанные виды работ)

 

_______________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Составлено для именного каталога ______________________________ описаний

 

           для систематического каталога ______________________ описаний

 

К описям дел фонда составлен следующий справочный аппарат: _____________

 

________________________________________________________________________
                       (перечислить какой именно)

 

________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Работу выполнили:

 

Наименование
должностей
работников                      Подписи             Расшифровка подписей

 

Работу принял:
Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

Описания для БД/каталога принял:
(нужное подчеркнуть)

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

      Форма акта описания архивных документов, переработки описей
                             (продолжение)

 

Документы фонда и справочный аппарат принял
Хранитель фондов _______________________________________________________
                                  (подпись,         расшифровка подписи)
Дата

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи
Дата

 

                                     СОГЛАСОВАНО

 

                                     Протокол ЭПК ______________________
                                                 (наименование архивного

 

                                     ___________________________________
                                                органа, архива)

 

                                     от _____________ N ________________

 

      Форма акта описания архивных документов, переработки описей
                             (продолжение)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 8
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

УТВЕРЖДАЮ                              УТВЕРЖДАЮ

 

____________________________________   ____________________________________
(наименование должности руководителя   (наименование должности руководителя

 

____________________________________   ____________________________________
        организации-сдатчика)                  организации-приемщика)

 

Подпись          Расшифровка подписи   Подпись          Расшифровка подписи

 

Дата             Печать                Дата             Печать

 

              АКТ

 

______________ N ______________
   (дата)

 

приема-передачи страховых копий
на специальное хранение

 

___________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________ сдал,
                    (название организации-сдатчика)

 

а __________________________________________________________________ принял
                    (название организации-приемщика)

 

___________________________________________________________________________
                          (основание передачи)

 

___________________________________________________________________________

 

N

пп

Номера описей страхового фонда

Количество экземпляров описей

Количество передаваемых единиц учета (единиц хранения) страхового фонда*

Количество кадров, метров, времени звучания

Количество описей особо ценных документов

Количество актов технического состояния

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого принято ________________________________________ (цифрами и прописью)
         (единиц учета (единиц хранения) страхового фонда)

 

    __________________________________________________ (цифрами и прописью)
             (кадров, метров, времени звучания)

 

    __________________________________________________ (цифрами и прописью)
             (описей особо ценных документов)

 

    __________________________________________________ (цифрами и прописью)
             (актов технического состояния)

 

Передачу произвели:                       Прием произвели:

 

Должность   Подпись   Расшифровка         Должность   Подпись   Расшифровка
                      подписи                                   подписи

 

Дата                                      Дата

 

Изменения в учетные документы внесены

 

Должность                       Подпись                 Расшифровка подписи

 

Дата

 

______________________________

* Понятия единица учета и единица хранения для копий страхового фонда на рулонной пленке идентичны.

Для копий страхового фонда на микрофишах указываются количество единиц учета (соответствует количеству отснятых дел) и количество ед. хр. (микрофиш).

 

          Форма акта приема-передачи страховых копий на специальное
                                  хранение
                                                      Формат А4 (210 x 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 9
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

____________________________
     (название архива)

 

             АКТ                          УТВЕРЖДАЮ

 

____________ N _____________              Директор _____________________
   (дата)                                            (название архива)

 

проверки наличия и состояния              Подпись            Расшифровка
архивных документов                                          подписи
                                          Дата
                                          Фонд N ___
Название фонда _________________________________________________________

 

NN описей ______________________________________________________________

 

       Проверка проводилась с __________________ по ____________________

 

       Проверкой установлено:
1. Числится по описям __________________________________________ ед. хр.
                                      (количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
      а) не учтенные в итоговой записи _________________________ ед. хр.
                                             (количество)
      б) не перечисленные, но учтенные
         в итоговой записи _____________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
2.2. Пропущено номеров:
      а) не учтенных в итоговой записи _________________________ ед. хр.
                                             (количество)
      б) не перечисленных, но учтенных
         в итоговой записи _____________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
     увеличился на _____________________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
     уменьшился на _____________________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
3. Числится по описям в результате
   устранения технических ошибок _______________________________ ед. хр.
                                             (количество)
4. Не оказалось в наличии ______________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) ___________________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
из них требующих:
    а) дезинфекции _____________________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
    б) дезинсекции _____________________________________________ ед. хр.
                                             (количество)

 

      Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

    в) реставрации _____________________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
    г) переплета или подшивки __________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
    д) восстановления затухающих текстов _______________________ ед. хр.
                                             (количество)
    е) неисправимо поврежденных ________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
    ж) _________________________________________________________

 

    з) _________________________________________________________

 

    и) _________________________________________________________

 

    к) _________________________________________________________

 

    л) _________________________________________________________

 

6. Имеется не включенных в описи _______________________________ ед. хр.
                                             (количество)

 

7. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи), имеющихся
в наличии ______________________________________________________ ед. хр.
                                             (количество)
8. Характеристика условий их хранения.
   Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.

