Внешний и внутренний аудит кадровой документации (Д.А. Кравец, "Делопроизводство и кадры", N 9, сентябрь 2014 г.)

Внешний и внутренний аудит кадровой документации

Современная трудовая деятельность любой компании связана с огромной кучей бумаг. Какие-то из них жизненно необходимы, другие имеют краткосрочное значение, однако особую роль в любой компании занимает кадровая документация. Анализ практической работы многих компаний демонстрирует большую подверженность кадрового документооборота нарушениям трудового законодательства Российской Федерации. Как правило, такие нарушения связаны с халатным отношением работодателей к аудиту кадровой документации, т.е. недостаточность или полное отсутствие внутренних и внешних проверок таких документов. Попробуем вместе разобраться, как же лучше проверять кадровую документацию, чтобы у компании не было проблем.

Понятие и значение аудита кадровой документации

Деятельность любой организации связана с регулярными проверками, которые проводятся различными государственными структурами и общественными объединениями с целью выявления недостатков, как в какой-либо конкретной сфере работы фирмы, так и в ее функционировании в целом. Затрагиваемая нами тема кадровой документации является актуальной постоянно, так как именно к ее созданию и учету предъявляются самые строгие правила. Не зря в настоящее время в успешных компаниях аудит кадровой документации по серьезности отношения работодателей к его проведению стоит на одном уровне значимости с финансовым и бухгалтерским аудитом.

При анализе правовой и экономической литературы заметна закономерность применения понятия "аудит" в отношении финансовых проверок. Однако на практике данный термин часто применяется как синоним словосочетания "проверка и оценка". Что же касается непосредственно сферы кадрового делопроизводства, то здесь принято использовать термины "аудит кадровой документации" или "кадровый аудит". При этом следует отметить, что для некоторых правоведов данные понятия не являются аналогичными, для других же наоборот. Мы же придерживаемся компромиссной позиции, так как в некотором формате данные термины могут употребляться как синонимы в случае, если проверка такой кадровой документации проводится с целью оптимизации сферы управления персоналом, т.е. исследуются не только бумаги, но и трудовой потенциал сотрудников. В случае же когда проводится проверка соответствия кадровых документов, то тут логичнее употреблять термин "аудит кадровой документации".

Таким образом, наиболее емким является следующее определение: аудит кадровой документации - это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия актуальным требованиям российского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства. Важно отметить, что данное определение является общим и далее мы исследуем его подробнее в зависимости от каждого конкретного вида такого аудита. Исходя из этого, можно выделить основные характеристики такого аудита:

1. Целенаправленность проверки;

2. Комплексный анализ;

3. Изменчивость требований к документации;

4. Динамичный процесс изменения документов.

Разобравшись с понятием, необходимо выяснить, для чего же необходимо проводить аудит кадровой документации. Во-первых, такая проверка позволит составить четкую картину о состоянии и наличии/отсутствии кадровых документов, необходимых в соответствии с требованиями трудового законодательства. Во-вторых, аудит позволит предотвратить претензии и штрафы, которые могут быть результатом проверки государственными структурами, такими как Государственная инспекция труда, налоговые органы и т.д. В-третьих, регулярный аудит способствует выявлению типичных ошибок и слабых мест в кадровом документообороте компании, что позволит разработать меры по их искоренению и недопущению повторения в дальнейшем.

Помимо этого для достижения обозначенных выше целей аудит кадровой документации в компании решает следующие задачи:

- построение эффективной системы управленческих и кадровых документов (положений о подразделениях, локальных актов, трудовых договоров и должностных инструкций и т.п.);

- выявление и нивелирование нарушений в ведении кадрового делопроизводства;

- обнаружение недостатков в управленческой структуре предприятия, негативным образом влияющих на трудовой процесс;

- укрепление трудовой дисциплины;

- уменьшение затрат на персонал без сокращения численности штата путем грамотного распределения трудовых функций и т.д.

