Приказ Федеральной службы по интеллектуальной собственности от 17 декабря 2012 г. N 159 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности"

Приказ Федеральной службы по интеллектуальной собственности
от 17 декабря 2012 г. N 159
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности"

В соответствии с п. 2.25 Регламента Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам, утвержденного приказом Роспатента от 24 марта 2011 г. N 29 (зарегистрирован Минюстом России 12 мая 2011 г., регистрационный N 20731), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76 приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, согласованную с Росархивом 11 декабря 2012 г.

2. Федеральному государственному бюджетному учреждению "Федеральный институт промышленной собственности" (О.И. Стрелков), Федеральному государственному бюджетному учреждению "Федеральное агентство по правовой защите результатов интеллектуальной деятельности военного, специального и двойного назначения" (В.И. Молтенской), Федеральному государственному бюджетному образовательному учреждению высшего профессионального образования "Российская государственная академия интеллектуальной собственности" (А.А. Близнец) привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящей инструкцией.

3. Признать утратившим силу приказ Роспатента от 23 июня 2006 г. N 152/Л.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансово-административное управление (Н.Р. Агеенко).

Руководитель

Б.П. Симонов

Приказ подготовлен: Начальник отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного управления

О.В. Яковлева

Согласовано: Начальник Финансово- административного управления

Н.Р. Агеенко

Инструкция
по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности
(утв. приказом Федеральной службы по интеллектуальной собственности от 17 декабря 2012 г. N 159)

ГАРАНТ:

См. Регламент Роспатента, утвержденный приказом Роспатента от 4 февраля 2014 г. N 18

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности (далее - Инструкция) разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Федеральной службы по интеллектуальной собственности (далее - Роспатент).

1.3. Роспатент организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Регламента Роспатента, утвержденного приказом Роспатента от 24 марта 2011 г. N 29 (далее - Регламент Роспатента), и настоящей Инструкции.

1.4. Положения данной Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с использованием Системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений Роспатента (далее - СЭДКП).

1.5. Положения данной Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.

Порядок изготовления, учета, хранения и контроля использования печатей и штампов регламентируется специальным приказом Роспатента.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Роспатенте осуществляет отдел государственной службы и кадров, на который возложены функции по документационному обеспечению управления Роспатента (далее - Служба ДОУ).

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Роспатента возлагается на их руководителей.

1.8. В структурных подразделениях назначаются работники, ответственные за делопроизводство, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление государственные служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

1.9. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения или перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

При увольнении или перемещении по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

При смене руководителя структурного подразделения Роспатента в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние исполнения документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.

1.10. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, независимо от сроков их хранения, оформляют для последующей передачи их по указанию руководства Роспатента в другие подразделения или работнику Службы ДОУ, ответственному за комплектование, хранение, учет и использование архивных документов Роспатента.

1.11. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям, средствам массовой информации и гражданам устанавливается Регламентом Роспатента.

1.12. Работники структурных подразделений Роспатента несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

В случае утраты документов, исполнитель обязан незамедлительно доложить об этом руководителю подразделения, который назначает служебную проверку. Результаты проверки доводятся до сведения Службы ДОУ и руководства Роспатента.

1.13. Изменения, вносимые в Инструкцию, утверждаются приказом Роспатента после согласования с Федеральным архивным агентством.

II. Документирование информации и оформление документов

2.1. Общие требования

2.1.1. Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов, как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

2.1.2. Порядок подготовки и оформления Роспатентом нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895), Регламентом Роспатента.

2.1.3. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12, 13, 14, 15 через 1-2 интервала.

Документы, создаваемые в Роспатенте оформляются, как правило, на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.2.1. Документы, создаваемые Роспатентом, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

При подготовке документов реквизиты оформляются с учетом Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.

В состав реквизитов документов входят:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование Роспатента;

в) должность лица - автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

2.2.2. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417).

2.2.3. Наименование Роспатента

Наименование Роспатента (полное и сокращенное) должно соответствовать его наименованию, установленному в Положении о Роспатенте.

Сокращенное наименование Роспатента помещают в скобках ниже полного.

Над наименованием Роспатента указывается полное наименование Министерства экономического развития Российской Федерации, в ведении которого он находится.

2.2.4. Должность лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя Роспатента, бланк письма заместителя руководителя Роспатента, других должностных лиц), имеющих право использовать должностные бланки.

Наименование должности лица указывается под наименованием Роспатента.

2.2.5. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия через пробел).

Например:

Заместитель руководителя        Подпись              Расшифровка подписи

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. руководителя               Подпись             Расшифровка подписи

или

Исполняющий обязанности

     руководителя               Подпись             Расшифровка подписи

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

2.2.6. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

В письмах наименование вида документа не указывается.

2.2.7. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (Москва) указывается на бланках документов Роспатента, за исключением бланков писем.

2.2.8. Справочные данные о Роспатенте

Справочные данные указываются в бланках писем Роспатента и включают в себя почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты.

2.2.9. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организации, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                Министерство образования

                                                          и науки

                                                   Российской Федерации

или

                                                    Правительство

                                                 Российской Федерации

                                                      Департамент

                                                делопроизводства и архива

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                                Руководителю Федеральной

                                              службы по труду и занятости

                                                  инициалы, фамилия

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:

                                                 Министерство финансов

                                                  Российской Федерации

                                               Департамент международного

                                                    сотрудничества

                                                   Начальнику отдела

                                                    А.А. Петровой

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа на уровне наименования Роспатента в бланке.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю, например:

                                        Государственное учреждение

                                "Всероссийский научно-исследовательский

                                 институт документоведения и архивного

                                                  дела"

                                    ул. Профсоюзная, д. 82, Москва,

                                    117393

или:

                                                Иванову И.И.

                                        проспект Мира, д. 12, кв. 32,

                                          г. Химки, Московская обл.,

                                         117574

Наименование населенного пункта и почтовый индекс печатаются на разных строках и выравниваются по левому краю.

2.2.10. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, докладные и служебные записки, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 26.04.2011.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 26 апреля 2011 г. Однако в тексте конкретного документа используется один из указанных способов.

2.2.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителях или должностном лице, подписавшего документ.

Регистрационный номер документа, изданного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

2.2.12. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?") или "чего?" ("кого?").

Например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Роспатента;

Письмо (о чем?) О подписании Соглашения;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка и может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы центрованным способом.

2.2.13. Текст документа

Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: "приказываю...", "подготовить и представить на рассмотрение...", "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...";

3-го лица единственного числа: "Коллегия постановила...", "Роспатент считает возможным...";

1-го лица множественного числа: "просим представить данные о ...", "представляем на рассмотрение и утверждение..."; в протоколах: "слушали", "выступили", "решили (постановили)".

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа: "приказываем "решили...".

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер.

Например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату".

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных Роспатентом, указывается наименование вида, документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Например: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.2.14. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

2.2.15. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Если приложение названо в тексте, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

            2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 5 июня 2005 г. N 02-6/172 и приложение к

            нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного

            пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Если приложение к приказу, распоряжению, не требуют утверждения, в тексте приказа, распоряжения дается ссылка "согласно приложению". В этом случае на первом листе приложения в правом верхнем углу печатаются без кавычек слово "Приложение", а также слова "к приказу (распоряжению)". Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Например:

                                                    Приложение N 1

                                                  к приказу Роспатента

                                               от 26 ноября 2010 г. N 148

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

                                                     Приложение N 1

                                                       УТВЕРЖДЕНО

                                                   приказом Роспатента

                                              от 26 ноября 2010 г. N 148

2.2.16. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом - руководителем, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра юстиции

    Российской Федерации

Подпись     Расшифровка подписи

Дата

или

      СОГЛАСОВАНО

Письмо Минкультуры России

от 26.09.2009 N 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" от левого поля документа. Гриф согласования размещается на обороте последнего листа документа, либо оформляется на отдельном листе, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на основном документе, на месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

- вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

- федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

- органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговый и др.);

- подведомственными организациями;

- при необходимости, с общественными организациями.

Согласование некоторых видов многостраничных документов (отчеты, инструкции и др.) оформляется на титульном листе.

Согласование оформляется подписями участников согласования, как правило, на одном экземпляре документа.

2.2.17. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                               Руководитель Роспатента

                                            Подпись   Расшифровка подписи

                                                      Дата

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:

                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                                   приказом Роспатента

                                              от 26 ноября 2010 г. N 148

2.2.18. Виза

Визой оформляется согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Роспатента.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Например:

Наименование должности

Подпись    Расшифровка подписи

     (инициалы, фамилия)

Дата

На документах, подлинники которых помещаются в дела Роспатента, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Роспатента, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник управления...

Подпись        Расшифровка подписи

      (инициалы, фамилия)

Дата

2.2.19. Оттиск печати

Роспатент имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы.

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения подлинности подписи должностного лица.

Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

2.2.20. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например

Верно

Главный специалист

Наименование подразделения       Подпись        Расшифровка подписи

Дата                        Печать (при необходимости)

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа: "Всего в копии_____________л."). Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

2.2.21. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа подлинника в левом нижнем углу.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя (полностью) и номер его телефона (размер шрифта N 8), например:

П.О. Николаев

(499)234-56-88

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, печатавшего документ, дату печатания документа.

2.2.22. Указания по исполнению документа

Указание по исполнению документа оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа), на бланке указания по исполнению документа или в электронном виде, заполнением поля соответствующей электронной формы, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.

Указание по исполнению включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя, дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным.

2.2.23. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают словом "Контроль" на верхнем поле документа справа.

2.2.24. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

2.2.25. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих конфиденциальную информацию. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165), отметка о конфиденциальности на документах имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.2.26. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Роспатент содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) и указание на количество листов.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

2.3. Бланки документов Роспатента

2.3.1. Документы, создаваемые в Роспатенте, оформляются, как правило, на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки документов Роспатента разрабатываются на основе углового или продольного варианта их расположения: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего края.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

2.3.2. В Роспатенте применяются следующие бланки:

- бланк приказа;

- бланк распоряжения;

- бланк письма Роспатента;

- бланки писем должностных лиц: бланк письма руководителя, заместителя руководителя;

- бланк протокола.

Образцы бланков, применяемых в Роспатенте, утверждаются руководителем по представлению Службы ДОУ.