 

________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Проверку производили:

 

Наименование
должностей
работников                      Подписи              Расшифровка подписей

 

Согласовано

 

Заведующий отделом
(архивохранилищем)              Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

      Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
                             (продолжение)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 10
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

____________________________
     (название архива)

 

             АКТ                          УТВЕРЖДАЮ

 

____________ N _____________              Директор _____________________
   (дата)                                            (название архива)

 

страховой   оценки  архивных              Подпись            Расшифровка
документов                                                   подписи
                                          Дата
Комиссия ______________________________________ (протокол N от 00.00.00)
                  (название архива)

 

провела страховую оценку ______________________________________________,
                                (количество архивных документов)

 

предоставляемых ________________________________________________________
                                (цель предоставления документов,

 

________________________________________________________________________
                   название и место проведения выставки,

 

________________________________________________________________________
                   осуществления реставрационных работ)

 

в соответствии с ______________________________________________________.
                            (название договора или соглашения)

 

Страховая оценка проводилась на основании ______________________________

 

Комиссия  установила   следующую   страховую   стоимость  представленных
документов:

 

N пп

Описание документа

Поисковые данные

Категория ценности

Страховая оценка

Состояние сохранности

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Всего: ______________________ архивных документов на _____ лл., на общую
        (цифрами и прописью)

 

сумму страховой оценки ______________________
                        (цифрами и прописью)

 

Председатель комиссии
Наименование
должности работника             Подпись              Расшифровка подписи

 

Секретарь комиссии
Наименование
должности работника             Подпись              Расшифровка подписи

 

            Форма акта страховой оценки архивных документов
                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 11
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 

документов дела

 

N

пп

Делопроизводственный индекс

Дата

Заголовок документа

Номера листов дела

Примечания

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Итого ________________________________________________ документов
                   (цифрами и прописью)

 

Количество листов внутренней описи _________________________________ лл.
                                         (цифрами и прописью)
Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи
Дата

 

                 Форма внутренней описи документов дела
                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 12
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

_______________________
   (название архива)
                                       РАЗРЕШАЮ выдачу документов
ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)
НА    ВЫДАЧУ   АРХИВНЫХ                Наименование
ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ ФОНДА                должности
ПОЛЬЗОВАНИЯ,     ОПИСЕЙ
ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ                        Подпись       Расшифровка подписи
                                       Дата
________________________________________________________________________
          (фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя)

 

________________________________________________________________________
       (фамилия, инициалы работника архива, название структурного
                             подразделения)

 

________________________________________________________________________
                    (тема исследования, цель выдачи)

 

Фонд N ___

Опись N ___

Ед. хр. N ___

Заголовок ед. хр.

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Расписка пользователя в получении дата

Расписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

     Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий
      фонда пользования, описей дел, документов (лицевая сторона)
                                                   Формат А5 (148 x 210)
________________________________________________________________________

 

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

________________________________________
(подпись пользователя, работника архива)

 

Дата

 

     Форма заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий
     фонда пользования, описей дел, документов (оборотная сторона)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 13
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

 

N

пп

Дата записи

Фонд

N _

Опись N _

Дело N _

Заголовок дела

Описание оформления дела, предмета

Материал

Размер (вес)

Физическая сохранность

Подпись

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого ______________________________________________________________ дел
                            (цифрами и прописью)

 

Наименование
должности
работника                    Подпись                 Расшифровка подписи

 

        Форма инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении
           или в приложении к ним драгоценные металлы и камни
                                                   Формат А4 (297 х 210)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 14
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕД. ХР.

ВЫДАНО

Номер фонда

Номер описи

Номер ед. хр.

Кому

Дата выдачи

Подпись

Дата возврата

Подпись

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                        Форма карты-заместителя    Формат А4 (210 х 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 15
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

__________________________
    (название архива

 

КАРТОЧКА     ПОСТЕЛЛАЖНОГО                   Корпус ____________________
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ                   Этаж (ярус) _______________
                                             Архивохранил. _____________
СТЕЛЛАЖ N ________________                   Помещение _________________

 

Шкаф

N ___

Полка

N ___

Фонд N ___

Опись N ___

Ед. хр.

с N __ по N __

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

        Форма карточки постеллажного топографического указателя
                           (лицевая сторона)
                                Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

 

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

        Форма карточки постеллажного топографического указателя
                          (оборотная сторона)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 16
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

__________________________
     (название архива)

 

КАРТОЧКА       ПОФОНДОВОГО                   Фонд N ____________________
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ                   Корпус ____________________
Название фонда ___________                   Этаж (ярус) _______________
__________________________                   Архивохранил. _____________
__________________________                   Помещение _________________

 

Опись

N ___

Ед. хр.

