Постановление Губернатора Вологодской области от 2 июля 1998 г. N 527 "О едином персональном учете кадров Администрации области"

В целях обеспечения ведения единого персонального учета кадров администрации Вологодской области постановляю:

1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности и государственные должности государственной службы в администрации Вологодской области (прилагается).

2. Установить, что на всех работников администрации Вологодской области, принятых на постоянную и временную работу, ведутся личные карточки формы Т-2 (образец прилагается).

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления Л.И. Дергаеву.

Губернатор области

В.Е. Позгалев

Положение
о порядке ведения личных дел лиц, замещающих
государственные должности и государственные
должности Государственной службы Администрации
Вологодской области
(утв. постановлением Губернатора Вологодской области от 2 июля 1998 г. N 527)

Настоящее положение разработано в соответствии со статьей 8 закона области "О государственной службе в государственных органах Вологодской области" от 5.07.98 N 86-ОЗ и определяет основные требования к составлению и ведению личных дел, замещающих государственные должности или государственные должности государственной службы в администрации области.

I. Общие положения

1.1. Личное дело - основной документ персонального учета кадров, в котором содержатся сведения с лице, замещающем государственную должность или государственную должность государственной службы администрации области, и его трудовой деятельности.

1.2. Личные дела государственных служащих, назначаемых и освобождаемых от должности губернатором области, ведутся отделом кадровой работы департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления.

Личные дела государственных служащий структурных подразделений администрации области со статусом юридического лица ведутся кадровой службой соответствующих структурных подразделений.

1.3. К личному делу лица, замещающего государственную должность или государственную должность государственной службы администрации области, приобщаются:

- анкета (образец прилагается) с фотографией размером 4 x 5;

- автобиография;

- копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

- заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на государственную службу в администрацию области;

- копия решения конкурсной комиссии о приеме на государственную службу в администрацию области (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса);

- справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений о доходах и имуществе, принадлежащем лицу на праве собственности;

- справка о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности или государственной должности государственной службы;

- копия постановления губернатора области (приказа руководителя структурного подразделения со статусом юридического лица) о назначении на государственную должность или государственную должность государственной службы администрации области;

- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную, охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности или должности государственной службы администрации области связано с исполнением таких сведений;

- аттестационный лист государственного служащего, прошедшего аттестацию и отзыв на государственного служащего;

- копии решений о присвоении государственному служащему квалификационных разрядов;

- копии представлений к государственным наградам, характеристики;

- копии решений о присвоении почетных или специальных званий, награждении государственными наградами, вручении государственных премий, награждении Почетной грамотой губернатора области, объявлении Благодарности губернатора области;

копия постановления губернатора области (приказа руководителя структурного подразделения со статусом юридического лица) о поощрениях государственного служащего, а также о наложениях на него дисциплинарных взысканий;

- информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность или должность государственной службы администрации области, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, областным средствам массовой информации;

- личное заявление о переводе на другую государственную должность государственной службы администрации области;

- копия постановления губернатора области (приказа руководителя структурного подразделения со статусом юридического лица) о переводе на другую государственную должность государственной службы администрации области;

- информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представление гражданином при назначении на государственную должность или поступлении на государственную службу в администрацию области, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность или государственную должность государственной службы администрации области, ограничений, установленных законодательством о государственной службе, сообщенная ему под расписку;

- первичные документы и справка кадровой службы, организующей проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность или поступлении на государственную службу в администрацию области, а также сведений с соблюдении лицом, замещающим государственную должность или государственную должность государственной службы администрации области, ограничений, установленных законодательством о государственной службе;

- личное заявление об освобождении от государственной должности или государственной должности государственной службы администрации области;

- копия постановления губернатора области (приказа руководителя структурного подразделения со статусом юридического лица) об освобождении от государственной должности или государственной должности государственной службы администрации области.

1.4. Все находящиеся в личном деле документы должны быть подписаны, а копии заверены в установленном порядке.

1.5. Сведения, содержащиеся в личных делах лиц, замещающих государственные должности или государственные должности государственной службы администрации области, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с постановлением губернатора области от 19.08.97 г. N 853 "О представлении лицами, замещающими государственные должности Вологодской области, и лицами, замещающими государственные должности государственной службы Вологодской области, сведений о доходах и имуществе".

II. Формирование и ведение личных дел

2.1. Личное дело государственного служащего оформляется после подписания постановления губернатора области (приказа руководителя структурного подразделения со статусом юридического лица) о назначении на государственную должность государственной службы администрации области.

2.2. Документы, приобщенные к личному делу государственного служащего, брошюруются, подшиваются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

2.3. Работник кадровой службы, ответственный за оформление и ведение личных дел, принимает от поступающего на государственную службу документы, указанные в пункте 1.3 настоящего Положения, проверяет правильность их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами.

Анкета, после сверки внесенных сведений с соответствующими документами лица, поступающего на государственную службу, подписывается поступающим на государственную службу и работникам кадровой службы, ответственным за ведение и оформление личных дел, и заверяется кадровой печатью.

О всех изменениях анкетно-биографических и учетных данных лицо, замещающее государственную должность или государственную должность государственной службу администрации области, обязано сообщить в кадровую службу для внесения этих сведений в личное дело.

2.4. Личное дело государственного служащего ведется на протяжении всей государственной службы. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.

Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.

В личное дело не должны включаться документы, имеющие временные сроки хранения (копии распоряжений об отпусках, командировках, различные справки и материалы, которые по своему содержанию не характеризуют деятельность государственных служащих).

Личные дела лиц, замещающих государственные должности или государственные должности государственной службы администрации области, хранятся в металлических сейфах, запирающихся на ключ.

2.5. Личное дело государственного служащего может быть выдано ему для ознакомления под роспись. При работе с личным делом запрещается производить какие - либо исправления в ранее сделанных записях или вносить в него новые, а также изымать документы.

2.6. Ведение нескольких личных дел на одного государственного служащего не допускается.

При переводе государственного служащего на новое место государственной службы личное дело передается по указанному месту государственной службы по акту, подписываемому руководителями кадровых служб передающего и принимающего органа государственной власти. Акт хранится наравне с описями личных дел, сдаваемых в архив на постоянное хранение.

2.7. Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей или государственных должностей государственной службы администрации области хранятся кадровой службой до конца календарного года, после чего передаются в архив администрации области или архивы структурных подразделений со статусом юридического лица.

Личные дела лиц, замещающих государственные должности или государственные должности государственной службы администрации области, хранятся в архиве 75 лет.

2.8. Если на государственную службу принят работник, ранее состоявший на государственной службе в администрации области, и его личное дело хранится в архиве администрации области или архивах структурного подразделения со статусом юридического лица, то материалы архивного дела приобщаются к новому личному делу.

III. Обязанности кадровой службы

3.1. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел лиц, замещающих государственные должности или государственные должности государственной службы администрации области, входит:

- приобщение документов, перечисленных в пункте 1.3 настоящего положения, к личным делам, замещающих государственные должности или государственные должности государственной службы администрации области;

- обеспечение сохранности личных дел лиц, замещающих государственные должности или государственные должности государственной службы администрации области;

- обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах лиц, замещающих государственные должности или государственные должности государственной службы администрации области;

- предоставление сведений о доходах лиц, замещающих государственные должности или государственные должности государственной службы администрации области, и имуществе, принадлежащем им на праве собственности, областным средствам массовой информации в соответствии с постановлением губернатора области от 19.08.97 г. N 853 "О предоставлении лицами, замещающими государственные должности Вологодской области, и лицами, замещающими государственные должности государственной службы Вологодской области, сведений о доходах и имуществе";

- сообщение лицам, замещающим государственные должности или государственные должности государственной службы администрации области об обращении областного средства массовой информации о предоставлении сведений о доходах этих лиц и имуществе, принадлежащем им на праве собственности;

- ознакомление лиц, замещающих государственные должности или государственные должности государственной службы администрации области, с документами их личных дел.

3.2. Работники кадровых служб, ответственные за ведение и хранение личных дел лиц, замещающих государственные должности или должности государственной службы администрации области, могут привлекаться в соответствии с законодательством к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, и иные нарушения порядка ведения и хранения личных дел.