Энциклопедия решений. Порядок проведения инвентаризации: пошаговый алгоритм (на основе методических указаний N 49) (ноябрь 2024)

Порядок проведения инвентаризации: пошаговый алгоритм

Инвентаризация активов и обязательств, подтверждая достоверность данных бухучета и отчетности, является одним из основных мероприятий, предшествующих составлению годовой отчетности. В ходе инвентаризации можно найти ошибки, допущенные в бухгалтерском учете, выявить недостачи, пересортицу, излишки. При ее проведении фактические остатки имущества компании сверяются с данными учета. Кроме того, проверке подлежат расчеты с покупателями, поставщиками, кредиторами и дебиторами, а также формирование различных резервов (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Порядок проведения инвентаризации определен специальными Методическими указаниями (утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49). Руководитель компании определяет сроки и порядок проведения инвентаризации, их закрепляют в качестве элемента бухгалтерской учетной политики (письма Минфина России от 13.01.2015 N 02-06-10/70, от 30.12.2013 N 02-06-010/58448).

В соответствии с п. 1.4 Методических указаний основными целями инвентаризации являются:

1. Выявление фактического наличия имущества;

2. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3. Проверка полноты отражения в учете обязательств.

Для этого предназначены два вида проверок: натуральная и документальная. Натуральная проверка проводится при непосредственном наблюдении объектов. При этом определяется их количество путем подсчета, взвешивания, обмера. Этот вид поверки применяется только к активам, выраженным в натуральной форме (ОС, МПЗ, наличным денежным средствам и т.д.).

При документальной проверке наличие НМА, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности, финансовых обязательств сверяется непосредственно с документами.

Рассмотрим пошаговый алгоритм инвентаризации имущества.

ШАГ 1. Издание приказа об инвентаризации и создание комиссии

Для проведения инвентаризации в компании должна быть создана комиссия. Ее назначает руководитель фирмы своим приказом (можно использовать типовую унифицированную форму ИНВ-22, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 или разработать на ее основе собственную).

В состав комиссии включают представителей администрации фирмы, работников бухгалтерии, необходимых специалистов (например инженеров, экономистов, техников), работников службы внутреннего аудита. Также в нее могут войти представители аудиторских фирм, которые не являются сотрудниками компании. В этом случае они должны иметь доверенность на право участвовать в инвентаризации от той фирмы, которую они представляют. Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии, утвержденного приказом руководителя компании в качестве такового, является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Комиссия при обязательном присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие имущества путем его пересчета, взвешивания и обмера. Правильность учета обязательств, расходов, нематериальных активов проверяют на основании бухгалтерских документов.

Приказ о назначении комиссии регистрируют в специальном журнале (типовая унифицированная форма ИНВ-23). В нем, в частности, указывают реквизиты приказа о проведении проверки и назначении комиссии, ее состав (поименно), виды инвентаризируемого имущества и обязательств.

На основании этих документов комиссия приступает к работе.

ШАГ 2. Получение документов на имущество и расписок от материально ответственных лиц

Прежде всего комиссия должна получить последние на момент проведения проверки приходные и расходные документы на имущество. Председатель комиссии их визирует. Затем бухгалтерия представляет комиссии регистры учета, в которых отражены данные о стоимости имущества и обязательств фирмы. На основании этих регистров необходимые сведения переносят в инвентаризационные описи или акты (при использовании типовых унифицированных форм - графа "По данным бухгалтерского учета").

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, у которых числятся подотчетные деньги.

Форма расписки законодательством не утверждена, однако ее текст включен в типовые унифицированные формы актов и описей инвентаризации отдельных видов имущества. Например, основных средств (форма ИНВ-1), нематериальных активов (форма ИНВ-1а), товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3), имущества, принятого на ответственное хранение (форма ИНВ-5), и т. д.

Если в используемой вами форме инвентаризационной описи (акта) для того или иного вида имущества такая расписка не предусмотрена, то можно ее разработать самостоятельно.