с N __ по N __

Стеллаж

N ___

Шкаф

N ___

Полка

N ___

Примечания

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

         Форма карточки пофондового топографического указателя
                           (лицевая сторона)
                                Формат А5 (148 х 210) или А6 (148 х 105)

 

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

         Форма карточки пофондового топографического указателя
                          (оборотная сторона)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 17
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

__________________________
     (название архива)

 

 КАРТОЧКА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ
                               НОСИТЕЛЯ

 

Фонд N ________________ Опись N ________________ Дело N ________________
                                        (с отметкой о его принадлежности
                                        к уникальным или  особо  ценным)

 

Объем, крайние даты документов _________________________________________

 

Индекс группы (подгруппы) дефектов

Признаки повреждения носителя

Номера поврежденных листов дела

Общее кол-во листов

Примечания

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

     Форма карточки учета архивных документов на бумажной основе с
                         повреждениями носителя
                          Формат А4 (297 х 210 мм) или А5 (210 х 148 мм)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 18
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

__________________________
     (название архива)

 

 КАРТОЧКА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ
                                 ТЕКСТА

 

Фонд N ________________ Опись N ________________ Дело N ________________
                                        (с отметкой о его принадлежности
                                        к уникальным или  особо  ценным)

 

Объем, крайние даты документов _________________________________________

 

Индекс группы (подгруппы) дефектов

Признаки повреждения текста

Номера поврежденных листов дела

Общее кол-во листов

Примечания

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

     Форма карточки учета архивных документов на бумажной основе с
                          повреждениями текста
                          Формат А4 (297 х 210 мм) или А5 (210 x 148 мм)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 19
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

           КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

                                                          Фонд N _______

 

В архивохранилище ______________________________________________________
                               (название архивохранилища)
Название фонда _________________________________________________________

 

Дата необнаружения документа ___________________________________________

 

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Кол-во листов (время звучания, метраж)

 

 

 

 

 

 

        Форма карточки учета необнаруженных архивных документов
                           (лицевая сторона)       Формат А6 (148 х 105)

 

Отметка о ходе розыска

Результат розыска

 

 

 

 

 

 

 

        Форма карточки учета необнаруженных архивных документов
                          (оборотная сторона)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 20
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

___________________________________
        (название архива)

 

КАРТОЧКА УЧЕТА
технического состояния видеодокумента __________________________________
                                           (номер единицы хранения)

 

Заголовок видеодокумента _______________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Дата записи _______________________ Формат записи ______________________

 

Дата перезаписи ___________________ Вариант ____________________________

 

Название организации, в которой     Производственный номер _____________

 

произведена запись ________________ Автор ______________________________

 

___________________________________ Режиссер ___________________________

 

Всего рулонов _____________________ Цветность __________________________

 

Рулон N ___________________________ Общий хронометраж __________________

 

Тип ленты _________________________ Хронометраж рулона _________________

 

       Форма карточки учета технического состояния видеодокумента
                           (лицевая сторона)       Формат А4 (210 х 297)
________________________________________________________________________
       ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ВИДЕОДОКУМЕНТА

 

Результаты проверок

 

 

 

1.

Состояние магнитного носителя

 

 

 

2.

Уровень видеосигнала

 

 

 

3.

Уровень звукового сигнала

 

 

 

4.

Наличие выпадения строк

 

 

 

5.

Состояние механизма видеокассеты

 

 

 

6.

Общая оценка технического состояния видеодокумента

 

 

 

Наименование должности работника

Подпись

Расшифровка подписи

 

 

 

Дата проверки

 

 

 

 

       Форма карточки учета технического состояния видеодокумента
                          (оборотная сторона)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 21
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

__________________________
    (название архива)

 

                 КАРТОЧКА УЧЕТА*
                 ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ
                 КИНОДОКУМЕНТА ________________________
                               (номер единицы хранения)

 

Производственный номер _________________________________________________

 

Название _______________________________________________________________

 

Часть N __________________________, метраж _____________________________
         (негатив, контратип, промежуточный позитив с указанием цветной
                                  или черно-белый,
________________________________________________________________________
                          звуковой или немой)

 

вид основы _____________________________________________________________
                              (нитро- или триацетатная)

 

тип пленки _____________________________________________________________
                    (с указанием отечественная или импортная)

 

отпечатан с ____________________________________________________________
                        (негатива, контратипа и др., когда)

 

проверен _______________________________________________________________
                            (наименование вида работ)

 

Результаты проверки следующие:

 

                                                               Таблица 1

 

----------------------------------\ /------------------------------------
 Дата|План |    Шаг     | Процент | |Дата | План |    Шаг     | Процент
     |     | перфорации | усадки  | |     |      | перфорации | усадки
-----+-----+------------+---------| |-----+------+------------+----------
  1  |  2  |     3      |    4    | |  5  |  6   |     7      |    8
-----+-----+------------+---------| |-----+------+------------+----------
     |     |            |         | |     |      |            |
     |     |            |         | |     |      |            |
     |     |            |         | |     |      |            |

 

       Форма карточки учета технического состояния кинодокумента

 

                                                     Формат А4 (210x297)

 

                                                               Таблица 2
ПЛОТНОСТИ

 

