Приказ Департамента образования г. Москвы от 25 декабря 2002 г. N 1015 "О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в Департаменте образования города Москвы"

Приказ Департамента образования г. Москвы от 25 декабря 2002 г. N 1015
"О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в Департаменте образования города Москвы"


С целью обеспечения эксплуатации автоматизированной системы делопроизводства и документооборота приказываю:

1. Утвердить Регламент по работе единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в Департаменте образования города Москвы (Приложение 1).

1.2. Утвердить Перечень регистрируемых документов и номенклатуру дел в Департаменте образования города Москвы (Приложение 2).

1.3. Утвердить Порядок работы, регистрации и контроля документов в Департаменте образования (Приложение 3).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3. Установить:

3.1. Документы, поступающие на имя Руководителя Департамента образования, первых заместителей и заместителей руководителя Департамента образования регистрируются в информационно-аналитическом управлении по работе с населением и делопроизводству Департамента образования.

3.2. Документы, поступающие непосредственно на имя руководителей структурных подразделений Департамента образования регистрируются в структурных подразделениях.

4. Руководителям структурных подразделений Департамента образования назначить сотрудников, ответственных за делопроизводство и контроль исполнения документов.

5. Учебно-методическому центру по информационно-аналитической работе В.Б.Яблонскому и начальнику информационно-аналитического управления по работе с населением и делопроизводству Департамента образования Л.Н.Кузнецовой:

5.1. До 01.01.2003 г. внедрить систему электронного документооборота и контроля исполнения в Департаменте образования города Москвы и начать поэтапно опытную эксплуатацию (Приложение 4).

5.2. До 01.01.2003 г. провести обучение сотрудников, ответственных за делопроизводство в подразделениях Департамента образования на базе Учебно-методического центра по информационно-аналитической работе.

6. С 01.01.2003 г. начать промышленную эксплуатация системы электронного документооборота и контроля исполнения в Департаменте образования города Москвы.

7. Заместителю руководителя Департамента образования города Москвы Е.В.Никоненко рассмотреть вопрос о финансировании обслуживания автоматизированной системы делопроизводства DIS:class "Золушка" в Департаменте образования города Москвы.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Руководителя Департамента образования города Москвы В.И. Лисова.


Руководитель

Л.П. Кезина


Приложение 1
к приказу Департамента
образования г. Москвы
от 25 декабря 2002 г. N 1015


Регламент
единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в Департаменте образования города Москвы


1. Общие положения


1.1. Настоящий Регламент устанавливает единую систему регистрации и контроля исполнения документов и поручений по ним в Департаменте образования города Москвы с целью обеспечения сквозного контроля исполнения документов и регламентной отчетности по поручениям Председателя Комитета, его первых заместителей и заместителей (далее - заместителей).

1.2. Регламент разработан в соответствии с:

1.2.1. Постановлением Правительства Москвы от 17.09.2002 г. N 754 "О регламенте Правительства Москвы".

ГАРАНТ:

См. Регламент Правительства Москвы, утвержденный постановлением Правительства Москвы от 21 февраля 2006 г. N 112-ПП

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение порядка работы с документами в соответствии с настоящим Регламентом в самостоятельных структурных подразделениях (далее - подразделениях) несут соответствующие руководители и лица, ответственных за делопроизводство.

1.4. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, назначаются руководителями соответствующих подразделений.

1.5. Регистрация документов, фиксация этапов их обработки, контроль и проверка исполнения поручений по ним производятся с обязательным использованием автоматизированной системы делопроизводства и контроля исполнения.


2. Общие правила регистрации документов, формирования и рассмотрения почты, корректировки баз данных (внесения дополнений в регистрационные формы) по результатам рассмотрения документов, направления документов на исполнение


2.1. Каждый регистрируемый документ имеет свой уникальный регистрационный номер.

2.2. Регистрация документов в автоматизированной системе делопроизводства производится строго в соответствии с видом каждого документа:

- служебная переписка регистрируется в базе данных "Служебная корреспонденция";

- организационно-распорядительные документы и связанная с ними переписка регистрируется в базе данных "Решения и распоряжения";

- письма и обращения граждан регистрируются в базе данных "Письма граждан".

2.3. При регистрации документов в автоматизированной системе делопроизводства, в соответствии с их видом им присваиваются номера следующей структуры:

2.3.1. Для "Служебной корреспонденции":

- Индекс (зарегистрирован) - порядковый номер/последняя цифра года;

- (номер повторного документа) - номер ответа.