Таким образом, в силу своего особого значения кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Аудит кадровой документации включает в себя полную диагностику всей кадровой документации организации на наличие, корректность ее оформления и ведения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Виды аудита кадровой документации

Правильная организация деятельности отдела кадров является делом важным и безотлагательным, однако не все руководители уделяют этому особое внимание, что в будущем чревато потенциальными рисками. Однако для того, чтобы всего этого избежать и провести аудит документации в своей компании, нужно не просто в общих чертах знать, что это такое и зачем проводится, нужно выбрать наиболее рациональный вариант его проведения для своей фирмы с учетом всех особенностей ее деятельности. Помимо этого для эффективности такой проверки и полноценного учета ее результатов важно провести ее своевременно. Такой фактор, как время проведения, является также индивидуальным для каждой компании, однако нам хотелось бы выделить наиболее распространенные и своевременные случаи проведения таких проверок:

1. при получении информации или предписания о предстоящей плановой проверке трудовой инспекцией;

2. при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (особенно в случае конфликтных ситуаций с ним);

3. при угрозе проверки после увольнения неудовлетворенного чем-либо работника (увольнение по инициативе работодателя, задержка зарплаты и т.д.);

4. при смене руководства компании;

5. при изменениях законодательства в указанной сфере;

6. при обнаружении ошибок в кадровых документах или их частичного отсутствия;

7. при оптимизации работы в отделе кадров.

Таким образом, определив, в какой ситуации лучше проводить этот самый аудит, следует перейти к исследованию видов таких проверок. В зависимости от того, кем проводится аудит кадровой документации, выделяют:

1. Внешний аудит кадровой документации - разновидность кадрового аудита, осуществляемого внешними организациями. Такие аудиты проводятся коллективно группой аудиторов или индивидуально в зависимости от масштабов проверки. Следует отметить, что такой вид аудита имеет целый ряд преимуществ:

- Проведение проверки независимыми специалистами, что делает их выводы более объективными;

- Аудиторы обладают высоким уровнем знаний в трудовой сфере и опытом работы;

- Компания может сэкономить время;

- Получение дополнительных знаний сотрудниками отдела кадров в процессе консультаций внешних специалистов;

- Возможность получить дополнительную квалифицированную помощь в случае обнаружения серьезных нарушений и т.д.

Однако анализ практики привлечения внешних специалистов позволяет выделить следующие негативные моменты:

- Высокие цены на услуги, оказанные действительно профессиональными специалистами;

- Функционирование на рынке большого количества аудиторских компаний, что определенно снижает качество их услуг;

- Консалтинговые фирмы часто преувеличивают масштаб проблем с целью получения дополнительного заработка;

- Проведение проверок вне зависимости от специфики деятельности конкретной фирмы.

Таким образом, взвесив "за" и "против" внешнего аудита кадровой документации, следует отметить, что привлечение таких специалистов - личное дело каждого работодателя, а т.к. качественные услуги стоят дорого, то небольшим компаниям не стоит искать бюджетный вариант фирм, ведь для них это может стать лишь бесполезно выброшенными деньгами.

Для тех же, кто все-таки задумывается о привлечении внешних аудиторов, отметим, что подходящую для себя компанию можно найти посредством мониторинга в сети "Интернет". В каждом городе и области консалтинговые компании по подбору персонала совмещают свою деятельность с аудиторской. Исследовав сайты различных компаний, следует отметить, что они, как правило, предлагают проверку следующих процессов в компаниях:

- общая оценка построения кадровой работы на предприятии, оценка компетентности кадровой службы;

- проверка локальных кадровых документов, принятых на предприятии - правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, положения об оплате труда, о премировании работников и т.д.;

- правовой анализ заключаемых в организации трудовых договоров с работниками и их должностных инструкций;

- проверка кадровой документации - комплексная оценка системы хранения и обработки кадровой документации, правильности ее оформления (ведение трудовых книжек, личных дел сотрудников, различного рода реестров и др.):

- аудит кадрового делопроизводства в части оценки системы мотивации сотрудников*(1).

Помимо этого, как мы уже отмечали выше, в случае обнаружения нарушений при аудите, аудиторские компании предлагают ряд услуг, направленных на ускорение процесса исправления существующих ошибок. Данный способ действительно особо ценный, в случае если речь идет о большой компании и каком-то форс-мажоре или стремительно надвигающейся проверке государственными органами. Среди сопутствующих услуг аудиторских компаний можно выделить следующие:

- консультации по ведению учета и составлению кадровой отчетности;

- проведение семинаров, повышение квалификации и обучение персонала;

- рекомендации по организации социально-трудового аудита;

- компьютеризацию составления отчетности, анализа социально-трудовых показателей и аудита;

- информационное обслуживание;

- консультационные услуги по вопросам трудового законодательства, менеджменту, разработке систем заработной платы, штатных расписаний и т.п.;

- экспертное обслуживание (проведение различного рода экспертиз, например, предварительной экспертизы заключаемых договоров)*(2).

Помимо этого, обратим внимание читателей на то, что составляются ежегодные рейтинги консалтинговых и аудиторских компаний, оказывающих услуги по проведению аудита кадровой документации. Таким образом, посредством мониторинга указанной сферы можно подобрать приемлемую для себя компанию, в которую даже не обязательно ехать лично, т.к. большинство сайтов помогут вам связаться с консультантами в режиме онлайн или более того оставить заявку, после чего уже свяжутся с вами и расскажут всю программу аудита и предоставят смету расходов.

Еще одним важным моментом является то, что в настоящее время широко распространена практика привлечения консалтинговых фирм не только для единичных или регулярных проверок, но и для ведения отчетности разных видов постоянно. С одной стороны для компаний, успешно осуществляющих свою деятельность, это удобная система, при которой работодатель рассчитывает на то, что платит деньги за выполнение таких услуг на высоком уровне. Однако, как мы уже замечали ранее, такие консалтинговые фирмы не всегда добросовестно подходят к своим обязанностям и в лучшем случае хоты бы частично их выполняют. Поэтому даже при осуществлении услуг по ведению отчетности даже самой хорошо рекомендованной консалтинговой компанией с высоким рейтингом рациональнее всего будет провести внешний аудит. Только обязательным условием эффективности такого внешнего аудита является его проведение совершенно другой независимой компанией. Если после такого аудита выявлены какие-либо нарушения в отчетности, то обманутая фирма может привлечь недобросовестную консалтинговую компанию к ответственности. В таких ситуациях гораздо дешевле заплатить за проведение так сказать ревизионного внешнего аудита, чем после окончания срока сотрудничества с "горе-компанией" или во время него платить штрафы при проверках государственными органами. Внешний аудит при привлечении консалтинговых компаний для ведения отчетности лучше всего проводить минимум раз в 2-3 года.

2. Внутренний аудит кадровой документации - это проверка, осуществляемая внутренним подразделением компании. Такая деятельность, как правило, осуществляется специальным подразделением, например, службой внутреннего кадрового аудита и регламентируется локальными нормативно-правовыми актами предприятия. Если же речь идет о маленьких компаниях, то тут обычно кадровый аудит, как дополнительная трудовая функция, включается в должностную инструкцию сотрудника отдела кадров или штатного юриста.

Важно отметить, что исходя из значимости такой проверки, к внутреннему аудиту также предъявляется требование объективности, независимости и т.д., однако на практике это не всегда получается. В таких случаях достаточно часто срабатывает человеческий фактор и некоторые внутренние аудиторы, работающие в том же коллективе, где проводится проверка, скрывают нарушения для того, чтобы не портить отношения с коллегами. Встречаются также и другие ситуации, когда работая с кадровыми документами в фирме постоянно, к моменту внутреннего аудита такой сотрудник просто не замечает нарушений. Также, не стоит забывать и о компетентности аудиторов, требований к постоянному мониторингу изменений в законодательстве и т.д., чтобы не получилась ситуация, когда проверяющий сам не в курсе того, что нужно менять.

Однако если у компании мало денежных средств и нет возможности воспользоваться услугами аудиторских компаний, то другого выхода как развитие службы внутреннего аудита кадровой документации, или хотя бы специального сотрудника, нет.

Помимо критерия субъекта, проводящего аудит кадровой документации, существует также классификация этого процесса в зависимости от масштаба проверки, и принято выделять:

1. Общий аудит, т.е. проведение проверки кадровой документации в полном объеме. При такой проверке рассматриваются документы по каждому работнику компании: по учету труда, по оплате труда, трудовые книжки; кадровые документы сверяются на предмет соответствия по каждому работнику и т.д. Помимо этого, план исправлений различных нарушений разрабатывается индивидуально. Указанный вид аудита подходит при первичных проверках или комплексной подготовке к инспекциям государственных органов.

