Приложение N 1. Перечень документации детского дошкольного учреждения

Приложение N 1
к приказу Государственного комитета СССР
по народному образованию и
Министерства здравоохранения СССР
от 4 октября 1988 г. N 369/745

Перечень
документации детского дошкольного учреждения

I. Общие положения

Настоящий Перечень устанавливает единые требования к документации детского дошкольного учреждения, порядок составления и оформления административно-педагогической, медицинской документации, первичного финансового и оперативного учета.

В связи с тем, что большинство детских дошкольных учреждений обслуживаются централизованными бухгалтериями (бухгалтериями), которые ведут учет исполнения сметы расходов, в формах и регистрах, предусмотренных инструкциями и методическими указаниями Министерства финансов СССР, министерств финансов союзных республик и специальными ведомственными указаниями, в настоящем Перечне устанавливается только порядок организации в детском дошкольном учреждении первичной учетной документации по этим вопросам.

Планирование учебно-воспитательной работы с детьми в дошкольных учреждениях осуществляется в соответствии с указаниями и рекомендациями органов управления народного образования союзных республик.

Документация по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране ведется в соответствии с действующими правилами и инструкциями.

II. Делопроизводство детского дошкольного учреждения

Делопроизводство детского дошкольного учреждения ведется в соответствии с утвержденными органами управления народного образования союзных республик инструкциями по делопроизводству, в которых дается система правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента поступления или создания документа до сдачи его в архив. Такие инструкции разрабатываются с учетом основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию.

Документы детского дошкольного учреждения оформляются своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнения в правильности внесенных данных. Записи в документах ведутся чернилами или на пишущей машинке. Ошибка, допущенная в тексте или в цифровых данных документов, исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ. За достоверность сведений, содержащихся в документах, и правильное их оформление несут ответственность должностные лица, подписавшие документ.

В Перечне документации детского дошкольного учреждения указаны сроки хранения документов в соответствии с Перечнем документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, предприятий и организаций системы просвещения, утвержденным Приказом Министерства просвещения СССР от 30.12.80 N 176. В целях удобства введены сокращения, например: документы постоянного хранения - пост.; документы временного хранения - 5 л. (срок хранения 5 лет). Для документов по личному составу, которым установлены сроки хранения - "75 л. - В", исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в Перечне буквой "В", к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после окончания его делопроизводством должна равняться "75 - В".

Для отбора документов на хранение и к уничтожению в дошкольном учреждении создается экспертная комиссия в составе не менее 3-х человек, утверждаемая приказом заведующего детским дошкольным учреждением.

Детские дошкольные учреждения уничтожают свои документы с истекшими сроками хранения по актам, утверждаемым руководителем дошкольного учреждения, без согласования с архивными учреждениями. Описи на документы долговременного хранения, в том числе и по личному составу дошкольного учреждения, утверждаются также руководителем учреждения.

Утвержденные к уничтожению документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается. Сдача документов оформляется приемно-сдаточными накладными, в которых указывается количество включенных в акт дел и вес принятой партии документов.

Ответственность за состояние и правильную организацию делопроизводства в детском дошкольном учреждении, своевременное исполнение документов и их сохранность возлагается на заведующего дошкольным учреждением и соответствующего работника согласно штатному расписанию.

Контроль за правильной организацией делопроизводства в детском дошкольном учреждении осуществляют органы народного образования.

III. Административно-педагогическая документация детского дошкольного учреждения включает:

1. Книгу приказов и распоряжений заведующего детским дошкольным учреждением.

2. Книгу протоколов педагогического совета.

3. Путевки на детей.

4. Личные дела работников детского дошкольного учреждения.

5. Трудовые книжки.

6. Годовой план работы детского дошкольного учреждения.

7. Справки и акты по результатам проверок детского дошкольного учреждения.

8. Статистический отчет детского дошкольного учреждения (ф. N 85-к).

1. Книга приказов и распоряжений заведующего детским дошкольным учреждением (75 л.).

Книга приказов и распоряжений заведующего детским дошкольным учреждением ведется в учреждениях, где имеется не менее 3-х работников.

В книге приказов и распоряжений оформляются: прием на работу и освобождение от нее воспитателей и других работников дошкольного учреждения в соответствии с Законодательством Союза ССР о труде и Правилами внутреннего трудового распорядка для работников детских дошкольных учреждений, поощрения, взыскания, указания и распоряжения по вопросам учебно-воспитательной работы, финансово-хозяйственной деятельности дошкольного учреждения.

Книга приказов и распоряжений должна быть постранично пронумерована, скреплена подписью заведующего и печатью дошкольного учреждения.

2. Книга протоколов педагогического совета (10 л.).

Книга протоколов педагогического совета ведется в детских дошкольных учреждениях, где имеется педагогический совет.

В книге протоколов фиксируется ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педагогического совета. Принятые решения педагогического совета записываются в протоколы с указанием сроков проведения мероприятий и ответственных за их выполнение. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета.

Книга протоколов педагогического совета пронумеровывается, скрепляется подписью заведующего и печатью детского дошкольного учреждения*.

3. Путевки на детей (5 л.) Приложение N 2.

Зачисление детей в детское дошкольное учреждение производится заведующим по путевке соответствующего районного (городского) отдела (управления) народного образования (здравоохранения) или по путевке предприятия, учреждения, организации, колхоза, кооперативной, другой общественной организации.

На обратной стороне путевки заведующим детским дошкольным упреждением записываются сведения о ребенке.

Путевки систематизируются по возрастным группам в алфавитном порядке.

4. Личные дела работников детского дошкольного учреждения (75 л. - В).

На каждого работника детского дошкольного учреждения ведется личное дело, которое состоит из личного листка по учету кадров, автобиографии, копии документа об образовании, материалов по результатам аттестации и повышения квалификации, медицинского заключения об отсутствии противопоказаний для работы в детском дошкольном учреждении, копии приказа о назначении, переводе, увольнении, а также награждениях и поощрениях.

5. Трудовые книжки (до востребования или не менее 50 лет после ухода с работы).

Трудовая книжка заведующего дошкольным учреждением хранится в районном (городском) отделе (управлении) народного образования, или на предприятии, в учреждении, организации, колхозе, кооперативной, другой общественной организации, в ведении которого находится детское дошкольное учреждение. Трудовые книжки остальных работников хранятся как бланки строгой отчетности в детском дошкольном учреждении.

При заполнении трудовых книжек следует руководствоваться Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам от 02.08.85 N 252.

6. Годовой план работы детского дошкольного учреждения (3 г.).

Годовой план работы включает перспективу деятельности детского дошкольного учреждения, определяет организацию и содержание работы с педагогическим, медицинским и обслуживающим персоналом, предусматривает мероприятия по педагогическому просвещению родителей и совместную работу со школой.

Годовой план хранится в методическом кабинете детского дошкольного учреждения в удобном и доступном для всех сотрудников месте.

7. Справки и акты по результатам проверок детского дошкольного учреждения (3 г.).

Справки и акты по результатам проверок детского дошкольного учреждения скрепляются в реестр в хронологическом порядке.

8. Статистический отчет детского дошкольного учреждения (ф. N 85-к) (5 л.).

Статистический отчет детского дошкольного учреждения (ф. N 85-к) составляется на основании ведущегося в детском дошкольном учреждении первичного учета.

Статистический отчет по форме N 85-к составляет постоянное дошкольное учреждение, которое работает не менее 10 месяцев в году. Статистический отчет по указанной форме составляет также дошкольное учреждение, которое открыто как постоянное дошкольное учреждение в середине или в конце года и в связи с этим в минувшем году проработало менее десяти месяцев, а также постоянное дошкольное учреждение, находящееся в отчетном году на капитальном ремонте.

Сезонное дошкольное учреждение отчет по форме N 85-к не составляет.

Отчет по форме N 85-к заполняется в соответствии с инструкцией, ежегодно утверждаемой Госкомстатом СССР.

За ведение и хранение перечисленных документов ответственность несет заведующий детским дошкольным учреждением. При смене заведующего документы в обязательном порядке передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным заведующим дошкольным учреждением и инспектором по дошкольному воспитанию районного (городского) отдела (управления) народного образования, или предприятия и организации, в чьем ведении находится данное дошкольное учреждение.

IV. Медицинская документация детского дошкольного учреждения

Медицинская документация детского дошкольного учреждения включает:

1. Медицинскую карту ребенка (ф. N 026/у).

2. Карту профилактических прививок (ф. N 063/у).

3. Журнал регистрации инфекционных заболеваний (ф. 060/у).

4. Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом остром профессиональном отравлении, необычной реакции на прививку (ф. N 058/у).

5. Контрольную карту диспансерного наблюдения (ф. N 030/у).

6. Журнал учета санитарно-просветительной работы (ф. N 038-0/у).

7. Книгу для записи санитарного состояния учреждения (ф. N 308/у).

8. Журнал по контролю за качеством готовой пищи (бракеражный).

9. Журнал по контролю за доброкачественностью скоропортящихся продуктов, поступающих на пищеблок.

10. Журнал "Здоровье".

1. Медицинская карта ребенка (ф. N 026/у)

Медицинская карта ребенка (ф. N 026/у) оформляется участковым педиатром и врачами-специалистами детской поликлиники по месту жительства ребенка и через дошкольно-школьное отделение поликлиники (при его наличии), заполненная медицинская карта передается в ясли-сад или детский сад, куда направлен ребенок.

Для ребенка до 3-х лет в ф. N 026/у вклеивается листок-вкладыш с подробным эпикризом и рекомендациями участкового врача.

Медицинская карта ребенка ведется врачом и медицинской сестрой детского дошкольного учреждения.

При поступлении ребенка в школу его медицинская карта с эпикризом врача дошкольного учреждения, заключением врачей-специалистов передается в медицинский кабинет школы.

2. Карта профилактических прививок (ф. N 063/у)

Карта профилактических прививок (ф. N 063/у) заводится медицинской сестрой на каждого ребенка и раскладывается в картотеке по месяцам календарного года в соответствии с предстоящими сроками проведения прививок. На очередной планируемый месяц карты профилактических прививок (ф. N 063/у) раскладываются по видам профилактических прививок.

При поступлении ребенка в школу карта профилактических прививок (ф. N 063/у) передается в медицинский кабинет школы.

3. Журнал регистрации инфекционных заболеваний (ф. N 060/у) (3 г.)

Журнал регистрации инфекционных заболеваний (ф. N 060/у) ведется медицинской сестрой детского дошкольного учреждения. В журнал вносятся фамилии контактных детей.

4. Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом остром профессиональном отравлении, необычной реакции на прививку (ф. N 058/у)

Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом остром профессиональном отравлении, необычной реакции на прививку (ф. N 058/у) заполняется медицинским работником и направляется в районную санэпидемстанцию.

5. Контрольная карта диспансерного наблюдения (ф. N 030/у)

Контрольная карта диспансерного наблюдения (ф. N 030/у) ведется врачом или медицинской сестрой детского дошкольного учреждения.

При поступлении ребенка в школу она передается в медицинский кабинет школы.

6. Журнал учета санитарно-просветительной работы (ф. N 038-0/у) (1 г.)

Журнал учета санитарно-просветительной работы (ф. N 038-0/у) ведется отдельно врачом и медицинской сестрой.

7. Книга для записи санитарного состояния учреждения (ф. N 308/у) (3 г.). Приложение N 3

Книга для записи санитарного состояния учреждения (ф. N 308/у) заполняется инспектирующими лицами.

8. Журнал по контролю за качеством готовой пищи (бракеражный) (1 г.)

Журнал по контролю за качеством готовой пищи (бракеражный) ведется медицинским работником детского дошкольного учреждения.

9. Журнал по контролю за доброкачественностью скоропортящихся продуктов, поступающих на пищеблок (1 г.)

Журнал по контролю за доброкачественностью скоропортящихся продуктов, поступающих на пищеблок, ведется медицинским работником детского дошкольного учреждения в соответствии с установленной формой.

10. Журнал "Здоровье" (1 г.)

Журнал "Здоровье" заполняется каждым работником пищеблока ежедневно за личной подписью. Контроль за ведением журнала осуществляется медицинским работником дошкольного учреждения.

Медицинские документы ведутся по формам, утвержденным Министерством здравоохранения СССР.

За сохранность медицинской документации в детском дошкольном учреждении ответственность несет медицинская сестра.

V. Финансово-хозяйственная документация детского дошкольного учреждения

Финансово-хозяйственная документация детского дошкольного учреждения включает:

1. Технический паспорт детского дошкольного учреждения.

2. Инвентарные списки основных средств (ф. N ОС-13).

3. Книгу складского учета материалов (ф. N М-17).

4. Ведомости выдачи материалов на нужды учреждения (ф. N 410).

5. Ведомости оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. N 412).

6. Журнал регистрации боя посуды (ф. N 325).

7. Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) (ф. N 401).

8. Меню-требование (ф. N 298 или ф. N 299).

9. Табель учета ежедневной посещаемости детьми дошкольного учреждения (ф. N 305).

10. Табель учета использования рабочего времени и подсчета заработка (ф. N 421).

11. Авансовый отчет (ф. N 286).

1. Технический паспорт детского дошкольного учреждения (до списания с баланса)

Технический паспорт детского дошкольного учреждения является основным документом, в котором дается характеристика здания детского дошкольного учреждения, всех групповых, хозяйственных и других помещений, коммуникаций (водопровода, канализации, отопления, освещения, газификации, радиофикации, телефонизации) с приложением соответствующих схем.

Форма паспорта детского дошкольного учреждения, а также правила его заполнения утверждаются органами управления народного образования союзной республики**.

2. Инвентарные списки основных средств (ф. N ОС-13)

Все основные средства должны находиться на ответственном хранении должностных лиц, назначенных приказом руководителя дошкольного учреждения. Лица, ответственные за хранение основных средств, должны вести инвентарные списки основных средств (типовая форма N ОС-13).

Материально ответственные лица следят за сохранностью основных средств и ведут учет всех изменений.

При смене материально ответственного лица производится инвентаризация основных средств, находящихся на его хранении, о чем составляется приемно-сдаточный акт. Акт утверждается руководителем детского дошкольного учреждения. Указанные списки хранятся в детском дошкольном учреждении.

3. Книга складского учета материалов (ф. N М-17) (3 г. при условии завершения ревизии)

Книга складского учета материалов (ф. N М-17) ведется материально ответст