Приложение. Формы документов и штампов, применяемых в архивах Вооруженных сил РФ

Приложение
к Наставлению

 

Формы
документов и штампов, применяемых в архивах Вооруженных сил Российской Федерации

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                             Форма N 1
                                                              (п. 40)

 

                            ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

 

          _____________________________________________________,
                        (наименования документов)
              подшитых в дело N ___________за 200_____ год

 

N п/п

Входящий (исходящий) номер

От кого поступил (кому направлен) документ или наименование документа

Номера листов в деле

Примечание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Всего в опись  внесено  _______________________________   документов на
 ________________ листах.

 

      ___________________________________________________________
 (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица, ответственного за
                            делопроизводство)

 

 М.П.

 

 "_____"__________________ 200____ г.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                             Форма N 2
                                                              (п. 41)

 

 

                                Образец обложки (титульного листа) дела
 Хранить
 Ст.                                                 __________________
 Инв. N                                              (гриф секретности)

 

 

                МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

        _________________________________________________________
               (наименование воинской части, организации)

 

 

                            ДЕЛО N __________

 

 

        _________________________________________________________
                           (наименование дела)

 

Архив Номер Номер Номер Номер
фонда описи дела коробки
 
 

 

 Кроме того, внутренняя опись на _____________  листах  и   приложений к
 делу на ____________ листах.

 

 Верно: ________________________________________________________________
            (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
                     ответственного за делопроизводство)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                             Форма N 3
                                                           (пп. 49, 147)
                                                         Лицевая сторона

 

                   АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА N ____________

 

                       на личное (пенсионное) дело
                       ---------------------------
                          (ненужное зачеркнуть)

 

1 Фамилия, имя, отчество  
2 Воинское звание  
3 Год рождения  
4 Место рождения  
5 За какие годы отражена служба в
Вооруженных Силах
 
6 Количество листов ___________, фотокарточек ____________
7 Личный N ___________________ Коробка N _________________

 

                                                        Оборотная сторона

 

                   ДВИЖЕНИЕ ЛИЧНОГО (ПЕНСИОННОГО) ДЕЛА

 

Дело выслано

Дело возвращено

Дата

Исх. N

Кому выслано

Дата

Вх. N

Расписка принявшего дело

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пояснения к форме

 

1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги (размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).

2. Карточки заполняются в одном экземпляре чернилами (тушью) четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке.

3. Номер карточке присваивается в центральных архивах и является номером личного (пенсионного) дела.

4. Оборотная сторона карточки о движении дела заполняется в центральных архивах.

5. До сдачи в центральные архивы карточки хранятся в делах под верхней обложкой.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                             Форма N 4
                                                           (пп. 53, 147)
                                                          Лицевая сторона

 

                           АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА
 на лицо, проходящее по уголовному (гражданскому) делу, наблюдательному,
                надзорному и кассационному производствам

 

1

Фамилия, имя, отчество

 

2.

Год рождения

 

3

Место рождения

 

4

Каким военным судом осужден или в какой военной прокуратуре велось дело

 

5

Дата осуждения (дата прекращения дела), статья УК, мера наказания

 

Номер описи

Номер дела по описи

Количество листов в деле

Номер коробки

Отметка об уничтожении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                      Оборотная сторона

 

                        ДВИЖЕНИЕ УГОЛОВНОГО ДЕЛА

 

Дело выслано

Дело возвращено

Дата

Исх. N

Кому выслано

Дата

Вх. N

Расписка принявшего дело

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пояснения к форме

 

1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги (размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).

2. Карточки заполняются в одном экземпляре чернилами (тушью) четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке.

При подготовке дел для сдачи в архив заполняются графы 1-5 и графа "Количество листов в деле". Остальные графы заполняются в центральных архивах.

3. Карточки составляются отдельно на каждое лицо, проходящее по делу, в одном экземпляре.

4. До сдачи в центральные архивы карточки хранятся в делах под верхней обложкой.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                         Форма N 5
                                                   (пп. 57, 64, 68, 156)
                                                    ___________________
                                                     (гриф секретности)

 

                                                РАЗРЕШАЮ
                                   сдать в архив дела по данной описи
                                  ____________________________________
                                    (начальник штаба воинской части,
                                              организации)
                                  ____________________________________
                                  (воинское звание, подпись, фамилия)
                                  М.П.
                                  "_____"___________ 200____ г.

 

                             ФОНД N ________

 

                            ОПИСЬ N _________
                              секретных дел
 _____________________________________________________________________
        (гриф секретности, действительное и условное наименования
                      воинской части, организации)
                           за ___________ годы

 

N п/п

Номер дела

Наименование дела

Начато (число, месяц)

Окончено (число, месяц)

Количество листов

Срок хранения и номер статьи по перечню

Отметка о месте хранения (выбытии)

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Всего в опись внесено ____________________________ секретных дел.
          ____________________________________________________
          (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
                   ответственного за делопроизводство)

 

 "____"____________ 200____ г.

 

Пояснения по составлению описи

 

1. Почетные наименования воинской части (организации) пишутся только на описи, в которую вносится выписка из исторического формуляра (журнала) или историческая справка.

2. При внесении в опись дел с приказами и директивами указывается, чьи приказы и директивы в них подшиты и по каким вопросам. Например:

"Приказы командующего войсками Сибирского военного округа по боевой подготовке";

"Приказы командующего войсками Сибирского военного округа по личному составу";

"Директивы командующего и начальника штаба Сибирского военного округа по организационным мероприятиям".

3. При внесении в опись выписки из исторического формуляра (журнала) или исторической справки в описи следует указывать, за какие годы отражено организационное строительство воинской части (организации).

4. Дела с документами, послужившими основанием для издания приказов, при внесении в опись должны иметь в названии ссылку, к каким номерам приказов они относятся. Например: "Материалы к приказам Министра обороны Российской Федерации N 01-05 о присвоении воинских званий личному составу".