2.3.3. В состав реквизитов входят:

для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование Роспатента;

- вид документа;

- место составления (издания) документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа, для бланка письма Роспатента:

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование Роспатента;

- справочные данные о Роспатенте (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

Для бланка письма должностного лица:

- Государственный герб Российской Федерации;

- наименование Роспатента;

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- справочные данные о Роспатенте (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

2.4. Изготовление и использование бланков документов

2.4.1. Изготовление, использование, хранение и уничтожение бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 (в редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 8 июня 2001 г. N 450, от 14 декабря 2006 г. N 767).

2.4.2. Бланки документов, применяемые в Роспатенте, используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.

2.4.3. Бланки документов выдаются работникам, назначенным руководителями структурных подразделений Роспатента, для их дальнейшей выдачи работникам подразделений.

2.4.4. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Не разрешается изготовление в подразделениях Роспатента бланков на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

2.4.5. Руководители подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности бланков документов Роспатента и правильность их использования.

2.5. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

2.5.1. Роспатент осуществляет функции по нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.

2.5.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.5.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Вид акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от слова "Проект" межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Наименование документа (заголовок) отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса
Российской Федерации в части платежей в бюджет
и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приводится в Приложении N 1.

2.5.4. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на формате А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке) указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту Федерального закона "О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации "О подоходном налоге с физических лиц"

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается через интервал 18 пт. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

2.6. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации

2.6.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

2.6.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на формате А4 шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

2.6.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Регистрационный номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.; приложения визируются руководителем Роспатента.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

                                                   ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

                                                 к Указу Президента

                                                Российской Федерации

                                                 от           N

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

                                                  УТВЕРЖДЕНО

                                                Указом Президента

                                               Российской Федерации

                                                  от        N

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 2.3.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 2.3.1.2.).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в Приложении N 2.

2.7. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации

2.7.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производятся Роспатентом в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

2.7.2. Проект постановления (Приложение N 3) или распоряжения (Приложение N 4) Правительства Российской Федерации печатается на формате А4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, "N 153-р". Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24-36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части или на отдельном листе согласования (Приложение N 5).

2.7.3. Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 37, ст. 4686)".

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

2.7.4. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

2.7.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

2.7.6. Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается руководителем Роспатента или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.

2.8. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов Роспатента

2.8.1. Нормативные правовые акты издаются Роспатентом в пределах его компетенции в соответствии с Положением о нем в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

2.8.2. Издание нормативных правовых актов в Роспатенте в виде писем и телеграмм не допускается.

2.9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Роспатента

2.9.1. Приказы, распоряжения

2.9.2. Приказ - нормативный правовой акт, издаваемый руководителем Роспатента, замещающими его заместителями руководителя, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения основных, нормативно-правовых и оперативных вопросов деятельности.

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый руководителем Роспатента, заместителями руководителя, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также в связи с организацией выполнения нормативных и правовых актов Роспатента или вышестоящих органов федеральной исполнительной власти.

Приказами и распоряжениями организационно-распорядительного характера оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Роспатента.

Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя, заместителей руководителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров, наградным вопросам готовит Отдел государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства на основании представлений структурных подразделений Роспатента.

Приказы подписываются руководителем Роспатента или исполняющим обязанности руководителя.

Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов приказов, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

2.9.3. Проекты приказов, распоряжений визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, вносящим проект, а также руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, главным юрисконсультом, заместителем Руководителя, курирующим структурное подразделение, вносящее проект. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

2.9.4. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по вопросам государственной службы и кадров и распоряжения нумеруются отдельно.

2.9.5. Копии приказов (распоряжений) или размноженные их экземпляры заверяют печатью Службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем и утверждается руководителем структурного подразделения.

2.9.6. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

- наименование органа;

- наименование вида документа - приказ (распоряжение);

- дата и номер.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: от 15 июня 2000 г. N 21; от 03.07.2000 N 49.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в заголовке не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок, оформленный на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.10. Приказы и распоряжения по основной деятельности

2.10.1. Приказ (распоряжение) по основной деятельности - нормативный правовой документ, издаваемый Роспатентом и содержащий обязательные требования для исполнения структурными подразделениями, отдельными должностными лицами Роспатента и организациями. Приказ (распоряжение) издается в целях разрешения основных и оперативных вопросов, стоящих перед Роспатентом.

2.10.2. Приказы (распоряжения) по основной деятельности печатаются на бланках формата А4 с изображением Государственного герба Российской Федерации. Вторые и последующие страницы приказов (распоряжений) печатаются на чистых листах формата А4 и нумеруются.

Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа. Текст приказа по основной деятельности печатаются через полтора межстрочных интервала, без оборота.

Текст приказа (распоряжения) по основной деятельности должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формируется при помощи отглагольных существительных (например: "О введении...", "Об утверждении...", "О создании...) или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах...") и должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Текст заголовка выравнивается по центру.

2.10.3. Текст приказа (распоряжения) по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей - констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Для приказов по основной деятельности констатирующая часть обязательна.

Распорядительная часть приказа начинается словами "приказываю", которое печатается строчными буквами в разрядку. Затем, с абзаца новой строки печатается текст распорядительной части.

Распорядительная часть распоряжения начинается, как правило, со слов "предлагаю", "обязываю", "прошу", которые печатаются строчными буквами. Затем с новой строки с абзаца следует текст распорядительной части. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "разработать", "подготовить", "обеспечить", "организовать", "зачислить", "возложить", "предоставить" и т.д.