/---------------------------------\ /----------------------------------\
|Дата|Номер кадра или | Плотности | |Дата|Номер кадра или | Плотности  |
|    |   координаты   |-----------| |    |   координаты   |------------|
|    |  промеряемого  | Ж | П | Г | |    |  промеряемого  | Ж  | П | Г |
|    |    участка     |   |   |   | |    |    участка     |    |   |   |
|----+----------------+---+---+---| |----+----------------+----+---+---|
| 1  |       2        | 3 | 4 | 5 | | 6  |       7        | 8  | 9 |10 |
|----+----------------+---+---+---| |----+----------------+----+---+---|
|    |                |   |   |   | |    |                |    |   |   |
|    |                |   |   |   | |    |                |    |   |   |

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

       Форма карточки учета технического состояния кинодокумента
                             (продолжение)

 

______________________________

* Дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 22
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

__________________________
     (название архива)

 

КАРТОЧКА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ
ФОНОДОКУМЕНТА __________________________________________________________
                                (номер единицы хранения)
Вид фонодокумента ______________________________________________________
                     (граммофонный оригинал, грампластинка, запись на
                                  магнитной ленте и др.)
Производственный номер _________________________________________________

 

Элемент комплекта ______________________________________________________
                                    (оригинал, копия)
Дата записи ____________________________________________________________

 

Дата перезаписи ________________________________________________________

 

Название организации, в которой произведена запись _____________________

 

________________________________________________________________________

 

Носитель записи ___________________

 

Скорость записи ___________________

 

Время звучания ____________________

 

Паспорт технического состояния граммофонного оригинала _________________

 

________________________________________________________________________

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

       Форма карточки учета технического состояния фонодокумента
                           (лицевая сторона)       Формат А4 (210 х 297)
------------------------------------------------------------------------

 

Дата проверки

Характеристика качества звучания

Характеристика физико-механического состояния носителя записи

Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки

Вид реставрационно-профилактической обработки

Подпись

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

       Форма карточки учета технического состояния фонодокумента
                          (оборотная сторона)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 23
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

__________________________
     (название архива)

 

КАРТОЧКА УЧЕТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ
ФОТОДОКУМЕНТА __________________________________________________________
                               (номер единицы хранения)
Вид фотодокумента ______________________________________________________
                   (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив),
                                    черно-белый, цветной)
Производственный номер _________________________________________________

 

Дата съемки _______________________

 

Фотографическое качество _______________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Техническое состояние фотослоя _________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Техническое состояние основы ___________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Заключение о необходимости реставрационно-профилактической обработки ___

 

________________________________________________________________________

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

       Форма карточки учета технического состояния фотодокумента
                           (лицевая сторона)       Формат А4 (210 х 297)
________________________________________________________________________

 

__________________________ Вид реставрационно-профилактической обработки
________________________________________________________________________

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

Результаты реставрационно-профилактической обработки ___________________

 

________________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи

 

Дата

 

       Форма карточки учета технического состояния фотодокумента
                          (оборотная сторона)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 24
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

________________________________________________________________________
                           (название архива)

 

                        КНИГА ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
                       КОПИЙ ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ ИЗ ХРАНИЛИЩА

 

                                                       Начата __________
                                                       Окончена ________

 

            Титульный лист книги выдачи архивных документов,
                  копий фонда пользования из хранилища
                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

N

пп

Дата выдачи

Фонд N ___

Опись N ___

Ед. хр. N ___

Кому выдано

Расписка в получении

Расписка в возвращении, дата

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                Форма книги выдачи архивных документов,
                  копий фонда пользования из хранилища

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 25
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

                                    КНИГА УЧЕТА
                 ПОСТУПЛЕНИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
                                   НА МИКРОФИШАХ

 

Номер поступления

Дата поступления

Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии

Дата копирования

Номера фондов

Номера описей

Количество дел,

включенных в заказ

Количество ед. хр. (микрофиш) страхового фонда

Фонд пользования

Примечания

количество позитивов

количество диазо-копий

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Всего поступило за ____ год ____________________ ед. уч. (отснятых дел)*
                            (цифрами и прописью)

 

                            ____________________ ед. хр. (микрофиш) страхового фонда
                            (цифрами и прописью)
Наименование
должности
работника                            Подпись                     Расшифровка подписи

 

Дата

 

         Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования
                                   на микрофишах               Формат А4 (297 х 210)

______________________________

* Количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 26
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

КНИГА УЧЕТА
ПОСТУПЛЕНИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ НА РУЛОННОЙ ПЛЕНКЕ

 

Номера ед. хр.* страхового фонда

Дата поступления

Наименование, номер, дата документа, по которому приняты копии

Дата копирования

Номера фондов

Номера описей

Количество дел, включенных в ед. хр. страхового фонда

Страховой фонд (количество рулонов)

Фонд пользования

Примечания

Количество

рулонов мкф 3-го поколения

рулонов мкф 2-го поколения

экземпляров

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Всего поступило за ___ год ____________________ ед. хр. страхового фонда
                           (цифрами и прописью)

 

                        на ____________________ дел
                           (цифрами и прописью)

 

Наименование
должности
работника                       Подпись              Расшифровка подписи
Дата

 

   Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования
                           на рулонной пленке      Формат А4 (297 х 210)

 

______________________________

* Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 27
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

__________________________
    (название архива)

 

                        ЛИСТ ПРОВЕРКИ N* ______

 

    Наличия и состояния документов фонда N _____________________________
                                                     (название)
    Проверку проводили _________________________________________________

 

Наличие документов

Состояние документов

Номера описей

Кол-во ед. хр., числящихся по описи

Выявлены технические ошибки

Числится по описи в результате устранения технических ошибок

Номера ед. хр., выданных во временное пользование

Не оказалось в наличии

Имеется в наличии (описанных)

Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных ед. хр.)