Пример

Расписка

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Материально ответственное(ые) лицо(а):

Руководитель отдела продаж     Иванов         /Иванов Н.А./

--------------------------   ----------   ---------------------

       (должность)           (подпись)    (расшифровка подписи)

Как правило, по каждому виду имущества или обязательств заполняют свою инвентаризационную опись или акт. Все описи оформляют в двух экземплярах. Их подписывают члены комиссии и материально ответственные лица. Первый экземпляр передают в бухгалтерию, на его основании оформляются сличительные ведомости. Второй остается у материально ответственного лица.

Внимание

Инвентаризационные описи заполняются непосредственно в процессе проведения инвентаризации и только после проверки фактического наличия объекта. Заранее указывать показатели (распечатывать описи с заполненными данными в графе "Фактическое наличие") до проверки их фактического наличия нельзя. Это может свидетельствовать о формальном подходе к проведению инвентаризации и привести к признанию ее результатов недействительными.

Также не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия (п. 3.17 Методических указаний).

Унифицированных типовых форм для оформления инвентаризации определенных участков бухгалтерского учета нет (например, незавершенного производства, оценочных обязательств и т. д.). Поэтому необходимые формы компании нужно разработать самостоятельно. За основу можно взять уже существующие унифицированные. Перечень всех типовых форм, которыми могут быть оформлены результаты инвентаризации, приведен в схеме "Алгоритм действий при проведении и оформлении результатов инвентаризации"

Алгоритм действий при проведении и оформлении результатов инвентаризации

Приказ о проведении инвентаризации и назначении инвентаризационной комиссии (форма ИНВ-22)

Регистрация приказа в журнале (форма ИНВ-23)

Получение расписок от материально ответственных лиц

    /------------------------------------------------------------------------------------\

/----------\ /-------\ /---------------\ /-----------\ /-----------\ /-----------\ /---------\

|Инвентари-| |Инвен- | |Инвентаризация | |Инвентари- | |Инвентари- | |Инвентари- | |Инвента- |

|зация  ос-| |тариза-| |материально-   | |зация      | |зация      | |зация      | |ризация  |

|новных    | |ция не-| |производствен- | |расходов   | |средств в  | |ценных     | |расчетов |

|средств   | |матери-| |ных запасов    | |(оформление| |кассе      | |бумаг      | |(оформле-|

|(оформле- | |альных | |(оформление    | |ИНВ-10 - по| |(оформление| |и бланков  | |ние      |

|ние       | |активов| |ИНВ-2 и ИНВ-3 -| |незакончен-| |ИНВ-15 - по| |строгой    | |ИНВ-17)  |

|ИНВ-1)    | |(оформ-| |по ценностям,  | |ным        | |наличным   | |отчетности | |         |

|          | |ление  | |находящимся в  | |ремонтам   | |деньгам и  | |(оформление| |         |

|          | |ИНВ-1а)| |компании, ИНВ-4| |основных   | |денежным   | |ИНВ-16)    | |         |

|          | |       | |- по ценностям | |средств,   | |документам)| |           | |         |

|          | |       | |отгруженным,   | |ИНВ-11 - по| |           | |           | |         |

|          | |       | |ИНВ-5 - по     | |расходам   | |           | |           | |         |

|          | |       | |ценностям на   | |будущих    | |           | |           | |         |

|          | |       | |ответственном  | |периодов)  | |           | |           | |         |

|          | |       | |хранении, ИНВ-6| |           | |           | |           | |         |

|          | |       | |- по ценностям | |           | |           | |           | |         |

|          | |       | |в пути)        | |           | |           | |           | |         |

\----------/ \-------/ \---------------/ \-----------/ \-----------/ \-----------/ \---------/

/--------------------\ /---------------------------------------------------------------------\

|      Оформление    | |                Оформление сличительной ведомости ИНВ-19             |

|     сличительной   | |                                                                     |

|   ведомости ИНВ-18 | |                                                                     |

\--------------------/ \---------------------------------------------------------------------/

ШАГ 3. Выявление и проверка фактического наличия имущества, составление инвентаризационных описей

Остановимся на порядке инвентаризации отдельных видов имущества и оформления ее результатов при использовании типовых унифицированных форм.