5. На совершенно секретные и секретные дела в графе 2 описи указывается номер дела, а ниже под чертой - номер дела по инвентарной книге и степень его секретности.

6. В графе 7 описи указывается срок хранения, а ниже под чертой - номер статьи действующего перечня.

7. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральные архивы, в строках "Фонд N _____" и "Опись N _____" записи и отметки производить не разрешается.

Примечание. Графы бланка формы N 5 должны иметь следующие размеры: графы 1, 4, 5 и 6 - по 15 мм, графы 2 и 7 - по 20 мм, графа 8 - 30 мм и графа 3 - 60 мм.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                        Форма N 6
                                                  (пп. 57, 65, 68, 156)

 

                                                РАЗРЕШАЮ
                                   сдать в архив дела по данной описи
                                   ___________________________________
                                    (начальник штаба воинской части,
                                              организации)
                                   ___________________________________
                                   (воинское звание, подпись, фамилия)
                                   М.П.
                                   "_____"___________ 200____ г.

 

                            ОПИСЬ N _________

 

          _____________________________________________________
                           (наименование дел)
          _____________________________________________________
               (наименование воинской части, организации)

 

Инвентарный номер дела

Номер дела

Фамилия, имя и отчество (фамилия, имя и отчество получателя пенсии)

Количество листов в деле

Отметка о месте хранения (выбытии) дела

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Всего в опись внесено ____________________________ несекретных дел.
          ____________________________________________________
          (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
                   ответственного за делопроизводство)

 

 "____"____________ 200____ г.

 

Пояснения по составлению описи

 

1. Фамилии в описях располагаются в алфавитном порядке.

2. Графа 1 заполняется в центральных архивах. В графе 2 проставляются номера, за которыми дела были учтены в воинской части (организации).

3. Если опись состоит из 30 листов и более, то каждый экземпляр описи брошюруется или переплетается в твердую обложку.

4. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральные архивы, в строке "Опись N _____" записи и отметки производить не разрешается.

Примечание. Графы бланка формы N 6 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 40 мм, графа 2 - 20 мм, графа 3 - 85 мм, графа 4 - 15 мм и графа 5 - 30 мм.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                        Форма N 7
                                                  (пп. 57, 66, 68, 156)
                                                  _____________________
                                                    (гриф секретности)

 

                                                 РАЗРЕШАЮ
                                    сдать в архив дела по данной описи
                                   ___________________________________
                                       (председатель военного суда)
                                   ___________________________________
                                   (воинское звание, подпись, фамилия)
                                    М.П.
                                    "_____"___________ 200____ г.

 

                             ФОНД N ________

 

                           ОПИСЬ N __________

 

       ___________________________________________________________
                           (наименование дел)
       ___________________________________________________________
                      (наименование военного суда)

 

                         за ______________ годы

 

N п/п

Номер дела

Фамилия, имя и отчество

Количество листов в деле

Срок хранения и номер статьи по перечню

Отметка о месте хранения (выбытии) дела

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Всего в опись внесено ____________________________ секретных дел.
        ____________________________________________________
        (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
                ответственного за делопроизводство)

 

 "____"____________ 200____ г.

 

Пояснения по составлению описи

 

1. В опись вносятся уголовные дела только одного военного суда.

2. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральный архив, в строках "Фонд N _____" и "Опись N _____" записи и отметки производить не разрешается.

Примечание. Графы бланка формы N 7 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графы 2 и 4 - по 15 мм, графа 3 - 95 мм, графа 5 - 25 мм и графа 6 - 30 мм.

                                                             Форма N 8
                                                              (п. 89)

 

                                 ШТАМП,
                 проставляемый в делах, имеющих дефекты

 

Всего листов в деле______________________________________
Дефекты:
а) отсутствуют листы_____________________________________
б) залиты чернилами листы________________________________
в) порваны листы_________________________________________
г) прочие дефекты (дело поражено плесневым грибком и др.)
_________________________________________________________

Проверил: ____________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, фамилия)

Сдал: ________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись, фамилия)

"_____" _____________ 200____ г.

 

Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 10 см, по вертикали - 8 см.

                                                            Форма N 9
                                                             (п. 92)

 

                                 ШТАМП,
    проставляемый окружными и флотскими архивами на делах, подлежащих
                      передаче в центральные архивы

 

Наименование архива Номер
фонда
Номер
описи
Номер
дела
Номер
коробки
Архив _________________
военного округа (флота)
       
_______________________
(наименование
центрального архива)
       

 

Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 9 см, по вертикали - 3,5 см.

                                                          Форма N 10
                                                            (п. 92)

 

                                 ШТАМП,
    проставляемый окружными и флотскими архивами на делах, которые не
  подлежат передаче в другие архивы, а также центральными архивами при
       приеме дел непосредственно от воинских частей и организаций

 

Архив ____________ военного округа
Номер фонда  
Номер описи  
Номер дела по
описи
 
Номер коробки  

 

Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 5,5 см, по вертикали - 5,5 см.

                                                           Форма N 11
                                                            (п. 93)

 

                                 ШТАМП,
 проставляемый окружными и флотскими архивами на описях, дела по которым
                 подлежат передаче в центральные архивы

 

Принято ___________________________________________________
(наименование архива)
___________________ полистной проверкой ___________________
(количество дел цифрами и прописью)
_______________ дел и описи на них в _________ экземплярах.
Принял: начальник архива __________________________________
(подпись, фамилия)
Дела проверил: ____________________________________________
(подпись, фамилия)
"____"______________ 200 ___ г.
_____________________________________________________ дел и
(количество дел цифрами и прописью)
описи на них в _______________ экземплярах.
Принял: хранитель фондов __________________ архивохранилища
_________ отдела _________ архива _________________________
(подпись, фамилия)
"____"______________ 200 ___ г.

 

Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 9 см, по вертикали - 6 см.

                                                             Форма N 12
                                                               (п. 93)

 

                                 ШТАМП,
 проставляемый окружными и флотскими архивами на описях, дела по которым
                не подлежат передаче в центральные архивы

 

Принято __________________________________ полистной
(наименование архива)
проверкой __________________________________________
(количество дел цифрами и прописью)
дел и описи на них в __________ экземплярах.

Принял: начальник архива _____________________
(подпись, фамилия)

Дела проверил:________________________________
(подпись, фамилия)

"____"______________ 200 ___ г.

 

Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 9 см, по вертикали - 6 см.

                                                           Форма N 13
                                                             (п. 93)

 

                                 ШТАМП,
      проставляемый на описях центральными архивами при приеме дел
            непосредственно от воинских частей (организаций)

 

Принято __________________________________ полистной
(наименование архива)
проверкой __________________________________________
(количество дел цифрами и прописью)
дел и описи на них в __________________ экземплярах.

Принял: хранитель фондов ___________ архивохранилища
__________ отдела __________________________________
(подпись, фамилия)

"____"______________ 200 ___ г.

 

Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 9 см, по вертикали - 6 см.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                            Форма N 14
                                                             (п. 135)

 

                                           РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ
                                   __________________________________
                                    (начальник штаба воинской части,
                                              организации)
                                   __________________________________
                                   (воинское звание, подпись, фамилия)

 

                                   "____"______________ 200 ___ г.

 

                                   АКТ

 

  "____"______________ 200 ___ г.                 г. __________________

 

 Комиссия в  составе  председателя  ___________________________________,
 членов комиссии ______________________________________________________,
 действуя на основании приказа от ______________  N ________,  произвела
 отбор следующих  несекретных  дел  для  уничтожения,  которым  согласно
 приказу Министра обороны Российской Федерации от  ______________N _____
 истекли сроки хранения:

 

N п/п

Инвентарный номер (номер дела)

Наименование дел (книг, журналов)

За какой год

Количество листов в деле

Количество приложений и листов в деле

Количество листов внутренней описи дела

Основание к уничтожению (номера статей по перечню)

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Внесено в акт и подлежит  уничтожению  ________________________________
 несекретных дел.
 Записи акта с учетными данными сверены.
 Все дела, отобранные для уничтожения, комиссией просмотрены полистно, и
 документов,    представляющих    военное,       экономическое, научное,
 социально-культурное и практическое значение, в них не имеется.

 

    Председатель комиссии ___________________________________
                          (воинское звание, подпись, фамилия)
    Члены комиссии: _________________________________________
                       (воинские звания, подписи, фамилии)

 

 После  утверждения  акта  перечисленные  дела,  приложения    к   ним и
 внутренние описи  перед  уничтожением  сверили  с  записями  в  акте  и
 полностью уничтожили путем
 _______________________________________________________________________
                       (переработаны на фабрике
 _______________________________________________________________________
                    или уничтожены путем сожжения)

 

        Председатель комиссии __________________________________________
                                 (воинское звание, подпись, фамилия)
        Члены комиссии: ________________________________________________
                               (воинские звания, подписи, фамилии)

 

 "____"______________ 200 ___ г.

 

Пояснения к форме

 

1. В графе 2 указывается делопроизводственный номер (числителем) и инвентарный номер (знаменателем).

2. В графе 6 указывается количество приложений, а в скобках - количество листов в них.

3. Графа 7 заполняется только при уничтожении дел, в которых предусмотрено ведение внутренней описи.

4. Дела в акт вносятся в хронологической последовательности (по годам) и в порядке возрастания номеров дел.

5. Дела, состоящие из нескольких томов, в акт вносятся в порядке возрастания номеров томов. В этом случае в графе 3 акта пишется только наименование первого тома, а вместо наименований остальных томов пишется "То же".

6. Самостоятельные акты составляются:

на сов. секретные и секретные дела;

на несекретные дела.

Примечание. Графы бланка формы N 14 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графы 2, 4, 5, 6, 7, 8 - по 15 мм и графа 3 - 90 мм.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                            Форма N 15
                                                             (п. 137)

 

                                               УТВЕРЖДАЮ
                                   __________________________________
                                              (должность,
                                   __________________________________
                                   воинское звание, подпись, фамилия)

 

                                   "____"______________ 200 ___ г.

 

                             АКТ N ________

 

 "____"______________ 200 ___ г.                  г. ___________________

 

 Экспертная комиссия в  составе  председателя  комиссии  _______________
 _____________________, членов комиссии _______________________________,
 действуя на основании приказа от ___________________ N _______________,
              (приказ о создании экспертной комиссии)
 произвела отбор  несекретных  дел  для  уничтожения,  которым  согласно
 приказу  Министра  обороны  Российской  Федерации  от  ________________
 N ________ истекли сроки хранения.

 

                _________________________________________
                      (наименование и номер фонда)

 

N п/п

Наименование дел

За какой год

Номер описи

Порядковые номера дел по описи

Количество дел

Основание к уничтожению (номера статей по перечню)

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Всего внесено в акт __________________________________ несекретных дел.
 Записи акта с учетными данными сверены.
 Все дела, отобранные для уничтожения, комиссией просмотрены полистно, и
 документов,    представляющих    военное,     экономическое,   научное,
 социально-культурное и практическое значение, в них не имеется.

 

        Председатель экспертной комиссии _______________________________
                                     (воинское звание, подпись, фамилия)

 

        Члены комиссии: ________________________________________________
                             (воинские звания, подписи, фамилии)

 

 "____"______________ 200 ___ г.

