Энциклопедия решений. Электронные документы в электронном кадровом документообороте (ноябрь 2024)

Электронные документы в электронном кадровом документообороте

С 1 марта 2023 года вступает в силу часть седьмая ст. 22.1 ТК РФ, которая предусматривает, что при создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов. Такие требования устанавливаются Минтрудом России по согласованию с Минцифры России и Росархивом.

Соответствующий нормативный акт - Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - Единые требования), - уже утвержден приказом Минтруда России от 20.09.2022 N 578н (вступает в силу с 1 марта 2023 года).

Единые требования предусматривают, что электронный документ, связанный с работой, должен состоять из следующих элементов:

1. Основная часть электронного документа. Она представляет собой файл в формате PDF/A-1A. Название данного файла должно соответствовать шаблону "[a-zA-Z0-9_] {1,250} .pdf". Это значит, что файл должен иметь расширение pdf, а само название может состоять из латинских букв (независимо от регистра), арабских цифр и нижнего подчеркивания, и его длина должна быть от 1 до 250 символов (включительно).

2. Приложения к основной части электронного документа, связанного с работой (при наличии). Они представляют собой файлы в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных. Название приложений должно соответствовать шаблону "[а-zA-Z0-9_]{1,250}.[a-z0-9]{3,4}".

3. Электронная подпись (электронные подписи) (при наличии) основной части документа и приложения к основной части электронного документа, связанного с работой. Подписи должны быть представлены в виде файлов электронных подписей, установленных статьей 22.3 ТК РФ и сформированных в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

4. Машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа и сформированная в соответствии с приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 858 (при наличии).

5. Описание электронного документа, связанного с работой. Оно должно формироваться в структурированном виде, в отдельном файле формата XML и иметь название "wredc_data.xml". XML-схема описания электронного документа, связанного с работой, приводится отдельным файлом и размещается на официальном сайте Минтруда России. При размещении на официальном сайте Минтруда России новой версии XML-схемы, предыдущая версия XML-схемы считается действительной в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии XML-схемы. Описание электронного документа, связанного с работой, должно быть оформлено в кодировке "utf-8" без "ВОМ" (Byte Order Mark). Перечень структурных элементов описания электронного документа, связанного с работой, приведен в приложении к приказу Минтруда России от 20.09.2022 N 578н.

Все файлы элементов электронного документа, связанного с работой, должны быть расположены в корневом каталоге.

Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России" (часть четырнадцатая ст. 22.3 ТК РФ).

Расходы на создание, использование и хранение электронных документов несет работодатель (часть восьмая ст. 22.1 ТК РФ).

Согласно части двенадцатой ст. 22.3 ТК РФ по заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг (подробнее о взаимодействии информационной системы работодателя с ЕПГУ см. в Энциклопедии решений "Взаимодействие информационной системы электронного кадрового документооборота работодателя с порталом Госуслуг").

Правительству РФ также надлежит утвердить и порядок предоставления работнику электронных документов, созданных с использованием цифровой платформы "Работа в России", и порядок его доступа к ним посредством единого портала государственных и муниципальных услуг (часть пятнадцатая ст. 22.3 ТК РФ).

Тема

Электронный документооборот в трудовых отношениях

См. также

Взаимодействие информационной системы электронного кадрового документооборота работодателя с порталом Госуслуг