 

 

Номера ед. хр., требующих:

Номера ед. хр., неисправимо поврежденных

 

 

Примечание

Литерные номера, не отраженные в итоговой записи

Пропущенные номера, не отраженные в итоговой записи

Другие, в результате чего объем

не учтенные

не перечислены, но учтены в объеме

не учтенные

не перечислены, но учтены в объеме

увеличился на

уменьшился на

дезинфекции

дезинсекции

реставрации

переплета или подшивки

восстановления затухающих текстов

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого имеется в наличии включенных и не включенных в опись ___________________________________ ед. хр.
                                                                   (цифрами и прописью)
Наименование
должностей
работников                                    Подписи                              Расшифровка подписей
Дата

 

                     Форма листа проверки наличия и состояния архивных документов

 

                                                                                  Формат А3 (297 х 420)

 

______________________________

* При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения.

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 28
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

ЛИСТ ФОНДА

 

Крайние даты каждого названия фонда

НАЗВАНИЕ ФОНДА

1

2

 

 

 

Дата первого поступления фонда

МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ

ФОНДА

(название архива)

N фонда

Прежний N фонда

1

2

3

 

 

 

 

Учет неописанных документов

 

Дата записи

ПОСТУПЛЕНИЕ

ВЫБЫТИЕ

Наличие (остаток) ед. хр.

(документов, листов)

Наименование, N, дата документа

Кол-во

ед. хр.

(документов, листов)

Наименование, N, дата документа

Кол-во

ед. хр.

(документов, листов)

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Учет описанных документов

 

Дата записи

ПОСТУПЛЕНИЕ

ВЫБЫТИЕ

Наличие (остаток) ед. хр.

N

описи

год

название описи или аннотация (краткая характеристика документов)

кол-во ед. хр.

N

описи

Наименование, N, дата документа

кол-во ед. хр.

по данной описи

по

фонду в целом

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                           Форма листа фонда       Формат А4 (210 х 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 29
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

ЛИСТ УЧЕТА _____________________________________________________________
                    (наименование вида кинофотовидеодокументов)

 

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Количество

единиц учета

единиц хранения

единиц учета

единиц хранения

По данной описи

По виду в целом

единиц учета

единиц хранения

описей

единиц учета

единиц хранения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      Форма листа учета аудиовизуальных (кинофотовидео) документов
                                                    Формат А4 (297 х 210)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 30
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

ЛИСТ УЧЕТА _____________________________________________________________
                         (наименование вида фонодокументов)

 

Дата записи

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Номер описи

Наименование, номер, дата документа

Количество

Количество

единиц учета

единиц хранения

единиц учета

единиц хранения

По данной описи

По виду

в целом

оригиналов

копий

оригиналов

копий

единиц учета

единиц хранения

описей

единиц учета

единиц хранения

оригиналов

копий

оригиналов

копий

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

          Форма листа учета аудиовизуальных (фоно) документов
                                                   Формат А4 (297 х 210)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 31
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

                         ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ
                         УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА*

 

Регистрационный номер___________________________________________________

 

Дата включения документа в Государственный реестр ______________________

 

1. Описание документа
Название (заголовок) документа _________________________________________

 

Самоназвание документа _________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Вид документа __________________________________________________________

 

Автор документа ________________________________________________________

 

Дата (время создания) документа ________________________________________

 

Век ____________________________________________________________________

 

Ориентировочная дата ___________________________________________________

 

Язык документа _________________________________________________________

 

Аннотация ______________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Историческая справка ___________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Наличие драгоценных металлов и камней __________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Палеографические особенности ___________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Печати _________________________________________________________________

 

________________________________________________________________________

 

Художественные особенности оформления документа ________________________

 

________________________________________________________________________

 

Собственность __________________________________________________________

 

2. Физическое состояние документа
Материальный носитель __________________________________________________

 

Размеры ________________________________________________________________

 

Объем __________________________________________________________________

 

Физическое состояние ___________________________________________________

 

Сведения о реставрации _________________________________________________

 

3. Место хранения документа
Место хранения документа _______________________________________________

 

Адрес места хранения документа _________________________________________

 

Архивный шифр: фонд N __, оп. N ___, ед. хр. N __, ед. уч. N ___, лл. __

 

4. Служебная информация
Кем представлен документ: ______________________________________________

 

Протокол ЭПК от ______________________ года N __________________________

 

Протокол ЦЭПК Росархива от ___________ года N __________________________
_________________________

 

           Форма листа учета и описания уникального документа
                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