Формулировки распорядительной части приказа (распоряжения) должны быть конкретными, четкими, не допускающими различных толкований, лингвистически правильными, не противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным актам Роспатента.

Если распорядительная часть приказа (распоряжения) по основной деятельности предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подпункты имеют номера, числа которых состоят из порядкового номера пункта и порядкового номера подпункта внутри пункта. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель (структурное подразделение, организация, учреждение) указывается в дательном падеже; в скобках - конкретное должностное лицо (инициалы, фамилия) в именительном падеже.

Например:

"Финансово-административному управлению (К.Е. Иванов) в срок до... разработать..."

Исполнители могут указываться обобщенно.

Например:

"Руководителям структурных подразделений Роспатента..."

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "разработать", "обеспечить", "подготовить" "организовать", "зачислить", "возложить", "предоставить" и т.д.

Срок исполнения устанавливается в отдельности для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

В текст приказа (распоряжения) по основной деятельности:

- включается пункт об ответственности за исполнение, которая возлагается на конкретных должностных лиц;

- дается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа (распоряжения);

- последним пунктом указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа (распоряжения).

2.10.4. Подготовленный проект приказа (распоряжения) по основной деятельности должен быть согласован (завизирован) в следующей последовательности:

- исполнитель (должность, фамилия, имя, отчество), ответственный за подготовку проекта приказа (распоряжения);

- руководитель структурного подразделения, вносящего проект приказа (распоряжения);

- руководители структурных подразделений Роспатента, которым в проекте приказа (распоряжения) даны поручения;

- главный юрисконсульт;

- заместитель руководителя, курирующий соответствующие направления деятельности.

Согласование производится на обороте последнего листа приказа (распоряжения).

Проект приказа (распоряжения) по основной деятельности, не завизированный указанными лицами, признается неподготовленным и не может быть передан на подпись.

Приложение к приказу визируется руководителем структурного подразделения, вносящего проект приказа (распоряжения). Приложение заканчивается чертой, расположенной под текстом на расстоянии примерно 2 см, длина черты - 2-3 см.

2.10.5. Приказы (распоряжения) Роспатента по основной деятельности подписывает руководитель Роспатента или исполняющий обязанности руководителя. Распоряжения могут подписывать заместители руководителя по направлениям деятельности, установленным приказом о распределении обязанностей.

Образцы оформления приказа и распоряжения приведены в Приложениях NN 6-8.

2.11. Приказы по вопросам государственной службы и кадров

2.11.1. Приказ по вопросам государственной службы и кадров - распорядительный документ, издаваемый по вопросам, связанным с трудовой деятельностью конкретного лица (лиц).

В виде приказов по вопросам государственной службы и кадров оформляются распорядительные действия руководства Роспатента по приему на работу и увольнению работников, переводу на другие должности, установлению надбавок к должностному окладу, поощрениям и взысканиям, предоставлению отпусков, направлению работников в командировку и другим вопросам.

2.11.2. Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров Роспатента готовит и вносит подразделение, на которое возложены соответствующие функции (далее - подразделение по вопросам государственной службы и кадрам), на основании представлений, заявлений и других документов, поступивших от структурных подразделений Роспатента и завизированных заместителем руководителя Роспатента в соответствии с распределением обязанностей, а также начальником Финансово-административного управления и главным бухгалтером Роспатента и в рамках их компетенции.

2.11.3. Приказы по вопросам государственной службы и кадров оформляются на бланках приказов аналогично приказам по основной деятельности.

В приказах по вопросам государственной службы и кадров констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении их издания. В этом случае распорядительные слова исключаются.

Распорядительная часть начинается словами "назначить...", "перевести...", "освободить..." и т.п. Фамилия, имя, отчество лица, на которое готовится приказ, указываются, как правило, полностью. Следует указывать также должность, наименование структурного подразделения, конкретные даты.

Формулировки приказов по вопросам государственной службы и кадров должны быть четкими, точными, соответствовать законодательству о государственной гражданской службе Российской Федерации, трудовому законодательству Российской Федерации, так как они отражают трудовые права работников.

2.11.4. Проекты приказов по вопросам об увольнении работников по инициативе работодателя, применении дисциплинарных взысканий, перемещении с понижением в должности визируются главным юрисконсультом

2.11.5. Приказы по вопросам государственной службы и кадров в отношении работников центрального аппарата Роспатента регистрируются в самостоятельных массивах с порядковыми номерами с буквенным индексом "Л".

Приказы по вопросам государственной службы и кадров хранятся в подразделении по вопросам государственной службы и кадрам до передачи их в архив.

2.11.6. Приказы о предоставлении отпуска (очередного, учебного), об отзыве из очередного отпуска, о выплате денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска регистрируются в самостоятельном массиве порядковыми номерами с буквенным индексом "О" и хранятся в подразделении по вопросам государственной службы и кадрам до истечения установленного срока хранения, а затем уничтожаются в установленном порядке.

2.11.7. Приказы о направлении работников в командировку регистрируются в самостоятельных массивах следующим образом:

- о краткосрочных командировках на территории Российской Федерации - порядковыми номерами с буквенным индексом "км"; хранятся в подразделении по вопросам государственной службы и кадрам до истечения установленного срока хранения, а затем уничтожаются в установленном порядке;

- о загранкомандировках - порядковыми номерами с буквенным индексом "кмз"; хранятся в подразделении по вопросам государственной службы и кадрам до передачи в архив.

2.12. Положение, правила, регламент, инструкция

2.12.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Роспатента.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В регламенте, инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, подписанные руководителем Роспатента, или как акты, утвержденные руководителем Роспатента. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении руководителя Роспатента.

2.12.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

2.12.3. Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются, слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок положения отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент, должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (должностной регламент главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.13. Протокол

2.13.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

2.13.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.13.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

2.13.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

2.13.5. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке Роспатента и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - ПРОТОКОЛ - печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Регистрационный номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления протокола приведен в Приложении N 9.

2.14. Служебные письма

2.14.1. Служебные письма Роспатента готовятся как:

- доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

- информация о выполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роспатента;

- исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Роспатента;

- сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

- ответы на запросы различных юридических и физических лиц;

- инициативные предложения.

2.14.2. Служебные письма печатаются на стандартных бланках (Приложение N 10) или на бланках должностных лиц (Приложения NN 11-12) и кроме реквизитов бланка содержат следующие реквизиты:

В состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем, могут входить:

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

визы;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Роспатента, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо Роспатента, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

2.14.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководителя по исполнению документа. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями руководителя по исполнению документа. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

2.14.4. К служебным письмам составляется реквизит "наименование документа" (заголовок текста), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма над текстом, и "С уважением," - в заключительной части письма перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

2.14.5. Текст письма излагается:

от 3-го лица единственного числа: "Роспатент считает...";

от 1-го лица множественного числа "Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект...";

от 1-го лица единственного числа, если письмо оформлено на бланке должностного лица: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.14.6. Служебные письма в установленном Инструкцией порядке проходят процедуру визирования. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях и в должностных регламентах, утверждаемых руководителем Роспатента, или приказом.

2.15. Служебные записки (аналитические, докладные, объяснительные)

2.15.1. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах центрального аппарата Роспатента отношения субординации структурных подразделений с руководством и предназначены для координации деятельности структурных подразделений.

2.15.2. В служебных записках в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц Роспатента.

2.15.3. Служебные записки оформляются на стандартных листах формата А4 шрифтом N 14 без реквизитов бланка. В служебных записках указывается наименование структурного подразделения - автора, наименование документа (заголовок), дата, адресат, текст, подпись.

Служебные записки оформляются в соответствии со структурой текста и стилистическими особенностями служебных писем.

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в Роспатенте с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Роспатенте, регулируются Регламентом Роспатента, настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами.

3.1.3. В документообороте Роспатента выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

В составе входящей и исходящей документации выделяются: документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

обращения граждан;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

документы из подведомственных Роспатенту учреждений;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных Роспатенту;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в Роспатент осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Роспатент доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Доставка документов в Роспатент из подведомственных учреждений и из Роспатента в подведомственные учреждения осуществляется службами подведомственных учреждений.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают: электронные документы, телеграммы, факсограммы, телефонограммы.

3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.3.1. Документы, поступающие в Роспатент на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками Службы ДОУ Роспатента.

Документы, поступившие в Роспатент в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день. Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др. передаются на регистрацию незамедлительно.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

3.3.2. Документы, адресованные руководству Роспатента, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются работниками Службы ДОУ Роспатента.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством Роспатента и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Результатом предварительного рассмотрения документов должно быть направление документа руководителю Роспатента или заместителям руководителя на вынесение указания по исполнению документа в соответствии с установленным в Роспатенте распределением обязанностей между руководителем Роспатента, его заместителями и иными должностными лицами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.

Рассмотренные руководством Роспатента документы возвращаются в Службу ДОУ для передачи исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению документа.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями и подведомственными учреждениями, направляется головному исполнителю. Если соисполнителем является подведомственное учреждение, ему передается копия документа.

3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, передаются на рассмотрение руководству Роспатента, а затем на исполнение в структурное подразделение.

3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Роспатент, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для документов, поступающих в Роспатент на бумажном носителе.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Роспатента, осуществляется Службой ДОУ.

3.4. Регистрация документов

3.4.1. Регистрация документов - запись учетных данных о документе осуществляется Службой ДОУ с использованием СЭДКП в электронной регистрационной карточке (далее - ЭРК), фиксирующей факт создания, отправления или получения документа.

3.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые (в том числе, внутренние) и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3.4.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

3.4.4. Регистрация документов производится в пределах выделенных в Роспатенте документопотоков: поступающие документы (входящие); отправляемые документы (исходящие); внутренние документы. В качестве отдельного регистрируемого массива документов выделены обращения граждан и письма, касающиеся возврата и зачета патентных и иных пошлин, а также документы, касающиеся международного сотрудничества, по согласованному со Службой ДОУ перечню.

Документы, касающиеся международного сотрудничества, по согласованному со Службой ДОУ перечню регистрируются непосредственно в структурном подразделении Роспатента, на которое возложены функции по международному сотрудничеству.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы Роспатента по основной деятельности, служебная переписка, обращения граждан.

Приказы по вопросам государственной службы и кадров, в том числе, приказы о командировании, в СЭДКП не регистрируются.

3.4.5. Регистрационный номер входящего документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, который присваивается СЭДКП автоматически.

На документе, полученном на бумажном носителе, в нижнем правом углу первого листа подлинника документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления, входящего регистрационного номера документа и количества листов. Документ сканируется и его электронный образ прикрепляется к ЭРК.