2. Обзорный аудит, т.е. из кадровых документов делается выборка для выявления системных ошибок. При такой проверке выявляются системные ошибки, оцениваются обязательные при ведении документооборота бумаги, сверка на соответствие документации не производится. В отчете расписываются представленные нарушения с указанием конкретных реквизитов. Рационально применять такой вид аудита кадровой документации в качестве вторичного и в случае обнаружения "сфер риска", где и необходимо тщательнее проверить и исправить все нарушения.

3. Целевой аудит, т.е. проверяется лишь та документация, оформление которой у работодателя вызывает сомнения. Как правило, целевой аудит проводится в преддверии конкретной проверки, например - подготовка трудовых книжек для проверки их Пенсионным фондом России и т.д.

Таким образом, для проведения эффективного аудита кадровой документации, каждому работодателю необходимо тщательно подойти к проработке этого процесса и выбрать не только того, кто будет проводить аудит (внешний или внутренний аудитор), но и задуматься о масштабах такой проверки. Естественно, что масштаб проверки должен полностью соответствовать его целям и срокам.

Механизм проведения внутреннего аудита кадровой документации

Разобравшись с тем, что же такое внутренний аудит кадровой документации, хотелось бы обратить внимание читателей на то, что считать этот способ менее эффективным, нежели внешний, нельзя. В данном случае все, так или иначе, зависит от качества не только выполнения таких проверок, но и рациональности создания и развития в компании соответствующего специального подразделения для проведения аудита или сотрудника. Рассмотрим подробнее механизм проведения аудита кадровой документации собственными силами компании. Сама процедура аудита включает в себя следующие этапы:

1. Организационный этап;

Начать такую проверку стоит с издания соответствующего приказа о проведении аудита кадровой документации в компании, в котором должны быть определены цели и задачи данной проверки, указаны лица, ее осуществляющие, установлены сроки и способы проверки. В случае если в компании есть специальное подразделение, то списывается оно. Можно также сформировать определенную комиссию, например из юриста, представителя от бухгалтерии и начальника отдела кадров. Отметим, что в случае отсутствия сотрудников, трудовой функцией которых является проведение такого аудита, нужно собрать максимально всесторонне компетентную комиссию из представителей разных отделов. Также важно, чтобы сотрудники были объективны, и их проверка не носила формальный характер, иначе пострадать может вся компания.

2. Определение перечня документов, подлежащих проверке;

Важно отметить, что единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Все требования к кадровой документации полностью обусловлены сферой деятельности конкретной организации. Также, важно отметить, что от сферы действия зависит и та государственная структура, которая регулярно проводит проверки. Наиболее общими и обязательными в данном случае являются требования к кадровой документации, закрепленные в Трудовом кодексе Российской Федерации:

1. Трудовые договоры (ст. 56 ТК РФ).

2. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).

3. Штатное расписание.

4. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

5. Табель учета рабочего времени.

6. Личные карточки (формы Т-2).

7. Приказы по личному составу:

- о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);

- о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);

- о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);

- о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);

- о поощрении (формы Т-11, Т-11а);

- о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).

8. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

9. Личные дела работников.

10. Локальные нормативные акты.

Кроме вышеперечисленных документов, в компании могут оформляться:

- коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

- должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;

- график сменности;

- договор о коллективной материальной ответственности;

- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;

- положение об охране коммерческой тайны;

- положение об адаптации работников;

- положение о порядке прохождения испытательного срока;

- положение о проведении аттестации работников.

Для систематизации информации по кадровому учету в компаниях создаются и ведутся:

- журнал учета трудовых договоров.

- журнал учета приказов по личному составу.

- журнал ознакомления с локальными нормативными актами.

