Административный отпуск: вопросы и ответы (Е.В. Давыдова, журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 3, март 2017 г.)

Административный отпуск: вопросы и ответы

Е.В. Давыдова,

эксперт журнала

"Отдел кадров коммерческой организации"

Журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 3, март 2017 г., с. 18-27.

Есть отпуска оплачиваемые, ежегодные, а есть неоплачиваемые, административные, или отпуска без сохранения заработной платы. Вопрос о том, идти или не идти в ежегодный оплачиваемый отпуск, у работников, как правило, не возникает. Да и график отпусков обязателен для всех. Что же касается административного отпуска, здесь ситуация другая, многое зависит от работодателя. Он может дать такой отпуск, а может и не дать. Но всегда ли это правомерно? Давайте вспомним, когда, в каких случаях и на сколько может (а кому должен) предоставляться отпуск без сохранения заработной платы и каковы нюансы его предоставления.

В каких случаях предоставляется отпуск без сохранения зарплаты?

Правила предоставления такого отпуска (далее - административный отпуск) установлены ст. 128 ТК РФ.

Согласно ч. 1 ст. 128 административный отпуск может предоставляться по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Даже примерного перечня таких обстоятельств и причин законодатель не устанавливает. На самом деле они могут быть самыми разнообразными: болезнь родственников, оформление каких-либо сделок, расторжение брака, судебные заседания, медицинское обследование и т.д. Решать, уважительная причина или нет, придется работодателю. Нередко он считает, что причина для отпуска недостаточно веская, а вот суд ситуацию оценивает наоборот. Поэтому работодателям следует объективно подходить к оценке обстоятельств, сложившихся у работника, и не забывать, что график работы во всех учреждениях или государственных органах приблизительно одинаковый. Если, например, работника вызвали в суд, пусть даже для решения его личных проблем, придется работника отпустить. Ну а для подтверждения наличия таких оснований у него можно запросить соответствующий документ, в данном случае повестку в суд.

Кому и в каком размере работодатель обязан предоставить административный отпуск?

В статье 128 ТК РФ указаны случаи (и категории работников), когда (и кому) работодатель обязан предоставить административный отпуск. Законодатель выделил самые значимые для человека семейные обстоятельства:

рождение ребенка;

регистрация брака;

смерть близких родственников.

Размер отпуска при данных обстоятельствах - до пяти календарных дней.

Что же касается категорий работников, которым полагается административный, их довольно много. Они обозначены не только в ст. 128, но и в других статьях Трудового кодекса и иных федеральных законов. Назовем основные из этих категорий:

- работающие пенсионеры по старости (по возрасту). Отпуск предоставляется в размере до 14 календарных дней в году;

- родители и жены (мужья) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), - до 14 календарных дней в году;

- работающие инвалиды - до 60 календарных дней в году (ч. 2 ст. 128 ТК РФ);

- лица, совмещающие работу с получением высшего образования по программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, и работники, поступающие на обучение по указанным образовательным программам, - по 15 календарных дней (ч. 2 ст. 173 ТК РФ);

- лица, совмещающие работу с получением среднего профессионального образования, и работники, поступающие на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования, - по 10 календарных дней (ч. 2 ст. 174 ТК РФ);

- один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), работающий в районе Крайнего Севера или в приравненной к нему местности, имеющий ребенка в возрасте до 16 лет, - 1 день (ст. 319 ТК РФ);

- добровольные пожарные территориальных подразделений добровольной пожарной охраны - до 10 календарных дней в год (ст. 18 Федерального закона от 06.05.2011 N 100-ФЗ "О добровольной пожарной охране").

Кроме этого, обязанность предоставлять отпуск без сохранения заработной платы может быть установлена отраслевыми соглашениями или коллективным договором, в частности для работников, перечисленных в ст. 263 ТК РФ.

/----------------------\   /----------------------------------------------\

|                      |--|Работнику, имеющему двух или более детей в    |

|                      |   |возрасте до 14 лет                            |

|                      |   \----------------------------------------------/

|                      |

|                      |   /----------------------------------------------\

|                      |--|Работнику, имеющему ребенка-инвалида в        |

|                      |   |возрасте до 18 лет                            |

|Отпуск может быть     |   \----------------------------------------------/

|установлен            |

|коллективным договором|   /----------------------------------------------\

|                      |--|Одинокой матери, воспитывающей ребенка в      |

|                      |   |возрасте до 14 лет                            |

|                      |   \----------------------------------------------/

|                      |

|                      |   /----------------------------------------------\

|                      |--|Отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 |

|                      |   |лет без матери                                |

\----------------------/   \----------------------------------------------/

В течение какого времени после возникновения предусмотренных обстоятельств работник может использовать отпуск?

Вопрос неоднозначный, поскольку Трудовой кодекс не конкретизирует период обращения работника за таким отпуском. Не может быть сомнений, что в некоторых случаях даты отпуска и возникших у работника обстоятельств должны совпадать, например, отпуск в связи с обучением должен предоставляться именно в момент прохождения вступительных экзаменов, итоговой аттестации и т.д.

Даты должны совпадать и в случае смерти близкого родственника. А насчет такого события, как рождение ребенка, чиновники Роструда придерживаются мнения, что предоставление отпуска может не совпадать в точности с датой рождения, однако должно в определенной степени соотноситься с указанным периодом. И заявление о предоставлении такого отпуска, поданное работником-мужчиной спустя несколько месяцев после рождения ребенка, означает, что поводом для этого стало не появление ребенка, а иные семейные обстоятельства. То же самое можно сказать об отпуске в связи со свадьбой.

Но работодателям следует иметь в виду, что не стоит и "привязывать" отпуск к определенной дате, в частности к дате рождения ребенка, поскольку в первые дни (а может быть, и больше) он будет находиться в медицинском учреждении и помощь отца в это время не понадобится. И свадьба, как правило, проходит в выходные, а свободные дни могут понадобиться работнику или для подготовки торжества, или, наоборот, чтобы отдохнуть после мероприятия.

В любом случае чиновники советуют конкретизировать порядок предоставления обязательного неоплачиваемого отпуска, включая срок, в течение которого работник может обратиться с заявлением о его предоставлении, в локальном нормативном акте.

Что же касается других семейных обстоятельств, когда предоставлять отпуск работодатель не обязан, здесь все остается на его усмотрение.

Как должен оформляться административный отпуск?

Основанием для административного отпуска будет заявление работника, о чем прямо сказано в ст. 128 ТК РФ. В заявлении отражается период, на который работник просит отпуск (даты и количество календарных дней). Что касается причины, если предоставление отпуска - обязанность работодателя, следует прямо указать причину: "в связи с рождением ребенка", "в связи со смертью бабушки" и т.д. И несмотря на отсутствие такого требования, лучше сразу приложить копию подтверждающего документа (а если ее пока нет, представить ее потом). Можно написать и просто "по семейным обстоятельствам", но в интересах работника указать конкретную причину, чтобы работодатель мог объективно оценить ее и принять решение.

На основании заявления издается приказ о предоставлении отпуска, с которым необходимо ознакомить работника под подпись. В случае отказа в отпуске руководитель ставит на заявлении соответствующую резолюцию. При этом работника следует с ней ознакомить под подпись, чтобы он не ушел в отпуск самовольно.

Обратите внимание! Если причина для предоставления отпуска не относится к категории обязательных, а сотрудник не вышел на работу, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения по пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (п. 39 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации"). Но не является прогулом использование работником отпуска, если работодатель отказал в его предоставлении в нарушение предусмотренной законом обязанности.

В приказе о предоставлении отпуска обязательно делают отметку о том, что это отпуск без сохранения заработной платы, указывают количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится. Кроме того, следует указать, за какой период работы предоставляется отпуск (для дальнейшего расчета стажа для ежегодного оплачиваемого отпуска).

Об отпуске без сохранения заработной платы, количестве календарных дней, датах начала и окончания, а также основании отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска и заявления работника) делается запись в личной карточке работника.

В табеле учета рабочего времени, составленном по унифицированной форме Т-12 или Т-13, в зависимости от причины отпуска могут быть следующие обозначения:

- "УД" (цифровой код 13) - дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;

- "ДО" (цифровой код 16) - отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя;

- "ОЗ" (цифровой код 17) - отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством РФ.

Какова минимальная и максимальная продолжительность административного отпуска?

В соответствии со ст. 128 ТК РФ продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению между работником и работодателем.

При этом минимальная продолжительность отпуска в случаях, когда работодатель обязан его дать, устанавливается Трудовым кодексом, федеральными законами, коллективными договорами или отраслевыми соглашениями. Максимальная же продолжительность не определена, то есть работодатель по своему усмотрению может предоставить отпуск большей продолжительности, чем предполагается в нормативных актах.

К сведению. В некоторых случаях законом установлен предельный срок отпуска. Например, для государственных и муниципальных служащих он составляет один год (ч. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ, ч. 6 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ).

В остальном, как уже было сказано, продолжительность отдыха устанавливается по соглашению сторон. При этом минимальная продолжительность с согласия работодателя может исчисляться даже в часах. По общему правилу отпуска без сохранения заработной платы предоставляются в календарных днях, но и запрета вести счет на часы, если стороны согласны, нет. Чтобы не брать отпуск на целый день, работники довольно часто пишут заявление на несколько часов, что, в принципе, устраивает и работодателей.

Единственный недостаток административного отпуска в часах - неудобство учета рабочего времени.

На что влияет продолжительность административного отпуска?

От продолжительности административного отпуска зависит исчисление среднего заработка и стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

В силу ст. 121 ТК РФ время отпусков без сохранения зарплаты продолжительностью более 14 календарных дней не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. В этом случае дата окончания рабочего года смещается на число дней, исключенных из указанного стажа (Письмо Роструда от 14.06.2012 N 854-6-1).

То есть отпуска за свой счет, предоставляемые по просьбе работника, включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, но только в части, не превышающей 14 календарных дней в течение рабочего года. Если сотрудник использовал отпуск за свой счет продолжительностью свыше 14 календарных дней, его рабочий год сдвигается на количество дней превышения.

