Приложение N 4. Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога на доходы физических лиц

Приложение N 4
к приказу ФНС России
от 02.10.2018 г. N ММВ-7-11/566@

 

Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога на доходы физических лиц

I. Общие положения

 

1. Настоящий Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога на доходы физических лиц (далее - Порядок представления) распространяется на налоговых агентов и устанавливает правила представления сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога на доходы физических лиц (далее - Справка) налоговыми агентами в налоговые органы на бумажных носителях или в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

2. Справки представляют налоговые агенты - российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, в налоговый орган по месту своего учета.

3. Справки могут быть представлены налоговым агентом в налоговый орган лично или через представителя, направлены в виде почтового отправления с описью вложения, переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителя.

Справка представляется налоговыми агентами в налоговый орган в виде справки о доходах и суммах налога физического лица (форма 2-НДФЛ) (далее - справка по форме 2-НДФЛ), действующей в соответствующем налоговом периоде.

4. Датой представления Справки считается:

дата ее фактического представления, при представлении лично или представителем налогового агента в налоговый орган;

дата ее отправки почтовым отправлением с описью вложения, при отправке по почте;

дата ее отправки, зафиксированная в подтверждении даты отправки оператора электронного документооборота в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

5. В случае представления уточненных Справок в налоговый орган представляются только те Справки, которые скорректированы.

Уточненные Справки представляются по форме, действовавшей в налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения.

6. Организация - правопреемник представляет Справки и уточненные Справки за реорганизованную организацию в налоговый орган по месту своего учета.

 

II. Представление Справок на бумажных носителях

 

7. Справки на бумажных носителях представляются в налоговый орган налоговыми агентами лично, через представителя, либо направляются в виде почтового отправления с описью вложения, в виде справки по форме 2-НДФЛ, действующей в соответствующем налоговом периоде, с сопроводительным "Реестром справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20___год" (далее - Реестр) (приложение N 1 к настоящему Порядку представления) в двух экземплярах.

8. В день сдачи налоговым агентом или представителем налогового агента Справок и сопроводительных Реестров должностное лицо налогового органа, уполномоченное осуществлять прием этих документов, в присутствии налогового агента или представителя налогового агента осуществляет контроль всех представленных Справок на предмет наличия в справке по форме 2-НДФЛ заполненных реквизитов о налоговом агенте (наименование, ИНН, КПП, ОКТМО), о физическом лице - получателе дохода (ФИО, реквизиты документа, удостоверяющего личность, дата рождения), данных о доходах, удержанных и перечисленных суммах налога (месяц, код дохода, сумма дохода, общая сумма дохода, налоговая база, сумма налога исчисленная, сумма налога удержанная, сумма налога перечисленная), а также на предмет отсутствия исправлений (далее - контроль заполнения).

9. Представленными считаются Справки, прошедшие контроль заполнения. Справки, не прошедшие данный контроль, изымаются из представленного пакета документов как ошибочные и возвращаются налоговому агенту или представителю налогового агента, из Реестра исключаются.

10. По результатам контроля заполнения оформляется в двух экземплярах "Протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20____год" (приложение N 2 к настоящему Порядку представления). Оба экземпляра данного протокола подписываются должностным лицом налогового органа.

11. По одному экземпляру Реестра и "Протокола приема справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20____ год" выдаются налоговому агенту или представителю налогового агента на руки, если действия осуществляются в присутствии налогового агента или представителя налогового агента, либо направляются по почте в течение десяти рабочих дней с даты приема Справок, а вторые экземпляры остаются в налоговом органе. "Протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20_____ год" подтверждает факт представления налоговым органом Справок на бумажном носителе от налогового агента.

 

III. Представление Справок в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи

 

12. При представлении Справок в электронной форме по телекоммуникационным каналам налоговый агент не дублирует их на бумажном носителе.

13. Справки в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи представляются налоговыми агентами в налоговый орган по месту своего учета через оператора электронного документооборота, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между налоговыми органами и налоговым агентом.

14. Для создания электронной подписи Справок используются квалифицированные сертификаты ключей электронной подписи, выдаваемые в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2016, N 26 (ч. 1), ст. 3889).

15. Представление Справок в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи допускается при обязательном применении сертифицированных Федеральной службой безопасности Российской Федерации средств криптографической защиты информации, совместимых со средствами криптографической защиты информации, используемыми в налоговом органе.

16. Представление Справок в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи возможно в случае, если налоговый агент имеет возможность осуществлять:

формирование Справок для их последующей передачи в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи;

шифрование при отправке и дешифрование при получении информации с использованием шифровальных средств;

формирование усиленной квалифицированной электронной подписи при передаче информации и ее проверку при получении информации.

17. По каждому обособленному подразделению формируется отдельный файл. В одном сформированном файле должны содержаться Справки с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), ОКТМО, отчетный налоговый период, признак представленных Справок.

18. При представлении Справок в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи налоговый орган обязан передать налоговому агенту извещение о получении электронного документа, подтверждающее факт получения Справок налоговым органом, формируемое налоговым органом и заверенное его усиленной квалифицированной электронной подписью.

19. При представлении Справок в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи налоговый агент соблюдает следующий порядок электронного документооборота:

после подготовки Справок в соответствии с форматом (приложение N 3 к настоящему приказу) и требованиями настоящего Порядка представления налоговый агент подписывает файл усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляет в зашифрованном виде в адрес налогового органа;

в течение следующего рабочего дня с даты отправки Справок налоговый агент получает подтверждение даты отправки от оператора электронного документооборота и извещение о получении от налогового органа.

20. В течение десяти рабочих дней с даты отправки Справок налоговый орган направляет налоговому агенту Реестр (приложение N 1 к настоящему Порядку представления) в электронной форме, "Протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц за 20___ год" (приложение N 2 к настоящему Порядку представления).

21. Представленными считаются Справки, прошедшие форматный контроль.

 

------------------------------

* - заполняется при представлении Справок на бумажных носителях;

** - заполняется при представлении Справок в электронной форме.

------------------------------