Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение 2
Рекомендуемое
Рекомендации
по формированию и ведению классификаторов
1. Общие положения
1.1. Формирование классификаторов начинается с составления сквозного перечня объектов.
При составлении сквозного перечня используются документы первичного учета, формы внутренней отчетности предприятия, отраслевой и государственной статистической отчетностей, а также таблицы и схемы служб управления предприятием.
1.2. Наиболее внимательно следует анализировать учетную и отчетную документацию отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, бухгалтерии и планово-производственного отдела.
1.3. Следует иметь в виду, что при решении задач анализа основной деятельности и состава кадров в различных квалификационных и социальных аспектах степень детализации объектов анализа и их характеристик может быть существенно глубже, чем при формировании планов и отчетности.
Поэтому перечень объектов классификации должен быть шире, чем требуется только для формирования планов и отчетности.
1.4. На полноту перечней влияет также различие в подходе к основным характеристикам объектов со стороны разных служб управления предприятием.
Общий перечень должен включать полную детализацию, требуемую всеми функциональными службами управления.
1.5. Аналогичные требования к полноте характеристик объектов могут возникнуть при формировании признаков внутреннего кода различных классификаторов.
1.6. После формирования и уточнения перечня объектов классификатора и их характеристик в соответствии со структурой внутреннего кода необходимо осуществить упорядочение перечня по требуемым признакам.
1.7. Так как коды объектов не несут никакой информационной нагрузки и в автоматической системе не используются для управления выполнением расчетов, упорядочение целесообразно осуществлять по алфавиту наименования или по убыванию старшинства значения, если такое существует (например, для должностей).
1.8. В том случае, если на предприятии были разработаны классификаторы для автоматизированного решения задач других подсистем АСУ, их перечни объектов и коды могут быть сохранены и использованы для формирования классификаторов в соответствии с требованиями настоящего стандарта.
1.9. После упорядочения объектов список переносится на формы для ведения классификаторов приложения 3.
1.10. Формирование внутреннего кода, сокращенных наименований и мнемокодов осуществляется уже непосредственно на бланках классификаторов.
1.11. Поскольку большинство классификаторов отражает интересы основных функциональных служб управления, разработку классификаторов и согласование значений признаков внутреннего кода и сокращенных наименований со всеми заинтересованными службами целесообразно поручить отдельной группе информационного обеспечения или внедрения (может быть, организуемой временно).
1.12. Разработанные в полном составе объектов и признаков классификаторы согласуются в письменном виде со всеми заинтересованными службами и только после этого могут поступать на перфорацию и ввод в ЭВМ.
1.13. Дальнейшее ведение классификаторов в процессе работы также требует письменно согласованного дополнения или изменения их позиций. Для этой цели могут использоваться формы служебных записок приложения 3.
2. Формирование классификатора структуры предприятия (С002)
2.1. Составление классификатора структуры сложного предприятия требует знания не только организационно-структурной схемы входящих в него предприятий, но и ряда особенностей группировок подразделений в различных видах учета и планирования, а также при формировании отчетности по основной деятельности и по использованию трудовых ресурсов. Поэтому составление классификатора С002 может быть выполнено только группой внедрения в тесном контакте с функциональными службами управления предприятием - отделом организации труда и заработной платы (ООТиЗ), отделом кадров, бухгалтерией (расчетная и сводная группы), планово-производственным отделом, диспетчерским отделом и т.д., а также общественными организациями предприятия.
2.2. Составление классификатора начинается с формирования сквозного перечня структурных элементов сложного предприятия.
При формировании сквозного перечня элементов используются структурная схема (или схемы, если входящие в состав сложного предприятия находятся на самостоятельном балансе), формы отчетности перед вышестоящими организациями (ЦСУ в том числе) по труду и заработной плате, кадрам, основной деятельности, а также документы внутреннего учета и отчетности, в том числе и положения о социалистическом соревновании и т.д. Необходимо также знание дислокации подразделений предприятий.