______________________________

* В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 32
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

ОПИСЬ N __________________         УТВЕРЖДАЮ
__________________________
    (название описи)               Наименование   должности
___________________ год(ы)         руководителя организации              Подпись           Расшифровка
                                                                                           подписи
                                   Дата

 

Номер

единицы

учета

Номер единицы хранения

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата записи, перезаписи

Хронометраж видеозаписи

Тип и

формат

записи

Количество единиц хранения

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечания

Оригинал

Копия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. уч. ____________________________ ед. хр.
                                  (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

 

с N _________________________ по N ______________________, в том числе: литерные номера: _____________

 

пропущенные номера: _________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

 

Наименование
должности
составителя описи                             Подпись                              Расшифровка подписи
Дата

 

                                     Форма описи видеодокументов                 Формат А4 (297 х 210)

 

Заведующий архивом организации                Подпись                              Расшифровка подписи
Дата

 

УТВЕРЖДЕНО                                    СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК _______________________          Протокол ЭК ________________
             (наименование архивного                       (наименование

 

____________________________________          ____________________________
          органа, архива)                              организации)

 

от ______________ N ________________          от ___________ N ___________

 

                              Форма описи видеодокументов (продолжение)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 33
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

ОПИСЬ N __________________         УТВЕРЖДАЮ

 

__________________________
    (название описи)               Наименование   должности
___________________ год(ы)         руководителя организации              Подпись           Расшифровка
                                                                                           подписи
                                   Дата

 

Номер единицы учета

Номер единицы хранения

Индекс, производственный номер

(учетный номер в организации)

Заголовок документа

Автор

Дата и место съемки, изготовления

Вариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык)

Количество единиц хранения/метраж

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечания

Негатив

Дубль-негатив

Фонограмма (негатив)

Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)

Промежуточный позитив

Позитив

Установочные ролики и цветовые паспорта

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. уч. ____________________________ ед. хр.
                                  (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

 

с N _________________________ по N ______________________, в том числе: литерные номера: _____________

 

пропущенные номера: _________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

 

                                      Форма описи кинодокументов                 Формат А4 (297 х 210)

 

Наименование должности
составителя      описи                        Подпись                              Расшифровка подписи
Дата

 

Заведующий архивом организации                Подпись                              Расшифровка подписи
Дата

 

УТВЕРЖДЕНО                                    СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПК _______________________          Протокол ЭК ________________
             (наименование архивного                       (наименование

 

____________________________________          ____________________________
          органа, архива)                              организации)

 

от ______________ N ________________          от ___________ N ___________

 

                               Форма описи кинодокументов (продолжение)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 34
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

ОПИСЬ N __________________         УТВЕРЖДАЮ

 

__________________________
    (название описи)               Наименование   должности
___________________ год(ы)         руководителя организации              Подпись           Расшифровка
                                                                                           подписи
                                   Дата

 

Номер единицы учета пп

Номер стороны (единицы хранения)*

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата изготовления

Место изготовления

Порядковый номер, диаметр, материал граморигинала

Время звучания

Количество

единиц

хранения

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечания

Граморигинал

Грампластинка

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. уч. ____________________________ ед. хр.
                                  (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

 

с N _________________________ по N ______________________, в том числе: литерные номера: _____________

 

пропущенные номера: _________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

 

Наименование должности
составителя      описи                        Подпись                              Расшифровка подписи
Дата

 

                 Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок)  Формат А4 (297 х 210)

 

Заведующий архивом организации                Подпись                              Расшифровка подписи

 

Дата

 

УТВЕРЖДЕНО                                    СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПК _______________________          Протокол ЭК ________________
             (наименование архивного                       (наименование

 

____________________________________          ____________________________
          органа, архива)                              организации)

 

от ______________ N ________________          от ___________ N ___________

 

             Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок) (продолжение)

 

______________________________

* Номер ед. хр. фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1 - 1, 1 - 2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 35
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

ОПИСЬ N __________________         УТВЕРЖДАЮ

 

__________________________
    (название описи)               Наименование   должности
___________________ год(ы)         руководителя организации              Подпись           Расшифровка
                                                                                           подписи
                                   Дата

 

Номер единицы учета пп

Номер единицы хранения

Индекс, производственный номер

Заголовок документа

Автор

Исполнитель произведения

Язык

Дата записи, перезаписи

Место записи, перезаписи

Скорость звучания

Время звучания

Тип и формат магнитной ленты

Количество единиц хранения/метраж

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечания

Оригинал

Копия

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. хр.
                                  (цифрами и прописью)
с N _________________________ по N ______________________, в том числе: литерные номера: _____________

 

пропущенные номера: _________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

 

                             Форма описи фонодокументов магнитной записи         Формат А4 (297 х 210)

 

Наименование должности
составителя      описи                        Подпись                              Расшифровка подписи

 

Дата

 

Заведующий архивом организации                Подпись                              Расшифровка подписи

 

Дата

 

УТВЕРЖДЕНО                                    СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПК _______________________          Протокол ЭК ________________
             (наименование архивного                       (наименование

 

____________________________________          ____________________________
          органа, архива)                              организации)

 

от ______________ N ________________          от ___________ N ___________

 

                      Форма описи фонодокументов магнитной записи (продолжение)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 36
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

ОПИСЬ N __________________         УТВЕРЖДАЮ

 

__________________________
    (название описи)               Наименование   должности
___________________ год(ы)         руководителя организации              Подпись           Расшифровка
                                                                                           подписи
                                   Дата

 

Номер ед. хр.

