Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11 января 2012 г. N 03-02-07/1-1 О применении электронной подписи

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11 января 2012 г. N 03-02-07/1-1


Вопрос: Просим Вас дать разъяснения по вопросу применения Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", а именно:

Имеет ли право предприятие строить внутренний документооборот на основе электронных документов и, если имеет право, то каким видом электронной подписи должны быть подписаны первичные документы? В данном случае речь идет о первичных документах, остающихся на предприятии (например, табель учета рабочего времени, наряды на работу, приходный ордер, лимитно-заборные карты, требования-накладные и т.п.).

Имеет ли предприятие право предоставлять правильно оформленные и подписанные документы по запросу налоговых органов (при проведении налоговых проверок - любых) в электронном виде или обязаны печатать и предоставлять их на бумажных носителях?


Ответ: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо о применении электронной подписи и по вопросам, относящимся к компетенции Департамента, сообщает следующее.

В соответствии со статьей 255 Налогового кодекса Российской Федерации под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно пунктам 1, 2 и 7 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 вышеуказанного Федерального закона.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, регулирует Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Согласно статье 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Одновременно сообщаем, что в силу статьи 19 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до даты признания утратившим силу Федерального закона от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ.

В соответствии со статьей 93 Налогового кодекса Российской Федерации в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. N ММВ-7-2/168@ "Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (зарегистрирован в Минюсте России 28 марта 2011 г. N 20303).

Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).


Заместитель директора Департамента

С.В. Разгулин


Рассмотрен вопрос о применении электронной подписи.

Документ в электронном виде, содержащий квалифицированную электронную (электронную цифровую подпись), может приниматься в подтверждение расходов налогоплательщика при следующем условии. Если нормативные правовые акты не требуют, чтобы такой документ составлялся на бумажном носителе.

С 1 июля 2012 г. утратил силу Закон об электронной цифровой подписи (ЭЦП). Вместо него действует Закон об электронной подписи. Согласно ему электронный документ, подписанный ЭЦП до указанной даты, признается подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с новым законом.

Если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по утвержденным форматам, то они могут направляться в налоговый орган в таком виде по телекоммуникационным каналам связи. Если не по установленным форматам, то документы представляются на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании квалифицированной электронной (электронной цифровой) подписью.


Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11 января 2012 г. N 03-02-07/1-1


Текст письма официально опубликован не был


Актуальный текст документа