2.3. При формировании перечня необходимо иметь в виду, что отдельные подразделения на общей структурной схеме предприятия могут быть не обозначены как самостоятельные, но для решения задач АСУ требуется знание их характеристик и выделение как самостоятельных элементов классификатора. Кроме того, отдельные подразделения могут иметь свои части, находящиеся на разных площадках и т.д. Для установления таких "неявных" подразделений необходимо ознакомление со структурными схемами отдельных подразделений и их дислокаций.
2.4. Формирование перечня (т.е. установление факта необходимости выделения какого-либо структурного элемента предприятия как самостоятельного элемента классификатора) должно вестись при всесторонних консультациях со всеми службами управления. Одновременно с получением перечня устанавливаются и общие характеристики подразделений, которые фиксируются в значениях признаков внутреннего кода.
2.5. Разработку собственно классификатора С002 на базе перечня элементов необходимо выполнять на форме для ведения классификаторов приложения 3.
2.6. Перед заполнением таблицы необходимо упорядочить элементы перечня по уровням структуры и присвоить системные номера элементам каждого уровня, креме третьего и четвертого.
2.7. При формировании перечней по уровням необходимо иметь в виду, что количество элементов первого уровня не может превышать число 9, а количество элементов второго, шестого или седьмого уровней не может быть больше девяноста.
2.8. При кодировании элементов классификатора С002 допускается использовать сложившуюся нумерацию подразделений предприятия при условии, что количество цифр в коде не должно превышать 4 знаков.
2.9. Элементы третьего и четвертого уровней (подразделения - отделы, цеха и лаборатории, участки) должны иметь сквозное кодирование, независимо от их принадлежности к предприятиям, входящим в состав сложного предприятия. Для обеспечения мнемоники может быть использовано значение второй слева цифры кода (единицы сотни), т.е. кодирование подразделений внутри предприятия может вестись по серийно-порядковому методу с длиной серии в девяносто девять номеров в каждой сотне, кроме первой и последней.
2.10. Если при кодировании подразделений какого-нибудь предприятия длина серии окажется недостаточной, то для сохранения мнемоники необходимо использовать значение первой слева цифры (единицы тысяч).
2.11. Необходимо иметь в виду, что подразделения, размещающиеся на разных объектах (входящие в разные площадки) должны иметь для своих частей разные коды.
2.12. Мнемокод элементов классификатора, имеющий длину до 8 символов, должен включать в себя мнемоническое название, принятое на предприятии.
2.13. Признаки внутреннего кода С002 должны быть согласованы с такими службами управления предприятием, как отдел организации труда и заработной платы, отдел кадров, бухгалтерия и т.п., причем следует уделить большое внимание при формировании признака категории подразделения.
2.14. Сокращенное наименование должно включать в себя краткое открытое название элемента классификатора, достаточное для понимания пользователями.
2.15. Полное наименование должно включать в себя полное открытое название элемента классификатора.
2.16. При кодировании рекомендуется присвоить коды общественным организациям предприятия, таким как профком, партком, комитет ВЛКСМ и другим организациям, признаки внутреннего кода которых (кроме первого) должны содержать нули. Для этих элементов справочника значение первого признака равно 9 (сторонние организации).
2.17. Значения всех признаков внутреннего кода такого элемента классификатора, как сложное предприятие, заполняется нулями.
2.18. Все изменения, как в признаках внутреннего кода, так и в блоках элемента классификатора, должны быть согласованы со службами управления предприятием и зарегистрированы в книге учета изменений группой обработки информации по труду или группой информационного обеспечения АСУ.
3. Формирование классификатора профессий рабочих (С00З)
3.1. Формирование классификатора профессий рабочих С00З осуществляется отделом организации труда и заработной платы, отделом кадров, планово-производственным отделом и группой обработки информации по труду или группой информационного обеспечения АСУ, если подготовка нормативно-справочной информации централизована.
3.2. Формулировки наименований профессий берутся из тарифно-квалификационных справочников, действующих на предприятии,
3.3. В классификатор рекомендуется для уменьшения объемов хранимой информации и сокращения времени решения задач включать профессии в соответствии со штатными расписаниями подразделений.