 

 После  утверждения  акта  перечисленные  дела,  приложения    к   ним и
 внутренние описи  перед  уничтожением  сверили  с  записями  в  акте  и
 полностью уничтожили путем
 ______________________________________________________________________
                       (переработаны на фабрике
 ______________________________________________________________________
                    или уничтожены путем сожжения)

 

        Председатель экспертной комиссии ______________________________
                                    (воинское звание, подпись, фамилия)

 

        Члены комиссии: _______________________________________________
                              (воинские звания, подписи, фамилии)

 

 "____"______________ 200 ___ г.

 

Примечание. Графы бланка формы N 15 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графа 2 - 95 мм, графы 3, 6, 7 - по 15 мм и графы 4, 5 - по 20 мм.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                             Форма N 16
                                                              (п. 137)

 

                                                 УТВЕРЖДАЮ
                                    __________________________________
                                                (должность,
                                    __________________________________
                                    воинское звание, подпись, фамилия)

 

                                    "____"______________ 200 ___ г.

 

                             АКТ N ________

 

 "____"______________ 200 ___ г.                      г.________________

 

 Экспертная комиссия в составе председателя комиссии ___________________
 _____________, членов комиссии ______________________________  действуя
 на основании приказа от __________________________ N _________________,
                           (приказ о создании экспертной комиссии)
 произвела отбор  несекретных  дел  для  уничтожения,  которым  согласно
 приказу Министра обороны Российской Федерации от ______________________
 N _______ истекли сроки хранения.

 

N п/п

Наименование фондообразователя и номер фонда

За какой год

Номер описи

Порядковые номера дел по описи

Количество дел

Основание к уничтожению (номера статей по перечню)

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Всего внесено  в  акт  ______________________________   несекретных дел
 согласно прилагаемым описям на ___________________ листах.
 Записи акта с учетными данными сверены.
 Все дела, отобранные для уничтожения, комиссией просмотрены полистно, и
 документов,    представляющих    военное,       экономическое, научное,
 социально-культурное и практическое значение, в них не имеется.

 

        Председатель экспертной комиссии _______________________________
                                    (воинское  звание, подпись, фамилия)

 

        Члены комиссии: ________________________________________________
                              (воинские  звания,  подписи, фамилии)

 

 "____"______________ 200 ___ г.

 

 После  утверждения  акта  перечисленные  дела,  приложения    к   ним и
 внутренние описи  перед  уничтожением  сверили  с  записями  в  акте  и
 полностью уничтожили путем
 _______________________________________________________________________
                       (переработаны на фабрике
 _______________________________________________________________________
                     или уничтожены путем сожжения)

 

       Председатель экспертной комиссии ________________________________
                                     (воинское звание, подпись, фамилия)
       Члены комиссии: _________________________________________________
                            (воинские  звания,  подписи,  фамилии)

 

 "____"______________ 200 ___ г.

 

Примечание. Графы бланка формы N 16 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графа 2 - 95 мм, графы 3, 6, 7 - по 15 мм и графы 4, 5 - по 20 мм.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                             Форма N 17
                                                              (п. 138)

 

                                                 УТВЕРЖДАЮ
                                    _________________________________
                                                (должность,
                                    __________________________________
                                    воинское звание, подпись, фамилия)

 

                                   "____"______________ 200 ___ г.

 

 

                             АКТ N ________

 

 "____"______________ 200 ___ г.                   г. __________________

 

 Экспертная комиссия в составе председателя комиссии ___________________
 ___________________, членов комиссии _________________________________,
 действуя на основании приказа от ___________________ N _______________,
                                 (приказ о создании экспертной комиссии)
 произвела отбор несекретных дел, имеющих неисправимые повреждения.

 

N п/п

Наименование (номер) фонда

Номер описи

Номер дела

Заголовок поврежденного дела

За какой год

Количество листов

Характер неисправимых повреждений

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Всего внесено в акт ______________________________ несекретных дел.
 Записи акта с учетными данными сверены.
 Перечисленные в акте документы подлежат списанию ввиду ________________
 _______________________________________________________________________
 _______________________________________________________________________
 _______________________________________________________________________

 

        Председатель экспертной комиссии _______________________________
                                     (воинское звание, подпись, фамилия)
        Члены комиссии: ________________________________________________
                              (воинские  звания,  подписи, фамилии)

 

 "____"______________ 200 ___ г.

 

 После утверждения акта перечисленные дела перед уничтожением сверили  с
 записями в акте и полностью уничтожили путем
 _______________________________________________________________________
                         (переработаны на фабрике
 _______________________________________________________________________
                      или уничтожены путем сожжения)

 

        Председатель экспертной комиссии _______________________________
                                     (воинское звание, подпись, фамилия)
        Члены комиссии: ________________________________________________
                              (воинские звания, подписи, фамилии)

 

 "____"______________ 200 ___ г.

 

Примечание. Графы бланка формы N 17 должны иметь следующие размеры: графы 1, 4 - по 10 мм, графа 2 - 40 мм, графы 3, 6 - по 20 мм и графа 5 - 45 мм, графа 7 - 15 мм и графа 8 - 30 мм.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                           Форма N 18
                                                         (пп. 147, 229)

 

                                  КНИГА
                      УЧЕТА ОПИСЕЙ И АРХИВНЫХ ДЕЛ,
                          ПРИНЯТЫХ НА ХРАНЕНИЕ

 

 

 

 

                                    Начата   "____"___________ 200___ г.
                                    Окончена "____"___________ 200___ г.
                                             На _________________ листах

 

Наименование (номер) дела

Номер описи

Количество дел, числящихся по описи

Номера дел, оказавшихся в наличии

Из них

Примечание

сов. секретных и секретных

несекретных

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                         Форма N 19
                                                     (пп. 147, 156, 158)

 

                                  КНИГА
                     УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДЕЛ

 

       __________________________________________________________
                 (наименование архива, архивохранилища)

 

 

                                    Начата   "____"___________ 200___ г.
                                    Окончена "____"___________ 200___ г.
                                             На _________________ листах

 

N п/п

Дата записи

От кого поступили или куда выбыли дела

Наименование и номера документов, по которым поступили или на основании которых выбыли дела

Поступило

Выбыло

Имеется на хранении

всего

из них

всего

из них

всего

из них

сов. секретных и секретных

несекретных

сов. секретных и секретных

несекретных

сов. секретных и секретных

несекретных

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пояснения по ведению книги

 

1. Книга заполняется чернилами четким и разборчивым почерком без помарок.

