Несколько подходов к автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов банка (Е. Кувыкин, "Бухгалтерия и банки", N 6, июнь 2008 г.)

Несколько подходов к автоматизации бюджетирования
хозяйственных расходов банка

На согласование расходов на аренду помещений и поддержание их жизнедеятельности, контроль расходования этих средств, поиск причин перерасходов могут уходить часы работы, причем не одного сотрудника. В банках "Русский стандарт", с одной стороны, и Инвестсбербанк (после ребрендинга - ОТП Банк) и Транскредитбанк - с другой выбрали разные подходы к автоматизации этих операций. В первом случае бюджетирование хозрасходов рассматривается как отдельная функция управления и автоматизируется с помощью специализированной системы для поддержки процессов планирования и контроля сметы. Во втором - как составляющая комплексной модели финансового управления, когда смета хозяйственных расходов становится частью бюджета доходов и расходов банка и автоматизируется на основе комплексной ВРМ-системы (Business Performance Management - управление эффективностью бизнеса). В данном материале мы расскажем о бюджетировании хозяйственных расходов как функции ВРМ-системы, об особенностях и реализации этих двух моделей в упомянутых банках.

Требования к системе автоматизации хозяйственного бюджета

Бюджетирование хозяйственных расходов (БХР) как управленческая технология включает в себя планирование, контроль, анализ и регулирование затрат всех подразделений и служб компании. Большинство компаний до сих пор решают данные задачи составлением электронных таблиц. Это простой и доступный инструмент, но его возможности ограниченны и не позволяют, например, обеспечивать коллективное планирование затрат, оперативный учет платежей по смете или готовить отчетность по сметам с детальной аналитикой для руководства.

Если задачи бюджетирования хозяйственных расходов решаются на более технологичном уровне, с помощью специализированных IT-инструментов, то чаще всего банк стремится обеспечить себе следующий набор возможностей системы:

в формировании смет участвуют пользователи из всех подразделений, в том числе удаленных, что подразумевает реализацию модели планирования по бюджетным заявкам и наличие интерфейсов для работы удаленных пользователей;

в системе БХР есть инструменты документооборота, предназначенные для автоматизации процессов согласования заявок подразделений на платежи с ответственными службами (планово-экономическими, финансовыми и прочими департаментами);

система БХР интегрируется с системой бухгалтерского учета, что позволяет контролировать исполнение сметы, оплату заявок и оперативно получать данные о проводках платежей для отражения в фактической смете;

для оценки затрат по проектам, продуктам, бизнес-направлениям и т.д. поддерживается произвольная аналитика смет;

поддерживаются инструменты выполнения аллокаций расходов (разнесения общекорпоративных затрат) по индивидуальным алгоритмам организации для получения смет подразделений.

Наличие в системе этих функций помимо специальных бюджетных процедур позволяет автоматизировать различные модели сметного планирования и учета хозяйственных затрат.

Бюджетирование хозрасходов как автономная функция управления

В банке "Русский стандарт" проект автоматизации БХР был реализован с помощью специализированного приложения "Бюджет хозяйственных расходов", построенного на основе хранилища данных "Контур Корпорация" производства компании Intersoft Lab. Созданная система обеспечила решение задач, которые банк поставил перед исполнителем:

автоматизировать коллективное планирование сметы накладных расходов и капитальных вложений на основе заявок с привлечением всех подразделений, в том числе удаленных;

автоматизировать процесс согласования заявок подразделений, в котором задействованы руководители подразделений, планово-экономического управления, финансовых служб и др.;

обеспечить оперативный контроль текущих расходов путем отслеживания фактических платежей по бюджетным заявкам, регистрируемых в автоматизированной банковской системе (АБС);

обеспечить автоматизированное бюджетирование хозяйственных расходов функциями документооборота, разработать интерфейсы для работы удаленных пользователей, учесть возможности интеграции с внешними системами.

