Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 2.504-2021 "Единая система конструкторской документации. Электронная конструкторская документация. Правила внесения изменений" (утв. и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 19 октября 2021 г. N 1152-ст)

Unified system for design documentation. Electronic design documentation. Rules of modification

ОКС 35.240.01

Дата введения - 1 июня 2022 г.
Введен впервые

Предисловие

1 Разработан Акционерным обществом "Научно-исследовательский центр "Прикладная Логистика" (АО НИЦ "Прикладная Логистика")

2 Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 482 "Поддержка жизненного цикла продукции"

3 Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 19 октября 2021 г. N 1152-ст

4 Введен впервые

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает порядок внесения изменений в электронную конструкторскую документацию (ЭКД) (в том числе ремонтные и эксплуатационные документы ¹⁾) и электронную технологическую документацию ²⁾ под управлением автоматизированных систем управления данными об изделии (АС УДИ).

------------------------------

¹⁾_{Изменение эксплуатационных документов, переданных организации-потребителю, рассматривается как часть процесса управления конфигурацией и в настоящем стандарте не рассматривается.}

²⁾_{Далее по тексту применяется только термин "ЭКД", при этом все положения стандарта применимы к электронной технологической документации, если иное не оговорено в конкретном пункте.}

------------------------------

Настоящий стандарт распространяется на изделия машиностроения и приборостроения.

На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, учитывающие особенности внесения изменений в различные виды документации в рамках управления изменениями конфигурации изделия.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения

ГОСТ 2.058 Единая система конструкторской документации. Правила выполнения реквизитной части электронных конструкторских документов

ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 2.602 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы

ГОСТ 3.1102 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения

ГОСТ Р 2.601 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю "Национальные стандарты", который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 выпуск (электронной конструкторской документации): Процедура согласования и утверждения электронной конструкторской документации или ее изменений в комплекте с электронным извещением.

3.2 автоматизированная процедура: Совокупность действий с данными в автоматизированной системе управления данными об изделии, выполняемых автоматически и/или с участием человека (исполнителя) с определенной целью и в соответствии с заданными правилами.

3.3 электронное извещение; ЭИ: Специализированный вид информационного набора, содержащий сведения о планируемом или проведенном изменении электронной документации в автоматизированной системе управления данными об изделии, предназначенные как для автоматизированной обработки, так и для восприятия человеком.

3.4 статус (версии информационного набора в автоматизированной системе управления данными об изделии): Информация в реквизитной части информационного набора (версии), определяющая возможность или невозможность использования информационного набора (версии) по назначению (в том числе с учетом применяемости).

3.5 применяемость (версии информационного набора в автоматизированной системе управления данными об изделии): Информация в реквизитной части информационного набора (версии), определяющая условия применения информационного набора (версии) по заданному статусу.

4 Общие положения

4.1 Под изменением ЭКД в АС УДИ понимается любое действие, связанное с исправлением, исключением или добавлением каких-либо данных в электронные документы по ГОСТ 2.051.

4.2 Внесение изменений в ЭКД, выполненную в форме информационных наборов в базе данных в АС УДИ (электронных документов) ¹⁾, производят путем выполнения следующих действий ^* 2):

------------------------------

¹⁾_{Для удобства пользования настоящим стандартом далее для именования различных видов ЭКД, выполненных в форме информационных наборов в АС УДИ, применено понятие "электронный документ".}

²⁾_{Здесь и далее знаком "*" отмечены пункты, к которым приведены пояснения в приложении А.}

------------------------------

- создания и выпуска новых электронных документов или их новых версий;

- изменения статусов электронных документов;

- изменения связей между электронными документами и условий, при которых эти связи действуют.

Примечание - Внесение изменений в электронные документы в виде локальных файлов, выполненных вне АС УДИ, выполняют в соответствии с ГОСТ 2.503.

4.3 Новую версию электронного документа (с тем же обозначением) создают в случае, если не нарушается взаимозаменяемость (эквивалентность ^*) измененного изделия с изделиями, изготовленными ранее. В ином случае выпускают новый электронный документ с новыми обозначениями (т.е. создают электронный документ на новое изделие).

Примечание - Понятие "версия" идентично понятию "ревизия" ("revision"), применяемому в пользовательском интерфейсе некоторых АС УДИ для обозначения версий электронного документа. Применяемый вариант термина может быть уточнен в документах по стандартизации организации.

4.4 Вносить изменения в комплект ЭКД имеет право организация - держатель подлинников данной документации ^*.

Примечание - Комплект ЭКД в АС УДИ формируется путем установления связей между электронными документами, описывающими изделие и его составные части, а также путем указания условий, при которых эти связи действуют.

4.5 Допускается изменения ЭКД, связанные с исправлением незначительных ^* ошибок и переизданием ссылочных документов, выполнять:

- при изменении ЭКД, связанного с изменением конструкции изделия;

- при передаче прав держателя подлинников другой организации;

- при передаче ЭКД для запуска в производство;

- в иных случаях, регламентированных документами по стандартизации организации.

4.6 Способы внесения изменений в ЭКД, применяемые для решения различных задач жизненного цикла изделия, могут быть дополнительно регламентированы в документах по стандартизации организации.

4.7 Изменение в ЭКД на всех стадиях жизненного цикла изделия проводят на основании ЭИ. ЭИ должно содержать ссылки на новые и/или заменяемые (требующие исправления) электронные документы (версии), информацию о присваиваемых статусах и свойствах связей между объектами в АС УДИ, а также другие сведения в соответствии с разделом 6.

Примечания

1 Процедуры внесения изменений в ЭКД являются частью процесса управления конфигурацией. Основные сведения об управлении изменениями в рамках процесса управления конфигурацией приведены в приложении Б.

2 При совмещенном выпуске документации, когда применяется бумажная форма и электронная форма представления, допускается:

- на комплект ЭКД в АС УДИ выпускать извещение в бумажной форме: в этом случае сканированную копию извещения размещают в ЭИ [6.4 в)];

- на документы в бумажной форме выпускать ЭИ: в этом случае бумажную копию преобразованного по 6.8 ЭИ хранят в комплекте с документом.

Подробные правила взаимосвязанного внесения изменений, для приведенных выше случаев, в том числе обеспечение соответствия между исходным извещением и его производной копией, рекомендуется регламентировать в документах по стандартизации организации.

4.8 Порядок согласования изменений с заказчиком (представительством заказчика) идентичен согласованию изменений документации на бумажном носителе.

5 Порядок внесения изменений в автоматизированной системе управления данными об изделии

5.1 Выделяют следующие основные сценарии изменения комплекта ЭКД:

а) первичный выпуск электронных документов, составляющих комплект;

б) изменение электронного документа (комплекта электронных документов);

в) изменение статуса электронного документа (комплекта электронных документов);

г) предварительное (временное) изменение электронного документа для срочного устранения ошибок или отражения особенностей изготовления.

5.2 При первичном выпуске [5.1 а)] утверждают первичные версии электронных документов ^*.

Примечания

1 Под первичной версией электронного документа понимают, как правило, версию, которая отвечает всем установленным требованиям. Данное понятие не указывает на порядковый номер версии в АС УДИ.

2 При первичном выпуске электронным документам присваивают статус "Утверждено" или аналогичный, а также устанавливают применяемость.

3 В общем случае первичной версии могут предшествовать версии, отображающие промежуточные результаты работ ^*.

5.3 Внесение изменений в электронный документ [5.1 б)] в зависимости от влияния на содержательную и реквизитную части подразумевает:

- изменение содержательной части;

- изменение реквизитной части;

- изменение содержательной и реквизитной частей.

5.4 Изменение электронного документа в АС УДИ реализуют путем создания, изменения и исключения:

- информационных объектов (содержательная часть);

- технических атрибутов (содержательная часть);

- реквизитов (реквизитная часть);

- связей (ссылок) между электронными документами;

- сочетанием вышеперечисленных способов.

5.5 В общем случае каждый электронный документ в АС УДИ должен иметь только одну действующую версию на конкретный момент времени.

5.6 При внесении изменений в электронный документ (не связанных с нарушением эквивалентности изделий) может быть изменена содержательная часть и/или изменяемые реквизиты электронного документа. Такие изменения проводятся путем создания новой версии электронного документа.

5.7 Совокупность реквизитов электронного документа, изменяемых при внесении изменений в ЭКД, устанавливается в документах по стандартизации организации с учетом ГОСТ 2.058.

5.8 На изделия единичного производства и на опытный образец (опытную партию) допускается иметь несколько одновременно действующих версий одного электронного документа, что должно быть установлено в документах по стандартизации организации ^*.

5.9 При изменении статуса электронного документа или комплекта электронных документов [5.1 в)] присваивают дополнительный статус ранее утвержденным электронным документам без создания новых версий ^*.

Дополнительный статус определяет разрешение, ограничение или иные указания по использованию ранее утвержденного электронного документа (комплекта электронных документов), в том числе:

а) расширение или ограничение применяемости электронного документа;

б) аннулирование электронного документа;

в) внесение сведений об организации производства;

г) внесение сведений о присвоении литеры;

д) внесение сведений о стадиях и этапах жизненного цикла изделия.

5.10 При предварительном (временном) изменении электронного документа [5.1 г)] описание ошибок, предлагаемых изменений или особенностей изготовления приводят либо в самом ЭИ, либо в других (вспомогательных) электронных документах, либо промежуточных версиях изменяемого электронного документа ^*.

5.11 Внесение изменений в электронный документ (комплект электронных документов) в общем случае предполагает выполнение следующих действий:

а) подготовка новой версии электронного документа;

б) формирование комплекта выпуска: создание и заполнение ЭИ, в том числе создание связей (ссылок) с версиями электронного документа;

в) выпуск ЭИ и версии электронного документа по автоматизированной процедуре согласования;

г) автоматическое (встроенными средствами АС УДИ) присвоение и/или замена статусов, создание и удаление ссылок, закрытие прав на редактирование, рассылка уведомлений и пр.

В зависимости от реализуемого сценария изменения (по 5.1) указанные действия могут быть сокращены или дополнены.

Примечание - Изменение некоторых атрибутов электронных документов может быть обеспечено автоматически (встроенными средствами АС УДИ) без выполнения указанных действий - на основе внесения изменений в другие электронные документы, связанные с данным. В этих случаях нецелесообразно выпускать ЭИ. Номенклатуру таких атрибутов и правила их использования рекомендуется устанавливать в документах по стандартизации организации.

Примером автоматического изменения является атрибут массы в электронной модели сборочной единицы: в АС УДИ его значение может автоматически пересчитываться на основе изменений, вносимых в составные части электронной модели сборочной единицы, а также сведений об их действии (применяемости).

5.12 Перечень, назначение и содержание автоматизированных процедур изменения ЭКД устанавливаются в документах по стандартизации организации.

Примечание - Для подтверждения действий участников в ходе согласования и утверждения изменения используется электронная подпись.

5.13 Всю информацию о факте и содержании изменения электронного документа или комплекта ЭКД необходимо сохранять в АС УДИ и предоставлять пользователю по запросу ^*.

5.14 Номенклатура применяемых в АС УДИ статусов, их назначение, логика их присвоения, а также иные аспекты, связанные с особенностями процессов жизненного цикла изделия и функциональностью применяемой АС УДИ, следует устанавливать в документах по стандартизации организации.

5.15 Для электронных документов, имеющих вариантную структуру (например, электронная структура изделия), указание сведений об условиях включения и/или действия той или иной составной части является обязательным.

5.16 В документах, имеющих странично-ориентированный формат, информацию о внесенных изменениях непосредственно на страницах документа допускается не отражать ^*.

6 Требования к электронным извещениям

6.1 ЭИ в АС УДИ может иметь разные виды: извещение о первичном выпуске, извещение об изменении, предварительное извещение об изменении, предложение об изменении и др. ^*

6.2 В зависимости от специфики изделия и особенностей информационного обмена между участниками жизненного цикла изделия применяемые виды ЭИ и их назначение могут быть уточнены в документах по стандартизации организации.

6.3 ЭИ имеет содержательную и реквизитную части.

6.4 Содержательная часть ЭИ включает:

а) общие сведения об изменении, в том числе:

1) краткое описание (текстовое или графическое) изменения;

2) указания о необходимости изменения связанных электронных документов (при необходимости изменения других комплектов ЭКД);

3) указание о заделе (при необходимости);

4) причина изменения (при необходимости);

5) обоснование необходимости изменения (при необходимости);

6) срок погашения;

7) другая информация;

б) содержание производимых или предполагаемых изменений ^*, в том числе:

1) ссылка на изменяемый комплект ЭКД;

2) ссылки на электронные документы (версии), включаемые в изменяемый комплект ЭКД;

3) ссылки на электронные документы (версии), исключаемые из изменяемого комплекта ЭКД;

4) указания об аннулировании исключаемых документов (версий) с пустой применяемостью;

5) условия, накладываемые на связи;

6) ссылки на вспомогательные электронные документы, в которых подробно описаны проводимые изменения;

в) сканированная копия извещения в бумажной форме (или иного аналогичного документа) - при совмещенном выпуске документации;

г) иные необходимые сведения (следует устанавливать в документах по стандартизации организации).

6.5 Реквизитная часть ЭИ включает следующие сведения (с учетом требований ГОСТ 2.058):

а) обозначение ЭИ (по 6.6);

б) вид ЭИ;

в) версия ЭИ;

г) ссылки на электронные документы, являющиеся основанием для проводимого изменения (в том числе предварительное ЭИ, предложение об изменении);

д) статус ЭИ;

е) сведения о согласовании и утверждении ЭИ;

ж) электронные подписи, которыми подписано ЭИ;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

и) другие реквизиты, при необходимости.

6.6 Обозначения ЭИ следует присваивать в виде совокупности групп знаков, соответствующих следующим признакам:

а) код организации и, при необходимости, код подразделения;

б) вид ЭИ (по 6.1);

в) порядковый номер ЭИ;

г) код, указывающий на экземпляр АС УДИ (при необходимости);

д) год создания ЭИ;

е) другие признаки (при необходимости).

6.7 Если утвержденное ЭИ содержит ошибки, связанные с общей информацией об изменении [как правило, в объеме в соответствии с 6.4 а)], то для их исправления допускается создание и утверждение по упрощенной процедуре новой версии данного ЭИ.

Подробный порядок выполнения упрощенной процедуры (в том числе состав согласующих подписей) должен быть регламентирован в документах по стандартизации организации.

6.8 При необходимости ЭИ допускается преобразовывать в странично-ориентированные документы. Достоверность сведений в полученной таким образом копии ЭИ должна быть подтверждена собственноручной подписью (визой) уполномоченного лица на каждой странице распечатанной копии. Результат такого преобразования без удостоверяющей собственноручной подписи допускается применять только в справочных целях.