Приказ Министерства культуры РФ от 16 февраля 2009 г. N 68 "О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"

Приказ Министерства культуры РФ от 16 февраля 2009 г. N 68
"О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"


В соответствии с Положением о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 г. N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2583) приказываю:

1. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный N 9059) исключить слова:

в абзаце 1 пункта 5.9 "(приложение N 13)";

в абзаце 8 пункта 5.9.1 "исполнителем".

2. Приложения N N 1, 2, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 изложить в следующей редакции (прилагаются).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.


Министр

А.А. Авдеев


Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 мая 2009 г.

Регистрационный N 13893


Приложение N 1
к пп. 2.11.5, 2.11.7.2, 3.7.2, 4.3.1.

_________________
(название архива)

       АКТ                              УТВЕРЖДАЮ
_______ N _______                       Директор _________________
 (дата)                                          (название архива)

о неисправимых повреждениях             Подпись        Расшифровка
архивных документов                                    подписи
                                        Дата


                                        Фонд N ________

Название фонда _________________________________________________________
________________________________________________________________________

В фонде обнаружены единицы хранения, признанные неисправимо поврежденными


N п/п

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок поврежденной ед. хр.

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

Сущность и причины повреждения

1

2

3

4

5

6

7









Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________________ ед. хр.
                                           (цифрами и прописью)

Заведующий отделом _____________________________________________________
                              (подпись, расшифровка подписи)

Заведующий архивохранилищем ____________________________________________
                              (подпись, расшифровка подписи)

Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду ____ __________
________________________________________________________________________
Эксперты: ______________________________________________________________
      (наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей,
                                       дата)
_____________ ________________________
(N и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо  поврежденных
архивных документов с учета)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника                         Подпись            Расшифровка подписи

Дата

    Форма   акта  о   неисправимых  повреждениях   архивных   документов
                                                     Формат А4 (210x297)

Приложение N 2
к пп. 2.11.5, 3.7.2.


_________________
(название архива)

       АКТ                              УТВЕРЖДАЮ
_______ N _______                       Директор _________________
 (дата)                                          (название архива)
о необнаружении                         Подпись        Расшифровка
архивных документов                                    подписи
пути розыска которых                    Дата
исчерпаны

                                        Фонд N ________

В результате ______________ установлено отсутствие в фонде перечисленных
ниже   архивных  документов.   Предпринятые  архивом  меры  по   розыску
положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять
с учета:

N пп

Номер описи

Номер ед. хр.

Заголовок ед. хр.

Крайние даты

Количество листов (время звучания, метраж)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

7









Итого __________________________________________________________ ед. хр.
                        (цифрами и прописью)
    Содержание  утраченных  архивных   документов  может  быть  частично
восполнено следующими ед. хр.:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

            Форма акта о необнаружении архивных документов,
                     пути розыска которых исчерпаны

                                                   Формат А4 (210 x 297)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Заведующий отделом                Подпись            Расшифровка подписи
Заведующий архивохранилищем       Подпись            Расшифровка подписи
Главный хранитель                 Подпись            Расшифровка подписи
_________ ____________________
(N и дата приказа руководителя
архива   о   снятии   с  учета
необнаруженных        архивных
документов,    пути    розыска
      которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника                         Подпись            Расшифровка подписи

Дата

            Форма акта о необнаружении архивных документов,
              пути розыска которых исчерпаны (продолжение)
                                                   Формат А4 (210 x 297)

Приложение N 4
к п. 2.11.10.


___________________
 (название архива)

ЛИСТ  ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N __________________ Опись N _______________ Дело N _______________
Заголовок дела _________________________________________________________
________________________________________________________________________

Дата использования

Кому выдано

фамилия, инициалы

(разборчиво)

Характер использования

(копирование, выписки, просмотр и др.)

Номера использованных листов

Подпись лица,

использовавшего дело

1

2

3

4

5







             Форма листа использования архивных документов

                                                   Формат А4 (210 x 297)

Приложение N 5
к пп. 3.4.1, 3.5.2, 3.7.11.


Книга учета поступлений документов


N п/п

Дата поступления

Наименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы

Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы

Название фонда

Годы документов

Кол-во ед. хр. или

неописанных арх. документов (листов)

Краткая характеристика состояния

Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов

Примечания

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10












Итого поступило за ______________ год ___________________________________ ед. хр. (документов, листов)
                                            (цифрами и прописью)
в том числе*:      _____________________________________________
                   _____________________________________________
                   _____________________________________________
Наименование
должности
работника                                       Подпись                            Расшифровка подписи

Дата

______________________________

* Допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.


Форма книги учета поступлений документов
Формат A3 (420 х 297)

Приложение N 7
к пп. 3.4.1, 3.5.6, 3.7.13, 5.5.1.


                       Утверждено
                       Протокол ЭПК ____________________________________
                                    (наименование уполномоченного органа
                       исполнительной   власти    субъекта    Российской
                       Федерации в области архивного дела,  федерального
                       государственного архива) от ______ N ____

N п/п

Делопроизводственные индексы или номера по старой описи

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечания

1

2

3

4

5

6








В опись внесено ________________________________________________________
                               (цифрами и прописью)
____________________________________________________________________ дел
с N _________________________________ по N _____________________________

Наименование
должности
составителя описи                 Подпись            Расшифровка подписи

Заведующий отделом
(архивохранилищем)                Подпись            Расшифровка подписи

Дата
______________________________

* К описи составляется титульный лист


     Форма описи* дел постоянного хранения, составленной в архиве
Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 8
к пп. 3.4.1, 3.5.6,
3.7.13, 5.5.1.


__________________________
(наименование организации)
                                        Утверждаю
                                        Наименование   должности
Фонд  N __________________              руководителя организации
                                        Подпись      Расшифровка
Опись N __________________                           подписи
дел  постоянного  хранения              Дата
за ___________________ год

N

п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечания

1

2

3

4

5

6








В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел
                                       (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N _______________________, в том числе:
литерные номера:    ____________________________________________________
пропущенные номера: ____________________________________________________

Наименование должности
составителя      описи            Подпись            Расшифровка подписи

Заведующий архивом
организации                       Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Согласовано                        Утверждено

Протокол ЦЭК (ЭК) _____________ Протокол ЭПК ___________________________
                  (наименование     (наименование уполномоченного органа
_______________________________ ________________________________________
      организации)              исполнительной      власти      субъекта
_______________________________ ________________________________________
                                Российской Федерации в области архивного
                                дела,    федерального   государственного
                                архива)
от _________ N __________       от ________________ N __________________

         Форма годового раздела описи дел постоянного хранения
                              организации          Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 9
к пп. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.11,
4.4.1, 4.6, 4.7.


Утверждаю                            Утверждаю

__________________________________   ___________________________________
   (наименование  должности               (наименование  должности

__________________________________   ___________________________________
руководителя организации-сдатчика)   руководителя организации-приемщика)
Подпись        Расшифровка подписи   Подпись         Расшифровка подписи

Дата           Печать                Дата            Печать

               АКТ
_______________ N ________________
    (дата)
приема-передачи архивных
документов  на  хранение

________________________________________________________________________
                          (основание передачи)

________________________________________________________________________
                     (название передаваемого фонда)

__________________________________________________________________ сдал,
                     (название организации-сдатчика)

_________________________________________________________________ принял
                     (название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N п/п

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5







    Итого принято ______________________________________________ ед. хр.

Передачу произвели:                    Прием произвели:
Должность   Подпись   Расшифровка      Должность   Подпись   Расшифровка
                      подписи                                подписи
Дата                                   Дата
    Фонду присвоен N ___________________________________________________

Изменения в учетные документы внесены
Должность                     Подпись                Расшифровка подписи
Дата
       Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение

                                                   Формат А4 (210 x 297)

Приложение N 10
к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2.


             АКТ                    УТВЕРЖДАЮ
_____________ N ________________    Директор ___________________________
   (дата)                                            (название архива)
приема   на   хранение  архивных    Подпись          Расшифровка подписи
документов личного происхождения
                                    Дата             Печать

На основании решения ЭПК
(протокол  от _____________________ N ______________)
и договора от _______________________________________
___________________________________________________________________ сдал
               (Ф.И.О. собственника/владельца)
приняты документы ______________________________________________________
                            (общая характеристика документов)
________________________________________________________________________

в количестве _____________ ед.хр. (условных) ________ документов (листов)
по архивной (сдаточной) описи
Фонду присвоен N ____________

Собственник/владелец                Подпись          Расшифровка подписи
(нужное подчеркнуть)

Наименование должности
работника                           Подпись          Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

Наименование должности
работника                           Подпись          Расшифровка подписи
Дата

                Форма акта приема на хранение документов
                         личного происхождения     Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 11
к пп. 3.7.2, 4.3.2.


________________________________
      (название архива)

             АКТ                    УТВЕРЖДАЮ
_____________ N ________________    Директор ___________________________
   (дата)                                            (название архива)
о    выделении    к  уничтожению    Подпись          Расшифровка подписи
архивных      документов,     не
подлежащих хранению                 Дата

К уничтожению отобраны: документы фонда N ______________________________
                                                 (название фонда)
________________________________________________________________________
на основании: __________________________________________________________
                   (ссылки на нормативно-методические документы
________________________________________________________________________
                             для проведения экспертизы)

N п/п

Названия групп документов

Крайние даты

Номера описей

Номера ед. хр. по описям

Количество ед. хр.

Примечания

1

2

3

4

5

6

7









Итого _______________________________ ед. хр. за ________________ год(ы)
           (цифрами и прописью)

Количество ед. хр., крайние даты и  краткая  характеристика  документов,
остающихся на хранении _________________________________________________

Заведующий отделом
(архивохранилищем)                Подпись            Расшифровка подписи

Наименование
должности
работника                         Подпись            Расшифровка подписи
Дата

       Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
                         не подлежащих хранению    Формат А4 (210 х 297)

Документы сданы ________________________________________________________
                            (название организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной _____________ N ___________
                                                (дата)

Наименование
должности
работника                         Подпись            Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника                         Подпись            Расшифровка подписи

Дата

Утверждено
Протокол ЭПК ______________________________________
             (наименование  уполномоченного  органа
___________________________________________________
исполнительной власти субъекта Российской Федерации
___________________________________________________
в     области    архивного    дела,    федерального
государственного архива)
от _______________________ N ______________________

       Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
                  не подлежащих хранению (продолжение)
                                                   Формат А4 (210 x 297)

Приложение N 12
к п. 3.7.7.


________________________________
        название архива)

             АКТ                    УТВЕРЖДАЮ
_____________ N ________________    Директор ___________________________
   (дата)                                            (название архива)
о рассекречивании архивных          Подпись          Расшифровка подписи
документов фонда N
                                    Дата
Комиссия _______________________________________________________________
                          (название комиссии)

протокол N _________ от 00.00.00 рассекретила документы фонда N ________

________________________________________________________________________
                            (название фонда)

N п/п

Номер описи

Количество рассекреченных ед. хр.

Номера ед. хр., рассекреченных полностью*

Номера ед. хр., рассекреченных частично, с указанием номеров листов нерассекреченных документов

Примечания

полностью

частично

1

2

3

4

5

6

7









Итого рассекречено _________________________________ ед. хр. (полностью)
                         (цифрами и прописью)
за _____________________________________________________________________
                    (хронологические рамки документов)

_______________ ед. хр. (частично) за __________________________________
                                      (хронологические рамки документов)

Наименование должности работника  Подпись            Расшифровка подписи

Принято на открытое хранение ___________________________________ ед. хр.
                                    (цифрами и прописью)

в ______________________________________________________________________
                             (хранилище)

Наименование должности работника  Подпись            Расшифровка подписи
Дата

Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника  Подпись            Расшифровка подписи
Дата

______________________________

* Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.


            Форма акта о рассекречивании архивных документов

                                                   Формат А4 (210 х 297)

Приложение N 13
к п. 5.9.1.


_____________________________
     (название архива)
_____________________________
  (почтовый индекс; адрес,            Адресат
_____________________________
      телефон, факс)

      Архивная справка
____________ N ______________
   (дата)

На N _______ от _____________

Основание:
Руководитель организации          Подпись            Расшифровка подписи
                                  Печать

Исполнитель
телефон

                         Форма архивной справки    Формат А4 (210 х 297)

В новой редакции изложены формы отдельных документов, составляемых архивами.

Уточнены наименования некоторых актов (о неисправимых повреждениях документов, о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, о приеме-передаче документов на хранение, о приеме на хранение документов личного происхождения, о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, о рассекречивании документов) и листа использования документов.

В названиях появилось указание на то, что эти акты и лист касаются именно архивных документов.

В акте о неисправимых повреждениях и акте о необнаружении архивных документов введена дополнительная графа, в которой отражается порядковый номер записи.

В акте приема на хранение архивных документов личного происхождения нужно проставлять печать архива.

Также незначительные изменения внесены в образцы книги учета поступлений документов, описи дел постоянного хранения, составленной в архиве, годового раздела описи дел постоянного хранения организации и архивной справки.


Приказ Министерства культуры РФ от 16 февраля 2009 г. N 68 "О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"


Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 мая 2009 г.

Регистрационный N 13893


Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования


Текст приказа опубликован в "Российской газете" от 20 мая 2009 г. N 89


Актуальный текст документа