Важно отметить, что единой формы ведения таких журналов законодательство не регламентирует, поэтому в каждой организации они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

После того как определены перечни документов, подлежащих проверке, необходимо разработать соответствующий бланк, где комиссия будет отмечать все, что есть в документации и в каком состоянии. Наиболее универсальным представляется такой бланк в виде таблицы:

Перечень необходимых документов	Документ в наличии	Документ отсутствует	Примечание
Штатное расписание	+
График отпусков	+
Положение об оплате труда и премировании	+		В связи с изменением трудового законодательства разработать проект новой редакции Положения, утвердить в соответствии со ст. 135 ТК РФ. Ознакомить работников с новой редакцией Положения под роспись
Трудовые договоры	+		Недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определить приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме
Журнал по учету трудовых договоров		+	Разработать форму журнала
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами	+

Хотелось бы обратить внимание читателей на то, что серьезнее всего стоит подойти к вопросу проверки ведения, хранения и оформления трудовых книжек. В первую очередь нужно уточнить - назначено ли лицо, ответственное за их ведение, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Далее необходимо проверить записи в трудовых книжках, которые должны быть внесены на основании соответствующих приказов.

Также рекомендуется сформировать отдельный список из особых категорий работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, компенсации и др. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно, так как у большинства государственных проверяющих эти же сотрудники и их документы вызовут большой интерес.

3. Оформление отчета

Отчет о внутреннем аудите кадровой документации составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией с учетом специфики ее деятельности и документооборота. Главным критерием эффективности такого отчета является наличие полноценных данных о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения. Помимо этого необходимо в отчете указать на то, достигнуты ли цели проведенного аудита или нет.

Особое внимание стоит обратить на то, что при смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д.

Таким образом, мы исследовали механизм проведения внутреннего аудита кадровой документации силами самой компании. Обратим внимание читателей на то, что нами были выделены основные этапы данного процесса, однако в каждой компании некоторые из них могут быть разделены еще на подэтапы в зависимости от объема проверяемого материала. Также в данной статье мы рассматриваем наиболее общий для всех организаций перечень кадровой документации. В случае если организация функционирует в технической сфере, то для нее могут быть обязательны некоторые требования Ростехнадзора. Когда в компании функционирует электронный документооборот, к нему также есть специальные требования и т.д. Из всего этого следует сделать вывод о том, что компания должна соблюдать не только общие требования к кадровой документации, но и учитывать все нюансы специфики своего функционирования.

Типичные нарушения и пути их исправления

Итогом каждого аудита кадровой документации, будь он внешним или внутренним, является отчет, в котором четко указаны все нарушения и несоответствия, в случае их наличия. При анализе таких отчетов компаний совершенно различного размера можно выделить следующие типичные ошибки:

- Частичное отсутствие кадровых документов, которые обязательно должны быть у работодателя, или неверная форма их оформления;

- Несоответствие сведений в документах реальному положению дел в компании;

- Взаимные противоречия документов друг другу;

- Документы содержат незаконные условия (например, в локальный нормативный акт работодателя включены условия, ухудшающие положение работника по сравнению с условиями коллективного договора, соглашений);

- Несоблюдение норм, установленных в данных документах и т.д. Безусловно, в случае правильной диагностики и своевременного выявления проблем, их можно относительно безболезненно решить. Однако важнее всего определить, кто и как будет исправлять обнаруженные неточности в кадровой документации.

Вернемся к самому началу нашего инициирования такой проверки. Уже в момент ее планирования и в зависимости от непосредственных причин проведения, компании следует определиться, кто будет исправлять ошибки в случае их нарушения. Помимо этого, встает вопрос о том, указывать ли изначально в функции проверяющих или в положения договора на оказание услуг процесс исправления, или же ждать результата и потом проводить это отдельными актами. Этот вопрос разрешается на усмотрение работодателя, однако на основе современной практики можно проследить некоторые закономерности и рекомендовать всем компаниям, которые проводят такие проверки не случайно, а есть реальные подозрения в плохом состоянии кадровой документации, прописывать процедуру исправления нарушения в первоначальном акте. Это необходимо для того, чтобы аудиторы после проверки не повысили цену восстановления документации в надлежащий вид. Также пункт об исправлении обнаруженных ошибок обязательно нужно включать в первоначальный договор на оказание услуг или дополнительное соглашение в случае если в компании проблема с кадровым работником и проверку проводит другой сотрудник, например юрист. При этом перспективы появления кадровика туманны и нужно сразу определить лицо, которое приведет в порядок кадровую документацию после проверки. О процессе исправления не стоит переживать лишь в том случае, если в компании хорошо работает отдел кадров, который регулярно приводит всю документацию в соответствие с изменениями в трудовом законодательстве, и когда при этом аудит носит скорее страховочный характер.

