Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11 января 2012 г. N 03-02-07/1-1 О применении электронной подписи

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11 января 2012 г. N 03-02-07/1-1

Вопрос: Просим Вас дать разъяснения по вопросу применения Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", а именно:

Имеет ли право предприятие строить внутренний документооборот на основе электронных документов и, если имеет право, то каким видом электронной подписи должны быть подписаны первичные документы? В данном случае речь идет о первичных документах, остающихся на предприятии (например, табель учета рабочего времени, наряды на работу, приходный ордер, лимитно-заборные карты, требования-накладные и т.п.).

Имеет ли предприятие право предоставлять правильно оформленные и подписанные документы по запросу налоговых органов (при проведении налоговых проверок - любых) в электронном виде или обязаны печатать и предоставлять их на бумажных носителях?

Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо о применении электронной подписи и по вопросам, относящимся к компетенции Департамента, сообщает следующее.

В соответствии со статьей 255 Налогового кодекса Российской Федерации под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно пунктам 1, 2 и 7 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 вышеуказанного Федерального закона.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, регулирует Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Согласно статье 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Одновременно сообщаем, что в силу статьи 19 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до даты признания утратившим силу Федерального закона от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ.

В соответствии со статьей 93 Налогового кодекса Российской Федерации в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/168@ "Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (зарегистрирован в Минюсте России 28 марта 2011 г. N 20303).

Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).