Письмо УФНС России по г. Москве от 30 ноября 2009 г. N 16-15/125486 Об обязанности организации оформлять приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение в целях учета расходов на командировку для исчисления налога на прибыль

Письмо УФНС России по г. Москве от 30 ноября 2009 г. N 16-15/125486

ГАРАНТ:

См. дополнительно в Энциклопедии хозяйственных ситуаций: "Расходы на командировки по территории РФ"

Вопрос: Необходимо ли оформлять приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение в целях принятия впоследствии к учету расходов на командировку, в том числе суточных?

Ответ: Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на командировки, в частности:

- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

При этом на основании пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Порядок направления работников в командировки определен в совместной Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР", действующей в части, не противоречащей ТК РФ, и в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Так, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Направление работников объединений, предприятий, учреждений, организаций в командировку производится руководителями этих объединений, предприятий, учреждений, организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения.

По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, а также налоговый учет (ст. 313 НК РФ).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержат обязательные реквизиты. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в статье 9 Закона N 129-ФЗ.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты.

При направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 и Т-9а;

- командировочное удостоверение - форма N Т-10.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.

Кроме того, на основании пункта 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 N 40, работник не позднее трех дней по возвращении из командировки обязан составить авансовый отчет (форма N АО-1).

Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Работник, прибывший из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки. Данный отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

Суточные являются командировочными расходами, которые в целях налогообложения прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При этом начиная с 1 января 2009 года организация вправе при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на выплату суточных и полевого довольствия учитывать в размере фактических затрат.

Вместе с тем согласно статье 168 ТК РФ порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Основанием для признания в целях исчисления налога на прибыль расходов, связанных с оплатой суточных при командировке, является унифицированная форма N Т-10, предусматривающая наличие отметки в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки.

При этом для целей НДФЛ нормирование суточных сохранено: не более 700 руб. за каждый день командировки в пределах Российской Федерации и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Заместитель руководителя Управления ФНС России по г. Москве советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

А.Н. Чугунова