2. В окружных и флотских архивах запись производится по окончании приема дел от воинской части (организации).

В графу "Выбыло" вносится каждое выбытие дел отдельно с указанием причины выбытия: уничтожено по акту, передано в ЦА МО и т.д.

3. В центральных архивах основанием для записей служат: в графу "Поступило" - накладная на принятые дела от сдатчиков или других архивохранилищ, в графу "Выбыло" - акт на уничтоженные дела или акт (накладная) на переданные дела.

4. На 1 января каждого года производится подсчет и делается итоговая запись о количестве поступивших и выбывших дел в течение года.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                            Форма N 20
                                                             (п. 148)

 

                                                        СЕКРЕТНО
                                                    ----------------
                                                    (по заполнении)

 

                                  КНИГА
                       УЧЕТА АКТОВ НА УНИЧТОЖЕННЫЕ
                              АРХИВНЫЕ ДЕЛА

 

          _____________________________________________________
                 (наименование архива, архивохранилища)

 

 

 

 

                                    Начата   "____"___________ 200___ г.
                                    Окончена "____"___________ 200___ г.
                                             На _________________ листах

 

N п/п

Номер акта

Дата составления акта

Наименование фонда

Количество дел, внесенных в акт

Количество дел, разрешенных к уничтожению

Всего уничтожено с начала года

Дата уничтожения

Местонахождение акта

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пояснения по ведению книги

 

1. Книга ведется:

в окружных и флотских архивах - за архив в целом;

в центральных архивах - за архив и в каждом архивохранилище.

2. Акт записывается в книгу после подписания его всеми членами комиссии.

3. В конце каждого года производятся итоговые записи о количестве дел, уничтоженных за истекший год, и за все годы.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                          Форма N 21
                                                        (пп. 156, 159)

 

                                  КНИГА
                       УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ
                  СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
       ___________________________________________________________
                 (наименование архива, архивохранилища)

 

 

 

 

                                    Начата   "____"___________ 200___ г.
                                    Окончена "____"___________ 200___ г.
                                             На _________________ листах

 

N п/п

Дата поступления или выбытия единиц хранения

Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли единицы хранения

Дата копирования

Номер фонда

Номер описи

Количество дел, включенных в единицу хранения страхового фонда

Сведения о страховом фонде (количество единиц хранения)

Сведения о фонде пользования (количество единиц хранения)

Примечание

Поступило

Выбыло

Имеется на хранении

Поступило

Выбыло

Имеется на хранении

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Итого поступило в _________ году __________________________ единиц
                                    (цифрами и прописью)
 хранения страхового фонда, ________________ _единиц хранения фонда
                           (цифрами и прописью)
 пользования; выбыло _______________________________________ единиц
                               (цифрами и прописью)
 хранения страхового фонда и ______________________ единиц хранения
                             (цифрами и прописью)
 фонда пользования.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                         Форма N 22
                                                       (пп. 156, 162)

 

                                  КНИГА
                 УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ

 

       ___________________________________________________________
                 (наименование архива, архивохранилища)

 

 

 

 

                                    Начата   "____"___________ 200___ г.
                                    Окончена "____"___________ 200___ г.
                                             На _________________ листах

 

Номер описи по порядку

На дела какого фонда составлена опись (наименование воинской части, организации)

Гриф секретности описи

За какой год

Количество экземпляров описи

Количество листов описи во всех экземплярах

Количество дел по описи

В какое архивохранилище переданы дела и опись

Примечание

сов. секретных и секретных

несекретных

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пояснения по ведению книги

 

1. В книге учета регистрируются описи сов. секретных, секретных и несекретных дел по мере их поступления в архив.

2. В графах 5 и 6 указывается количество экземпляров и листов описи, остающихся в архиве.

3. В окружных и флотских архивах в графе 9 указывается место хранения описей.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                          Форма N 23
                                                        (пп. 156, 160)

 

                                                          СЕКРЕТНО
                                                       ---------------
                                                       (по заполнении)

 

                           СПИСОК ФОНДОВ

 

Номер фонда

Название фонда и крайние даты его существования

Примечание

1

2

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пояснения по ведению списка фондов

 

1. Список фондов является основным учетным документом архивных фондов за архив в целом, а в центральных архивах, кроме того, - и за каждое архивохранилище.

2. В графе 1 указывается номер, присваиваемый данному архивному фонду, который не повторяется и другим фондам не присваивается.

3. В графе 2 указывается полное действительное (без сокращений) наименование воинской части, организации (фондообразователя) и крайние даты их существования.

Если воинская часть (организация) в процессе своей деятельности переименовывалась или преобразовывалась, а документы ее составляют один фонд, то такая воинская часть (организация) вносится в список всего один раз соответственно ее переименованию или преобразованию по алфавиту или в порядке номеров штатного наименования с перечислением всех наименований в хронологическом порядке. Например, 107 мотострелковая дивизия последовательно подвергалась преобразованию и переформированию во 2 гвардейскую мотострелковую, 49 гвардейскую стрелковую, 33 гвардейскую механизированную и 33 гвардейскую мотострелковую дивизии. Документы этих дивизий в соответствии с требованиями к фондированию документов составляют один фонд, которому присваивается один номер.

4. Отметка о выбытии из архива всех документов фонда производится в графе 3, при этом ссылка делается только на последний документ, на основании которого выбыл фонд.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                       Форма N 24
                                                   (пп. 156, 161, 162)

 

                                                    __________________
                                                    (гриф секретности)

 

                          ЛИСТ ФОНДА N________

 

  Дата первого поступления фонда в архив _______ Категория фонда _____
     Дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу _______
     Местонахождение фонда ___________________________________________
                                     (наименование архива)

 

Крайние даты наименования фонда

Наименование фонда

Место хранения документов

Примечание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дата записи

Номер описи дел

От кого поступили или куда выбыли документы, наименование и номер документа

Наименование описи или аннотация документов (краткая характеристика документов)

Гриф секретности

Крайние даты дел описи

Поступило дел

Выбыло дел

Имеется на хранении дел

Смикрофильмировано дел постоянного хранения

всего

в том числе

всего

в том числе

всего

в том числе

постоянного хранения

временного хранения

по личному составу

постоянного хранения

временного хранения

по личному составу

постоянного хранения

временного хранения

по личному составу

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                      Форма N 25
                                                  (пп. 156, 159, 163)

 

                                                   _________________
                                                   (гриф секретности)

 

                                                    УТВЕРЖДАЮ
                                             ________________________
                                                   (должность,
                                             ________________________
                                                воинское звание,
                                             ________________________
                                                подпись, фамилия)
                                             М.П.
                                             "____"________ 200___ г.

 

                        ОПИСЬ N_____________
                          страхового фонда

 

N п/п единиц хранения страхового фонда

Дата копирования документов

Количество кадров в единицах хранения страхового фонда

Количество дел, включенных в единицу хранения

Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда

Примечание

Номера фондов

Номера описей

Номера дел

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Всего в опись внесено _______________________________ единиц хранения.
                            (цифрами, прописью)
 ______________________________________________________________________
 (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица, ответственного за
                            делопроизводство)

 

 "____"___________ 200___ г.

 

Примечание. Графы бланка формы N 25 должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 4, 5, 7 - по 20 мм, графы 3, 6, 8 - по 30 мм.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                      Форма N 26
                                                        (пп. 156, 284)

 

 Кому представляется _________________________
             (наименование и адрес получателя)
 Кем представляется __________________________
 (наименование и адрес отчитывающегося архива)
 _____________________________________________

 

                                 ПАСПОРТ
 _____________________________________________________________________
  (полное название архива и его подчиненность на 1 декабря 200___ г.)

 

1. Общие сведения

 

Код строки

Количество фондов

Площадь архивохранилищ, кв. м

Загруженность архивохранилищ, проценты

А

1

2

3

101

 

 

 

 

2. Сведения о документах

 

Показатели

Код строки

Количество единиц хранения

Всего

Крайние даты

Из них внесено в описи

Хранится сверх установленного срока

Образуется в год дел

начальная

конечная

всего

крайние даты

начальная

конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Постоянного хранения

201

 

 

 

 

 

 

 

 

По личному составу

202

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Кадры

 

Код строки

Количество штатных работников

301

 

 

4. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

 

Архивохранилища:

есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные.

Отопление:

центральное, печное; отсутствует.

Стеллажи:

металлические, деревянные; комбинированные; нет.

Шкафы:

деревянные, металлические; отсутствуют.

Сигнализация:

пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Читальный зал:

есть, нет.

Температурно-влажностный режим

соблюдается, не соблюдается.

 

          Начальник архива ________________________________________
                             (воинское звание, подпись, фамилия)

 

 "____"___________ 200___ г.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

 По книге учета ф. N _______                               Форма N 27
 проведено за N _________                                   (п. 162)
 ___________________________
     (подпись и фамилия)

 

 "____"___________ 200___ г.

 

                         НАКЛАДНАЯ N __________
             на передачу архивных дел и описей в ___________
                  архивохранилище ______________ отдела

 

 ______________________________________________________________________
    (наименование архива, воинской части, организации, сдающих дела)

 

                                             "____"___________ 200___ г.

 

N п/п

Номер фонда

Номер описи

Гриф секретности

Количество экземпляров описи

Количество листов описи во всех экземплярах

Количество дел

Примечание

сов. секретных, секретных

несекретных

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого дел

 

 Всего ____________________________________________ дел и описи на них
                   (цифрами и прописью)
 в ________________________ экземплярах.

 

             Начальник отдела комплектования и использования
        __________________________________________________________
                  (воинское звание, подпись, фамилия)
 Приняли: начальник ______________ архивохранилища ____________ отдела
 _____________________________________________________________________
                          (подпись, фамилия)
 хранитель фондов ____________________________________________________
                                 (подпись, фамилия)

 

Пояснения по составлению накладных

 

1. В центральных архивах накладная является первичным учетным документом на принятые дела и описи на них.

2. Накладные на сдаваемые дела и описи на них составляются в отделе комплектования и использования в двух экземплярах, учитываются в книге регистрации накладных и передаются в архивохранилища под расписку в этой книге.

3. По окончании приема документов начальник архивохранилища и хранитель фондов расписываются в накладных о приеме дел и описей. Второй экземпляр накладной оставляется в архивохранилище, а первый экземпляр накладной и последние экземпляры описей на принятые дела сдаются в отдел комплектования и использования.

4. На основании накладных принятые дела учитываются в книге учета поступления и выбытия дел, о чем делается отметка в левом верхнем углу накладной.

5. Накладные на принятые дела и описи на них подшиваются в дело с документами на поступившие и выбывшие дела.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

 Наименование архива                                       Форма N 28
 Карточка пофондового                                       (п. 218)
 топографического указателя
 Фонд N _________________                   Корпус ____________________
 Наименование фонда______                   Этаж ______________________
                                            Архивохранилище ___________
                                            Комната ___________________

 

Номер
описи
Дела с N _____
по N__________
Номер
стеллажа
Номер шкафа Номер
полки
Примечание
1 2 3 4 5 6
   

















-
     

 

Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 6 - по 30 мм, графа 2 - 40 мм, графы 3, 4, 5 - по 15 мм.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

 Наименование архива                                       Форма N 29
 Карточка постеллажного                                     (п. 218)
 топографического указателя
 Фонд N ________________                     Корпус ____________________
 Наименование фонда ______                   Этаж ______________________
 ________________________                    Архивохранилище ___________
                                             Комната ___________________

 

Номер
шкафа
Номер
полки
Номер фонда Номер
описи
Дела с N _____
по N _________
Примечание
1 2 3 4 5 6
           

 

Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 3 - по 15 мм, графы 4, 6 - по 30 мм, графа 5 - 40 мм.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                               Форма N 30
                                                                (п. 226)

 

                              ЛИСТ ПРОВЕРКИ
              наличия и состояния документов и описей фонда
       __________________________________________________________
                      (наименование и номер фонда)

 

Номер описи

Отметка о наличии описи

Количество дел, числящихся по описи

Номера необнаруженных дел

Номера дел, не относящихся к данному фонду

Номера дел, не относящихся к данной описи

Литерные номера дел, не оговоренные в итоговой записи

Пропущенные номера, не оговоренные в итоговой записи

Количество дел данной описи, оказавшихся в наличии

Номера дел, выданных во временное пользование

Номера дел, требующих дезинфекции и дезинсекции

Номера дел, требующих реставрации и переплета

Номера дел с неисправимыми повреждениями

Делопроизводственные номера или индексы дел, не внесенных в опись

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Председатель комиссии ____________________________________________
                           (воинское звание, подпись, фамилия)
 Члены комиссии: __________________________________________________
                        (воинские звания, подписи, фамилии)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                         Форма N 31
                                                       (пп. 228, 232)

 

                                                 УТВЕРЖДАЮ
                                    __________________________________
                                                (должность,
                                    __________________________________
                                    воинское звание, подпись, фамилия)

 

                                    "____"______________ 200 ___ г.

 

                                   АКТ
            проверки наличия и состояния документов и описей

 

 Проверка наличия и состояния документов и описей _____________________
 ______________________________________________________________________
            (номер фонда, наименование фонда или части фонда)
 проводилась с "____"_____________ по "____"____________200__ г.
 Проверкой установлено:
 I.   1. Числится по учету описей _________________________________ шт.
      2. Оказалось в наличии описей _______________________________ шт.
      3. Недостает описей _________________________________________ шт.
 II.  1. Всего числится по описям ________________________________ дел.
      2. Не оказалось в наличии __________________________________ дел.
      3. Не относится к данному фонду ____________________________ дел.
      4. Не относится к данным описям ____________________________ дел.
      5. Имеют  литерные  номера,  не  оговоренные  в итоговой  записи,
      ____________________________________________________________ дел.
      6. Пропущено номеров, не оговоренных в итоговой записи, _________
      ____________________________________________________________ дел.
      7. Оказалось в наличии по данному фонду и описям ________________
      ____________________________________________________________ дел.
      Из них:
      а) выданных во временное пользование за пределы архива __________
      ____________________________________________________________ дел;
      б) требующих дезинфекции и дезинсекции _____________________ дел;
      в) требующих переплета и реставрации _______________________ дел;
      г) с неисправимыми повреждениями ___________________________ дел.
 III. Имеется не внесенных в описи _______________________________ дел.
 IV.  Всего дел, относящихся к данному фонду, _________________________
 V.   Характеристика состояния  материалов и  отрицательные  явления  в
      условиях их хранения ____________________________________________
      _________________________________________________________________
      _________________________________________________________________
      _________________________________________________________________

 

 

                          Проверку производили:
 ______________________________________________________________________
 ______________________________________________________________________
             (должности, воинские звания, подписи, фамилии)

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                             Форма N 32
                                                              (п. 231)

 

                               КНИГА
                     УЧЕТА НЕДОСТАЮЩИХ АРХИВНЫХ
                            ДЕЛ И ОПИСЕЙ

 

 

 

                                    Начата   "____"___________ 200___ г.
                                    Окончена "____"___________ 200___ г.
                                             На _________________ листах

 

 

N п/п

Наименование и номер фонда

Номер описи

Номер дела

За какой год

Для отметок

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

 Наименование архива                                       Форма N 33
 __________________________                                 (п. 265)
 (почтовый индекс, адрес)

 

                          АКТ N _______________
                  о выдаче дел во временное пользование
 ______________________________________________________________________
 (наименование воинской части, организации, ее почтовый индекс и адрес)
 ______________________________________________________________________

 

 Основание: ___________________________________________________________
 ______________________________________________________________________
 Для какой цели выдаются дела: ________________________________________
 ______________________________________________________________________
 Выдаются следующие дела из фонда: ____________________________________
 ______________________________________________________________________
                      (наименование и номер фонда)

 

N п/п

Номер описи

Номер дела

Заголовок дела

Дата дела

Количество листов в деле

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Всего выдается ________________________ дел на срок ___________________
                  (цифрами и прописью)

 

 Дела  выданы  в  упорядоченном  состоянии,  подшиты,  в     обложках, с
 пронумерованными листами и заверительными надписями.
 Получатель обязуется не  предоставлять  дел,  полученных  во  временное
 пользование, посторонним лицам, не выдавать по  ним  копий,   выписок и
 справок, не публиковать документов без разрешения архива.
 Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный срок.
 Получатель предупрежден об ответственности по закону  в  случае  утраты
 или повреждения выдаваемых дел.

 

 Выдал дела по указанию
 _______________________________________________________________________
                      (должность, воинское звание,
 ______________________________ начальник архива _______________________
     фамилия, инициалы)
 _______________________________________________________________________
                   (воинское звание, подпись, фамилия)

 

 "____"___________ 200___ г.

 

 М.П.

 

 Принял дела командир воинской части (начальник организации)
 _______________________________________________________________________
             (должность, воинское звание, подпись, фамилия)

 

 "____"___________ 200___ г.

 

 М.П.

 

 Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

 

 Сдал командир воинской части (начальник организации)
 _______________________________________________________________________
             (должность, воинское звание, подпись, фамилия)

 

 "____"___________ 200___ г.

 

 Принял начальник архива _______________________________________________
                              (воинское звание, подпись, фамилия)

 

 "____"___________ 200___ г.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                           Форма N 34
                                                            (п. 266)

 

                                  КНИГА
                           УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ
                   (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ), ВЫСЛАННЫХ
                        ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
                            ЗА ПРЕДЕЛЫ АРХИВА

 

                                    Начата   "____"___________ 200___ г.
                                    Окончена "____"___________ 200___ г.
                                             На _________________ листах

 

N п/п

Дата высылки

Номер (наименование) фонда

Номер описи

Номер дела по описи

Количество листов (количество кадров)

Номер пленки

Наименование дела

Кому выслано дело

На какой срок выслано дело

Дата и исх. N документа, при котором выслано дело

Дата и вх. N документа, при котором возвращено дело

Расписка хранителя фондов в приеме дела

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пояснения по ведению книги

 

1. Книга ведется в окружных и флотских архивах за архив в целом, в центральных архивах - в каждом архивохранилище.

2. При высылке архивного дела заполняются все графы, кроме графы 7.

3. При высылке позитивов микрофильмов графы 4 и 5 не заполняются.

4. При высылке дел (позитивов микрофильмов) в графе 9 указывается наименование воинской части (организации), в адрес которой выслано дело, а в графе 11 - номер сопроводительного письма.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                           Форма N 35
                                                            (п. 269)

 

                               КНИГА
                         УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ
                 (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ), ВЫДАННЫХ
                      ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
                           ВНУТРИ АРХИВА

 

 

 

 

                                    Начата   "____"___________ 200___ г.
                                    Окончена "____"___________ 200___ г.
                                             На _________________ листах

 

N п/п

Дата выдачи

Номер фонда

Номер описи

Номер дела по описи

Количество листов (количество кадров)

Номер пленки

Кому выдано

Дата возвращения и расписка в приеме

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пояснения по ведению книги

 

1. При выдаче архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.

2. При выдаче позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                           Форма N 36
                                                            (п. 269)

 

                                  ЛИСТ
                           использования дела

 

 Фонд N ______________. Опись N ______________. Дело N ______________
 Наименование дела __________________________________________________
                              за 200___ г.

 

Дата записи

Номера использованных листов

Для какой цели использованы документы

Характер использования документов

Фамилия и подпись лица, сделавшего запись

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                            Форма N 37
                                                             (п. 269)

 

                             КАРТОЧКА ВЫДАЧИ
 Фонд N ______________. Опись N ______________. Дело N _______________
 Наименование дела ___________________________________________________
 Количество листов ___________________________________________________

 

Дата выдачи (высылки)

Кому выдано (куда выслано)

Расписка получившего дело или исходящий номер

Дата возвращения

Расписка принявшего дело

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                            Форма N 38
                                                             (п. 269)

 

                                  ОПИСЬ
                         АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ
                       МИКРОФИЛЬМОВ), НАХОДЯЩИХСЯ
                             У ИССЛЕДОВАТЕЛЯ

 

 _____________________________________________________________________
                       (воинское звание, фамилия,
 _____________________________________________________________________
                      имя, отчество исследователя)

 

N п/п

Дата записи

Номер фонда

Номер описи

Номер дела по описи

Количество листов (количество кадров)

Номер пленки

Дата возвращения и расписка в приеме

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пояснения по ведению описи

 

1. При выдаче архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.

2. При учете позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.

3. В этой же описи исследователи учитывают свои рабочие тетради, официальные издания и печати.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                            Форма N 39
                                                             (п. 288)

 

            УТВЕРЖДАЮ                               УТВЕРЖДАЮ
 __________________________________       _____________________________
 (начальник архива-сдатчика)               (директор архива-приемщика)
 __________________________________       _____________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)             (подпись, фамилия)
 "____"___________ 200___ г.              "____"___________ 200___ г.
 М.П.                                     М.П.

 

                             АКТ N _________
               о сдаче документов в государственные архивы

 

 Основание сдачи________________________________________________________
 _______________________________________________________________________
               (наименование и номер передаваемого фонда)
 _________________________________________________________________ сдал,
                       (название архива-сдатчика)
 ________________________________________________________________ принял
                       (название архива-приемщика)
 документы названного фонда, страховые копии и справочный аппарат к ним:

 

N п/п

Номер описи

Количество экземпляров описи

Количество дел

Количество страховых копий

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Итого принято ___________________________________________________ дел и
                             (цифрами и прописью)
 ______________________________________________________ страховых копий.
                   (цифрами и прописью)
 В государственном архиве фонд N ______________.

 

       Передачу произвели:                        Прием произвели:
 _____________________________             _____________________________
 (должности, подписи, фамилии)             (должности, подписи, фамилии)
 "____"___________ 200___ г.               "____"___________  200___ г.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

                                                              Форма N 40
                                                               (п. 300)

 

                                                  УТВЕРЖДАЮ
                                     ___________________________________
                                                 (должность,
                                     ___________________________________
                                      воинское звание, подпись, фамилия)

 

                                     "____"______________ 200 ___ г.

 

                                  ПЛАН

 

         работы ___________________________ на _____________ год
                    (название архива)

 

N п/п

Название раздела, вида работ и исполнителя (отдела, архивохранилища)

Единица измерения работы

Объем работы

Бюджет рабочего времени

Срок исполнения

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Начальник архива _____________________________________________________
                                    (воинское звание,
 ______________________________________________________________________
                            подпись, фамилия)

 

 "____"______________ 200 ___ г.

 

Примечание. Графы бланка формы N 40 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графа 2 - 90 мм, графы 3, 5, 6 - по 20 мм, графа 4 - 30 мм.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.