3.4. После заполнения полного наименования профессии заполняется строка "сокращенное наименование", которое используется при выводе информации на печать. Поэтому сокращенное наименование профессии следует формировать по возможности наиболее кратким, но в виде, достаточном для понимания пользователем.
3.5. Графа "Мнемокод" содержит код профессии, который берется из общесоюзного классификатора 1 75 016 "Профессии рабочих, должности служащих и тарифные разряды".
3.6. Признаки внутреннего кода С00З должны быть согласованы со службами управления предприятием, ООТиЗ, ОК в соответствии с требованиями, которые предъявляются ими при составлении государственной статистической отчетности по труду и кадрам.
3.7. Кодирование профессий осуществляется порядковыми трехзначными числами от 1 до 999.
При кодировании необходимо предусмотреть резерв на каждую алфавитную группу профессий.
3.8. Все изменения, как в признаках внутреннего кода, так и в блоках элемента справочника, должны быть согласованы с ООТиЗ и ОК, зарегистрированы в книге учета изменений.
При изменениях рекомендуется использовать формы документов, имеющиеся в приложении 3.
4. Формирование классификатора должностей ИТР
и служащих (С004)
4.1. Формирование классификатора должностей ИТР и служащих осуществляется отделом организации труда и заработной платы, отделом кадров и группой обработки информации по труду или группой информационного обеспечения АСУ, если подготовка нормативно-справочной информации централизована.
4.2. Формулировки наименований должностей берутся из утвержденных руководителем предприятия штатных расписаний по подразделениям и предприятию в целом.
4.3. После заполнения полного наименования должности заполняется строка "сокращенное наименование", которое используется при выводе информации на печать. Поэтому сокращенное наименование должностей ИТР и служащих следует формировать в виде, достаточном для понимания пользователем.
4.4. Графа "Мнемокод" содержит код профессии, который берется из общесоюзного классификатора 1 75 016 "Профессии рабочих, должности служащих и тарифные разряды".
Если в общесоюзном классификаторе такая профессия отсутствует, то "мнемокод" не заполняется, либо подбирается код профессии, близкий по смыслу.
4.5. Признаки внутреннего кода С004 должны быть согласованы с ООТиЗ и ОК в соответствии с требованиями, которые предъявляются им при составлении государственной статистической отчетности по труду и кадрам.
4.6. Кодирование осуществляется порядковыми трехзначными числами от 1 до 999 для каждой категории должностей ИТР и служащих, определенной предварительно в соответствии с С005.
4.7. Все изменения, как в признаках внутреннего кода, так и в блоках элемента классификатора, должны быть согласованы с ООТиЗ и ОК и зарегистрированы в книге учета изменений.
Для ведения и для внесения всех изменений в классификатор рекомендуется использовать формы документов приложения 3.
5. Правила корректировки классификаторов на ЭВМ
5.1. Все классификаторы, необходимые для функционирования автоматизированной системы управления кадровой деятельностью, сосредоточены в одном базовом массиве системы, имеющем унифицированную структуру, и корректура их осуществляется по единым правилам.
5.2. Программы ведения массива классификатора обеспечивают при соблюдении настоящих правил следующие возможности корректировки:
ввод нового классификатора;
ввод нового объекта (позиции) в конкретный классификатор;
изменение значения любого блока (кроме кода) конкретного объекта;
изменение значения любого признака внутреннего кода конкретного объекта;
изменение значений одновременно нескольких последовательно расположенных признаков внутреннего кода конкретного объекта;
удаление объекта (позиция) из конкретного классификатора;
удаление конкретного классификатора целиком.
5.3. Подготовка и написание корректуры массива должны быть выполнены на формах для ведения классификаторов приложения 3 или на свободном листе с написанием всех служебных символов и с соблюдением следующих правил.
5.3.1. Для корректировки (изменения значений или удаления) необходимо к корректируемым позициям (объектам) одного классификатора заполнять заголовок (шапку) классификатора.