Заголовок (название) альбома

Автор съемки

Крайние даты фотоотпечатков

Место съемки

Количество фотоотпечатков

Состав текстовой сопроводительной документации

Внешние особенности

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. уч. ____________________________ ед. хр.
                                  (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

 

с N _________________________ по N ______________________, в том числе: литерные номера: _____________

 

пропущенные номера: _________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

 

______________________________________________________________________________________ фотоотпечатков.
                             (цифрами и прописью)

 

                                       Форма описи фотоальбомов                   Форма А4 (297 х 210)

 

Наименование должности
составителя      описи                        Подпись                              Расшифровка подписи

 

Дата

 

Заведующий архивом организации                Подпись                              Расшифровка подписи

 

Дата

 

УТВЕРЖДЕНО                                    СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПК _______________________          Протокол ЭК ________________
             (наименование архивного                       (наименование
____________________________________          ____________________________
          органа, архива)                              организации)
от ______________ N ________________          от ___________ N ___________

 

                                Форма описи фотоальбомов (продолжение)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 37
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

ОПИСЬ N __________________         УТВЕРЖДАЮ

 

__________________________
    (название описи)               Наименование   должности
___________________ год(ы)         руководителя организации              Подпись           Расшифровка
                                                                                           подписи
                                   Дата

 

Номер ед. уч.* ед. хр. пп

Производственный номер

Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)

Автор съемки

Дата съемки

Место съемки

Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки

Состав текстовой сопроводительной документации

Примечания

Негатив

Дубль-негатив

Позитив

Фотоотпечаток

Слайд (диапозитив)

Диафильм

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено ___________________________ ед. уч.* ___________________________ ед. хр.
                                  (цифрами и прописью)                 (цифрами и прописью)

 

                                      Форма описи фотодокументов                 Формат А4 (297 х 210)

 

с N _________________________ по N ______________________, в том числе: литерные номера: _____________

 

пропущенные номера: _________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

 

Наименование должности
составителя      описи                        Подпись                              Расшифровка подписи

 

Дата

 

Заведующий архивом организации                Подпись                              Расшифровка подписи

 

Дата

 

УТВЕРЖДЕНО                                    СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПК _______________________          Протокол ЭК ________________
             (наименование архивного                       (наименование

 

____________________________________          ____________________________
          органа, архива)                              организации)

 

от ______________ N ________________          от ___________ N ___________

 

                               Форма описи фотодокументов (продолжение)

 

______________________________

* В итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество ед. хр. и ед. уч.

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 38
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

                                          УТВЕРЖДАЮ
                                          Директор _____________________
                                                     (название архива)
                                          Подпись       Расшифровка
                                                          подписи
                                          Дата
Фонд N ______________________

 

ОПИСЬ N _____________________
дел   по   личному    составу

 

за ______________________ год

 

________________________________________________________________________
                            Название раздела

 

N

пп

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Количество листов в деле (томе, части)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел
                                        (цифрами и прописью)
с N _______________________ по N _________________________, в том числе:
литерные номера: _______________________________________________________
пропущенные номера: ____________________________________________________

 

Наименование должности
составителя      описи            Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

Начальник отдела кадров
(инспектор   по кадрам)           Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК) _______________     Протокол ЭПК _____________________
                   (наименование           (наименование уполномоченного

 

_________________________________     __________________________________
          организации)                органа   исполнительной  власти  в
                                      области      архивного       дела,
                                              федерального архива)
от _______________ N ________________ от _____________ N _______________

 

               Форма годового раздела описи дел по личному составу
                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 39
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

                                          УТВЕРЖДАЮ
                                          Директор _____________________
                                                     (название архива)
                                          Подпись       Расшифровка
                                                          подписи
                                          Дата

 

N

пп

Номер описи

Номер дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Номер ед. уч.** (ед. хр.) страхового фонда

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого по описи _____________________________________________________ дел
                               (цифрами и прописью)

 

_____________________________________________________ из них скопировано

 

Наименование
должности
составителя
описи                             Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

                                      СОГЛАСОВАНО
                                      Протокол ЭМК (ЭПК) _______________
                                                            (название
                                      __________________________________
                                                    архива)
                                      от ______________ N ______________

 

                   Форма описи* особо ценных дел Формат
                                                          А4 (210 х 297)

 

______________________________

* К описи составляется титульный лист в установленном порядке.

** Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 40
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА НА МИКРОФИШАХ

 

N

пп (номер ед. хр.)