Подлинник документа в зависимости от сроков хранения и вида документа хранится либо в Службе ДОУ, либо в структурном подразделении Роспатента, куда он поступил на исполнение, и по завершении работы с документом списывается в дело и передается в архив в установленном порядке.

3.4.6. В перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭДКП Роспатента, входят:

Адресант

Адресат

Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

Вид документа

Дата документа

Номер документа

Дата поступления документа

Входящий номер документа

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Наименование текста

Индекс дела

Сведения о переадресации документа

Количество листов основного документа

Количество приложений

Общее количество листов приложений

Указания по исполнению документа

Должность, фамилия и инициалы исполнителя

Отметка о конфиденциальности.

В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова, статус документа (проект, версия), вид передачи документа (электронной почтой, почтой, факсом и т.д.) и др.

3.4.7. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Роспатента

Документы передаются на рассмотрение руководству Роспатента с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем Роспатента, его заместителями и иными должностными лицами только после регистрации.

Работник, ответственный за подготовку проекта указания по исполнению документа руководства Роспатента, вносит проект указания по исполнению документа в ЭРК. ЭРК с проектом указания по исполнению документа средствами СЭДКП поступает на подпись руководству.

3.6. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.6.1. Документы, отправляемые Роспатентом, передаются почтовой и электронной связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой ДОУ в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка бумажных оригиналов документов, преданных по каналам электронной связи, осуществляется в установленном порядке.

3.6.2. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с требованиями Инструкции, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Роспатента (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.

Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись руководству Роспатента исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

3.7. Регистрация отправляемых документов

3.7.1. Документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) Роспатента, руководителями структурных подразделений Роспатента, передаются на регистрацию и отправку в Службу ДОУ.

3.7.2. Служба ДОУ осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

сведения о регистрируемых документах вносятся в ЭРК СЭДКП Роспатента, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов и информации;

регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Роспатента;

копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;

регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

3.7.3. Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса руководителя или заместителя руководителя, подписавших документ, индекса дела по номенклатуре дел, порядковый номер документа (соответствующий номеру входящего документа, на который подготовлен ответ, либо порядковый номер инициативного документа), индекс подразделения исполнителя.

Например:

N 01/30-762/07,

где 01 - индекс руководителя Роспатента,

30 - индекс дела по номенклатуре дел,

762 - порядковый номер исходящего инициативного документа,

07 - индекс подразделения исполнителя.

3.8. Учет количества документов

3.8.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится Службой ДОУ.

3.8.2. За единицу учета принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа), независимо от количества составляющих документ листов (страниц). Учет количества документов проводится по Роспатенту в целом.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение N 13).

3.9. Порядок прохождения внутренних документов

3.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.9.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.9.3. Растиражированные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.9.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении.

3.10. Работа исполнителей с документами

3.10.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству Роспатента или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель изготавливает количество экземпляров документа. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

3.10.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.11. Организация информационно-поисковой системы по документам

3.11.1. Для обеспечения эффективного использования информации в Роспатенте используется информационно-поисковая система по документам - Система электронного документооборота и контроля исполнения поручений (СЭДКП), формируемая на основе данных электронных регистрационных карточек (ЭРК).

3.11.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя базы данных и классификационные справочники:

классификатора вопросов деятельности Роспатента;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора указаний по исполнению документов (поручений);

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел.

Помимо перечисленных, в информационно-поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей поиска документов и информации.

3.11.3. В информационных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (наименование документа (заголовок), вид документа, дата принятия, регистрационный номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

IV. Порядок организации контроля за исполнением документов

4.1. Принципы и методы организации контроля

4.1.1. Основными задачами контроля исполнения документов являются:

- обеспечение выполнения поручений руководителя Роспатента и его заместителей, данных по поступившим в Роспатент документам Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, субъектов Российской Федерации, письмам организаций и граждан;

- организация и осуществление контроля за своевременным исполнением решений коллегии, приказов и распоряжений Роспатента;

- обеспечение руководства Роспатента оперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений, систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами.

4.1.2. Структурные подразделения Роспатента в соответствии со своими функциями обеспечивают исполнение поручений руководства Роспатента. Контроль по существу содержания и сроков исполнения документов осуществляют руководители структурных подразделений.

Служба ДОУ Роспатента в централизованном порядке обеспечивает оперативный контроль за сроками и формой исполнения контрольных документов, а также сбор и обобщение материалов о состоянии исполнительской дисциплины в Роспатенте.

4.2. Документы, подлежащие постановке на контроль

Обязательному контролю исполнения подлежат:

- поручения и указания, содержащиеся в указах, распоряжениях, поручениях и указаниях Президента Российской Федерации; в постановлениях, распоряжениях, поручениях Правительства Российской Федерации;

- парламентские и депутатские запросы, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- письма Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации;

- поручения руководства Роспатента, данные по поступившим в Роспатент документам;

- приказы и распоряжения Роспатента.

4.3. Сроки исполнения поручений

4.3.1. В поручении, как правило, устанавливается срок его исполнения.

Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.

4.3.2. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца). Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

4.3.3. В случае если в тексте поручения вместо даты исполнения имеется указание "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание, поручение подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок его исполнения.

4.3.4. Ответ на парламентский запрос к руководству Роспатента дается не позднее чем в 15-дневный срок со дня получения запроса или в срок, установленный в запросе.

