Эффективный рекрутинг: взаимодействие с внутренним заказчиком
Чем определяется эффективность работы рекрутера? Скоростью закрытия вакансии? Умением искусно проводить собеседования? Эффективный рекрутинг предполагает, в первую очередь, грамотную работу с внутренним заказчиком - руководителем, который инициировал подбор, выяснение, какой кандидат ему нужен, и точное попадание в желаемый профиль.
Работа по поиску и подбору персонала - одна из самых сложных в HR-сфере. Для рекрутера важно не просто закрывать вакансии в срок, но и подбирать персонал, который будет работать долго, плодотворно и устраивать непосредственного руководителя. При этом последнее, как правило, важнее. В крупных организациях именно мнение внутреннего заказчика относительно работы рекрутера определяет его успешность как специалиста.
В каждой компании есть сложные участки, где персонал долго не задерживается. Причиной тому может быть тяжелая работа, сложный характер руководителя, заработная плата ниже средней по рынку. Нередко такие позиции предлагают новичкам, поскольку "старшие товарищи" уже с ними намучились и, имея возможность выбирать, стараются переключиться на другую работу.
Итак, что же делать, с чего начинать, а главное, как успешно выполнить задание по найму соответствующего специалиста?
Шаг 1. Собеседование с руководителем - инициатором подбора
Необходимо провести собеседование с руководителем, для которого будет организован поиск сотрудника. Важно понять, каковы требования руководителя к кандидату и как ему будет удобнее взаимодействовать с рекрутером по вопросам подбора. Если руководитель поручит проводить первое собеседование своему подчиненному или коллеге, важно ориентироваться и на того сотрудника, которого он назовет.
Шаг 2. Формирование профиля должности
Профиль - это описание компетенций, опыта, а также анкетных данных, необходимых для выполнения определенной работы в данной конкретной организации. Компетенции подразумевают как личностные характеристики (например, стрессоустойчивость, умение работать в команде, креативность и др.), так и профессиональные навыки (умение вести переговоры, составлять бизнес-план и т.д.) [1].
Возможно, у вас уже сложился собственный стиль обсуждения новой позиции с линейными руководителями, а у каждого из них своя манера работы с внутренним рекрутером. Одни предпочитают передавать описание вакансии в виде заполненного бланка (заявки), другие - кратко или подробно рассказывать о позиции устно [2]. Если в компании есть формализованный образец "заявки на подбор", который внутренний заказчик должен заполнять, это упрощает работу рекрутера. Полный перечень вопросов помогает при встрече с "внутренним заказчиком" собрать требуемый массив данных, ничего не забыв и не упустив.
Во многих организациях действует порядок, в соответствии с которым руководитель обязан заполнить заявку на подбор письменно, в этом случае у рекрутера будут продуманные требования к позиции. Кроме того, если подбор по конкретной позиции пока не является актуальным, а существует, скорее, в виде идеи, руководитель вряд ли станет тратить время на заполнение заявки, а значит, и время рекрутера будет сэкономлено. Наличие типового бланка заявки поможет и в том случае, если есть принципиальные для начала работы над позицией вопросы, но непосредственный руководитель обычно не сразу дает на них ответ, хотя считается, что вакансия уже передана в работу. Например, в компаниях с частным капиталом нередко ориентировочный уровень заработной платы по позиции не называется, рекрутер должен сам найти специалиста, да еще и подешевле. Когда в заявке есть раздел "Оплата труда", инициатору найма придется указать размер оклада или верхнюю и нижнюю границу оплаты труда, что существенно для поиска сотрудников.
Если стандартизированного документа нет, будет полезно и удобно составить собственный бланк, куда можно вносить информацию в процессе беседы с руководителем. Можно предложить в качестве примера бланка заявки следующий вариант (см. Примерный образец).
В любом случае, есть заявка или нет, вакансию необходимо обсуждать с инициатором подбора. Экономить время в данном случае не стоит: чем лучше удастся понять профиль позиции, тем проще будет подбирать кандидатов и объяснять им требования работодателя и их будущие обязанности. Необходимо убедиться, что ваше понимание требований к вакансии совпадает с представлением внутреннего заказчика: бывают ситуации, когда руководитель сам не очень четко понимает, что ему нужно, или говоря одно, на самом деле имеет в виду совсем другое.
Обсуждение предполагает диалог, тем не менее рекрутеру стоит меньше говорить и больше слушать. Задавая интересующие вас вопросы, старайтесь подчеркнуть, что четкие ответы помогут вам подобрать кандидатов, максимально соответствующих ожиданиям руководителя. Важно показать свою заинтересованность, быть терпеливым, дать руководителю высказаться, не прерывать его, не навязывать собственное мнение. Слушать для того, чтобы понять, а не для того, чтобы ответить, - так можно разговорить любого.
Стоит придерживаться данной стратегии даже в том случае, если руководитель выдвигает странное, на ваш взгляд, абсурдное или нелогичное требование к вакансии. Главное понять, что это - мнение руководителя или его позиция? Если вы имеете дело с мнением, уточните, почему руководитель озвучил именно такое требование. Грамотно сформулировав вопрос, вы сможете понять, что в реальности скрывается за выдвинутыми требованиями, что подразумевал руководитель. После этого уже можно обсуждать условия. Если же вы имеете дело не с мнением руководителя, а с позицией, просто примите её как данность. Как правило, позицию не изменить [3].
Для примера рассмотрим следующую ситуацию. Руководитель требует сотрудника с опытом работы в конкретной компании N, бизнес которой никак не связан с текущей позицией, да и принцип выбора организации вам не понятен. Для рекрутера такая постановка задачи - серьезное сужение выборки потенциальных кандидатов. В этом случае стоит уточнить, почему руководитель хочет рассматривать соискателей только из указанной организации.
Предположим, руководитель отвечает так: "Я видел нескольких работников этой фирмы, они там все по струнке ходят и работают, пока их домой не отпустят". Он высказал свое мнение. Согласитесь с ним: "Да, это очень важно, когда работники дисциплинированы и готовы работать сверхурочно". А дальше задайте вопрос: "Могу ли я показать вам кандидатов, на 100% удовлетворяющих требованиям к позиции, но из другой организации? Конечно, при условии, что они будут очень дисциплинированны и готовы на большие переработки?" Думаю, ответ будет положительным.
Если ответ руководителя на вопрос, почему ему интересны соискатели из компании N, не содержит никакой новой информации, а в ещё более категоричной форме повторяет уже сказанное, - значит, вы имеете дело с позицией. Например, он отвечает так: "Да потому что нигде уже работать не умеют, только там и остались стоящие сотрудники". Вам придется согласиться - переубедить, как правило, невозможно, да и вряд ли стоит. Если активно и настойчиво предлагать руководителю взять на работу сотрудника, который не отвечает его ожиданиям, работник все равно, как правило, не сможет проработать долго.
Не все руководители могут ясно и четко объяснить, какой именно работник им требуется. Поэтому у рекрутера должны быть свои приемы, помогающие лучше понять требования внутреннего заказчика. Так, можно поприсутствовать при решении какой-либо рабочей проблемы, пообщаться с коллегами будущего сотрудника и узнать, что самое сложное в их работе. Полезно поговорить с увольняющимися сотрудниками - всё равно придется искать им замену, а откровеннее того, кто уже забрал трудовую книжку, не найти. Используйте любой вариант - главное, чтобы он соответствовал принятым в компании стандартам.
Шаг 3. Представление резюме кандидатов руководителю
Цель данного этапа - прояснить, правильно ли поняты требования к кандидату. После отбора резюме, соответствующих заявке, важно обсудить их с сотрудником, который будет проводить первое собеседование. При этом стоит не просто отобрать подходящие или неподходящие резюме, а выяснить, почему соответствующие резюме не подходят. Во время подобных об суждений всегда появляются ценные дополнения к требованиям по позиции. Например, может выясниться, что для инициатора найма важен какой-либо критерий, о котором он не сообщил ранее. Возможно, у него есть предубеждение против какого-то определенного вуза, его настораживает предыдущий опыт работы соискателя, или ему не так уж важен иностранный язык, который ранее был просто необходим, и т.д. В этой беседе с руководителем важно дать понять, что вопросы задаются вами не для того, чтобы оспаривать его решение об отклонении резюме, а для того, чтобы второй раз не предлагать варианты, которые руководителя не устраивают.
Примерный образец
Заявка на подбор кандидатов
1. Общая информация | ||
1.1. Подразделение, в которое требуется сотрудник | ||
1.2. Ф.И.О. руководителя подразделения | ||
1.3. Ф.И.О. сотрудника, который будет проводить первое собеседование | ||
1.4. Телефон и e-mail сотрудника, который будет проводить первое собеседование | ||
2. Описание вакансии | ||
2.1. Вакантная должность | ||
2.2. Основные должностные обязанности | ||
2.3. Критерии эффективности деятельности сотрудника | ||
2.4. Перспективы роста на данной позиции | ||
2.5. Планируемые командировки (куда, с какой периодичностью) | ||
2.6. Возможность привлечения к сверхурочной работе | ||
3. Основные требования | ||
3.1. Пол | Мужской | Женский |
3.2. Возраст | от | до |
3.3. Предпочтительная специальность по образованию | ||
3.4. Уровень владения ПК | ||
3.5. Владение программными продуктами | ||
3.6. Необходимые профессиональные знания, умения и навыки (необходимые профессиональные компетенции) | ||
3.7. Личностные характеристики кандидата | ||
3.8. Владение иностранным языком | Язык | Уровень |
3.9. Водительские права | Категория | Опыт вождения |
4. Желательный опыт работы | ||
4.1. Сфера бизнеса | ||
4.2. Должность | ||
4.3. Стаж | ||
4.4. Компании, опыт работы в которых предпочтителен | ||
4.5. Компании, опыт работы в которых нежелателен | ||
5. Условия работы | ||
5.1. Заработная плата (постоянная часть: оклад и/или тарифная ставка, компенсационные выплаты) | ||
5.2. Заработная плата (переменная часть: стимулирующие и поощрительные выплаты, в том числе премии, бонусы и др.) | ||
5.3. Социальный пакет, гарантии, компенсации | ||
5.4. График работы | ||
5.5. Расположение рабочего места (адрес) |
"___" 200_г. __________ Подпись руководителя подразделения
Шаг 4. Собеседование
Отобранные по резюме кандидаты, как правило, сначала встречаются с сотрудником кадровой службы, а уже потом с непосредственным руководителем. Очень полезно присутствовать на втором собеседовании. Почему? Если проанализировать вопросы руководителя, можно лучше понять, что важно для него в первую очередь, какой опыт для него является ключевым. Ряд вопросов можно взять на заметку и использовать их в своем собеседовании. Кроме того, кандидат может задавать уточняющие вопросы по позиции, на которые рекрутер не может ответить, в отличие от руководителя, поэтому подобное собеседование дает, в том числе, возможность услышать ответы на подобные вопросы.
Шаг 5. Получение обратной связи
После собеседования у руководителя необходимо выяснить, какое впечатление на него произвел кандидат, поговорить о том, что понравилось, а что не понравилось. Если внутреннего заказчика что-либо не устраивает в кандидате, это надо обсудить и попытаться выяснить, в чем причина. Важно научится понимать логику принятия решения руководителем, только в этом случае можно предложить оптимальную кандидатуру, и подбор сотрудников не будет проблемой. На этом этапе может оказаться, что есть более приоритетные аспекты, чем те, что указаны в заявке. Иногда требования, обсуждаемые на этапе отбора резюме, полностью корректируются.
Вместе с тем, есть факторы, на которые рекрутер повлиять не в состоянии. Например, если в организации уровень оплаты труда ниже рыночного, если жесткие требования к позиции не позволяют длительное время найти кандидата. Но с этим тоже можно работать.
В случае, если долго не получается предложить инициатору найма достойные кандидатуры, стоит рассказать ему о ходе работы. Показывать резюме, которые были в работе, комментировать, почему их отклонили, информировать о причинах возникновения сложностей.
Если по итогам подбора выявляется несоответствие требований к позиции и заработной платы, необходимо поставить перед руководством вопрос о корректировке одной из составляющих. В этой ситуации стоит подготовить аналитику по рынку труда: сколько стоят специалисты, отвечающие требованиям руководителя, и какой квалификацией и опытом обладают те, чьи ожидания по оплате труда подходят работодателю. Соответственно, по итогам проведенного анализа стоит настаивать либо на повышении заработной платы, либо на снижении требований к кандидатам.
Напоследок стоит отметить, что в большинстве крупных компаний функции рекрутера только наполовину заключаются собственно в подборе, остальная часть приходится на построение коммуникаций с внутренним заказчиком: как правило, без эффективного взаимодействия с руководителем подбор не сможет состояться вообще. Успешный специалист в сфере рекрутинга умеет прекрасно выстраивать коммуникации и постоянно совершенствуется в этом направлении.
Библиография
1. Иванова С.В. Кандидат, новичок, сотрудник: инструменты управления персоналом, которые реально работают на практике. - М.: Эксмо, 2010.
2. Баскина Т. Техники успешного рекрутмента. - М.: Алышна Бизнес Букс, 2008.
3. Литвак М.Е.,Чердакова В.В. Как найти хорошего работника и хорошую работу? - Ростов-на-Дону: Феникс, 2010.
О. Митрофанова,
начальник отдела по работе с персоналом
ЗАО "ЕВРОЦЕМЕНТ групп"
"Кадровик. Рекрутинг для кадровика", N 3, март 2010 г.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Кадровик"
Журнал из 5 тетрадей: "Кадровик. Кадровое делопроизводство", "Кадровик. Кадровый менеджмент", "Кадровик. Официальные документы и нормативные акты для кадровика", "Кадровик. Рекрутинг для кадровика", "Кадровик. Трудовое право для кадровика".
Зарегистрирован Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций. Свидетельство о регистрации ПИ N 77 14211 от 22 декабря 2002 г.
Входит в перечень изданий ВАК.
Адрес: 125040, Москва, а/я 1 ИД "Панорама"
Тел.: (495) 250 76 87, (495) 250 75 24
www.kadrovik.panor.ru
Индексы на подписку:
- по каталогу агентства "Роспечать" - 80757;
- по каталогу "Почта России" - 99656.
ISSN 2074-0107