Приложение
к письму Минфина СССР и ЦСУ СССР
от 20 февраля 1981 г. N 35/34-Р/426
Методические указания
по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники
(извлечение)
1. Введение
1.1. Методические указания устанавливают основные принципы и требования к организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники с автоматическим вводом исходных данных (перфорационных вычислительных машин - ПВМ и электронных вычислительных машин - ЭВМ).
1.2. В условиях применения ПВМ и ЭВМ, как при полной (комплексной), так и неполной механизации, бухгалтерский учет должен быть организован по машинно-ориентированным формам учета (таблично-перфокарточной, таблично-автоматизированной и т.п.) с формированием всех регламентируемых ими табуляграмм - учетных регистров синтетического и аналитического учета. При этом по участкам, не охваченным машинной обработкой, должно быть обеспечено получение всех показателей, необходимых для формирования указанных табуляграмм - учетных регистров.
1.3. В Методических указаниях особенности организации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме приведены на примере применения ее в объединениях, предприятиях и организациях*(1) отраслей машиностроения.
2. Основы организации бухгалтерского учета с использованием ПВМ и ЭВМ
При организации бухгалтерского учета с использованием ПВМ и ЭВМ часть операций учетного процесса переходит к вычислительной установке (вычислительный центр, машиносчетная станция и т.п.)*(2).
В частности, к ВУ переходят работы по:
вычислительной обработке оправдательных документов;
группировке и обобщению данных оправдательных документов в соответствующих разрезах;
составлению учетных регистров хронологического, синтетического и аналитического учета;
подготовке данных для заполнения бухгалтерской отчетности, проведения инвентаризации и анализа хозяйственной деятельности.
Конкретный перечень учетных работ, передаваемых к выполнению на ВУ, определяется главным бухгалтером предприятия по согласованию с руководителем ВУ.
2.1. В условиях механизации и автоматизации*(3) бухгалтерского учета должны применяться междуведомственные, типовые и отраслевые формы первичной учетной документации, утвержденные ЦСУ СССР, министерствами к ведомствами в установленном порядке.
2.2. Оформленная в соответствии с Положением о документах и записях(1) и принятая к учету оправдательная документация до передачи на ВУ комплектуется в пачки.
2.2.1. Комплектование пачек производится по признаку однородности хозяйственных операций с учетом их особенностей.
Каждая пачка документов должна содержать, как правило, до 150 документострок. Такой размер пачки является оптимальным для обработки на всех операциях, выполняемых ВУ.
Примечание. При комплектовании документов по кассовым и банковским операциям пачка должна формироваться в пределах отчета кассира или выписки банка вне зависимости от количества документострок.
2.2.2. Каждой скомплектованной пачке документов присваивается определенный номер. Нумерация пачек производится с начала каждого месяца по установленному для каждого участка учета (в отдельных случаях - для определенного вида документации) порядку.
На каждую подготовленную к сдаче на ВУ пачку документов оформляется сопроводительный ярлык с контрольным листком по установленной форме.
2.2.3. Вся работа по подготовке документов к сдаче на ВУ выполняется подразделением-сдатчиком.
Конкретные сроки и порядок сдачи и приемки оправдательных документов на ВУ и сроки сдачи последних пачек документов по соответствующим участкам учета, так же как и сроки составления и выдачи пользователям соответствующих табуляграмм, устанавливаются графиком, утверждаемым главным бухгалтером предприятия и руководителем ВУ.
При разработке графика сдачи оправдательной документации необходимо предусматривать возможно более равномерное поступление документов на ВУ в течение отчетного месяца.
Исходя из задачи рациональной организации документооборота должен быть установлен кратчайший маршрут движения оправдательной документации до передачи ее для обработки на ВУ.
2.2.4. При комплектовании пачек документов и сдаче-приемке их на ВУ для механизированной обработки производится проверка каждого документа и пачки в целом.
В процессе проверки должны быть определены: полнота и правильность заполнения всех предусмотренных реквизитов; четкость и разборчивость записей; наличие подписей и оговорок при исправлениях; полнота и правильность заполнения в сопроводительном ярлыке кодов постоянных для данной пачки документов признаков; соответствие количества документов в пачке количеству их, указанному в сопроводительном ярлыке, и т.п.
2.2.5. Главный бухгалтер предприятия и руководитель ВУ устанавливают конкретный перечень должностных лиц, ответственных за правильность оформления оправдательной документации, комплектования и оформления пачек.
Примечание. Контроль правильности оформления оправдательных документов, которые передаются непосредственно на ВУ, минуя бухгалтерию, возлагается полностью на работников ВУ.
2.2.6. Сдача на ВУ пачек документов оформляется записью в журнале регистрации документов по следующей примерной форме:
/-----------------------------------------------------------------------\
| | | | |Отметка о |Отметки о воз- | |
| | | | |сдаче доку- |врате докумен- | |
| | | | |ментов на ВУ | тов | |
| | Наимование| | |-------------+---------------| |
| N | документов| N |Количество| | | | | Прочие|
|п/п|или номера |пачки |документов| |распис- | |расписка |отметки|
| |форм | |в пачке | |ка сдат-| |получателя| ВУ |
| | | | |дата|чика |дата|докумен- | |
| | | | | |докумен-| |тов | |
| | | | | |тов | | | |
|---+-----------+------+----------+----+--------+----+----------+-------|
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
Журнал регистрации ведется на ВУ по участкам учета. В зависимости от установленного руководителем ВУ и главным бухгалтером предприятия порядка сдачи и возврата документации указанный журнал ведется централизованно или в разрезе структурных подразделений.
Документы с выявленными в процессе приемки дефектами изымаются из пачки и возвращаются сдатчику. При этом вносятся исправления в записи количества сданных документов в сопроводительном ярлыке. В журнале регистрации приемщиком записывается фактически принятое количество документов с отметкой в последней графе журнала о количестве возвращенных документов.
Передача принятых документов на обработку оформляется на ВУ нарядом или сопроводительным ярлыком с операционным контрольным листком.
По завершении обработки оправдательные документы возвращаются бухгалтерии под расписку в указанном журнале.
2.2.7. В целях предотвращения повторной обработки, а также подмены оправдательные документы, возвращаемые бухгалтерии, должны быть погашены на ВУ специальным штампом контролера, ответственного за их обработку.
2.3. Реквизиты оправдательных документов, передаваемых на ВУ, подлежат кодированию.
В зависимости от назначения коды подразделяются на технологические (специальные), группировочные и справочные.
Технологические (специальные) коды (номер работы, участок учета, макет перфорации, пачка документов и т.п.) используются ВУ для организации работы. Они дают возможность отличать машинные носители, созданные на основании различных документов, отыскивать, при необходимости, оправдательный документ для получения справки или исправления ошибки.
Группировочные коды используются для обобщения количественно-суммовых показателей хозяйственных операций в соответствующих разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления отчетности. Например, по структурным подразделениям предприятия, табельным номерам работников, номенклатурным номерам или группам материальных ценностей и готовых изделий, видам операций, синтетическим счетам и объектам аналитического учета и т.п.
Справочные коды являются дополнительными данными, характеризующими хозяйственные операции. Например, месяц, единица измерения натуральных показателей в учете материальных ценностей и т.п.
Некоторые коды (номер документа, дата совершения операции, корреспондирующий счет и др.) в зависимости от конкретного применения могут выступать как в качестве справочных, так и группировочных и технологических.
2.3.1. Коды учетных номенклатур должны разрабатываться с учетом обеспечения взаимосвязи их для всех участков бухгалтерского учета и соответствующих функциональных служб предприятия.
2.3.2. Применяемые на предприятии коды должны быть систематизированы в специальных справочниках учетных номенклатур.
По мере изменения учетных номенклатур показатели справочника должны постоянно обновляться.
Поддержание справочников в рабочем состоянии, а также своевременное доведение изменений и дополнений в них до всех заинтересованных служб предприятия и до ВУ возлагается на работников соответствующих функциональных подразделений, у которых должен храниться контрольный экземпляр справочника.
Так, например, за справочник табельных номеров работников должны отвечать работники отдела кадров, а за справочник синтетических счетов и объектов аналитического учета - работники бухгалтерии.
2.3.3. Каждое внесенное изменение в контрольный экземпляр справочника должно оговариваться подписью уполномоченных лиц с указанием даты.
2.3.4. За ведение справочников на машинных носителях должен отвечать ограниченный круг лиц - работников ВУ. Эти лица отвечают за соответствие данных, зафиксированных на машинных носителях, контрольному экземпляру справочника.
2.3.5. Правильное заполнение кодов вменяется в обязанность должностных лиц. оформляющих оправдательную документацию.
Для этого указанные лица должны быть обеспечены соответствующими справочниками учетных номенклатур.
2.4. Содержащиеся в оправдательной документации данные хозяйственных операций, подлежащие отражению в системе бухгалтерского учета, воспроизводятся в машинном носителе - перфокарте, перфоленте, магнитной ленте и т.п.
2.4.1. Перенос данных оправдательных документов на машинные носители выполняется по специальным инструкциям и макетам записей, которые определяют состав воспроизводимых данных и колонки перфокарт или поля других носителей, отражающих значения соответствующих реквизитов документов.
Макеты записей на машинные носители разрабатываются с учетом расположения реквизитов в документах и технологии обработки машинных носителей.
2.4.2. По источникам воспроизводимых данных различают первичные и вторичные машинные носители.
К первичным относятся машинные носители:
создаваемые вручную непосредственно по данным, зафиксированным в учетной, планово-нормативной и справочной документации;
создаваемые по данным счетчиков, датчиков и других технических средств первичного учета.
2.4.3. Вторичными являются машинные носители, создаваемые автоматически, или реже вручную, по итогам соответствующих табуляграмм, разработанных на основании первичных машинных носителей. К ним, в частности, относятся носители, содержащие суммарные показатели первичных машинных носителей с одинаковыми признаками и служащие для сокращения объема обрабатываемых массивов или накопления данных за более длительные периоды времени, а также сальдовые показатели.
2.4.4. При наличии систематически обновляемых в централизованном порядке машинных носителей, содержащих условно-постоянные данные, например учетные цены и наименования материальных ценностей и готовой продукции, нормы времени и расценки за определенную производственную операцию и т.п., может предусматриваться незаполнение соответствующих показателей в первичной документации. В этом случае суммарные показатели и соответствующие наименования формируются автоматически по данным условно-постоянных машинных носителей и носителей с данными, воспроизведенными с первичных документов.
2.4.5. Оправдательными документами могут являться непосредственно машинные носители (дуаль-карта и др.). В указанном случае они должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного оправдательного документа, составляемого ручным способом.
2.4.6. Машинные носители являются источником данных как хронологического, так и синтетического и аналитического учета, в связи с чем обеспечивается тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.
Технология обработки учетных данных, воспроизведенных в машинных носителях, должна предусматривать полное исключение отставания аналитического учета от синтетического.
2.5. Отражение всех хозяйственных операций, наличия и движения средств и их источников производится в табуляграммах, т.е. печатных регистрах, получаемых автоматически на основе группировки и обобщения данных, содержащихся в машинных носителях.
2.5.1. В зависимости от назначения табуляграммы могут быть составлены:
"на печать", т.е. с записью в табуляграмме данных каждой документостроки, перенесенной на машинный носитель;
"на итог", т.е. при отражении в табуляграмме групповых итогов требуемых показателей, подсчитанных по данным обрабатываемых машинных носителей с одинаковыми значениями группировочных признаков.
Могут также составляться табуляграммы "на итог", в которых некоторые показатели формируются "на печать".
2.5.2. В табуляграммах, составляемых "на печать", должен присутствовать номер пачки, дата совершения хозяйственной операции или другой признак, который при необходимости позволяет проверить правильность отражения данных оправдательных документов в табуляграмме.
2.5.3. Каждая строка табуляграммы, составляемой "на итог", должна иметь признаки, идентифицирующие ее составные части в табуляграммах, составленных "на печать".
2.5.4. Выпускаемые табуляграммы должны быть оформлены на ВУ надлежащим образом.
Оформление табуляграмм включает написание их заголовков, если они не печатаются автоматически (независимо от того, составлены ли они на специальных бланках или на чистой бумажной ленте), и проставление подписи должностного лица ВУ, ответственного за их выпуск. На каждом листе разрезанной табуляграммы должны быть проставлены порядковые номера каждого наименования табуляграммы. На всех табуляграммах указывается наименование или код предприятия, название или код месяца и года, в котором они составляются.
После проверки правильности оформления табуляграммы передаются пользователям в сроки, установленные графиком.
2.5.5. В табуляграммах, являющихся платежными документами на выплату заработной платы и планового аванса, на перечисление вкладов в сберегательные кассы и взносов по личному добровольному страхованию и т.п. операциям, итоги сумм к выплате или перечислению подлежат дополнительной проверке и написанию прописью в целом по документу за подписью лица, ответственного за эту проверку.
2.6. В условиях использования ЭВМ технологический процесс обработки учетных данных и выдачи пользователям (заказчикам) выходной информации может быть организован как в регламентном, так и запросном режимах. При наличии соответствующего оборудования учетная информация может быть выдана на устройство визуального отображения в виде видеограммы.
2.7. На всех стадиях технологического процесса обработки данных бухгалтерского учета должны быть предусмотрены методы всестороннего тщательного контроля, обеспечивающие проверку правильности:
вычислительной обработки количественно-суммовых показателей оправдательных документов;
воспроизведения в машинных носителях показателей оправдательных документов;
выпускаемых табуляграмм.
Методы контроля зависят от применяемой формы бухгалтерского учета и типа используемой на соответствующей стадии вычислительной техники.
2.7.1. Основным методом контроля правильности вычислительной обработки, выполненной на КВМ, является метод двойного счета, производимого разными операторами. Могут быть предусмотрены и другие методы контроля при условии, что они обеспечивают снижение трудоемкости и меньшую вероятность пропуска ошибки, чем при двойном счете.
2.7.2. На ПВМ для контроля правильности обработки учетной информации устанавливаются перечни контролируемых показателей, по которым формируются итоги в контрольных табуляграммах, журналах контрольных чисел и отчетных разработках.
Контрольные табуляграммы составляются "на печать" по всем учетным показателям, содержащимся в соответствующих машинных носителях и формируют итоги контролируемых показателей по каждой пачке документов (см. подраздел 5.5).
Журналы контрольных чисел составляются по итоговым данным контрольных табуляграмм. Контрольные числа формируются в них для последующей проверки отчетных разработок.
2.7.2.1. Для осуществления контроля количества документострок, перенесенных на перфокарты, в контрольных табуляграммах и журналах контрольных чисел, кроме показателей первичных документов, включается дополнительный признак - счет карт.
2.7.2.2. Правильность перфорации данных оправдательных документов в части постоянных для пачки признаков, вынесенных в сопроводительный ярлык, проверяется, кроме того, "просвечиванием" соответствующих колонок перфокарт, исходя из того, что все перфокарты в пачке должны иметь одинаковую пробивку по этим признакам.
2.7.2.3. Контроль правильности воспроизведения в машинных носителях данных оправдательных документов осуществляется:
при одинарной перфорации, т.е. при воспроизведении данных оправдательного документа на одной карте, - сопоставлением итогов контрольных табуляграмм с аналогичными итогами контролируемых показателей, подсчитанных по той же пачке документов на КВМ;
при двойной перфорации, т.е. при воспроизведении данных оправдательного документа на двух картах разными операторами, - сопоставлением аналогичных итогов двух контрольных табуляграмм, относящихся к одной и той же пачке документов.
Могут быть предусмотрены и другие методы контроля правильности перфорации, обеспечивающие большую его эффективность.
2.7.2.4. По автоматически отперфорированным сальдовым и итоговым перфокартам также составляются контрольные табуляграммы, итоги которых сверяются с соответствующими итогами, подсчитанными по данным табуляграмм, на основе которых создавались сальдовые и итоговые карты.
Во всех случаях перфорация считается правильной при тождестве указанных сопоставляемых итогов.
2.7.2.5. При обнаружении расхождений выявленная ошибка перфорации исправляется в соответствии с данными оправдательного документа, при этом взамен ошибочных перфокарт создаются новые, после чего составляется повторная контрольная табуляграмма по откорректированным данным, которая снова подвергается контролю в соответствии с вышеизложенным.
2.7.2.6. По итогам выверенных контрольных табуляграмм составляются вручную или в автоматическом режиме контрольные журналы (журналы контрольных чисел), которые используются для контроля правильности показателей табуляграмм систематического учета. Содержание и формы журналов контрольных чисел разрабатываются с учетом возможности накопления контрольных итогов по подлежащим проверке показателям.
2.7.2.7. В условиях применения таблично-перфокарточной формы бухгалтерского учета журналы контрольных чисел подразделяются на два вида - первичные и сводные.
В первичных журналах контрольных чисел показатели хозяйственных операций отражаются в разрезе пачек документов, при этом:
по хозяйственным операциям, имеющим натуральные показатели, итоги накапливаются в натуральном и стоимостном выражениях;
по хозяйственным операциям, имеющим только стоимостное выражение, итоги показываются отдельно по дебетовым и кредитовым оборотам.
В сводном журнале контрольных чисел накопление контрольных итогов оборотов и сальдо производится в разрезе кодов синтетических счетов раздельно по дебету и кредиту каждого счета.
Примечание. Журналы контрольных чисел могут быть совмещены с журналом регистрации документов (п. 2.2.6).
2.7.2.8. Кроме контроля показателей, формируемых непосредственно с оправдательной документацией, журналы контрольных чисел должны предусматривать возможность контроля и расчетных показателей, формируемых в процессе обработки учетных данных.
2.7.2.9. Табуляграммы, полученные на ПВМ, подвергаются на ВУ контролю, который, в частности, включает проверку:
правильности сортировки учетных данных;
правильности проведенных в процессе обработки расчетов;
соответствия итогов оборотов и сальдо по табуляграмме данным журнала контрольных чисел;
тождества итога оборотов и сальдо по каждому синтетическому счету в табуляграммах аналитического учета с соответствующими данными в табуляграмме синтетического учета.
2.7.2.10. Обнаруженные в табуляграммах ошибки, не вызывающие изменение данных в других табуляграммах (например, в результате неправильно напечатанных итогов по количественно-суммовым показателям и т.п.). исправляются на ВУ зачеркиванием неправильных данных и надписанием правильных. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено подписью лица, специально на то уполномоченного, с указанием даты.
2.7.2.11. При обнаружении ошибки, являющейся следствием неправильного бухгалтерского оформления хозяйственной операции, бухгалтерия представляет ВУ справку на исправительные бухгалтерские записи, на основании которой ВУ формирует соответствующие машинные носители и выдает табуляграммы с учетом произведенных исправлений.
2.7.3. В условиях использования ЭВМ, наряду с методами контроля обработки информации, применяемыми на КВМ и ПВМ, программное обеспечение машины должно включать логические методы контроля, обеспечивающие автоматическую локализацию ошибок.
Программное обеспечение ЭВМ должно предусматривать также организацию ограниченного доступа к учетной информации.
2.7.4. Техника и порядок осуществления контроля на соответствующих стадиях обработки конкретно определяются типовыми и рабочими проектами механизации и автоматизации бухгалтерского учета, с учетом принятой на ВУ технологии и применяемой вычислительной техники.
2.8. Хранение оправдательной документации и учетных регистров организуется в порядке, установленном Положением о документах и записях, утвержденным Министерством финансов СССР 18 октября 1961 г. N 343, с учетом особенностей машинной обработки учетной информации(2).
2.8.1. Оправдательные документы брошюруются в бухгалтерии предприятия в хронологическом порядке по участкам учета и возрастающим номерам пачек в пределах отчетного месяца. При этом, если нумерация пачек документов устанавливается не в целом по предприятию, а по цехам или складам, то и пачки документов брошюруются в разрезе тех же подразделений.
2.8.2. Контрольные табуляграммы брошюруются отдельно от документов в том же порядке, что и пачки документов.
2.8.3. Табуляграммы-регистры бухгалтерского учета брошюруются или хранятся в папках, открываемых на год отдельно для каждого их вида (номера формы и синтетического счета).
Если периодичность составления табуляграмм менее отчетного месяца, то табуляграммы хранятся в пределах номера табуляграммы по датам.
Табуляграммы, разрабатываемые в разрезе цехов, складов или других структурных подразделений, брошюруются в пределах отчетного года с сохранением этой детализации.
2.8.4. Все виды табуляграмм синтетического и аналитического учета хранятся в бухгалтерии предприятия (или общем архиве) в течение сроков, установленных Главным архивным управлением при Совете Министров СССР для хранения соответствующих регистров бухгалтерского учета.
2.8.5. Контрольные табуляграммы хранятся в бухгалтерии предприятия или общем архиве в течение сроков, установленных указанным перечнем для хранения оправдательных документов бухгалтерского учета.
2.8.6. Журналы контрольных чисел хранятся на ВУ в течение сроков, установленных для хранения контрольных журналов бухгалтерского учета.
2.8.7. Контрольные экземпляры справочников учетных номенклатур должны храниться у работников функциональных отделов, ответственных за их ведение (или в общем архиве) в течение сроков, установленных для хранения табуляграмм, в которых они используются.
3. Основы организации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме
3.1. В данном разделе приводятся особенности организации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме.
3.2. При организации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме по данным машинных носителей разрабатываются табуляграммы, являющиеся учетными регистрами хронологического и систематического (синтетического и аналитического) учета.
3.2.1. На стадии неполной (некомплексной) механизации бухгалтерского учета по соответствующим участкам учета могут сохраняться отдельные учетные регистры, составляемые вручную или на КВМ.
3.2.2. При комплексной механизации бухгалтерского учета на ПВМ могут сохраняться составляемые вручную или на КВМ инвентарные карточки или книги учета основных средств, карточки учета спецодежды в эксплуатации, карточки складского учета, вспомогательные ведомости, расчеты по калькулированию продукции и т.п.
3.3. Машинные носители с обозначением кодов как дебетуемого, так и кредитуемого счетов по всем знакам в соответствии с типовой структурой и примерным перечнем кодов синтетических счетов и объектов их аналитического учета с краткими пояснениями (приложение 1)(3) именуются машинными носителями с полной бухгалтерской записью.
3.3.1. Машинные носители с полной бухгалтерской записью формируются с показателями, предусматриваемыми единым макетом*(4).
Примерная схема единого и специализированных макетов перфорации полной бухгалтерской записи в условиях использования ПВМ приведена в приложении 2.
В едином макете введены понятия "основной счет" и "корреспондирующий счет", для каждого из которых закреплены определенные колонки перфокарт.
К основному относится как дебетуемый, так и кредитуемый счет, по которому разрабатываются табуляграммы синтетического и аналитического учета.
3.3.2. По хозяйственным операциям, обобщаемым только в стоимостном выражении, машинные носители по единому макету создаются, как правило, непосредственно по данным каждого оправдательного документа. К ним относятся все операции по учету денежных средств и кредитов банка, расчетов, фондов и резервов, отвлеченных средств, целевого финансирования и целевых поступлений, финансовых результатов и т.п.
3.3.3. Машинные носители по единому макету создаются также непосредственно по данным оправдательных документов по операциям поступления, перемещения внутри предприятия и выбытия каждого инвентарного объекта основных средств. В целях совмещения в указанных носителях данных как для учета движения основных средств, так и для определения их износа и начисления амортизации они формируются по единому макету с дополнительными данными для счета 01 (приложение 2).
3.3.4. По операциям движения материальных ценностей, готовой продукции, отпуска работ и услуг и расчетам с рабочими и служащими, характеризующимся наличием значительного количества однородной документации и необходимостью группировки и обобщения ее как в стоимостном, так и в натуральном выражении, машинные носители в условиях применения ПВМ создаются следующим образом:
по данным оправдательной документации создаются машинные носители по специализированным для каждого из указанных участков учета и операций макетам перфорации, в которых содержание хозяйственной операции отражается с указанием не всей корреспонденции счетов, а лишь корреспондирующего счета и объекта его аналитического учета;
сгруппированные машинные носители являются основанием для составления соответствующих накопительных табуляграмм, данные которых используются для формирования машинных носителей по единому макету.
3.3.5. По хозяйственным операциям, отражаемым как в аналитическом, так и в синтетическом учете в одинаковой оценке, машинные носители по единому макету создаются, как правило, автоматически по итоговым данным накопительных табуляграмм.
В таком порядке, например, формируются машинные носители по единому макету по начисленным и удержанным суммам по расчетам с рабочими и служащими, по начислению амортизации.
3.3.6. Хозяйственные операции, отражаемые в аналитическом и синтетическом учете в различных оценках, обобщаются в накопительных табуляграммах в соответствующих оценках.
Машинные носители по единому макету по таким хозяйственным операциям формируются по данным накопительных табуляграмм и расчетов, определяющих отражаемую в синтетическом учете их фактическую себестоимость.
В таком порядке, например, формируются машинные носители по фактической себестоимости поступления и отпуска материальных ценностей, поступлению, отгрузке и реализации готовой продукции, работ и услуг. Особенности формирования машинных носителей по единому макету отдельных участков учета изложены в разделе 4.
3.3.7. Машинные носители по единому макету по разовым хозяйственным операциям, исправительным записям и в других соответствующих случаях могут формироваться на основании бухгалтерской справки, примерная форма которой приведена в приложении 3.
Каждая запись в бухгалтерской справке должна быть обоснована документально, а исправительная запись - ссылкой на основание для ее составления и данные об исправляемой записи (номер пачки, дата операции).
3.3.8. В условиях использования ПВМ полная бухгалтерская запись воспроизводится в машинных носителях дважды:
первый раз - в колонках (полях), отведенных для основного счета, воспроизводится код дебетуемого счета;
второй раз - в тех же колонках (полях) - код кредитуемого счета.
Соответственно в первом случае корреспондирующим будет кредитуемый счет, а во втором - дебетуемый.
Примечание. Вторичная запись в машинных носителях может формироваться автоматически.
В результате применения указанного метода образуются машинные носители, в которых по совокупности в колонках (полях), отведенных для основного счета, отражаются как дебетовые, так и кредитовые обороты по всем счетам бухгалтерского учета.
Схема (пример) отражения хозяйственных операций в перфокартах единого макета (в условиях использования ПВМ) приведена в приложении 4.
3.4. Технологический процесс обработки учетной информации организуется по поточному методу, основанному на последовательности разработки отчетных табуляграмм по соответствующим данным машинных носителей каждого участка учета.
Указанная последовательность определяется исходя из установленных сроков выдачи соответствующих табуляграмм, а также взаимосвязи хозяйственных операций, образующих замкнутую цепь, в которой данные по одним счетам не могут быть получены до выявления результатов по другим счетам. Так, например, для формирования показателей затрат на производство необходимо предварительно получить итоговые данные по начислению и распределению заработной платы, расходу материальных ценностей, начислению амортизации, закрытию счетов по учету расходов по управлению и обслуживанию производства и т.п.
Схема технологического процесса таблично-перфокарточной формы бухгалтерского учета в условиях использования ПВМ приведена в приложении 6.
4. Особенности обобщения хозяйственных операций при организации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме
В данном разделе приведены примеры обобщения хозяйственных операций по участкам учета и порядок отражения их в машинных носителях по единому макету.
В зависимости от отраслевой специфики и других особенностей организации бухгалтерского учета на предприятии могут применяться и другие методы обобщения хозяйственных операций по участкам учета при условии, что обеспечивается получение минимума показателей, предусмотренных учетными регистрами синтетического и аналитического учета таблично-перфокарточной формы, приведенными в разделе 5 и приложении 7.
4.1. Учет основных средств
4.1.1. По данным машинных носителей по счету 01 на начало года (или на дату внедрения механизации), сформированных в соответствии с п.3.3.3 по единому макету, составляется вспомогательная табуляграмма по форме N 16 "Ведомость расчета амортизационных отчислений", в которой в разрезе структурных подразделений обобщается первоначальная стоимость основных средств по видам и отраслям и месячная сумма амортизационных отчислений по кодам затрат для отнесения их на соответствующие счета.
4.1.2. Для корректировки суммы амортизационных отчислений в связи с изменениями в составе основных средств ежемесячно (кроме января) составляется табуляграмма по этой же форме, в которой отражаются данные о поступлении, перемещении и выбытии основных средств за предыдущий месяц по первоначальной стоимости и сумме увеличения (уменьшения) амортизационных отчислений за отчетный месяц.
Примечание. По автотранспорту, а также по другим основным средствам, для которых установлен особый порядок начисления амортизации и определения износа, автоматически или вручную составляются дополнительно соответствующие расчеты.
4.1.3. При разработке табуляграмм по форме N 16 "Ведомость расчета амортизационных отчислений" как на начало года, так и ежемесячных автоматически (или вручную) формируются итоговые машинные носители с суммами амортизационных отчислений на полное восстановление и капитальный ремонт в разрезе корреспондирующих счетов и объектов их аналитического учета.
Массив указанных итоговых машинных носителей на суммы амортизации ежемесячно комплектуется из носителей, сформированных по состоянию на начало года и за все месяцы с начала года.
На основании этого массива составляется накопительная табуляграмма "Ведомость амортизационных отчислений по корреспондирующим счетам" - форма N 8.
Одновременно с составлением табуляграммы по форме N 8 создаются машинные носители по единому макету по кредиту счета 86 (раздельно по субсчетам 1 и 2) в корреспонденции со счетами по учету издержек производства и других расходов.
4.1.4. Исходя из суммы начисленной амортизации на полное восстановление, скорректированной в соответствии с пунктом 89 Положения по бухгалтерскому учету основных средств (Приложение к письму Министерства финансов СССР от 7 мая 1976 г. N 30), составляется бухгалтерская справка (расчет), по данным которой на ВУ создаются машинные носители по единому макету, на сумму износа основных средств за отчетный месяц.
Согласно приказу Минфина РФ от 20 июля 1998 г. N 33н письмо Минфина СССР от 7 мая 1976 г. N 30 не применяется на территории Российской Федерации
См. Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13 октября 2003 г. N 91н, вступающие в силу с 1 января 2004 г.
4.2. Учет материальных ценностей
4.2.1. На основании первичных документов на поступление и отпуск (расход) материальных ценностей создаются машинные носители по инвентарному макету в количественно-суммовом выражении с оценкой по принятым на предприятии учетным ценам.
4.2.2. Формирование машинных носителей по инвентарному макету в части поступления материальных ценностей, выявление транспортно-заготовительных расходов или отклонений от учетной стоимости может производиться несколькими способами в зависимости от принятого порядка оформления документации по поступлению материальных ценностей.
4.2.2.1. Первый способ состоит в том, что до создания машинных носителей по учетным ценам и по фактической себестоимости материальных ценностей производится ручная подборка приходных документов складов к расчетным документам поставщиков (счетам-платежным требованиям и др.). В процессе подборки осуществляется контроль правильности оприходования материальных ценностей и проставляется на приходных документах с расчетного документа код корреспондирующего счета 60 субсчет "Отфактурованные поставки" (1) и регистрационный номер счета в качестве объекта аналитического учета. Если в конце месяца остаются приходные ордера, к которым не подобрались расчетные документы, то они поступают на ВУ в отдельной пачке и отражают неотфактурованные поставки. В этом случае на приходных документах проставляется корреспондирующий счет "60", субсчет "2" (или 5) неотфактурованные поставки. Объектом аналитического учета по неотфактурованным поставкам является номер приходного ордера.
Данные расчетных документов, к которым не подобрались приходные ордера, относятся к материальным ценностям в пути. Сопоставление учетной и фактической стоимости материальных ценностей производится по регистрационному номеру расчетного документа.
4.2.2.2. Второй способ заключается в оформлении приходных документов складов независимо от расчетных документов поставщиков. При этом способе объектом аналитического учета, по которому производится сопоставление учетной стоимости и фактической себестоимости материальных ценностей, является номер приходного ордера.
Второй способ более целесообразно применять в тех случаях, когда значительная часть материальных ценностей поступает раньше, чем расчетные документы поставщиков, и внедрение первого способа приводит к задержке в механизированной обработке операций по поступлению на склад материалов.
4.2.2.3. Данные машинных носителей по инвентарному макету по всем операциям поступления материальных ценностей обобщаются в накопительной табуляграмме "Ведомость поступления материальных ценностей в учетных ценах по корреспондирующим счетам", разрабатываемой:
по форме N 9 - если применяется первый способ формирования машинных носителей инвентарного макета (п.4.2.2.1);
по форме N 9а - если применяется второй способ (п.4.2.2.2). Соответственно в форме N 9 данные обобщаются в разрезе регистрационных номеров счетов, а в форме N 9а - в разрезе номеров приходных документов.
4.2.3. Для отражения в бухгалтерском учете поступления материальных ценностей по себестоимости заготовления и приобретения формируются машинные носители по единому макету.
4.2.3.1. На основании акцептованных расчетных документов поставщиков за поступившие материальные ценности - по дебету счетов материальных ценностей с видом оценки 01 "По себестоимости заготовления и приобретения" в корреспонденции со счетом 60, субсчет 1 "Расчеты с поставщиками по акцептованным расчетным документам".
Примечание. В случае применения второго способа, указанного в п.4.2.2.2, и наличия нескольких приходных документов по одному расчетному документу сумма последнего разбивается в разрезе каждого приходного документа, по которому раздельно составляются машинные носители.
4.2.3.2. На основании приходных документов по неотфактурованным поставкам - по дебету счетов материальных ценностей с видом оценки 01 "По себестоимости заготовления и приобретения" в корреспонденции со счетом 60, субсчет 2 или 5 "Расчеты с поставщиками по неотфактурованным поставкам".
4.2.3.3. По итоговым данным накопительной табуляграммы по форме N 9 или 9а по операциям поступления материалов и инструментов, изготовленных своим производством, отходов производства, утиля от списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материальных ценностей от ликвидации и капитального ремонта основных средств и внутренней переброски - по дебету счетов материальных ценностей с видом оценки 02 "По стоимости в учетных ценах" в корреспонденции со счетами вспомогательных производств, капитального ремонта и т.д.
4.2.3.4. На основании акцептованных расчетных документов организаций за оказанные транспортные услуги и прочей документации по затратам, относимым в себестоимость заготовленных и приобретенных материальных ценностей (услуги транспортных цехов своего предприятия, авансовые отчеты экспедиторов и т.п.). т.е. по затратам, не связанным с формированием учетной стоимости материальных ценностей, - по дебету счетов материальных ценностей с видом оценки 03 "Транспортно-заготовительные расходы или отклонения" в корреспонденции со счетами по учету расчетов, вспомогательных производств и т.д.
4.2.3.5. Фактическая себестоимость материалов и инструментов, изготовленных своим производством, определившаяся по результатам калькулирования, сопоставляется с их стоимостью по учетным ценам по данным табуляграммы по форме N 9 или 9а (п. 4.2.3.3).
На выявленную сумму отклонений составляются машинные носители по единому макету в дебет соответствующих счетов материальных ценностей с видом оценки 03 "Транспортно-заготовительные расходы (отклонения)" в корреспонденции со счетами вспомогательных производств.
4.2.4. Для выявления и отражения в бухгалтерском учете транспортно-заготовительных расходов (отклонений от плановых цен) по операциям поступления материальных ценностей от поставщиков составляется табуляграмма "Ведомость транспортно-заготовительных расходов (ТЗР) или отклонений";
по форме N 10 - в тех случаях, когда накопительная табуляграмма составляется по форме N 9;
по форме N 10а - когда накопительная табуляграмма составляется по форме N 9а.
Указанные ведомости составляются по операциям поступления материальных ценностей от поставщиков (включая неотфактурованные поставки) по данным машинных носителей по инвентарному макету и машинных носителей, сформированных в соответствии с п.4.2.3.1 и 4.2.3.2 по единому макету.
Транспортно-заготовительные расходы (отклонения) выявляются в табуляграмме по форме N 10 в разрезе регистрационных номеров расчетных документов и по форме N 10а - в разрезе номеров приходных документов.
4.2.4.1. По итоговым данным табуляграммы по форме N 10 или 10а составляются машинные носители по единому макету для раздельного отражения в системном учете как выявленных транспортно-заготовительных расходов (отклонений) с видом оценки 03, так и стоимости материальных ценностей в учетных ценах с видом оценки 02, которые раньше были отражены по себестоимости заготовления и приобретения с видом оценки 01.
Так, например, по итогам табуляграммы по счету 05 определились следующие суммы (в рублях):
по фактической себестоимости 41 000
по учетной стоимости 39 500
разница +1 500
По этим данным составляются машинные носители с записями:
по дебету по кредиту сумма
-05ХХХ01 -6010000 -41000 (сторно)
05ХХХ02 6010000 39500
05ХХХ03 6010000 1500
4.2.5. По завершении отражения в бухгалтерском учете всех операций по поступлению материальных ценностей и расходам по их заготовке и доставке на склады на счетах материальных ценностей 05, 06, 07, 08 и 12 отразятся, таким образом, по видам оценки 02 и 03 раздельные данные по учетной стоимости и по ТЗР (отклонениям).
По этим данным исчисляется коэффициент транспортно-заготовительных расходов (отклонений от плановых цен), для чего составляется расчет последующей примерной форме:
-------------------------------------------------------------------------
|Сумма по учетным ценам | Сумма ТЗР (отклонений)|
|-----------------------+-----------------------|
Счет, |сальдо|прихода|итого | сальдо|по при-|итого |коэффициенты
субсчет,|на на-|за от- |(графы | на на-|ходу за|(графы |ТЗР (отклонений)
группа |чало |четный |2+3) | чало |месяц |5 + 6) |к учетной
матери- |меся- |месяц | | месяца| | |стоимости
альных |ца | | | | | |(графы 7:4)
ценнос- | | | | | | |
тей | | | | | | |
--------+------+-------+--------+-------+-------+-------+----------------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8
--------+------+-------+--------+-------+-------+-------+----------------
| | | | | | |
На коэффициенты ТЗР (отклонений) по группам или субсчетам составляются машинные носители, которые используются для формирования сумм ТЗР (отклонений), относящихся к отпущенным (израсходованным) за отчетный месяц материалам.
4.2.6. По данным машинных носителей инвентарного макета по всем операциям отпуска (расхода) материальных ценностей и машинных носителей на коэффициенты ТЗР (отклонений) составляется накопительная табуляграмма "Ведомость отпуска (расхода) материальных ценностей по корреспондирующим счетам" (форма N 11). В ведомости отражаются отпуск (расход) материальных ценностей в учетных ценах и относящиеся к нему суммы ТЗР (отклонений), исчисляемые автоматически.
В процессе разработки этой табуляграммы по итоговым ее данным автоматически формируются машинные носители по единому макету по кредиту счетов материальных ценностей (с видами оценки 02 и 03) в разрезе корреспондирующих с ними счетов и объектов их аналитического учета.
4.2.7. Для расчета сумм износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов в эксплуатации используются данные об их движении в учетных ценах и о суммах ТЗР (отклонений), отраженные в табуляграммах по формам N 9 и 11.
Расчет составляется по прилагаемой примерной форме (с.137).
По итогам расчета составляются машинные носители по единому макету в разрезе структурных подразделений по дебету счетов и объектов аналитического учета издержек производства, спецфондов и др. (гр.6 - 8 расчета) в корреспонденции:
на суммы по гр.12 расчета - с кредитом соответствующего субсчета счета 13:
на суммы по гр.16 расчета - с кредитом соответствующего субсчета счета 12 с видом оценки 03 "ТЗР" (отклонения).
Приведенная форма расчета исходит из того, что стоимость утиля от списания за непригодностью малоценных и быстроизнашивающихся предметов и ТЗР (отклонений), относящихся к предметам, переданным в эксплуатацию, отражается в корреспонденции со счетами, на которые списывается их износ.
4.2.7.1. По инструментам и приспособлениям специального назначения указанные операции отражаются в корреспонденции со счетом 13 "Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов".
4.2.7.2. Для определения суммы износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов, погашаемых по срокам их службы (субсчет 5 счета 12), и инструментов и приспособлений специального назначения (субсчет 6 счета 12) составляются расчеты в соответствии с отраслевой спецификой.
4.2.8.(4) При необходимости организации учета фактической себестоимости заготовляемых и приобретаемых материальных ценностей с постатейным раскрытием расходов по их заготовке и доставке могут применяться вновь вводимые синтетические счета:
04 "Заготовление и приобретение материальных ценностей";
---------------------------------
предприятие
Примерная форма расчета
износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов
|
Структур- ное подраз- деление (цех, отдел и т.п.) |
Код малоценных и быстроизна- шивающихся предметов |
Стоимость в учетных ценах малоценных и быстроизнашивающихся предметов |
||
|
субсчет |
группа |
переданных в эксплуа- тацию |
списанных за неприго- дностью |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(продолжение таблицы)
/------------------------------------\
| | |
| |Основной счет |
| |(дебетуемый) |
| | |
|Структур- |------------------------|
|ное подраз-| | | |
|деление | | | |
|(цех, отдел| | | |
|и т.п.) | | |объект ана-|
| |счет|субсчет|литическо- |
| | | |го учета |
| | | | |
| | | | |
|-----------+----+-------+-----------|
| 1 | 6 | 7 | 8 |
\------------------------------------/
(продолжение таблицы)
/--------------------------------------------------
| |
| |
| |Корреспондирующие счета (кредитуемые)
| |
|Структур- |-------------------------------------\
|ное подраз-| |
|деление |по начислению износа малоценных и |
|(цех, отдел|быстроизнашивающихся предметов |
|и т.п.) |-------------------------------------|
| | | | | |
| | | |объект ана-| |
| | счет 13|субсчет|литическо- |сумма* |
| | | |го учета | |
|-----------+--------+-------+-----------+--------|
| 1 | 9 | 10 | 11 | 12 |
\-------------------------------------------------/
(окончание таблицы)
/---------------------------------------------\
| | |
| | |
| | |
| | |
|Структур- |---------------------------------|
|ное подраз-|по списанию ТЗР (отклонений) по |
|деление |предметам, переданным в эксплуа- |
|(цех, отдел| тацию |
|и т.п.) |---------------------------------|
| | | | | |
| | | |объект ана-| |
| |счет 12|субсчет|литическо- |сумма|
| | | |го учета | |
|-----------+-------+-------+-----------+-----|
| 1 | 13 | 14 | 15 | 16 |
\---------------------------------------------/
Итоги:
по данным гр. 1-3, 6-11 и 13-15
по субсчету малоценных предметов
по структурному подразделению
по предприятию
-------------------------------------------------------------------------
* По субсчету 2 счета 12 в размере 50% от сумм по гр. 4 + 5.
По субсчетам 3 и 4 счета 12 в размере 100% суммы по гр. 4.
16 "Транспортно-заготовительные расходы (отклонения от плановых цен)".
Номенклатура субсчетов и объектов их аналитического учета приведена в приложении 1.
В связи с применением указанных синтетических счетов в изложенные выше указания по разработке табуляграмм к порядку их использования для составления машинных носителей по единому макету вносятся соответствующие изменения.
4.2.8.1. По счетам 05, 06, 07, 08 и 12 исключаются коды вида оценки, так как все данные по ним будут отражаться только по учетным ценам.
4.2.8.2. По итоговым данным накопительной табуляграммы по форме N 9а автоматически формируются машинные носители по единому макету в учетных ценах:
а) по всем операциям, связанным с поступлением материальных ценностей от поставщиков и из своего производства, - по дебету счетов материальных ценностей в корреспонденции со счетом 04 "Заготовление и приобретение материальных ценностей";
б) по операциям поступления отходов производства, утиля от списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материальных ценностей от ликвидации и капитального ремонта основных средств и внутренней переброски материальных ценностей - по дебету счетов материальных ценностей в корреспонденции со счетами производства, капитального ремонта, косвенных расходов и др.
4.2.8.3. По результатам калькулирования себестоимости материалов и инструментов своего производства машинные носители по единому макету, в отличие от п.4.2.3.5, составляются на всю их фактическую себестоимость - по кредиту счетов вспомогательных производств в корреспонденции по счетом 04 "Заготовление и приобретение материальных ценностей".
4.2.8.4. По операциям, изложенным в п.4.2.3.1, 4.2.3.2 и 4.2.3.4, в машинных носителях по единому макету счет 60 и другие счета кредитуются не в корреспонденции со счетами материальных ценностей, а со счетом 04 "Заготовление и приобретение материальных ценностей".
При этом для отражения оборотов по дебету счета 04 применяется специализированный макет (приложение 2).
4.2.8.5. Вместо табуляграммы по форме N 10а разрабатывается табуляграмма по форме N 10б, которая в отличие от первой составляется по данным машинных носителей только единого макета и обобщает обороты как по дебету, так и кредиту счета 04.
Сумма ТЗР (отклонений) раскрывается в указанной табуляграмме в разрезе номеров приходных документов складов. При этом, если в качестве учетных применяются оптовые, в том числе усредненные или округленные оптовые цены, то в табуляграмме показывается разница между суммой по оптовым (фактурным) и учетным ценам. Если же в качестве учетных применяются плановые цены, то в табуляграмме показывается разница между всей суммой по счету-платежному требованию и суммой по учетным ценам.
4.2.8.6. В табуляграмме по форме N 10б итог оборотов по дебету счета 04 по статье 06 раскрывается по слагающим ее статьям 01-05. Так, например, в табуляграмме сложились следующие итоги по субсчету 1 счета 04 (в рублях):
/-----------------------------------------------------------------
| Сумма |Сумма по элементам себестоимости
|---------------------+------------------------------------------\
| | |разница| | | |
|по факти- |по стоимо-|-------|по оптовым|тариф |наценки |
|ческой се-|сти в це- | + | - |(фактур- |(фрахт) и |снабсбыто- |
|бестоимос-|нах учет- | | |ным) |прочие сбо-|вых органи-|
| ти | ных | | |ценам (01)|ры (02) |заций (03) |
|----------+----------+---+---+----------+-----------+-----------|
| 13 | 14 |15 |16 | 17 | 18 | 19 |
|----------+----------+---+---+----------+-----------+-----------|
| 41 000 | 39 300 |200| | 39 500 | 950 | 300 |
\----------------------------------------------------------------/
(окончание таблицы)
/-------------------------------------------\
| Сумма | |
|---------------------+---------------------|
| | | | |
|по факти- |по стоимо-|недостачи|тара и упа-|
|ческой се-|сти в це- |в пути в |ковочные |
|бестоимос-|нах учет- |пределах |материалы |
| ти | ных |норм (04)| (05) |
|----------+----------+---------+-----------|
| 13 | 14 | 20 | 21 |
|----------+----------+---------+-----------|
| 41000 | 39300 | 100 | 150 |
\-------------------------------------------/
По указанным данным составляются машинные носители по единому макету по группам материальных ценностей или субсчету в целом:
Д-т К-т Сумма
Стоимость по оптовым (фактурным)
ценам 041ХХ01 6010000 39500
Тариф (фрахт) и прочие сборы 041ХХ02 6010000 950
Наценки снабженческих и сбытовых
организаций 041ХХ03 6010000 300
Недостача в пути в пределах уста-
новленных норм 041ХХ04 6010000 100
Стоимость тары и упаковочных ма-
териалов за вычетом по цене воз-
можного использования 041ХХ05 6010000 150
Итого себестоимость по расчетным
документам 041ХХ06 -6010000 -41000 (сторно)
По данным этих машинных носителей сумма по счету в целом (статья 06) отразится в учетных регистрах по ее слагаемым (статьи 01-05).
4.2.8.7. По завершении отражения в бухгалтерском учете всех операций по заготовлению и приобретению материальных ценностей в оборотах по дебету счета 04 по статьям 01-19 отразится вся их фактическая себестоимость, а по кредиту счета 04 по статьям 20 и 21 - их стоимость по учетным ценам.
На разницу между указанными данными формируются машинные носители по единому макету по дебету счета 16 "Транспортно-заготовительные расходы (отклонения от плановых цен)" в корреспонденции со счетом 04.
4.2.8.8. В связи с тем, что обороты по дебету и кредиту по счету 04 отражаются раздельными кодами, по каждой статье (6-7 знаку кода) будут накапливаться обороты с начала года.
Указанные данные счета 04 используются как для анализа и контроля за уровнем соответствующих расходов, так и для расчета коэффициентов ТЗР (отклонений), используемых при составлении табуляграммы по форме N 11.
4.2.8.9. В процессе разработки табуляграммы по форме N 11 "Ведомость отпуска (расхода) материальных ценностей по корреспондирующим счетам" в отличие от корреспонденции, приведенной в п.4.2.6, автоматически формируются машинные носители по единому макету:
на суммы по учетной стоимости - по кредиту счетов материальных ценностей;
на суммы ТЗР (отклонений), относящихся к отпущенным (израсходованным) материальным ценностям - по кредиту счета 16 "Транспортно-заготовительные расходы (отклонения)".
4.2.8.10. Списание на издержки производства ТЗР (отклонений), относящихся к малоценным и быстроизнашивающимся предметам, переданным в эксплуатацию, производится в корреспонденции, приведенной в п. 4.2.7, но без вида оценки.
4.3. Учет расчетов с рабочими и служащими
4.3.1. На основании массива машинных носителей, созданных по данным первичных документов по расчетам с рабочими и служащими, на ВУ составляются накопительные табуляграммы:
"Ведомость распределения начисленных рабочим и служащим сумм по видам оплат и корреспондирующим счетам" - форма N 12;
"Ведомость распределения удержаний и зачетов по расчетам с рабочими и служащими по видам и корреспондирующим счетам" - форма N 13.
Указанные ведомости составляются в разрезе структурных подразделений "на итог" по пачке документов, виду оплат (удержаний) и корреспондирующему счету.
В процессе составления этих ведомостей автоматически снимаются машинные носители по единому макету по дебету и кредиту счета 70 в разрезе корреспондирующих с ним счетов и объектов их аналитического учета.
4.3.2. Табуляграмма по форме N 12 разрабатывается в двух частях:
по промышленно-производственным рабочим;
по остальным категориям персонала (вместе взятым).
Показатели табуляграммы по промышленно-производственным рабочим используются для начисления резерва предстоящей оплаты очередных отпусков рабочим, а также (с привлечением соответствующей документации) для распределения начисленной им повременной и дополнительной заработной платы и премий по фонду заработной платы по соответствующим объектам аналитического учета.
4.4. Учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции
4.4.1. В результате отнесения по корреспондирующим счетам стоимости израсходованных материальных ценностей, начисленной заработной платы, износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов, амортизации основных средств, отчислений на социальное страхование и в резерв предстоящих расходов и платежей, прочих отчислений и денежных расходов формируется массив машинных носителей по единому макету, отражающий в совокупности валовые затраты основного и вспомогательных производств.
4.4.2. По окончании месяца, в сроки, установленные графиком, по данным указанного массива машинных носителей разрабатываются справочные ведомости оборотов по счетам 20, 23, 24, 25, 26, 28, 31 и 89 - по основной деятельности промышленного предприятия и по счетам 27 и 33 - по собственным капиталовложениям,
Указанные ведомости разрабатываются как по структурным подразделениям, так и в целом по предприятию по формам N 1, 3, 4 и 5, приведенным в разделе 5 Методических указаний.
4.4.3. На основе приведенных выше справочных ведомостей и соответствующей документации с учетом отраслевой методики составляются расчеты, по данным которых формируются машинные носители по единому макету:
по списанию расходов будущих периодов, относящихся к отчетному месяцу;
по начислению резерва предстоящих расходов и износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
по списанию производственного брака;
по распределению и списанию косвенных расходов вспомогательных производств;
по калькулированию фактической себестоимости услуг вспомогательных производств и списанию разницы между фактической и плановой или нормативной их себестоимостью (если в указанных оценках они были списаны в предварительном порядке);
по распределению и списанию косвенных расходов основного производства;
по калькулированию и списанию фактической себестоимости товарного выпуска (или отклонений, если в предварительном порядке была списана его нормативная себестоимость) и т.п.
4.5. Учет готовой продукции, отгрузки и реализации
4.5.1. На основании машинных носителей, созданных по данным документации по отгрузке (отпуску в порядке реализации) готовых изделий, работ, услуг и материальных ценностей и предъявленных покупателям (плательщикам) расчетных документов (счетов, платежных требований) составляются табуляграммы "Ведомость отгрузки готовых изделий, работ, услуг и материальных ценностей по элементам расчетного документа" - форма N 14 и "Ведомость отгрузки готовых изделий и работ промышленного характера в групповом разрезе" - форма N 15.
4.5.1.1. В табуляграмме по форме N 14 отражаются данные каждого расчетного документа (счета, платежного требования, и т.п.) с формированием итогов по объектам, формам и элементам расчета.
Кодами объекта расчета обособляются данные об отгрузке и реализации:
готовых изделий;
работ промышленного характера;
продукции подсобного сельского хозяйства;
других объектов в соответствии с показателями годового отчета по форме N 12 разделу II "Прочая реализация".
Кодами формы расчетов обособляются расчеты с покупателями:
в порядке инкассо платежных требований;
аккредитивами, платежными поручениями, расчетными чеками, наличными;
в порядке плановых платежей;
по отпуску в порядке реализации непромышленным хозяйствам своего предприятия, капитальному ремонту своего оборудования и транспортных средств и прочей реализации, неоформляемой расчетами через банк.
Примерная номенклатура элементов расчета приведена в образце табуляграммы по форме N 14 (приложение 7).
4.5.2. По информации о поступивших суммах в оплату расчетных документов или по другим основаниям из массива машинных носителей по отгрузке, участвовавших в составлении накопительной табуляграммы по форме N 14, отбираются машинные носители, относящиеся к документам, подлежащим отражению по реализации. По данным этих машинных носителей составляются накопительные табуляграммы: "Ведомость реализации готовых изделий, работ, услуг и материальных ценностей по элементам расчетного документа" - форма N 14а и "Ведомость реализации готовых изделий и работ промышленного характера в групповом разрезе" - форма N 15.
4.5.3. По машинным носителям, относящимся к неоплаченным расчетным документам, составляется табуляграмма "Сальдовая ведомость товаров отгруженных по элементам расчетного документа" - форма N 14б.
4.5.4. Плановая и фактическая производственная себестоимость отгруженной и реализованной продукции определяется в соответствии с отраслевыми особенностями прямым счетом или коэффициентным методом.
В тех случаях, когда в качестве учетных применяются оптовые. (прейскурантные) цены на продукцию и применяется коэффициентный метод, плановая и фактическая производственная себестоимость отгруженной и реализованной продукции определяется расчетами по приведенным ниже примерным формам (табл. 1 и 2).
По аналогии составляются расчеты, когда в качестве учетной применяется иной вид оценки продукции.
4.5.5. Фактическая себестоимость прочей реализации (кроме товарной продукции) при нецелесообразности определения ее по каждому расчетному документу в отдельности может также исчисляться коэффициентным методом с применением расчета по приведенной ниже примерной форме (табл. 3).
4.5.6. Для получения отдельных показателей реализации продукции, предусмотренных периодической и годовой отчетностью, определения сумм отчислений в специальные фонды и в доход госбюджета, исчисляемых по показателям реализации, а также определения результатов от реализации по продукции с различным уровнем рентабельности, указанные расчеты составляются в групповом разрезе.
Групповым признаком, в частности, обособляется однородная продукция:
аттестованная со Знаком качества;
второй категории качества;
широкого потребления, изготовленная из отходов производства;
изготовленная для экспорта и в тропическом исполнении;
пользующаяся ограниченным спросом у населения и т.п.
4.5.7. По итоговым данным гр.5 расчета по форме табл.1 на фактическую производственную себестоимость отгруженной и отпущенной в порядке реализации продукции составляются машинные носители по дебету счета 45 в корреспонденции:
со счетом 40 - в части отгрузки со складов готовых изделий;
со счетами 20 и 23 - в части отпуска в порядке реализации работ и услуг промышленного характера.
4.5.7.1. По прочему отпуску, не отражаемому по реализации (данные графы 6 расчета), корреспонденция счетов определяется по данным первичной документации.
Таблица 1
----------------------------------------
(предприятие)
Примерная форма расчета
плановой и фактической себестоимости отгруженной продукции
за........... 19 г.
-------------------------------------------------------------------------
Группа продукции |Остат-|Посту-|Итого |Коэф- |За отчетный месяц|Остатки
и вид оценки |ки на |пление|(гр. 1|фициен-|-----------------|на
|скла- |за от-|+ 2) |ты к |отгруз-|прочий |складах
|дах на|четный| |стоимо-|ка и |отпуск, |на конец
|начало|месяц | |сти в |отпуск |не отра- |ме-
|месяца|(без | |учетных|в по- |жаемый |сяца
| |внутр.| |ценах |рядке |по реа- |(гр. 3-5
| |пере- | | |реали- |лизации |и 6)
| |брос- | | |зации | |
| |ки) | | | | |
-----------------+------+------+------+-------+-------+---------+--------
А | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7
-----------------+------+------+------+-------+-------+---------+--------
По группе про- | | | | | | |
дукции | | | | | | |
| | | | | | |
1. По учетным | | | | | | |
(оптовым) | | | | | | |
ценам | | | | 1,00 | | |
2. По производс- | | | | | | |
твенной себе- | | | | | | |
стоимости: | | | | | | |
а) плановой | | | | | | |
б) фактической| | | | | | |
| | | | | | |
Итого по пред-| | | | | | |
приятию | | | | | | |
| | | | | | |
1. По учетным | | | | | | |
(оптовым) | | | | | | |
ценам | | | | | | |
2. По производс- | | | | | | |
твенной себе- | | | | | | |
стоимости | | | | | | |
а) плановой | | | | | | |
б) фактической| | | | | | |
| | | | | | |
Пояснения к таблице 1:
Гр. 1 - по данным гр. 7 расчета за прошлый месяц.
Гр. 2 - по строке "По учетным (оптовым) ценам" - по данным о поступлении продукции на склады предприятия и выполненных работах промышленного характера; по строкам "По плановой и фактической производственной себестоимости" - по данным учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции.
Гр. 5 - по строке "По учетным ценам" - по данным табуляграммы по форме N 15 "Ведомость отгрузки готовых изделий и работ промышленного характера в групповом разрезе".
Гр. 6 - по строке "По учетным (оптовым) ценам" - по данным документации и табуляграмм по соответствующему отпуску продукции со складов предприятия.
Все остальные показатели - арифметическим расчетом на основе определившихся в гр. 4 коэффициентов отношения плановой и фактической производственной себестоимости продукции к ее стоимости в учетных ценах, принятой за единицу.
Примечания: 1. Отпуск в порядке реализации работ промышленного характера не оформляемых через склад готовых изделий, отражается в таблице обособленной группой либо в отдельной таблице. 2. Итог гр. 5 расчета по учетным (оптовым) ценам по предприятию в целом должен соответствовать итогам гр. 8 накопительной табуляграммы по ф.N 14 и гр.6 табуляграммы по ф.N 15.
Таблица 2
----------------------------------------
(предприятие)
Примерная форма расчета
плановой и фактической себестоимости реализованной продукции
за........... 19 г.
-------------------------------------------------------------------------
Группы продукции, виды |Остат- | Отгру- | Итого |Коэф- |Реали- | Остат-
оценки и расходов |ки в | зка и | (графы |фици- |зация | ки в
|това- | отпуск | 1 + 2) |енты |за | това-
|рах, | в по- | |к |отчет- | рах,
|отгру- | рядке | |стои- |ный | отгру-
|женных | реали- | |мости |месяц | женных
|на на- | зации | |в | | на
|чало | за от- | |учет- | | конец
|месяца | четный | |ных | | месяца
| | месяц | |ценах | |
-----------------------+-------+--------+--------+------+-------+--------
А | | | | | |
-----------------------+-------+--------+--------+------+-------+--------
| | | | | |
По группе продукции | | | | | |
| | | | | |
1. По учетным (опто- | | | | | |
вым) ценам | | | | | |
2. По производственной | | | | | |
себестоимости: | | | | | |
а) плановой | | | | | |
б) фактической | | | | | |
3. Расходы на доставку,| | | | | |
возмещаемые постав- | | | | | |
щику: | | | | | |
а) в оптовой цене | | | | | |
б) в розничной цене | | | | | |
4. Внепроизводственные | | | | | |
расходы | | | | | |
| | | | | |
Итого по предприятию | | | | | |
| | | | | |
1. По учетным (опто- | | | | | |
вым) ценам | | | | | |
2. По производственной | | | | | |
себестоимости: | | | | | |
а) плановой | | | | | |
б) фактической | | | | | |
3. Расходы на доставку,| | | | | |
возмещаемые постав-| | | | | |
щику: | | | | | |
а) в оптовой цене | | | | | |
б) в розничной цене | | | | | |
4. Внепроизводственные | | | | | |
расходы | | | | | |
| | | | | |
Пояснения к таблице 2:
Гр. 1 заполняется по данным гр. 6 расчета за прошлый месяц.
Гр. 2 заполняется:
в части учетной (оптовой), плановой и фактической производственной себестоимости продукции - по данным гр. 5 таблицы 1;
в части расходов на доставку продукции, возмещаемых поставщику в оптовой или розничной ценах, и внепроизводственных расходов - по данным учета этих расходов за отчетный месяц.
Гр. 5 заполняется:
в части реализации по учетным (оптовым) ценам - по данным гр. 6 накопительной табуляграммы по форме N 15;
все остальные показатели определяются арифметическим расчетом на основе вычисленных в гр. 4 коэффициентов к стоимости продукции в учетных (оптовых) ценах, принятой за единицу.
Примечания:
1. Итог гр.5 по учетным (оптовым) ценам по предприятию в целом должен быть тождественным соответствующим итогам накопительных табуляграмм по формам NN 14а и 15.
2. В тех случаях, когда отраслевыми указаниями предусматривается определение прямым счетом плановой и фактической производственной себестоимости остатков готовой продукции и товаров отгруженных на конец года или на другие даты, результат прямого счета отражается в гр. 6 с соответствующим коррективом данных гр. 5.
4.5.8. По итоговым данным гр. 5 расчета по форме табл. 2 составляются машинные носители по дебету счета 46 в корреспонденции:
со счетом 45 - на фактическую производственную себестоимость реализованной продукции и относящуюся к ней сумму расходов на доставку продукции, возмещаемую в оптовой или розничной цене;
со счетом 43 - на сумму внепроизводственных расходов, относящихся к реализованной продукции.
4.5.9. По итоговым данным гр.9 расчета по форме табл.3 по каждому объекту расчета в отдельности составляются машинные носители по дебету счета 46 в корреспонденции со счетом 45.
4.5.9.1. Машинные носители по дебету счета 45 по указанным в таблице 3 объектам расчета формируются по данным учета соответствующих затрат производства и материальных ценностей, итоговые данные которых контролируются тождеством с итогами гр. 5 и 6 расчета по форме таблицы 3.
4.5.10. По итоговым данным накопительной табуляграммы по форме N 14а "Ведомость реализации готовых изделий, работ, услуг и материальных ценностей по элементам расчетного документа" составляются машинные носители:
на суммы скидок с оптовых цен сбытовым организациям по транзитной реализации (гр. 11) - по дебету счета 43 в корреспонденции со счетом 46;
на суммы надбавок к розничным ценам на радиоприемники и телевизоры (гр. 14) - по дебету счета 46; в корреспонденции со счетом 73.;
4.5.11. По данным гр. 5 накопительной табуляграммы по форме N 15 в части выручки от реализации продукции второй категории качества и продукции, пользующейся ограниченным спросом у населения, реализованной неторгующим организациям, составляются расчеты сумм, подлежащих отчислению в доход госбюджета. По итогам этих расчетов формируются машинные носители по дебету счета 51; в корреспонденции со счетом 73; с одновременным сторнированием на эти же суммы оборотов по дебету счета 51; в корреспонденции со счетом 46.;
4.5.12. Итоговые данные табуляграммы ф. N 14а по гр.15 за вычетом итога гр.10 по соответствующему объекту расчета должны соответствовать оборотам по кредиту счета 46, а итоги по гр.10 - по кредиту счета 45 - по соответствующим субсчетам, формирующимся в процессе отражения поступивших и зачтенных платежей в оплату расчетных документов.
4.5.12.1. Показатель итога по гр.13 ф.N 14а "40% стоимости деревянной тары" используется при определении объема товарной продукции.
4.5.13. Если предприятие является плательщиком налога с оборота, должно быть предусмотрено составление соответствующих накопительных табуляграмм, по итогам которых формируются машинные носители по дебету счета 46 в корреспонденции со счетом 73.;
Таблица 3
----------------------------------------
(предприятие)
Примерная форма расчета
фактической себестоимости прочей реализации
(кроме товарной продукции)
за........... 19 г.
|
Объект расчета |
Остатки в товарах отгруженных на начало отчетного месяца |
Отгрузка и отпуск в порядке реализации за отчетный месяц |
|||
| в от- пуск- ных ценах |
по фак- тической себесто- имости |
в отпус- кных це- нах |
в учет- ных ценах |
отклонения от учетных цен (+-) или транс- портно-за- готовитель- ные расходы |
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| а) продукция подсобно- го сельского хозяй- ства б) услуги автотранспор- та, выделенного в от- дельное хозяйство внутри предприятия в) работы и услуги не- промышленного ха- рактера г) покупные изделия и товары д) сверхнормативные и излишние материаль- ные ценности е) прочие материальные ценности |
|||||
| Итого по предприя- тию |
|||||
(окончание таблицы)
/------------------------------------------------------------------\
| |Коэффи- |Реализация за |Остатки в товарах|
| Объект расчета |циент к |отчетный месяц|отгруженных на |
| |отпуск- |--------------|конец отчетного |
| |ным це- |в от-|по фак- |месяца |
| |нам |пуск-|тичес- |-----------------|
| |(частное|ных |кой се- |в от- |по факти- |
| |от деле-|ценах|бестои- |пуск- |ческой |
| |ния | |мости |ных |себестои- |
| |гр.3+5+6| |(гр.3+ |ценах |мости |
| |на гр. | |+5+-6- |(гр.2+|(гр.10х |
| |2+4) | |-11) |+4-8) |хгр.7) |
| | | | | | |
|------------------------+--------+-----+--------+------+----------|
| 1 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
|------------------------+--------+-----+--------+------+----------|
|а) продукция подсобно- | | | | | |
| го сельского хозяй- | | | | | |
| ства | | | | | |
|б) услуги автотранспор- | | | | | |
| та, выделенного в от-| | | | | |
| дельное хозяйство | | | | | |
| внутри предприятия | | | | | |
|в) работы и услуги не- | | | | | |
| промышленного ха- | | | | | |
| рактера | | | | | |
|г) покупные изделия и | | | | | |
| товары | | | | | |
|д) сверхнормативные и | | | | | |
| излишние материаль- | | | | | |
| ные ценности | | | | | |
|е) прочие материальные | | | | | |
| ценности | | | | | |
|------------------------| | | | | |
|Итого по предприя- | | | | | |
|тию | | | | | |
\------------------------------------------------------------------/
Пояснения к таблице:
Гр. 2 и 3 - по данным гр. 10 и 11 расчета за прошлый месяц
Гр. 4 и 5 - по данным гр. 8 и 9 табуляграммы по ф. N 14
Гр. 6 - по данным учета затрат производства и материальных ценностей
Гр. 8 - по данным гр. 9 табуляграммы по ф. N 14а
4.6. Учет денежных средств, кредитов банка и прочих хозяйственных операций
4.6.1. На участке учета формируются машинные носители по единому макету по хозяйственным операциям, обобщаемым на счетах:
денежных средств и кредитов банка (счета 50, 51, 54, 55, 56, 90, 91, 92 и 93);
расчетов (счета 60, 61, 63, 64, 67, 69, 71, 73, 74, 75, 76, 77, 78 и 79);
отвлеченных средств (счета 80, 81 и 82);
недостач и потерь (счет 84);
фондов и резервов (счета 85, 86, 87 и 89);
целевого финансирования и целевых поступлений (счет 96);
финансовых результатов (счета 98 и 99);
прочих (счета 67, 94 и др.).
4.6.1.1. Часть информации, например, по счетам 60, 64, 69, 73, 76, 85, 86, 87, 89, 99 формируется в машинных носителях по единому макету в процессе обобщения хозяйственных операций других участков учета в соответствии с подразделами 1 - 5 данного раздела методических указаний.
4.6.2. Хозяйственные операции, отражаемые на счетах денежных средств и кредитов банка, имеют некоторые особенности, характеризующиеся следующим:
все операции по этой группе счетов фиксируются не только в первичных документах, но и в отчетах кассира и в выписках банка по, соответствующим счетам, в которых, кроме того, обобщаются итоги оборотов и формируется сальдо по каждому счету;
значительная часть операций - по зачислению и погашению ссуд, регулированию спецссудного счета, получению наличных денег с расчетного (текущего) счета и сдаче их на эти счета - находит встречное отражение в выписках банка по соответствующим счетам, либо в выписках банка и отчетах кассира. Соответственно в бухгалтерском учете эти операции вызывают встречную корреспонденцию в пределах этой группы счетов.
4.6.3. В связи с вышеперечисленными особенностями может применяться сложившаяся на практике в условиях использования ПВМ особая технология формирования машинных носителей по единому макету и их использования для составления табуляграмм - учетных регистров по счетам денежных средств и кредитов банка, а именно:
в отличие от порядка, указанного в п.3.3.8. полная бухгалтерская запись воспроизводится в машинных носителях по единому макету только один раз;
как дебетовые, так и кредитовые обороты по каждому из основных счетов этой группы воспроизводятся в колонках (полях), отведенных для корреспондирующего счета, в связи с чем табуляграммы по счетам этой группы составляются по признаку не основного, а корреспондирующего счета;
вместо признака пачки документов в машинных носителях воспроизводится дата совершения хозяйственной операции;
вместо первичных журналов контрольных чисел применяются контрольные табуляграммы, подшиваемые в пачки по возрастающим датам по каждому счету в отдельности;
правильность табуляграмм дополнительно контролируется выписками банка и отчетами кассира в части тождества в них исходящего сальдо.
4.6.4. После составления основных табуляграмм по счетам денежных средств и кредитов банка и изъятия из рабочего массива машинных носителей со встречной корреспонденцией в пределах этой группы счетов оставшиеся машинные носители передаются для составления табуляграмм по всем другим счетам по данным, содержащимся в колонках (полях), отведенных для основного счета, т.е. в соответствии с п. 3.3.1.
4.6.5. Схема (пример) формирования перфокарт единого макета по счетам денежных средств и кредитов банка в условиях использования ПВМ приведена в приложении 5.
5. Регистры бухгалтерского учета
5.1. Общая характеристика учетных регистров
5.1.1. При ведении бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме учетными регистрами синтетического и аналитического учета являются основные, накопительные и вспомогательные табуляграммы, перечень и примерные формы которых приведены в приложении 7.
Регистрами хронологического учета являются контрольные табуляграммы.
5.1.2. В табуляграммах - учетных регистрах синтетического и аналитического учета обороты отражаются как по дебету, так и кредиту каждого счета в разрезе корреспондирующих с ним счетов.
5.1.3. В основных табуляграммах - регистрах аналитического учета наряду с отражением данных по каждому объекту аналитического учета, обобщаются итоги оборотов и сальдо по соответствующему счету, в связи с чем они выполняют также функцию оборотной ведомости по счету в целом.
5.1.4. В основных и накопительных табуляграммах аналитического учета, а также в контрольных табуляграммах хозяйственные операции подлежат обязательному отражению с указанием номера пачки, в которой находится оправдательный документ.
В отдельных случаях вместо номера пачки указывается дата совершения хозяйственной операции (п.4.6.3).
Соблюдение этого требования обеспечивает взаимосвязь и обоснование каждой записи в указанных учетных регистрах с данными оправдательных документов и облегчает поиск последних при возникновении в этом необходимости.
5.1.5. В приведенных в приложении 7 примерных формах табуляграмм предусмотрены справочные и группировочные показатели и итоги по количественно-суммовым показателям в разрезах необходимых для управления, контроля и составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности.
С целью повышения аналитичности учетных данных может быть предусмотрено введение в соответствующих табуляграммах дополнительных справочных и группировочных показателей и итогов по количественно-суммовым показателям.
При невозможности автоматического формирования на ПВМ итоговых показателей, приведенных в примерных формах табуляграмм, они подсчитываются с помощью клавишных вычислительных машин.
5.1.6. В зависимости от возможностей применяемой вычислительной техники:
должно обеспечиваться печатание в соответствующих табуляграммах наряду с кодовыми алфавитных обозначений (наименования товарно-материальных ценностей, дебиторов и кредиторов; фамилия, имя, отчество рабочих и служащих и т.п.);
может предусматриваться иное, чем в примерных формах, расположение показателей. Например, вынесение в заголовок наименования предприятия, месяца и т.п.;
может выдаваться в диалоговом (запросном) режиме справочная информация на видеотерминал.
5.1.7. Периодичность выдачи соответствующих табуляграмм (декадная, месячная и др.), а также порядок выдачи табуляграмм или выборочных из них данных в запросном режиме устанавливается главным бухгалтером предприятия по согласованию с руководителем ВУ.
5.2. Основные табуляграммы
5.2.1. Основные табуляграммы (формы NN 1-7) разрабатываются только по данным массива машинных носителей по единому макету, отражающим хозяйственные операции в форме полной бухгалтерской записи.
5.2.2. В основных табуляграммах находят отражение обороты и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.
Аналитические данные по каждому счету отражаются в основных табуляграммах в пределах показателей, предусмотренных кодами синтетических счетов и объектов аналитического учета и единым макетом, приведенными в приложениях 1 и 2.
Дальнейшая детализация данных аналитического учета по соответствующим счетам, не отражаемая в основных табуляграммах и не регламентируемая настоящими Методическими указаниями, предусматривается в табуляграммах, составляемых в соответствии с типовыми, отраслевыми и рабочими проектами механизации основных участков бухгалтерского учета, к каковым, например, относятся табуляграммы с данными:
о наличии и движении основных средств в разрезе инвентарных объектов;
о наличии и движении материальных ценностей и готовых изделий в количественно-суммовом выражении по материально ответственным лицам в номенклатурном разрезе;
о расчетах с рабочими и служащими в разрезе табельных номеров работников и т.п.
5.2.3. В табуляграммах аналитического учета обороты за месяц по каждому коду аналитического учета основного счета отражаются "на итог" по корреспондирующему синтетическому счету и пачке документов.
5.2.4. В табуляграммах аналитического учета по каждому счету формируются итоги оборотов за месяц, входящее и исходящее сальдо:
по объекту аналитического учета,
по субсчету основного счета,
по основному счету.
По счетам, имеющим раздельные коды аналитического учета для отражения оборотов по дебету и кредиту, показатель "входящее сальдо" идентичен оборотам с начала года до отчетного месяца, а "исходящее сальдо" - оборотам с начала года.
5.2.5. По счетам, имеющим раздельные коды аналитического учета 2-го порядка (4-5 знаки кода) и 3-го порядка (6-7 знаки кода), итоги "по объекту аналитического учета" формируются в ведомостях аналитического учета также раздельно: сначала по всем признакам 6-7 знаков кода, затем общий их итог по признакам 4-5 знаков кода. Например, по счету 26, "Общезаводские (общехозяйственные) расходы" 6-7 знаки кода предусмотрены для расшифровки статьи расхода, а 4-5 знаки для обобщения по статье расхода в целом.
По счетам же, имеющим однопризначное (слитное) значение кода аналитического учета, в ведомостях формируется один итог по объекту аналитического учета по всем четырем знакам (4-7) кода.
Например, по счету 76, "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" все четыре знака обозначают код лицевого счета дебитора (кредитора).
5.2.6. С учетом указанного различия в формировании степеней итогов по объекту аналитического учета предусмотрены следующие формы табуляграмм аналитического учета:
по счетам, имеющим однопризначный (слитный) код аналитического учета (с одним итогом по коду аналитического учета) - формы N 1 и 4;
по счетам, имеющим раздельное значение аналитического учета 2-го и 3-го порядка (с отдельными итогами по 6-7 и 4-5 знакам кода) формы N 3 и 5. Кроме этого, для счетов, имеющих однопризначный (слитный) код аналитического учета, но обороты по которым необходимо отражать с дополнительными данными (по дате совершения хозяйственной операции, месяцу и году возникновения расчета или номеру документа) с сохранением части этих признаков при формировании сальдо, предусмотрена форма N 2.
5.2.6.1. В табуляграммах аналитического учета по формам NN 1, 2 и 3 производится обобщение аналитических данных по синтетическим счетам в целом по предприятию, а в ведомостях по формам NN 4 и 5 - в разрезе структурных подразделений.
5.2.7. В процессе составления табуляграмм аналитического учета автоматически формируются машинные носители с данными исходящего сальдо (оборотов с начала года) по каждому объекту аналитического учета, используемые при составлении табуляграмм следующего месяца в качестве входящего сальдо (оборотов с начала года до отчетного месяца).
5.2.8. Табуляграммы - ведомости аналитического учета по форме N 1 разрабатываются по счетам 09, 13, 15, 20, 21, 23, 24, 28, 35, 41, 42, 45, 46, 47, 61, 63, 69, 70, 73, 74, 75, 77, 78, 79, 81, 82, 84, 89, 93, 94, 98 и 99.
В указанных ведомостях по счетам 24, 28, 46, 47, 69, 82, 84 и 99 показатель "Входящее сальдо" по объектам аналитического учета идентичен оборотам с начала года до отчетного месяца, а "Исходящее сальдо" - оборотам с начала года.
5.2.8.1. По счетам 69, 82, 84 и 99 (по с/сч 1) сальдо на начало года отражается по отдельному коду.