Номер поступления в книге учета поступлений

Номер описи

Номер дела

Количество ед. хр. (микрофиш) страхового фонда

Количество кадров в ед. уч. страхового фонда

Дата копирования

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого по описи _________________________________ ед. уч. (отснятых дел),
                     (цифрами и прописью)

 

               _________________________________  ед. хр.     (микрофиш)
                     (цифрами и прописью)

 

Наименование
должности
составителя
описи                             Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

                      Форма описи страхового фонда
                             на микрофишах*
                                                   Формат А4 (210 х 297)

 

______________________________

* Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно по каждому архивному фонду, на одну или несколько описей документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел.

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 41
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА НА РУЛОННОЙ ПЛЕНКЕ

 

N пп (номер ед. хр.*)

Дата копирования

Количество кадров в ед. хр. страхового фонда

Количество дел, включенных в ед. хр. страхового фонда

Сведения о делах, входящих в ед. хр. страхового фонда

Примечания

Номера

фондов

Номера спи-сей

Номера дел

Кол-во кадров (по каждому делу отдельно)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Итого по описи  ____________________________________________ ед. хр.
                                (цифрами и прописью)

 

страхового фонда на ____________________________________________ дел
                                (цифрами и прописью)
Наименование
должности
составителя
описи                             Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

                      Форма описи страхового фонда
                           на рулонной пленке
                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

______________________________

* Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 42
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

____________________________
 (наименование организации)
                                          УТВЕРЖДАЮ
                                          Наименование   должности
                                          руководителя организации

 

                                          Подпись    Расшифровка подписи

 

                                          Дата

 

Фонд N _____________________

 

ОПИСЬ N ____________________

 

за _____________________ год

 

N

ед. учета

N

ед. хр.

Заголовок ед. учета

Крайние даты

ед. учета

Формат электронных документов

Состав текстовой

сопроводительной документации

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

В данный раздел описи включено _______________________________ ед. учета
                                    (цифрами и прописью)

 

________________________ ед. хр. с N _______________ по N ______________
  (цифрами и прописью)

 

Всего в опись включено _______________________________________ ед. учета
                               (цифрами и прописью)

 

________________________ ед. хр. с N _______________ по N ______________
 (цифрами и прописью)

 

Наименование должности
составителя      описи            Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК) _______________     Протокол ЭПК _____________________
                   (наименование           (наименование уполномоченного

 

_________________________________     __________________________________
          организации)                органа   исполнительной  власти  в
                                      области      архивного       дела,
                                              федерального архива)
от ____________  N ______________     от ____________ N ________________

 

          Форма годового раздела описи электронных документов
                   постоянного хранения организации
                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 43
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

                                          УТВЕРЖДАЮ

 

                                          Директор _____________________
                                                     (название архива)

 

                                          Подпись   Расшифровка подписи

 

                                          Дата

 

N

пп

Номер описи

Номера дел

Номера ед. уч.* (ед. хр.) страхового фонда

Примечания

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

Итого по перечню (номернику) ______________________________________ дел,
                                      (цифрами и прописью)

 

из них скопировано _____________________________________________________

 

Наименование
должности
составителя                       Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

                                      СОГЛАСОВАНО
                                      Протокол ЭМК (ЭПК) _______________
                                                            (название
                                      __________________________________
                                                    архива)
                                      от ______________ N ______________

 

           Форма перечня номеров особо ценных дел (номерника)
                                                   Формат А4 (210 х 297)

 

______________________________

* Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 44
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

 

N

пп

Номер фонда

Номер и название описи

Количество ед. хр.

Крайние даты

Кол-во экз.

Примечания

всего

в т.ч. по л.с.

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого на 01.01........  г. ______________________________________ описей
                                    (цифрами и прописью)

 

в т.ч. поступило в ____ г. ______________________________________ описей
                                    (цифрами и прописью)

 

          выбыло в ____ г. ______________________________________ описей
                                    (цифрами и прописью)

 

Наименование
должности
работника                         Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

                  Форма реестра описей дел, документов
                                                     Формат А4 (210x297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 45
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

 

N

пп

Номер фонда

Номер описи (номерника)

Количество ед. хр.

Количество экземпляров

Примечания

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

Итого на 01.01........  г. _________________________ описей (номерников)
                             (цифрами и прописью)

 

в т.ч. поступило в ____ г. _________________________ описей (номерников)
                             (цифрами и прописью)

 

          выбыло в ____ г. _________________________ описей (номерников)
                             (цифрами и прописью)

 

Наименование
должности
работника                         Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

           Форма реестра описей особо ценных дел, документов
                                                   Формат А4 (210 x 297)

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 46
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

 

Список фондов, содержащих особо ценные документы

 

N

пп

Номер фонда

Название фонда

Номера описей, в которых содержатся особо ценные документы

Примечания

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

Итого на 01.01..... г. __________________________________________ фондов
                                 (цифрами и прописью)

 

Наименование
должности
работника                         Подпись            Расшифровка подписи

 

Дата

 

         Форма списка фондов, содержащих особо ценные документы
                                                   Формат А4 (210 x 297)