4.3.5. Поступившие в Роспатент на согласование проекты актов (их копии) рассматриваются в 10-дневный срок.

4.3.6. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом или органом, давшим поручение.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений продлению не подлежат.

4.3.7. Если для подготовки материалов требуется участие в качестве соисполнителей подведомственных учреждений (далее - учреждение), структурное подразделение Роспатента подготавливает в 2-дневный срок со дня поступления документа в подразделение поручение руководству учреждения и организует взаимодействие при подготовке ответа в установленные поручением сроки.

4.3.8. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям Роспатента, то руководитель, указанный в поручении первым или обозначенный словом "ответственный", "созыв" или "свод", является головным исполнителем поручения, несет ответственность и организует работу по его выполнению.

4.3.9. Письменное предложение с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя, соисполнителей представляется руководителю Роспатента, давшему поручение, руководителем структурного подразделения Роспатента в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

4.3.10. Соисполнители представляют головному исполнителю предложения по исполнению поручения до истечения половины срока, установленного для исполнения поручения.

4.3.11. Головной исполнитель представляет доклад об исполнении поручения руководству Роспатента не менее чем за 3 дня до истечения контрольного срока.

4.4. Порядок исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации

4.4.1. Если Роспатент является головным исполнителем поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, данного нескольким органам исполнительной власти, то оно несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители представляют головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации. Головной исполнитель определяет порядок подготовки и согласования итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

При внесении документов в Правительство Российской Федерации в докладе указывается дата отправки соисполнителями соответствующих предложений.

4.4.2. Головной исполнитель поручения, данного Правительством Российской Федерации во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, представляет руководителю Роспатента проект доклада об исполнении поручения для последующего направления его в Правительство Российской Федерации не менее чем за 8 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Правительства Российской Федерации не указан иной срок, с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.

4.4.3. Если Президентом Российской Федерации дано поручение или указание Правительству Российской Федерации и одновременно Роспатенту, а Правительством Российской Федерации дополнительное поручение не дано, проект доклада Правительству Российской Федерации об исполнении с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации и иных необходимых материалов представляется руководителю Роспатента не менее чем за 6 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации.

4.4.4. В случае если Президентом Российской Федерации дано поручение или указание непосредственно руководителю Роспатента, проекты соответствующих докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации об исполнении (о ходе исполнения) поручения или указания представляются на подпись руководителю Роспатента не менее чем за 5 дней до истечения установленного срока.

4.4.5. В случае если по объективным причинам исполнение поручения Правительства Российской Федерации в установленный срок невозможно, руководитель Роспатента представляет в Правительство Российской Федерации предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Такие предложения представляются не позднее, чем за 10 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о его продлении представляются в первой половине срока, отведенного на исполнение поручения. Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

4.4.6. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения Правительства Российской Федерации, данного во исполнение поручения Президента Российской Федерации, Роспатент не позднее чем за 5 дней до истечения половины установленного Президентом Российской Федерации срока представляет в Правительство Российской Федерации обоснованные предложения по корректировке срока исполнения с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.

В случае если в ходе исполнения поручения Правительства Российской Федерации, данного во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, Роспатент представляет в Правительство Российской Федерации не позднее, чем за 10 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, предложения о продлении срока исполнения с указанием причин, препятствующих своевременному исполнению данного поручения или указания, а также конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации.

4.4.7. В случае если поручение Правительства Российской Федерации не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство Российской Федерации объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

4.5. Снятие поручений с контроля исполнения

4.5.1. Контроль исполнения поручений прекращается Службой ДОУ:

- если по внесенным материалам выпущены акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации;

- по информации Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации о соответствующих решениях Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, которые являются основанием для снятия поручения с контроля;

- на основании решений руководителя Роспатента или его заместителей по письменному докладу руководителя структурного подразделения Роспатента, ответственного за исполнение поручения (в отношении поручений руководства Роспатента).

4.5.2. Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может служить основанием для признания документа исполненным.

4.6. Функции и полномочия сотрудников, осуществляющих контроль

4.6.1. Оперативный централизованный контроль исполнения поручений структурными подразделениями Роспатента осуществляет Служба ДОУ.

4.6.2. Контроль исполнения поручений включает доведение документа до ответственного исполнителя, проверку хода его выполнения, предупредительный контроль, учет и обобщение результатов исполнения и информирование руководства Роспатента.

4.6.3. В целях своевременного информирования структурных подразделений Роспатента о контрольных поручениях, сроки исполнения которых истекают на предстоящей неделе и в предстоящем месяце, Служба ДОУ подготавливает и рассылает в установленном порядке перечни указанных поручений (предупредительный контроль).

4.6.4. При осуществлении своих контрольных функций Служба ДОУ запрашивает сведения о состоянии исполнения поручений у ответственных исполнителей, их руководителей, а также у работников, отвечающих за ведение делопроизводства в подразделениях.

4.6.5. Информация о результатах исполнения контрольных документов с перечнем поручений с истекшим сроком исполнения еженедельно подготавливается Службой ДОУ и представляется руководству Роспатента для принятия необходимых мер.

V. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Роспатента в соответствии с установленными с требованиями.

5.1. Составление номенклатур дел

5.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Роспатенте, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Роспатенте и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Роспатента, их виды, состав и содержание.

5.1.3. В Роспатенте составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 14) и сводная номенклатура дел Роспатента (Приложение N 15).

5.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Службу ДОУ.

5.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.

5.1.6. Сводная номенклатура дел Роспатента подписывается начальником Финансово-административного управления и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Роспатента.

5.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Роспатента получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

5.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый, утвержденный экземпляр номенклатуры, дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Финансово-административного управления. Второй используется в качестве рабочего.

5.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Роспатента.

5.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Роспатента являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Роспатента.

5.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Роспатента.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

5.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Роспатенте цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.) Роспатента или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Роспатента (планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

5.1.14. Если в течение года в Роспатенте возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

5.2. Формирование и оформление дел

5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

5.2.2. Дела формируются в Роспатенте децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

5.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в Службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Службой ДОУ.

5.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

5.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической последовательности.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по вопросам государственной службы и кадров и о награждении ведомственными наградами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Роспатента и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

5.2.7. Дела Роспатента подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками Службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

5.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 16); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 18); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Роспатента; наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Роспатента указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Роспатента; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Роспатента, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист, в деле нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Роспатента, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Службе ДОУ черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Роспатента по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

5.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется настоящей Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.3. Организация оперативного хранения документов

5.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Роспатента дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Роспатента

5.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения Службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании письменных запросов с разрешения руководителя Роспатента или его заместителя.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Роспатента с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VI. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Роспатента являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на постоянное хранение возлагается на ответственного за комплектование, хранение, учет и использование архивных документов Роспатента.

Подготовка документов к передаче на хранение в архиве Роспатента осуществляется Службой ДОУ и работниками структурных подразделений, ответственных за ведение делопроизводства, и включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

6.1. Экспертиза ценности документов

ГАРАНТ:

См. Методические рекомендации "Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу"

6.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

6.1.2. Экспертиза ценности документов в Роспатенте проводится при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передаче на постоянное хранение.

6.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Роспатенте создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).

6.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Роспатента. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.

6.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Роспатента непосредственно работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством Службы ДОУ Роспатента.

6.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Роспатента; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

6.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Роспатента путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Роспатента.

6.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

6.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

6.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

6.1.11. В Роспатенте в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников Службы ДОУ. По этим описям документы сдаются ответственному за архивное хранение документов Роспатента (архив Роспатента).

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Роспатента, которую готовит архив Роспатента и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий федеральный архив.

6.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 18) и представляются в Службу ДОУ ответственному за архивное хранение документов Роспатента не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

6.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

6.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

6.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

6.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается со Службой ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

6.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Роспатента, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

6.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 19) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Роспатента одновременно. Согласованные ЦЭК Роспатента акты утверждаются руководителем Роспатента только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого Роспатент имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

6.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Роспатента. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

6.2. Подготовка и передача документов в архив

6.2.1. В архив Роспатента (Службу ДОУ) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

6.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Службу ДОУ не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

6.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Роспатента, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.2.4. Передача дел в архив Роспатента осуществляется по графику, составленному Службой ДОУ, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Финансово-административного управления.

6.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Роспатента работником Службы ДОУ предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Роспатента. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

6.2.6. Прием каждого дела производится работником Службы ДОУ в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Службы ДОУ и работника, передавшего дела.

Вместе с делами в Службу ДОУ передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

6.2.7. При реорганизации Роспатента, вопросы обеспечения сохранности архивных документов решаются в установленном порядке.

VII. Особенности работы с электронными документами

7.1. Требования к организации работы с электронными документами

Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляет Службой ДОУ.

Электронные документы, создаваемые в Роспатенте и поступающие в Роспатент, включаются в систему электронного документооборота.

При приеме электронных документов, заверенных электронной подписью, осуществляется проверка подлинности электронной подписи.

Электронные сообщения, подготовленные для отправки и поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, регистрируются в СЭДКП Роспатента в порядке, установленном настоящей Инструкцией. После отправки электронного сообщения по системе межведомственного электронного документооборота досылки адресату копии документа на бумажном носителе не требуется.

На обращение гражданина, поступившее по информационно-телекоммуникационной сети через официальный сайт Роспатента в сети Интернет, в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Роспатента. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела или в графе "Примечание" включается указание "Электронные документы".

Например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Роспатенте программно-технических средств, а также в соответствии с нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Роспатента, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Электронные документы передаются из структурных подразделений Роспатента на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

7.2. Организация электронного документооборота

В СЭДКП Роспатента, передача документированной информации в виде электронных документов (далее - ЭлД) осуществляется в соответствии с программами маршрутизации по телекоммуникационным каналам компьютерной сети.

При маршрутизации ЭлД должна обеспечиваться возможность постоянного мониторинга (контроля) местонахождения и состояния (целостности, ненарушимости) документа на всем протяжении или в определенных точках (пунктах) маршрута.

7.3. Прием документов (сообщений) по электронной почте

7.3.1. Прием документов и сообщений, поступающих в Роспатент по электронной почте, осуществляется Службой ДОУ.

7.3.2. При необходимости Службой ДОУ подготавливаются бумажные аналоги полученных документов (сообщений), после чего они регистрируются и включаются в документооборот Роспатента в установленном Инструкцией порядке.

Согласовано Председатель Федерального архивного агентства

А.Н.Артизов

11 декабря 2012 г.