Сейчас в систему ведения БХР вовлечено до 100 подразделений банка, в том числе поддерживается работа со сметой сотрудников головного офиса и удаленных подразделений в онлайн- и оффлайн-режимах. Работая в режиме оффлайн, пользователи могут заполнять привычные таблицы в MS Excel, из которых содержимое заявок загружается в хранилище данных. Все процедуры согласования и утверждения бюджетных заявок перенесены в автоматизированную систему. Для отслеживания фактических платежей по бюджетным заявкам хранилище данных интегрировано с АБС, что обеспечивает регулярное поступление в систему бюджетирования платежных документов и возможность оперативного формирования план-фактных отчетов по смете. Руководство банка получило в результате возможность формировать и просматривать отчеты для анализа сметы накладных расходов и капитальных вложений в разрезе подразделений, проектов, банковских продуктов.

Бюджетирование хозрасходов как составляющая финансового управления

За последние несколько лет в банках распространилось применение BPM-систем, которые базируются на хранилище данных. Эти системы предназначены для поддержки комплекса интегрированных методик управления, в состав которых входит и ведение сметы хозяйственных расходов. Бюджет хозяйственных расходов становится при этом частью бюджета доходов и расходов банка. В этом случае данные плановой сметы включают в финансовый план, фактические накладные расходы - в фактический бюджет доходов и расходов (финансовый результат). Таким образом, пользователям обеспечивается возможность получать точные данные о хозяйственных затратах в управленческой отчетности, а руководству банка - оперативно получать детальную аналитику по этой расходной части бюджета.

Технологическая сторона такого комплексного проекта автоматизации управления заключается во внедрении хранилища данных и специализированных BPM-приложений в банке. В ходе проекта в единую базу аккумулируют всю информацию, необходимую для решения задач управления (данные бухучета, договоры, данные о клиентах и др.) и таким образом создают единую информационную среду для управления.

Такой подход был положен в основу проекта автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов в банковской группе "Транскредитбанк", к моменту начала которого в банке уже несколько лет использовалась BPM-система на платформе хранилища данных "Контур Корпорация". Была налажена технология сбора, консолидации и хранения данных, поступающих из автоматизированной банковской системы головной конторы и филиалов банка, бэк-офисных систем, файлов Excel. В банке с помощью системы готовят управленческий баланс, отчетность по состоянию портфелей финансовых инструментов банка, отчетность для агентства по страхованию вкладов и др.

Поскольку для оперативного управления хозяйственными затратами требовались данные, уже собранные в хранилище, в Транскредитбанке было целесообразно реализовывать новый проект на основе BPM-системы. Внедренный ранее пакет BPM-приложений для управленческого учета и подготовки отчетности расширили приложением, предназначенным для ведения сметы хозрасходов. Таким образом, удалось избежать дублирования данных, оптимизировать технологические операции взаимодействия пользователей. Существенный момент - сопутствующая экономия средств, выделенных на внедрение ПО.

Так, удалось автоматизировать работу сметообразующих подразделений и плановой службы, которые несут ответственность за планирование и контроль расходования бюджета. Подготовку "бумажных" документов сменили вводом заявок на платежи в систему, в которой заявки автоматически проверяются на соответствие лимитам.

В Инвестсбербанке проект бюджетирования хозрасходов также реализовали в рамках внедрения комплексной BPM-системы. В этом банке BPM-система на платформе "Контур" используется для ведения управленческого учета: на основе данных бухучета, собранных в ХД из АБС головного офиса и филиалов, рассчитываются управленческий баланс, финансовый результат, поддерживается годовое планирование бюджета активов и пассивов и финансового плана.

Чтобы оптимизировать контроль исполнения БХР, было решено добавить к BPM-системе специализированное для этих целей приложение. В банке к началу проекта уже использовали технологию согласования заявок на основе системы документооборота Lotus Notes, поэтому исполнителям проекта требовалось дополнить ее автоматизированными функциями контроля платежей по плановой смете. Для этого хранилище данных было интегрировано с системой документооборота. Из системы Lotus Notes заявки на платеж (счета) по статьям сметы импортируются в хранилище, где осуществляется их проверка на предмет превышения установленных лимитов расходов. В результате для пользователей подразделений привычные механизмы ввода и согласования заявок были сохранены, а руководство получило инструменты для контроля исполнения сметы.

(Материал предоставлен журналом "Бухгалтер и компьютер", www.buhcomp.ru)

Е. Кувыкин,

директор управления корпоративных

проектов компании Intersoft Lab

"Бухгалтерия и банки", N 6, июнь 2008 г.