Пример

Работнику предоставлен отпуск без сохранения зарплаты (общей продолжительностью 20 календарных дней) за рабочий год с 05.10.2015 по 04.10.2016.

Отпуск в количестве 14 календарных дней включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а оставшиеся 6 дней при подсчете стажа не учитываются.

Датой окончания рабочего года будет не 04.10.2016, а 10.10.2016, новый рабочий год начнется 11.09.2016.

Кроме этого, согласно:

- пп. "е" п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, - дни неоплачиваемого отпуска исключаются из расчетного периода при исчислении среднего заработка вне зависимости от его продолжительности;

- п. 1 ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях" - время нахождения работника в отпуске без сохранения зарплаты не включается в страховой стаж, учитываемый при назначении пенсии.

Продлевается ли административный отпуск при совпадении с нерабочими праздничными днями и на период болезни?

В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Значит, отпуск работника продлевается на количество праздничных дней.

Если же работник идет в отпуск без сохранения зарплаты, а не в ежегодный основной или дополнительный оплачиваемый отпуск, продление или перенос отдыха трудовым законодательством не предусмотрены.

Не продлевается административный отпуск и на время болезни. В силу ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" пособие по временной нетрудоспособности не назначается застрахованному лицу за период освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Согласно п. 17 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375, при исчислении пособия по временной нетрудоспособности из числа календарных дней, за которые оно выплачивается, исключаются календарные дни, приходящиеся на период освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты труда, за исключением случаев утраты трудоспособности работником вследствие заболевания или травмы в период ежегодного оплачиваемого отпуска.

Таким образом, дни болезни, приходящиеся на отпуск, не оплачиваются и он не продлевается. Листок нетрудоспособности начнет оплачиваться с того дня, когда работник должен выйти на работу, но продолжает болеть. В этом случае к листку нетрудоспособности прикладывается приказ об отпуске работника без сохранения зарплаты.

Может ли работник прервать отпуск?

Инициатором отпуска без сохранения зарплаты является сотрудник. По истечении срока отдыха он обязан приступить к работе. Однако в силу определенных обстоятельств сотрудник имеет право прервать такой отпуск и отказаться от использования его оставшейся части, если работодатель не возражает.

Процедура такого отказа трудовым законодательством не установлена. В любом случае работнику следует сообщить о своем намерении работодателю путем направления заявления. Если тот не возражает, досрочное окончание отпуска оформляется приказом. Такой вариант (кстати, опять же с согласия работодателя) может применяться при болезни работника. И поскольку административный отпуск не продлевается и не оплачивается, работник может прервать отпуск и уйти на больничный.

Не запрещен трудовым законодательством и отзыв из административного отпуска работодателем - в случае производственной необходимости и с согласия работника.

Должен ли работодатель предоставлять отпуск без сохранения заработной платы совместителям?

В соответствии с ч. 1 ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство).

В силу ч. 2 ст. 287 ТК РФ гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, предоставляются лицам, работающим по совместительству, в полном объеме.

Таким образом, работодатель обязан предоставлять работнику-совместителю отпуск без сохранения зарплаты в случаях, установленных ст. 128 и другими статьями Трудового кодекса, федеральными законами, коллективным договором.

Кроме этого, в силу ч. 2 ст. 286 ТК РФ, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск соответствующей продолжительности без сохранения зарплаты.

Примечание. Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются гл. 44 ТК РФ.

Можно ли предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы с последующим увольнением?

В соответствии со ст. 127 ТК РФ по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). Тогда днем увольнения считается последний день отпуска. Но в этой статье говорится об оплачиваемых отпусках. Отпуск без сохранения заработной платы с последующим увольнением Трудовым кодексом не предусмотрен.

Тем не менее, указанную норму работодатели часто применяют по аналогии. Особенно в случаях, когда работник не использовал положенный ему административный отпуск и решил уволиться. В ответ Роструд в Письме от 24.12.2007 N 5277-6-1 отметил, что работодатель может дать работнику отпуск с последующим увольнением, но это право, а не обязанность.

Отказать в отпуске без сохранения заработной платы лицам, имеющим на него право, работодатель не может. Поскольку процедура соответствующего увольнения Трудовым кодексом не предусмотрена, подойдет такой способ: взять от работника два заявления - об отпуске без сохранения зарплаты и об увольнении по собственному желанию, издать два приказа и уволить работника по общим правилам.

* * *

Мы рассмотрели основные вопросы, связанные с отпуском без сохранения заработной платы. В заключение отметим еще несколько моментов, которые следует знать работодателю.

Если работник не использовал положенный ему отпуск без сохранения зарплаты за текущий рабочий год, на другой год отдых не переносится.

Если работник относится к двум категориям лиц, имеющих право на отпуск без сохранения заработной платы, например как инвалид и как пенсионер, ему предоставляется один отпуск большей из двух продолжительности. А вот если работник сначала женился, а потом у него родился ребенок, то он вправе рассчитывать и на отпуск по случаю свадьбы, и отпуск в связи с рождением ребенка.

Также помните, что по инициативе работодателя уволить работника, находящегося в отпуске без сохранения зарплаты (как и в оплачиваемом отпуске), нельзя.