5.2.8.2. В ведомости по этой форме обороты по счету 70 отражаются лишь в том случае, если на предприятии применяется сквозная нумерация платежных ведомостей, в противном случае обороты по счету 70 должны отражаться в ведомости по форме N 2, т.е. с данными по структурным подразделениям.
5.2.8.3. В случае использования 4 - 5 знаков кода по счетам 20 и 28 и 6 - 7 знаков кода по счету 69 (см. пояснения к кодам) данные по этим счетам отражаются в ведомости по форме N 3.
5.2.9. Табуляграммы - ведомости аналитического учета по форме N 2 разрабатываются по счетам 55, 56, 60, 64, 71, 76, 90 и 92.
В отличие от ведомостей аналитического учета по форме N 1 в указанной форме:
по счетам 55, 56, 90 и 92 обороты за месяц отражаются дополнительно по дате совершения хозяйственной операции;
по счетам 60 (кроме субсчета 3), 64 (по субсчету 2) и 76 (по субсчетам 3 и 4) сальдо формируется дополнительно по месяцу и году возникновения расчета, а по счету 76 (по субсчету 3) также и по номеру платежной ведомости.
Такая группировка данных по приведенным счетам и субсчетам расчетов предусмотрена в целях контроля за состоянием расчетов и установления момента истечения срока исковой давности по непогашенным расчетам, исходя из позиционного метода их учета.
В частности, по субсчетам 1 и 4 счета 60 и по субсчету 2 счета 64 в данной ведомости в качестве позиции (объекта) аналитического учета расчетов предусмотрен номер расчетного документа или его регистрационный номер.
При необходимости проектами механизации бухгалтерского учета может быть предусмотрено дополнительное обобщение этих расчетов в разрезе лицевых счетов поставщиков и покупателей, с присвоением им соответствующих кодов.
5.2.10. Табуляграммы - ведомости аналитического учета по форме N 3 разрабатываются по синтетическим счетам 01, 03, 05, 06, 07, 08, 09, 12, 14, 25, 26, 27, 29, 30, 31, 33, 34, 43, 80, 85, 86, 87 и 96.
В указанных ведомостях по счетам 14, 25, 26, 27, 29, 30, 31 (кроме с/сч 3), 33, 34, 43, 85, 86, 87 и 96 показатель "Входящее сальдо" по объекту аналитического учета идентичен оборотам с начала года до отчетного месяца, а "Исходящее сальдо" - оборотам с начала года.
Примечание. По счетам 14, 29 (по субсчету 8), 30, 31 (по субсчетам 1 и 2), 33 и 43 итоги оборотов с начала года включают также суммы входящего сальдо на начало года, а по счетам 85, 86, 87 и 96 сальдо на начало года отражается по отдельному коду.
5.2.11. Табуляграммы - ведомости аналитического учета по формам NN 4 и 5 отличаются от ведомостей по формам N 1 и 3 формированием в них дополнительной степени итога по каждому структурному подразделению в пределах оборотов и сальдо по основному счету.
5.2.11.1. Табуляграммы - ведомости аналитического учета по форме N 4 разрабатываются по счетам 20, 21, 23, 24, 28 и 89.
5.2.11.2, Табуляграммы - ведомости аналитического учета по форме N 5 разрабатываются по счетам 25, 27, 29, 30 и 31.
По этой же форме выполняются отчетные разработки и по счетам 20 и 28 в тех случаях, когда для отражения операций по ним с учетом отраслевой специфики используются 4-5 знаки кода.
В целях увязки данных количественно-суммового учета в номенклатурном разрезе по материально ответственным лицам с данными стоимостного учета в групповом разрезе в ведомостях аналитического учета по форме N 5 предусматривается отражение оборотов и сальдо по счетам 05, 06, 07, 08, 12.
При значительном количестве операций по основным фондам табуляграмма по форме N 5 разрабатывается дополнительно по счету 01.
В тех случаях, когда специальные фонды выделяются в распоряжение структурных подразделений предприятия табуляграмма по форме N 5 разрабатывается дополнительно по счету 87.
5.2.12. В табуляграмме "Оборотная ведомость по субсчетам" (форма N 6) обороты по каждому субсчету обобщаются в разрезе корреспондирующих с ними синтетических счетов с формированием сальдо по субсчетам и счетам.
5.2.13. В табуляграмме "Оборотная ведомость по синтетическим счетам - Главная книга" (форма N 7) обобщаются обороты по всем счетам в разрезе корреспондирующих с ними счетов.
5.2.14. В табуляграммах по формам N 6 и 7 сальдо по субсчетам и синтетическим счетам формируется только в свернутом виде. Необходимые для заполнения баланса данные развернутого сальдо по счетам 60, 61, 64, 70, 71, 73, 74, 76, 78, 79, 87, 89 и 96 содержатся в ведомостях аналитического учета, в которых по всем счетам формируется как развернутое, так и свернутое сальдо.
5.3. Накопительные табуляграммы
5.3.1. В отличие от основных табуляграмм таблично-перфокарточной формы бухгалтерского учета, составляемых по данным машинных носителей по единому макету, накопительные табуляграммы составляются по данным машинных носителей, создаваемых по специализированным макетам, учитывающим специфику обработки учетной информации по хозяйственным операциям соответствующих участков учета*(5).
5.3.2. Порядок разработки накопительных табуляграмм по формам N 8-15 и формирования по их данным машинных носителей по единому макету изложен в разделе 4.
5.4. Вспомогательные табуляграммы
5.4.1. Вспомогательные табуляграммы таблично-перфокарточной формы бухгалтерского учета разрабатываются в дополнение к основным. Они используются для отражения соответствующих расчетов или накопления данных в течение года для формирования соответствующих показателей форм периодической и годовой бухгалтерской отчетности.
5.4.1.1. В условиях использования ЭВМ вместо вспомогательных табуляграмм должно обеспечиваться автоматическое формирование соответствующих показателей периодической и годовой бухгалтерской отчетности по примерной форме согласно приложению 8.
5.4.2. Особенностью вспомогательных табуляграмм является то, что они разрабатываются только на основании машинных носителей единого макета, по данным которых составлены основные табуляграммы таблично-перфокарточной формы.
5.4.3. К вспомогательным табуляграммам относятся ведомости по формам N 16-19.
5.4.3.1. Табуляграмма - ведомость расчета амортизационных отчислений (форма N 16) составляется и используется в порядке, изложенном в подразделе 4.1.
5.4.3.2. Табуляграмма - ведомость оборотов с начала года в целом по предприятию по счетам затрат на производство в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов (форма N 17) разрабатывается "на итог" ежемесячно по данным итоговых машинных носителей оборотов за отчетный месяц, участвовавших в составлении табуляграммы по форме N 7 "Оборотная ведомость по синтетическим счетам", в части оборотов по счетам 20, 21, 23, 24, 25, 26, 28, 31 и 89, пересортированных по признаку корреспондирующего счета и субсчета.
В процессе составления этой разработки автоматически формируются итоговые машинные носители, отражающие обороты с начала года по всем признакам граф 1-5 ведомости, участвующие в составлении ведомости следующего отчетного месяца.
Показатели ведомости используются для составления отчетности о затратах на производство по экономическим элементам (раздел VIII отчета по форме N 1-с и форма N 5(5) годового отчета).
5.4.3.3. Табуляграмма - ведомость оборотов с начала года в целом по предприятию по кредиту счета 20 в корреспонденции со счетами 40 и 45 по калькуляционным статьям затрат (форма N 18) разрабатывается "на итог" ежемесячно по данным машинных носителей, участвовавших в составлении ведомости аналитического учета по форме N 1 в части оборотов по кредиту счета 20 в корреспонденции со счетами 40 и 45, которые обобщаются без показателя субсчета (объекта сводного учета затрат), а также без показателей 4-5 знаков кода (если обороты по счету 20 отражаются в табуляграмме по форме N 3).
В процессе составления табуляграммы автоматически формируются итоговые машинные носители, отражающие обороты с начала года по каждой калькуляционной статье затрат, используемые при составлении табуляграммы следующего месяца (графа 6).
Данные табуляграммы используются для формирования показателей отчетов о себестоимости товарной продукции по формам N 1-с и 6(6) (годовая).
5.4.3.4. Табуляграмма - ведомость оборотов с начала года в целом по предприятию по счету 28 (форма N 19) разрабатывается "на итог" по данным итоговых перфокарт оборотов с начала года по счету 28, полученных в процессе составления ведомости аналитического учета по этому счету по форме N 1 за соответствующий период, которые формируются без показателя субсчета (объекта сводного учета), а также без показателей 4 - 5 знаков кода (если обороты по счету 28 отражаются в ведомости аналитического учета по форме N 3).
Данные ведомости используются для заполнения соответствующих, показателей периодической и годовой отчетности по себестоимости продукции.
5.5. Контрольные табуляграммы
5.5.1. Контрольные табуляграммы составляются "на печать" по машинным носителям, созданным на основании каждой пачки оправдательных документов, переданных на ВУ для обработки.
Контрольные табуляграммы составляются также по данным первичных машинных носителей, создаваемых автоматически с технических средств первичного учета и методом репродукции, и по данным всех видов вторичных машинных носителей.
Таким образом, контрольные табуляграммы являются реестром всех машинных носителей и содержащихся в них данных бухгалтерского учета.
5.5.2. Контрольные табуляграммы являются средством контроля правильности переноса на машинные носители закодированных данных оправдательных документов и правильности данных машинных носителей, полученных в автоматическом режиме; они являются также средством контроля соответствия данных систематического и хронологического учета.
5.5.3. Экземпляр контрольных табуляграмм в качестве регистра хронологического учета передается бухгалтерии предприятия вместе с возвращаемыми оправдательными документами по завершении формирования по их данным машинных носителей.
5.5.4. В процессе последующего контроля и ревизии контрольные табуляграммы могут быть использованы как перечень всех хозяйственных операций, зафиксированных в машинных носителях.
(1) Примерные формы регистров бухгалтерского учета в Сборнике не приводятся.
-------------------------------------------------------------------------
*(1) В дальнейшем для краткости будут именоваться "предприятия".
*(2) В дальнейшем для краткости будут именоваться "ВУ".
*(3) В дальнейшем для краткости будет указываться только "механизация".
*(4) В дальнейшем для краткости будут именоваться "машинные носители по единому макету".
*(5) Исключением являются табуляграммы по формам N 10, 10а, 10б, в разработке которых участвуют также машинные носители, сформированные по единому макету.
(1) В настоящее время действует Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. N 105 (см. с. 81).
(2) См. сноску на с.125 Сборника.
(3) Здесь и далее имеются в виду приложения к настоящим Методическим указаниям. Упомянутые в указаниях приложения (кроме приложений 6 и 7) в Сборнике не приводятся.
(4) По Плану счетов бухгалтерского учета, введенному в действие с 1 января 1986 г., учет фактической себестоимости заготовляемых и приобретаемых материальных ценностей ведется на счетах 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" (вместо счета 04) и 16 "Транспортно-заготовительные расходы".
(5-6) С 1985 г. из состава годового бухгалтерского отчета исключены отчеты по формам N 5 и 6. Данные о себестоимости продукции и составе затрат на производство приводятся в статистическом отчете о выполнении плана по себестоимости товарной продукции (форма N 1-с) и приложении к нему.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Открыть документ Получить доступ к системе ГАРАНТ
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.