Инвентаризация основных средств

Комиссия обязана осмотреть основные средства и внести в описи (типовая унифицированная форма ИНВ-1) их полное наименование, назначение, инвентарные номера, основные технические или эксплуатационные характеристики. В них же включаются и те объекты, которые не отражены в бухгалтерском учете (вновь выявленные). Стоимость ОС указывают в рыночных ценах. В инвентаризационных документах отражают и оценочную сумму амортизации по ним. По недвижимости и природным объектам (земельным участкам, водоемам) комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают право собственности компании на них. Если то или иное средство было реконструировано или модернизировано с изменением основного назначения имущества, в опись его вносят под наименованием, которое соответствует новому назначению.

По каждой группе основных средств (например, производственного или непроизводственного назначения) оформляют отдельные описи. Кроме того, отдельные описи составляют по ОС (подпункты 3.6, 3.7 Методических указаний):

- непригодным к эксплуатации (в документах указывают время ввода в эксплуатацию, причины, по котором имущество не может эксплуатироваться);

- находящимся на ответственном хранении или полученным в аренду (в документах приводят ссылку на договор, в рамках которого это имущество было получено).

На арендованные основные средства описи составляют в трех экземплярах. Один экземпляр этой описи арендатор высылает в адрес арендодателя.

Инвентаризация материально-производственных запасов (материалов, товаров, готовой продукции)

Для оформления инвентаризации МПЗ предназначена опись ИНВ-3 (или разработанная на ее основе). Зачастую комиссия не может провести проверку одним днем. В такой ситуации необходимые данные вносят в форму Инвентаризационный ярлык (ИНВ-2). Ярлык заполняют лишь в одном экземпляре и хранят вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Затем данные ярлыков переносят в форму ИНВ-3.

МПЗ вносят в опись по каждому наименованию, указывая фактическое количество, стоимость и прочие характеристики (вид, сорт, инвентарный номер и т. п.). В описи запасы отражают в тех ценах, в которых они числятся в бухгалтерском учете предприятия. Этот документ подписывают все члены инвентаризационной комиссии. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, в которой подтверждают, что инвентаризация проведена в их присутствии, они не имеют претензий к членам комиссии, а перечисленные в описи МПЗ находятся на их ответственном хранении.

Примечание

Если инвентаризация проводится без приостановления деятельности предприятия, то в процессе переучета могут поступать новые ТМЦ и даже выбывать имеющиеся (например, если задержка отгрузки приведет к штрафным санкциям по договорам или другим негативным последствиям). Таких ситуаций лучше избегать, но Методические указания предусматривают действия при возникновении подобных обстоятельств.

Так, ТМЦ, поступающие во время инвентаризации, материально ответственные лица в присутствии членов комиссии принимают и приходуют после инвентаризации. Эти ценности заносят в отдельную опись "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В ней указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе делают отметку "после инвентаризации" с указанием даты описи, в которую внесены эти ТМЦ. Отметку заверяет подписью председатель комиссии (или член комиссии по поручению председателя).

С письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации ТМЦ могут быть отпущены (в присутствии членов инвентаризационной комиссии). Их заносят в отдельную опись "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Ее оформляют так же, как по ТМЦ, поступившим во время переучета.

По тем ценностям, которые были отгружены покупателям (числящимся на счете 45 "Товары отгруженные"), заполняют форму ИНВ-4 Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных. Оформляя этот документ, важно учитывать, что товары, которые отгружены покупателям по договорам с особым порядком перехода права собственности, указывают в форме по продажным ценам. Специальная опись (форма ИНВ-6) предназначена для инвентаризации ценностей, которые находятся в пути.

Примечание

Если в процессе проверки материально ответственное лицо меняется, то формы заполняют не в двух, а в трех экземплярах (для бухгалтерии и материально ответственных лиц, сдавших и принявших ценности).