В шапке указывается номер корректируемого классификатора (без буквы С) и дата корректировки. Дата записывается арабскими цифрами: в последовательности число-месяц-год столетия, разделяемыми точками.
При заполнении более чем одного листа (корректура в целом) необходимо пронумеровать листы по порядку.
Строки корректуры, относящиеся к одному классификатору, также должны иметь нумерацию, но необходимо помнить, что номер строки не может превышать 99.
5.3.2. При вводе нового классификатора или при вводе нового признака в структуру внутреннего кода имеющегося в массиве классификатора обязательно должен быть откорректирован классификатор С001.
5.3.3. Классификатор С001 корректируется по тем же правилам, что и все остальные классификаторы.
5.3.4. При изменении (частичном) мнемокода, сокращенного и полного наименования в корректуре должно быть полностью записано новое содержание так, каким его необходимо иметь после корректуры.
5.3.5. При изменении кода с сохранением остальных реквизитов необходимо в корректуре записать удаление позиции со старим кодом и полностью записать строку с новым кодом.
5.3.6. Для удаления объекта из классификатора необходимо в корректуре записать код удаляемого объекта и во мнемокоде записать восемь девяток. Например, для удаления объекта с кодом 121 из справочника С703 в корректуре должна быть запись:
=001/703/01.04.83/1:1/121/99999999
5.3.7. Для удаления из массива классификатора целиком в корректуре необходимо записать шапку и строку с восемью девятками в коде и во мнемокоде. Например, для удаления С703 запись в корректуре имеет вид:
=001/703/01.04.86/1:99999999/99999999
5.3.8. Для изменения значений одного или двух блоков объекта достаточно в строках корректуры записать новые значения изменяемых блоков (с сохранением формата строки).
Например, в справочнике C002 заменяются значения на новые:
=001/002/31.02.88/1
:1/703/БПОД - новый мнемокод
:2/162/ООТЗ/ отдел труда - мнемокод и сокращенное наименование
:3/190//640026011702 - внутренний код (полностью)
: 4/201//// цех 5 - полное наименование
:5/206/отд.10///отдел 10 - специализированный отдел N 10 -
мнемокод и полное наименование.
5.4. Изменение значений отдельных признаков внутреннего кода осуществляется указанием новых значений в составе записи следующего вида:
+ N1 - ZN1 + N2 - ZN2 + ... + NK - ZNK,
где N1, N2, ..., NK - номера корректируемых признаков (в соответствии с формальной структурой внутреннего кода);
ZN1, ZN2, ..., ZNK - новые значения признаков.
Эта запись включается в текст строки корректуры аналогично п.5.3.8.
При подготовке корректуры необходимо соблюдать следующее ограничение - длина корректирующей внутреннего кода записи не должна превышать 64 символов, включая знаки плюс и минус. Для признаков, длина которых (по описанию формата) больше длины корректирующего значения, необходимо в старших разрядах писать нули, дополняющие до необходимой длины корректирующее значение.
Корректировка значений признаков внутреннего кода по их номерам возможна только в том случае, если в С001 имеется строка с описанием корректируемого классификатора. В противном случае необходимо пользоваться правилами п.5.5.
5.5. Изменение значений ряда признаков, расположенных последовательно, или изменение нескольких последовательных позиций внутреннего кода, независимо от принадлежности к признакам, осуществляется записью следующего вида:
++ N1 + N2 - ZNK,
где N1 - начальный номер позиции корректируемой группы;
N2 - конечный номер позиции корректируемой группы;
ZNK - новое значение группы позиций.
Запись указанного вида может быть повторена несколько раз, однако общая длина корректуры нескольких групп позиций внутреннего кода не должна превышать 64, включая разделительные символы плюс и минус. Количество цифр корректирующего значения должно быть строго равно величине N2 - N1 + 1.
При корректировке одиночной позиции запись может иметь вид ++ NK - ZNK.
Запись, корректирующая позиции внутреннего кода включается в текст корректуры строки классификатора аналогично п.5.3.8.
5.6. В одну корректуру массива классификаторов допускается включать любое необходимое количество строк корректуры любого допустимого вида.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.