2.3.2. Для "Решений и распоряжений" (распорядительных документов):

- Индекс (зарегистрирован) - порядковый номер/последняя цифра года;

- номер пункта - (номер повторного документа) - номер ответа.

2.3.3. Для "Писем граждан":

- Индекс (зарегистрирован) - порядковый номер/последняя цифра года;

- (номер повторного документа) - номер ответа.

2.3.4. Значения полей "порядковый номер", "последняя цифра года", "номер пункта", "номер повторного", "номер ответа" формируются системой автоматически.

2.3.5. Значение поля "Индекс" заполняется пользователем из списка допустимых значений индексов согласно принятой в Департаменте образования единой системы индексации документов.

2.3.6. При регистрации самостоятельной переписки подразделения-исполнителя в привязке к присланной копии регистрационной карточки, автоматически формируется поле "зарегистрирован", которое содержит код подразделения, в котором производится регистрация документа.

2.4. В автоматизированной системе делопроизводства на каждый регистрируемый документ заводится специальная электронная регистрационная карточка, содержащая основные реквизиты документа и отражающая процесс его обработки, вплоть до "закрытия" (исполнения).

2.5. Регистрация документов, поступивших официально (по почте) в адрес Руководителя Департамента образования и его заместителей возлагается на Канцелярию Департамента (далее - Канцелярия) с занесением информации в соответствующую базу данных.

2.6. Регистрация документов, поступивших непосредственно в приемные самостоятельных структурных подразделений (Управлений) возлагается на ответственных за делопроизводство сотрудников Управлений с занесением информации в соответствующую базу данных подразделения.

Документы, поступившие с регистрационными данными Канцелярии, дополнительной регистрации не подлежат и учитываются по присвоенным Канцелярией регистрационным номерам и датам.

2.7. При регистрации документа в обязательном порядке определяется его статус: если документ поступил по конкретному вопросу впервые, ему присваивается статус "Первичный"; если документ по смыслу или формальным признакам повторяет ранее поступивший, то ему присваивается статус "Повторный", и он регистрируется в привязке к "Первичному"; если документ является ответом на письмо, ему присваивается статус "Входящий ответ" и он регистрируется в привязке к "Первичному" или "Повторному". Для писем и заявлений граждан первое письмо от одного автора является "Первичным" документом, а все остальные от того же автора являются "Повторными".

Регистратор обязан установить это, используя средства поиска по различным критериям, предусмотренным в автоматизированной системе.

2.8. Регистрация повторных документов производится в привязке к первичному. У одного первичного документа может быть несколько повторных, они регистрируются на специальной вкладке "Повторные" в электронной регистрационной карточке соответствующего первичного документа, взаимосвязаны между собой и собираются в списки в автоматизированной системе делопроизводства.

2.9. Регистрация ответов, которых у первичного и повторного документов может быть любое количество, производится по вкладке "Ответы" из карточки первичного или, соответственно, повторного документов.

2.10. В случае если документ поступил с сопроводительным письмом, то для регистрации этого письма используется вкладка "Сопровод". Сопроводительных писем может быть любое количество, все они взаимосвязаны и собираются в списки.

2.11. Администратор автоматизированной системы обязан осуществлять еженедельную проверку состояния баз данных на предмет выявления ошибок, допущенных при вводе информации в электронные регистрационные карточки документов и устранения этих ошибок.

2.12. Документ, зарегистрированный в автоматизированной системе делопроизводства, передается руководителю соответствующего уровня для рассмотрения и проставления резолюции.

Резолюция на документе должна содержать:

- фамилию исполнителя (исполнителей, если их несколько),

- поручение (поручения) по исполнению документа,

- срок его исполнения,

- отметку о постановке на контроль (при необходимости),

- личную подпись,

- дату.

По рассмотрению почты, после проставления резолюции, документы передаются соответствующим лицам, ответственным за контроль исполнения документов, которые заносят резолюцию в электронную регистрационную карточку документа в поле "Рассылка", куда также вносится фамилия руководителя - автора резолюции. Фамилия ответственного исполнителя (или первого исполнителя в списке) документа по резолюции вносится в соответствующее поле "Исполнитель".

2.13. Если документ признан контрольным (поставлен на контроль), то в соответствующей ему электронной регистрационной карточке устанавливается флажок "Контроль". Обязательным так же является заполнение полей "Контролер" и "Дата контроля" (срок исполнения документа по резолюции руководителя).

Сведения о ходе (состоянии) исполнения документа, признанного контрольным (поставленного на контроль), учитываются автоматизированной системой и отражаются в сводках и справках по исполнительской дисциплине.

2.14. Во исполнение документа, после проставления резолюции руководителем и определения исполнителя, зарегистрированный документ (его копия) может быть направлен в подчиненное подразделение (подразделения).

Такие зарегистрированные и направленные на исполнение документы не подлежат повторной регистрации в автоматизированной системе в подразделениях. Новый регистрационный номер подразделения-исполнителя им не присваивается.

В автоматизированной системе такая передача документа фиксируется как рассылка, с созданием для каждого подразделения-исполнителя своей копии электронной карточки этого документа. Контроль исполнения документа в подразделении-исполнителе вышестоящим подразделением ведется по этой копии карточки.

2.15. По получению документа (его копии) на исполнение подразделение-исполнитель осуществляет в автоматизированной системе подтверждение получения соответствующей этому документу копии электронной регистрационной карточки.

В этих целях в обязательном порядке открывается карточка, осуществляется (по результатам доклада почты и вынесения резолюции по исполнению) "переметка"-корректировка полей "Исполнитель", "Контролер", "Дата контроля" и посредством нажатия кнопки "ОК", сохраняются внесенные данные.

В дальнейшем фиксация этапов процесса исполнения документа и контроль за его исполнением производится в этой копии электронной регистрационной карточки.

Вся переписка по документу регистрируется строго в привязке к этой копии карточки. Таким образом, подразделение-исполнитель регистрирует в своей базе данных и ответы в вышестоящее подразделение (приславшее копию регистрационной карточки) в привязке к ней.

2.16. При наступлении нового календарного года администратор автоматизированной системы обязан произвести процедуру перевода всех баз данных на новый календарный год.

В этом случае происходит открытие новой базы данных, но и предыдущая остается доступной для ввода на определенное время до ее закрытия, так как еще производится регистрация документов, датированных прошлым годом.

При этом лицо, регистрирующее документ, обязано обращать внимание на то, в базе данных какого года происходит регистрация, во избежание ошибки ввода данных.


3. Прием, учет, регистрация и исполнение входящей корреспонденции


3.1. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в подразделениях Департамента образования по единой схеме:

3.1.1. Документы сортируются на регистрируемые, нерегистрируемые и подлежащие передаче по принадлежности без регистрации.

3.1.2. На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп.

3.1.3. Вся информация о документе заносится в соответствующую базу данных автоматизированной системы делопроизводства, согласно порядку, изложенному в разделе 2 настоящего Регламента.

3.1.4. После регистрации и присвоения входящего номера документ передается руководителю соответствующего уровня для рассмотрения и проставления резолюции.

3.2. Порядок рассмотрения и исполнения входящих документов включает в себя:

- внесение (проставление) резолюции;

- передачу документов лицам, ответственным за регистрацию и контроль исполнения документов;

- передачу документов на исполнение;

- исполнение документов и заполнение соответствующих учетно-регистрационных форм.

3.2.1. Резолюция руководителя вышестоящего подразделения, внесенная в электронную регистрационную карточку документа, не подлежит редактированию (изменению) в автоматизированной системе делопроизводства при направлении документа на исполнение в нижестоящее подразделение.

3.2.2. Если исполнение поручений руководителя возложено на несколько подразделений, документ направляется руководителю подразделения, указанному первым в резолюции, либо отмеченному, как ответственный исполнитель. Соисполнителям передаются копии документа.

3.2.3. Для выдачи документов на руки (на этапе согласования или исполнения документа) в автоматизированной системе формируется реестр, по которому выдача осуществляется строго под роспись.

3.2.4. Ответственный исполнитель обязан уведомить соисполнителей о содержании документа и поручении руководства.

3.2.5. По требованию ответственного исполнителя соисполнители обязаны представлять все необходимые материалы в установленный им срок для обобщения и подготовки ответа.

3.2.6. Передача подлинника документа на исполнение из одного подразделения в другое производится с разрешения лица, давшего поручение, и только с обязательной переметкой исполнителя в базе данных.


4. Учет и регистрация исходящих документов


4.1. Информация обо всех исходящих документах заносится в соответствующую базу данных автоматизированной системы делопроизводства согласно общему порядку, определенному в разделе 2 настоящего Регламента.

4.2. При регистрации исходящего документа в автоматизированной системе присвоение статуса производится следующим образом: если документ подготовлен непосредственно в Департаменте и является инициативным, а не ответом на какой-либо входящий документ, ему присваивается статус "Инициативный исходящий"; если документ является ответом на какой-либо входящий документ, ему присваивается статус "Исходящий ответ", и регистрируется, как ответ на соответствующий входящий документ.

4.3. Ответственные за делопроизводство обязаны проверить правильность оформления документа и заполнения электронной регистрационной карточки на него в базе данных и только после этого проставить исходящий номер на подписанный документ.


5. Учет и регистрация распорядительных документов


5.1. Информация обо всех организационно-распорядительных документах заносится в соответствующую базу данных автоматизированной системы делопроизводства согласно общим правилам, определенным в разделе 2 настоящего Регламента.

5.2. Регистрация и обработка приказов и распоряжений, контроль исполнительской дисциплины в автоматизированной системе делопроизводства ведется как по документу в целом, так и отдельно по составляющим его пунктам (поручениям).

5.3. Регистрация переписки по исполнению пунктов постановлений, решений, приказов, распоряжений и протоколов ведется в обязательном порядке в соответствующих базах данных распорядительных документов с привязкой к этим распорядительным документам и с присвоением им статуса "Входящих ответов" или "Исходящих ответов".


6. Контроль исполнения документов


6.1. Организация контроля:

6.1.1. Контролю исполнения подлежат документы (поручения по ним) с резолюциями руководителей соответствующего уровня, имеющие в базе данных признак "К" в поле контроля. Документы, требующие срочного исполнения и подготовки ответа, подлежат постановке на контроль.

6.1.2. Перечень мероприятий, осуществляемых ответственными за контроль исполнения документов сотрудниками, включает: ежедневный просмотр и отслеживание приближающихся сроков исполнения по введенной в базу данных информации о контрольных поручениях; ежедневную подготовку напоминаний и уведомление исполнителей о контрольных документах, срок исполнения которых истекает через 2, 5 дней соответственно; еженедельную подготовку и представление руководителю сводок о количестве неисполненных, просроченных и исполненных не в срок документах, подробных справок о содержании таких документов, сгруппированных по исполнителям; в день исполнения поручения - получение требуемой информации от ответственного исполнителя, доклад руководству и, по его решению, установление в базе данных отметки об исполнении поручения; ежемесячную подготовку и представление руководителю отчета о состоянии исполнительской дисциплины.

6.1.3. На основании контрольных отчетов руководители принимают решение о наложении дисциплинарного взыскания на исполнителей, допустивших нарушение сроков исполнения документа, при необходимости указывают новый срок исполнения документа, производят отметку "снято с контроля" по исполненным документам и возвращают отчеты для корректировки соответствующей базы данных.

6.1.4. Исполнители обязаны давать сотруднику, осуществляющему контроль исполнения документов, точные ответы, связанные с ходом исполнения документов (поручений по ним), а также, при необходимости, предоставлять по требованию контролера запрашиваемые документы.

6.2. Порядок снятия документов с контроля.

6.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены все поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное выполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

6.2.2. Обязанность и право отражать снятие с контроля документов в автоматизированной системе делопроизводства составляют компетенцию сотрудников, ответственных за контроль исполнения документов.

В подчиненном подразделении, куда направлен документ на исполнение, ставится отметка об исполнении. Данная информация отражается в базе данных вышестоящего подразделения, откуда была отправлена копия регистрационной карточки.

Таким образом, вышестоящее подразделение контролирует процесс исполнения документа в подразделениях-исполнителях.

Снятие документа с контроля осуществляется строго в базе данных того уровня, где документ был поставлен на контроль.

6.2.3. Снять с контроля документ могут только те должностные лица, которые поставили его на контроль.

6.3. Порядок "закрытия" документов.

6.3.1. "Закрытие" документа производится в соответствии с пунктами 6.2.1. - 6.2.3. настоящего Регламента.

6.3.2. "Закрытие" контрольных "Исходящих инициативных" документов производится при получении и регистрации соответствующего ответа (если таковой ответ требовался).

6.3.3. При "закрытии" документа в электронной регистрационной карточке в обязательном порядке проставляется отметка, вносимая в поле "Дело": номер дела (номер учетной папки), где будет храниться оригинал документа.

6.4. Сроки исполнения.

6.4.1. Сроки исполнения документов определяются в календарных днях с даты поступления документа в Департамент образования или подписания документа (постановления, приказа, распоряжения, протокола) руководством.

6.4.2. Сроки исполнения поручений по документам, взятым на контроль, определяются, исходя из их содержания, значимости, конкретных указаний и резолюций лиц, их рассмотревших.

6.4.3. Сроки исполнения документов могут быть установлены в сопроводительном документе, либо устанавливаются руководителем в резолюции. Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

6.4.4. Срок исполнения документов составляет, как правило, 1 месяц, если в резолюции не установлен другой срок исполнения.

6.4.5. Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно.

6.4.6. В соответствии с установленным регламентом Мэрии Москвы:

6.4.6.1. Ответы на обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, или предоставление запрашиваемых им документов, обязаны быть даны безотлагательно. В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов необходимо сообщить об этом обратившемуся члену Совета Федерации и депутату Государственной Думы в течение 3 дней и представить окончательный ответ не позднее 20 дней со дня получения обращения. Ответы на запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы должны быть даны не позднее чем через 15 дней, если иное не оговорено особо.

6.4.6.2. Обращения Московской городской Думы, депутатской комиссии, рабочей группы или фракции, обращения и запросы конкретных депутатов рассматриваются в 2-недельный срок (или в установленный Думой срок). В случае указания в обращении на нарушение законодательства меры для устранения и привлечения виновных к ответственности принимаются незамедлительно.

6.4.7. В соответствии с Законом города Москвы от 18.06.97 N 25 "Об обращениях граждан" в редакции от 21.06.2000 г. N 21 решения по обращениям граждан принимаются в срок до 1 месяца со дня их поступления и регистрации:

6.4.7.1. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно в сокращенные сроки, не позднее 15 дней.

6.4.7.2. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются в сокращенные сроки - до 15 дней со дня их поступления в органы государственной власти города Москвы; безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления в органы местного самоуправления, на предприятия, в организации и учреждения.

6.4.7.3. В тех случаях, когда для разрешения предложений, заявлений, жалоб или ходатайств необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их разрешения могут быть в порядке исключения продлены руководителем соответствующего органа власти города или его заместителем, но не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему обращение. При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства. О результатах рассмотрения обращения гражданину направляется сообщение в течение 10 дней с момента принятия по нему соответствующего решения.

6.4.8. Запрещается увеличивать сроки исполнения, установленные руководителем, или определять их с момента получения документа в подразделение.

6.4.9. При установлении в процессе исполнения задания обоснованных причин невозможности соблюдения указанного срока исполнители сообщают об этом сотруднику, ответственному за контроль исполнения документов.

6.4.10. Срок исполнения может быть продлен, но только лицом, установившим этот срок. В этом случае (например, при изменении даты контроля и/или резолюции вышестоящего руководителя) вышестоящее подразделение осуществляет досылку измененных значений даты контроля и резолюции вышестоящего руководителя путем повторной рассылки регистрационной карточки документа. При этом у подразделения-исполнителя в ранее присланную копию регистрационной карточки просто добавляются измененные значения.

6.5. Порядок контроля распорядительных документов.

6.5.1. Контроль исполнения поручений по протоколам, приказам и распоряжениям осуществляется отдельно по каждому пункту.

6.5.2. Снятие с контроля поручений по распорядительным документам производится только теми должностными лицами, которые подписали (утвердили) соответствующее приказ, распоряжение, протокол.

6.6. Составление отчетных форм и сбор статистических данных в системе.

6.6.1. Лица, ответственные за делопроизводство в соответствующем подразделении, еженедельно представляют руководителю отчет о поступивших документах. Для этой цели в автоматизированной системе делопроизводства предусмотрена отчетная форма - журнал документов.

Журналы содержат краткие сведения о документах и используются для сверки данных по обработке документов.

6.6.2. По требованию руководителя, ответственный за ведение делопроизводства подразделения формирует в автоматизированной системе и представляет руководителю списки документов, подобранные по необходимым условиям, например:

- контрольные документы за требуемый (например, отчетный) период времени;

- документы, числившиеся за конкретным исполнителем (исполнителями);

- документы по определенной тематике; и т.п.

6.6.3. Для анализа статистических данных по делопроизводству подразделения предоставляются также типовые сводки по контролерам, исполнителям, по видам документов, по номенклатуре дел.

Руководитель вышестоящего уровня имеет возможность просматривать сводки по подразделениям, находящимся у него в подчинении.

6.6.4. Для постановки в известность исполнителей и контролеров о направленных им документах и сроках их исполнения в автоматизированной системе формируются справки-напоминания.


7. Составление номенклатуры дел в текущем делопроизводстве


7.1. Классификация документов закрепляется номенклатурой дел, которая представляет собой систематизированный список наименований дел с указанием сроков хранения и оформляется в виде таблицы.

7.2. Если в течение года возникают новые документируемые участки работы и, в связи с этим, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.

7.3. По окончании делопроизводственного года производится архивирование бумажных подлинников с соответствующей отметкой в автоматизированной системе делопроизводства.

7.4. Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение года. Если изменений не произошло, номенклатура дел в конце года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Сводная номенклатура дел является документом постоянного хранения и включается в сводный годовой раздел описи.

7.5. Номенклатура дел и сроки хранения дел утверждаются ответственным за делопроизводство руководителем.


8. Подготовка и передача дел на централизованное архивное хранение


8.1. Законченные делопроизводством дела, сохраняемые в подразделениях в течение установленных сроков, подлежат последующей передаче в Архив Департамента образования на централизованное хранение.

8.2. До передачи дел в Архив необходимо проконтролировать наличие заполнения поля "Дело" электронной регистрационной карточки (поле должно содержать номер дела, в котором, согласно п. 6.3.3. настоящего Регламента, размещается оригинал документа) на каждый передаваемый на хранение документ. Отсутствующие номера вносятся в обязательном порядке.


9. Порядок создания архивных копий баз данных


9.1. Работы по архивированию баз данных подразделений должны производиться только высококвалифицированными сотрудниками под руководством администратора автоматизированной системы делопроизводства.

9.2. По истечению срока хранения документов в текущем делопроизводстве подразделений Департамента образования текущая база данных должна быть закрыта для записи и открыта новая.

При этом "старая" база данных остается доступной только "на просмотр". При дефиците физического места на диске на этом этапе возможно удалять электронные копии всех подлинников документов (при наличии бумажных), относящихся к "закрытым" контрольным или не контрольным, так как в основном фактографическая информация, "привязанная" к электронным регистрационным карточкам, необходима в ходе текущей работы с документами.

9.3. База данных может быть удалена из области доступности строго при соблюдении двух условий:

- отсутствие в базе "незакрытых" контрольных документов;

- истечение принятого в Департаменте образования срока хранения документов данного вида.

9.4. Удаление базы данных подразумевает списание ее на резервные носители - CD-диски, дискеты, магнитные ленты, или другой компьютер. В случае отсутствия бумажного подлинника и наличия необходимости в хранении электронной копии, удаление базы данных из области доступности должно производиться корректно.

9.5. Администратор автоматизированной системы обязан следить за тем, чтобы лица, ответственные за делопроизводство в подразделении, создавали электронные копии всех баз данных своего подразделения не реже 1 раза в месяц. Хранить электронные копии следует на магнитных носителях в несгораемом сейфе и на удалении от сервера, где установлены базы.

9.6. Администратор обязан проводить:

еженедельную проверку наличия копий баз данных;

выборочную проверку копий на функционирование путем непосредственного открытия баз данных;

контроль за свободным пространством на носителе с архивной копией.


10. Порядок ведения словарей в автоматизированной системе делопроизводства


10.1. В автоматизированной системе делопроизводства предусмотрены следующие словари:

- Словари, пополняемые администратором автоматизированной системы:

- Типы документов;

- Источники;

- Тематические рубрики;

- Индексы.

- Словари, пополняемые пользователями:

- Организации;

- Кому;

- Содержание/Название;

- Доступ;

- Ключевые слова;

- Контроллер;

- Исполнитель;

- Резолюции;

- Подпись резолюции;

- Подпись (для БД "Решения и распоряжения");

- Кто готовил (для БД "Решения и распоряжения");

- ФИО и адрес (для БД "Письма граждан");

- Кому (для БД "Письма граждан").

10.2. При заполнении словарей необходимо придерживаться следующих правил:

- при заполнении словаря "Название организации" необходимо в начало ставить название, используя только большие буквы без кавычек, например: не ЗАО "НТЦ ИРМ", а НТЦ ИРМ ЗАО;

- словари, содержащие фамилию и инициалы ("Подпись", "Кому" и т.п.) рекомендуется заполнять только фамилиями без инициалов в именительном падеже для предотвращения повторного ввода одной и той же информации;

- словари типа "Ключевые слова", "Резолюция" и т.п. рекомендуется заполнять словами, разделенными пробелами, если в дальнейшем необходимо вести поиск по словосочетанию, то такие слова рекомендуется разделять не пробелом, а специальным символом, например, адрес: Плющиха_20.

10.3. Удалять словарные значения могут только пользователи, наделенные соответствующими правами в автоматизированной системе делопроизводства.

10.4. Списки значений словарей автоматизированной системы делопроизводства должны быть сформированы и утверждены для каждой базы данных каждого подразделения.

10.5. Администратор автоматизированной системы обязан проводить ежемесячную проверку состояния словарей и устранять обнаруженные ошибки:

- удалять пустые значения;

- удалять дублирующие значения;

- удалять лишние пробелы из словарных значений;

- корректировать значения с синтаксическими ошибками.


Приложение 1
к Регламенту регистрации
и контроля исполнения
документов и поучений по ним


Коды подразделений Департамента образования города Москвы в единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота



Название структурного подразделения

Код


Информационно-аналитическое управление по работе с населением и делопроизводству (Кузнецова-Марикова)

23


Учебно-методический центр по информационно-аналитической работе (Яблонский)

29


Управление науки и профессионального образования (Лисов)

20


Управление перспективного развития, содержания МТБ образования и имущественных отношений (Гущина)

28


Отдел международных, межрегиональных программ и общественных связей (Горячев)

33


Управление регионального оператора государственного банка данных о детях, оставшихся без попечения родителей (Селявина)

35


Контрольно-ревизионное управление (Носковская)

31


Юридической отдел (Дорофеева)

38


Управление дошкольного и общего образования (Держицкая)

34


Управление экономической, финансовой деятельности, бухучета и отчетности (Никоненко)

39


Отдел организационно-педагогической деятельности (Пипман)

4


Управление государственной службы и кадров (Кушель)

27


Отдел кадетских, этнокультурных и негосударственных образовательных учреждений (Лугачев)

18


САО

5


СВАО

6


СЗАО

7


ЦАО

8


ЮЗАО

9


ЮВАО

10


ЮАО

11


ЗАО

12


ВАО

13


Зеленоград

14


Приложение 2
к Регламенту регистрации
и контроля исполнения
документов и поучений по ним


Значения классификаторов в единой автоматизированной системе делопроизводства и документооборота в Департаменте образования города Москвы


Источники


ПМ - Правительство Москвы

Д - Депутаты

МО - Министерство образования

ОУ - Окружные управления

ГУ - Городские учреждения

Р - Разные организации

0/1 - Обращения граждан


Служебная корреспонденция

Решения и распоряжения

Письма граждан

Индексы

2ПМ - Правительство Москвы

ДСП - Для служебного пользования

0/1 - Обращения граждан

2Г - общеобразовательные учреждения и учреждения доп. образования

2ПС - Протокол совещания правительства Москвы


2МО - Переписка с Министерством образования

ПМОРФ - Приказы МОРФ


2Д - Обращения депутатов

РПМ - Распоряжения ПМ


2ОУ - Окружные управления

ППМ - Постановления ПМ


2 - Разные организации

КТПМ - Контрольные талоны ПМ


2У - учреждения начального и среднего профессионального образования

РКМОРФ - Решения коллегии


О - Неосновная почта

ВП - Внутренние приказы


ЛКР - Личная книга Руководителя

ВР - Внутренние распоряжения


ИИ - Исходящая инициативная



Типы

Входящий

Приказ

Жалоба

Исходящий

Распоряжение

Просьба

Ответ

Постановление

Предложение

Внутренний

Протокол

Заявление

Справка

Входящий

Информация


Исходящий

Входящий


Ответ

Исходящий


Талон

Ответ


Пункт

Справка


Указ



Тематические рубрики


Служебная корреспонденция

01 - Содержание образования

02 - Профобразование

03 - Педагогическое образование и работа с кадрами

04 - Соцзащита, питание

05 - Финансовая деятельность

06 - Материально-техническое и хозяйственное обеспечение

07 - Участие в конференциях, совещаниях, семинарах

08 - Вопросы национального, международного, межрегионального сотрудничества

09 - Спорт

10 - Разное


Письма граждан

01 - Жалобы на начальника и аппарат окружного управления

02 - Жалобы на действия администрации образовательного учреждения

03 - Неудовлетворительная постановка образовательного процесса

04 - Необъективное отношение к обучающихся

05 - Проблемы приема, обучения и воспитания детей в образовательных учреждениях

06 - Защита прав детей

07 - Питание детей

08 - Присвоение квалификационного разряда и оплата труда работников образования

09 - Отсутствие учебников

10 - Оплата за образовательные учреждения и выплата субсидий

11 - Сбор денег с родителей

12 - Отсутствие кадров

13 - Трудоустройство учителей и воспитателей

14 - Оказание материальной помощи учителям

15 - Улучшение жилищных условий

16 - Строительство, ремонт, аренда, оборудование

17 - Санитарно-гигиенический режим образовательных учреждений

18 - Реорганизация и ликвидация образовательных учреждений

19 - Нарушение трудового законодательства

20 - Нарушение финансовой дисциплины

21 - Письма справочного характера

22 - Другие вопросы


Приложение 2
к приказу Департамента
образования г. Москвы
от 25 декабря 2002 г. N 1015


Перечень
регистрируемых документов, поступающих в Департамент образования города Москвы


1. Правительство Москвы

- постановления Правительства Москвы

- распоряжения Правительства Москвы

- распоряжения Мэра Москвы

- указы Мэра Москвы

- распоряжения Вице-Мэра Москвы

- распоряжения первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы

- приказы руководителя аппарата Правительства Москвы

- контрольные талоны Правительства Москвы

- законы города Москвы

- протоколы совещаний у Мэра, его заместителей, Вице-Мэра, руководителей Комплексов

- талоны отчета по исполнению протоколов совещаний

- поручения Мэра, его заместителей, Вице-Мэра, руководителей Комплексов по служебной документации, письмам и обращениям граждан

2. Министерство образования РФ:

- приказы

- решения коллегий

- поручения министра и его заместителей, начальников управлений и отделов по служебной документации, письмам и заявлениям граждан

- телеграммы

- инструктивные письма

3. Государственная Дума и Московская городская Дума:

- постановления Московской городской Думы

- поручения депутатов по обращениям различных организаций

- письма граждан

- проекты Законов

4. Другие организации (категория "Разное"):

- поручения из Администрации Президента Российской Федерации, префектур, управ по служебной корреспонденции, жалобам и заявлениям граждан

- обращения из Департаментов, Комитетов, главных управлений; различных организаций и учреждений

5. Обращения из окружных управлений образования

6. Обращения руководителей учащихся образовательных учреждений.

7. Письменные обращения, предложения, заявления, жалобы, ходатайства граждан, просьбы, информация (личная почта).

8. Книга руководителя Департамента:

- документы, поступающие на личное рассмотрение Руководителя Департамента

- приглашения

- благодарственные письма

- служебные записки.


Приложение 3
к приказу Департамента
образования г. Москвы
от 25 декабря 2002 г. N 1015


Порядок работы, регистрации и контроля документов


1. Регистрация (обработка) поступающей корреспонденции осуществляется:

ПМ - с 10 до 13 часов и в течение дня по мере поступления;

Д - с 10 до 13 часов и в течение дня по мере поступления.

2. Почту в МО РФ получает специалист 1 категории Садыкова Юлия Станиславовна в среду или четверг.

3. Регистрация корреспонденции из МО РФ производится в день ее получения.

4. Остальные документы регистрируются в течение дня с 10.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00.

5. После 17.00 прием документов практически завершается, идет работа по закрытию писем, их отправке и подшивке документов в "дело".

6. При передаче оригинала документа на исполнение из канцелярии в подразделения, ответственный за ведение электронного документооборота в подразделении обязан подтвердить получение документа в регистрационно-контрольной карточке в соответствующей базе данных управления - в течение одного дня.

7. После рассмотрения документа руководителей подразделения, ответственный в подразделении должен отразить это в электронной карточке - внести резолюцию, исполнителей и сроки исполнения.

8. При получении ответа от исполнителя ответственный за электронный документооборот в подразделении обязан: заполнить карточку ответа в привязке в присланной из канцелярии копии регистрационно-контрольной карточки документа - в течение одного дня.

9. Администратор системы производит архивное копирование каждый вечер.


Приложение 4


Поэтапное внедрение единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота


I этап - январь 2003 г.


- из Правительства Москвы (ПМ)

- от депутатов Московской городской Думы и Государственной Думы (Д)

- контрольные талоны Правительства Москвы (КТПМ)


II этап - февраль 2003 г.


- протоколы совещаний (ПС)

- документы для служебного пользования (ДСП)

- министерство образования РФ (МО РФ)

- постановления Правительства Москвы, Указы Мэра (ППМ) - распоряжения Правительства Москвы (РПМ)


III этап - март 2003 г.


- документы, поступающие из различных организаций (Р)

- личная почта (заявления и обращения граждан 0/1)

- решения коллегий МО РФ (РК МОРФ)

- приказы МО РФ (ПМОРФ)


IV этап - апрель 2003 г.


- документы, поступающие из окружных управлений (ОУ)

- документы, поступающие из городских учреждений (Г, У)

- контрольные документы, поступающие лично на имя руководителя Департамента (ЛКР)



Приказ Департамента образования г. Москвы от 25 декабря 2002 г. N 1015 "О вводе в эксплуатацию единой автоматизированной системы делопроизводства и документооборота в Департаменте образования города Москвы"


Текст приказа размещен на официальном сервере Департамента образования г. Москвы в Internet www.educom.ru


Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.