Инвентаризация наличных денег, ценных бумаг, денежных документов и бланков строгой отчетности

В процессе проверки денежных ценностей члены комиссии должны провести пересчет денежной наличности в кассе, а также денежных документов (БСО, почтовых и вексельных марок, авиабилетов). Если деньги были сданы в банк или инкассаторам и на момент инвентаризации не были зачислены на расчетный счет фирмы, то суммы, числящиеся в бухучете, сверяются с данными, которые отражены в квитанциях о приеме денег операционными кассами банков, ведомостях на сдачу выручки инкассаторам и т. д.

Для оформления результатов инвентаризации наличных и денежных документов используют форму ИНВ-15. Результаты инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности фиксируют в форме ИНВ-16. При этом форму заполняют по видам финансовых вложений или денежных документов.

ШАГ 4. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Если в ходе инвентаризации выявлено отклонение фактического (то есть пересчитанного и зафиксированного в описях) количества МПЗ от их количества по данным бухгалтерского учета, то составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19). В ней отражают расхождения между количеством объектов, отраженным в учете, и их количеством, выявленным при переучете: излишки, недостачи, пересортицу. Расхождения показывают в тех ценах, в которых ведется бухгалтерский учет.

Примечание

Пересортицей (как правило, она выявляется при инвентаризации товаров) называют выявление излишков одного сорта и недостачи другого сорта ТМЦ одного и того же наименования. Возникает пересортица по разным причинам (при ошибках хранения, отпуска, получения), но при большом ассортименте практически неизбежна.

Согласно Методическим указаниям допускается взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы. Такой зачет возможен:

- за один и тот же проверяемый период;

- у одного и того же материально ответственного лица;

- в отношении товаров одного и того же наименования.

Естественно, зачитывается равное количество товаров. Если излишек одного сорта больше, чем недостача другого, то пересортица полностью покрывает недостачу. Оставшийся излишек не засчитывается. Если недостача одного сорта превышает излишек другого, то излишек списывается полностью, а часть недостачи остается.

Материально-ответственные лица представляют объяснения инвентаризационной комиссии о допущенной пересортице. Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы принимает руководитель.

Результаты проведенного зачета пересортицы отражают в сличительной ведомости: показывают суммы недостач, покрытых излишками. Также в ведомости указывают суммы излишков и недостач, оставшихся после зачета.

Сличительную ведомость составляют в двух экземплярах. Результаты инвентаризации и заключение комиссии (о списании недостач, привлечении лиц к ответственности и т.п.) оформляют приказом директора торгового предприятия.

ШАГ 5. Оформление результатов инвентаризации

Решение об отражении результатов инвентаризации принимает комиссия. Она выявляет причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предлагает способы отражения в учете результатов инвентаризации. Все это заносят в протокол заседания инвентаризационной комиссии.

Далее комиссия утверждает заключительный акт инвентаризации.

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации (на основании подписанных первичных документов) отражают в том месяце, в котором она была закончена (п. 5.5 Указаний N 49). Таким образом, недостача тех или иных товаров учитывается не в том периоде, когда обнаружено их хищение или порча, а в том, когда завершилась проверка, выявившая недостачу. Аналогичным образом в бухгалтерском учете отражают излишки. На основании инвентаризационных документов выявленные материальные ценности приходуют в бухгалтерском учете с оформлением актов о приемке товаров (может быть принята за основу форма N ТОРГ-1). 

Тема

Инвентаризация

См. также

Активы и обязательства, подлежащие инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности

Бухгалтерский учет доходов в виде стоимости излишков, выявленных при инвентаризации

Стоимость излишков, выявленных в результате инвентаризации (в целях налогообложения прибыли)

Налоговый учет убытков в виде недостачи материальных ценностей

Формы документов

Пример заполнения приказа о проведении инвентаризации (ф. ИНВ-22)

Пример заполнения журнала учёта контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (ф. ИНВ-23)