Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 30 ноября 2012 г. N 03-03-07/51 О документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых в деятельности налогоплательщика

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 30 ноября 2012 г. N 03-03-07/51

 

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых в деятельности налогоплательщика, и сообщает следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях исчисления налога на прибыль организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно пункту 11 статьи 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду пункт 1 стать 11 Налогового кодекса

Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин, механизмов, работ в автомобильном транспорте" в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

Согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы она является первичным учетным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение одних суток (смены).

Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

При этом первичные документы должны составляться, таким образом, и с такой регулярностью, чтобы на их основании, возможно, было судить об обоснованности произведенных расходов.

Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (далее - Порядок), который применяется юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Согласно пункту 3 раздела II Порядка путевой лист должен содержать:

- наименование и номер путевого листа;

- сведения о сроке действия путевого листа;

- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

- сведения о транспортном средстве;

- сведения о водителе.

Следовательно, профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (Постановление N 78), а нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно, и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (пункт 10 Порядка).

 

Заместитель директора Департамента

Р.А. Саакян

 

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Даны разъяснения о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых в деятельности налогоплательщика.

Для исчисления налога на прибыль организаций налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.

Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" распространяется на автотранспортные организации всех форм собственности и носит обязательный характер.

Путевой лист является первичным учетным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. При этом он выдается только на 1 день или смену. На более длительный срок лист выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение 1 суток (смены). Эти положения распространяются только на профессиональных перевозчиков.

Иные предприятия могут разрабатывать свою форму путевого листа. В ней указываются наименование и номер путевого листа, срок его действия, информация о собственнике (владельце) транспортного средства, сведения о водителе и самом транспортном средстве. Такой путевой лист может быть оформлен на несколько дней, неделю или другой срок, не превышающий 1 месяца.


Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 30 ноября 2012 г. N 03-03-07/51


Текст письма опубликован в приложении к газете "Учет. Налоги. Право"-"Официальные документы" от 18-24 Декабря 2012 г. N 48