Энциклопедия решений. Признание расходов по налогу на прибыль, если кассовый чек оформлен на подотчетное лицо (декабрь 2024)

Признание расходов по налогу на прибыль, если кассовый чек оформлен на подотчетное лицо

В целях исчисления налога на прибыль организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). При этом расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Минфин России разъясняет, что если при осуществлении расчетов применялась контрольно-кассовая техника, оправдательные документы должны быть сформированы в соответствии с положениями Закона о ККТ (письма от 30.11.2021 N 03-03-06/1/96791, от 22.01.2020 N 03-03-06/1/3298, от 31.05.2018 N 03-03-06/1/37141).

Напомним, в случае приобретения товара подотчетным лицом, действующим от имени организации или ИП (например, на основании доверенности), в кассовом чеке должны быть указаны наименование и ИНН покупателя (п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ).

В правоприменительной практике сложилось несколько подходов к вопросу о правомерности отражения в расходах затрат на основе чеков, выданных подотчетным лицам как физическим лицам.

Согласно первому, отсутствие наименования и ИНН покупателя лишает организацию (ИП) права на признание в расходах таких затрат. Это обусловлено тем, что приложенный к авансовому отчету подтверждающий документ оформлен с нарушениями, а расходы не имеют надлежащего документального подтверждения (письма Минфина России от 28.01.2020 N 03-03-06/3/4915 и N 03-03-06/1/4913, от 21.02.2020 N 03-03-06/1/12765, УФНС России по г. Москве от 22.04.2021 N 17-23/2/059665@).

Нам не удалось найти судебной практики по подотчетным расходам. Применительно к расходам ИП на ГСМ по чекам, оформленным на него как на физическое лицо, то есть без наименования и ИНН покупателя, налоговый орган, а затем и суд посчитали, что стороны сделки по такому чеку не идентифицированы. Поэтому затраты на приобретение ГСМ исключены из расходов (решение АС Волгоградской области от 09.09.2021 по делу N А12-11848/2021).

Второй подход основан на разъяснениях Минфина России и ФНС России, в которых уполномоченные органы разъясняют, что если продавец не может установить статус лица в качестве подотчетного, то ККТ применяется в порядке, предусмотренном при расчетах с физическими лицами (информация ФНС России от 25.05.2020, письма Минфина России от 05.08.2019 N 03-01-15/58816, от 24.10.2018 N 03-01-15/76387).

Анализируя приведенные разъяснения, некоторые специалисты выражают мнение, что чек соответствует действующим правилам и подлежит учету в общеустановленном порядке.

Кроме того, и налоговые органы выражали мнение о правомерности отражения в расходах затрат на основании чеков, выданных подотчетному лицу как физическому лицу (Ответ с официального сайта ФНС России, раздел "Часто задаваемые вопросы", июль 2019 г.).

На наш взгляд, сокрытие подотчетным лицом факта совершения покупки в интересах организации (ИП) и (или) отсутствие у лица документов, подтверждающих его полномочия, приводит к нарушению п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ.

Вместе с тем такое нарушение не является безусловным основанием для отказа в принятии расходов для целей налогообложения (письма Минфина России от 06.09.2021 N 03-03-06/1/71952, от 31.05.2021 N 03-03-06/3/42110, от 26.09.2019 N 03-03-06/1/74132).

НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы (письма Минфина России от 16.07.2021 N 03-03-06/1/56783, от 18.11.2021 N 03-03-07/93276).

В случае выдачи кассового чека подотчетному лицу как физическому лицу такой чек подтверждает факт оплаты (письмо Минфина России от 30.09.2019 N 03-03-07/74934). Экономическую обоснованность расходов в этом случае могут подтвердить авансовый отчет, приказ руководителя, товарный чек, накладная и прочие документы (письмо ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@).

Темы

Применение ККТ при расчетах с подотчетными лицами

Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли