Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26 ноября 2009 г. N 03-02-08/85 Об использовании первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ
от 26 ноября 2009 г. N 03-02-08/85

Вопрос: 1. Можно ли при наличии письменного договора, в котором предусмотрено признание электронной цифровой подписи, в дальнейшей работе подписывать первичные документы по этому договору электронной цифровой подписью, а именно новые договора, дополнительные соглашения, счета, акты?

2. Будет ли первичная документация, оформленная в виде электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью, приниматься налоговыми органами? Не является ли такое оформление первичных документов нарушением порядка ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии, установленного законодательством РФ?

3. Будет ли документация, оформленная в виде электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью, приниматься в качестве доказательств в судах РФ?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу об использовании первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде и сообщает следующее.

Согласно пункту 1 статьи 1 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ) целью названного Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Действие Закона N 1-ФЗ распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях (пункт 2 статьи 1 Закона N 1-ФЗ).

Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи установлены статьей 4 Закона N 1-ФЗ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях главы 25 "Налог на прибыль организаций" расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ.

Статья 313 Кодекса определяет налоговый учет как систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Учитывая изложенное, полагаем, что если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных Законом N 1-ФЗ.

Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин