Письмо Управления МНС по г. Москве от 13 сентября 2002 г. N 26-12/43411 О порядке подтверждения правомерности и достоверности ранее начисленных налогов в условиях полного отсутствия первичных бухгалтерских документов организации вследствие пожара, и об обосновании убытков, понесенных организацией в результате пожара

Письмо Управления МНС по г. Москве
от 13 сентября 2002 г. N 26-12/43411

Вопрос: Организация просит разъяснить механизм подтверждения правомерности и достоверности ранее начисленных налогов в условиях полного отсутствия первичных бухгалтерских документов вследствие пожара, а также о необходимости и возможности обоснования убытков, которые понесла организация в результате пожара

Ответ: 1. В соответствии со ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) к обязанностям налогоплательщиков в том числе относятся:

- вести в установленном порядке учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах;

- представлять в налоговый орган по месту учета в установленном порядке налоговые декларации по тем налогам, которые они обязаны уплачивать, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах, а также бухгалтерскую отчетность в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете";

- представлять налоговым органам и их должностным лицам в случаях, предусмотренных НК РФ, документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов;

- предоставлять налоговому органу необходимую информацию и документы в случаях и порядке, предусмотренных НК РФ;

- в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

Хранение документов производится в порядке, установленном ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Согласно п. 3 указанной выше статьи ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

В связи с этим в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

В соответствии с п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 N 49.

Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договора, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т. д.

2. С 1 января 2002 года исчисление и уплата налога на прибыль организаций согласно Федеральному закону от 06.08.2001 N 110-ФЗ (с изменениями и дополнениями) осуществляется в соответствии с главой 25 "Налог на прибыль организаций" части второй НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются любые обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Порядок оформления документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.

На основании пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ в целях главы 25 НК РФ потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций, приравниваются к внереализационным расходам.

Таким образом, в целях налогообложения прибыли для признания в качестве внереализационных расходов, уменьшающих полученные доходы, материальные потери от пожара должны быть документально подтверждены (например, справкой Государственной противопожарной службы, документами, фиксирующими результаты проведенной по этому поводу инвентаризации и размер нанесенного ущерба и др.).