Что же касается самого процесса исправления, то его методы логичнее определять тому, кто его проводит, и непосредственно в зависимости от нарушений. Если речь идет о незначительных несоответствиях или отсутствии документов, бланки которых неподотчетны - то такие документы легко восстановить и проблем не возникнет. Однако если утрачены бланки, выдаваемые строго под отчетность - здесь в компании могут быть большие проблемы и необходимо искать самые разные лазейки для сокрытия таких нарушений.

Особенности аудитов кадровой документации в компаниях с государственным участием

В отдельную категорию компаний, внутренний аудит кадровой документации в которых регламентирован отдельными нормативно-правовыми актами, выделяются компании с государственным участием. Отметим, что такие акты появляются в последние несколько месяцев и в них утверждены методические рекомендации в отношении конкретных разновидностей компаний.

Так, Приказом Росимущества от 04.07.2014 г. были утверждены такие рекомендации для акционерных обществ с участием Российской Федерации. Методические рекомендации разработаны в целях оказания содействия членам советов директоров, представляющим интересы Российской Федерации в акционерных обществах (далее - компании), и исполнительным органам компаний при создании функции внутреннего аудита и при организации взаимодействия внутреннего аудита с органами управления и подразделениями компании*(3). Таким образом, мы видим, что этот документ регламентирует проведение внутреннего аудита в совершенно различных сферах, начиная от бухгалтерии и заканчивая управлением персонала.

Помимо этого, Приказом Росимущества от 03.09.2014 г. были утверждены схожие рекомендации для холдинговых структур с участием Российской Федерации. Указанные рекомендации также имеют многопрофильную направленность и предполагают осуществление внутреннего аудита в холдинговых структурах с учетом особенностей их формы*(4).

Таким образом, в свете появления методических рекомендаций в отношении отдельных видов компаний, хотелось бы обратить внимание на динамичность этого процесса, что, безусловно, должно стимулировать фирмы при появлении соответствующих документов создавать полноценные структуры по внутреннему аудиту деятельности компании, частью которого является и кадровая документация. Рассмотренные нами документы не содержат прямых ссылок на какие-либо особенности кадрового аудита, однако для холдингов и акционерных обществ с участием Российской Федерации появилась модель создания функционирующей структуры внутреннего аудита, которая предполагает серьезную проработанность в локальных актах и не может не отразиться на кадровой документации.

В заключение следует сказать о том, что аудит кадровой документации компании, в случае его правильной организации, является эффективным средством для решения многочисленных проблем, неизбежно возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности любого субъекта. Самая значимая из проблем, которую решает такой аудит, - уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. И такие проблемы гораздо удобнее и выгоднее решать заранее, нежели в скоростном режиме при надвигающейся проверке государственных структур. Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений).

Помимо этого аудит кадровой документации помогает сотрудникам отдела кадров при проведении внутреннего аудита повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и т.д.

Д.А. Кравец

"Делопроизводство и кадры", N 9, сентябрь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Кадровый аудит // Сайт группы компаний "Бизнес Консалтинг" URL: http://ukbk.ru/uslugi/personnel-services/kadrovyij-audit.html (дата обращения:16.09.2014 г.).

*(2) Кадровый аудит // Сайт аудиторской фирмы "АС-Аудит" URL: http://www.as-audit.ru/service/list/audit/cadaudit/index.shtml (дата обращения:16.09.2014 г.).

*(3) Об утверждении Методических рекомендаций по организации работы внутреннего аудита в акционерных обществах с участием Российской Федерации: Приказ Росимущества от 04.07.2014 N 249.

*(4) Об утверждении Методических рекомендаций по построению функции внутреннего аудита в холдинговых структурах с участием Российской Федерации: Приказ Росимущества от 03.09.2014 N 330.